SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO. Audit

Transcript

1 Rev. 00 del DISTRIBUZIONE A tutti i membri dell organizzazione ING. TOMMASO 2. SCOPO Gestione degli audit interni ambientali e di salute e sicurezza sul lavoro 3. APPLICABILITÀ La presente procedura si applica all unità produttiva ING. TOMMASO di Crotone.. 4. RIFERIMENTI Manuale del sistema di gestione integrato - Mod A (programma audit) - Mod B (piano audit) - Mod C (rapporto di audit) P (Non conformità, infortuni, azioni correttive e preventive) 5. DEFINIZIONI Processo sistematico, indipendente e documentato atto ad ottenere le evidenze di audit e valutarle in maniera oggettiva, per determinare in che misura i criteri di audit del sistema di gestione stabiliti dall organizzazione siano rispettati. L audit ha l obiettivo di: a) determinare se il sistema di gestione: 1) è conforme a quanto è stato pianificato per la gestione della S&SL, compresi i requisiti delle norme di riferimento; 2) è stato correttamente attuato ed è mantenuto attivo; e Rev. Motivo revisione Redatto Verificato Approvato 00 Prima emissione Giovanni Rizzuto Giovanni Rizzuto T. Ciccopiedi Firma Firma Firma Pag. 1 di 5

2 Criteri dell audit 3) è efficace nell attuare la politica e gli obiettivi dell organizzazione b) rivedere i risultati degli audit precedenti c) fornire alla direzione informazioni sui risultati dell audit. Insieme di politiche, procedure, norme, leggi, regolamenti o requisiti del sistema di gestione su cui si basa la conduzione dell audit e che fanno da riferimento alle evidenze dell audit Evidenze dell audit Registrazioni, dichiarazioni di fatti o altre informazioni pertinenti ai criteri stessi 6. RESPONSABILITÀ 6.1 Rappresentante della direzione RdD ha la responsabilità, in collaborazione con il RSPP, di programmare gli audit e di attuarli con risorse adeguate. 6.2 Altre funzioni aziendali Tutto il personale coinvolto ha la responsabilità di collaborare durante lo svolgimento degli audit. 7. PROCEDURA 7.1 Definizione dei Criteri di e Requisiti degli auditor Criteri dell audit Nella fase di programmazione e/o di pianificazione devono essere definiti i criteri dell audit, utilizzati come riferimento rispetto a cui si determina la conformità: essi possono comprendere: le politiche, le procedure; le norme; le leggi; i regolamenti; i requisiti del sistema di gestione; i requisiti contrattuali; i codici di buona pratica del settore industriale/commerciale applicabili Requisiti degli auditor Gli audit interni del sistema di gestione integrato possono essere condotti da personale proveniente dall organizzazione o da persone esterne scelte dall organizzazione, per conto della quale lavorano. Pag. 2 di 5

3 In entrambi i casi, le persone che conducono l'audit dovrebbero essere competenti e in posizione di imparzialità e obiettività: l indipendenza dell auditor può essere dimostrata dal fatto che l auditor stesso sia libero da ogni responsabilità riguardo all attività sottoposta ad audit. I requisiti richiesti sono: conoscenza della Politica, del Manuale del SGI, delle procedure applicabili ai processi o all area da sottoporre ad ; obbligo di riservatezza e segretezza: conoscenza delle principali leggi e normative applicabili; Tali requisiti vengono verificati in fase di identificazione dei componenti del gruppo di audit. 7.2 Programmazione degli audit Gli audit del sistema di gestione sono programmati dal Rappresentante della direzione, in collaborazione con il RSPP (per gli aspetti relativi alla salute e sicurezza sul lavoro). Il - Mod A (programma audit) copre un ciclo annuale e comprende: gli obiettivi, campo di applicazione degli audit ed i criteri degli audit (vedi paragrafo 7.1.1); le unità organizzative e funzionali soggette ad audit; la frequenza/periodo di svolgimento degli audit; gli auditor (tra cui il responsabile). La programmazione degli audit deve tenere in conto: aspetti ambientali e rischi di salute e sicurezza (rischi maggiori o aspetti ambientali maggiormente significativi richiedono audit più frequenti) non conformità rilevate; emergenze, incidenti o eventi; risultati (se ci sono) degli audit precedenti. Il - Mod A (programma audit) viene consegnato: ad ognuna delle funzioni soggette ad audit; agli auditor incaricati. possono essere effettuati anche in periodi non pianificati ad esempio in seguito a rilievo di una grave anomalia relativa ad uno degli elementi del sistema di gestione, infortuni o incidenti ambientali oppure per modifiche di processo o riorganizzazioni interne. 7.3 Esecuzione degli audit Il RdD concorda con gli auditor ed i responsabili delle funzioni soggette ad audit la data e il luogo dell audit. Comunica alle funzioni coinvolte tali dati unitamente al nominativo degli auditor Pianificazione degli audit Il responsabile dell audit con congruo anticipo rispetto alla data di esecuzione dell audit (almeno una settimana) predispone il -Mod B (piano audit), ove sono indicati: Luogo e data di effettuazione Obiettivi dell audit, campo di applicazione, criteri norme da prendere in conto Attività/processi da sottoporre a audit Piano temporale delle attività Pag. 3 di 5

4 Risorse impiegate (auditor) Responsabilità e requisiti per l esecuzione dell audit Modalità di reporting dei risultati Preparazione dell audit Per facilitare l audit il gruppo di verifica ispettiva può utilizzare apposite liste di controllo per la valutazione dei vari elementi del sistema. I documenti di lavoro devono essere conservati almeno fino al completamento dell audit Conduzione dell audit Gli auditor devono raccogliere un numero di evidenze oggettive sufficiente alla determinazione della conformità dell area verificata con i requisiti prefissati Conclusioni Le risultanze dell audit devono poi essere discusse con i responsabili delle funzioni sottoposta ad, durante l incontro di chiusura. Il Responsabile dell audit registra eventuali non conformità come previsto dalla P Gestione del rapporto di audit Il responsabile dell audit prepara un rapporto dell audit a cui ha preso parte, utilizzando il formato - Mod C (rapporto di audit). Gli argomenti trattati in tale rapporto sono gli stessi previsti nel programma di audit, e comunque devono comprendere le seguenti informazioni: obiettivi e campo di applicazione dell audit; i criteri dell audit; i componenti del Gruppo di e il Responsabile; le risultanze dell ; le azioni; le conclusioni dell audit le indicazioni di non-conformità rispetto ai criteri dell audit (devono essere chiaramente indicate sul rapporto di audit come NC). Tale rapporto dovrà essere distribuito ai Responsabili delle Funzioni sottoposte ad. 7.4 Risultati degli audit Il rapporto di audit è esaminato ai Responsabili della funzione sottoposta ad e/o dall amministratore delegato. Essi preparano un piano di azione conseguente ai risultati dell audit; il completamento delle azioni correttive è documentato e registrato. I risultati degli audit sono poi analizzati nel corso del Riesame della Direzione. 7.5 Qualificazione degli auditor Formazione scolastica E richiesto almeno un diploma di scuola media superiore. Pag. 4 di 5

5 7.5.2 Esperienza di lavoro E richiesta un esperienza di lavoro in azienda oppure specifica nell ambiente e della salute e sicurezza sul lavoro di almeno 5 anni Iter professionale specifico Affiancamento ad almeno 3 audit ambientali Corso di formazione come auditor interno ambientale o di salute e sicurezza sul lavoro. Oppure Affiancamento ad almeno 10 audit ambientali Caratteristiche personali capacità di esprimersi con chiarezza abilità nei rapporti interpersonali indipendenza e oggettività di giudizio capacità di organizzare il proprio lavoro capacità di apprendimento e aggiornamento professionale scrupolosità correttezza professionale Qualificazione La qualifica di auditor viene attribuita ufficialmente dal Rappresentante della direzione, cui spetta il compito di verificare l esistenza dei requisiti fissati in questa procedura. La qualifica può anche essere attribuita sulla base della partecipazione a registri professionali riconosciuti Mantenimento Il mantenimento della qualifica di auditor prevede la partecipazione ad almeno un audit all anno. 8. REGISTRAZIONI Registrazione Archiviazione Responsabile - Mod A (programma audit) informatico. Percorso della cartella in rete [ ] - Mod B (piano audit) cartaceo RdD - Mod C (rapporto di audit) cartaceo RdD 9. ALLEGATI 10. SINTESI DELLE MODIFICHE Prima emissione Pag. 5 di 5