L autocomposizione per l acquisizione dei documenti guida l operatore durante tutte le fasi di acquisizione, protocollazione ed archiviazione.

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1 DOCUSOFT LA PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI DOCUSOFT gestisce il protocollo generale e i protocolli dipartimentali per tutti i documenti archiviati. E' inoltre in grado di gestire il protocollo anche per i fascicoli. Un documento può essere protocollato sia livello generale sia contemporaneamente da uno o più dipartimenti, ognuno dotato di un proprio numero di protocollo indipendente. La protocollazione dei documenti L autocomposizione per l acquisizione dei documenti guida l operatore durante tutte le fasi di acquisizione, protocollazione ed archiviazione. L operatore avvia l autocomposizione per l acquisizione del documento. L operatore seleziona la destinazione del documento (in entrata, in uscita, )(1). 1 La struttura delle destinazioni documento mostrata in figura è solamente un esempio. E possibile creare qualsiasi struttura si desideri.

2 L operatore inserisce i dati identificativi del documento (2). Da notare il campo Destinatario interno che operatore utilizza per l assegnazione del documento al destinatario finale. Il destinatario finale può essere un dipartimento, un gruppo di utenti o un singolo utente. L operatore avvia il processo di protocollazione e segnatura di protocollo. Per la segnatura di protocollo è possibile utilizzare una comune stampante di etichette o una timbratrice elettronica (attualmente sono supportate KPR PRINTAPEN 5000 e REINER JETSTAMP 791 ). Segnatura di protocollo 2 Al gruppo dei campi standard mostrati nella figura possono essere aggiunti in qualsiasi momento altri campi di qualsiasi tipo (alfanumerici, numerici, data, logici, memo).

3 (Esempio) (Esempio) E anche possibile creare uno o più documenti non collegati ad un immagine specifica, impegnando una serie di numeri di protocollo. In seguito l operatore potrà decidere se eseguire la scansione del documento. Questa situazione avviene quando un documento da protocollare non è immediatamente disponibile per la scansione. L operatore decide il modo con il quale acquisire i documenti. E possibile acquisire i documenti dallo scanner (sono supportati tutti gli scanner dotati di driver TWAIN), caricare documenti già esistenti in formato immagine o elettronico da una qualsiasi cartella locale o di rete oppure rinunciare all acquisizione dell immagine perché, per esempio al momento il documento cartaceo non è disponibile, mantenendo i dati precedentemente inseriti. Quest ultima modalità è utilizzabile anche per la prenotazione di uno o più numeri di protocollo. Al termine dell operazione di scansione l operatore salva il documento acquisito e può proseguire con l acquisizione e la protocollazione di un nuovo documento. I documenti sono immediatamente usufruibili dagli utenti della rete intranet ed Internet.

4 Operazioni opzionali Durante la fase di acquisizione il documento può essere inserito in uno o più fascicoli e/o firmato digitalmente. La finestra per la selezione del fascicolo Il menu Firma digitale

5 Impostazioni per la sicurezza La finestra per la firma digitale del documento La possibilità di protocollare i documenti non è prerogativa di tutti di utenti DOCUSOFT. Possono esserci utenti autorizzati a protocollare e utenti autorizzati solamente a consultare i documenti ad essi inviati. Nella sezione gestione utenti di DOCUSOFT è possibile creare e gestire: I profili utente con i relativi privilegi di operatività ed accessibilità Gli utenti. Ad un profilo utente possono essere associati tutti gli utenti che si desiderano. I dipartimenti di cui è composta la propria organizzazione L organigramma ovvero il grafico che descrive sinteticamente le funzioni e i rapporti gerarchici esistenti nell'ambito della struttura organizzativa 9 La rubrica utilizzabile per l'invio della posta elettronica direttamente da DOCUSOFT. La rubrica può essere importata da fonti dati esterne. E inoltre possibile: Inserire i dati identificativi della propria organizzazione utilizzabili, per esempio, per l intestazione delle stampe prodotte da DOCUSOFT Definire le proprietà e i numeri di partenza per il protocollo generale, i protocolli dipartimentali e il protocollo fascicoli Controllare in qualsiasi momento quali utenti sono connessi all archivio corrente

6 Sezione Profili utente Sezione Utenti

7 Sezione Organigramma Sezione Rubrica

8 Proprietà Profilo utente Operatività Proprietà Profilo utente Accessibilità

9 Proprietà Utente Proprietà Contatto