TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI DOCUMENTI

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1 Pagina 1 di 5 INDICE 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. RESPONSABILITA 4. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ 5. INDICATORI DI PROCESSO 6. RIFERIMENTI 7. ARCHIVIAZIONI 8. TERMINOLOGIA ED ABBREVIAZIONI 9. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO FASI REDAZIONE APPROVAZIONE LEGITTIMAZIONE FUNZIONI RSQ Dirigente Scolastico Responsabile Napoli NOMINATIVO Angelina SGUEGLIA Paolo TUTORE Angela ORABONA DATA FIRMA

2 Pagina 2 di 5 Scopo Lo scopo della presente procedura è di definire le modalità in cui è gestito e mantenuto sotto controllo il Sistema Documentale dell I.T. G.C. FALCO al fine di fornire evidenza della conformità ai requisiti stabiliti e dell efficace funzionamento del sistema di gestione per la qualità. Assicurare che la documentazione della scuola sia opportunamente identificata, elaborata, riesaminata ed approvata dal personale di competenza, distribuita a chi ne ha effettivamente necessità e correttamente utilizzata nel suo ultimo stato di aggiornamento. Assicurare che siano identificati i documenti di origine esterna e che sia gestita la loro distribuzione all interno della scuola. Assicurare la gestione delle modifiche di tutta la documentazione di sistema. 1. Campo di applicazione Questa procedura si applica a tutti i documenti che possono avere origine interna oppure esterna. In particolare i documenti interni del SGQ comprendono: il MSGQ; le Procedure ed eventuali Istruzioni Operative; il POF, la Carta dei Servizi, il Regolamento di Istituto, il Patto di Corresponsabilità; la modulistica. I documenti di origine esterna del SGQ comprendono: leggi, decreti e circolari; norme UNI; documentazione tecnica attinente i servizi gestiti da enti esterni. Documenti contrattuali: contratti di fornitura contratti di prestazione d opera curriculum di prestatori d opera. 2. Responsabilità Nella tabella che segue è riportata la Matrice di Responsabilità dei Documenti in relazione al tipo, al supporto, al tempo e al luogo di conservazione. In particolare il RSQ deve: verificare la conformità delle prescrizioni fornite nei documenti del SGQ e di congruità con tutte le prescrizioni fornite in altri documenti emessi dall organizzazione; eseguire verifiche periodiche per accertare l'applicazione della presente Procedura e verificare lo stato di aggiornamento della documentazione presso i diversi uffici. CHI FA CHE COSA Responsabile della Aggiorna l'elenco della documentazione del SQ, gestisce la documentazione del SQ conservazione degli originali cartacei e dei documenti del Sistema in formato elettronico. Distribuisce la documentazione aggiornata e avvisa di eliminare quella obsoleta. Addetto allo scarico della posta Scarica i documenti presenti nelle caselle assegnate secondo le

3 Pagina 3 di 5 elettronica Addetti Ufficio Protocollo DS Vicario istruzioni specifiche. E responsabile inoltre di scaricare la casella di posta elettronica dell Istituto. Protocollano i documenti in ingresso (su indicazione del DS O DSGA) all'istituto secondo le vigenti disposizioni legislative. Prende visione della posta (elettronica e cartacea) pervenuta e ne valuta la registrazione al protocollo. Scarica (con l ausilio di un collaboratore) la posta elettronica istituzionale. Esamina i documenti pervenuti e decide relativamente a: affissione agli Albi, emissione di circolari, distribuzione controllata, a seconda degli argomenti dei documenti stessi In assenza del DS o per sua delega effettua le stesse attività del DS. 3. Descrizione delle attività Ogni documento emesso o gestito dall ISTITUTO deve essere controllato. Ciò significa che: ogni documento emesso deve avere data di emissione e/o livello di revisione, indicazione di chi l'ha emesso; indicazione di chi l'ha controllato (se è prevista verifica); ove richiesto esiste una lista indicante il documento, la data di emissione, l'ultimo livello; tutti i documenti emessi dall ISTITUTO ne recano il cartiglio e possono essere gestiti dal sistema informatico; ogni documento ha un proprietario responsabile dell emissione e dell aggiornamento; ogni documento ha la lista di distribuzione se in forma cartacea,altrimenti è messo in rete; tutti i documenti di origine esterna devono essere identificati e la loro distribuzione deve essere controllata. I documenti possono essere anche inseriti nel sito internet; per essi valgono le stesse regole succitate. Per ciò che concerne l emissione definitiva dei documenti ufficiali, essi seguono la gerarchia della legislazione vigente. A grandi linee, si distinguono due tipologie di situazioni: 1) Documenti emessi verso l esterno In questo caso solo il DS è il responsabile dell emissione di un documento dall istituto ed è sua la responsabilità di firma. L operazione è delegata al vicepreside solo in caso di assenza del Dirigente dall Istituto. 2) Documenti emessi per uso interno La firma può essere del DS o del vicepreside. DOCUMENTI DI PIANIFICAZIONE E GESTIONE GENERALE DEL SISTEMA QUALITÀ: Manuale Qualità. Documenti che definiscono responsabilità e autorità (Organigramma e funzionigramma).

4 Pagina 4 di 5 Documenti di pianificazione del livello di qualità previsto dagli Istituti scolastici. DOCUMENTI CHE REGOLAMENTANO I PROCESSI GESTIONALI IN TUTTE LE AREE DELL ISTITUTO: Procedure. Istruzioni Operative. Moduli. ATTIVITA \DOCUMENTO Manuale Qualità Procedure Gestionali e Istruzioni Operative Moduli del Sistema Gestione Qualità ELABORAZIONE RSQ RSQ RGQ VERIFICA E DS DS DS APPROVAZIONE DIFFUSIONE RSQ RSQ RSQ MODIFICHE RSQ RSQ RSQ DOCUMENTI OPERATIVI PER LA GESTIONE DELLA QUALITÀ CHE REGOLAMENTANO ATTIVITÀ PROFESSIONALI SPECIFICHE ALL INTERNO DELLE AREE O UTILIZZATI PER LA COMUNICAZIONE ALL UTENTE: Piani di lavoro. Documenti di informazione all Utente. Ogni documento emesso nell ambito dell Istituto andrà riferito ad una di queste tipologie e dovrà essere codificato e gestito secondo quanto prescritto in questa Procedura. GESTIONE DOCUMENTI E DATI DI ORIGINE ESTERNA Sono documenti e dati prescrittivi di origine esterna che fanno parte del Sistema Qualità. Tali documenti sono indicati in apposita sezione dell Elenco documentazione. Sono raccolti in apposite cartelle presso il DS, il DSGA e l U.T. SISTEMA INFORMATICO Tutta la documentazione, quando possibile, viene gestita su sistema informatico in rete con protezione. Le cartelle del SGQ sono rese accessibili, alla commissione per la Qualità, ai responsabili ed agli autorizzati in modalità di sola lettura; in modalità di scrittura, invece, al RSQ. Per comunicare con l esterno l istituto è dotato di sito internet. Per ogni documento emesso viene definito se deve essere distribuito sul sito DOCUMENTI CONTROLLATI I documenti controllati dell ISTITUTO sono indicati nella tabella che contiene gli elementi necessari per la loro gestione. L eliminazione dei documenti, a scadenza avvenuta, avviene per i supporti cartacei mediante macero, per i supporti magnetici mediante cancellazione elettronica. Tutti i file elettronici sono duplicati giornalmente su server, a cura dell amministrazione.

5 Pagina 5 di 5 (NOTA BENE: Lo stesso documento può essere listato sotto due titoli diversi) 5. Indicatori di processo %DIMINUZIONE DEL NUMERO DI RECLAMI %DIMINUZIONE DEI TEMPI DI EROGAZIONE DEI SERVIZI %SEMPLIFICAZIONE NELLA REPERIBILITA DI DATI I dati saranno rilevati ogni 6 mesi ed analizzati annualmente 6. Riferimenti Manuale della Qualità capitolo 1 7. Archiviazione Una volta che un documento è stato approvato e distribuito ai destinatari è archiviato dalla funzione responsabile dell archiviazione. Il responsabile dell archiviazione archivia: L originale del documento Gli allegati L elenco di distribuzione Eventuali moduli di trasmissione all esterno. 8. Terminologia e abbreviazioni SGQ = Sistema Gestione Qualità Audit = Attività atta a determinare tramite indagine l adeguatezza ed aderenza di un processo o organizzazione a stabilite procedure, istruzioni operative, specifiche, standard ed altri requisiti funzionali e a verificarne l applicazione. RSQ = Responsabile Sistema Qualità DS = Dirigente Scolastico 9. Documenti di riferimento Norma UNI EN ISO 9004:2009 Gestire un organizzazione per il successo durevole Elenco della documentazione del Sistema Qualità Repertorio del Titolario