Effettuare gli audit interni

Transcript

1 Scopo Definire le modalità per la gestione delle verifiche ispettive interne Fornitore del Processo Input Cliente del Processo Qualità (centrale) e Referenti Qualità delle sedi territoriali Direzione Qualità (centrale) e Referenti Qualità delle sedi territoriali Esigenza di controllare le attività svolte ed i processi Direzione Qualità (centrale) e Referenti Qualità delle sedi territoriali Responsabili ed esecutori dei processi Output Indicatori Riferimenti Normativi Rapporti di audit ed eventuali azioni correttive % di rispetto del programma annuale delle verifiche ispettive interne % di audit senza non conformità Norme Serie ISO 9000:2008 Processi Correlati Sistemi Informatici Gestire il miglioramento, azioni correttive e preventive Applicativi Office Indice delle revisioni Revisione n. 01 Data: Descrizione: Prima Emissione Approvazione procedura (redazione) SQ (verifica) Fantoni Fantoni Direzione (approvazione) Piarulli Pagina 1 di 6

2 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Questa procedura definisce le modalità utilizzate nell Azienda per la gestione delle verifiche ispettive interne, al fine di verificare la corretta applicazione delle prescrizioni del Sistema di Gestione per la Qualità nonché l efficacia del sistema stesso. Questa procedura si applica alle verifiche ispettive interne riguardanti tutte le attività prescritte e regolate dai documenti del Sistema di Gestione della Qualità. Le fasi relative al processo di conduzione delle verifiche ispettive interne sono sintetizzate dal seguente flusso: EFFETTUARE LE VERIFICHE ISPETTIVE INTERNE 1) PIANIFICAZIONE 2) COMUNICAZIONE 3) PREPARAZIONE ED ESECUZIONE 4) ANALISI DEI RISULTATI 5) STESURA RAPPORTO DI AUDIT 6) ARCHIVIAZIONE Pagina 2 di 6

3 2. MODALITA OPERATIVE Le competenze di ed RF relative alla gestione delle fasi di audit - sopra indicate e di seguito dettagliate - ed delle azioni ad essi connesse, sono organizzate come segue: : predispone il piano annuale degli audit per l azienda, che dettaglia i piani concordati con i RF a livello di AOT; gestisce il piano sui processi di sistema, trasversali e della AOT di Firenze svolgendo gli audit programmati e sovraintendendo la redazione dei relativi verbali; RF: relativamente ai processi trasversali assegna specifichi compiti di audit ai RF; apre e gestisce le eventuali NC rilevate con apposite AP/AC/azioni di miglioramento. propone il piano di audit della AOT di riferimento ad ; gestisce il piano sui processi AOT svolgendo gli audit programmati e sovraintendendo la redazione dei relativi verbali; trasmette copia dei verbali di audit ai Responsabili di servizio ed a ; apre e gestisce le eventuali NC rilevate con apposite AP/AC/azioni di miglioramento trasmette tutte le AP/AC/azioni di miglioramento aperte a. 2.1 Pianificazione Tutti i processi svolti nell ambito dei servizi forniti dall Azienda sono verificati almeno una volta all'anno, relativamente alle attività prescritte dal SGQ. In linea generale il Qualità (centrale) e i Referenti Qualità delle sedi territoriali sono responsabili della pianificazione delle verifiche ispettive interne secondo le seguenti competenze: o : processi di sistema, di supporto e processi della AOT di Firenze o RF: processi primari sedi territoriali di riferimento ferma restando, relativamente ai processi trasversali, la facoltà di di assegnare specifichi compiti di audit ai RF. predispone pertanto il piano annuale aziendale che dettaglia i piani concordati con i RF a livello di AOT; il successivo aggiornamento del "Programma annuale delle verifiche ispettive interne (M01 P13) è a cura di /RF in base alla competenza in merito allo svolgimento degli audit. La pianificazione delle verifiche ispettive interne risente della criticità dei processi e dei dati rilevati sull andamento dei processi stessi. Ulteriori verifiche non pianificate (straordinari), possono essere indette, a discrezione del Qualità (centrale) e Referenti Qualità delle sedi territoriali quando: si sospetti l'esistenza di condizioni pregiudizievoli per la qualità, di entità tale, da richiedere una loro tempestiva individuazione e risoluzione; sia necessaria una nuova verifica in seguito all attuazione di una azione correttiva. Pagina 3 di 6

4 Eventuali audit straordinari indetti dai RF sono preventivamente comunicati a per l aggiornamento del "Programma annuale delle verifiche ispettive interne. Sono state identificate come ispettori interni un team di auditor: questi sono state formati secondo un programma di qualificazione per la conduzione di audit interni per il Sistema Qualità (Scheda di qualifica per auditor interno M04 P13), oppure hanno effettuato apposita formazione relativamente alla conduzione degli audit ISO 9000:2008. Le verifiche sono effettuate dal personale interno qualificato oppure direttamente dal /RF In ogni caso, laddove possibile, le verifiche vengono condotte da un gruppo di auditor; gli auditor devono essere estranei al processo sottoposto a verifica. Per ciascuna ispezione /RF stabilisce la composizione del Gruppo di Auditor e ne nomina il (RGA). 2.2 Comunicazione Le verifiche ispettive sono effettuate, dopo che il /RF ha notificato, con opportuno preavviso ai Responsabili dei processi interessati, data, luogo, ora della verifica, auditor e attività soggette a verifica. 2.3 Preparazione ed esecuzione Il gruppo di verifica, sotto la guida del RGA (o il singolo auditor), concorda informalmente un piano per la conduzione dell'audit. Tale piano comprende: valutazione dei processi e attività sottoposti a verifica; analisi dei documenti di riferimento (norme, procedure, moduli o altri documenti del SGQ ad es. rapporti di audit precedentemente svolti in azienda); predisposizione di eventuali check-list predisposte ad hoc (Check list per verifiche ispettive interne M02 P13). In caso di utilizzo di una check list in sede di audit la stessa sarà allegata al Rapporto di Audit. Le fasi della verifica si svolgono prendendo come riferimento le procedure dell area sottoposta a verifica e le eventuali check list predisposte in fase di preparazione. Tali liste costituiscono dei promemoria per i membri del gruppo, ma non limitano l'estensione della verifica, che può essere variata a discrezione di coloro che la conducono. Le attività di verifica consistono nel riscontro dell'evidenza oggettiva del rispetto delle regole contenute nelle procedure e nelle istruzioni operative di riferimento. Le risultanze devono essere documentate e circostanziate in dettaglio (identificazione dei documenti o delle parti esaminate, nomi delle persone contattate, ecc.). 2.4 Analisi dei risultati Completate le attività di verifica, il gruppo di verifica discute e valuta i risultati emersi e li illustra al del processo e agli esecutori delle attività verificate per presentare e commentare i risultati affinché gli stessi siano compresi e successivamente inseriti nel rapporto di audit. Inoltre laddove necessario concorda azioni correttive. Pagina 4 di 6

5 2.5 Stesura del Rapporto di audit Sulla base dei risultati della verifica e di eventuali documenti raccolti, il RGA redige il "Rapporto di Audit per verifiche ispettive interne" (M03 P13). Tale rapporto deve contenere: luogo e data della verifica; identificazione Funzione/Ufficio (Direzione, Ufficio tecnico, Servizio orientamento, ecc); nominativi dei membri del gruppo di verifica; nominativi del e dei collaboratori del processo sottoposto a verifica; descrizione dello scopo della verifica; documenti di riferimento; esito della verifica (insoddisfacente in presenza di quattro o più non conformità non ancora soddisfacente in presenza di al massimo tre non conformità quasi soddisfacente in presenza di sole osservazioni soddisfacente in assenza di non conformità e/o osservazioni o in presenza di osservazioni lievi); descrizione dettagliata dei rilievi emersi; indicazioni per la risoluzione di tali rilievi (raccomandazioni e/o azioni correttive concordate); date di scadenza concordate per l'attuazione delle raccomandazioni. Per gli aspetti relativi alla gestione delle Azioni Correttive si rimanda alla Procedura P14 "Gestire le NC, le Azioni correttive e Preventive, il Miglioramento". Il Rapporto di Audit per verifiche ispettive interne viene firmato dal RGA e dal delle attività sottoposte a verifica. Il RGA consegna copia del rapporto al delle attività verificate, mentre l'originale viene trasmesso ad /RF in base alla competenza; gli RF sono tenuti ad inviare copia dei verbali da loro archiviati in originale ad. 2.6 Archiviazione Gli originali dei Rapporti di Audit (M03 P13) sono archiviati dal /RF in base alla competenza; ha visibilità tutti i rapporti utilizzando i dati in essi contenuti per tenere informata la Direzione sull'efficacia del SGQ. Prima di archiviare i Rapporti di Audit il /RF aggiornano il "Programma annuale delle verifiche ispettive interne" (M01 P13) e, se necessario, provvedono ad avviare eventuali azioni correttive ed a pianificare le verifiche ispettive supplementari (vedi punto 2.1 della presente procedura). Prima dell elaborazione del nuovo Programma annuale delle verifiche ispettive interne si procede all aggiornamento delle schede di qualifica degli auditor interni Pagina 5 di 6

6 3 MONITORAGGIO DEL PROCESSO Il monitoraggio del processo avviene secondo il seguente schema: Indicatore % di rispetto del programma annuale delle verifiche ispettive interne % di audit senza non conformità rilevazione Documento di rilevazione Programma annuale delle verifiche ispettive interne Rapporto di Audit per verifiche ispettive interne Documento di sintesi Rapporto sul SGQ Rapporto sul SGQ Frequenza valutazione Annuale Annuale 4 ELENCO DELLE ISTRUZIONI OPERATIVE La presente procedura non ha istruzioni operative collegate 5 ELENCO DELLE REGISTRAZIONI Titolo Codice Compilazione Archiviazione Programma annuale delle verifiche ispettive interne Check list per verifiche ispettive interne Rapporto di audit per verifiche ispettive interne Scheda di qualifica per auditor interno M01 P13 M02 P13 M03 P13 M04 P13 Auditor Auditor formazione /RF /RF formazione Periodo di conservazione 2 anni 2 anni 3 anni 5 anni oltre il termine del rapporto di lavoro Pagina 6 di 6