Archiviare la Posta Elettronica

Transcript

1 Archiviare la Posta Elettronica Consiglio 1 - Controllare le dimensione della Cassetta Postale frequentemente 1) Tasto destro su Cassetta Postale Nome Utente (questa voce può cambiare da come è stato nominato l account al momento della sua configurazione) e successivamente selezionare la voce Proprietà di... 2) Nella finestra delle proprietà selezionare il bottone Dimensione Cartella : da qui è possibile verificare la dimensione totale della propria cassetta postale e controllare quali sono le sottocartelle che occupano maggiore spazio. Per indicazione lo spazio limite della cassetta postale si aggira ai KB (Circa 2 GB).

2 3) In Outlook 2010, oltre al metodo sopra descritto, è possibile verificare la dimensione della cassetta postale anche andando su File Informazioni e controllare la voce Pulizia cassetta postale : Passo 1 Creare un File di Dati Locale (Archivio Locale) 1) Con le versioni di Outlook 2007 o precedenti dobbiamo andare nel menu File Gestione File di dati. Nelle versioni di Outlook 2010 dobbiamo andare nel menu File Informazioni Impostazioni account Impostazioni account.. Outlook 2007 o precedente: Outlook 2010:

3 2) Nella scheda File di dati selezionare il bottone Aggiungi e attenersi alla procedura guidata per la creazione di un nuovo file di dati locali. Di seguito è mostrato un esempio della procedura guidata: Nota: A Seconda della versione utilizzata di Microsoft Outlook può leggermente cambiare la procedura guidata. Selezioniamo il tipo di file.pst (Nelle versioni di Microsoft Outlook 2010 e superiori questa finestra non compare poiché viene utilizzato di default il nuovo formato per i file con estensione.pst). Successivamente diamo un nome al file archivio che stiamo creando (nell esempio è mostrato Archivio2013 ).

4 Alla fine della procedura guidata, nel menu a sinistra di Microsoft Outlook, potremo vedere il file di dati locale che abbiamo appena creato. (Nelle versioni di Microsoft Outlook 2010 e superiori questa finestra non compare poiché viene utilizzato default il nome che è stato assegnato durante la creazione del file).

5 Passo 2 - Archiviazione della posta elettronica Metodo 1 Automatico 1) Nelle versioni di Outlook 2007 e precedenti dobbiamo andare nel menu File Archivio... Nelle versioni di Outlook 2010 dobbiamo andare nel menu File Informazioni Strumenti pulizia Archivio.. Outlook 2007 o precedente: Outlook 2010: 2) Selezionare la cassetta postale da archiviare, la data (Archivia tutti gli elementi antecedenti alla data specificata) e l archivio locale dove dovranno essere archiviati gli elementi.

6 Durante l archiviazione automatica sarà possibile utilizzare Outlook senza nessuna interruzione. La procedura automatica ricrea nell archivio locale la stessa struttura di cartelle e sottocartelle presente nella Cassetta Postale. Metodo 2 Manuale 1) E possibile personalizzare l archivio di dati locali con la creazione di cartelle e sottocartelle per potere facilitare l archiviazione delle mail (tasto destro nuova cartella). Di seguito è mostrato un esempio di suddivisione Posta in arrivo e Posta inviata : 2) Per spostare gli elementi dalla cassetta postale nell archivio locale è sufficiente utilizzare la tecnologia Drag and Drop (spostare gli elementi come per i file e cartelle) oppure selezionare le mail interessate e col tasto destro scegliere l azione desiderata ( Sposta nella cartella ). Esempio:

7 Consigli Utili 1) Quando abbiamo la necessità di inviare una mail con allegati a destinatari interni alla propria organizzazione è consigliabile utilizzare i percorsi di rete. Esempio: \\server\condivisa\file_allegati 2) Se abbiamo la necessita di conservare una mail nella propria Cassetta Postale e non vogliamo archiviarla in un file di dati locale, è possibile inoltrarsi la mail modificandone il suo contenuto per togliere l eventuale/i allegato/i e salvarli sul PC locale o su una cartella del server: in questo modo avremo una mail di dimensioni inferiori.

8 3) Nelle versioni di Outlook 2010 e successive è possibile aggiungere un elemento nella schermata iniziale del software che permette di visualizzare in qualsiasi momento ed in tempo reale lo spazio disponibile della propria cassetta postale Microsoft Exchange. Per attivarla dobbiamo cliccare con il tasto destro del mouse nella barra inferiore di Outlook ed abilitare la voce Informazione quote. Nella figura sottostante è mostrato un esempio: Toplan 26/11/2013