LA GESTIONE E LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

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1 in collaborazione con LA GESTIONE E LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DOCENTE Avv. Glauco Riem Avvocato del Foro di Pordenone, docente di Diritto della nuove tecnologie. Direttore della rivista scientifica quadrimestrale TECHNE - e Government nel Nord Est. OBIETTIVI La conservazione documentale è uno degli aspetti più problematici che ogni Amministrazione Pubblica, ogni impresa privata, azienda, studio professionale, deve affrontare, si tratta di gestire il posizionamento, la tracciabilità e rintracciabilità di tutti i documenti cartacei. I due Seminari proposti hanno l obiettivo di illustrare il quadro normativo e le procedure organizzative, per attivare un piano strategico di dematerializzazione e conservazione a norma, secondo i principi dettati dal Codice dell amministrazione digitale (D.Lgs 82/05) e dalla Delibera del C.N.I.P.A. n. 11/04. I due Seminari affrontano anche i molti gli aspetti problematici che devono trovare un adeguata risposta: la gestione dei flussi informativi e della documentazione amministrativa; l eliminazione della documentazione cartacea esistente; la creazione dei fascicoli informatici ex art. 41 del D..Lgs 82/05 onde evitare la produzione di nuova carta da archiviare; l analisi e l adozione di nuovi modus operandi; l approccio, anche culturale, all uso di nuove, flessibili e veloci procedure. Il primo Seminario Manuale della conservazione sostitutiva e Piano della conservazione sostitutiva è erogato in due diverse edizioni: una dedicata alla Pubblica Amministrazione, l altra dedicata alle imprese private, aziende e studi professionali e traccia il quadro normativo e procedurale della conservazione dei documenti. Il secondo Seminario Audit in tema di archiviazione e conservazione dei documenti affronta le modalità pratiche ed organizzative di una corretta gestione documentale sia per la Pubblica Amministrazione che per le imprese private, le aziende e gli studi professionali.

2 MANUALE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E PIANO DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA SEMINARIO PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE 20 MAGGIO / I principi generali della dematarializzazione documentale e della conservazione sostitutiva: gli aspetti problematici dell avvio del processo nella Pubblica Amministrazione Il libro bianco della dematarializzazione documentale - CNIPA Analisi del quadro normativo di riferimento La figura del responsabile della conservazione: le funzioni, gli adempimenti La delibera n. 11/2004 CNIPA L avvio del processo di gestione documentale nell ente: la progressiva riorganizzazione delle procedure La formazione del personale all innovazione dei processi e l accompagnamento verso il mutamento operativo. Il fascicolo informatico: la condivisione fra contitolari del procedimento amministrativo e l accesso ai documenti ex L. 241/90 e sue successive modifiche La gestione degli ibridi documentali nella conservazione di documenti informatici originali e di documenti originali analogici Il Codice dell Amministrazione Digitale: l articolato relativo ai principi di conservazione a norma: l evoluzione normativa, natura giuridica e genesi del tessuto normativo in vigore Le regole tecniche: il DPCM 13 gennaio 2004 e analisi della nota esplicativa CNIPA per la riproduzione su supporto ottico La distinzione e l analisi della documentazione da sottoporre a conservazione sostitutiva Il manuale relativo al sistema di gestione informatica dei documenti; il piano della conservazione ed il manuale del responsabile della conservazione. L obbligo della fatturazione elettronica nei rapporti tra terzi e la Pubblica Amministrazione (legge 244/07 - legge Finanziaria 2008 art. 1 commi ); la fatturazione e la contabilità e la sua tenuta in forma sostitutiva Gli adempimenti preliminari al processo di conservazione contabile a norma: il manuale operativo Il decreto 23 gennaio 2004 sull assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla riproduzione in diversi tipi di supporto L esibizione dei documenti all autorità richiedente: la triangolazione fra titolare, outsourcer ed autorità richiedente Il rilascio delle copie conformi all originale ex art 23 CAD; La responsabilità dei dirigenti della PA nella gestione documentale a norma, La nomina del responsabile della conservazione: la culpa in eligendo

3 MANUALE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E PIANO DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA SEMINARIO PER LE IMPRESE PRIVATE, LE AZIENDE, GLI STUDI PROFESSIONALI 21 MAGGIO / I principi generali della dematarializzazione documentale e della conservazione sostitutiva Il libro bianco della dematerializzazione documentale - CNIPA Analisi del quadro normativo di riferimento La figura del responsabile della conservazione: le funzioni, gli adempimenti La delibera n. 11/2004 CNIPA Il Codice dell Amministrazione Digitale in generale e l articolato relativo ai principi di conservazione a norma Le regole tecniche: il DPCM 13 gennaio 2004 e relativa analisi delle note esplicativa CNIPA per la riproduzione su supporto ottico La distinzione e l analisi della documentazione da sottoporre a conservazione sostitutiva Il manuale per il sistema di gestione informatica dei documenti; il piano della conservazione ed il manuale del responsabile della conservazione La fatturazione e la contabilità e la sua tenuta in forma sostitutiva. Gli adempimenti preliminari al processo di conservazione contabile a norma: il manuale operativo. Il decreto 23 gennaio 2004 sull assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla riproduzione in diversi tipi di supporto L esibizione dei documenti all autorità richiedente: gli aspetti operativi La responsabilità dell impresa della gestione documentale a norma L outsourcing del servizio: aspetti problematici ed operativi: analisi delle clausole contrattuali; la distinzione fra la figura di Responsabile interno ed Responsabile (esterno) dell outsourcer Le regole di sicurezza informatica La tutela della privacy nella gestione documentale a norma, l esibizione e l accesso

4 AUDIT IN TEMA DI ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI SEMINARIO PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE, LE IMPRESE PRIVATE, LE AZIENDE, GLI STUDI PROFESSIONALI 27 MAGGIO / I principi generali del sistema di gestione dei flussi documentali L organizzazione del sistema di conservazione dei documenti di qualsiasi natura (informatici e/o analogici). L analisi del sistema di gestione documentale in essere La redazione del manuale di gestione documentale nel più vasto sistema di gestione dell archivio; la revisione periodica. Gli allegati, le note esplicative, la formazione del personale La standardizzazione e la trasparenza delle prassi e procedure di gestione documentale La nomina del Responsabile del sistema archivistico e dei flussi documentali analogici ed informatici nell impresa e nelle P.A. (DPCM 31 ottobre 2000 DPR 445/2000 autorizzazione della Sovraintendenza archivistica). Il protocollo informatico e la gestione ibrida documentale La sicurezza informatica La struttura del Manuale: disposizioni generali, la formazione dei documenti da sottoporre a conservazione Il piano della conservazione documentale I formati ammessi, il formato dei documenti elettronici La ricezione, la registrazione, la classificazione, l assegnazione, fascicolazione, spedizione dei documenti La gestione dei documenti interni; la scansione dei documenti analogici L archiviazione: aspetti problematici e gestionali, l analisi dei costi. L accesso al sistema archivistico degli utenti interni; l accesso esterno: il sistema di autenticazione Gli allegati al manuale ed il glossario dei termini usati nel manuale Le regole privacy; la produzione ed aggiornamento del DPS Le regole adottate nel sistema di conservazione dei documenti L archivio di deposito, l archivio storico La conservazione dei documenti informatici Il censimento e l allocazione anche informatica dei depositi documentari: la tracciabilità, rintracciabilità, i metadati I back up ed i piani di fascicolazione annuale La selezioni e lo scarto

5 SCHEDA DI ISCRIZIONE INFORMAZIONI GENERALI MODALITÀ DI ISCRIZIONE Per confermare l adesione, Vi preghiamo di compilare e sottoscrivere la scheda di iscrizione allegata. Per ragioni organizzative, Vi invitiamo ad effettuare l iscrizione almeno 5 gg. prima della data d inizio del/i Seminari, inviando la scheda di iscrizione a: SEGRETERIA ORGANIZZATIVA: Caterina Lanza ForSer via L. da Vinci Pasian di Prato (UD) Tel / fax QUOTA INDIVIDUALE DI PARTECIPAZIONE: (esente IVA) per ciascun Seminario. La quota comprende la partecipazione al Seminario, il materiale didattico e il pranzo. MODALITÀ DI PAGAMENTO ForSer emetterà fattura all avvio del/i Seminario/i. Si prega pertanto di comunicare eventuali disdette almeno 3 gg. prima della data di inizio del/i Seminario/i. Il pagamento potrà essere effettuato tramite: Bonifico Bancario alle coordinate bancarie indicate nella fattura Contanti presso la Segreteria ForSer in via L. da Vinci a Pasian di Prato nei seguenti orari: lunedì / venerdì: lunedì / mercoledì / venerdì: sabato: Pregasi restituire la presente scheda di iscrizione almeno 5 gg. prima della data d inizio del/i Seminario/i a: Segreteria organizzativa ForSer: Caterina Lanza, Tel / Fax / DATI PARTECIPANTE NOME. LUOGO E DATA DI NASCITA... C.F. INCARICO SETTORE DI APPARTENENZA TEL.. FAX... DATI ENTE DI APPARTENENZA PER LA FATTURAZIONE COMUNE/ENTE... P.IVA..... C.F. LOCALITA CAP INTENDO ISCRIVERMI A: MANUALE DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E PIANO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA - SEMINARIO PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE MANUALE DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E PIANO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA - SEMINARIO PER IMPRESE PRIVATE, AZIENDE, STUDI PROFESSIONALI AUDIT IN TEMA DI ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI ATTESTATI Verrà rilasciato un attestato di frequenza. E previsto un test finale di apprendimento che verrà indicato nell attestato. SEDE DEL CORSO ForSer - Via Leonardo da Vinci 27 Pasian di Prato - UD AUTORIZZAZIONE PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI: Autorizzo il trattamento dei miei dati personali ai sensi della legge 196/2003 per l iscrizione al/i Corso/i e per l invio di notizie relative ad esso/i. I dati non saranno né diffusi né comunicati a soggetti diversi da quelli che concorrono alla prestazione dei servizi richiesti DATA FIRMA DEL PARTECIPANTE.. TIMBRO E FIRMA DELL ENTE

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