P03 - GESTIONE DEGLI AUDIT INTERNI DEGLI AUDIT INTERNI DATA DI APPROVAZIONE REVISIONE. 00 Emissione del documento

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1 Pagina 1 di 6 PROCEDURA DI GESTIONE DEGLI AUDIT INTERNI (APPROVATA DAL PQA) REDAZIONE VERIFICA APPROVAZIONE INDICE DI CAPITOLO/PARAGRAFO DATA DI APPROVAZIONE MOTIVO DELLA REVISIONE REVISIONE MODIFICATO REVISIONE 00 Emissione del documento CONTROLLO DELLA DISTRIBUZIONE Copia n consegnata a: il Firma Responsabile Qualità 1

2 Pagina 2 di 6 INDICE 1. Scopo e campo di applicazione 2. Riferimenti 3. Acronimi e definizioni 4. Responsabilità 5. Attività 6. Allegati 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Scopo della presente procedura è definire le modalità per la conduzione degli audit interni ai fini della verifica della conformità del Sistema Qualità di Ateneo ai requisiti di Assicurazione della Qualità. Tale procedura si applica all Amministrazione centrale e a tutti i Dipartimenti dell Ateneo. 2. RIFERIMENTI L. 30 dicembre 2010, n. 240 D. Lgs 27 gennaio 2012, n. 19 DM 30 gennaio 2013, n. 47 Documento finale AVA (Autovalutazione, valutazione e accreditamento del Sistema Universitario Italiano Consiglio Direttivo ANVUR del ) Linee Guida per l Accreditamento periodico delle sedi e dei corsi di studio (ANVUR) P02 Procedura di gestione dell offerta formativa e istruzioni operative allegate P04 Procedura di gestione delle Non conformità, Azioni correttive e Azioni preventive UNI EN ISO 9000:2005 Sistemi Qualità. Fondamenti e vocabolario UNI EN ISO 9001:2008 Sistemi Qualità. Requisiti. (Punti 8.3, 8.5.2, 8.5.3) 2

3 Pagina 3 di 6 3. ACRONIMI E DEFINIZIONI NC: Non conformità OSS: Osservazione AQ: Assicurazione della Qualità AVA: Accreditamento Valutazione Autovalutazione PQA: Presidio di Qualità di Ateneo RAR: Rapporto annuale di Riesame CP: Commissioni Paritetiche L Audit interno è un attività volta alla verifica del rispetto dei requisiti previsti dal Sistema di Qualità di Ateneo. 4. ATTIVITÀ Gli audit interni si dividono in tre categorie: 1. Audit di conformità (compliance audit): si svolgono almeno una volta l anno e hanno l obiettivo di verificare il rispetto della normativa esterna (ad es. L. 190/2012, norme Anvur) ed interna dell Ateneo (ad es. regolamenti, procedure e istruzioni operative). 2. Audit operativo o di performance (performance audit): verifica che le risorse siano state usate in maniera efficace ed efficiente, in relazione agli obiettivi dell Ateneo. 3. Audit finanziario-contabile (financial audit): si rimanda alle procedure del Servizio Bilancio e contabilità. Audit di conformità Gli audit di conformità sono programmati dal PQA e devono interessare tutti i CdS almeno una volta l anno. In caso di necessità, il PQA può indire Audit interni non previsti nella programmazione annuale, tali audit si svolgeranno con le stesse modalità degli audit programmati. La prima attività della procedura di audit consiste in una breve riunione dell Auditor con i Presidenti dei CdS e con il Direttore di Dipartimento. In questa riunione vengono descritte 3

4 Pagina 4 di 6 le modalità e i tempi per la conduzione della verifica ispettiva interna, si individuano i documenti di riferimento e si risolvono eventuali incertezze. Successivamente l Auditor deve raccogliere tutte le evidenze documentali. La fase di raccolta dei dati può svolgersi attraverso una o più visite, interviste con i Presidenti dei CdS, esame dei documenti (Scheda SUA-CdS, RAR, Relazione CP, ecc.). Nella conduzione della verifica ispettiva interna, l auditor dovrà rispettare i punti della Check list allegata (P03_M01), con la possibilità di aggiungere altri campi di verifica. In particolare, l Auditor deve verificare: la realizzazione e l efficacia delle eventuali azioni correttive intraprese per risolvere non conformità precedentemente evidenziate nei RAR e nelle Relazioni delle CP; che i contenuti della SUA-CdS e del RAR siano coerenti, adeguati, aggiornati; che nella SUA-CdS sia fatto esplicito riferimento alle azioni correttive e di miglioramento descritte nel precedente RAR; che le procedure di Assicurazione della Qualità delle attività didattiche e di ricerca sussistano e vengano applicate. L attività di audit si conclude con una riunione in cui l Auditor presenta le risultante della sua attività di controllo ed eventuali rilievi emersi (non conformità e/o osservazioni), in relazione alle quali il Presidente del CdS deve proporre tempi e modi per attuare le azioni correttive. Le risultanze e i rilievi dell Audit dovranno essere registrati dall Auditor in un Rapporto (P03_M0), inviato via ai Presidenti dei CdS, al Direttore di Dipartimento e al PQA. I rilievi dell Audit si classificano come: Non conformità (NC), quando non sono rispettati i requisiti. Osservazione(OSS), quando, pur non essendo rispettati i requisiti del Sistema AVA, non viene pregiudicata l efficacia del Sistema Qualità. Per le NC è sempre richiesta un azione correttiva mentre per le OSS non è richiesta ma è fortemente consigliata in un ottica di miglioramento continuo. L Auditor concorda con i Presidenti dei CdS le azioni correttive e le modalità di attuazione e le registra nel Rapporto (P03_M02) Nel corso dell Audit successivo bisognerà verificare l attuazione e l efficacia delle azioni correttive. I risultati dell Audit dovranno essere valutati nel corso del Riesame annuale e dalle CP. Audit operativo o di performance Ricomprende due aree principali: 4

5 Pagina 5 di 6 1. Piano della performance 2. Sistema AVA Si svolgono almeno 2 volte l anno per il monitoraggio degli obiettivi inseriti nel Piano della performance. Tale audit è svolto dal Nucleo di Valutazione con il supporto della Struttura tecnica permanente. Per quanto riguarda il Sistema AVA, l audit operativo si svolge ogni 3 anni e comunque un anno prima dell accreditamento periodico ed ha lo scopo di verificare che i Corsi di Studio siano gestiti in modo efficiente ed efficace, in base a quanto contenuto nelle precedenti Schede SUA-CdS, nei Rapporti annuali di Riesame e nelle Relazioni delle CP. 5. RESPONSABILITÀ I Dipartimenti devono effettuare Audit Interni per stabilire se i Corsi di Studio rispettano i requisiti di qualità previsti dalla normativa nazionale e dall Ateneo stesso. L Auditor Interno: programma gli audit interni e ne dà comunicazione al Direttore di Dipartimento e ai Presidenti dei CdS attraverso comunicazione ; predispone una Check list (P03_M01) di raccolta delle evidenze; è responsabile dell effettuazione dell audit; è responsabile della redazione del Rapporto di audit (P03_M02); è responsabile della tempestiva trasmissione del Rapporto di audit al Presidente del CdS e al Direttore di Dipartimento. Il PQA ha il compito di verificare l esecuzione degli audit interni e i risultati degli stessi, fino alla soluzione delle eventuali NC rilevate. 5

6 Pagina 6 di 6 Le responsabilità nella gestione di questa procedura sono sintetizzate nella seguente tabella: ATTIVITÀ Pianificazione degli audit Individuazione e nomina dell Auditor Conduzione dell attività di Audit (raccolta documentazione, produzione delle risultante, stesura del rapporto) RESPONSABILITÀ PQA PQA Auditor interno nominato dal PQA Gestione delle Azioni Correttive Presidente del CdS e Direttore di Dipartimento Valutazione dell efficacia e adeguatezza delle AC PQA e CP 4. ALLEGATI 1. Check list (P03_M01) 2. Rapporto di Audit (P03_M02) 6