DOCUMATIC Archiviazione Elettronica Documenti

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1 introduzione DOCUMATIC Archiviazione Elettronica Documenti Soft Works 2000 Manuale utente - 1

2 introduzione Manuale utente DOCUMATIC Archiviazione Elettronica dei Documenti Versione 7 Soft Works 2000 Manuale utente - 2

3 introduzione Le informazioni contenute nel presente manuale sono soggette a modifiche senza preavviso. Se non specificato diversamente, ogni riferimento a società, nomi, dati ed indirizzi utilizzati nelle riproduzioni delle schermate e negli esempi é puramente casuale ed ha il solo scopo di illustrare l uso del prodotto Soft Works Nessuna parte di questo manuale può essere riprodotta in qualsiasi forma o mezzo elettronico o meccanico, per alcun uso, senza il permesso scritto di Soft Works Copyright Soft Works Tutti i diritti riservati. Manuale utente - 3

4 introduzione INTRODUZIONE UTILIZZO DELLA TASTIERA In questo manuale sono utilizzate alcune convenzioni quando si fa riferimento all uso della tastiera: Il tasto SHIFT è indicato con [SHIFT], Il tasto CONTROL (posto in genere in basso a sinistra nella tastiera) è indicato con [CTRL], il tasto [ALTERNATE] (posto in genere ai lati della [BARRA SPAZIO]) è indicato con [ALT], il tasto ESCAPE (posto in genere in alto a sinistra nella tastiera) è indicato con [ESC]. I tasti cursore (posti in genere nella parte destra della tastiera) sono indicati con [INIZIO], [FRECCIA SU], [PAGINA SU], [FRECCIA DESTRA], [PAGINA GIÙ], [FRECCIA GIÙ], [FINE] e [FRECCIA SINISTRA]. I tasti funzione (posti in genere nella parte alta della tastiera e contrassegnati dalle sigle F1, F2, F3... F10, F11, F12) sono indicati con [F1]... [F12]. In alcuni casi si possono utilizzare combinazioni di tasti. Ad esempio, [ALT][C] significa che, tenendo premuto [ALT], bisogna premere anche il tasto [C]. UTILIZZO DEL MOUSE In questo manuale quando si dice FARE CLICK su un oggetto, si intende che la freccia deve essere posizionata sull oggetto e il pulsante sinistro deve essere premuto e rilasciato rapidamente. FARE DOPPIO CLICK significa la stessa cosa di FARE CLICK, soltanto che il pulsante sinistro del mouse deve essere premuto e rilasciato due volte in rapida successione. Quando invece si dice TRASCINARE un oggetto, si intende che la freccia deve essere posizionata sull oggetto e, tenendo premuto il pulsante sinistro, spostare il mouse in modo da portare l oggetto in una nuova posizione. FINESTRE E OGGETTI Finestre Finestre di dialogo Campi Caselle Pulsanti Pulsanti di opzione Liste Liste a discesa Griglie Manuale utente - 4

5 benvenuti in documatic BENVENUTI IN DOCUMATIC LA FINESTRA INTRODUTTIVA In fase di avvio DOCUMATIC mostra una finestra con le informazioni del copyright, la versione del software, il numero di licenze d uso attivate e il numero di serie. Cliccare sull ipertesto visualizzato per collegarsi al sito Internet di SoftWorks2000 o premere OK per continuare. Questa finestra è richiamabile anche scegliendo INFORMAZIONI COPYRIGHT sul menu?. INSERIMENTO DELLA PASSWORD DI INGRESSO All ingresso in DOCUMATIC, se almeno un utente é presente nella tabella utenti, si apre la finestra VERIFICA PASSWORD. Nel campo ARCHIVIO è visualizzato il nome dell archivio corrente. Nel campo NOME UTENTE è visualizzato l ultimo utente che ha avuto accesso a DOCUMATIC dalla postazione corrente. Digitare nel campo UTENTE il proprio nome utente, digitare nel campo PASSWORD la propria password di ingresso e premere OK per accedere a DOCUMATIC. Se l archivio utenti non è vuoto, non é possibile accedere a DOCUMATIC senza inserire la password di ingresso. Se il nome utente non è trovato nella tabella utenti è visualizzato il messaggio {nome utente} non trovato in tabella oppure Utente {nome utente} non trovato in tabella Utenti. Se la password di ingresso non corrisponde a quella dell utente inserito è visualizzato il messaggio Password errata. Non é possibile l ingresso se un altro utente ha avviato DOCUMATIC inserendo lo stesso nome. In questo caso è mostrato il messaggio Impossibile inizializzare log utenti. Utente {nome utente} già attivo su altra postazione di lavoro. Manuale utente - 5

6 benvenuti in documatic Se gli utenti correntemente connessi sono pari al numero di licenze acquistate è mostrato il messaggio Questa versione del software supporta un massimo di {numero massimo utenti} utenti. Sono possibili fino a dieci tentativi di inserimento del nome utente e della password, esauriti i quali sarà negato l ingresso a DOCUMATIC e sarà necessario riavviarlo. Premere ANNULLA per rinunciare all ingresso in DOCUMATIC. Se la tabella utenti é vuota ed un altro utente avvia DOCUMATIC su un altra postazione di lavoro è visualizzato il messaggio Impossibile inizializzare log utenti. Tabella Utenti vuota e altro utente attivo su altra postazione di lavoro. In questo caso, per consentire il lavoro a più persone contemporaneamente (solo versioni NETWORK e ENTERPRISE), è necessario inserire nuovi utenti nella tabella Utenti. LA FINESTRA INIZIALE Dopo la visualizzazione della finestra introduttiva, con le informazioni sul copyright, e dopo l eventuale inserimento della password di ingresso, si apre la finestra che, nel resto di questo manuale, sarà indicata come finestra iniziale. Per accedere alla gestione degli archivi premere SELEZIONA in corrispondenza della casella ARCHIVIO. Per portare in primo piano la sezione con la struttura delle destinazioni documento premere DESTINAZIONI. Per portare in primo piano la sezione con la struttura dei tipi fascicolo premere TIPI FASCICOLO. La sezione è attiva se è la procedura FASCICOLI è attivata. Se le destinazioni documento sono in primo piano, per aprire l intera tabella documenti o per accedere ai documenti contenuti nella destinazione selezionata premere APRI. Se i tipi fascicolo sono in primo piano, per aprire l intera tabella fascicoli o per accedere ai fascicoli del tipo selezionato premere APRI. Per trovare uno o più documenti (uno o più fascicoli) mediante l impostazione di criteri di ricerca premere TROVA. Per impostare l ordinamento della lista dei documenti (lista fascicoli) premere CAMBIA in corrispondenza della casella APRI LISTA ORDINATA PER. Per aprire i documenti (i fascicoli) acquisiti nella giornata corrente, negli ultimi tre giorni, premere OGGI, ULTIMI 3 GIORNI, Manuale utente - 6

7 benvenuti in documatic Per iniziare una nuova sessione di acquisizione dei documenti premere ACQUISISCI (il primo). Per iniziare una nuova sessione di acquisizione dei documenti in formato elettronico premere ACQUISISCI (il secondo). Il pulsante è attivo se modulo aggiuntivo DOCUMATIC ACTIVE DOCUMENTS è installato ed attivato. Per accedere alla gestione degli utenti Premere UTENTI. L accesso è riservato ai soli utenti con funzione di supervisione. Per accedere alla gestione della struttura dei dati (destinazioni, tipi fascicolo, campi chiave documento e campi chiave fascicolo) premere STRUTTURA DATI. L accesso è riservato ai soli utenti con funzione di supervisione. Per chiudere l archivio corrente e ritornare alla finestra di richiesta della password premere DISCONNETTI. Il pulsante è attivo se la tabella Utenti non è vuota. Per terminare la sessione di lavoro con DOCUMATIC premere ESCI. Manuale utente - 7

8 gli archivi GLI ARCHIVI In DOCUMATIC è di fondamentale importanza, per il corretto svolgimento delle operazioni di rete, definire le directory di lavoro comuni per gli utenti. Per fare questo è necessario definire il tipo di database da utilizzare (standard o avanzato), i parametri di connessione (nel caso di archivio avanzato) e le directory di lavoro. Il database predefinito di DOCUMATIC è di tipo standard e si trova nella stessa directory di installazione del software. Per le versioni STANDARD e PROFESSIONAL di DOCUMATIC, che operano in monoutenza, non è necessario modificare le impostazioni predefinite. La versione STANDARD di DOCUMATIC può gestire solamente un archivio. Per modificare le impostazioni dell archivio corrente, aggiungere un nuovo archivio o cancellare un archivio esistente, nella finestra iniziale premere SELEZIONA in corrispondenza del campo ARCHIVIO oppure scegliere SELEZIONA ARCHIVIO sul menu FILE. Si apre la finestra Per aggiungere un nuovo archivio premere AGGIUNGI. Per modificare le proprietà dell archivio selezionato nella lista di riepilogo ARCHIVI premere PROPRIETÀ. Per cancellare l archivio selezionato nella lista di riepilogo ARCHIVI premere RIMUOVI. Premere OK per salvare le impostazioni e confermare la selezione oppure ANNULLA per annullare le impostazioni e la selezione. Le funzionalità aggiunta, modifica delle proprietà e rimozione dell archivio sono accessibili solamente agli utenti con funzione di supervisione. Tutti gli altri utenti possono solamente cambiare archivio se più di un archivio è stato inserito nella lista da un utente con funzione di supervisione. AGGIUNTA DI UN NUOVO ARCHIVIO Per aggiungere un nuovo archivio (solo versioni NETWORK e ENTERPRISE) premere AGGIUNGI. Si apre la finestra Manuale utente - 8

9 gli archivi Nel caso si intenda utilizzare il database Microsoft SQL Server (solo versione ENTERPRISE), selezionare AVANZATO sia nella sezione Archivio utenti che nella sezione Archivio Principale. In questo caso il contenuto della finestra cambia nel seguente modo Si premette che l archivio Principale contiene tutte le tabelle con i dati dei documenti e dei fascicoli e che l archivio Utenti contiene tutti i dati delle persone che hanno accesso a tali documenti e fascicoli. Inserire il nome dell archivio nel campo NOME (obbligatorio). Inserire il codice dell archivio nel campo CODICE (obbligatorio). Sezione ARCHIVIO UTENTI Se si intende utilizzare un database di tipo Microsoft FoxPro attivare il pulsante di opzione STANDARD oppure se si intende utilizzare un database di tipo Microsoft SQL Server attivare il pulsante di opzione AVANZATO (solo versione ENTERPRISE). Nel caso di archivio standard, per selezionare la directory che conterrà le tabelle dell archivio Utenti premere in corrispondenza del campo DIRECTORY TABELLE. Non selezionare una directory contenente le tabelle di un altro archivio. Nel caso di archivio avanzato, per impostare le proprietà della connessione all archivio premere in corrispondenza del campo RIEPILOGO PARAMETRI CONNESSIONE. Si apre la finestra Manuale utente - 9

10 gli archivi Nel campo DRIVER lasciare l impostazione SQL SERVER. Inserire, come minimo, il nome del server nel campo SERVER e il nome del database nel campo DATABASE. Nel caso di archivio avanzato, per aggiungere un nuovo database ai database di Microsoft SQL Server premere in corrispondenza di AVANZATO. Per poter effettuare l operazione è necessario avere inserito i parametri di connessione minimi. Si apre la finestra Inserire il nome che si vuole dare all archivio Utenti e premere OK per confermarne la creazione oppure premere ANNULLA per annullare l operazione. Premere CREA TABELLE per aggiungere le tabelle all archivio. Nel caso di archivio standard per poter effettuare l operazione è necessario avere inserito i parametri di connessione minimi e aver aggiunto il database ai database di Microsoft SQL Server. Per selezionare la directory che conterrà tutti quei file non inseribili nelle tabelle dell archivio premere in corrispondenza del campo DIRECTORY FILE ESTERNI. Nel caso di archivio standard si consiglia di farla coincidere con la directory dell archivio. Sezione ARCHIVIO PRINCIPALE Se si intende utilizzare un database di tipo Microsoft FoxPro selezionare STANDARD oppure se si intende utilizzare un database di tipo Microsoft SQL Server selezionare AVANZATO (solo versione ENTERPRISE). Nel caso di archivio standard, per selezionare la directory che conterrà le tabelle dell archivio Principale premere in corrispondenza del campo DIRECTORY TABELLE. Non selezionare una directory contenente le tabelle di un altro archivio. Nel caso di archivio avanzato, per impostare le proprietà della connessione all archivio premere in corrispondenza del campo RIEPILOGO PARAMETRI CONNESSIONE. Nel caso di archivio avanzato, per aggiungere un nuovo database ai database di Microsoft SQL Server premere in corrispondenza di AVANZATO. Per poter effettuare l operazione è necessario avere inserito i parametri di connessione minimi. Premere CREA TABELLE per aggiungere le tabelle all archivio. Nel caso di archivio standard per poter effettuare l operazione è necessario avere inserito i parametri di connessione minimi e aver aggiunto il database ai database di Microsoft SQL Server. Per selezionare la directory che conterrà tutti quei file non inseribili nelle tabelle dell archivio premere in corrispondenza del campo DIRECTORY FILE ESTERNI. Nel caso di archivio standard si consiglia di farla coincidere con la directory dell archivio. Se si intende utilizzare un solo archivio di documenti Si consiglia di creare una directory unica (es. DOCUMATIC SERVER) con al suo interno due directory (es. ARCHIVIO UTENTI e ARCHIVIO PRINCIPALE). Per la versione ENTERPRISE creare due database ARCHIVIO UTENTI e ARCHIVIO PRINCIPALE. Se si intendono utilizzare più archivi di documenti accessibili da un unico gruppo di utenti Manuale utente - 10

11 gli archivi Si consiglia di creare una directory unica (es. DOCUMATIC SERVER) con al suo interno una directory per l archivio Utenti (es. ARCHIVIO UTENTI) e tante directory quanti sono gli archivi principali (es. ARCHIVIO PRINCIPALE 1, ARCHIVIO PRINCIPALE 2, ). Per la versione ENTERPRISE creare i database ARCHIVIO UTENTI, ARCHIVIO PRINCIPALE 1, ARCHIVIO PRINCIPALE 2,. Se si intendono utilizzare più archivi di documenti accessibili da gruppi di utenti differenti per ogni archivio Si consiglia di creare tante directory quanti sono gli archivi principali (es. DOCUMATIC SERVER1, DOCUMATIC SERVER2, ) con due directory all interno di ogni directory (es. ARCHIVIO UTENTI e ARCHIVIO PRINCIPALE). Per la versione ENTERPRISE creare i database ARCHIVIO UTENTI 1, ARCHIVIO UTENTI 2, e ARCHIVIO PRINCIPALE 1, ARCHIVIO PRINCIPALE 2,. MODIFICA DELLE PROPRIETÀ DI UN ARCHIVIO Per modificare le proprietà di un archivio, selezionarlo e premere PROPRIETÀ o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. CANCELLAZIONE DI UN ARCHIVIO Per cancellare un archivio, selezionarlo e premere RIMUOVI. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. In caso di conferma l archivio è cancellato solamente dalla lista. L amministratore di sistema dovrà in seguito cancellare manualmente dal disco tutte le directory e i file che lo compongono o, nel caso di archivio avanzato, cancellarlo da Microsoft SQL Server tramite Microsoft SQL Server Enterprise Manager. Manuale utente - 11

12 gli utenti GLI UTENTI Nel lavoro di tutti i giorni gli utenti non hanno gli stessi diritti di accesso ai documenti. Ci saranno persone che potranno leggere tutti i documenti (tipicamente gli amministratori di sistema o i responsabili del protocollo), altri che potranno leggere i documenti indirizzati alla propria unità organizzativa (tipicamente le segreterie) ed altri che potranno leggere solamente i documenti a loro espressamente indirizzati. All interno di questi macrogruppi ci saranno utenti cui un operazione è permessa e altri cui non lo è. Per accedere alla gestione degli utenti, nella finestra iniziale premere UTENTI. Alla gestione utenti hanno accesso solamente gli utenti con funzione di supervisione. Se un utente che non ha la funzione di supervisione preme UTENTE può modificare in una apposita finestra solamente il proprio nome utente e la propria password di accesso a DOCUMATIC. I PROFILI UTENTE Premere PROFILI UTENTE per portare in primo piano la sezione PROFILI UTENTE. Inserimento di un nuovo profilo utente Per inserire un nuovo profilo utente premere INSERISCI. Si apre la finestra Manuale utente - 12

13 gli utenti Le operazioni che si possono consentire ad un utente appartenente ad un profilo sono le seguenti: Inserimento documenti Modifica destinazione documento Modifica dati documento Eliminazione documenti Inserimento fascicoli Modifica tipo fascicolo Modifica dati fascicolo Eliminazione fascicoli Stampa documenti Stampa liste Esportazione dati ed immagini Importazione dati ed immagini Invio documenti per posta elettronica Ricezione documenti per posta elettronica Modifica immagini Modifica tabelle e strutture Modifica opzioni generali Modifica opzioni acquisizione Modifica opzioni stampa Modifica opzioni posta elettronica Manuale utente - 13

14 gli utenti Modifica delle proprietà di un profilo utente Per modificare le proprietà di un profilo utente, selezionarlo e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Cancellazione di un profilo utente Per eliminare un profilo utente, selezionarlo e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. Manuale utente - 14

15 gli utenti GLI UTENTI Premere UTENTI per portare in primo piano la sezione UTENTI. Inserimento di un nuovo utente Per inserire un nuovo utente premere INSERISCI. Si apre la finestra Modifica delle proprietà di un utente Per modificare le proprietà di un utente, selezionarlo e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Manuale utente - 15

16 gli utenti Cancellazione di un utente Per eliminare un utente, selezionarlo e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. L ORGANIGRAMMA L organigramma è il grafico che descrive sinteticamente le funzioni e i rapporti gerarchici esistenti nell ambito di una determinata struttura organizzativa. Per portare in primo piano la sezione ORGANIGRAMMA premere ORGANIGRAMMA. Inserimento di una nuova voce in organigramma Per inserire una nuova voce in organigramma premere INSERISCI. Si apre la finestra Modifica delle proprietà di una voce in organigramma Per modificare le proprietà di una voce in organigramma, selezionarla e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Cancellazione di una voce in organigramma Per eliminare una voce in organigramma, selezionarla e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. Manuale utente - 16

17 gli utenti Aggiunta e rimozione di membri in organigramma INSERIMENTO DEI DATI DEL PROPRIO STUDIO O DELLA PROPRIA AZIENDA ATTIVAZIONE DELLE PROCEDURE OPZIONALI Oltre alle procedure di base per la gestione documentale, DOCUMATIC supporta le seguenti funzionalità opzionali: Protocollo generale Protocollo dipartimentale Lista distribuzione Fascicoli Protocollo fascicoli Azioni Documenti elettronici Firma digitale Messaggistica Per attivare una o più procedure opzionali premere ATTIVAZIONE PROCEDURE. Si apre la finestra Manuale utente - 17

18 gli utenti Barrare le caselle relative alla procedure che si intendono attivare per l archivio principale corrente e premere OK. Le caselle DOCUMENTI ELETTRONICI e FIRMA DIGITALE sono disattivate se i moduli DOCUMATIC ACTIVE DOCUMENTS e DOCUMATIC FIRMA DIGITALE non sono stati installati ed attivati. VISUALIZZAZIONE DEGLI UTENTI CORRENTEMENTE COLLEGATI Sono visualizzate le seguenti informazioni Nome utente (DOCUMATIC) Nome utente Microsoft Windows Dominio utente Microsoft Windows Nome computer Applicazione Data / Ora ingresso IMPORTAZIONE DEGLI UTENTI Manuale utente - 18

19 la struttura dei dati LA STRUTTURA DEI DATI Una parte fondamentale di DOCUMATIC é la definizione delle destinazioni documento (o voci di titolario) e dei campi chiave associati al documento. Le destinazioni documento sono contenitori virtuali, strutturati su più livelli, nei quali sono inseriti i documenti. I campi chiave sono i dati che l utente associa al documento e che ne permettono il reperimento rapido e quindi la visualizzazione. Se con DOCUMATIC si desiderano gestire i fascicoli è possibile definire tutta una serie di tipi di fascicolo e associare campi chiave anche al fascicolo. Allo stesso modo dei documenti è possibile trovare facilmente i fascicoli basandosi sui campi chiave che li caratterizzano. Per accedere alla gestione della struttura dati, nella finestra iniziale, premere STRUTTURA DATI. Alla gestione della struttura dati hanno accesso solamente gli utenti con funzione di supervisione. LE DESTINAZIONI Premere DESTINAZIONI per portare in primo piano la sezione DESTINAZIONI. Inserimento di un nuova destinazione Per inserire una nuova destinazione, selezionare la cartella padre e premere INSERISCI. Si apre la finestra Digitare il nome della cartella nel campo NOME CARTELLA (obbligatorio). Premere SALVA per registrare i dati, SALVA E INSERISCI per registrare e rientrare nuovamente nella modalità di inserimento oppure CHIUDI per chiudere la finestra senza registrare. Non è possibile salvare se il nome della cartella non è stato inserito o se una cartella con lo stesso nome esiste già allo stesso livello. Modifica delle proprietà di una destinazione Per modificare le proprietà di una destinazione, selezionarla e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Manuale utente - 19

20 la struttura dei dati Cancellazione di una destinazione Per eliminare una destinazione, selezionarla e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. I TIPI FASCICOLO Premere TIPI FASCICOLO per portare in primo piano la sezione TIPI FASCICOLO. Inserimento di un nuovo tipo fascicolo Per inserire un nuovo tipo fascicolo selezionare la cartella padre e premere INSERISCI. Consultare il paragrafo INSERIMENTO DI UN NUOVA DESTINAZIONE in questo capitolo per maggiori dettagli. Modifica delle proprietà di un tipo fascicolo Per modificare le proprietà di un tipo fascicolo selezionarlo e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Cancellazione di un tipo fascicolo Per eliminare un tipo fascicolo selezionarlo e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. I CAMPI CHIAVE DOCUMENTO Premere CAMPI CHIAVE DOCUMENTO per portare in primo piano la sezione CAMPI CHIAVE DOCUMENTO. Manuale utente - 20

21 la struttura dei dati I campi inseriti in questa sezione si vanno ad aggiungere a quelli predefiniti DATA / ORA ACQUISIZIONE, PAGINE e DOCUMENTO FRONTE-RETRO. Se almeno due campi chiave sono stati inseriti è possibile variarne l ordine tramite i due pulsanti posti in basso a destra della lista (Sposta su / Sposta giù). Inserimento di un nuovo campo chiave documento Per inserire un nuovo campo chiave documento premere INSERISCI. Si apre la finestra Digitare nel campo TITOLO il nome del campo (obbligatorio). Selezionare il tipo di campo nella lista a discesa TIPO (obbligatorio). La seguente tabella riepiloga tutti possibili tipi di campo: Manuale utente - 21

22 la struttura dei dati TIPO Carattere Data Data / Ora Numerico Logico Memo DESCRIZIONE Campo che può contenere fino a 254 caratteri alfanumerici Campo contenente una data nel formato GG-MM-AAAA Campo contenente una data e un ora nel formato GG-MM-AAAA HH:MM:SS Campo contenente un numero Campo contenente un dato di tipo sì / no oppure vero / falso Campo che può contenere una quantità illimitata di testo Inserire nel campo LUNGHEZZA la lunghezza in caratteri o cifre del campo. La lunghezza massima per un campo di tipo carattere é di 254 mentre per un campo di tipo numerico é di 20. Non é necessario inserire la lunghezza per gli altri tipi di campo. Nel caso di campo di tipo numerico inserire nel campo DECIMALI il numero di cifre decimali per le cifre digitate nel campo. Se si vuole che l inserimento dei dati in un campo di tipo carattere o memo sia facilitato dalla presenza di una tabella automatica barrare la casella CAMPO ASSOCIATO A TABELLA. Se si vuole che l inserimento dei dati in un campo di tipo carattere o memo sia facilitato dalla presenza di una struttura automatica barrare la casella CAMPO ASSOCIATO A STRUTTURA. Se il campo deve essere collegato ad una tabella già associata ad un altro campo attivare il pulsante di opzione DI ALTRO CAMPO CHIAVE. Selezionare questo campo nella relativa lista a discesa. Inserire nel campo NUMERO COLONNE un numero compreso tra 1 e 10, indicante il numero di campi di cui deve essere composto ogni record della tabella associata al campo. Se si vuole che ad un campo di tipo numerico sia associato un contatore barrare la casella CAMPO PROGRESSIVO. Il contatore sarà di tipo manuale (il valore da cui iniziare il conteggio deve essere inserito ogni volta dall utente) se é attivato il pulsante di opzione MANUALE o automatico (con memoria) se sono attivati i pulsanti di opzione AUTOMATICO ANTICIPATO o AUTOMATICO POSTICIPATO. Ad un campo chiave numerico progressivo automatico anticipato il valore sarà assegnato prima dell acquisizione del documento (questo per permettere all operatore, per esempio, di scrivere o timbrare il numero sul documento prima dell acquisizione). Nel caso di campo chiave numerico progressivo automatico posticipato, il valore sarà assegnato dopo l acquisizione del documento. Nel caso di campo numerico progressivo automatico inserire nel campo INIZIA NUMERAZIONE DA il numero di partenza. Se si vuole che il campo abbia un valore predefinito che potrà essere una data, il nome dell utente oppure un altro scelto dall utente attivare uno dei pulsanti di opzione VALORE PREDEFINITO. Se si vuole convertire in maiuscolo tutto ciò che si digita in un campo di tipo carattere barrare la casella CONVERTI IN MAIUSCOLO. Se si vuole che venga visualizzato l eventuale valore zero di un campo di tipo numerico barrare la casella MOSTRA ZERI. Se si vuole che vengano visualizzati i punti di separazione delle migliaia per il valore di un campo di tipo numerico barrare la casella USA SEPARATORE MIGLIAIA. Digitare nel campo PASSWORD l eventuale password di accesso ad un campo di tipo Memo. Digitare lo stesso dato nel campo CONFERMA PASSWORD. Premere SALVA per registrare i dati, SALVA E INSERISCI per registrare e rientrare nuovamente nella modalità di inserimento oppure CHIUDI per chiudere la finestra senza registrare. Non è possibile registrare i dati se il nome del campo non è stato inserito o se un campo con lo stesso nome già esiste. Non sarà possibile salvare se il titolo è uguale a quello di un campo chiave già inserito o se nel titolo è presente un doppio apice, un singolo apice, una virgola o un punto e virgola. È possibile inserire fino a 100 campi chiave sia per i documenti che per i fascicoli. Modifica delle proprietà di un campo chiave documento Per modificare le proprietà di un campo chiave documento selezionarlo e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Eliminazione di un campo chiave documento Per eliminare un campo chiave documento selezionarlo e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo che chiede conferma per l esecuzione dell operazione. Premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. Manuale utente - 22

23 la struttura dei dati Associazione dei campi chiave documento alle destinazioni I CAMPI CHIAVE FASCICOLO Premere CAMPI CHIAVE FASCICOLO per portare in primo piano la sezione CAMPI CHIAVE FASCICOLO. I campi inseriti in questa sezione si vanno ad aggiungere a quelli base NOME, TIPO, NUMERO, DATA, DESCRIZIONE, RESPONSABILE, STATUS, DATA STATUS e NOTE. Se almeno due campi chiave sono stati inseriti è possibile variarne l ordine tramite i due pulsanti posti in basso a destra della lista (Sposta su / Sposta giù). Inserimento di un nuovo campo chiave fascicolo Per inserire un nuovo campo chiave fascicolo premere INSERISCI. Consultare il paragrafo INSERIMENTO DI UN NUOVO CAMPO CHIAVE DOCUMENTO in questo capitolo per maggiori dettagli. Modifica delle proprietà di un campo chiave fascicolo Per modificare le proprietà di un campo chiave fascicolo selezionarlo e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Manuale utente - 23

24 la struttura dei dati Eliminazione di un campo chiave fascicolo Per eliminare un campo chiave fascicolo selezionarlo e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. REGISTRAZIONE DI UNA STRUTTURA DATI PREFERITA CARICAMENTO DI UNA STRUTTURA DATI PREFERITA Manuale utente - 24

25 la struttura dei dati OPZIONI PER I CAMPI CHIAVE Selezionare Dati documento ( Dati fascicolo ), Altri dati o Protocollo nella lista a discesa ALL APERTURA MOSTRA LA SEZIONE per impostare la sezione che deve essere visualizzata in primo piano all apertura della finestra di editing. Diminuire o aumentare il valore del campo DIMENSIONI CARATTERE TITOLO per diminuire o aumentare la grandezza del font del titolo del campo chiave nella finestra di editing. Diminuire o aumentare il valore del campo DIMENSIONI CARATTERE ALTRI OGGETTI per diminuire o aumentare la grandezza del font degli altri oggetti contenuti nella finestra di editing. Selezionare uno dei due pulsanti DISPOSIZIONE CAMPI CHIAVE per modificare la disposizione dei campi chiave nella finestra di editing (dall alto verso il basso o da sinistra verso destra). Barrare la casella ATTIVA MUTUA ESCLUSIONE per fare in modo che più campi chiave di tipo numerico progressivo automatico posticipato, se presenti, non possano essere incrementati contemporaneamente. Manuale utente - 25

26 l acquisizione dei documenti L ACQUISIZIONE DEI DOCUMENTI Per acquisire uno o più documenti da scanner o tramite caricamento da una directory locale o di rete, nella finestra iniziale, premere ACQUISISCI (il primo da sinistra). Nella successiva finestra è possibile svolgere tutte le operazioni necessarie per l acquisizione dei documenti. Per le versioni PROFESSIONAL, NETWORK e ENTERPRISE, se la chiave di protezione del software non é inserita nella porta parallela del computer e il suo driver non è installato nel sistema, è mostrato il messaggio La chiave di protezione del software non è inserita nella porta stampante del computer. Consultare il paragrafo ALTRE FUNZIONALITÀ > GESTIONE DELLA CHIAVE DI PROTEZIONE DEL SOFTWARE per maggiori dettagli sull installazione del driver per la chiave di protezione del software. I documenti acquisiti e non salvati in seguito, per esempio, alla caduta della tensione durante la precedente sessione di acquisizione, se possibile, sono recuperati e visualizzati con l avvio della nuova sessione di acquisizione. OPZIONI PER L ACQUISIZIONE DEI DOCUMENTI Selezionare Compatibile TWAIN o Compatibile ISIS nella lista a discesa MODELLO a seconda del driver per lo scanner installato nel sistema. Premere SELEZIONA ORIGINE per scegliere lo scanner che si intende utilizzare per l acquisizione dei documenti. Si apre una finestra che mostra tutti gli scanner compatibili TWAIN (ISIS) installati nel sistema. Selezionare uno scanner nella lista di riepilogo e premere SELEZIONA per confermare oppure ANNULLA per rinunciare. Premere IMPOSTA SCANNER per impostare le proprietà dello scanner. Si apre una finestra dove è possibile modificare le proprietà dello scanner. Premere OK per confermare le modifiche oppure ANNULLA per annullarle. Selezionare Piano di scansione o Caricatore documenti (ADF) nella lista a discesa ALIMENTAZIONE FOGLI. Nel secondo caso lo scanner deve essere dotato di caricatore dei documenti (ADF). Selezionare Sì o No nella lista a discesa SCANSIONE FRONTE RETRO per acquisire la sola parte anteriore del foglio o per acquisire entrambi i lati. Nel secondo caso lo scanner deve supportare la modalità fronte retro (duplex). Selezionare il formato di acquisizione nella lista a discesa FORMATO IMMAGINI. I campi nella sezione DEFINITO DA UTENTE sono attivi solo se nella lista a discesa FORMATO IMMAGINI è selezionato il valore Definito da utente. Scegliere la modalità di acquisizione nella lista a discesa TIPO IMMAGINI. I valori possibili sono Bianco e nero, Scala di grigio e Colore RGB. Inserire la risoluzione di scansione nel campo RISOLUZIONE. Premere i pulsanti o per diminuire o incrementare il valore dei campi LUMINOSITÀ, CONTRASTO e SOGLIA. Manuale utente - 26

27 l acquisizione dei documenti Barrare la casella MOSTRA FINESTRA DIALOGO SCANNER per visualizzare la finestra di dialogo dello scanner prima di ogni scansione. Tale finestra é diversa per ogni modello di scanner. Barrare la casella MOSTRA INDICATORE DI PROGRESSO é barrata, durante scansione è mostrato un indicatore di progresso. Barrare la casella MOSTRA ERRORI TWAIN per visualizzare un messaggio di errore nel caso di trasmissione allo scanner di un parametro errato. Una condizione di errore potrebbe essere l inserimento di una risoluzione di scansione troppo grande o l attivazione della casella ADF PRESENTE per uno scanner sprovvisto di caricatore automatico dei fogli. Barrare la casella IGNORA ERRORI TWAIN per ignorare eventuali errori che potrebbero verificarsi durante la trasmissione dei parametri allo scanner. Le impostazioni hanno effetto sullo scanner solamente se la casella MOSTRA FINESTRA DIALOGO SCANNER non è barrata. Per accelerare notevolmente le operazioni di acquisizione e salvataggio si consiglia di selezionare BIANCO E NERO nella lista a discesa TIPO IMMAGINI, inserire 200 nel campo RISOLUZIONE e non barrare la casella MOSTRA FINESTRA DIALOGO SCANNER. Manuale utente - 27

28 l acquisizione dei documenti Manuale utente - 28

29 l acquisizione dei documenti ACQUISIZIONE DI NUOVI DOCUMENTI Per avviare l autocomposizione per l acquisizione di uno o più documenti premere RICEVI NUOVO. Durante l autocomposizione sarà richiesto all utente di Impostare la destinazione per il documento (i documenti) che sarà acquisito Impostare i dati da associare al documento (i documenti) che sarà acquisito Impostare i dati da associare ad ogni pagina del documento (i documenti) che sarà acquisito Impostare il destinatario (i destinatari) del documento (dei documenti) che sarà acquisito (lista distribuzione) Impostare il fascicolo (i fascicoli) nel quale inserire il documento (i documenti) che sarà acquisito (lista fascicoli) Impostare le preferenze per l acquisizione (finestra dialogo acquisizione). È possibile in ogni momento modificare la sequenza di autocomposizione attivando o disattivando una o più finestre di dialogo. Consultare il paragrafo ALTRE FUNZIONALITÀ > OPZIONI GENERALI DI SISTEMA > SEZIONE GENERALE > PERSONALIZZAZIONE DELL AUTOCOMPOSIZIONE ACQUISIZIONE DOCUMENTI per maggiori dettagli. Impostazione della destinazione del documento Consultare il paragrafo IMPOSTAZIONE DELLA DESTINAZIONE DEL DOCUMENTO in questo capitolo per maggiori dettagli. Impostazione dei dati del documento Consultare il paragrafo IMPOSTAZIONE DEI DATI DEL DOCUMENTO in questo capitolo per maggiori dettagli. Impostazione dei dati della pagina Consultare il paragrafo IMPOSTAZIONE DEI DATI DELLA PAGINA in questo capitolo per maggiori dettagli. Impostazione del destinatario del documento Consultare il paragrafo IMPOSTAZIONE DEL DESTINATARIO DEL DOCUMENTO in questo capitolo per maggiori dettagli. Impostazione del fascicolo Consultare il paragrafo IMPOSTAZIONE DEL FASCICOLO in questo capitolo per maggiori dettagli. Manuale utente - 29

30 l acquisizione dei documenti Impostazione delle preferenze per l acquisizione Attivare uno dei pulsanti di opzione posti sulla sinistra per selezionare la modalità di acquisizione Avvio scanner Caricamento da directory Caricamento da appunti Avvio eseguibile esterno Acquisizione senza immagine Scegliere ACQUISISCI IMMAGINI NEL FORMATO ORIGINALE per acquisire le immagini mantenendo il formato oppure CONVERTI NEL FORMATO per convertire le immagini in un nuovo formato. Selezionare il formato desiderato nella lista a discesa sottostante. Barrare la casella MULTIPAGINA per acquisire le immagini creando un unico file composto da più immagini. I formati supportati sono i seguenti Portable Network Graphics (PNG) JBIG2 (JB2) Portable Document Format (PDF) JPEG (JPG) Manuale utente - 30

31 l acquisizione dei documenti TIFF Non compresso (TIF) TIFF CCITT Gruppo 3 Fax (TIF) TIFF CCITT Gruppo 4 Fax (TIF) TIFF LZW (TIF) TIFF JPEG Spec. TIFF 6.0 (TIF) TIFF JPEG Spec. TIFF TechNote2 (TIF) In grassetto i formati che supportano la modalità multipagina. In rosso i formati consigliati. Premere OPZIONI SALVATAGGIO IMMAGINI per impostare alcune preferenze per il salvataggio delle immagini dopo la loro acquisizione. Si apre la finestra Barrare la casella MOSTRA FINESTRA DIALOGO SCANNER per. Barrare la casella MOSTRA LISTA IMMAGINI per. Scegliere ACQUISISCI TUTTI I FOGLI per acquisire tutti i fogli disponibili oppure ACQUISISCI SOLO per acquisire un determinato numero di fogli. Inserire il numero di fogli da acquisire nel campo a lato. Barrare la casella INVERTI ORDINE per ricevere i fogli in ordine inverso a quello di acquisizione. Barrare la casella RICHIEDI CONFERMA PER PROSEGUIMENTO ACQUISIZIONE per. Scegliere NON SEPARARE I FOGLI per. Scegliere OGNI DOCUMENTO È COMPOSTO DA per. Inserire il numero di fogli componenti ogni documento nel campo a lato. Scegliere AVVIA LA PROCEDURA DI SEPARAZIONE DEI DOCUMENTI per. Scegliere I DOCUMENTI SONO SEPARATI DA UN FOGLIO BIANCO per. Premere OK per avviare l acquisizione oppure ANNULLA per chiudere la finestra. Premere CARICA per. Premere REGISTRA per. Premere OPZIONI per. In caso di documenti composti da centinaia di pagine, per una più efficiente gestione, se ne consiglia l acquisizione sotto forma di singoli file e non di file multipagina. Sarà comunque sempre possibile inviarli per posta elettronica o esportarli come file multipagina in uno dei formati supportati da DOCUMATIC. RIPETIZIONE DELL ACQUISIZIONE DEL DOCUMENTO Premere RIPETI nella sezione ACQUISIZIONE. AGGIUNTA DI PAGINE AL DOCUMENTO Premere AGGIUNGI PAGINE nella sezione ACQUISIZIONE. Consultare il paragrafo LE PAGINE > AGGIUNTA DI PAGINE AL DOCUMENTO per maggiori dettagli. INSERIMENTO DI PAGINE NEL DOCUMENTO Premere INSERISCI PAGINE nella sezione ACQUISIZIONE. Consultare il paragrafo LE PAGINE > INSERIMENTO DI PAGINE NEL DOCUMENTO per maggiori dettagli. Manuale utente - 31

32 l acquisizione dei documenti SOSTITUZIONE DI UNA PAGINA DEL DOCUMENTO Premere SOSTITUISCI PAGINA nella sezione ACQUISIZIONE. Consultare il paragrafo LE PAGINE > SOSTITUZIONE DI UNA PAGINA DEL DOCUMENTO per maggiori dettagli. IMPOSTAZIONE DELLA DESTINAZIONE DEL DOCUMENTO Premere IMPOSTA DESTINAZIONE nella sezione ACQUISIZIONE. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > IMPOSTAZIONE DELLA DESTINAZIONE DEL DOCUMENTO per maggiori dettagli. IMPOSTAZIONE DEI DATI DEL DOCUMENTO Premere IMPOSTA DATI DOCUMENTO nella sezione ACQUISIZIONE. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > IMPOSTAZIONE DEI DATI DEL DOCUMENTO per maggiori dettagli. IMPOSTAZIONE DEI DATI DELLA PAGINA Premere IMPOSTA DATI PAGINA nella sezione ACQUISIZIONE. Consultare il paragrafo LE PAGINE > IMPOSTAZIONE DEI DATI DELLA PAGINA per maggiori dettagli. IMPOSTAZIONE DEL DESTINATARIO DEL DOCUMENTO Premere IMPOSTA LISTA DISTRIBUZIONE nella sezione ACQUISIZIONE. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > IMPOSTAZIONE DEL DESTINATARIO DEL DOCUMENTO per maggiori dettagli. IMPOSTAZIONE DEL FASCICOLO Premere IMPOSTA LISTA FASCICOLI nella sezione ACQUISIZIONE. Consultare il paragrafo per maggiori dettagli. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > IMPOSTAZIONE DEL FASCICOLO per maggiori dettagli. SPOSTAMENTO DA UN DOCUMENTO ALL ALTRO Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > SPOSTAMENTO DA UN DOCUMENTO ALL ALTRO per maggiori dettagli. MODIFICA DELLA DESTINAZIONE DEL DOCUMENTO Premere MODIFICA DESTINAZIONE nella sezione DOCUMENTI. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > IMPOSTAZIONE DELLA DESTINAZIONE DEL DOCUMENTO per maggiori dettagli. MODIFICA DEI DATI DEL DOCUMENTO Premere MODIFICA DATI nella sezione DOCUMENTI. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > IMPOSTAZIONE DEI DATI DEL DOCUMENTO per maggiori dettagli. ELIMINAZIONE DEL DOCUMENTO Premere ELIMINA nella sezione DOCUMENTI. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > ELIMINAZIONE DEL DOCUMENTO per maggiori dettagli. RICERCA NELLA LISTA DEI DOCUMENTI Premere TROVA nella sezione DOCUMENTI. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > RICERCA NELLA LISTA DEI DOCUMENTI per maggiori dettagli. MARCATURA DEL DOCUMENTO Premere dettagli.. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > MARCATURA DEL DOCUMENTO per maggiori Manuale utente - 32

33 l acquisizione dei documenti STAMPA DEL DOCUMENTO Premere. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > STAMPA DEL DOCUMENTO per maggiori dettagli. MODIFICA DEI DATI DELLA PAGINA Premere MODIFICA DATI nella sezione PAGINE. Consultare il paragrafo LE PAGINE > IMPOSTAZIONE DEI DATI DELLA PAGINA per maggiori dettagli. RIORGANIZZAZIONE DELLE PAGINE Premere RIORGANIZZA nella sezione PAGINE. Consultare il paragrafo LE PAGINE > RIORGANIZZAZIONE DELLE PAGINE per maggiori dettagli. ELIMINAZIONE DELLA PAGINA Premere ELIMINA nella sezione PAGINE. Consultare il paragrafo LE PAGINE > ELIMINAZIONE DELLA PAGINA per maggiori dettagli. MARCATURA DELLA PAGINA Premere. Consultare il paragrafo LE PAGINE > MARCATURA DELLA PAGINA per maggiori dettagli. Manuale utente - 33

34 l acquisizione dei documenti elettronici L ACQUISIZIONE DEI DOCUMENTI ELETTRONICI DOCUMATIC integra una procedura software per la creazione e l archiviazione guidata di documenti in formato elettronico (documenti Microsoft Word, fogli di calcolo Microsoft Excel, presentazioni Microsoft Powerpoint ). È possibile tenere sotto controllo tutto l'iter della creazione e gestione del documento: Creazione secondo modelli prodotti da qualsiasi applicazione Microsoft Windows Gestione delle bozze Salvataggio del documento con un nome assegnato dall utente o tenendo conto del tipo di documento, del livello di revisione, dell'anno e del numero di protocollo e del settore aziendale che ha creato il documento. Stampa, revisione del documento, invio per posta elettronica e generazione di immagini a complemento e/o in sostituzione del documento originario. Per poter acquisire i documenti in formato elettronico è necessario che il modulo aggiuntivo DOCUMATIC ACTIVE DOCUMENTS sia installato ed attivato. OPZIONI PER L ACQUISIZIONE DEI DOCUMENTI ELETTRONICI Nella finestra iniziale premere ACQUISISCI (il secondo da sinistra). Nella successiva finestra premere OPZIONI. Si apre la finestra Per selezionare la directory predefinita dei modelli di documento premere in corrispondenza del campo DIRECTORY MODELLI. Un modello di documento non è altro che un documento contenente il layout di base dal quale partire per creare nuovi documenti. In genere la directory dei modelli è condivisa da tutti gli utenti. Per selezionare la directory predefinita delle bozze di documento premere in corrispondenza del campo DIRECTORY BOZZE. Un documento si trova allo stato di bozza finché l utente non decide di archiviarlo definitivamente. In genere ogni utente ha una propria directory delle bozze. Per scegliere il tipo di archiviazione del documento attivare uno dei pulsanti di opzione NON CREARE IL RIFERIMENTO AL FILE SALVA IL FILE USANDO IL SUO NOME ORIGINALE, SALVA IL FILE SALVA IL FILE USANDO TIPO, ANNO E NUMERO PROTOCOLLO, SETTORE E REVISIONE Non sarà creato alcun riferimento al documento elettronico nell archivio. Sarà possibile creare l immagine del documento elettronico utilizzando una stampante virtuale se questa è installata nel sistema. Il documento elettronico sarà salvato con lo stesso nome che aveva quando era ancora in fase di bozza. Il documento elettronico sarà salvato utilizzando i dati inseriti dall utente. I dati utilizzabili sono i seguenti TIPO DOCUMENTO ANNO PROTOCOLLAZIONE Manuale utente - 34

35 l acquisizione dei documenti elettronici NUMERO PROTOCOLLO GENERALE LIVELLO DI REVISIONE (A Z) SETTORE Per impostare le regole di assegnazione del nome al documento da archiviare premere REGOLE ASSEGNAZIONE NOME. Si apre la finestra Se, per esempio, sono barrate le caselle ANNO, PROTOCOLLO GENERALE e REVISIONE un documento Microsoft Word, protocollato il 01/01/2007 con numero 1 e livello di revisione A, il nome del documento archiviato sarà A.DOC. Le caselle TIPO DOCUMENTO e SETTORE sono attivate se sono stati rispettivamente definiti campi chiave documento con lo stesso nome. ACQUISIZIONE DI NUOVI DOCUMENTI ELETTRONICI Nella finestra iniziale premere ACQUISISCI (il secondo da sinistra). Si apre la finestra Sezione CREAZIONE DOCUMENTO Per selezionare il modello da utilizzare per creare la bozza di documento premere corrispondenza del campo NOME MODELLO. Si apre la finestra in Manuale utente - 35

36 l acquisizione dei documenti elettronici Scegliere il modello e premere OK. Per creare un nuovo modello di documento fare click con il pulsante destro del mouse nell area dei file e scegliere il tipo di documento nel menu NUOVO (per esempio NUOVO > DOCUMENTO DI MICROSOFT WORD). Per creare una bozza di documento in base al modello selezionato nel campo NOME MODELLO premere CREA BOZZA. Si apre la finestra Inserire nel campo NOME BOZZA il nome della bozza e premere SALVA. Per aprire il modello selezionato nel campo NOME MODELLO premere APRI. Per stampare il modello selezionato nel campo NOME MODELLO premere STAMPA. Per inviare per posta elettronica il modello selezionato nel campo NOME MODELLO premere INVIA. Per eliminare il modello selezionato nel campo NOME MODELLO premere ELIMINA. Sezione ARCHIVIAZIONE DOCUMENTO Per archiviare il documento selezionato nel campo BOZZA / DOCUMENTO premere ARCHIVIA. Si avvia l autocomposizione per l archiviazione dei documenti elettronici simile a quella per l acquisizione delle immagini tranne che per l ultima finestra. Manuale utente - 36

37 l acquisizione dei documenti elettronici Per copiare negli appunti (clipboard) di Microsoft Windows il numero di protocollo, la data di protocollo e/o il nome del documento elettronico barrare rispettivamente le caselle COPIA NUMERO PROTOCOLLO NEGLI APPUNTI, COPIA DATA PROTOCOLLO NEGLI APPUNTI e/o COPIA NOME DOCUMENTO NEGLI APPUNTI. Per aprire il documento elettronico prima dell archiviazione barrare la casella APRI DOCUMENTO PRIMA DELL ARCHIVIAZIONE. In genere questa opzione è usata per aggiungere al documento il numero e la data di protocollo precedentemente inseriti negli appunti di Microsoft Windows. Per creare dal documento elettronico un immagine visualizzabile da DOCUMATIC barrare la casella CREA IMMAGINI DOCUMENTO. Nel sistema deve essere installata e correttamente impostata una stampante virtuale. Per impostare l eventuale stampante virtuale installata nel sistema premere OPZIONI STAMPANTE VIRTUALE. Premere OK per archiviare il documento oppure ANNULLA per rinunciare all operazione. Il file sarà spostato nella directory predefinita per l archiviazione se è attivato il pulsante di opzione SPOSTA DOCUMENTO NELLA DIRECTORY ARCHIVIAZIONE PREDEFINITA o lasciato nella posizione originale se è attivato il pulsante di opzione LASCIA DOCUMENTO NELLA DIRECTORY DELLE BOZZE. Per aprire il documento selezionato nel campo BOZZA / DOCUMENTO premere APRI. Per stampare il documento selezionato nel campo BOZZA / DOCUMENTO premere STAMPA. Per inviare per posta elettronica il documento selezionato nel campo BOZZA / DOCUMENTO premere INVIA. Per eliminare il documento selezionato nel campo BOZZA / DOCUMENTO premere ELIMINA. Sezione GESTIONE DOCUMENTO Per aprire il documento selezionato nel campo NOME DOCUMENTO premere APRI. Per stampare il documento selezionato nel campo NOME DOCUMENTO premere STAMPA. Per inviare per posta elettronica il documento selezionato nel campo NOME DOCUMENTO premere INVIA. Per eliminare il documento selezionato nel campo NOME DOCUMENTO premere ELIMINA. Per visualizzare le proprietà del documento selezionato nel campo NOME DOCUMENTO premere PROPRIETÀ Manuale utente - 37

38 la ricerca dei documenti LA RICERCA DEI DOCUMENTI Dalla finestra principale di DOCUMATIC, se la sezione DESTINAZIONI è selezionata, è possibile aprire l intero archivio dei documenti o i documenti contenuti in una particolare destinazione premendo APRI, cercare i documenti acquisiti alla data corrente, negli ultimi 3 giorni, negli ultimi 7 giorni o negli ultimi 30 giorni premendo i pulsanti del gruppo APRI ACQUISITI oppure effettuare una ricerca sull archivio mediante l impostazione di criteri più o meno complessi. IMPOSTAZIONE DEI CRITERI BASE RICERCA STANDARD RICERCA AVANZATA Manuale utente - 38

39 la ricerca dei documenti RICERCHE UTENTE RICERCA LIBERA Manuale utente - 39

40 i documenti I DOCUMENTI SPOSTAMENTO DA UN DOCUMENTO ALL ALTRO Acquisizione documenti Per spostarsi rispettivamente al primo documento, al documento precedente, al documento successivo o all ultimo documento premere i pulsanti,,, o nella sezione DOCUMENTI. I pulsanti sono attivi se almeno un documento è stato acquisito. Lista documenti Per spostarsi rispettivamente al primo documento, al documento precedente, al documento successivo o all ultimo documento premere i pulsanti,,, o. Pagine documenti Per spostarsi rispettivamente al primo documento, al documento precedente, al documento successivo o all ultimo documento premere i pulsanti,,, o nella sezione DOCUMENTI. Un segnale sonoro avvisa che si è raggiunto l inizio o la fine della lista. VISUALIZZAZIONE DELLE PAGINE DEL DOCUMENTO Acquisizione documenti Le pagine sono già visualizzate in questa modalità. Lista documenti Per visualizzare le pagine di un documento, selezionarlo e premere elemento della lista. Si passa alla modalità Pagine documenti. Pagine documenti Le pagine sono già visualizzate in questa modalità. o fare doppio click su un MODIFICA DELLA DESTINAZIONE DEL DOCUMENTO Acquisizione documenti Per impostare la destinazione di tutti i documenti che saranno successivamente acquisiti premere IMPOSTA DESTINAZIONE nella sezione ACQUISIZIONE. Per modificare la destinazione del documento corrente, di tutti i documenti o dei documenti marcati premere MODIFICA DESTINAZIONE nella sezione DOCUMENTI. Il pulsante è attivo se almeno un documento è stato acquisito. Lista documenti Per modificare la destinazione del documento corrente, di tutti i documenti o dei documenti marcati premere. Pagine documenti Per modificare la destinazione del documento corrente, di tutti i documenti o dei documenti marcati scegliere MODIFICA DESTINAZIONE sul menu DOCUMENTI. Si apre la finestra Manuale utente - 40