IL PROTOCOLLO INFORMATICO

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Annalisa Luisa Ferro
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1 Azienda ULSS n. 5 Ovest Vicentino IL PROTOCOLLO INFORMATICO Giorgio Roncolato Direttore Servizi Informatici Ruggero Poli Referente per il Protocollo Informatico Arzignano,

2 La rete geografica VALDAGNO Osp. di Valdagno Personale Dipartimento ARZIGNANO SEDE / S.I. Osp. di Arzignano Distretto N. TRISSINO Distretto C. Farmaceutico U.T. / Provved. MONTECCHIO M. Osp. di Montecchio M. LONIGO Osp. di Lonigo

3 Il Protocollo fino al 2001 Protocollo Informatico Unico, solo per alcuni servizi ca /anno; Molti protocolli periferici manuali su carta (altri ca /anno??); Solo due persone in ufficio protocollo più responsabile Segreteria (per solo smistamento); Programma usato solo al protocollo; Telefonate per protocolli in partenza o ricerche; Assolutamente non a norma di Legge;

4 Nuovo Protocollo Informatico Acquisto PROTEUS da Infocamere (marzo 2002) Avvio in estate 2002 solo presso Uff. Protocollo Avvio graduale solo protocollo in partenza e consultazione entro ottobre 2002 presso: Direzione Risorse Umane (due persone) Provvedit./Economato (due persone) Ufficio Tecnico (due persone) Sociale (due persone) Sede Amministrativa, Affari generali (tre persone) Avvio dipartimento Prevenzione maggio 2003 (prima riceveva, protocollava a mano e smistava autonomamente)

5 Nuovo Protocollo Informatico installazione in prova nuova versione Protocollo Prodigi/Proteus PA avvio in produzione nuova versione Protocollo avvio scansione ottica documenti in entrata: scansione di tutti documenti in entrata all Ufficio Protocollo, inoltro corrispondenza con Prodigi/Proteus PA in parallelo all invio della documentazione cartacea, Nel 2006 circa numeri di protocollo; Da Settembre 2006 a Ottobre 2007 formazione di circa 290 utenti all uso di Prodigi/Proteus PA

6 Nuovo Protocollo Informatico Servizio Veterinario inizia ad usare il Fascicolo Informatico digitalizzando corrispondenza in partenza sospeso invio documentazione cartacea da parte dell Ufficio Protocollo a tutti i Servizi attivato collegamento con conservazione ottica sostitutiva di Infocert: Legaldoc

7 Nuovo Protocollo Informatico Osservazioni: La formazione e l avvio dei servizi al nuovo Protocollo è stata capillare ed è stata curata dal Servizio Informatico ; Il personale è stato preparato per ricevere documenti in entrata, in uscita ed interni direttamente attraverso la procedura del Protocollo; In ogni sede si può protocollare in uscita, effettuare ricerche e archiviare in fascicoli i protocolli; Quasi tutti i Servizi sono stati dotati di Apparecchiature per l acquisizione ottica di documenti; Sono stati eliminati protocolli manuali autonomi; L Azienda si è adeguata alla normativa, anche precorrendo i tempi con la conservazione ottica sostituiva;

8 Sviluppi Protocollo Informatico Possibilità di ricevere mail certificate all interno del Protocollo attraverso l indirizzo ulss5-vi@legaldoc.it Ogni servizio può inviare protocollate attraverso la procedura del Protocollo mediante le caselle PEC Regione Veneto Eliminazione completa documentazione cartacea adottando firma digitale per documenti in partenza

9 Gestione Atti fino al 2003 Ca Deliberazioni/Determinazioni/anno; Una sola persona in segreteria; Gestito manualmente; Stampa e distribuzione elenco titoli delib.; Archivio storico parzialmente informatizzato; Formattazione testi diversa tra uffici Stampa su modelli prestampati

10 Nuova Gestione Atti Acquisto Proteus marzo 2003; Adattamento procedura alle esigenze dell Azienda; Formazione di circa 80 utenti da parte della ditta Infocert; Avvio nuova gestione Deliberazioni/Determinazioni da aprile 2004; Nuovo formato di stampa su carta bianca; Modello Deliberazioni/Determinazioni unico per tutti i Servizi; Archivio informatizzato; In ogni Sede è possibile inserire le proposte, ricercare e consultare Deliberazioni e Determinazioni; Avvio consultazione WEB per tutti i dipendenti delle Deliberazioni/Determinazioni attraverso la Intranet;

11 Nuova Gestione Atti recuperati i dati delle delibere pregresse, dall anno 1995 a marzo 2004; l Ufficio Deliberazioni/Determinazioni ha iniziato ad acquisire digitalmente e ad inserire nella procedura gli atti antecedenti all anno 2004; è stato attivato il collegamento a Legaldoc per la conservazione ottica sostitutiva anche per le Deliberazioni/Determinazioni; In attesa dell attivazione della Firma Digitale l Ufficio Deliberazioni/Determinazioni acquisisce digitalmente e allega agli atti le delibere/determine firmate.

12 Conclusione Oggi l Azienda è più unita e più piccola ; La tecnologia ha sopperito alle carenze dell organico; L azienda è a norma per i procedimenti; L azienda ha razionalizzato e controllerà con precisione lo stato dei procedimenti;

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