DOCUMATIC Archiviazione Elettronica Documenti

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1 introduzione DOCUMATIC Archiviazione Elettronica Documenti Soft Works 2000 Manuale utente - 1

2 introduzione Manuale utente DOCUMATIC Archiviazione Elettronica dei Documenti Versione 7 Soft Works 2000 Manuale utente - 2

3 introduzione Le informazioni contenute nel presente manuale sono soggette a modifiche senza preavviso. Se non specificato diversamente, ogni riferimento a società, nomi, dati ed indirizzi utilizzati nelle riproduzioni delle schermate e negli esempi é puramente casuale ed ha il solo scopo di illustrare l uso del prodotto Soft Works Nessuna parte di questo manuale può essere riprodotta in qualsiasi forma o mezzo elettronico o meccanico, per alcun uso, senza il permesso scritto di Soft Works Copyright Soft Works Tutti i diritti riservati. Manuale utente - 3

4 introduzione INTRODUZIONE UTILIZZO DELLA TASTIERA In questo manuale sono utilizzate alcune convenzioni quando si fa riferimento all uso della tastiera: Il tasto SHIFT è indicato con [SHIFT], Il tasto CONTROL (posto in genere in basso a sinistra nella tastiera) è indicato con [CTRL], il tasto [ALTERNATE] (posto in genere ai lati della [BARRA SPAZIO]) è indicato con [ALT], il tasto ESCAPE (posto in genere in alto a sinistra nella tastiera) è indicato con [ESC]. I tasti cursore (posti in genere nella parte destra della tastiera) sono indicati con [INIZIO], [FRECCIA SU], [PAGINA SU], [FRECCIA DESTRA], [PAGINA GIÙ], [FRECCIA GIÙ], [FINE] e [FRECCIA SINISTRA]. I tasti funzione (posti in genere nella parte alta della tastiera e contrassegnati dalle sigle F1, F2, F3... F10, F11, F12) sono indicati con [F1]... [F12]. In alcuni casi si possono utilizzare combinazioni di tasti. Ad esempio, [ALT][C] significa che, tenendo premuto [ALT], bisogna premere anche il tasto [C]. UTILIZZO DEL MOUSE In questo manuale quando si dice FARE CLICK su un oggetto, si intende che la freccia deve essere posizionata sull oggetto e il pulsante sinistro deve essere premuto e rilasciato rapidamente. FARE DOPPIO CLICK significa la stessa cosa di FARE CLICK, soltanto che il pulsante sinistro del mouse deve essere premuto e rilasciato due volte in rapida successione. Quando invece si dice TRASCINARE un oggetto, si intende che la freccia deve essere posizionata sull oggetto e, tenendo premuto il pulsante sinistro, spostare il mouse in modo da portare l oggetto in una nuova posizione. FINESTRE E OGGETTI Finestre Finestre di dialogo Campi Caselle Pulsanti Pulsanti di opzione Liste Liste a discesa Griglie Manuale utente - 4

5 benvenuti in documatic BENVENUTI IN DOCUMATIC LA FINESTRA INTRODUTTIVA In fase di avvio DOCUMATIC mostra una finestra con le informazioni del copyright, la versione del software, il numero di licenze d uso attivate e il numero di serie. Cliccare sull ipertesto visualizzato per collegarsi al sito Internet di SoftWorks2000 o premere OK per continuare. Questa finestra è richiamabile anche scegliendo INFORMAZIONI COPYRIGHT sul menu?. INSERIMENTO DELLA PASSWORD DI INGRESSO All ingresso in DOCUMATIC, se almeno un utente é presente nella tabella utenti, si apre la finestra VERIFICA PASSWORD. Nel campo ARCHIVIO è visualizzato il nome dell archivio corrente. Nel campo NOME UTENTE è visualizzato l ultimo utente che ha avuto accesso a DOCUMATIC dalla postazione corrente. Digitare nel campo UTENTE il proprio nome utente, digitare nel campo PASSWORD la propria password di ingresso e premere OK per accedere a DOCUMATIC. Se l archivio utenti non è vuoto, non é possibile accedere a DOCUMATIC senza inserire la password di ingresso. Se il nome utente non è trovato nella tabella utenti è visualizzato il messaggio {nome utente} non trovato in tabella oppure Utente {nome utente} non trovato in tabella Utenti. Se la password di ingresso non corrisponde a quella dell utente inserito è visualizzato il messaggio Password errata. Non é possibile l ingresso se un altro utente ha avviato DOCUMATIC inserendo lo stesso nome. In questo caso è mostrato il messaggio Impossibile inizializzare log utenti. Utente {nome utente} già attivo su altra postazione di lavoro. Manuale utente - 5

6 benvenuti in documatic Se gli utenti correntemente connessi sono pari al numero di licenze acquistate è mostrato il messaggio Questa versione del software supporta un massimo di {numero massimo utenti} utenti. Sono possibili fino a dieci tentativi di inserimento del nome utente e della password, esauriti i quali sarà negato l ingresso a DOCUMATIC e sarà necessario riavviarlo. Premere ANNULLA per rinunciare all ingresso in DOCUMATIC. Se la tabella utenti é vuota ed un altro utente avvia DOCUMATIC su un altra postazione di lavoro è visualizzato il messaggio Impossibile inizializzare log utenti. Tabella Utenti vuota e altro utente attivo su altra postazione di lavoro. In questo caso, per consentire il lavoro a più persone contemporaneamente (solo versioni NETWORK e ENTERPRISE), è necessario inserire nuovi utenti nella tabella Utenti. LA FINESTRA INIZIALE Dopo la visualizzazione della finestra introduttiva, con le informazioni sul copyright, e dopo l eventuale inserimento della password di ingresso, si apre la finestra che, nel resto di questo manuale, sarà indicata come finestra iniziale. Per accedere alla gestione degli archivi premere SELEZIONA in corrispondenza della casella ARCHIVIO. Per portare in primo piano la sezione con la struttura delle destinazioni documento premere DESTINAZIONI. Per portare in primo piano la sezione con la struttura dei tipi fascicolo premere TIPI FASCICOLO. La sezione è attiva se è la procedura FASCICOLI è attivata. Se le destinazioni documento sono in primo piano, per aprire l intera tabella documenti o per accedere ai documenti contenuti nella destinazione selezionata premere APRI. Se i tipi fascicolo sono in primo piano, per aprire l intera tabella fascicoli o per accedere ai fascicoli del tipo selezionato premere APRI. Per trovare uno o più documenti (uno o più fascicoli) mediante l impostazione di criteri di ricerca premere TROVA. Per impostare l ordinamento della lista dei documenti (lista fascicoli) premere CAMBIA in corrispondenza della casella APRI LISTA ORDINATA PER. Per aprire i documenti (i fascicoli) acquisiti nella giornata corrente, negli ultimi tre giorni, premere OGGI, ULTIMI 3 GIORNI, Manuale utente - 6

7 benvenuti in documatic Per iniziare una nuova sessione di acquisizione dei documenti premere ACQUISISCI (il primo). Per iniziare una nuova sessione di acquisizione dei documenti in formato elettronico premere ACQUISISCI (il secondo). Il pulsante è attivo se modulo aggiuntivo DOCUMATIC ACTIVE DOCUMENTS è installato ed attivato. Per accedere alla gestione degli utenti Premere UTENTI. L accesso è riservato ai soli utenti con funzione di supervisione. Per accedere alla gestione della struttura dei dati (destinazioni, tipi fascicolo, campi chiave documento e campi chiave fascicolo) premere STRUTTURA DATI. L accesso è riservato ai soli utenti con funzione di supervisione. Per chiudere l archivio corrente e ritornare alla finestra di richiesta della password premere DISCONNETTI. Il pulsante è attivo se la tabella Utenti non è vuota. Per terminare la sessione di lavoro con DOCUMATIC premere ESCI. Manuale utente - 7

8 gli archivi GLI ARCHIVI In DOCUMATIC è di fondamentale importanza, per il corretto svolgimento delle operazioni di rete, definire le directory di lavoro comuni per gli utenti. Per fare questo è necessario definire il tipo di database da utilizzare (standard o avanzato), i parametri di connessione (nel caso di archivio avanzato) e le directory di lavoro. Il database predefinito di DOCUMATIC è di tipo standard e si trova nella stessa directory di installazione del software. Per le versioni STANDARD e PROFESSIONAL di DOCUMATIC, che operano in monoutenza, non è necessario modificare le impostazioni predefinite. La versione STANDARD di DOCUMATIC può gestire solamente un archivio. Per modificare le impostazioni dell archivio corrente, aggiungere un nuovo archivio o cancellare un archivio esistente, nella finestra iniziale premere SELEZIONA in corrispondenza del campo ARCHIVIO oppure scegliere SELEZIONA ARCHIVIO sul menu FILE. Si apre la finestra Per aggiungere un nuovo archivio premere AGGIUNGI. Per modificare le proprietà dell archivio selezionato nella lista di riepilogo ARCHIVI premere PROPRIETÀ. Per cancellare l archivio selezionato nella lista di riepilogo ARCHIVI premere RIMUOVI. Premere OK per salvare le impostazioni e confermare la selezione oppure ANNULLA per annullare le impostazioni e la selezione. Le funzionalità aggiunta, modifica delle proprietà e rimozione dell archivio sono accessibili solamente agli utenti con funzione di supervisione. Tutti gli altri utenti possono solamente cambiare archivio se più di un archivio è stato inserito nella lista da un utente con funzione di supervisione. AGGIUNTA DI UN NUOVO ARCHIVIO Per aggiungere un nuovo archivio (solo versioni NETWORK e ENTERPRISE) premere AGGIUNGI. Si apre la finestra Manuale utente - 8

9 gli archivi Nel caso si intenda utilizzare il database Microsoft SQL Server (solo versione ENTERPRISE), selezionare AVANZATO sia nella sezione Archivio utenti che nella sezione Archivio Principale. In questo caso il contenuto della finestra cambia nel seguente modo Si premette che l archivio Principale contiene tutte le tabelle con i dati dei documenti e dei fascicoli e che l archivio Utenti contiene tutti i dati delle persone che hanno accesso a tali documenti e fascicoli. Inserire il nome dell archivio nel campo NOME (obbligatorio). Inserire il codice dell archivio nel campo CODICE (obbligatorio). Sezione ARCHIVIO UTENTI Se si intende utilizzare un database di tipo Microsoft FoxPro attivare il pulsante di opzione STANDARD oppure se si intende utilizzare un database di tipo Microsoft SQL Server attivare il pulsante di opzione AVANZATO (solo versione ENTERPRISE). Nel caso di archivio standard, per selezionare la directory che conterrà le tabelle dell archivio Utenti premere in corrispondenza del campo DIRECTORY TABELLE. Non selezionare una directory contenente le tabelle di un altro archivio. Nel caso di archivio avanzato, per impostare le proprietà della connessione all archivio premere in corrispondenza del campo RIEPILOGO PARAMETRI CONNESSIONE. Si apre la finestra Manuale utente - 9

10 gli archivi Nel campo DRIVER lasciare l impostazione SQL SERVER. Inserire, come minimo, il nome del server nel campo SERVER e il nome del database nel campo DATABASE. Nel caso di archivio avanzato, per aggiungere un nuovo database ai database di Microsoft SQL Server premere in corrispondenza di AVANZATO. Per poter effettuare l operazione è necessario avere inserito i parametri di connessione minimi. Si apre la finestra Inserire il nome che si vuole dare all archivio Utenti e premere OK per confermarne la creazione oppure premere ANNULLA per annullare l operazione. Premere CREA TABELLE per aggiungere le tabelle all archivio. Nel caso di archivio standard per poter effettuare l operazione è necessario avere inserito i parametri di connessione minimi e aver aggiunto il database ai database di Microsoft SQL Server. Per selezionare la directory che conterrà tutti quei file non inseribili nelle tabelle dell archivio premere in corrispondenza del campo DIRECTORY FILE ESTERNI. Nel caso di archivio standard si consiglia di farla coincidere con la directory dell archivio. Sezione ARCHIVIO PRINCIPALE Se si intende utilizzare un database di tipo Microsoft FoxPro selezionare STANDARD oppure se si intende utilizzare un database di tipo Microsoft SQL Server selezionare AVANZATO (solo versione ENTERPRISE). Nel caso di archivio standard, per selezionare la directory che conterrà le tabelle dell archivio Principale premere in corrispondenza del campo DIRECTORY TABELLE. Non selezionare una directory contenente le tabelle di un altro archivio. Nel caso di archivio avanzato, per impostare le proprietà della connessione all archivio premere in corrispondenza del campo RIEPILOGO PARAMETRI CONNESSIONE. Nel caso di archivio avanzato, per aggiungere un nuovo database ai database di Microsoft SQL Server premere in corrispondenza di AVANZATO. Per poter effettuare l operazione è necessario avere inserito i parametri di connessione minimi. Premere CREA TABELLE per aggiungere le tabelle all archivio. Nel caso di archivio standard per poter effettuare l operazione è necessario avere inserito i parametri di connessione minimi e aver aggiunto il database ai database di Microsoft SQL Server. Per selezionare la directory che conterrà tutti quei file non inseribili nelle tabelle dell archivio premere in corrispondenza del campo DIRECTORY FILE ESTERNI. Nel caso di archivio standard si consiglia di farla coincidere con la directory dell archivio. Se si intende utilizzare un solo archivio di documenti Si consiglia di creare una directory unica (es. DOCUMATIC SERVER) con al suo interno due directory (es. ARCHIVIO UTENTI e ARCHIVIO PRINCIPALE). Per la versione ENTERPRISE creare due database ARCHIVIO UTENTI e ARCHIVIO PRINCIPALE. Se si intendono utilizzare più archivi di documenti accessibili da un unico gruppo di utenti Manuale utente - 10

11 gli archivi Si consiglia di creare una directory unica (es. DOCUMATIC SERVER) con al suo interno una directory per l archivio Utenti (es. ARCHIVIO UTENTI) e tante directory quanti sono gli archivi principali (es. ARCHIVIO PRINCIPALE 1, ARCHIVIO PRINCIPALE 2, ). Per la versione ENTERPRISE creare i database ARCHIVIO UTENTI, ARCHIVIO PRINCIPALE 1, ARCHIVIO PRINCIPALE 2,. Se si intendono utilizzare più archivi di documenti accessibili da gruppi di utenti differenti per ogni archivio Si consiglia di creare tante directory quanti sono gli archivi principali (es. DOCUMATIC SERVER1, DOCUMATIC SERVER2, ) con due directory all interno di ogni directory (es. ARCHIVIO UTENTI e ARCHIVIO PRINCIPALE). Per la versione ENTERPRISE creare i database ARCHIVIO UTENTI 1, ARCHIVIO UTENTI 2, e ARCHIVIO PRINCIPALE 1, ARCHIVIO PRINCIPALE 2,. MODIFICA DELLE PROPRIETÀ DI UN ARCHIVIO Per modificare le proprietà di un archivio, selezionarlo e premere PROPRIETÀ o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. CANCELLAZIONE DI UN ARCHIVIO Per cancellare un archivio, selezionarlo e premere RIMUOVI. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. In caso di conferma l archivio è cancellato solamente dalla lista. L amministratore di sistema dovrà in seguito cancellare manualmente dal disco tutte le directory e i file che lo compongono o, nel caso di archivio avanzato, cancellarlo da Microsoft SQL Server tramite Microsoft SQL Server Enterprise Manager. Manuale utente - 11

12 gli utenti GLI UTENTI Nel lavoro di tutti i giorni gli utenti non hanno gli stessi diritti di accesso ai documenti. Ci saranno persone che potranno leggere tutti i documenti (tipicamente gli amministratori di sistema o i responsabili del protocollo), altri che potranno leggere i documenti indirizzati alla propria unità organizzativa (tipicamente le segreterie) ed altri che potranno leggere solamente i documenti a loro espressamente indirizzati. All interno di questi macrogruppi ci saranno utenti cui un operazione è permessa e altri cui non lo è. Per accedere alla gestione degli utenti, nella finestra iniziale premere UTENTI. Alla gestione utenti hanno accesso solamente gli utenti con funzione di supervisione. Se un utente che non ha la funzione di supervisione preme UTENTE può modificare in una apposita finestra solamente il proprio nome utente e la propria password di accesso a DOCUMATIC. I PROFILI UTENTE Premere PROFILI UTENTE per portare in primo piano la sezione PROFILI UTENTE. Inserimento di un nuovo profilo utente Per inserire un nuovo profilo utente premere INSERISCI. Si apre la finestra Manuale utente - 12

13 gli utenti Le operazioni che si possono consentire ad un utente appartenente ad un profilo sono le seguenti: Inserimento documenti Modifica destinazione documento Modifica dati documento Eliminazione documenti Inserimento fascicoli Modifica tipo fascicolo Modifica dati fascicolo Eliminazione fascicoli Stampa documenti Stampa liste Esportazione dati ed immagini Importazione dati ed immagini Invio documenti per posta elettronica Ricezione documenti per posta elettronica Modifica immagini Modifica tabelle e strutture Modifica opzioni generali Modifica opzioni acquisizione Modifica opzioni stampa Modifica opzioni posta elettronica Manuale utente - 13

14 gli utenti Modifica delle proprietà di un profilo utente Per modificare le proprietà di un profilo utente, selezionarlo e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Cancellazione di un profilo utente Per eliminare un profilo utente, selezionarlo e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. Manuale utente - 14

15 gli utenti GLI UTENTI Premere UTENTI per portare in primo piano la sezione UTENTI. Inserimento di un nuovo utente Per inserire un nuovo utente premere INSERISCI. Si apre la finestra Modifica delle proprietà di un utente Per modificare le proprietà di un utente, selezionarlo e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Manuale utente - 15

16 gli utenti Cancellazione di un utente Per eliminare un utente, selezionarlo e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. L ORGANIGRAMMA L organigramma è il grafico che descrive sinteticamente le funzioni e i rapporti gerarchici esistenti nell ambito di una determinata struttura organizzativa. Per portare in primo piano la sezione ORGANIGRAMMA premere ORGANIGRAMMA. Inserimento di una nuova voce in organigramma Per inserire una nuova voce in organigramma premere INSERISCI. Si apre la finestra Modifica delle proprietà di una voce in organigramma Per modificare le proprietà di una voce in organigramma, selezionarla e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Cancellazione di una voce in organigramma Per eliminare una voce in organigramma, selezionarla e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. Manuale utente - 16

17 gli utenti Aggiunta e rimozione di membri in organigramma INSERIMENTO DEI DATI DEL PROPRIO STUDIO O DELLA PROPRIA AZIENDA ATTIVAZIONE DELLE PROCEDURE OPZIONALI Oltre alle procedure di base per la gestione documentale, DOCUMATIC supporta le seguenti funzionalità opzionali: Protocollo generale Protocollo dipartimentale Lista distribuzione Fascicoli Protocollo fascicoli Azioni Documenti elettronici Firma digitale Messaggistica Per attivare una o più procedure opzionali premere ATTIVAZIONE PROCEDURE. Si apre la finestra Manuale utente - 17

18 gli utenti Barrare le caselle relative alla procedure che si intendono attivare per l archivio principale corrente e premere OK. Le caselle DOCUMENTI ELETTRONICI e FIRMA DIGITALE sono disattivate se i moduli DOCUMATIC ACTIVE DOCUMENTS e DOCUMATIC FIRMA DIGITALE non sono stati installati ed attivati. VISUALIZZAZIONE DEGLI UTENTI CORRENTEMENTE COLLEGATI Sono visualizzate le seguenti informazioni Nome utente (DOCUMATIC) Nome utente Microsoft Windows Dominio utente Microsoft Windows Nome computer Applicazione Data / Ora ingresso IMPORTAZIONE DEGLI UTENTI Manuale utente - 18

19 la struttura dei dati LA STRUTTURA DEI DATI Una parte fondamentale di DOCUMATIC é la definizione delle destinazioni documento (o voci di titolario) e dei campi chiave associati al documento. Le destinazioni documento sono contenitori virtuali, strutturati su più livelli, nei quali sono inseriti i documenti. I campi chiave sono i dati che l utente associa al documento e che ne permettono il reperimento rapido e quindi la visualizzazione. Se con DOCUMATIC si desiderano gestire i fascicoli è possibile definire tutta una serie di tipi di fascicolo e associare campi chiave anche al fascicolo. Allo stesso modo dei documenti è possibile trovare facilmente i fascicoli basandosi sui campi chiave che li caratterizzano. Per accedere alla gestione della struttura dati, nella finestra iniziale, premere STRUTTURA DATI. Alla gestione della struttura dati hanno accesso solamente gli utenti con funzione di supervisione. LE DESTINAZIONI Premere DESTINAZIONI per portare in primo piano la sezione DESTINAZIONI. Inserimento di un nuova destinazione Per inserire una nuova destinazione, selezionare la cartella padre e premere INSERISCI. Si apre la finestra Digitare il nome della cartella nel campo NOME CARTELLA (obbligatorio). Premere SALVA per registrare i dati, SALVA E INSERISCI per registrare e rientrare nuovamente nella modalità di inserimento oppure CHIUDI per chiudere la finestra senza registrare. Non è possibile salvare se il nome della cartella non è stato inserito o se una cartella con lo stesso nome esiste già allo stesso livello. Modifica delle proprietà di una destinazione Per modificare le proprietà di una destinazione, selezionarla e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Manuale utente - 19

20 la struttura dei dati Cancellazione di una destinazione Per eliminare una destinazione, selezionarla e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. I TIPI FASCICOLO Premere TIPI FASCICOLO per portare in primo piano la sezione TIPI FASCICOLO. Inserimento di un nuovo tipo fascicolo Per inserire un nuovo tipo fascicolo selezionare la cartella padre e premere INSERISCI. Consultare il paragrafo INSERIMENTO DI UN NUOVA DESTINAZIONE in questo capitolo per maggiori dettagli. Modifica delle proprietà di un tipo fascicolo Per modificare le proprietà di un tipo fascicolo selezionarlo e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Cancellazione di un tipo fascicolo Per eliminare un tipo fascicolo selezionarlo e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. I CAMPI CHIAVE DOCUMENTO Premere CAMPI CHIAVE DOCUMENTO per portare in primo piano la sezione CAMPI CHIAVE DOCUMENTO. Manuale utente - 20

21 la struttura dei dati I campi inseriti in questa sezione si vanno ad aggiungere a quelli predefiniti DATA / ORA ACQUISIZIONE, PAGINE e DOCUMENTO FRONTE-RETRO. Se almeno due campi chiave sono stati inseriti è possibile variarne l ordine tramite i due pulsanti posti in basso a destra della lista (Sposta su / Sposta giù). Inserimento di un nuovo campo chiave documento Per inserire un nuovo campo chiave documento premere INSERISCI. Si apre la finestra Digitare nel campo TITOLO il nome del campo (obbligatorio). Selezionare il tipo di campo nella lista a discesa TIPO (obbligatorio). La seguente tabella riepiloga tutti possibili tipi di campo: Manuale utente - 21

22 la struttura dei dati TIPO Carattere Data Data / Ora Numerico Logico Memo DESCRIZIONE Campo che può contenere fino a 254 caratteri alfanumerici Campo contenente una data nel formato GG-MM-AAAA Campo contenente una data e un ora nel formato GG-MM-AAAA HH:MM:SS Campo contenente un numero Campo contenente un dato di tipo sì / no oppure vero / falso Campo che può contenere una quantità illimitata di testo Inserire nel campo LUNGHEZZA la lunghezza in caratteri o cifre del campo. La lunghezza massima per un campo di tipo carattere é di 254 mentre per un campo di tipo numerico é di 20. Non é necessario inserire la lunghezza per gli altri tipi di campo. Nel caso di campo di tipo numerico inserire nel campo DECIMALI il numero di cifre decimali per le cifre digitate nel campo. Se si vuole che l inserimento dei dati in un campo di tipo carattere o memo sia facilitato dalla presenza di una tabella automatica barrare la casella CAMPO ASSOCIATO A TABELLA. Se si vuole che l inserimento dei dati in un campo di tipo carattere o memo sia facilitato dalla presenza di una struttura automatica barrare la casella CAMPO ASSOCIATO A STRUTTURA. Se il campo deve essere collegato ad una tabella già associata ad un altro campo attivare il pulsante di opzione DI ALTRO CAMPO CHIAVE. Selezionare questo campo nella relativa lista a discesa. Inserire nel campo NUMERO COLONNE un numero compreso tra 1 e 10, indicante il numero di campi di cui deve essere composto ogni record della tabella associata al campo. Se si vuole che ad un campo di tipo numerico sia associato un contatore barrare la casella CAMPO PROGRESSIVO. Il contatore sarà di tipo manuale (il valore da cui iniziare il conteggio deve essere inserito ogni volta dall utente) se é attivato il pulsante di opzione MANUALE o automatico (con memoria) se sono attivati i pulsanti di opzione AUTOMATICO ANTICIPATO o AUTOMATICO POSTICIPATO. Ad un campo chiave numerico progressivo automatico anticipato il valore sarà assegnato prima dell acquisizione del documento (questo per permettere all operatore, per esempio, di scrivere o timbrare il numero sul documento prima dell acquisizione). Nel caso di campo chiave numerico progressivo automatico posticipato, il valore sarà assegnato dopo l acquisizione del documento. Nel caso di campo numerico progressivo automatico inserire nel campo INIZIA NUMERAZIONE DA il numero di partenza. Se si vuole che il campo abbia un valore predefinito che potrà essere una data, il nome dell utente oppure un altro scelto dall utente attivare uno dei pulsanti di opzione VALORE PREDEFINITO. Se si vuole convertire in maiuscolo tutto ciò che si digita in un campo di tipo carattere barrare la casella CONVERTI IN MAIUSCOLO. Se si vuole che venga visualizzato l eventuale valore zero di un campo di tipo numerico barrare la casella MOSTRA ZERI. Se si vuole che vengano visualizzati i punti di separazione delle migliaia per il valore di un campo di tipo numerico barrare la casella USA SEPARATORE MIGLIAIA. Digitare nel campo PASSWORD l eventuale password di accesso ad un campo di tipo Memo. Digitare lo stesso dato nel campo CONFERMA PASSWORD. Premere SALVA per registrare i dati, SALVA E INSERISCI per registrare e rientrare nuovamente nella modalità di inserimento oppure CHIUDI per chiudere la finestra senza registrare. Non è possibile registrare i dati se il nome del campo non è stato inserito o se un campo con lo stesso nome già esiste. Non sarà possibile salvare se il titolo è uguale a quello di un campo chiave già inserito o se nel titolo è presente un doppio apice, un singolo apice, una virgola o un punto e virgola. È possibile inserire fino a 100 campi chiave sia per i documenti che per i fascicoli. Modifica delle proprietà di un campo chiave documento Per modificare le proprietà di un campo chiave documento selezionarlo e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Eliminazione di un campo chiave documento Per eliminare un campo chiave documento selezionarlo e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo che chiede conferma per l esecuzione dell operazione. Premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. Manuale utente - 22

23 la struttura dei dati Associazione dei campi chiave documento alle destinazioni I CAMPI CHIAVE FASCICOLO Premere CAMPI CHIAVE FASCICOLO per portare in primo piano la sezione CAMPI CHIAVE FASCICOLO. I campi inseriti in questa sezione si vanno ad aggiungere a quelli base NOME, TIPO, NUMERO, DATA, DESCRIZIONE, RESPONSABILE, STATUS, DATA STATUS e NOTE. Se almeno due campi chiave sono stati inseriti è possibile variarne l ordine tramite i due pulsanti posti in basso a destra della lista (Sposta su / Sposta giù). Inserimento di un nuovo campo chiave fascicolo Per inserire un nuovo campo chiave fascicolo premere INSERISCI. Consultare il paragrafo INSERIMENTO DI UN NUOVO CAMPO CHIAVE DOCUMENTO in questo capitolo per maggiori dettagli. Modifica delle proprietà di un campo chiave fascicolo Per modificare le proprietà di un campo chiave fascicolo selezionarlo e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Manuale utente - 23

24 la struttura dei dati Eliminazione di un campo chiave fascicolo Per eliminare un campo chiave fascicolo selezionarlo e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. REGISTRAZIONE DI UNA STRUTTURA DATI PREFERITA CARICAMENTO DI UNA STRUTTURA DATI PREFERITA Manuale utente - 24

25 la struttura dei dati OPZIONI PER I CAMPI CHIAVE Selezionare Dati documento ( Dati fascicolo ), Altri dati o Protocollo nella lista a discesa ALL APERTURA MOSTRA LA SEZIONE per impostare la sezione che deve essere visualizzata in primo piano all apertura della finestra di editing. Diminuire o aumentare il valore del campo DIMENSIONI CARATTERE TITOLO per diminuire o aumentare la grandezza del font del titolo del campo chiave nella finestra di editing. Diminuire o aumentare il valore del campo DIMENSIONI CARATTERE ALTRI OGGETTI per diminuire o aumentare la grandezza del font degli altri oggetti contenuti nella finestra di editing. Selezionare uno dei due pulsanti DISPOSIZIONE CAMPI CHIAVE per modificare la disposizione dei campi chiave nella finestra di editing (dall alto verso il basso o da sinistra verso destra). Barrare la casella ATTIVA MUTUA ESCLUSIONE per fare in modo che più campi chiave di tipo numerico progressivo automatico posticipato, se presenti, non possano essere incrementati contemporaneamente. Manuale utente - 25

26 l acquisizione dei documenti L ACQUISIZIONE DEI DOCUMENTI Per acquisire uno o più documenti da scanner o tramite caricamento da una directory locale o di rete, nella finestra iniziale, premere ACQUISISCI (il primo da sinistra). Nella successiva finestra è possibile svolgere tutte le operazioni necessarie per l acquisizione dei documenti. Per le versioni PROFESSIONAL, NETWORK e ENTERPRISE, se la chiave di protezione del software non é inserita nella porta parallela del computer e il suo driver non è installato nel sistema, è mostrato il messaggio La chiave di protezione del software non è inserita nella porta stampante del computer. Consultare il paragrafo ALTRE FUNZIONALITÀ > GESTIONE DELLA CHIAVE DI PROTEZIONE DEL SOFTWARE per maggiori dettagli sull installazione del driver per la chiave di protezione del software. I documenti acquisiti e non salvati in seguito, per esempio, alla caduta della tensione durante la precedente sessione di acquisizione, se possibile, sono recuperati e visualizzati con l avvio della nuova sessione di acquisizione. OPZIONI PER L ACQUISIZIONE DEI DOCUMENTI Selezionare Compatibile TWAIN o Compatibile ISIS nella lista a discesa MODELLO a seconda del driver per lo scanner installato nel sistema. Premere SELEZIONA ORIGINE per scegliere lo scanner che si intende utilizzare per l acquisizione dei documenti. Si apre una finestra che mostra tutti gli scanner compatibili TWAIN (ISIS) installati nel sistema. Selezionare uno scanner nella lista di riepilogo e premere SELEZIONA per confermare oppure ANNULLA per rinunciare. Premere IMPOSTA SCANNER per impostare le proprietà dello scanner. Si apre una finestra dove è possibile modificare le proprietà dello scanner. Premere OK per confermare le modifiche oppure ANNULLA per annullarle. Selezionare Piano di scansione o Caricatore documenti (ADF) nella lista a discesa ALIMENTAZIONE FOGLI. Nel secondo caso lo scanner deve essere dotato di caricatore dei documenti (ADF). Selezionare Sì o No nella lista a discesa SCANSIONE FRONTE RETRO per acquisire la sola parte anteriore del foglio o per acquisire entrambi i lati. Nel secondo caso lo scanner deve supportare la modalità fronte retro (duplex). Selezionare il formato di acquisizione nella lista a discesa FORMATO IMMAGINI. I campi nella sezione DEFINITO DA UTENTE sono attivi solo se nella lista a discesa FORMATO IMMAGINI è selezionato il valore Definito da utente. Scegliere la modalità di acquisizione nella lista a discesa TIPO IMMAGINI. I valori possibili sono Bianco e nero, Scala di grigio e Colore RGB. Inserire la risoluzione di scansione nel campo RISOLUZIONE. Premere i pulsanti o per diminuire o incrementare il valore dei campi LUMINOSITÀ, CONTRASTO e SOGLIA. Manuale utente - 26

27 l acquisizione dei documenti Barrare la casella MOSTRA FINESTRA DIALOGO SCANNER per visualizzare la finestra di dialogo dello scanner prima di ogni scansione. Tale finestra é diversa per ogni modello di scanner. Barrare la casella MOSTRA INDICATORE DI PROGRESSO é barrata, durante scansione è mostrato un indicatore di progresso. Barrare la casella MOSTRA ERRORI TWAIN per visualizzare un messaggio di errore nel caso di trasmissione allo scanner di un parametro errato. Una condizione di errore potrebbe essere l inserimento di una risoluzione di scansione troppo grande o l attivazione della casella ADF PRESENTE per uno scanner sprovvisto di caricatore automatico dei fogli. Barrare la casella IGNORA ERRORI TWAIN per ignorare eventuali errori che potrebbero verificarsi durante la trasmissione dei parametri allo scanner. Le impostazioni hanno effetto sullo scanner solamente se la casella MOSTRA FINESTRA DIALOGO SCANNER non è barrata. Per accelerare notevolmente le operazioni di acquisizione e salvataggio si consiglia di selezionare BIANCO E NERO nella lista a discesa TIPO IMMAGINI, inserire 200 nel campo RISOLUZIONE e non barrare la casella MOSTRA FINESTRA DIALOGO SCANNER. Manuale utente - 27

28 l acquisizione dei documenti Manuale utente - 28

29 l acquisizione dei documenti ACQUISIZIONE DI NUOVI DOCUMENTI Per avviare l autocomposizione per l acquisizione di uno o più documenti premere RICEVI NUOVO. Durante l autocomposizione sarà richiesto all utente di Impostare la destinazione per il documento (i documenti) che sarà acquisito Impostare i dati da associare al documento (i documenti) che sarà acquisito Impostare i dati da associare ad ogni pagina del documento (i documenti) che sarà acquisito Impostare il destinatario (i destinatari) del documento (dei documenti) che sarà acquisito (lista distribuzione) Impostare il fascicolo (i fascicoli) nel quale inserire il documento (i documenti) che sarà acquisito (lista fascicoli) Impostare le preferenze per l acquisizione (finestra dialogo acquisizione). È possibile in ogni momento modificare la sequenza di autocomposizione attivando o disattivando una o più finestre di dialogo. Consultare il paragrafo ALTRE FUNZIONALITÀ > OPZIONI GENERALI DI SISTEMA > SEZIONE GENERALE > PERSONALIZZAZIONE DELL AUTOCOMPOSIZIONE ACQUISIZIONE DOCUMENTI per maggiori dettagli. Impostazione della destinazione del documento Consultare il paragrafo IMPOSTAZIONE DELLA DESTINAZIONE DEL DOCUMENTO in questo capitolo per maggiori dettagli. Impostazione dei dati del documento Consultare il paragrafo IMPOSTAZIONE DEI DATI DEL DOCUMENTO in questo capitolo per maggiori dettagli. Impostazione dei dati della pagina Consultare il paragrafo IMPOSTAZIONE DEI DATI DELLA PAGINA in questo capitolo per maggiori dettagli. Impostazione del destinatario del documento Consultare il paragrafo IMPOSTAZIONE DEL DESTINATARIO DEL DOCUMENTO in questo capitolo per maggiori dettagli. Impostazione del fascicolo Consultare il paragrafo IMPOSTAZIONE DEL FASCICOLO in questo capitolo per maggiori dettagli. Manuale utente - 29

30 l acquisizione dei documenti Impostazione delle preferenze per l acquisizione Attivare uno dei pulsanti di opzione posti sulla sinistra per selezionare la modalità di acquisizione Avvio scanner Caricamento da directory Caricamento da appunti Avvio eseguibile esterno Acquisizione senza immagine Scegliere ACQUISISCI IMMAGINI NEL FORMATO ORIGINALE per acquisire le immagini mantenendo il formato oppure CONVERTI NEL FORMATO per convertire le immagini in un nuovo formato. Selezionare il formato desiderato nella lista a discesa sottostante. Barrare la casella MULTIPAGINA per acquisire le immagini creando un unico file composto da più immagini. I formati supportati sono i seguenti Portable Network Graphics (PNG) JBIG2 (JB2) Portable Document Format (PDF) JPEG (JPG) Manuale utente - 30

31 l acquisizione dei documenti TIFF Non compresso (TIF) TIFF CCITT Gruppo 3 Fax (TIF) TIFF CCITT Gruppo 4 Fax (TIF) TIFF LZW (TIF) TIFF JPEG Spec. TIFF 6.0 (TIF) TIFF JPEG Spec. TIFF TechNote2 (TIF) In grassetto i formati che supportano la modalità multipagina. In rosso i formati consigliati. Premere OPZIONI SALVATAGGIO IMMAGINI per impostare alcune preferenze per il salvataggio delle immagini dopo la loro acquisizione. Si apre la finestra Barrare la casella MOSTRA FINESTRA DIALOGO SCANNER per. Barrare la casella MOSTRA LISTA IMMAGINI per. Scegliere ACQUISISCI TUTTI I FOGLI per acquisire tutti i fogli disponibili oppure ACQUISISCI SOLO per acquisire un determinato numero di fogli. Inserire il numero di fogli da acquisire nel campo a lato. Barrare la casella INVERTI ORDINE per ricevere i fogli in ordine inverso a quello di acquisizione. Barrare la casella RICHIEDI CONFERMA PER PROSEGUIMENTO ACQUISIZIONE per. Scegliere NON SEPARARE I FOGLI per. Scegliere OGNI DOCUMENTO È COMPOSTO DA per. Inserire il numero di fogli componenti ogni documento nel campo a lato. Scegliere AVVIA LA PROCEDURA DI SEPARAZIONE DEI DOCUMENTI per. Scegliere I DOCUMENTI SONO SEPARATI DA UN FOGLIO BIANCO per. Premere OK per avviare l acquisizione oppure ANNULLA per chiudere la finestra. Premere CARICA per. Premere REGISTRA per. Premere OPZIONI per. In caso di documenti composti da centinaia di pagine, per una più efficiente gestione, se ne consiglia l acquisizione sotto forma di singoli file e non di file multipagina. Sarà comunque sempre possibile inviarli per posta elettronica o esportarli come file multipagina in uno dei formati supportati da DOCUMATIC. RIPETIZIONE DELL ACQUISIZIONE DEL DOCUMENTO Premere RIPETI nella sezione ACQUISIZIONE. AGGIUNTA DI PAGINE AL DOCUMENTO Premere AGGIUNGI PAGINE nella sezione ACQUISIZIONE. Consultare il paragrafo LE PAGINE > AGGIUNTA DI PAGINE AL DOCUMENTO per maggiori dettagli. INSERIMENTO DI PAGINE NEL DOCUMENTO Premere INSERISCI PAGINE nella sezione ACQUISIZIONE. Consultare il paragrafo LE PAGINE > INSERIMENTO DI PAGINE NEL DOCUMENTO per maggiori dettagli. Manuale utente - 31

32 l acquisizione dei documenti SOSTITUZIONE DI UNA PAGINA DEL DOCUMENTO Premere SOSTITUISCI PAGINA nella sezione ACQUISIZIONE. Consultare il paragrafo LE PAGINE > SOSTITUZIONE DI UNA PAGINA DEL DOCUMENTO per maggiori dettagli. IMPOSTAZIONE DELLA DESTINAZIONE DEL DOCUMENTO Premere IMPOSTA DESTINAZIONE nella sezione ACQUISIZIONE. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > IMPOSTAZIONE DELLA DESTINAZIONE DEL DOCUMENTO per maggiori dettagli. IMPOSTAZIONE DEI DATI DEL DOCUMENTO Premere IMPOSTA DATI DOCUMENTO nella sezione ACQUISIZIONE. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > IMPOSTAZIONE DEI DATI DEL DOCUMENTO per maggiori dettagli. IMPOSTAZIONE DEI DATI DELLA PAGINA Premere IMPOSTA DATI PAGINA nella sezione ACQUISIZIONE. Consultare il paragrafo LE PAGINE > IMPOSTAZIONE DEI DATI DELLA PAGINA per maggiori dettagli. IMPOSTAZIONE DEL DESTINATARIO DEL DOCUMENTO Premere IMPOSTA LISTA DISTRIBUZIONE nella sezione ACQUISIZIONE. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > IMPOSTAZIONE DEL DESTINATARIO DEL DOCUMENTO per maggiori dettagli. IMPOSTAZIONE DEL FASCICOLO Premere IMPOSTA LISTA FASCICOLI nella sezione ACQUISIZIONE. Consultare il paragrafo per maggiori dettagli. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > IMPOSTAZIONE DEL FASCICOLO per maggiori dettagli. SPOSTAMENTO DA UN DOCUMENTO ALL ALTRO Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > SPOSTAMENTO DA UN DOCUMENTO ALL ALTRO per maggiori dettagli. MODIFICA DELLA DESTINAZIONE DEL DOCUMENTO Premere MODIFICA DESTINAZIONE nella sezione DOCUMENTI. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > IMPOSTAZIONE DELLA DESTINAZIONE DEL DOCUMENTO per maggiori dettagli. MODIFICA DEI DATI DEL DOCUMENTO Premere MODIFICA DATI nella sezione DOCUMENTI. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > IMPOSTAZIONE DEI DATI DEL DOCUMENTO per maggiori dettagli. ELIMINAZIONE DEL DOCUMENTO Premere ELIMINA nella sezione DOCUMENTI. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > ELIMINAZIONE DEL DOCUMENTO per maggiori dettagli. RICERCA NELLA LISTA DEI DOCUMENTI Premere TROVA nella sezione DOCUMENTI. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > RICERCA NELLA LISTA DEI DOCUMENTI per maggiori dettagli. MARCATURA DEL DOCUMENTO Premere dettagli.. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > MARCATURA DEL DOCUMENTO per maggiori Manuale utente - 32

33 l acquisizione dei documenti STAMPA DEL DOCUMENTO Premere. Consultare il paragrafo I DOCUMENTI > STAMPA DEL DOCUMENTO per maggiori dettagli. MODIFICA DEI DATI DELLA PAGINA Premere MODIFICA DATI nella sezione PAGINE. Consultare il paragrafo LE PAGINE > IMPOSTAZIONE DEI DATI DELLA PAGINA per maggiori dettagli. RIORGANIZZAZIONE DELLE PAGINE Premere RIORGANIZZA nella sezione PAGINE. Consultare il paragrafo LE PAGINE > RIORGANIZZAZIONE DELLE PAGINE per maggiori dettagli. ELIMINAZIONE DELLA PAGINA Premere ELIMINA nella sezione PAGINE. Consultare il paragrafo LE PAGINE > ELIMINAZIONE DELLA PAGINA per maggiori dettagli. MARCATURA DELLA PAGINA Premere. Consultare il paragrafo LE PAGINE > MARCATURA DELLA PAGINA per maggiori dettagli. Manuale utente - 33

34 l acquisizione dei documenti elettronici L ACQUISIZIONE DEI DOCUMENTI ELETTRONICI DOCUMATIC integra una procedura software per la creazione e l archiviazione guidata di documenti in formato elettronico (documenti Microsoft Word, fogli di calcolo Microsoft Excel, presentazioni Microsoft Powerpoint ). È possibile tenere sotto controllo tutto l'iter della creazione e gestione del documento: Creazione secondo modelli prodotti da qualsiasi applicazione Microsoft Windows Gestione delle bozze Salvataggio del documento con un nome assegnato dall utente o tenendo conto del tipo di documento, del livello di revisione, dell'anno e del numero di protocollo e del settore aziendale che ha creato il documento. Stampa, revisione del documento, invio per posta elettronica e generazione di immagini a complemento e/o in sostituzione del documento originario. Per poter acquisire i documenti in formato elettronico è necessario che il modulo aggiuntivo DOCUMATIC ACTIVE DOCUMENTS sia installato ed attivato. OPZIONI PER L ACQUISIZIONE DEI DOCUMENTI ELETTRONICI Nella finestra iniziale premere ACQUISISCI (il secondo da sinistra). Nella successiva finestra premere OPZIONI. Si apre la finestra Per selezionare la directory predefinita dei modelli di documento premere in corrispondenza del campo DIRECTORY MODELLI. Un modello di documento non è altro che un documento contenente il layout di base dal quale partire per creare nuovi documenti. In genere la directory dei modelli è condivisa da tutti gli utenti. Per selezionare la directory predefinita delle bozze di documento premere in corrispondenza del campo DIRECTORY BOZZE. Un documento si trova allo stato di bozza finché l utente non decide di archiviarlo definitivamente. In genere ogni utente ha una propria directory delle bozze. Per scegliere il tipo di archiviazione del documento attivare uno dei pulsanti di opzione NON CREARE IL RIFERIMENTO AL FILE SALVA IL FILE USANDO IL SUO NOME ORIGINALE, SALVA IL FILE SALVA IL FILE USANDO TIPO, ANNO E NUMERO PROTOCOLLO, SETTORE E REVISIONE Non sarà creato alcun riferimento al documento elettronico nell archivio. Sarà possibile creare l immagine del documento elettronico utilizzando una stampante virtuale se questa è installata nel sistema. Il documento elettronico sarà salvato con lo stesso nome che aveva quando era ancora in fase di bozza. Il documento elettronico sarà salvato utilizzando i dati inseriti dall utente. I dati utilizzabili sono i seguenti TIPO DOCUMENTO ANNO PROTOCOLLAZIONE Manuale utente - 34

35 l acquisizione dei documenti elettronici NUMERO PROTOCOLLO GENERALE LIVELLO DI REVISIONE (A Z) SETTORE Per impostare le regole di assegnazione del nome al documento da archiviare premere REGOLE ASSEGNAZIONE NOME. Si apre la finestra Se, per esempio, sono barrate le caselle ANNO, PROTOCOLLO GENERALE e REVISIONE un documento Microsoft Word, protocollato il 01/01/2007 con numero 1 e livello di revisione A, il nome del documento archiviato sarà A.DOC. Le caselle TIPO DOCUMENTO e SETTORE sono attivate se sono stati rispettivamente definiti campi chiave documento con lo stesso nome. ACQUISIZIONE DI NUOVI DOCUMENTI ELETTRONICI Nella finestra iniziale premere ACQUISISCI (il secondo da sinistra). Si apre la finestra Sezione CREAZIONE DOCUMENTO Per selezionare il modello da utilizzare per creare la bozza di documento premere corrispondenza del campo NOME MODELLO. Si apre la finestra in Manuale utente - 35

36 l acquisizione dei documenti elettronici Scegliere il modello e premere OK. Per creare un nuovo modello di documento fare click con il pulsante destro del mouse nell area dei file e scegliere il tipo di documento nel menu NUOVO (per esempio NUOVO > DOCUMENTO DI MICROSOFT WORD). Per creare una bozza di documento in base al modello selezionato nel campo NOME MODELLO premere CREA BOZZA. Si apre la finestra Inserire nel campo NOME BOZZA il nome della bozza e premere SALVA. Per aprire il modello selezionato nel campo NOME MODELLO premere APRI. Per stampare il modello selezionato nel campo NOME MODELLO premere STAMPA. Per inviare per posta elettronica il modello selezionato nel campo NOME MODELLO premere INVIA. Per eliminare il modello selezionato nel campo NOME MODELLO premere ELIMINA. Sezione ARCHIVIAZIONE DOCUMENTO Per archiviare il documento selezionato nel campo BOZZA / DOCUMENTO premere ARCHIVIA. Si avvia l autocomposizione per l archiviazione dei documenti elettronici simile a quella per l acquisizione delle immagini tranne che per l ultima finestra. Manuale utente - 36

37 l acquisizione dei documenti elettronici Per copiare negli appunti (clipboard) di Microsoft Windows il numero di protocollo, la data di protocollo e/o il nome del documento elettronico barrare rispettivamente le caselle COPIA NUMERO PROTOCOLLO NEGLI APPUNTI, COPIA DATA PROTOCOLLO NEGLI APPUNTI e/o COPIA NOME DOCUMENTO NEGLI APPUNTI. Per aprire il documento elettronico prima dell archiviazione barrare la casella APRI DOCUMENTO PRIMA DELL ARCHIVIAZIONE. In genere questa opzione è usata per aggiungere al documento il numero e la data di protocollo precedentemente inseriti negli appunti di Microsoft Windows. Per creare dal documento elettronico un immagine visualizzabile da DOCUMATIC barrare la casella CREA IMMAGINI DOCUMENTO. Nel sistema deve essere installata e correttamente impostata una stampante virtuale. Per impostare l eventuale stampante virtuale installata nel sistema premere OPZIONI STAMPANTE VIRTUALE. Premere OK per archiviare il documento oppure ANNULLA per rinunciare all operazione. Il file sarà spostato nella directory predefinita per l archiviazione se è attivato il pulsante di opzione SPOSTA DOCUMENTO NELLA DIRECTORY ARCHIVIAZIONE PREDEFINITA o lasciato nella posizione originale se è attivato il pulsante di opzione LASCIA DOCUMENTO NELLA DIRECTORY DELLE BOZZE. Per aprire il documento selezionato nel campo BOZZA / DOCUMENTO premere APRI. Per stampare il documento selezionato nel campo BOZZA / DOCUMENTO premere STAMPA. Per inviare per posta elettronica il documento selezionato nel campo BOZZA / DOCUMENTO premere INVIA. Per eliminare il documento selezionato nel campo BOZZA / DOCUMENTO premere ELIMINA. Sezione GESTIONE DOCUMENTO Per aprire il documento selezionato nel campo NOME DOCUMENTO premere APRI. Per stampare il documento selezionato nel campo NOME DOCUMENTO premere STAMPA. Per inviare per posta elettronica il documento selezionato nel campo NOME DOCUMENTO premere INVIA. Per eliminare il documento selezionato nel campo NOME DOCUMENTO premere ELIMINA. Per visualizzare le proprietà del documento selezionato nel campo NOME DOCUMENTO premere PROPRIETÀ Manuale utente - 37

38 la ricerca dei documenti LA RICERCA DEI DOCUMENTI Dalla finestra principale di DOCUMATIC, se la sezione DESTINAZIONI è selezionata, è possibile aprire l intero archivio dei documenti o i documenti contenuti in una particolare destinazione premendo APRI, cercare i documenti acquisiti alla data corrente, negli ultimi 3 giorni, negli ultimi 7 giorni o negli ultimi 30 giorni premendo i pulsanti del gruppo APRI ACQUISITI oppure effettuare una ricerca sull archivio mediante l impostazione di criteri più o meno complessi. IMPOSTAZIONE DEI CRITERI BASE RICERCA STANDARD RICERCA AVANZATA Manuale utente - 38

39 la ricerca dei documenti RICERCHE UTENTE RICERCA LIBERA Manuale utente - 39

40 i documenti I DOCUMENTI SPOSTAMENTO DA UN DOCUMENTO ALL ALTRO Acquisizione documenti Per spostarsi rispettivamente al primo documento, al documento precedente, al documento successivo o all ultimo documento premere i pulsanti,,, o nella sezione DOCUMENTI. I pulsanti sono attivi se almeno un documento è stato acquisito. Lista documenti Per spostarsi rispettivamente al primo documento, al documento precedente, al documento successivo o all ultimo documento premere i pulsanti,,, o. Pagine documenti Per spostarsi rispettivamente al primo documento, al documento precedente, al documento successivo o all ultimo documento premere i pulsanti,,, o nella sezione DOCUMENTI. Un segnale sonoro avvisa che si è raggiunto l inizio o la fine della lista. VISUALIZZAZIONE DELLE PAGINE DEL DOCUMENTO Acquisizione documenti Le pagine sono già visualizzate in questa modalità. Lista documenti Per visualizzare le pagine di un documento, selezionarlo e premere elemento della lista. Si passa alla modalità Pagine documenti. Pagine documenti Le pagine sono già visualizzate in questa modalità. o fare doppio click su un MODIFICA DELLA DESTINAZIONE DEL DOCUMENTO Acquisizione documenti Per impostare la destinazione di tutti i documenti che saranno successivamente acquisiti premere IMPOSTA DESTINAZIONE nella sezione ACQUISIZIONE. Per modificare la destinazione del documento corrente, di tutti i documenti o dei documenti marcati premere MODIFICA DESTINAZIONE nella sezione DOCUMENTI. Il pulsante è attivo se almeno un documento è stato acquisito. Lista documenti Per modificare la destinazione del documento corrente, di tutti i documenti o dei documenti marcati premere. Pagine documenti Per modificare la destinazione del documento corrente, di tutti i documenti o dei documenti marcati scegliere MODIFICA DESTINAZIONE sul menu DOCUMENTI. Si apre la finestra Manuale utente - 40

41 i documenti Selezionare nella lista a discesa MODIFICA DESTINAZIONE DI rispettivamente Documento corrente, Tutti i documenti o Documenti marcati se si intende modificare la destinazione del documento corrente, di tutti i documenti o dei documenti marcati. La lista a discesa non è visibile se si sta impostando la destinazione di tutti i documenti che saranno successivamente acquisiti nella modalità Acquisizione documenti. Selezionare una cartella tra le destinazioni e premere per aggiungere una nuova voce alla lista delle destinazioni selezionate. Premere per rimuovere la voce corrente dalla lista delle destinazioni selezionate. È possibile aggiungere più di una cartella alla lista delle destinazioni selezionate se la casella DISATTIVA MULTISELEZIONE non è barrata. È possibile aggiungere una cartella che non sia una cartella finale alla lista delle destinazioni selezionate se la casella DISATTIVA SELEZIONE CARTELLE INTERMEDIE non è barrata. Premere INSERISCI per inserire una nuova destinazione. Consultare il paragrafo LA STRUTTURA DEI DATI > LE DESTINAZIONI > INSERIMENTO DI UN NUOVA DESTINAZIONE per maggiori dettagli. Premere MODIFICA per modificare le proprietà della destinazione corrente. Consultare il paragrafo LA STRUTTURA DEI DATI > LE DESTINAZIONI > MODIFICA DELLE PROPRIETÀ DI UNA DESTINAZIONE per maggiori dettagli. Premere ELIMINA per eliminare la destinazione corrente. Consultare il paragrafo LA STRUTTURA DEI DATI > LE DESTINAZIONI > CANCELLAZIONE DI UNA DESTINAZIONE per maggiori dettagli. Premere RESET per cancellare la lista delle destinazioni selezionate. Premere o rispettivamente per espandere o comprimere tutta la struttura delle destinazioni. Premere OK per confermare la selezione oppure ANNULLA per annullarla. MODIFICA DEI DATI DEL DOCUMENTO Acquisizione documenti Per impostare i dati di tutti i documenti che saranno successivamente acquisiti premere IMPOSTA DATI DOCUMENTO nella sezione ACQUISIZIONE. Per modificare i dati del documento corrente premere MODIFICA DATI nella sezione DOCUMENTI. Il pulsante è attivo se almeno un documento è stato acquisito. Lista documenti Per modificare i dati di un documento selezionarlo e premere. Pagine documenti Manuale utente - 41

42 i documenti Per modificare i dati del documento corrente premere MODIFICA DATI nella sezione DOCUMENTI. Si apre la finestra La finestra è divisa in quattro sezioni: DATI DOCUMENTO, ALTRI DATI, PROTOCOLLO e LISTA DISTRIBUZIONE. La sezione PROTOCOLLO è visibile se almeno una delle procedure PROTOCOLLO GENERALE e PROTOCOLLI DIPARTIMENTALI è attivata. La sezione LISTA DISTRIBUZIONE è visibile se la procedura LISTA DISTRIBUZIONE è attivata. Sezione DATI DOCUMENTO Sezione ALTRI DATI Sezione PROTOCOLLO Sezione LISTA DISTRIBUZIONE IMPOSTAZIONE DEL DESTINATARIO DEL DOCUMENTO Acquisizione documenti Lista documenti Pagine documenti Si apre la finestra Manuale utente - 42

43 i documenti IMPOSTAZIONE DEL FASCICOLO Acquisizione documenti Lista documenti Pagine documenti Si apre la finestra ELIMINAZIONE DEL DOCUMENTO Acquisizione documenti Per eliminare il documento corrente, tutti i documenti o i documenti marcati premere ELIMINA nella sezione DOCUMENTI. Il pulsante è attivo se almeno un documento è stato acquisito. Lista documenti Per eliminare il documento corrente, tutti i documenti o i documenti marcati premere. Pagine documenti Operazione non supportata in questa modalità. Si apre la finestra Manuale utente - 43

44 i documenti Selezionare Documento corrente, Tutti i documenti o Documenti marcati nella lista a discesa rispettivamente per scegliere di eliminare il documento corrente, tutti i documenti o i documenti marcati. Premere OK per confermare la selezione oppure ANNULLA per annullarla. Nel caso si sia scelto di cancellare tutti i documenti un ulteriore finestra di dialogo chiede conferma prima di procedere con l operazione. RICERCA NELLA LISTA DEI DOCUMENTI Acquisizione documenti Lista documenti Pagine documenti Si apre la finestra RICERCA E SOSTITUZIONE DI UN DATO NELLA LISTA DEI DOCUMENTI Acquisizione documenti Per effettuare un operazione di ricerca e sostituzione di un dato in un determinato campo chiave per il documento corrente, tutti i documenti o i documenti marcati scegliere TROVA E SOSTITUISCI sul menu DOCUMENTI. La voce è attiva se almeno un documento è stato acquisito. Lista documenti Per effettuare un operazione di ricerca e sostituzione di un dato in un determinato campo chiave per il documento corrente, tutti i documenti o i documenti marcati scegliere TROVA E SOSTITUISCI sul menu DOCUMENTI. Pagine documenti Per effettuare un operazione di ricerca e sostituzione di un dato in un determinato campo chiave per il documento corrente, tutti i documenti o i documenti marcati scegliere TROVA E SOSTITUISCI sul menu DOCUMENTI. Si apre la finestra Manuale utente - 44

45 i documenti 1. Selezionare Tutti i documenti o Documenti marcati nella lista a discesa PROCESSA rispettivamente per scegliere di processare tutti i documenti o i documenti marcati. 2. Scegliere nella lista a discesa SE NEL CAMPO CHIAVE il campo chiave sul quale effettuare la ricerca. 3. Inserire il dato da trovare nella casella di testo TROVI IL DATO. L inserimento di un dato in questa casella impone un filtro aggiuntivo alla selezione di cui al punto 1. L inserimento di un dato in questa casella non è comunque obbligatorio. 4. Barrare la casella PAROLA INTERA per cercare esclusivamente il dato inserito nella casella di testo di cui al punto precedente. La casella è attiva se il campo chiave di cui al punto 2 è di tipo carattere. 5. Scegliere nella lista a discesa INSERISCI NEL CAMPO CHIAVE il campo chiave sul quale effettuare la sostituzione. 6. Inserire il dato da sostituire nella casella di testo IL DATO. 7. Attivare i pulsanti di opzione SOSTITUISCI TUTTO, SOSTITUISCI IL DATO TROVATO, INSERISCI IL DATO o ACCODA IL DATO come spiegato nella seguente tabella SOSTITUISCI TUTTO SOSTITUISCI IL DATO TROVATO INSERISCI IL DATO ACCODA IL DATO Tutto il contenuto del campo chiave di cui al punto 5 è sostituito con il dato inserito nella casella di testo di cui al punto 6 Il dato inserito nella casella di testo di cui al punto 6 è sostituito al dato eventualmente inserito nella casella di testo di cui al punto 3 nel campo chiave di cui al punto 5 Il dato inserito nella casella di testo di cui al punto 6 è inserito prima del dato eventualmente inserito nella casella di testo di cui al punto 3 nel campo chiave di cui al punto 5 Il dato inserito nella casella di testo di cui al punto 6 è accodato a quello eventualmente presente nel campo chiave di cui al punto 5 Il gruppo di pulsanti di opzione è attivo se il campo chiave di cui al punto 5 è di tipo carattere o memo. 8. Attivare i pulsanti di opzione NON SEPARARE, SEPARA CON UNO SPAZIO, SEPARA CON UN RITORNO A CAPO o SEPARA CON come spiegato nella seguente tabella NON SEPARARE SEPARA CON UNO SPAZIO SEPARA CON UN RITORNO A CAPO Manuale utente - 45

46 i documenti SEPARA CON Il gruppo di pulsanti di opzione è attivo se nel gruppo di pulsanti di cui al punto precedente è attivato il pulsante INSERISCI IL DATO o il pulsante ACCODA IL DATO. 9. Barrare la casella PROCESSA SOLO I CAMPI CHIAVE VUOTI per escludere dall operazione di sostituzione tutti quei campi chiave che contengono già un dato. 10. Premere ESEGUI per avviare il processamento dei documenti. Una finestra di dialogo chiede conferma prima di procedere con l operazione. 11. Premere RESET per riportare tutti i controlli allo stato iniziale. 12. Premere CHIUDI per chiudere la finestra. MARCATURA DEL DOCUMENTO Acquisizione documenti Per marcare il documento corrente (cancellare il marcatore) premere. Il pulsante è attivo se almeno un documento è stato acquisito. In alternativa scegliere MARCA sul menu DOCUMENTI. Lista documenti Per marcare il documento corrente (cancellare il marcatore), marcare tutti i documenti, cancellare tutti marcatori o invertire la marcatura dei documenti premere rispettivamente,, o. In alternativa scegliere MARCA sul menu DOCUMENTI. Pagine documenti Per marcare il documento corrente (cancellare il marcatore) premere sul menu DOCUMENTI.. In alternativa scegliere MARCA Si apre la finestra Nelle modalità Acquisizione documenti e Pagine documenti se il documento corrente è marcato lo sfondo è mostrato in azzurro invece che in grigio. STAMPA DEL DOCUMENTO Acquisizione documenti Per stampare il documento corrente, tutti i documenti o i documenti marcati premere o scegliere STAMPA > DOCUMENTI sul menu FILE. Il pulsante è attivo se almeno un documento è stato acquisito. Lista documenti Per stampare il documento corrente, tutti i documenti o i documenti marcati premere o scegliere STAMPA > DOCUMENTI sul menu FILE. Pagine documenti Manuale utente - 46

47 i documenti Per stampare il documento corrente, tutti i documenti o i documenti marcati premere STAMPA > DOCUMENTI sul menu FILE. o scegliere Consultare il paragrafo LE STAMPE > STAMPA DEL DOCUMENTO per maggiori dettagli. STAMPA DELLA LISTA DEI DOCUMENTI Acquisizione documenti Per stampare la lista dei documenti scegliere STAMPA > LISTA sul menu FILE. Lista documenti Per stampare la lista dei documenti scegliere STAMPA > LISTA sul menu FILE. Pagine documenti Per stampare la lista dei documenti scegliere STAMPA > LISTA sul menu FILE. Consultare il paragrafo LE STAMPE > STAMPA DELLA LISTA DEI DOCUMENTI per maggiori dettagli. INVIO PER POSTA ELETTRONICA DEL DOCUMENTO Acquisizione documenti Per inviare per posta elettronica il documento corrente, tutti i documenti o i documenti marcati scegliere INVIA > DOCUMENTI sul menu FILE. Lista documenti Per inviare per posta elettronica il documento corrente, tutti i documenti o i documenti marcati premere o scegliere INVIA > DOCUMENTI sul menu FILE. Pagine documenti Per inviare per posta elettronica il documento corrente, tutti i documenti o i documenti marcati scegliere INVIA > DOCUMENTI sul menu FILE. Consultare il capitolo LA POSTA ELETTRONICA per maggiori dettagli. IMPOSTAZIONE DELLO STATUS DI LETTURA / STAMPA DI UN DOCUMENTO Acquisizione documenti Lista documenti Pagine documenti Si apre la finestra VISUALIZZAZIONE DELLO STATUS DI LETTURA / STAMPA DI UN DOCUMENTO Acquisizione documenti Lista documenti Pagine documenti Si apre la finestra Manuale utente - 47

48 i documenti STATISTICHE Acquisizione documenti Lista documenti Pagine documenti Si apre la finestra CHIUSURA DELLA LISTA DEI DOCUMENTI Acquisizione documenti Premere. Se almeno un documento è stato acquisito si apre la finestra di dialogo Manuale utente - 48

49 i documenti Premere SI per salvare i documenti, NO per chiudere la finestra senza salvare i documenti o ANNULLA per rinunciare all uscita dalla procedura di acquisizione dei documenti. Se almeno un documento è stato acquisito e se almeno una delle procedure PROTOCOLLO GENERALE e PROTOCOLLI DIPARTIMENTALI è attivata si apre un ulteriore finestra di dialogo Lista documenti Premere. Pagine documenti Premere. Si passa alla modalità Lista documenti. Manuale utente - 49

50 i documenti elettronici I DOCUMENTI ELETTRONICI DOCUMATIC integra una procedura software per la creazione e l archiviazione guidata di documenti in formato elettronico (documenti Microsoft Word, fogli di calcolo Microsoft Excel, presentazioni Microsoft Powerpoint ). Consultare il capitolo L ACQUISIZIONE DEI DOCUMENTI ELETTRONICI per maggiori dettagli sull acquisizione dei documenti elettronici. Per poter gestire i documenti in formato elettronico è necessario che il modulo aggiuntivo DOCUMATIC ACTIVE DOCUMENTS sia installato ed attivato. APERTURA DEL DOCUMENTO ELETTRONICO Se un documento elettronico è associato al documento corrente è possibile aprirlo tramite l avvio dell applicativo predefinito di sistema. Per esempio il formato DOC è generalmente aperto da Microsoft Word, il formato XLS è generalmente aperto da Microsoft Excel. Acquisizione documenti Scegliere APRI sul menu ELETTRONICI. Lista documenti Premere o scegliere APRI sul menu ELETTRONICI. Pagine documenti Scegliere APRI sul menu ELETTRONICI. STAMPA DEL DOCUMENTO ELETTRONICO Se un documento elettronico è associato al documento corrente è possibile stamparlo tramite l avvio dell applicativo predefinito di sistema. Per esempio il formato DOC è generalmente aperto da Microsoft Word, il formato XLS è generalmente aperto da Microsoft Excel. Acquisizione documenti Scegliere STAMPA sul menu ELETTRONICI. Lista documenti Premere o scegliere STAMPA sul menu ELETTRONICI. Pagine documenti Scegliere STAMPA sul menu ELETTRONICI. INVIO PER POSTA ELETTRONICA DEL DOCUMENTO ELETTRONICO Se un documento elettronico è associato al documento corrente è possibile inviarlo per posta elettronica. Acquisizione documenti Scegliere INVIA sul menu ELETTRONICI. Lista documenti Scegliere INVIA sul menu ELETTRONICI. Pagine documenti Scegliere INVIA sul menu ELETTRONICI. Se come metodo di invio della posta elettronica è impostato l invio diretto, si apre la finestra Manuale utente - 50

51 i documenti elettronici Se come metodo di invio è impostato l utilizzo del client di posta predefinito, è visualizzata la finestra standard per l invio della posta elettronica. Consultare il capitolo LA POSTA ELETTRONICA per maggiori dettagli. CREAZIONE / AGGIORNAMENTO DELL IMMAGINE DEL DOCUMENTO ELETTRONICO Se nel sistema è installata e correttamente impostata una stampante virtuale, ovvero un driver di stampa in grado di produrre un file immagine invece di una stampa su carta, è possibile creare un immagine visualizzabile da DOCUMATIC senza che sia necessario avviare un applicativo esterno per visualizzarlo o stamparlo. Acquisizione documenti Operazione non supportata in questa modalità. Lista documenti Premere o scegliere CREA / AGGIORNA IMMAGINE sul menu ELETTRONICI. Pagine documenti Operazione non supportata in questa modalità. CREAZIONE DI UNA BOZZA DI DOCUMENTO ELETTRONICO Se un documento elettronico è associato al documento corrente è possibile creare una bozza di documento elettronico avendolo come modello. Acquisizione documenti Scegliere CREA BOZZA sul menu ELETTRONICI. Lista documenti Premere o scegliere CREA BOZZA sul menu ELETTRONICI. Pagine documenti Scegliere CREA BOZZA sul menu ELETTRONICI. Si apre la finestra Manuale utente - 51

52 i documenti elettronici AGGIUNTA DEL RIFERIMENTO AD UN DOCUMENTO ELETTRONICO Acquisizione documenti Scegliere AGGIUNGI RIFERIMENTO sul menu ELETTRONICI. Lista documenti Scegliere AGGIUNGI RIFERIMENTO sul menu ELETTRONICI. Pagine documenti Scegliere AGGIUNGI RIFERIMENTO sul menu ELETTRONICI. Si apre la finestra RIMOZIONE DEL RIFERIMENTO AD UN DOCUMENTO ELETTRONICO Acquisizione documenti Scegliere RIMUOVI RIFERIMENTO sul menu ELETTRONICI. Lista documenti Scegliere RIMUOVI RIFERIMENTO sul menu ELETTRONICI. Pagine documenti Scegliere RIMUOVI RIFERIMENTO sul menu ELETTRONICI. Si apre la finestra di dialogo RINOMINA DEL DOCUMENTO ELETTRONICO Acquisizione documenti Scegliere RINOMINA sul menu ELETTRONICI. Manuale utente - 52

53 i documenti elettronici Lista documenti Scegliere RINOMINA sul menu ELETTRONICI. Pagine documenti Scegliere RINOMINA sul menu ELETTRONICI. Si apre la finestra PROPRIETÀ DEL DOCUMENTO ELETTRONICO Se un documento elettronico è associato al documento corrente è possibile visualizzarne le proprietà in una finestra. Acquisizione documenti Scegliere PROPRIETÀ sul menu ELETTRONICI. Lista documenti Scegliere PROPRIETÀ sul menu ELETTRONICI. Pagine documenti Scegliere PROPRIETÀ sul menu ELETTRONICI. Si apre una finestra che mostra le proprietà del documento elettronico. Nome file Tipo file Dimensioni Data / Ora ultima modifica Il nome del file Il tipo del file Lo spazio occupato dal file nel disco espresso in KB o MB La data e l ora in cui è avvenuta l ultima modifica al file Manuale utente - 53

54 i fascicoli I FASCICOLI ACCESSO AI DOCUMENTI CONTENUTI IN UN FASCICOLO INSERIMENTO DI UN NUOVO FASCICOLO Per inserire un nuovo fascicolo premere INSERISCI. Si apre la finestra MODIFICA DELLE PROPRIETÀ DI UN FASCICOLO Per modificare le proprietà di un fascicolo selezionarlo e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. CANCELLAZIONE DI UN FASCICOLO Per eliminare un fascicolo selezionarlo e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. STAMPA DELLA LISTA DEI FASCICOLI Per stampare la lista dei fascicoli correntemente visualizzata premere STAMPA. Si apre la finestra Manuale utente - 54

55 i fascicoli INSERIMENTO DI DOCUMENTI IN UN FASCICOLO CANCELLAZIONE DI DOCUMENTI DA UN FASCICOLO ASSOCIAZIONE DI AZIONI AD UN FASCICOLO Manuale utente - 55

56 le pagine LE PAGINE DOCUMATIC è in grado di archiviare le pagine del documento sia come singoli file grafici che come unico file multipagina. Consultare il paragrafo L ACQUISIZIONE DEI DOCUMENTI > ACQUISIZIONE DI NUOVI DOCUMENTI > IMPOSTAZIONE DELLE PREFERENZE PER L ACQUISIZIONE per maggiori dettagli sui formati di salvataggio delle immagini. SPOSTAMENTO DA UNA PAGINA ALL ALTRA È possibile spostarsi rispettivamente alla prima pagina, alla pagina precedente, alla pagina successiva o all ultima pagina. Acquisizione documenti Premere,,, o nella sezione PAGINE. I pulsanti sono attivi se almeno un documento è stato acquisito. Lista documenti Operazione non supportata in questa modalità. Pagine documenti Premere,,, o nella sezione PAGINE. AGGIUNTA DI PAGINE AL DOCUMENTO È possibile aggiungere una o più pagine al documento corrente acquisendole con i vari metodi offerti da DOCUMATIC. Acquisizione documenti Premere AGGIUNGI PAGINE. Il pulsante è attivo se almeno un documento è stato acquisito. Lista documenti Operazione non supportata in questa modalità. Pagine documenti Premere AGGIUNGI PAGINE. Le nuove pagine sono aggiunte in coda al documento. INSERIMENTO DI PAGINE NEL DOCUMENTO È possibile inserire una o più pagine nel documento corrente acquisendole con i vari metodi offerti da DOCUMATIC. Acquisizione documenti Premere INSERISCI PAGINE. Il pulsante è attivo se almeno un documento è stato acquisito. Lista documenti Operazione non supportata in questa modalità. Pagine documenti Premere INSERISCI PAGINE. La pagina corrente e tutte le successive sono spostate in avanti. SOSTITUZIONE DI UNA PAGINA DEL DOCUMENTO È possibile sostituire la pagina corrente acquisendola con i vari metodi offerti da DOCUMATIC. Acquisizione documenti Premere SOSTITUISCI PAGINA. Il pulsante è attivo se almeno un documento è stato acquisito. Manuale utente - 56

57 le pagine Lista documenti Operazione non supportata in questa modalità. Pagine documenti Premere SOSTITUISCI PAGINA. IMPOSTAZIONE DEI DATI DELLA PAGINA È possibile modificare i dati associati alla pagina corrente. Acquisizione documenti Premere MODIFICA DATI nella sezione PAGINE. Il pulsante è attivo se almeno un documento è stato acquisito. Lista documenti Operazione non supportata in questa modalità. Pagine documenti Premere MODIFICA DATI nella sezione PAGINE. Si apre la finestra RIORGANIZZAZIONE DELLE PAGINE È possibile modificare l ordine delle pagine. Acquisizione documenti Premere RIORGANIZZA nella sezione PAGINE. Il pulsante è attivo se almeno un documento è stato acquisito. Lista documenti Operazione non supportata in questa modalità. Pagine documenti Premere RIORGANIZZA nella sezione PAGINE. Si apre la finestra Manuale utente - 57

58 le pagine ELIMINAZIONE DELLA PAGINA È possibile eliminare una o più pagine dal documento corrente. Acquisizione documenti Premere ELIMINA nella sezione PAGINE. Il pulsante è attivo se almeno un documento è stato acquisito. Lista documenti Operazione non supportata in questa modalità. Pagine documenti Premere ELIMINA nella sezione PAGINE. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. Non è possibile cancellare la pagina se il documento è composto da una sola pagina. MARCATURA DELLA PAGINA Acquisizione documenti Premere. Il pulsante è attivo se almeno un documento è stato acquisito. Lista documenti Operazione non supportata in questa modalità. Pagine documenti Premere. Si apre la finestra Manuale utente - 58

59 le immagini LE IMMAGINI Le immagini dei documenti acquisiti con i vari metodi disponibili, sono registrati sotto forma di file grafico anche multipagina. Consultare il paragrafo L ACQUISIZIONE DEI DOCUMENTI > ACQUISIZIONE DI NUOVI DOCUMENTI > IMPOSTAZIONE DELLE PREFERENZE PER L ACQUISIZIONE per maggiori dettagli sui formati di salvataggio delle immagini. Durante la sessione di acquisizione o in fase di visualizzazione delle pagine del documento, nella finestra é presente una barra di pulsanti e sul menu IMMAGINI si attivano una serie di opzioni per la manipolazione delle immagini. RIDUZIONE O INGRANDIMENTO DELL IMMAGINE Per ridurre o ingrandire l immagine corrente premere rispettivamente o oppure scegliere RIDUCI o INGRANDISCI sul menu IMMAGINI. Un segnale sonoro avverte che si é raggiunto il livello minimo o massimo di ingrandimento. ADATTAMENTO DELL IMMAGINE ALLE DIMENSIONI DELLA FINESTRA DI VISUALIZZAZIONE Per visualizzare alle sue dimensioni reali l immagine corrente premere REALI sul menu IMMAGINI. oppure scegliere DIMENSIONI Per adattare orizzontalmente alla finestra di visualizzazione l immagine corrente premere oppure scegliere ADATTA ORIZZONTALMENTE sul menu IMMAGINI. Per adattare sia orizzontalmente sia verticalmente alla finestra di visualizzazione l immagine corrente premere oppure scegliere ADATTA ALLA FINESTRA sul menu IMMAGINI. VISUALIZZAZIONE A SCHERMO INTERO DELL IMMAGINE Per visualizzare a schermo intero l immagine corrente premere oppure scegliere SCHERMO INTERO sul menu IMMAGINI. Durante la visualizzazione a schermo intero, le operazioni sull archivio o sulle immagini sono possibili tramite le opzioni del menu principale. Per uscire dalla modalità schermo intero premere oppure [ESC]. ROTAZIONE DELL IMMAGINE Per ruotare di 90 all indietro l immagine corrente premere IMMAGINI. Per ruotare di 90 in avanti l immagine corrente premere IMMAGINI. oppure scegliere RUOTA -90 sul menu oppure scegliere RUOTA 90 sul menu Per salvare l immagine modificata premere menu IMMAGINI. oppure scegliere STRUMENTI > SALVA MODIFICHE sul VISUALIZZAZIONE IN NEGATIVO DELL IMMAGINE Per visualizzare in negativo l immagine corrente premere IMMAGINI. oppure scegliere NEGATIVO sul menu Per salvare l immagine modificata premere menu IMMAGINI. oppure scegliere STRUMENTI > SALVA MODIFICHE sul Manuale utente - 59

60 le immagini MODIFICA DELL IMMAGINE CON L UTILIZZO DI UN SOFTWARE ESTERNO Per modificare con un programma di l editing delle immagini esterno l immagine corrente premere oppure scegliere STRUMENTI > APRI PER LA MODIFICA sul menu IMMAGINI. È avviato l applicativo che nel sistema è associato al formato dell immagine corrente. Per esempio il formato PDF è generalmente aperto da Adobe Acrobat, il formato TIF è generalmente aperto dal Visualizzatore di immagini e fax di Microsoft Windows. TIMBRATURA DELL IMMAGINE Per timbratura dell immagine si intende la sovrapposizione sulla stessa di una immagine bitmap o di una sequenza di testo. Per timbrare l immagine immediatamente scegliere STRUMENTI > TIMBRO > TIMBRA sul menu IMMAGINI. Per timbrare l immagine scegliendo di volta in volta una posizione con il mouse scegliere STRUMENTI > TIMBRO > ATTIVA TIMBRO INTERATTIVO sul menu IMMAGINI. Nel primo caso saranno utilizzate le impostazioni per il timbro descritte nel paragrafo successivo, nel secondo caso sarà possibile scegliere varie modalità di timbratura dell immagine. Se il timbro interattivo è attivato, facendo click con il pulsante destro del mouse sull immagine, si apre il menu Per timbrare l immagine corrente alla posizione impostata con il mouse scegliere TIMBRA. Per timbrare l immagine corrente alla posizione impostata con il mouse utilizzando le impostazioni per il timbro immagine scegliere TIMBRA (IMMAGINE). Per timbrare l immagine corrente alla posizione impostata con il mouse utilizzando le impostazioni per il timbro sequenza dati scegliere TIMBRA (SEQUENZA DATI). Per annullare la timbratura effettuata sull immagine corrente scegliere ANNULLA TIMBRATURA. Per salvare l immagine timbrata scegliere SALVA MODIFICHE. Per salvare la posizione impostata con il mouse come predefinita per il timbro immagine scegliere IMPOSTA COME POSIZIONE PREDEFINITA (IMMAGINE). Per salvare la posizione impostata con il mouse come predefinita per il timbro sequenza dati scegliere IMPOSTA COME POSIZIONE PREDEFINITA (SEQUENZA DATI). Per uscire dalla modalità timbro interattivo scegliere DISATTIVA TIMBRO INTERATTIVO. Per salvare l immagine modificata premere oppure scegliere STRUMENTI > SALVA MODIFICHE sul menu IMMAGINI. Per annullare la timbratura effettuata sull immagine corrente scegliere STRUMENTI > TIMBRO > ANNULLA TIMBRATURA sul menu IMMAGINI. OPZIONI PER LA TIMBRATURA DELL IMMAGINE Per impostare le opzioni per la timbratura dell immagine scegliere STRUMENTI > TIMBRO > OPZIONI sul menu IMMAGINI. Si apre la finestra Manuale utente - 60

61 le immagini Per impostare la modalità di timbratura predefinita attivare uno dei pulsanti di opzione TIMBRO IMMAGINE o TIMBRO SEQUENZA DATI. Sezione TIMBRO IMMAGINE Per selezionare un file di tipo immagine (BMP, TIF, ) da utilizzare per timbrare l immagine premere. POSIZIONE X. POSIZIONE Y. SOVRAPPOSIZIONE OPACA. SCALATURA. Sezione TIMBRO SEQUENZA DATI Per creare e/o selezionare una sequenza dati da utilizzare per timbrare l immagine premere. POSIZIONE X. POSIZIONE Y. TIPO CARATTERE. LARGHEZZA CARATTERE. ALTEZZA CARATTERE. GRASSETTO. CORSIVO. Sezione DOPO LA TIMBRATURA Attivare il pulsante di opzione NESSUNA OPERAZIONE per non eseguire alcuna operazione dopo la timbratura dell immagine. Selezionare CHIEDI CONFERMA PER SALVATAGGIO MODIFICHE IMMAGINE per scegliere di salvare o no l immagine dopo la timbratura (impostazione consigliata). Selezionare SALVA MODIFICHE IMMAGINE per salvare immediatamente l immagine timbrata. Sezione DOPO IL SALVATAGGIO Attivare il pulsante di opzione NESSUNA OPERAZIONE per non eseguire alcuna operazione dopo il salvataggio dell immagine. Selezionare CHIEDI CONFERMA PER PASSAGGIO A DOCUMENTO SUCCESSIVO per scegliere di visualizzare o no il documento successivo dopo il salvataggio. Selezionare PASSA AL DOCUMENTO SUCCESSIVO per passare immediatamente al documento successivo (impostazione consigliata). Manuale utente - 61

62 le immagini Utilizzare il timbro immagine per sovrapporre all immagine un altra immagine fissa. In caso contrario utilizzare il timbro sequenza dati. SALVATAGGIO DELLE MODIFICHE ALL IMMAGINE Per salvare tutte le modifiche eseguite sull immagine corrente (rotazione, visualizzazione in negativo e timbratura) premere oppure scegliere STRUMENTI > SALVA MODIFICHE sul menu IMMAGINI. RICARICAMENTO MANUALE DELL IMMAGINE DAL DISCO Per forzare il caricamento dal disco dell immagine corrente scegliere AGGIORNA sul menu IMMAGINI. PROPRIETÀ DELL IMMAGINE Per visualizzare le proprietà dell immagine corrente scegliere STRUMENTI > PROPRIETÀ sul menu IMMAGINI. Si apre una finestra che mostra le proprietà dell immagine corrente. Formato Bit per pixel Altezza Larghezza Risoluzione orizzontale Risoluzione verticale Dimensioni Il formato grafico in cui l immagine é registrata Il numero dei colori di cui é composta l immagine L altezza in pixel dell immagine La larghezza in pixel dell immagine La risoluzione orizzontale dell immagine espressa in DPI La risoluzione verticale dell immagine espressa in DPI Lo spazio occupato dal file nel disco espresso in KB o MB Manuale utente - 62

63 il protocollo dei documenti IL PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI Per protocollo si intende l'insieme delle procedure e degli elementi attraverso i quali i documenti sono trattati sotto il profilo giuridico-gestionale. Il protocollo è costituito da elementi obbligatori e da elementi accessori. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo è rilevante sul piano giuridico-probatorio. La registrazione degli elementi accessori del protocollo è rilevante sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale. OPZIONI PER IL PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI DOCUMATIC è in grado di attribuire il numero e la data di protocollo ai documenti in vari modi. Un documento può essere protocollato a livello generale e, se necessario, a livello dipartimentale. Se l Azienda o la Pubblica Amministrazione che utilizza il software è divisa in dipartimenti (Aree Organizzative Omogenee) ogni dipartimento può assegnare un proprio numero di protocollo al documento indipendentemente dal protocollo generale. Manuale utente - 63

64 il protocollo dei documenti IL PROTOCOLLO GENERALE IMPOSTAZIONE DEL NUMERO DI PARTENZA PER IL PROTOCOLLO GENERALE IL PROTOCOLLO DIPARTIMENTALE Oltre che a livello generale un documento può essere protocollato anche a livello dipartimentale dal singolo dipartimento (unità organizzativa omogenea). Nella finestra iniziale premere UTENTI > Premere OPZIONI PROTOCOLLI > Nella sezione PROTOCOLLI DIPARTIMENTALI premere IMPOSTA. Si apre la finestra Inserimento di un nuovo dipartimento Per inserire un nuovo dipartimento premere INSERISCI. Si apre la finestra Manuale utente - 64

65 il protocollo dei documenti Modifica delle proprietà di un dipartimento Per modificare le proprietà di un dipartimento selezionarlo e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Cancellazione di un dipartimento Per eliminare un dipartimento selezionarlo e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. IMPOSTAZIONE DEL NUMERO DI PARTENZA PER TUTTI I PROTOCOLLI DIPARTIMENTALI IL PROTOCOLLO FASCICOLI Inserimento di un nuovo tipo fascicolo Per inserire un nuovo tipo fascicolo premere INSERISCI. Si apre la finestra Modifica delle proprietà di un tipo fascicolo Per modificare le proprietà di un tipo fascicolo selezionarlo e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Cancellazione di un dipartimento Per eliminare un tipo fascicolo selezionarlo e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. IMPOSTAZIONE DEL NUMERO DI PARTENZA PER IL PROTOCOLLO FASCICOLI Manuale utente - 65

66 il protocollo dei documenti IMPEGNO DI UN NUMERO DI PROTOCOLLO IMPEGNO DI PIÙ NUMERI DI PROTOCOLLO LA SEGNATURA DI PROTOCOLLO La segnatura di protocollo consiste nell associare in modo permanente e non modificabile alcune informazioni al documento. Nel caso di una Pubblica Amministrazione, la segnatura deve contenere come minimo: L indicazione o il codice dell amministrazione L indicazione o il codice dell Area Organizzativa Omogenea (AOO) Il numero di protocollo La data di protocollo La segnatura di protocollo può essere ottenuta in due modi con DOCUMATIC. Per mezzo di una stampante per etichette o con l utilizzo di una stampante a getto d inchiostro portatile. Segnatura di protocollo con la stampante per etichette Manuale utente - 66

67 il protocollo dei documenti Manuale utente - 67

68 il protocollo dei documenti I tipi di codici a barre stampabili sono i seguenti: Code 128 UCC Code 128 subset A, B and C UCC/EAN Interleaved 2 of 5 Interleaved 2 of 5 with check sum digit Interleaved 2 of 5 with human readable check digit German Postcode Matrix 2 of 5 UPC Interleaved 2 of 5 Code 3 of 9 Code 3 of 9 with check sum digit Code 93 EAN-13 EAN-13 2 digit add-on EAN-13 5 digit add-on EAN-8 EAN-8 2 digit add-on EAN-8 5 digit add-on Codabar Postnet UPC-A UPC-A 2 digit add-on UPC-A 5 digit add-on UPC-E UPC-E 2 digit add-on Manuale utente - 68

69 il protocollo dei documenti UPC-E 5 digit add-on Manuale utente - 69

70 il protocollo dei documenti Manuale utente - 70

71 il protocollo dei documenti Opzioni per la stampante per etichette Segnatura di protocollo con la stampante a getto d inchiostro portatile DOCUMATIC supporta le seguenti stampanti a getto d inchiostro portatili: KPR PrintaPen 5000 REINER JetStamp 791 Opzioni per la stampante a getto d inchiostro portatile Manuale utente - 71

72 la lista di distribuzione LA LISTA DI DISTRIBUZIONE AGGIUNTA DI UN DESTINATARIO RIMOZIONE DI UN DESTINATARIO Manuale utente - 72

73 le azioni LE AZIONI INSERIMENTO DI UNA NUOVA AZIONE Per inserire una nuova azione premere INSERISCI. Si apre la finestra Si apre la finestra Manuale utente - 73

74 le azioni MODIFICA DELLE PROPRIETÀ DI UNA AZIONE Per modificare le proprietà di una azione selezionarla e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. CANCELLAZIONE DI UNA AZIONE Per eliminare una azione selezionarla e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. STAMPA DELLA LISTA DELLE AZIONI Per stampare la lista delle azioni correntemente visualizzata premere STAMPA. Si apre la finestra Manuale utente - 74

75 la firma digitale dei documenti LA FIRMA DIGITALE DEI DOCUMENTI COS È LA FIRMA DIGITALE La firma digitale, analogamente alla tradizionale firma su carta, identifica il mittente o l autore di un documento elettronico e garantisce l'autenticità e l'integrità dei dati in esso contenuti. Con un documento firmato digitalmente si può essere certi della sua provenienza e chi lo ha prodotto non può negare di averlo fatto (principio della non ripudiabilità). Per poter gestire la firma digitale dei documenti è necessario che il modulo aggiuntivo DOCUMATIC FIRMA DIGITALE sia installato ed attivato. IMPORTAZIONE DEI CERTIFICATI DI FIRMA NELLO STORE DI MICROSOFT WINDOWS Quanto segue prende ad esempio l applicazione SysGillo scaricabile gratuitamente dal sito di InfoCamere Una volta installato con il proprio programma di setup, avviando l applicativo si apre una finestra di dialogo che chiede conferma per l importazione del certificato (o dei certificati) dalla smartcard Il lettore deve essere connesso ed installato e la smartcard con il certificato di firma inserita nel lettore. Premendo IMPORTA l applicativo richiede l inserimento del PIN nella seguente finestra di dialogo Se non si è connessi ad Internet o se l applicazione non riesce a collegarsi al sito del certificatore Premendo NO, si apre la finestra di dialogo Manuale utente - 75

76 la firma digitale dei documenti Premendo SI, se l importazione di conclude correttamente, si apre la seguente finestra di dialogo IMPOSTAZIONE DEL CERTIFICATO DI FIRMA Scegliere STRUMENTI > FIRMA DIGITALE > IMPOSTA CERTIFICATO sul menu DOCUMENTI. Si apre la finestra di dialogo Inserire il proprio codice di accesso nella casella PIN e premere OK. SI apre la finestra Nella prima lista a discesa selezionare Computer locale o Utente corrente a seconda dello store che si intende utilizzare. Nella seconda lista discesa selezionare Tutti per visualizzare nella lista tutti i certificati oppure Autenticazione server, Autenticazione client, Firma codice, Posta elettronica protetta, Timbro ora per visualizzare una categoria specifica di certificato. Selezionare un certificato dalla lista (se ne è presente più di uno) e premere OK. Premere PROPRIETÀ per visualizzare le proprietà del certificato selezionato. Premere ESPORTA per esportare il certificato selezionato. Si apre la finestra di dialogo Manuale utente - 76

77 la firma digitale dei documenti Inserire il nome da dare al certificato esportato. L estensione del file è CER. FIRMA DEL DOCUMENTO Manuale utente - 77

78 la firma digitale dei documenti Firma documento eseguita con successo VERIFICA DEL DOCUMENTO FIRMATO Firma correttamente verificata APERTURA DEL DOCUMENTO FIRMATO Per aprire il documento firmato, nel caso in cui questo esista, deve essere installata un applicazione per la lettura dei documenti firmati (es. DIKE di InfoCamere). Se tale applicazione non è installata DOCUMATIC mostrerà il messaggio Impossibile aprire il file <nome file.p7m>. Manuale utente - 78

79 la firma digitale dei documenti CANCELLAZIONE DEL DOCUMENTO FIRMATO Per cancellare il documento firmato, nel caso in cui questo esista, scegliere DOCUMENTI > STRUMENTI > FIRMA DIGITALE > ELIMINA DOCUMENTO FIRMATO sul menu principale. Manuale utente - 79

80 il riconoscimento ottico dei caratteri (ocr) sui documenti IL RICONOSCIMENTO OTTICO DEI CARATTERI (OCR) SUI DOCUMENTI Per poter eseguire il riconoscimento ottico dei caratteri è necessario che il modulo aggiuntivo DOCUMATIC OCR sia installato ed attivato. ESECUZIONE DELL OCR OPZIONI PER L OCR Manuale utente - 80

81 il riconoscimento ottico dei caratteri (ocr) sui documenti ESTRAZIONE DEL TESTO DA UN FILE PDF ATTIVAZIONE DELL OCR INTERATTIVO Manuale utente - 81

82 le stampe LE STAMPE Durante la sessione di acquisizione o con la lista dei documenti aperta o in fase di visualizzazione delle pagine del documento, é possibile ottenere vari tipi di stampe. IMPOSTAZIONE DELLA STAMPANTE Se più stampanti sono collegate al sistema, nel caso si voglia impostare una stampante diversa da quella predefinita o modificare le impostazioni della stampante, scegliere STAMPA > IMPOSTA STAMPANTE sul menu FILE. Nella successiva finestra é possibile impostare come stampante di DOCUMATIC quella predefinita oppure una stampante diversa. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione di Microsoft Windows. STAMPA DEI DOCUMENTI OPZIONI PER LA STAMPA DEI DOCUMENTI Manuale utente - 82

83 le stampe Manuale utente - 83

84 le stampe STAMPA DELLA LISTA DEI DOCUMENTI Manuale utente - 84

85 le stampe STAMPA DELLA LISTA DEI FASCICOLI OPZIONI PER LA STAMPA DELLA LISTA DEI FASCICOLI OPZIONI PER LA STAMPA DELLE LISTE Manuale utente - 85

86 le stampe STAMPA DI ETICHETTE Manuale utente - 86

87 la posta elettronica LA POSTA ELETTRONICA INVIO DEI DOCUMENTI PER POSTA ELETTRONICA Manuale utente - 87

88 la posta elettronica OPZIONI PER LA POSTA ELETTRONICA LA RUBRICA Inserimento di una nuova voce in Rubrica Per inserire una nuova voce in rubrica premere INSERISCI. Si apre la finestra Manuale utente - 88

89 la posta elettronica Modifica delle proprietà di una voce in Rubrica Per modificare le proprietà di una voce in rubrica selezionarla e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Cancellazione di una voce in Rubrica Per eliminare una voce in rubrica selezionarla e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. Importazione della Rubrica Manuale utente - 89

90 la posta elettronica UTILIZZO DELLE IMPOSTAZIONI AUTOMATICHE Manuale utente - 90

91 esportazione ed importazione dei documenti ESPORTAZIONE ED IMPORTAZIONE DEI DOCUMENTI ESPORTAZIONE DEI DOCUMENTI Manuale utente - 91

92 esportazione ed importazione dei documenti ESPORTAZIONE DELLA TABELLA DOCUMENTI Manuale utente - 92

93 esportazione ed importazione dei documenti MODIFICA DELLE INFORMAZIONI DI ESPORTAZIONE VERIFICA DEL CD / DVD-ROM IMPORTAZIONE DEI DOCUMENTI Manuale utente - 93

94 esportazione ed importazione dei documenti ELIMINAZIONE DELLE IMMAGINI ESPORTATE CARICAMENTO DAL CD / DVD-ROM DELLE IMMAGINI ESPORTATE ESPORTAZIONE DELLE IMMAGINI Manuale utente - 94

95 altre funzionalità ALTRE FUNZIONALITÀ OPZIONI GENERALI DI SISTEMA Per impostare alcuni parametri di carattere generale o per il lavoro in rete o i inserire dati della propria azienda scegliere OPZIONI sul menu SERVIZI. Nella finestra successiva Premere GENERALE, LISTE, CAMPI CHIAVE o RETE, o DATI AZIENDA per passare da una sezione all altra. Premere PREDEFINITO per impostare i parametri predefiniti o RIPRISTINA per ripristinare i parametri correnti. Premere OK per confermare oppure ANNULLA per rinunciare ai nuovi parametri. Sezione Generale PERSONALIZZAZIONE DELL AUTOCOMPOSIZIONE ACQUISIZIONE DOCUMENTI Sezione Liste Manuale utente - 95

96 altre funzionalità LIMITAZIONE DEL NUMERO DI RECORD MOSTRATI NELLE LISTE LIMITAZIONE DEL NUMERO DI CARATTERI MOSTRATI NELLE LISTE PER I CAMPI DI TIPO MEMO IMPOSTAZIONE DELLA MODALITÀ DI SALVATAGGIO DELLE IMPOSTAZIONI UTENTE PER LE LISTE L utente ha la possibilità di scegliere se le impostazioni della lista documenti devono essere salvate automaticamente o manualmente aprendo questa finestra e premendo Salva le impostazioni adesso Premere questo pulsante per salvare immediatamente le impostazioni della lista documenti Barrare questa casella se le impostazioni devono essere differenti per ogni utente Barrare questa casella se le impostazioni devono essere differenti per ogni destinazione Se nessuna delle due caselle è barrata tutti gli utenti condividono le stesse impostazioni RESET DELLE IMPOSTAZIONI UTENTE PER LE LISTE PRESELEZIONE DEI DATI DA MOSTRARE NELLE COLONNE DELLE LISTE Sezione Campi chiave Consultare il paragrafo LA GESTIONE DELLA STRUTTURA DEI DATI > OPZIONI PER I CAMPI CHIAVE. Sezione Rete Manuale utente - 96

97 altre funzionalità SELEZIONE DEL SOFTWARE DI RETE Scegliere Novell nella lista a discesa se il software di rete installato nel sistema è Novell Netware. In caso contrario scegliere Microsoft. ATTIVAZIONE DELLA RICERCA DEGLI AGGIORNAMENTI 1. Barrare la casella ESEGUI RICERCA AGGIORNAMENTI ALL INIZIO DELLA SESSIONE DI LAVORO. 2. Attivare il pulsante di opzione USA DIRECTORY AGGIORNAMENTI PREDEFINITA per utilizzare la directory degli aggiornamenti predefinita o, in alternativa, attivare il pulsante di opzione USA DIRECTORY AGGIORNAMENTI DEFINITA DA UTENTE per utilizzare una directory condivisa tra tutte le postazioni di lavoro. La directory degli aggiornamenti predefinita si chiama UPDATE e si trova all interno della directory file esterni dell archivio utenti di DOCUMATIC come mostrato in figura Nella directory degli aggiornamenti, riservata esclusivamente a DOCUMATIC, dovranno essere copiati i file di DOCUMATIC aggiornati eventualmente inviati da SoftWorks2000. Al successivo avvio di DOCUMATIC, se nella directory degli aggiornamenti sono trovati file nuovi o aggiornati, questi saranno copiati nella directory locale di installazione del software. RIATTIVAZIONE DELLA RICERCA DEGLI AGGIORNAMENTI GESTIONE DELLE TABELLE ASSOCIATE AD UN CAMPO CHIAVE Tabelle a singola selezione Manuale utente - 97

98 altre funzionalità Tabelle multiselezione Inserimento di un nuovo record in una tabella Per inserire un nuovo record in tabella premere INSERISCI. Si apre la finestra Modifica delle proprietà di un record in una tabella Per modificare le proprietà di un record in tabella selezionarlo e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Cancellazione di un record in una tabella Per eliminare un record in tabella selezionarlo e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. Importazione di nuovi record in una tabella Manuale utente - 98

99 altre funzionalità Esportazione dei record di una tabella GESTIONE DELLE STRUTTURE ASSOCIATE AD UN CAMPO CHIAVE Strutture a singola selezione Strutture multiselezione Inserimento di una nuova cartella Per inserire una nuova cartella premere INSERISCI. Si apre la finestra Manuale utente - 99

100 altre funzionalità Modifica delle proprietà di una cartella Per modificare le proprietà di una cartella selezionarla e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Cancellazione di una cartella Per eliminare una cartella selezionarla e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. GESTIONE DELLE SEQUENZE DATI Inserimento di una nuova sequenza dati Per inserire una nuova sequenza dati premere INSERISCI. Si apre la finestra Manuale utente - 100

101 altre funzionalità Modifica delle proprietà di una sequenza dati Per modificare le proprietà di una sequenza dati selezionarla e premere MODIFICA o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. Cancellazione di una sequenza dati Per eliminare una sequenza dati selezionarla e premere ELIMINA. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l esecuzione dell operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. IMPOSTAZIONE DELLA STAMPANTE VIRTUALE Una stampante virtuale è un software che si installa come se fosse una normale stampante Microsoft Windows e che, invece di produrre una copia cartacea del documento, converte la stampa in un file (generalmente in formato TIFF o PDF) salvandolo in una cartella definita dall utente. Manuale utente - 101

102 altre funzionalità GESTIONE DELLA CHIAVE DI PROTEZIONE DEL SOFTWARE Manuale utente - 102

103 domande frequenti e risposte DOMANDE FREQUENTI E RISPOSTE Quali sono le differenze tra le versioni di DOCUMATIC? DOCUMATIC è commercializzato in 4 versioni. STANDARD, PROFESSIONAL, NETWORK e ENTERPRISE. La seguente tabella riepiloga le differenze tra le versioni Funzionalità Standard Professional Network Enterprise Supporto per il database Microsoft SQL SERVER NO NO NO SI Condivisione degli archivi da più postazioni di lavoro NO NO SI SI Gestione di più archivi differenti NO SI SI SI Gestione degli utenti con password e diritti di accesso differenziati Gestione del protocollo generale, dei protocolli dipartimentali e del protocollo fascicoli Gestione della lista di distribuzione dei documenti NO SI SI SI NO SI SI SI NO NO SI SI Gestione dei fascicoli NO SI SI SI Gestione delle scadenze e degli iter procedurali associati ai documenti o ai fascicoli Esportazione dell archivio dei documenti in formati e tracciati record personalizzabili NO SI SI SI NO SI SI SI Come si installa il driver per la chiave di protezione del software? La procedura è spiegata al paragrafo ALTRE FUNZIONALITÀ > GESTIONE DELLA CHIAVE DI PROTEZIONE DEL SOFTWARE. Come si attiva il download automatico degli aggiornamenti di DOCUMATIC dal server di rete? La procedura è spiegata al paragrafo ALTRE FUNZIONALITÀ > OPZIONI GENERALI DI SISTEMA > SEZIONE RETE > ATTIVAZIONE DELLA RICERCA DEGLI AGGIORNAMENTI. Come si attiva il protocollo dei documenti? Come si attiva la gestione dei fascicoli? Come si attiva la gestione dei documenti elettronici? Per documento elettronico DOCUMATIC intende un documento che non è stato acquisito direttamente dallo scanner. È necessario acquistare da SoftWorks2000 il modulo software DOCUMATIC ACTIVE DOCUMENTS. Come si inserisce un nuovo utente? Come si può impedire ad un utente di eseguire determinate operazioni? Come si può impedire ad un utente di accedere ad uno o più destinazioni? Come si può impedire ad un utente di accedere ad uno o più tipi di fascicolo? Come si firma digitalmente un documento? Come si attiva la segnatura di protocollo con la stampante di etichette Come si attiva la segnatura di protocollo con la stampante a getto di inchiostro portatile Manuale utente - 103

104 il menu principale IL MENU PRINCIPALE Scegliere le opzioni dei seguenti menu per MENU FILE Acquisisci Ricevi nuovo [ALT+A] Acquisire un nuovo documento. Ripeti Acquisire nuovamente l ultimo documento acquisito. Aggiungi pagine Acquisire una o più immagini che saranno aggiunte dopo l ultima pagina del documento corrente. Inserisci pagine Acquisire una o più immagini che saranno inserite prima della pagina corrente. Sostituisci pagina Acquisire un immagine che sostituirà la pagina corrente. Opzioni Modificare le impostazioni relative ai vari metodi di acquisizione. Seleziona origine Scegliere lo scanner predefinito per l acquisizione. Imposta scanner Aprire la finestra per l'impostazione dei parametri dello scanner predefinito per l acquisizione. Stampa Documenti [ALT+D] Stampare uno o più documenti. Lista [ALT+L] Stampare la lista dei dati associati ai documenti. Etichette [ALT+E] Stampare una o più etichette utilizzando un file con i codici di controllo per la stampante Imposta stampante Aprire la finestra per l'impostazione dei parametri della stampante di Windows. Imposta stampante virtuale Aprire la finestra per l'impostazione dei parametri della stampante virtuale dei documenti se questa è installata nel sistema. Invia Posta elettronica [ALT+I] Inviare uno o più documenti per posta elettronica. Opzioni Modificare le impostazioni relative alla posta elettronica. Seleziona archivio Accedere alla gestione degli archivi. Disconnetti Chiudere l archivio corrente e ritornare alla finestra di richiesta della password. L opzione è attiva se la tabella Utenti non è vuota. Esci Terminare la sessione di lavoro con DOCUMATIC. MENU DOCUMENTI Primo Spostare il puntatore sul primo documento della lista o visualizzare la prima pagina del primo documento della lista. Precedente Spostare il puntatore sul documento precedente della lista o visualizzare la prima pagina del documento precedente della lista. Successivo Spostare il puntatore sul documento successivo della lista o visualizzare la prima pagina del documento successivo della lista. Ultimo Spostare il puntatore sull ultimo documento della lista o visualizzare la prima pagina dell ultimo documento della lista. Manuale utente - 104

105 il menu principale Modifica destinazioni Copiare o spostare il documento corrente o tutti i documenti della lista o i documenti marcati in un altra destinazione. Modifica dati [F6] Modificare i dati associati al documento corrente. Elimina Eliminare il documento corrente, tutti i documenti della lista o i documenti marcati. Trova Trovare un dato nella lista documenti. Trova e sostituisci Trovare un dato nella lista documenti e sostituirlo con un altro. Marca Marcare i documenti. Strumenti Assegna numero Lista documenti [F7] Lista distribuzione [F8] Lista fascicoli [F9] Inserisci in fascicolo Elimina da fascicolo Lista azioni [F9] Firma digitale Firma [F11] Verifica firma Apri documento firmato Elimina documento firmato Imposta certificato OCR Esegui Estrai testo da documento PDF Attiva OCR interattivo Opzioni Statistiche Eseguire una serie di statistiche sulla lista dei documenti. Totalizza Eseguire una serie di totalizzazioni sulla lista dei documenti. Aggiorna lista Aggiornare il contenuto della lista documenti. MENU ELETTRONICI Apri Aprire il documento elettronico corrente se presente. Stampa Stampare il documento elettronico corrente se presente. Invia Inviare per posta elettronica il documento elettronico corrente se presente. Salva con nome Salvare il documento elettronico corrente se presente. Crea bozza Creare una bozza di documento elettronico utilizzando il documento elettronico corrente se presente. Crea / Aggiorna immagine Creare o aggiornare l anteprima immagine del documento elettronico corrente se presente. Aggiungi riferimento Rimuovi riferimento Rinomina Rinominare il documento elettronico corrente se presente. Lista revisioni Visualizzare la lista delle revisioni del documento elettronico corrente se presente. Proprietà Visualizzare una serie di informazioni relative al documento elettronico corrente. Manuale utente - 105

106 il menu principale MENU PAGINE Prima Visualizzare la prima pagina del documento corrente. Precedente Visualizzare la pagina precedente del documento corrente. Successiva Visualizzare la pagina successiva del documento corrente. Ultima Visualizzare l ultima pagina del documento corrente. Vai a Visualizzare immediatamente una determinata pagina del documento corrente. Modifica dati [CTRL][F6] Modificare i dati associati alla pagina corrente. Riorganizza Cambiare l ordine della pagine del documento corrente. Elimina Eliminare la pagina corrente. Marca Marcare le pagine del documento corrente. MENU IMMAGINI Prima Visualizzare la prima pagina dell immagine multipagina corrente. Precedente Visualizzare la pagina precedente dell immagine multipagina corrente. Successiva Visualizzare la pagina successiva dell immagine multipagina corrente. Ultima Visualizzare l ultima pagina dell immagine multipagina corrente. Riduci Ridurre l ingrandimento dell immagine corrente. Ingrandisci Ingrandire l immagine corrente. Dimensioni reali Mostrare l immagine corrente alle dimensioni reali. Adatta orizzontalmente Adattare orizzontalmente alle dimensioni della finestra l immagine corrente. Adatta alla finestra Adattare sia orizzontalmente sia verticalmente alle dimensioni della finestra l immagine corrente. Schermo intero Ingrandire l immagine corrente a tutto schermo. Ruota -90 Ruotare l immagine corrente all indietro di 90. Ruota 90 Ruotare l immagine corrente in avanti di 90. Negativo Visualizzare l immagine corrente in negativo. Strumenti Apri per la modifica Aprire ed eventualmente modificare l immagine correntemente visualizzata con l applicazione Microsoft Windows predefinita. Timbro Timbra [F12] Annulla timbratura Attiva timbro interattivo Opzioni Salva modifiche Registrare le modifiche eseguite sull immagine corrente con le opzioni RUOTA e NEGATIVO. Aggiorna Caricare dal disco e visualizzare nuovamente l immagine corrente. Manuale utente - 106

107 il menu principale Proprietà Visualizzare una serie di informazioni relative all'immagine corrente. MENU SERVIZI Esporta documenti Esportare in un disco o una directory una parte o tutti i documenti. Esporta tabella documenti Esportare i dati contenuti nella tabella documenti corrente creando un file in formato testo o altri formati standard. Modifica informazioni esportazione Modificare le informazioni esportazione memorizzate nella tabella documenti corrente. Importa documenti Importare nell archivio corrente dati e immagini da un altro archivio DOCUMATIC. Verifica CD-ROM / DVD-ROM Controllare che non vi siano problemi su dati e immagini masterizzati su CD-ROM. Elimina immagini Eliminare dal disco fisso le immagini masterizzate su CD-ROM. Carica immagini Caricare nuovamente su disco fisso le immagini masterizzate su CD-ROM. Esporta immagini Registrare l immagine corrente in una directory. Opzioni Modificare le preferenze di sistema. MENU? Sommario [F1] Trova argomento Informazioni sistema Visualizzare una serie di informazioni relative al sistema quali il processore in uso o la memoria disponibile. Informazioni copyright Visualizzare la finestra introduttiva con le informazioni sul copyright. Inserisci codice attivazione Inserire il codice di attivazione di DOCUMATIC. MENU EDIT Annulla Annullare la modifica sul campo corrente. Ripeti Ripetere la modifica sul campo corrente. Seleziona tutto Selezionare l intero campo corrente. Taglia Memorizzare negli appunti tutto ciò che è selezionato nel campo corrente e cancellarlo. Copia Memorizzare negli appunti tutto ciò che è selezionato nel campo corrente. Incolla Copiare nel campo corrente alla posizione del cursore il testo memorizzato negli appunti. Cancella Cancellare tutto ciò che è selezionato nel campo corrente. Manuale utente - 107

108 glossario GLOSSARIO ACQUISIZIONE Processo durante il quale, tramite uno scanner, le pagine di un documento vengono fotografate e immagazzinate in memoria o registrate su disco sotto forma di file grafico. ADF Acronimo di Automatic Document Feeder che tradotto significa caricatore automatico di documenti. ANTIALIASING Processo che arrotonda le curve nei margini di testo sfumandone leggermente i bordi, riducendo le irregolarità delle curve e migliorando la leggibilità del documento. APPUNTI Area di archiviazione temporanea per elementi testuali o grafici copiati o tagliati. È possibile copiare in questa area del testo anche da altre applicazioni Windows per poi incollarlo nei campi di DOCUMATIC. AUTOEXEC.BAT È un file speciale che il sistema operativo avvia automaticamente all accensione o al reset del computer. Questo file contiene una serie di comandi di configurazione del sistema. BMP Formato grafico usato da Microsoft Paint e altri programmi di grafica. CAMPO CHIAVE Contenitore a cui è stato assegnato un nome e che contiene un particolare tipo di dato. Un campo chiave può essere di tipo carattere, numerico, data, data/ora, logico o memo a seconda del tipo di dato che contiene. CHIAVE Campo o espressione utilizzata per identificare un record di una tabella. CLIENT / SERVER Definizione di applicazioni che hanno un interfaccia per l utente locale (client), ma che accedono anche ai dati memorizzati in un server remoto. COLORE RGB Modello di colore basato sulle proprietà additive della luce trasmessa che combina rosso, verde e blu per creare tutti i colori dello spettro. CONFIG.SYS È un file speciale che il sistema operativo avvia automaticamente all accensione o al reset del computer. Questo file contiene una serie di comandi di configurazione del sistema. DIRECTORY Ripartizione di un disco che ha la funzione di sistema di archiviazione e consente di organizzare i file in gruppi. DOCUMENTO ELETTRONICO Un particolare tipo di documento la cui composizione, utilizzazione ed archiviazione avviene utilizzando esclusivamente la rappresentazione digitale del dato. DPI Acronimo di Dots Per Inch (Punti Per Pollice) che tradotto significa numero di pixel per pollice. FILE DI TESTO File contenente informazioni in formato testo. FILE INDICE File le cui voci identificano le posizioni dei record in una tabella. Manuale utente - 108

109 glossario FRONTE Parte anteriore della pagina di un documento. JPEG Formato grafico particolarmente indicato per archiviare immagini a colori. OCR Acronimo di Optical Character Recognition che tradotto significa riconoscimento ottico dei caratteri. ORGANIGRAMMA Grafico che descrive sinteticamente le funzioni, i compiti, i rapporti gerarchici, i flussi comunicativi esistenti nell ambito di una determinata struttura organizzativa. PCX Formato grafico usato da Microsoft Paint e altri programmi di grafica. PDF Inventato da Adobe, il formato PDF (Portable Document Format) è una specifica pubblica utilizzata in tutto il mondo per la distribuzione e lo scambio di documenti elettronici. PIXEL La più piccola unità visualizzabile sullo schermo. POSTAZIONE DI LAVORO Computer collegato al server di rete. RETRO Parte posteriore della pagina di un documento. SCANNER Dispositivo per l acquisizione ottica di pagine. SERVER Computer in rete che controlla l accesso alle risorse quali file, stampanti e scanner. STAMPANTE VIRTUALE Particolare driver di stampante grazie al quale ogni stampa può essere convertita in un file immagine. SUPERVISORE Utente speciale che ha la possibilità di compiere operazioni riservate tra le quali, per esempio, la modifica delle proprietà degli altri utenti. SYSTEM.INI È un file speciale che Windows avvia automaticamente all avvio del sistema contenente una serie di comandi di configurazione del sistema. TIF Formato grafico usato da molti programmi di grafica. I formati CCITT Gruppo 3 e Gruppo 4 FAX sono particolarmente indicati per archiviare documenti in bianco e nero. TWAIN É un'interfaccia standard per scanner che riduce la necessità di utilizzare driver particolari a seconda del tipo di dispositivo in uso. Prima di TWAIN, le applicazioni come DOCUMATIC richiedevano driver specifici per ciascun tipo di scanner utilizzato. Ora qualsiasi scanner che supporti TWAIN è compatibile con DOCUMATIC. Ciò aumenta notevolmente il numero degli scanner che si possono utilizzare con DOCUMATIC ed elimina la necessità di gestire più driver se si passa da un tipo di scanner ad un altro. Prima di utilizzare TWAIN con DOCUMATIC, verificare che lo scanner compatibile TWAIN sia stato installato seguendo le istruzioni del produttore. UTENTE Persona abilitata per l accesso ad una applicazione client/server. Manuale utente - 109

110 glossario WIN.INI È un file speciale che Windows avvia automaticamente all avvio del sistema contenente una serie di comandi di configurazione del sistema. ZOOM Ingrandimento o riduzione della visualizzazione delle pagine di un documento. Manuale utente - 110

111 indice INDICE INTRODUZIONE... 4 UTILIZZO DELLA TASTIERA... 4 UTILIZZO DEL MOUSE... 4 FINESTRE E OGGETTI... 4 Finestre... 4 Finestre di dialogo... 4 Campi... 4 Caselle... 4 Pulsanti... 4 Pulsanti di opzione... 4 Liste... 4 Liste a discesa... 4 Griglie... 4 BENVENUTI IN DOCUMATIC... 5 LA FINESTRA INTRODUTTIVA... 5 INSERIMENTO DELLA PASSWORD DI INGRESSO... 5 LA FINESTRA INIZIALE... 6 GLI ARCHIVI... 8 AGGIUNTA DI UN NUOVO ARCHIVIO... 8 MODIFICA DELLE PROPRIETÀ DI UN ARCHIVIO CANCELLAZIONE DI UN ARCHIVIO GLI UTENTI I PROFILI UTENTE Inserimento di un nuovo profilo utente Modifica delle proprietà di un profilo utente Cancellazione di un profilo utente GLI UTENTI Inserimento di un nuovo utente Modifica delle proprietà di un utente Cancellazione di un utente L ORGANIGRAMMA Inserimento di una nuova voce in organigramma Modifica delle proprietà di una voce in organigramma Cancellazione di una voce in organigramma Aggiunta e rimozione di membri in organigramma INSERIMENTO DEI DATI DEL PROPRIO STUDIO O DELLA PROPRIA AZIENDA ATTIVAZIONE DELLE PROCEDURE OPZIONALI VISUALIZZAZIONE DEGLI UTENTI CORRENTEMENTE COLLEGATI IMPORTAZIONE DEGLI UTENTI LA STRUTTURA DEI DATI LE DESTINAZIONI Inserimento di un nuova destinazione Modifica delle proprietà di una destinazione Cancellazione di una destinazione I TIPI FASCICOLO Inserimento di un nuovo tipo fascicolo Modifica delle proprietà di un tipo fascicolo Cancellazione di un tipo fascicolo I CAMPI CHIAVE DOCUMENTO Inserimento di un nuovo campo chiave documento Manuale utente - 111

112 indice Modifica delle proprietà di un campo chiave documento Eliminazione di un campo chiave documento Associazione dei campi chiave documento alle destinazioni I CAMPI CHIAVE FASCICOLO Inserimento di un nuovo campo chiave fascicolo Modifica delle proprietà di un campo chiave fascicolo Eliminazione di un campo chiave fascicolo REGISTRAZIONE DI UNA STRUTTURA DATI PREFERITA CARICAMENTO DI UNA STRUTTURA DATI PREFERITA OPZIONI PER I CAMPI CHIAVE L ACQUISIZIONE DEI DOCUMENTI OPZIONI PER L ACQUISIZIONE DEI DOCUMENTI ACQUISIZIONE DI NUOVI DOCUMENTI Impostazione della destinazione del documento Impostazione dei dati del documento Impostazione dei dati della pagina Impostazione del destinatario del documento Impostazione del fascicolo Impostazione delle preferenze per l acquisizione RIPETIZIONE DELL ACQUISIZIONE DEL DOCUMENTO AGGIUNTA DI PAGINE AL DOCUMENTO INSERIMENTO DI PAGINE NEL DOCUMENTO SOSTITUZIONE DI UNA PAGINA DEL DOCUMENTO IMPOSTAZIONE DELLA DESTINAZIONE DEL DOCUMENTO IMPOSTAZIONE DEI DATI DEL DOCUMENTO IMPOSTAZIONE DEI DATI DELLA PAGINA IMPOSTAZIONE DEL DESTINATARIO DEL DOCUMENTO IMPOSTAZIONE DEL FASCICOLO SPOSTAMENTO DA UN DOCUMENTO ALL ALTRO MODIFICA DELLA DESTINAZIONE DEL DOCUMENTO MODIFICA DEI DATI DEL DOCUMENTO ELIMINAZIONE DEL DOCUMENTO RICERCA NELLA LISTA DEI DOCUMENTI MARCATURA DEL DOCUMENTO STAMPA DEL DOCUMENTO MODIFICA DEI DATI DELLA PAGINA RIORGANIZZAZIONE DELLE PAGINE ELIMINAZIONE DELLA PAGINA MARCATURA DELLA PAGINA L ACQUISIZIONE DEI DOCUMENTI ELETTRONICI OPZIONI PER L ACQUISIZIONE DEI DOCUMENTI ELETTRONICI ACQUISIZIONE DI NUOVI DOCUMENTI ELETTRONICI LA RICERCA DEI DOCUMENTI IMPOSTAZIONE DEI CRITERI BASE RICERCA STANDARD RICERCA AVANZATA RICERCHE UTENTE RICERCA LIBERA I DOCUMENTI SPOSTAMENTO DA UN DOCUMENTO ALL ALTRO VISUALIZZAZIONE DELLE PAGINE DEL DOCUMENTO MODIFICA DELLA DESTINAZIONE DEL DOCUMENTO MODIFICA DEI DATI DEL DOCUMENTO IMPOSTAZIONE DEL DESTINATARIO DEL DOCUMENTO Manuale utente - 112

113 indice IMPOSTAZIONE DEL FASCICOLO ELIMINAZIONE DEL DOCUMENTO RICERCA NELLA LISTA DEI DOCUMENTI RICERCA E SOSTITUZIONE DI UN DATO NELLA LISTA DEI DOCUMENTI MARCATURA DEL DOCUMENTO STAMPA DEL DOCUMENTO STAMPA DELLA LISTA DEI DOCUMENTI INVIO PER POSTA ELETTRONICA DEL DOCUMENTO IMPOSTAZIONE DELLO STATUS DI LETTURA / STAMPA DI UN DOCUMENTO VISUALIZZAZIONE DELLO STATUS DI LETTURA / STAMPA DI UN DOCUMENTO STATISTICHE CHIUSURA DELLA LISTA DEI DOCUMENTI I DOCUMENTI ELETTRONICI APERTURA DEL DOCUMENTO ELETTRONICO STAMPA DEL DOCUMENTO ELETTRONICO INVIO PER POSTA ELETTRONICA DEL DOCUMENTO ELETTRONICO CREAZIONE / AGGIORNAMENTO DELL IMMAGINE DEL DOCUMENTO ELETTRONICO CREAZIONE DI UNA BOZZA DI DOCUMENTO ELETTRONICO AGGIUNTA DEL RIFERIMENTO AD UN DOCUMENTO ELETTRONICO RIMOZIONE DEL RIFERIMENTO AD UN DOCUMENTO ELETTRONICO RINOMINA DEL DOCUMENTO ELETTRONICO PROPRIETÀ DEL DOCUMENTO ELETTRONICO I FASCICOLI ACCESSO AI DOCUMENTI CONTENUTI IN UN FASCICOLO INSERIMENTO DI UN NUOVO FASCICOLO MODIFICA DELLE PROPRIETÀ DI UN FASCICOLO CANCELLAZIONE DI UN FASCICOLO STAMPA DELLA LISTA DEI FASCICOLI INSERIMENTO DI DOCUMENTI IN UN FASCICOLO CANCELLAZIONE DI DOCUMENTI DA UN FASCICOLO ASSOCIAZIONE DI AZIONI AD UN FASCICOLO LE PAGINE SPOSTAMENTO DA UNA PAGINA ALL ALTRA AGGIUNTA DI PAGINE AL DOCUMENTO INSERIMENTO DI PAGINE NEL DOCUMENTO SOSTITUZIONE DI UNA PAGINA DEL DOCUMENTO IMPOSTAZIONE DEI DATI DELLA PAGINA RIORGANIZZAZIONE DELLE PAGINE ELIMINAZIONE DELLA PAGINA MARCATURA DELLA PAGINA LE IMMAGINI RIDUZIONE O INGRANDIMENTO DELL IMMAGINE ADATTAMENTO DELL IMMAGINE ALLE DIMENSIONI DELLA FINESTRA DI VISUALIZZAZIONE VISUALIZZAZIONE A SCHERMO INTERO DELL IMMAGINE ROTAZIONE DELL IMMAGINE VISUALIZZAZIONE IN NEGATIVO DELL IMMAGINE MODIFICA DELL IMMAGINE CON L UTILIZZO DI UN SOFTWARE ESTERNO TIMBRATURA DELL IMMAGINE OPZIONI PER LA TIMBRATURA DELL IMMAGINE SALVATAGGIO DELLE MODIFICHE ALL IMMAGINE RICARICAMENTO MANUALE DELL IMMAGINE DAL DISCO PROPRIETÀ DELL IMMAGINE IL PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI OPZIONI PER IL PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI Manuale utente - 113

114 indice IL PROTOCOLLO GENERALE IMPOSTAZIONE DEL NUMERO DI PARTENZA PER IL PROTOCOLLO GENERALE IL PROTOCOLLO DIPARTIMENTALE Inserimento di un nuovo dipartimento Modifica delle proprietà di un dipartimento Cancellazione di un dipartimento IMPOSTAZIONE DEL NUMERO DI PARTENZA PER TUTTI I PROTOCOLLI DIPARTIMENTALI IL PROTOCOLLO FASCICOLI Inserimento di un nuovo tipo fascicolo Modifica delle proprietà di un tipo fascicolo Cancellazione di un dipartimento IMPOSTAZIONE DEL NUMERO DI PARTENZA PER IL PROTOCOLLO FASCICOLI IMPEGNO DI UN NUMERO DI PROTOCOLLO IMPEGNO DI PIÙ NUMERI DI PROTOCOLLO LA SEGNATURA DI PROTOCOLLO Segnatura di protocollo con la stampante per etichette Opzioni per la stampante per etichette Segnatura di protocollo con la stampante a getto d inchiostro portatile Opzioni per la stampante a getto d inchiostro portatile LA LISTA DI DISTRIBUZIONE AGGIUNTA DI UN DESTINATARIO RIMOZIONE DI UN DESTINATARIO LE AZIONI INSERIMENTO DI UNA NUOVA AZIONE MODIFICA DELLE PROPRIETÀ DI UNA AZIONE CANCELLAZIONE DI UNA AZIONE STAMPA DELLA LISTA DELLE AZIONI LA FIRMA DIGITALE DEI DOCUMENTI COS È LA FIRMA DIGITALE IMPORTAZIONE DEI CERTIFICATI DI FIRMA NELLO STORE DI MICROSOFT WINDOWS IMPOSTAZIONE DEL CERTIFICATO DI FIRMA FIRMA DEL DOCUMENTO VERIFICA DEL DOCUMENTO FIRMATO APERTURA DEL DOCUMENTO FIRMATO CANCELLAZIONE DEL DOCUMENTO FIRMATO IL RICONOSCIMENTO OTTICO DEI CARATTERI (OCR) SUI DOCUMENTI ESECUZIONE DELL OCR OPZIONI PER L OCR ESTRAZIONE DEL TESTO DA UN FILE PDF ATTIVAZIONE DELL OCR INTERATTIVO LE STAMPE IMPOSTAZIONE DELLA STAMPANTE STAMPA DEI DOCUMENTI OPZIONI PER LA STAMPA DEI DOCUMENTI STAMPA DELLA LISTA DEI DOCUMENTI STAMPA DELLA LISTA DEI FASCICOLI OPZIONI PER LA STAMPA DELLA LISTA DEI FASCICOLI OPZIONI PER LA STAMPA DELLE LISTE STAMPA DI ETICHETTE LA POSTA ELETTRONICA INVIO DEI DOCUMENTI PER POSTA ELETTRONICA OPZIONI PER LA POSTA ELETTRONICA LA RUBRICA Inserimento di una nuova voce in Rubrica Manuale utente - 114

115 indice Modifica delle proprietà di una voce in Rubrica Cancellazione di una voce in Rubrica Importazione della Rubrica UTILIZZO DELLE IMPOSTAZIONI AUTOMATICHE ESPORTAZIONE ED IMPORTAZIONE DEI DOCUMENTI ESPORTAZIONE DEI DOCUMENTI ESPORTAZIONE DELLA TABELLA DOCUMENTI MODIFICA DELLE INFORMAZIONI DI ESPORTAZIONE VERIFICA DEL CD / DVD-ROM IMPORTAZIONE DEI DOCUMENTI ELIMINAZIONE DELLE IMMAGINI ESPORTATE CARICAMENTO DAL CD / DVD-ROM DELLE IMMAGINI ESPORTATE ESPORTAZIONE DELLE IMMAGINI ALTRE FUNZIONALITÀ OPZIONI GENERALI DI SISTEMA Sezione Generale Sezione Liste Sezione Campi chiave Sezione Rete GESTIONE DELLE TABELLE ASSOCIATE AD UN CAMPO CHIAVE Tabelle a singola selezione Tabelle multiselezione Inserimento di un nuovo record in una tabella Modifica delle proprietà di un record in una tabella Cancellazione di un record in una tabella Importazione di nuovi record in una tabella Esportazione dei record di una tabella GESTIONE DELLE STRUTTURE ASSOCIATE AD UN CAMPO CHIAVE Strutture a singola selezione Strutture multiselezione Inserimento di una nuova cartella Modifica delle proprietà di una cartella Cancellazione di una cartella GESTIONE DELLE SEQUENZE DATI Inserimento di una nuova sequenza dati Modifica delle proprietà di una sequenza dati Cancellazione di una sequenza dati IMPOSTAZIONE DELLA STAMPANTE VIRTUALE GESTIONE DELLA CHIAVE DI PROTEZIONE DEL SOFTWARE DOMANDE FREQUENTI E RISPOSTE IL MENU PRINCIPALE MENU FILE MENU DOCUMENTI MENU ELETTRONICI MENU PAGINE MENU IMMAGINI MENU SERVIZI MENU? MENU EDIT GLOSSARIO INDICE Manuale utente - 115