Scheda rilevazione sistemi ICT e strumenti ICT. Modelli di funzionamento istituzionale, organizzativo e gestionale POLO VALLI DEL VERBANO.
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1 Scheda rilevazione sistemi e strumenti sistemi ICT e strumenti ICT Modelli di funzionamento istituzionale, organizzativo e gestionale POLO VALLI DEL VERBANO Allegato
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3 Sommario 1 Dotazioni informatiche e applicazioni in uso Informazioni generali Organizzazione dei servizi ICT Sistemi ICT in uso Strumenti ICT in uso Modello organizzativo del Servizio Protocollo Organizzazione della posta Organizzazione del servizio protocollo e gestione documentale Livello di implementazione del sistema di protocollo e gestione documentale Organizzazione dell archivio Sicurezza del sistema Sito web istituzionale e servizi telematici (online) Livello di implementazione del servizio Servizi al cittadino Servizi alle imprese ed ai professionisti Scheda rilevazione sistemi e strumenti ICT 3
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5 1 Dotazioni informatiche e applicazioni in uso 1.1 Informazioni generali Organizzazione dei servizi ICT I principali sistemi informatici (server, ecc.) sono interni (in locali propri) o esterni (presso altro soggetto) o entrambe le modalità? Se esterno, indicare soggetto/i Se entrambe, indicare servizio/i gestiti esternamente L Ente è dotato di una rete intranet che copre i principali servizi? Se SI, indicare numero sedi cablate Il Responsabile dei sistemi informativi nominato è (indicare ruolo) L Ente è dotato di proprio personale informatico? (Si/No) Se SI, indicare numero Se NO, indicare chi gestisce il sistema informativo Scheda rilevazione sistemi e strumenti ICT 5
6 Il sistema di posta elettronica e gestito internamente (server propri) o esterni (presso altro soggetto)? Se esternamente, indicare soggetto erogatore del servizio Note o puntualizzazioni: Sistemi ICT in uso Protocollo informatico Servizio interno/esterno Denominazione applicativo/servizio Fornitore Anno attivazione Ultimo aggiornamento (ove applicabile) Conservazione digitale e sostitutiva Servizio interno/esterno Denominazione applicativo/servizio Fornitore Anno attivazione 6 CAPITOLO 1 - Dotazioni informatiche e applicazioni in uso
7 Sicurezza e continuità operativa SI/NO Sistema di backup dei dati Procedure o sistemi per continuità operativa Applicazioni e sistemi (per le attività inerenti questa rilevazione) SI/NO Gestione procedimenti SUAP Gestione pratiche edilizie (o procedimenti SUE) Altro gestionale procedimenti Strumenti ICT in uso Strumenti trasmissione telematica Casella PEC istituzionale AOO Casella PEC SUAP Altre caselle PEC o (istituzionali) Firma digitale n. Numero di certificati attivi di firma digitale Ruoli amministrativi dotati di firma digitale SI/NO (n.) Sindaco Segretario comunale Dirigenti/ Responsabili Responsabile protocollo Responsabile conservazione/archivio Responsabile servizi informatici Altri ruoli Scheda rilevazione sistemi e strumenti ICT 7
8 Impiego della firma digitale nell attività amministrativa SI/NO Delibere di Giunta Delibere di Consiglio Determinazioni dirigenziali Albo online SUAP SUE / Pratiche edilizie Anagrafe / Stato civile Ragioneria e contabilità Polizia locale Altre aree/servizi (indicare) Altre aree/servizi (indicare) 8 CAPITOLO 1 - Dotazioni informatiche e applicazioni in uso
9 1.2 Modello organizzativo del Servizio Protocollo Organizzazione della posta Sedi ed Uffici (indicare numero) Ricezione e spedizione Solo ricezione Solo Spedizione Uffici abilitati alla ricezione/spedizione della posta Dislocati in (numero sedi) Organizzazione del servizio protocollo e gestione documentale Istituzione della AOO (Area Organizzativa omogenea) Denominazione AOO Codice identificativo AOO Anno di istituzione Responsabili incaricati nei diversi ruoli (SI/NO) Servizio/Settore Responsabile protocollo e gestione documentale Responsabile della conservazione e degli archivi Responsabile dei sistemi informatici Responsabile della privacy Manuale di gestione del protocollo (SI/NO) Il Manuale di gestione è stato predisposto? Il Manuale di gestione è stato approvato con delibera/determinazione Il Manuale di gestione è stato validato dalla Soprintendenza archivistica Scheda rilevazione sistemi e strumenti ICT 9
10 Personale abilitato alla protocollazione (indicare tipo di abilitazione) Entrata e uscita Solo entrata / interni Solo uscita Ufficio Protocollo X Ufficio Ufficio Ufficio Ufficio Ufficio Personale abilitato all accesso al sistema di protocollo e gestione documentale (indicare numero) Personale abilitato alla gestione/assegnazione/inoltro Personale abilitato alla consultazione e ricerca Solo documenti Documenti e fascicoli Livello di implementazione del sistema di protocollo e gestione documentale Connettività ed interoperabilità del sistema SI NO PEC AOO collegata con sistema di protocollo PEC SUAP collegata con sistema di protocollo Altre (NON PEC) collegate col sistema di protocollo Il sistema supporta l interoperabilità (DTD xml, verifica firma digitale, ecc.)? 10 CAPITOLO 1 - Dotazioni informatiche e applicazioni in uso
11 Trattamento dei documenti cartacei in ingresso SI NO Parziale Viene effettuata la digitalizzazione (scansione) del documento principale? Viene effettuata la digitalizzazione (scansione) degli allegati? Vengono gestiti formati superiori all A4? Viene effettuata l assegnazione informatica (per competenza e conoscenza)? Le copie per conoscenza sono inoltrate in formato cartaceo? Trattamento dei documenti informatici in ingresso SI NO Parziale Il sistema è in grado di gestire pienamente i documenti informatici? I documenti vengono assegnati per competenza in formato originale digitale? I documenti vengono assegnati per conoscenza in formato originale digitale? Organizzazione dell archivio Gestione dei documenti, dei fascicoli e tenuta dell archivio SI NO Parziale Viene effettuata la classificazione dei documenti? Il Titolario adottato è quello richiesto dalla Soprintendenza archivistica? Viene effettuata la fascicolazione? Vengono gestiti fascicoli elettronici misti (documenti informatici originali e documenti digitalizzati)? I fascicoli cartacei contengono solo originali o anche copie stampate dei documenti informatici? Scheda rilevazione sistemi e strumenti ICT 11
12 Viene usato un'altra procedure (es.: timbro + firma responsabile) per l identificazione della copia cartacea di un documento originale informatico? E disponibile il timbro digitale (o altro sistema tecnologico) per la certificazione delle copie analogiche di documenti informatici? Sicurezza del sistema Sicurezza del registro, dei dati e del sistema Descrizione Il registro di emergenza, in caso di fermo del sistema di protocollo, è: cartaceo (registrazione manuale) o informatico (postazione stand alone / computer portatile)? Con quale periodicità viene salvato, su supporti non modificabili, il registro giornaliero di protocollo? Giornalmente o periodicamente (indicare frequenza) Con quale periodicità viene effettuato il backup completo per il ripristino del sistema in caso di guasti? Giornalmente o periodicamente (indicare modalità e frequenza) 12 CAPITOLO 1 - Dotazioni informatiche e applicazioni in uso
13 2 Sito web istituzionale e servizi telematici (online) 2.1 Livello di implementazione del servizio Sito web (portale) istituzionale SI/NO Il Comune è dotato di un sito web istituzionale? Il sito è gestito internamente? Le pagine e le informazioni sono aggiornate dal personale del comune? Sul sito è disponibile la modulistica scaricabile come richiesto dalla normativa vigente? Dal sito è possibile usufruire di servizi telematici (online)?* * Se la risposta è SI compilare le tabelle seguenti alle voci corrispondenti Scheda rilevazione sistemi e strumenti ICT 13
14 2.2 Servizi al cittadino Servizi al ittadino da sito web istituzionale o da altri portali dedicati SI/NO Certificazione anagrafica / stato civile Presentazione richieste o segnalazioni online? Altri servizi online Accesso allo stato relativo a tributi, sanzioni, ecc. Altro servizio online.. Altro servizio online.. Pagamenti online (Carta di credito, altri sistemi) 2.3 Servizi alle imprese ed ai professionisti Servizi alle imprese da sito web istituzionale o da altri portali dedicati SI/NO Presentazione pratiche online? SUAP SUE Altri servizi Accesso allo stato di avanzamento delle pratiche? Pagamenti online degli oneri (Carta di credito, altri sistemi)? Altri servizi online Accesso allo stato contributivo/debitorio relativo a tributi, sanzioni, ecc. Pagamenti rette o servizi Altro servizio online.. Altro servizio online.. 14 CAPITOLO 2 - Sito web istituzionale e servizi telematici (online)
15 Sportello Unico Attività Produttive SI/NO Quale sistema ha adottato il comune per la presentazione della SCIA telematica? Portale proprio MUTA (Portale regionale) Altro sistema Scheda rilevazione sistemi e strumenti ICT 15
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