Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca. Acquisizione Beni e Servizi

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1 Acquisizione Beni e Servizi

2 Indice dei contenuti 1. SCHEDA SERVIZIO ACQUISIZIONE BENI E SERVIZI TIPOLOGIA SPECIFICHE DEL SERVIZIO Descrizione del servizio Obblighi del Fornitore e vincoli operativi Livelli di servizio ELEMENTI BASE DEL SERVIZIO Caratteristiche di Complessità Stima del Volume di erogazione Fattori di rischio SPECIFICHE PER LA REALIZZAZIONE DEL SERVIZIO Fasi del servizio Durata del servizio Modalità di interazione con i clienti/utenti Responsabilità di erogazione Risorse utilizzate per la realizzazione SPECIFICHE DI CONTROLLO DELLA QUALITÀ DEL SERVIZIO Descrizione processi per il controllo delle prestazioni del servizio Parametri di controllo della qualità del servizio MODALITÀ DI RENDICONTAZIONE PENALI Indice delle tabelle Tabella 1. Sottoservizi...4 Tabella 2 Livelli di Servizio...6 Tabella 3. Personale utilizzato...10 Tabella 4. Risorse e infrastrutture...10 Tabella 5. Parametri di controllo qualità...11 Tabella 6. Penali per il non rispetto del tempo di selezione del Fornitore...12 beni e servizi.doc Pag. 2 di 12

3 1. SCHEDA SERVIZIO ACQUISIZIONE BENI E SERVIZI 1.1. Tipologia Consulenza nell acquisizione di beni e servizi Specifiche del servizio DESCRIZIONE DEL SERVIZIO Nell ambito del presente servizio, al Fornitore è richiesto di svolgere attività relative: a. gestione delle procedure d acquisizione tramite gare, Predisposizione degli atti (bandi, contratti, capitolati) per l acquisizione (in conformità alle norme vigenti) di prodotti e/o di servizi ICT, Selezione, per conto dell Amministrazione, del miglior Fornitore Terzo, in termini di adeguatezza alle esigenze dell Amministrazione e di costi; b. acquisizione diretta di beni e servizi accessori ritenuti necessari dall Amministrazione per il corretto svolgimento delle prestazioni oggetto del presente atto, come ad esempio materiale extra per la gestione e l allestimento di convegni aggiuntivi a quelli già previsti dall Allegato 11 Servizio di organizzazione e gestione del comprensorio di Villa Lucidi e servizi di supporto fornitura, attrezzature particolari (proiettori, lavagne, smart card ecc.), iscrizione a corsi, seminari e convegni organizzati da Terze Parti Obiettivi Il servizio ha un duplice obiettivo, quello di assicurare il buon esito delle procedure di acquisizione di prodotti e/o servizi ICT tramite gare, che l Amministrazione richiedesse di indire nei confronti di fornitori Terzi, ossia assicurare la corretta definizione dell oggetto, delle modalità di erogazione e di controllo della fornitura, e selezionare il miglior prodotto ed il miglior Fornitore Terzo in termini di conformità dei prodotti/servizi, delle caratteristiche del Fornitore e dei costi alle esigenze dell Amministrazione. Il secondo obiettivo è quello di provvedere all acquisizione di beni e servizi, ulteriori rispetto a quanto già indicato nel presente contratto, che l Amministrazione ritenesse necessari per il corretto svolgimento delle prestazioni oggetto del contratto Sottoservizi beni e servizi.doc Pag. 3 di 12

4 Tabella 1. Sottoservizi Sottoservizi Predisposizione atti di gara Gestione delle procedure concorsuali Acquisizione beni e servizi accessori Output Schema di contratto, Capitolato, Bando di gara Comunicazione della selezione del Fornitore Terzo Bene o servizio acquisito OBBLIGHI DEL FORNITORE E VINCOLI OPERATIVI La gestione dell acquisizione di prodotti e/o di servizi ICT da parte del Fornitore dovrà avvenire in conformità alle norme vigenti. Relativamente ai prodotti HW e SW l Amministrazione si riserva il diritto di poter effettuare acquisti in autonomia a quanto indicato nel presente contratto. Nel caso di espletamento delle procedure concorsuali, per garantire la disponibilità della fornitura richiesta il Fornitore dovrà provvedere alla preparazione di un apposito piano, dove indicherà, almeno, l oggetto della fornitura, i tempi le modalità di erogazione, i volumi previsti, le modalità di distribuzione e consegna, i tempi entro i quali il processo di selezione sarà completato e le modalità specifiche di aggiudicazione della gara. Il piano decorrerà a partire dalla sua approvazione da parte dell Amministrazione. Il Fornitore dovrà assicurare, per le attività di definizione dello schema di contratto, e/o capitolato, e/o bando di gara, la corretta definizione dell oggetto, delle modalità di erogazione della fornitura secondo le esigenze specifiche dell Amministrazione. Per l espletamento delle procedure concorsuali, il Fornitore dovrà provvedere alla pubblicazione del Bando di gara. Laddove previsto, il Fornitore dovrà provvedere allo svolgimento delle attività relative alla prequalifica; questa consiste nella valutazione del soddisfacimento dei requisiti formali, richiesti al Fornitore Terzo, per le domande (e relativa documentazione) pervenute entro i termini indicati. A seguito dell esito della prequalifica, il Fornitore dovrà provvedere all invio dei documenti di gara (capitolato tecnico e schema di contratto) ai Fornitori Terzi qualificati. Il Fornitore, in presenza di un rappresentante dell Amministrazione, si dovrà occupare della valutazione delle offerte presentate dai Fornitori Terzi qualificati; inoltre il Fornitore si dovrà far carico di costituire, a sue spese, una Commissione di Gara. La Commissione di Gara dovrà essere costituita da un Presidente (persona del Fornitore), da un secondo rappresentante del Fornitore, da un terzo esperto esterno e da un rappresentante dell Amministrazione. Il Fornitore dovrà emettere, come risultato della selezione del miglior prodotto e/o Fornitore Terzo, in base ai criteri definiti nel bando, una relazione contenente i risultati delle valutazioni eseguite e una lettera di comunicazione dell aggiudicatario della gara, all Amministrazione. beni e servizi.doc Pag. 4 di 12

5 L Amministrazione, inoltre, potrà richiedere al Fornitore l acquisizione diretta di prodotti o servizi accessori, ritenuti necessari per il corretto svolgimento delle prestazioni oggetto del contratto, da utilizzare a cura del personale dell Amministrazione, operante presso la sede del Sistema Informativo, nell'esecuzione delle proprie attività. Per i casi di acquisizione diretta, il Fornitore dovrà operare in nome e per conto dell Amministrazione nel rispetto delle normative vigenti e vincolanti per l Amministrazione stessa. Resta inteso che il Fornitore è autorizzato a procedere all acquisizione diretta di beni e servizi ritenuti necessari dall Amministrazione per il corretto svolgimento delle prestazioni oggetto del presente atto, previa autorizzazione della stessa della relativa offerta. L acquisizione diretta dovrà avvenire secondo i vincoli specificati e, nel rispetto esclusivamente dei principi della non discriminazione e della economicità e ove ne ricorrano le condizioni della concorrenzialità. Il Fornitore dovrà registrare le richieste ricevute in un registro delle Acquisizioni dirette, contenente almeno: il nome e cognome del richiedente, l oggetto della richiesta, l identificativo del bene fornito, la data di consegna o erogazione prevista e quella effettiva, il prezzo del bene e/o servizio. Il registro dovrà essere visibile all Amministrazione, ad es. con pubblicazione sulla intranet. Il Fornitore dovrà procedere con la massima diligenza alla verifica e/o al collaudo dei beni e servizi acquisiti direttamente per conto dell Amministrazione. Della avvenuta verifica e/o collaudo il Fornitore darà comunicazione all Amministrazione mediante dichiarazione inviata prima della emissione della relativa fattura e contestuale trasmissione della relazione di verifica e/o collaudo. Il Fornitore si impegna inoltre a trasmettere all Amministrazione, a fronte di esplicita richiesta, la documentazione attestante la procedura seguita per l acquisizione e la relativa documentazione, nonché il contratto stipulato. Il Fornitore si impegna a tenere indenne l Amministrazione che non sarà considerata parte dei contratti stipulati con Fornitori Terzi - da ogni pretesa eventualmente avanzata dai fornitori dei beni e servizi per quanto riguarda i pagamenti loro dovuti LIVELLI DI SERVIZIO Nell ambito della gestione del servizio di acquisizione beni e servizi la prestazione chiave da misurare è il rispetto dei tempi previsti per il completamento della selezione del Fornitore Terzo. Rispetto dei tempi di selezione del Fornitore : misura la puntualità con cui viene svolta la selezione del Fornitore. Si misura calcolando i giorni lavorativi di ritardo rispetto alla data prevista di completamento della selezione. beni e servizi.doc Pag. 5 di 12

6 Tabella 2 Livelli di Servizio Livello di Servizio Rispetto dei tempi di selezione del Fornitore Metrica Giorni di ritardo sulla selezione del Fornitore Soglie di accettazione val. limite val. atteso < 10% della durata preventivata Modalità di calcolo 1 Numero di giorni lavorativi di ritardo intercorrenti tra la data prevista di selezione e quella effettiva. La data effettiva coincide con la data di comunicazione all Amministrazione dell avvenuta selezione Volume di riferimento N.A. Limite di garanzia N.A. 1 Definizione dell algoritmo per il calcolo del valore del LdS. beni e servizi.doc Pag. 6 di 12

7 Limiti di validità dei livelli di servizio Non applicabile Modalità di rilevazione dei livelli di servizio Requisiti richiesti Non applicabile Modalità di rilevazione Devono essere specificati: Processi di registrazione ed elaborazione di dati per il calcolo dei Livelli di Servizio; Strutture organizzative del Fornitore e dell Amministrazione coinvolte; Strumenti impiegati; Modalità di registrazione dei dati; 1.3. Elementi base del servizio CARATTERISTICHE DI COMPLESSITÀ Complessità dell oggetto della fornitura. Modalità per la gestione della Fornitura. Tempi di fornitura STIMA DEL VOLUME DI EROGAZIONE Non sono disponibili dati sulle serie storiche del volume di tale servizio FATTORI DI RISCHIO Si può assumere che i fattori di rischio connessi all inadeguata erogazione del presente servizio siano di profilo medio-basso. beni e servizi.doc Pag. 7 di 12

8 1.4. Specifiche per la realizzazione del servizio Le specifiche per la realizzazione del servizio identificano le procedure per la realizzazione del servizio con la descrizione delle modalità di esecuzione FASI DEL SERVIZIO Le principali fasi del servizio, a carico del Fornitore, sono: Gestione delle procedure d acquisizione tramite gara Richiesta formale da parte dell Amministrazione Predisposizione in base alle esigenze dell Amministrazione, di un piano per l acquisizione, contenente almeno: l indicazione dell oggetto della fornitura, dei volumi previsti, della tempistica, delle modalità di erogazione, consegna e/o distribuzione nonché dei tempi entro i quali il processo di selezione sarà completato e le modalità specifiche di aggiudicazione della gara. Approvazione da parte dell Amministrazione del piano presentato. Definizione dello schema di contratto, capitolato, bando di gara, secondo quanto concordato. Pubblicazione del bando di gara, per l espletamento delle procedure concorsuali. Laddove previsto, svolgimento delle attività relative alla prequalifica e all invio dei documenti di gara. Valutazione delle offerte e selezione del miglior prodotto e/o Fornitore terzo Acquisizione diretta di beni e servizi Richiesta formale da parte dell Amministrazione Predisposizione in base alle esigenze dell Amministrazione, di un offerta, contenente indicazioni tecnico economiche della fornitura, ossia almeno: l indicazione dell oggetto della fornitura, dei volumi previsti, del prezzo e delle modalità di erogazione, consegna e/o distribuzione del bene o servizio. Approvazione da parte dell Amministrazione dell offerta. Verifica e/o Collaudo dei beni o servizi acquisiti Consegna e/o erogazione dei beni o servizi. beni e servizi.doc Pag. 8 di 12

9 1.4.2 DURATA DEL SERVIZIO Il servizio verrà erogato su richiesta dell Amministrazione per tutta la durata del contratto. La terminazione del servizio coincide con la scadenza del contratto tra Amministrazione e Fornitore MODALITÀ DI INTERAZIONE CON I CLIENTI/UTENTI Matrice di responsabilità Nella Matrice di Responsabilità sotto riportata vengono evidenziate le attività e le relative responsabilità nella esecuzione delle fasi operative del servizio. Attività: Competenze: descrive l attività, eventualmente suddivisa in sotto attività. indica la funzione (Owner) a cui spetta, dal punto di vista gestionale, la competenza del processo. R: Responsabilità. Indica che è il Responsabile per componente/funzione dell attività A: Autorizzazione. Indica chi fornisce l autorizzazione per le attività S: Supporto. Indica il competente a supportare il Responsabile durante l esecuzione l attività I: Informazioni. Indica chi deve essere informato delle varie fasi del processo. Attività Fornitore Amministrazione GESTIONE DELLE PROCEDURE D ACQUISIZIONE Effettuazione richiesta R Predisposizione piano per l acquisizione R, S I Approvazione del piano S, I A, R Definizione dello schema di contratto, capitolato, bando di gara R, S I Pubblicazione del bando di gara R, S I Valutazione delle offerte e selezione del miglior prodotto e/o Fornitore R, S I terzo ACQUISIZIONE DIRETTA DI BENI E SERVIZI ACCESSORI Effettuazione richiesta R Predisposizione offerta per l acquisizione diretta beni e servizi R, S I Approvazione offerta S, I A, R Verifica, Collaudo e/o Consegna R, S I Descrizione dettagliata delle attività In questo paragrafo devono essere forniti i dettagli delle attività svolte nell'erogazione del servizio così come descritto nei paragrafi precedenti specificando le modalità di interazione tra cliente e fornitore con l'indicazione delle interfacce e delle strutture degli beni e servizi.doc Pag. 9 di 12

10 stessi coinvolti nella gestione del servizio, nonché le eventuali migliorie in termini di efficacia ed efficienza proposte per il servizio stesso RESPONSABILITÀ DI EROGAZIONE Indicare l organigramma delle strutture aziendali coinvolte nell erogazione del servizio evidenziando i legami funzionali tra le stesse RISORSE UTILIZZATE PER LA REALIZZAZIONE Personale utilizzato Indicare le risorse utilizzate per l erogazione del servizio. Tabella 3. Personale utilizzato Personale Interno Tipo Numero Quantità (FTE) Esterno Risorse tecnologiche ed infrastrutture Tabella 4. Risorse e infrastrutture Infrastrutture Piattaforme hardware Ambiente software TLC Altro Subfornitori Per il presente servizio non è consentito il subappalto. beni e servizi.doc Pag. 10 di 12

11 1.5. Specifiche di controllo della qualità del servizio DESCRIZIONE PROCESSI PER IL CONTROLLO DELLE PRESTAZIONI DEL SERVIZIO Indicare: Processi per il controllo dei processi interni del Fornitore per l erogazione del servizio e la gestione delle non conformità relative al mancato rispetto delle soglie previste per i parametri di controllo di tali processi definiti dal Fornitore. Strutture organizzative coinvolte; Strumenti impiegati; Modalità di registrazione dei dati; Gestione della sicurezza PARAMETRI DI CONTROLLO DELLA QUALITÀ DEL SERVIZIO Indicare nella tabella seguente in parametri identificati dal Fornitore per il controllo dei processi interni di erogazione del servizio. Tabella 5. Parametri di controllo qualità Parametro Descrizione Modalità di rilevazione Soglia accettazione 1.6. Modalità di rendicontazione Il Fornitore, entro 15 giorni solari dall inizio del mese successivo a quello cui la rendicontazione si riferisce, predisporrà una relazione contenente le attività effettuate relative agli interventi di acquisizione di beni e servizi chiuse nel mese precedente, la loro data di chiusura concordata e quella effettiva, la rendicontazione dei Livelli di servizio, le attività di verifica e collaudo ecc.. beni e servizi.doc Pag. 11 di 12

12 1.7. Penali Nel seguito sono riportati i parametri per l applicazione delle penali relative al mancato rispetto del livello di servizio sopra definito. Tali penali non sono applicabili nel caso di mancato rispetto del livello di servizio da parte del Fornitore per fattori non imputabili allo stesso. Tabella 6. Penali per il non rispetto del tempo di selezione del Fornitore Penale Ritardo 2 3% del corrispettivo spettante per l attività svolta 10% -20% 6 % del corrispettivo spettante per l attività svolta 20% - 30% 10% del corrispettivo spettante per l attività svolta Oltre 30% 2 La percentuale è riferita alla durata preventivata, come indicato nel LdS. beni e servizi.doc Pag. 12 di 12