CONNETTORE MAILUP PER MICROSOFT DYNAMICS CRM

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1 CONNETTORE MAILUP PER MICROSOFT DYNAMICS CRM

2 Azione del Connettore sul CRM L implementazione del connettore apporta le seguenti modifiche a livello della suite MS Dynamics CRM 2011: 1) Creazione Entità MailUp Send: a livello della singola entità, vengono memorizzati tutti i dati relativi alle attività svolte dal singolo destinatario sulla mail ricevuta, tra le quali il numero di click effettuati, le azioni di open, unsubscribe e mail bounce. Conseguentemente, aprendo le varie schede dei destinatari associati alla Marketing List della Campagna (Account/Contatti/Lead) saranno presenti tutte le informazioni tracciate e disponibili per l impiego e l elaborazione di nuove Attività di campagna. Le diverse entità MailUp Send create saranno tracciabili in cronologia. 2) Creazione Entità MailUp Fields Mapping: per gestire la mappatura dei campi dinamici di MailUp con MS Dynamics CRM 2011). 3) Modifica Entità Campagna mediante la creazione di nuovi campi. 4) Modifica Entità Attività di campagna: a. Aggiunta del canale MailUp all elenco dei canali disponibili per la distribuzione della attività. b. Creazione di due schede: MailUp Statistics e MailUp RealTime Statistic. La prima raccoglie tutte le informazioni relative all andamento della campagna (in termini di percentuale di invii effettuati, invii non riusciti causa problemi di bounce quali indirizzi non corretti, inesistenti, caselle piene o congelate) raccolte da MailUp e migrate in automatico verso il sistema CRM. In questo modo i dati vengono mantenuti all interno del database interno di MS Dynamics CRM 2011, e di conseguenza tutte le informazioni sono strutturate,recuperabili e utilizzabili per tutte le funzionalità del CRM. La seconda scheda, riporta le visualizzazioni grafiche di tutte le statistiche elaborate da MailUp sull andamento della campagna. Questi dati non si trovano fisicamente nel database CRM ma sono visualizzabili in tempo reale a livello di MailUp. 5) Creazione di un nuovo ruolo di sicurezza da attribuire all utente MS Dynamics CRM 2011: MailUp User (gestisce i send e controlla l uso del connettore) 2

3 6) Creazione di un nuovo Publisher CRM, che definisce l utente proprietario delle personalizzazioni introdotte dal connettore: Publisher MailUp. 7) Creazione KeyHive su registro di sistema con dati riservati crittografati Motore del Connettore Il Motore del connettore è gestito dall esecuzione di un MS Windows Process, che esegue 3 azioni: 1) Invio dati per spedizione newsletter lato MailUp 2) Sincronizzazione con MailUp e creazione Risposte di campagna 3) Sincronizzazione con MailUp e aggiornamento statistiche Descrizione del processo d'invio newsletter in MS Dynamics CRM 2011 Il processo d'invio della newsletter prevede i seguenti step: 1) Definizione di una "Marketing List", ovvero un insieme logico di Account, Contatti o Lead ( ed altri attributi) selezionati secondo una caratteristica comune, impostabile dall utente a seconda delle esigenze (ad esempio, il proprietario). Le Marketing List possono essere sia di tipo statico che dinamico. Nel primo caso i membri della lista cambieranno solo quando si effettuerà una aggiunta/rimozione manuale, nel secondo caso essi verranno aggiornati automaticamente sulla base della query definita nella gestione dei membri. 3

4 2) Definizione di una "Campagna", sulla quale tracciare le "Risposte" e alla quale associare la Marketing List precedentemente definita. 3) Selezione del template grafico ed invio della Newsletter. La definizione del template grafico è rimandata agli strumenti esterni forniti da MailUp, in quanto MS Dynamics CRM 2011 non prevede strumenti per la redazione di contenuti diversi dal semplice testo. Il CRM si limita a selezionare il template grafico ed a definire i parametri di invio. I diversi template sono letti via WS su MailUp e vengono mostrati all utente CRM. 4

5 Cenni di sistema Definizione degli elementi di sistema MS Dynamics CRM 2011 MailUp Descrizione Account, Contatti, Lead Utenti ( ) Destinatari della Newsletter Attributi (Account, Contatti, Lead) Campi Utente (Campo 1, 2, 3, n.) Attributi dei destinatari da mappare sul messaggio (es. nome, cognome, ) Marketing List Gruppi Insiemi logici di utenti (es. nazione=italia) Campagne Invii Oggetto sul quale tracciare le risposte Messaggio Template Newsletter Il corpo del messaggio Invio Invio Invio della newsletter Organizzazione Lista Definizione di CRM come Lista in MailUp Definizione delle interazioni tra i sistemi MS Dynamics CRM 2011 (CRM) Account (A), Contatti (C), Lead (L) Attributi Marketing List Campagne Messaggio Invio MailUp (MU) Utenti ( ) Campi Utente Gruppi Invii Template Grafico Invio Interazione Invio newsletter: CRM sincronizza via FTP A,C,L con la lista Utenti di MU, esportando un file csv Creazione/modifica di A,C,L: CRM sincronizza via WS il singolo A,C,L con il singolo utente MU Cancellazione sottoscrizione: vedere punto Campagne / Post invio newsletter A necessità: CRM sincronizza (e salva in locale) via WS la mappatura degli attributi A,C,L rispetto agli attributi della lista Utenti di MU. Invio newsletter: CRM utilizza il template grafico caricato su MU, già contenente gli attributi necessari Invio newsletter: CRM indica via FTP a MU gli utenti appartenenti al gruppo per l'invio corrente, MU crea un gruppo temporaneo che eliminerà successivamente Invio newsletter: CRM indica via WS (a completamento step di invio) a MU l'identificativo campagna sulla quale restituire i risultati (vedere "Invio") Post invio newsletter: CRM recupera via FTP le risposte all'invio (risposte di campagna) una per volta (coda) valutando nel contempo l'eventuale cancellazione dalla lista (unsubscribe) Pre Invio newsletter: l'amministratore definisce il template grafico su MU Invio newsletter: CRM indica via WS a MU: campagna, marketing list (gruppo), template grafico, oggetto dell' , mittente (proprietario del record passato negli attributi utente o lista statica), tempistica dell'invio. Ad esportazione completata notifica via WS a MU la presenza di una nuova newsletter. MU sincronizza i dati ed invia secondo la tempistica indicata 5

6 Processi di interazione illustrati Vengono riportate di seguito le illustrazioni dei processi di interazione definiti precedentemente. 6