WebFax- manuale utente

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1 WebFax- manuale utente Release INTRODUZIONE Funzionamento del WebFax Caratteristiche del WebFax INSTALLAZIONE DEL WEBFAX Configurazione parametri di rete Interfaccia Web: utente amministratore Creazione Utenti Configurazione delle opzioni INSTALLAZIONE ED UTILIZZO DEL WEBFAX DRIVER Installazione del WebFax driver Configurazione della stampante WebFax Invio di un Fax tramite il WebFax driver INTERFACCIA WEB: NORMAL USER Fax Ricevuti Fax Spediti Opzioni... 6 WebFax Uniplay srl Pag 1/6

2 1 Introduzione La trasmissione di documenti su canale Fax è diventata di uso comune negli ambienti aziendali per la corrispondenza rilevante quali l invio degli ordini di acquisto. Un sistema tradizionale di invio fax presenta tuttavia alcune restrizioni che rendono complesso l invio e la tracciatura dei documenti: ingombranti apparecchiature che gestiscono una sola linea di ingresso/uscita; necessità di una stampa cartacea del documento da inviare; impossibilità di tracciare e consultare in modo rapido i documenti inoltrati e ricevuti. Il WebFax Uniplay permette di archiviare e memorizzare tutto il traffico fax in entrata e in uscita, consentendo ricerche veloci e consegne direttamente nella propria casella , garantendo la sicurezza delle informazioni trattate e il loro inoltro solo verso il destinatario. 1.1 Funzionamento del WebFax Il WebFax prevede l interfacciamento per mezzo di una o due interfacce analogiche direttamente verso la rete PSTN oppure tramite un centralino telefonico. Connettendo il WebFax ad un centralino è possibile sfruttare una caratteristica tipica di alcuni centralini denominata DID routing; questa modalità permette di avere diversi numeri fax associati a diversi interni, così come avviene per i numeri telefonici; i fax in arrivo sono indirizzati dal centralino al WebFax che, mediante riconoscimento di segnali DTMF, estrae il numero interno del destinatario ed associa il relativo indirizzo di posta a cui inviare il contenuto del fax sotto forma di messaggio di posta elettronica. Il messaggio inoltrato contiene il fax raccolto in un unico file in formato Acrobat PDF. Tale tecnologia permette dunque di avere una numerazione di fax virtualmente illimitata a parità di una singola linea fisica. L invio di un fax verso la rete pubblica avviene tramite il WebFax driver, un driver di stampa compatibile con tutti i sistemi Windows (Windows 2000, Windows XP, Windows Vista e Windows 7) che, una volta installato sul proprio PC, si collega in maniera del tutto trasparente ai servizi messi a disposizione dal WebFax. In tal modo l operazione d inoltro di un fax è resa particolarmente agevole ed immediata da un qualsiasi programma in uso ed è del tutto comparabile all esecuzione di un comando di stampa. 1.2 Caratteristiche del WebFax Le caratteristiche principali del sistema possono essere riassunte nell elenco seguente: Ricezione dei fax direttamente nel proprio indirizzo di posta elettronica (Fax-to- ); Possibilità di inoltrare più fax contemporaneamente mediante gestione di una coda in trasmissione; Ricezione sulla propria casella dell esito della trasmissione; Memorizzazione di tutti i fax in ingresso e uscita su una base di dati ad alta affidabilità; Possibilità di accedere all archivio dei fax ricevuti e inviati mediante una interfaccia web intuitiva; Rispetto della sicurezza e privacy di consultazione dei propri fax mediante sistema di autenticazione; Gestione delle diverse utenze e linee di ricezione/invio direttamente da interfaccia web; Invio di fax direttamente da programma in uso attraverso il WebFax driver; Possibilità di configurare una stampante (è richiesto il supporto lpd) su cui ridirezionare la stampa dei fax ricevuti; Backup tramite FTP; La gestione dei failure è possibile collegando una macchina fax alla porta Phone della scheda modem. WebFax Uniplay srl Pag 2/6

3 2 Installazione del WebFax Il WebFax è molto semplice da installare e configurare; basta seguire i passi descritti di seguito. 2.1 Configurazione parametri di rete La prima operazione necessaria per rendere operativo il WebFax è configurare i parametri di rete; una volta che l interfaccia di rete è configurata è possibile accedere all interfaccia web per la configurazione degli utenti e delle linee fax. La console di amministrazione (vedi figura) è accessibile tramite tre diverse modalità (vedi figura). 2.2 Interfaccia Web: utente amministratore L accesso al WebFax avviene mediante il browser al seguente url: 1. Connettendo una tastiera ed un monitor direttamente allo chassis del WebFax 2. Connettendo il proprio PC al WebFax tramite interfaccia seriale utilizzando i parametri: Baud Rate: Data: 8bit Parity: none Stop: 1bit FlowControl: none 3. Successivamente, avendo configurato l indirizzo IP, è possibile accedere alla console via ssh autenticandosi con l utente: Utente: admin Password: <nessuna password> User: admin Password: uniplay 2.3 Creazione Utenti E possibile aggiungere, eliminare e modificare gli utenti che accederanno al WebFax. Per ognun utente è possibile specificare il nome utente utilizzato in fase di accesso al sistema Web, il nome e il numero di interno assegnato e l indirizzo di posta elettronica nella quale saranno ricevute le notifiche di ricezione ed invio dei fax. Nuovo Utente: permette la creazione di un utente: Utente: nome utente con la quale si avrà accesso al sistema. Il sistema assegna in automatico una password equivalente al nome utente scelto. Nome: nome dell utilizzatore del sistema. Interno: il numero dell interno telefonico in cui ricevere i fax indirizzo di posta elettronica sulla quale verranno ricevute tutte le comunicazioni inviate dal sistema Eliminazione Utente: permette di rimuovere un utente dal sistema. Dopo tale operazione non sarà più possibile recuperare i fax spediti o ricevuti legati all utente in oggetto. Modifica Utente: permette la modifica di un utente, variando i campi di interesse. La modifica può essere eseguita selezionando il campo di interesse ed aggiornando il valore che dovrà essere confermato premendo il tasto Invio della tastiera. E possibile inoltre definire un utente printer che il WebFax utilizzarà per ridirezionare la stampa dei fax ricevuti (la stampante utilizzata deve supportare il servizio lpd); l utente deve essere definito con la seguente sintassi: WebFax Uniplay srl Pag 3/6

4 2.4 Configurazione delle opzioni Click su Opzioni per configurare le opzioni hardware e software del sistema. Per la modifica di un qualunque campo è necessario selezionare la casella di testo con un doppio click del mouse e confermare il valore digitato premendo il tasto invio della tastiera. Nella tabella sottostante, sono descritti i parametri configurabili suddivisi per tipologia. TIPOLOGIA CAMPO DESCRIZIONE Smtp Server Server SMTP per l invio delle comunicazioni SMTP Porta Porta di servizio del server SMTP Username Nome utente per l autenticazione al server SMTP Password Chiave di accesso per l autenticazione Server NTP NTP Server Indirizzo del Server NTP per la sincronizzazione automatica dell orologio di sistema FTP Server Indirizzo del Server su cui depositare il backup del sistema Backup Share Indirizzo della cartella condivisa Username Nome utente per l autenticazione alla cartella condivisa Password Password per l autenticazione alla cartella condivisa Modo di Funzionamento Numero di DID Numero di digit che identificano un interno del centralino Es: considerato il numero ; se l interno definito sul centralino è 908 allora il numero di digit che identificano l interno è pari a 3 Hardware Modem1 /Modem 2 Abilitazione della linea FXO Preferenze Indirizzo Mail Indirizzo sul quale verranno recapitati gli avvisi inoltrati dal sistema Nuova Password Campo che permette la modifica della chiave di accesso al sistema Autenticazione Campo necessario alla verifica della password immessa nel campo sovrastante Verifica Password in caso di modifica della chiave di accesso WebFax Uniplay srl Pag 4/6

5 3 Installazione ed utilizzo del WebFax driver Il WebFax driver è un modulo software installabile sul proprio PC windows che permette in maniera rapida e semplice di inviare un fax da un qualunque programma fornito di una funzione di stampa. 3.1 Installazione del WebFax driver Eseguire il programma WebFax_Driver.exe e seguire le istruzioni 3.2 Configurazione della stampante WebFax Dal pannello di controllo selezionare: Stampanti e Fax WebFax; click con il tasto destro e selezionare Proprietà Porte Configura Porta WebFax IP: Indirizzo del Server WebFax User: username necessaria all accesso (coincide con quello usato per l accesso via web) Password: password necessaria all accesso (coincide con quello usato per l accesso via web) 3.3 Invio di un Fax tramite il WebFax driver L invio di un documento mediante il WebFax driver si riduce ad una semplice operazione di stampa dalla applicazione in uso, selezionando la stampante WebFax. All atto della fase di stampa, il sistema presenta una schermata in cui è possibile immetere il numero Fax del destinatario ed eventualmente le informazioni per la creazione della copertina del fax. WebFax Uniplay srl Pag 5/6

6 4 Interfaccia Web: normal user L utente configurato sul WebFax puo accedere all interfaccia web collegandosi con i seguenti parametri: Utente: <nomeutente> Password: <nomeutente> 4.1 Fax Ricevuti Il WebFax presenta l interfaccia relativa ai fax ricevuti dall utente autenticato. I documenti sono correlati di informazioni quali mittente, data e ora di ricezione, numero pagine e sono visualizzati in ordine cronologico dal più recente al più vecchio. Visualizzazione FAX: permette la visione del fax ricevuto, sotto forma di documento in formato Acrobat PDF. Eliminazione FAX: Permette di rimuovere un fax dalla lista dei file ricevuti. Scorrimento pagine: Funzione di esplorazione dei i fax all interno delle diverse pagine. 4.2 Fax Spediti La sezione Fax Spediti contiene l archivio dei fax inviati. I documenti sono organizzati in ordine cronologico e sono correlati di informazioni quali data di invio, destinatario e numero di pagine inviate. 4.3 Opzioni La sezione Opzioni permette di variare l indirizzo di posta indicato per la ricezione delle comunicazioni e di impostare una nuova password per la fase di autenticazione. Modifica dell indirizzo selezionare con doppio click il campo , modificare il campo, confermare quanto immesso premendo Invio sulla tastiera. Modifica della password di accesso: immettere la nuova password (Campo Nuova Password) e premere Invio sulla tastiera, verificare la passoword re-immettendo la password nel campo Verifica Password, confermare quanto immesso premendo Invio sulla tastiera La procedura di variazione della password personale dovrebbe essere sempre eseguita al primo accesso al sistema. Si ricorda, infatti, che al primo accesso questa è pari al nome utente scelto in fase di configurazione da parte dell amministratore. WebFax Uniplay srl Pag 6/6

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