Mantenere le Infrastrutture e le Attrezzature

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1 Scopo Responsabile Fornitore del Processo Input Cliente del Processo Output Indicatori Riferimenti Normativi Processi Correlati Sistemi Informatici Mantenere e migliorare l efficienza e la sicurezza delle infrastrutture e dei locali ARDSU con la relativa dotazione di impianti, attrezzature, arredamenti. Direttore Coordinatore Servizio Tecnico Direttori Tecnici Studenti e Servizi DSU Toscana Piano triennale degli investimenti Programma annuale di manutenzione ordinaria e straordinaria Analisi esigenze globali di manutenzione (segnalazioni, reclami, indagini interne) Studenti e Servizi DSU Toscana Esecuzione degli interventi manutentivi nei tempi previsti dal contratto di Global Service Esecuzione del Programma annuale di manutenzione ordinaria e straordinaria % di interventi di manutenzione straordinaria terminati entro i termini contrattuali % di interventi di manutenzione iniziati entro i tempi previsti contrattualmente % di controlli positivi/controlli relativi agli interventi effettuati D. Lgs. 81/2008 Legge 109/94 D.P.R. 554/99 D.Lgs 163 del 12/04/06 P02 Gestire le Residenze P03 Erogare Servizi di Ristorazione P06 Gestire gli aspetti contabili e di bilancio P07 Acquisizione beni servizi e lavori Sistema Informativo Archibus Indice delle revisioni Revisione n. 01 Data: Descrizione: Prima emissione Approvazione Responsabile procedura (redazione) Responsabile SQ (verifica) Cesari Fantoni Direzione (approvazione) Piarulli Copia Ufficiale del documento presente nella rete aziendale 1

2 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Scopo della presente procedura è descrivere le modalità attraverso le quali gli edifici e i locali di cui l Azienda dispone, ciascuno con la relativa dotazione di impianti, macchinari, attrezzature e arredamenti, vengono mantenute in stato di efficienza e sicurezza. 2. MODALITA OPERATIVE Le modalità operative sono descritte nei flussi seguenti: Richieste di Interventi Manutenzione Programmata Manutenzione extra canone La manutenzione ordinaria programmata e ripartiva viene affidata tramite gara di Appalto ad un Consorzio affidatario: le modalità e le periodicità con cui devono essere effettuati gli interventi fanno riferimento a quanto previsto dalla normativa e a quanto previsto dal Capitolato di Appalto. 2.1 Struttura organizzativa manutenzione ordinaria programmata e ripartiva L affidamento della gestione integrata della manutenzione ordinaria e programmata è strutturato in 3 lotti che corrispondono alle 3 Sedi dell Azienda. Il Responsabile dell appalto globale è il RUP, individuato nel Coordinatore del Servizio Tecnico, mentre per ciascuna sede viene individuato un Direttore Tecnico che si occupa della gestione dell appalto per la Sede di riferimento. 3. MONITORAGGIO DEL PROCESSO Il monitoraggio del processo avviene secondo il seguente schema: Responsabile Documento di Indicatore rilevazione rilevazione % di interventi di manutenzione straordinaria terminati entro i termini contrattuali % di interventi di manutenzione iniziati entro i tempi previsti contrattualmente % di controlli positivi/controlli relativi agli interventi effettuati Responsabile Servizio Tecnico Responsabile Servizio Tecnico Responsabile Servizio Tecnico Contratti e/o capitolati e/o lettere d invito Registro informatico Check list Documento di sintesi Rapporto sul SQRS Rapporto sul SQRS Rapporto sul SQRS Frequenza valutazione Ogni intervento di manutenzione straordinaria semestrale semestrale 4. ELENCO DELLE ISTRUZIONI OPERATIVE Le istruzioni operative della presente procedura sono: Codice I01 P09 Titolo Verifica degli interventi Copia Ufficiale del documento presente nella rete aziendale 2

3 Flusso di processo n. 1: Richieste di Intervento Copia Ufficiale del documento presente nella rete aziendale 3

4 Dettaglio delle note del flusso precedente Richieste di intervento 1. Le segnalazioni relative alle esigenze di intervento possono pervenire dagli utenti oppure direttamente dal Personale degli uffici. 2. Il Personale incaricato delle Aree Residenze e Ristorazione e del Servizio tecnico effettua la richiesta di intervento attraverso il Sistema Informativo Archibus o in casi di emergenza attraverso il Call Center che provvede all'aggiornamento del Sistema Informativo. 3. La squadra manutentiva effettua il sopralluogo nei tempi previsti dal Capitolato e aggiorna il Sistema Informativo. 4. Il Capo Commessa del Global Service verifica se la richiesta di intervento rientra fra la manutenzione prevista a canone o extra canone. Nel caso in cui la richiesta di intervento si riferisca a manutenzione programmata a canone il Capo Commessa del Global Service attiva le squadre manutentive sulla base dell'intervento manutentivo richiesto e aggiorna il Sistema Informativo Archibus. Nel caso in cui la richiesta di intervento si riferisca a manutenzione extra canone il Capo Commessa propone un progetto di intervento con relativo preventivo di spesa (vedi flusso Manutenzione extra canone). 5. La squadra manutentiva effettua l'intervento e aggiorna il Sistema Informativo Archibus. 6. Il Servizio Tecnico verifica la corretta esecuzione dell'intervento. Vedi istruzione I01 P09 Verifica degli interventi. Copia Ufficiale del documento presente nella rete aziendale 4

5 Flusso di processo n. 2: Manutenzione Programmata 1 ATTIVITA' Programmazione manutenzione programmata Servizio Tecnico Global Service Servizio Amministrazione e Contabilità Note/ Strumenti/ Moduli Il capitolato allegato alla gara per l'affidamento della manutenzione programmata ordinaria e riparativa disciplina gli interventi di manutenzione programmata e le relative periodicità 2 Esecuzione della manutenzione programmata, compilazione modulo/registro e aggiornamento Sistema Informativo Archibus Registrazione di quanto effettuato sulla Scheda Attività Programmate, compilazione dei Registri nei casi previsti dalla normativa e aggiornamento del Sistema Informativo Archibus. Le Schede Attività Programmate relative agli interventi programmati per ciascun mese vengono trasmesse entro il 10 del mese successivo ai Direttori Tecnici del Servizio Tecnico. 3 Verifica della corretta esecuzione dell'intervento Si No Il Servizio Tecnico verifica la corretta esecuzione dell'intervento. Vedi istruzione I01 P09 Verifica degli interventi. 4 Attivazione Procedura Richieste di Intervento Qualora venga rilevata un'anomalia nell'effettuazione dell'intervento viene attivata la Procedura Richieste di Intervento 5 Attestazione di regolare esecuzione del servizio L'attestazione della regolare esecuzione del servizio viene effettuata sulla base del riscontro con le Schede Attività Programmate trasmesse dal Capo Commessa del Global Service 6 Trasmissione documentazione per pagamento Copia Ufficiale del documento presente nella rete aziendale 5

6 Dettaglio delle note del flusso precedente Manutenzione Programmata 1. Il capitolato allegato alla gara per l'affidamento della manutenzione programmata ordinaria e riparativa disciplina gli interventi di manutenzione programmata e le relative periodicità 2. Registrazione di quanto effettuato sulla Scheda Attività Programmate, compilazione dei Registri nei casi previsti dalla normativa e aggiornamento del Sistema Informativo Archibus. Le Schede Attività Programmate relative agli interventi programmati per ciascun mese vengono trasmesse entro il 10 del mese successivo ai Direttori Tecnici del Servizio Tecnico. 3. Il Servizio Tecnico verifica la corretta esecuzione dell'intervento. Vedi istruzione I01 P09 Verifica degli interventi 4. Qualora venga rilevata un'anomalia nell'effettuazione dell'intervento viene attivata la Procedura Richieste di Intervento 5. L'attestazione della regolare esecuzione del servizio viene effettuata sulla base del riscontro con le Schede Attività Programmate trasmesse dal Capo Commessa del Global Service Copia Ufficiale del documento presente nella rete aziendale 6

7 Flusso di processo n. 3: Manutenzione extra canone Copia Ufficiale del documento presente nella rete aziendale 7

8 Dettaglio delle note del flusso precedente Manutenzione Extra Canone 1. Le attività dal punto 1 al punto 14 del presente processo sono pianificate come previsto dalla normativa vigente (D.Lgs 12/04/06 n. 163) In base alla competenze interne al Servizio Tecnico ed al carico di lavoro si valuta l'opportunità di gestire il progetto internamente o affidarlo all'esterno. 4. In caso di gestione interna del progetto il Direttore dà incarico formale al RUP che provvede alla nomina di tutte le figure coinvolte nel progetto (progettisti, D.L. coordinatore della sicurezza in progettazione, coordinatore sicurezza in esecuzione). In caso affidamento esterno, dopo la validazione del RUP, segue il provvedimento del Direttore per l'incarico esterno. 5. A seconda dell'importo per la realizzazione del progetto l'incarico esterno può essere gestito con incarico diretto oppure tramite lo svolgimento della procedura di gara Progetto preliminare, definitivo ed esecutivo L'aggiudicazione è regolamentata alla L.109/94 ed il contratto firmato dalla Direzione. 11. D.L. interno/esterno Verifica sul cantiere condotta dal D.L., Coordinatore della sicurezza, il RUP quale responsabile dei lavori "funzionario interno". 14. Il S.A.L. è proposto dalla D.L. e liquidato dal RUP. 15. Oltre i ,00 euro deve essere nominato un terzo per l'esecuzione del collaudo. Il certificato è trasmesso dal D.L al RUP per la firma. Copia Ufficiale del documento presente nella rete aziendale 8