Applicazione: Share - Sistema per la gestione strutturata di documenti

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1 Riusabilità del software - Catalogo delle applicazioni: Gestione Documentale Applicazione: Share - Sistema per la gestione strutturata di documenti Amministrazione: Regione Piemonte - Direzione Innovazione, Ricerca ed Università - CRC Piemonte Referente/i di progetto Nome e cognome: CRC Piemonte Indirizzo: C.so Regina Margherita, Torino Tel: crcpiemonte@regione.piemonte.it Descrizione Share è l'applicazione della Piattaforma DoQui dedicata alla gestione strutturata di documenti e contenuti in formato digitale, in contesti di carattere collaborativo, non archivistico Contesto Nella Pubblica Amministrazione si sta da tempo realizzando un processo di modernizzazione e innovazione. Una delle condizioni necessarie per accrescere la trasparenza, ridurre i tempi e semplificare l'azione amministrativa è rappresentata dalla disponibilità, presso ciascuna PA, di un sistema gestione documentale funzionalmente evoluto. Data primo rilascio: Data ultima modifica:

2 Parametri dimensionali Realizzatore CSI-Piemonte Tipologia applicazione software Custom Documentazione disponibile Area applicativa Gestione Documentale Procedure amministrative e/o servizi supportati Il modulo è rivolto a tutti gli Enti dell'amministrazione Pubblica. Dominio applicativo L'applicativo consente anche al singolo utente di organizzare autonomamente i propri documenti e di condividerli liberamente con altri soggetti. Share è una soluzione completamente web accessibile semplicemente via browser, sia in contesti intranet sia internet. I documenti sono memorizzati in folder che possono essere personali, di sistema (stabiliti dall'ente) o condivisi con altri utenti. L'organizzazione e la visibilità dei folder è configurabile liberamente dall'utente, per le cartelle personali e quelle condivise, ovvero secondo policy configurabili e predefinite per le cartelle di sistema. Si possono così caricare, esportare e gestire in modo semplice i documenti in tutti gli usuali formati (PDF DOC, XLS, CSV, RTF, ecc.), ma anche contenuti di altra tipologia (ad esempio foto, immagini). È possibile accedere inoltre alla cronologia delle revisioni dei documenti e quindi visualizzare con esattezza gli autori e le date di modifica.

3 Ogni utente, in funzione del folder di lavoro scelto o del singolo documento selezionato, può disporre di un profilo operativo differenziato: ad esempio autore, o collaboratore alla stesura dei documenti, o semplice fruitore che può solo visionare il documento. Share consente una gestione agevole degli utenti raggruppandoli in gruppi omogenei per profilazione e abilitazioni. L'utilizzo delle tecnologie Web 2.0 permette, ancora, di disporre di interfacce user friendly, di navigare comodamente i folder, di spostare semplicemente i file trascinandoli e sfruttare una clipboard per le operazioni di taglia e incolla. In fase di configurazione si possono stabilire insiemi di metadati specifici associati a varie tipologie di documenti e di contenuti. Questa caratteristica consente di agevolare il reperimento successivo di documenti. Share consente di definire anche semplici processi di workflow, ad esempio per cicli di validazione, visto e approvazione dei documenti. L'autore può condividere un documento invitando via sia gruppi sia singoli utenti. Chiunque abbia ricevuto l'invito potrà così modificarlo o visualizzarlo, in funzione dei permessi attributi. Funzione applicativa Le caratteristiche funzionali del prodotto sono quelle tipiche dei sistemi di gestione documentale: organizzazione gerarchica dei contenuti; indicizzazione per ricerche full-text e per metadati; controllo degli accessi; gestione dei versionamenti; supporto al ciclo di approvazione e validazione, notifiche via ; check-in e check-out; clipboard a supporto delle funzionalità di copia, taglia e incolla su contenuti e cartelle; valorizzazione e modifica dei metadati; supporto generalizzato alla definizione del modello dei contenuti (content model); ricerca per tipo di contenuto, per metadati, per parola chiave o full text; supporto per cicli automatizzati di redazione, approvazione ed emissione dei contenuti (Simple workflow); definizione e gestione di gruppi di abilitazione; definizione di ruoli utente (proprietario, collaboratore, autore, fruitore del documento). Architettura software

4 Share, rilasciato con licenza open source GPL v2, si basa essenzialmente sui servizi esposti in ottica SOA (Services Oriented Architecture) dalla piattaforma di ECM (Enterprise Content Management) secondo le interfacce applicative che tale repository espone. La flessibilità del prodotto permettere di stabilire in fase di installazione le opportune policy di memorizzazione dei dati e dei documenti trattati, potendo optare tra le diverse possibilità messe a disposizione dal supporto multi-repository offerto da Index. L'esposizione di servizi in modalità web services consente un'immediata integrazione con applicazioni gestionali che necessitano di un punto di raccolta trasversale e strutturato dei contenuti prodotti, disponibile per più filiere documentali. Share è sviluppato con tecnologie Java 2 Enterprise Edition (J2EE) ver. 1.4 e con Enterprise Java Beans (EJB) versione 2.1. Architettura hardware Architettura TLC Sistemi operativi Middleware Linguaggi Librerie esterne Protocolli di comunicazione DBMS Case

5 Standard utilizzati Tipologia del ciclo di sviluppo Portabilità Affidabilità Manutenibilità Funzionalità Usabilità Livello di documentazione Livello di modularizzazione Iniziative di riuso in corso Iniziative di riuso realizzate L'applicativo è in uso presso la Regione Piemonte e l'università di Torino Punti di forza Share è strumento potente, flessibile e riutilizzabile in grado di indirizzare le primarie esigenze in termini di Enterprise Content Management per l'operatività quotidiana nel trattamento dei documenti elettronici e dei contenuti digitali.

6 La soluzione si ispira a principi di generalità, adattabilità e flessibilità atti renderla compiutamente utilizzabile in diversi contesti operativi e funzionali, con diversi gradi di personalizzazione e integrabilità. Elementi di criticità Nessuno Vincoli Nessuno Modalità di riuso consigliate