Manuale d uso della posta elettronica

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1 Manuale d uso della posta elettronica Cari colleghi, questo piccolo manuale d uso è pensato per agevolare il passaggio della posta elettronica dal server italiano a quello francese, comune a tutti i colleghi di Sodexo che lavorano in ogni parte del mondo. Ne abbiamo approfittato per inserire le istruzioni relative alle funzioni più utilizzate, in modo da rinfrescare la memoria a chi è con noi da tempo o semplificare la vita a chi è arrivato da poco. A conferma del nostro impegno per il Better Tomorrow Plan, il piano Sodexo per un domani migliore, abbiamo deciso di distribuire il manuale solo in formato elettronico, senza stamparlo, per ridurre l utilizzo di carta e salvaguardare l ambiente. Speriamo che vi sia utile. Buon lavoro a tutti! La Direzione IT aprile 2012

2 2 Accesso Si può accedere alla posta elettronica dal proprio computer in ufficio con il programma Outlook (presente nel pc). È possibile anche collegarsi da un altro computer o accedere da fuori sede (per esempio da casa propria) digitando sulla barra indirizzi del browser (il programma con cui si naviga in internet) Gestione della password La password per l accesso al proprio account di posta deve essere aggiornata ogni 90 giorni. Per modificare la propria password è necessario: 1. collegarsi all indirizzo: per accedere ad Outlook Web Access di Sodexo e inserire nei campi a disposizione il proprio nome utente e la password attuale, cliccando poi sul pulsante accedi (figura 1). Fig. 1 Sarà sufficiente inserire: Fig. 3 > >nel primo campo la VECCHIA PASSWORD che si vuole modificare > >nel secondo e nel terzo campo la NUOVA PAS- SWORD scelta in base ai criteri di seguito (Fig. 4). Fig In questo modo si accede alla propria casella di posta (o cassetta postale), che si presenta come nella figura 2. Fig Selezionare OPZIONI dal menu in alto a destra (Fig. 2) e scegliere l opzione CAMBIA PASSWORD dal menu che comparirà nella finestra a sinistra (Fig. 3). Composizione della password La lunghezza dev essere di almeno 8 caratteri: >>deve contenere almeno 3 delle 4 tipologie di caratteri seguenti: maiuscolo, minuscolo, carattere numerico, carattere speciale (per esempio: $ % # > < + = -, \ ( / ; : ç), mentre non sono validi virgolette, apici e lettere accentate; >>non può contenere il dominio\nome utente intero o parte di esso; >> non possono essere usate password (per intero o in parte) già utilizzate nei più recenti cambi di password. Attenzione! È fondamentale che le password rimangano personali e segrete e che quindi non vengano trascritte né rese visibili ad altri. Per gli accessi successivi, in caso di 4 tentativi di inserimento della password non corretti, l accesso verrà bloccato e sarà necessario richiedere l intervento della Direzione IT per ripristinare l accesso.

3 3 Contatti Gestione rubrica contatti La rubrica prevede due tipologie di contatti: > >contatti condivisi: sono ora disponibili tutti i contatti del gruppo Sodexo, mentre con il sistema precedente erano disponibili solo i contatti di Sodexo Italia > >contatti personali: i contatti personali inseriti dall utente in precedenza vengono riportati automaticamente nel nuovo sistema. Non ci sono differenze nella modalità di utilizzo della rubrica dei contatti. Archivi Capacità complessiva della casella di posta Lo spazio disponibile è diminuito da 350 Mb a 100 Mb. È bene verificare periodicamente la percentuale di utilizzo dello spazio della propria casella di posta e provvedere ad archiviare i messaggi (vedi pag. 4) quando si raggiunge l 80% di occupazione dello spazio. Archiviando la posta infatti si libera lo spazio occupato dalla propria casella sul server centrale e si trasferisce la posta sul proprio pc. Quando lo spazio occupato raggiunge i 100Mb, si riceve un avviso (vedi pag. 6, Avvisi Alert ) che indica la necessità di archiviare i messaggi. A questo punto non è più possibile inviare messaggi ma è ancora possibile riceverne fino a un massimo di 150Mb. Raggiunti i 150Mb non si possono più né inviare né ricevere messaggi finché non si sia svuotata la propria casella sul server, archiviando i messaggi presenti. Verificare lo spazio ancora disponibile nella propria casella di posta Aprire Microsoft Outlook e selezionare con il tasto destro del mouse Cassetta postale - Cognome Nome o Mailbox - Cognome Nome. Alla comparsa del menu contestuale selezionare l ultima voce Proprietà di Cassetta postale - Cognome Nome (Fig. 5). Fig. 5 Si aprirà la finestra Proprietà come nella figura qui sotto. Cliccare sul tasto Dimensione cartella per visualizzare le informazioni relative alla Cassetta Postale (o casella di posta) (Fig. 6). Fig. 6 La finestra Dimensione Cartella indica lo spazio occupato dalla casella di posta sul server. In questo esempio (Fig. 7) l occupazione della casella di posta sul server è di KB (cioè circa 70 MB). Quindi, a seguito dell applicazione delle politiche Gruppo che limitano lo spazio utente sul Server di Posta, la casella di posta esaminata occupa il 70% della capacità massima resa disponibile all utente. Fig. 7

4 4 Come archiviare la posta Di seguito i passi suggeriti per archiviare, e quindi svuotare, la propria casella di posta. Da notare che a seguito della procedura di archiviazione LA POSTA NON SARA CANCELLATA, ma salvata in un file che sarà SEMPRE consultabile con Microsoft Outlook. L unica differenza è che questo archivio si trova sul computer dell utente e non sul Server di Posta. 1. Aprire Microsoft Outlook 2. Selezionare il menu File e quindi Archivio (Fig. 8). Fig. 8 Seguendo le istruzioni di questo esempio sarà archiviata tutta la posta presente in Cassetta postale - Cognome Nome, cioè: Posta in arrivo, Posta inviata, Posta eliminata, Bozze, Calendario ed eventuali sottocartelle presenti, il tutto antecedente alla data scelta (nell esempio il 20 dicembre 2011). Fig Si aprirà la finestra Archivio come nella figura 9. Verificare che sia spuntata l opzione Archivia la cartella e tutte le sottocartelle. 4. Selezionare la propria Cassetta postale (Fig. 9). 5. Selezionare la data fino a cui si desidera che la posta sia archiviata alla voce Archivia elementi antecedenti: (Fig. 9). 7. Cliccare sul pulsante Sfoglia (Fig. 10) per personalizzare il percorso/cartella dove sarà salvato il file di archivio, che si consiglia di salvare nella cartella c:\$user\mail, come viene già impostato al momento della migrazione dalla Direzione IT. Fig Mettere il segno di spunta alla casellina Includi elementi con Non archiviare automaticamente selezionata (Fig. 9). Fig Si può anche personalizzare il nome del file aggiungendo la data di riferimento della archiviazione: nell esempio che segue si è scelto di chiamare il file archive_dicembre_2011.pst (fig. 11). 9. Cliccare su OK (Fig. 11) e ricomparirà il menu principale di Archiviazione (Fig. 10). 10. Cliccare su OK (Fig. 10) e inizierà l operazione di Archiviazione. 11. Sulla barra di stato di Outlook comparirà l operazione di archiviazione in atto (Fig. 12).

5 5 ATTENDERE CHE TALE OPERAZIONE SIA CONCLUSA prima di continuare (Fig. 12). Fig L apertura del file creerà una nuova cartella visualizzabile nell albero della posta con nome Archive_dicembre_2011 e la posta archiviata sarà così consultabile (Fig. 15). Fig Conclusa l archiviazione, l operazione per aprire il file Archivio è la seguente: selezionare il menu File > Apri > File di dati di Outlook (Fig. 13). Fig. 13 Attenzione! Si raccomanda di salvare sempre i file di Archivio della Posta anche su un SUP- PORTO ESTERNO (ad esempio su CD-ROM) e CU- STODIRLI con cura in quanto dopo l archiviazione i messaggi saranno disponibili sul proprio pc ma non più sul server centrale di posta. Personalizzare le cartelle dell archivio posta Al fine di identificare meglio i file di archiviazione aperti con Microsoft Outlook è possibile personalizzare il nome con cui viene visualizzata la cartella. Selezionare con il tasto destro la cartella archivio, nel menu contestuale cliccare su Proprietà di Archivio (Fig. 16). Fig Selezionare il file che è stato archiviato (Fig. 14). Fig. 14

6 6 Nell esempio a seguire il nome è stato modificato in dicembre_2011. (Fig. 17) Fig. 17 Al termine chiudere tutte le finestre. Si avrà la seguente visualizzazione (Fig. 18) Fig. 18 Avvisi - alert Avvisi (messaggi di alert) Si ricevono messaggi di alert in due casi: quando è stato raggiunto lo spazio massimo disponibile (vedi pag. 3) ed è necessario quindi archiviare i messaggi (vedi pag. 4) allo scadere della password, quando diventa necessario cambiarla (vedi pag. 2). Gestione calendari L assetto della gestione del proprio calendario e degli eventuali calendari condivisi viene replicato con la migrazione della posta, quindi non ci sono modifiche rispetto al vecchio sistema. Inviti La gestione degli inviti tramite Outlook resta identica e gestita personalmente dal singolo utente, quando necessaria. FAQ Non riesco ad inviare un messaggio , perché? Le cause possono essere diverse, tra le più comuni: > è stato raggiunto lo spazio massimo disponibile della propria casella sul Server Centrale di Posta (vedi pag. 3). In questo caso, è necessario procedere all archiviazione (vedi pag. 4). > oppure, in altri casi, può succedere che le impostazioni di Outlook dell utente siano state modificate ed è quindi opportuno fare una verifica: da Outlook, verificare che nella cornice in basso a destra (Fig. 19) sia visualizzata la dicitura Connesso. Fig. 19 Allegati Invio con allegati La dimensione massima degli allegati che è possibile inviare è di 8 Mb. Ricezione con allegati La dimensione massima dei messaggi di posta (inclusi allegati) che è possibile ricevere è di 8 Mb per singola .

7 7 Se invece viene visualizzato Non in linea occorre cliccare sulla scritta e togliere la spunta a fianco alla voce lavora fuori rete. (Fig. 20) Fig. 20 Nel caso in cui, dopo aver verificato le due casistiche riportate qui sopra, il problema persiste occorre rivolgersi alla Direzione IT. Perché il mio nome utente è diverso dall indirizzo di posta? Può succedere in alcuni casi che il nome utente, che è assegnato automaticamente dal Gruppo, non corrisponda all indirizzo di posta. Il nome utente, insieme alla password, è il dato necessario per accedere alla propria casella di posta, mentre l indirizzo di posta è l indirizzo a cui si ricevono e da cui si inviano tutti i messaggi . Questi due dati sono identici nella maggior parte dei casi. Esistono solo alcune eccezioni, come per esempio: a Maria Laura Rossi, che usa l indirizzo maria.rossi@sodexo.com, può succedere che il Gruppo abbia assegnato il nome utente marialaura.rossi@sodexo.com In questo caso bisogna usare il nome utente assegnato (marialaura.rossi@sodexo.com) per accedere al servizio di posta, pur sapendo che il proprio indirizzo resta ugualmente maria.rossi@ sodexo.com Come posso modificare le informazioni relative a un contatto presente nella mia rubrica dei contatti condivisi? Al momento, per modificare le informazioni relative ai contatti condivisi è necessario contattare la Direzione IT.