Guida di riferimento rapido

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1 introduzione Guida di riferimento rapido INSTALLAZIONE DI DOCUMATIC Versione 7 Soft Works 2000 Manuale utente - 1

2 introduzione Le informazioni contenute nel presente manuale sono soggette a modifiche senza preavviso. Se non specificato diversamente, ogni riferimento a società, nomi, dati ed indirizzi utilizzati nelle riproduzioni delle schermate e negli esempi é puramente casuale ed ha il solo scopo di illustrare l uso del prodotto Soft Works Nessuna parte di questo manuale può essere riprodotta in qualsiasi forma o mezzo elettronico o meccanico, per alcun uso, senza il permesso scritto di Soft Works Copyright Soft Works Tutti i diritti riservati. Manuale utente - 2

3 introduzione INTRODUZIONE CONVENZIONI In questa guida si assume che D: sia la lettera che identifica l unità a CD-ROM / DVD-ROM. REQUISITI DI SISTEMA L'ambiente operativo di DOCUMATIC è Microsoft Windows. I requisiti minimi di sistema per il corretto funzionamento di DOCUMATIC sono i seguenti (tra parentesi quelli consigliati): LATO SERVER (solo versioni Network ed Enterprise) o Microsoft Windows 2003 Server R2 o versione successiva o Per la versione Enterprise, nel caso che si voglia utilizzare un database diverso da quello predefinito, la licenza per l'utilizzo del database SUN MySQL 5.0 o Microsoft SQL Server 2000 (Enterprise, Standard, Workgroup o Express) o versioni successive. La versione Express di Microsoft SQL SERVER è disponibile gratuitamente al sito Microsoft. o Un server di rete con 10 GB di spazio libero (40 GB). o Per il funzionamento di DOCUMATIC WEB, Microsoft IIS 6.0 o versione successiva. LATO CLIENT o Microsoft Windows 2000 SP4 / Microsoft Windows XP SP2 / Microsoft Windows VISTA / Microsoft Windows 7 o Processore PENTIUM III (PENTIUM IV) o 512 MB di memoria RAM (1 GB) o Disco fisso con 1 GB di spazio libero (10 GB) o Scheda video VGA alla risoluzione di 800x600 con monitor a colori o Per l'installazione, un'unità CD-ROM / DVD-ROM. o Per la digitalizzazione dei documenti, uno scanner o altro dispositivo compatibile con lo standard TWAIN (scanner 40 pagine al minuto con ADF caricatore di documenti). Manuale utente - 3

4 installazione di documatic INSTALLAZIONE DI DOCUMATIC INSTALLAZIONE MONOUTENTE (VERSIONI STANDARD E PROFESSIONAL) Le istruzioni di seguito fornite sono relative all installazione di DOCUMATIC dall unità a CD-ROM / DVD- ROM di un singolo computer con Microsoft Windows XP Service Pack 2 o versione successiva installata. L installazione di DOCUMATIC è eseguita tramite il suo programma di installazione SETUP.EXE che si trova nel disco di installazione di DOCUMATIC. Prima di avviare l'installazione assicurarsi di essere connesso come Amministratore o di avere i diritti di Amministratore. Inserire il disco di installazione di DOCUMATIC nell unità CD-ROM / DVD-ROM. Se il programma di installazione non si avvia automaticamente, premere il pulsante START sulla barra delle applicazioni di Microsoft Windows > ESEGUI. E mostrata la finestra Digitare D:\SETUP.EXE nella casella APRI e premere OK. E mostrata la finestra Premere AVANTI. E mostrata la finestra Manuale utente - 4

5 installazione di documatic Se si accettano i termini del CONTRATTO SOFT WORKS 2000 PER IL PRODOTTO SOFTWARE che accompagna il disco di installazione di DOCUMATIC, selezionare ACCETTO I TERMINI DEL CONTRATTO DI LICENZA e premere AVANTI. E mostrata la finestra Premere INSTALLA. Una finestra mostra il progresso dell installazione Manuale utente - 5

6 installazione di documatic Al termine dell installazione una finestra di dialogo avvisa che l installazione è stata completata con successo Premere FINE. INSTALLAZIONE IN RETE (VERSIONI NETWORK E ENTERPRISE) Se si dispone di una rete e si desidera che tutti i computer connessi condividano lo stesso archivio, é necessario: Lato server (VERSIONE NETWORK) Creare una directory nel server (Directory tabelle / Directory file esterni) di rete e metterla in condivisione tra tutti gli utenti che dovranno utilizzare DOCUMATIC. Lato server (VERSIONE ENTERPRISE) Creare tramite Microsoft SQL Server Enterprise Manager un database vuoto e impostare le autorizzazioni di accesso in modo opportuno. Creare una directory nel server (Directory file esterni) di rete e metterla in condivisione tra tutti gli utenti che dovranno utilizzare DOCUMATIC. Lato client (Su ogni postazione di lavoro) Opzionalmente mappare (connettere l unità di rete) la directory condivisa sul server di rete assegnandogli una lettera identificativa (unità) e scegliendo di riconnetterla ad ogni avvio di Microsoft Windows. Installare ed avviare DOCUMATIC. Impostare le proprietà dell archivio premendo SELEZIONA nella finestra principale di DOCUMATIC in corrispondenza della casella ARCHIVIO. Per maggiori dettagli consultare il capitolo LA GESTIONE DEGLI ARCHIVI nel manuale utente. Il numero di installazioni di DOCUMATIC deve coincidere con il numero di utenti autorizzati indicato nel CONTRATTO SOFT WORKS 2000 PER IL PRODOTTO SOFTWARE che accompagna il disco di installazione di DOCUMATIC. Ogni utente deve essere in possesso di una licenza d uso. Consultare il CONTRATTO SOFT WORKS 2000 PER IL PRODOTTO SOFTWARE per ulteriori informazioni. Per un installazione più rapida, copiare il contenuto del disco di installazione di DOCUMATIC in una cartella condivisa e usare questa cartella come disco di installazione. Manuale utente - 6

7 installazione di documatic INSTALLAZIONE DEL SERVICE PACK Se nel disco di installazione di DOCUMATIC è presente una cartella SERVICEPACK al suo interno sono contenuti gli ultimi aggiornamenti di DOCUMATIC. Per installare gli ultimi aggiornamenti di DOCUMATIC seguire le seguenti istruzioni: Completare l installazione di DOCUMATIC come descritto nei paragrafi precedenti. Aprire la cartella SERVICEPACK e avviare l eseguibile SERVICEPACK.EXE. E mostrata la finestra Premere OK. E mostrata la finestra Modificare il percorso nella casella UNZIP TO FOLDER (ESTRAI NELLA CARTELLA) solamente se DOCUMATIC è stato installato in una directory diversa da quelle predefinita. Premere UNZIP (ESTRAI). Al termine del processo di estrazione una finestra di dialogo avvisa che un certo numero di file sono stati estratti con successo. Il controllo ritorna alla finestra precedente. Preme CLOSE (CHIUDI) per chiudere la finestra. LA CHIAVE DI PROTEZIONE DEL SOFTWARE La chiave di protezione del software è fornita solamente con le versioni PROFESSIONAL, NETWORK e ENTERPRISE di DOCUMATIC ed è necessaria per il loro corretto funzionamento. Non è necessario installare il driver per la chiave di protezione del software per le altre versioni di DOCUMATIC (READER e STANDARD). La chiave di protezione del software deve essere inserita nella prima porta stampante (LPT1:) della postazione di lavoro collegata allo scanner ed installata con il suo programma di installazione. Per abilitare postazioni di acquisizione aggiuntive (oltre alla prima di base) è necessario acquistare da SoftWorks2000 altre chiavi di protezione del software. Per installare la chiave di protezione del software e il suo driver nel computer seguire le seguenti istruzioni: Inserire, preferibilmente a computer spento, la chiave di protezione del software nella prima porta stampante (LPT1) della postazione di lavoro collegata allo scanner. Installare DOCUMATIC. Premere il pulsante START sulla barra delle applicazioni di Microsoft Windows > TUTTI I PROGRAMMI > DOCUMATIC > INSTALLAZIONE CHIAVE PROTEZIONE. E mostrata la finestra Manuale utente - 7

8 installazione di documatic Selezionare INSTALLA DRIVER CHIAVE PROTEZIONE e premere ESEGUI. Una finestra di dialogo avvisa che il driver è stato installato correttamente Premere OK. Una finestra di dialogo avvisa che è necessario riavviare Microsoft Window per rendere operative le nuove impostazioni. Premere OK. Chiudere l applicazione e riavviare Microsoft Windows per attivare il driver della chiave di protezione. Dopo il riavvio di Microsoft Windows è possibile, sempre grazie a questo programma Visualizzare tutta una serie di informazioni sul driver della chiave di protezione del software, selezionando MOSTRA INFORMAZIONI DRIVER CHIAVE PROTEZIONE. Verificare che il driver della chiave di protezione del software sia stato installato correttamente, selezionando PROVA CHIAVE PROTEZIONE. Rimuovere il driver della chiave di protezione del software, selezionando RIMUOVI DRIVER CHIAVE PROTEZIONE. Non si potranno gestire più di 100 documenti per archivio se la chiave di protezione del software non é inserita ed installata. Nel calcolo del numero dei documenti sono considerati anche quelli non ancora eliminati definitivamente con la verifica dell archivio. Manuale utente - 8

9 avvio e chiusura di documatic AVVIO E CHIUSURA DI DOCUMATIC AVVIO DI DOCUMATIC Per avviare DOCUMATIC premere il pulsante START sulla barra delle applicazioni di Microsoft Windows > TUTTI I PROGRAMMI > DOCUMATIC > DOCUMATIC 7 oppure fare doppio click sull icona DOCUMATIC 7 che il programma di installazione di DOCUMATIC crea sul desktop di Microsoft Windows. Per iniziare a lavorare subito con DOCUMATIC consultare la guida di riferimento rapido AVVIO RAPIDO DEL LAVORO CON DOCUMATIC aprendo il file QUICKSTART.PDF che si trova nel disco di installazione di DOCUMATIC. CHIUSURA DI DOCUMATIC Per terminare la sessione di lavoro con DOCUMATIC premere ESCI nella finestra principale oppure scegliere ESCI ([ALT][F4]) sul menu FILE. Nel pannello che chiede conferma per l uscita premere SI per uscire oppure NO per continuare la sessione di lavoro. Seguire sempre la procedura appena descritta per terminare una sessione di lavoro con DOCUMATIC. Lo spegnimento del computer prima dell'esecuzione di questa procedura potrebbe provocare dei danni ai file aperti e la conseguente perdita di dati ed, inoltre, lasciare sul disco alcuni file di lavoro temporanei che normalmente sarebbero eliminati. Si consiglia, nel caso di uscita irregolare da DOCUMATIC, di eseguire una verifica dell archivio con DOCUMATIC TOOLS. Per ulteriori informazioni consultare il capitolo I DOCUMATIC TOOLS nel manuale utente. Manuale utente - 9

10 manutenzione dell installazione di documatic MANUTENZIONE DELL INSTALLAZIONE DI DOCUMATIC I CODICI DI ATTIVAZIONE La prima volta che si avvia DOCUMATIC o un suo modulo software aggiuntivo è richiesto l inserimento del codice attivazione per mezzo della finestra Il codice di attivazione di DOCUMATIC (master) e degli altri moduli aggiuntivi eventualmente acquistati si trovano stampati nei documenti che accompagnano il disco di installazione di DOCUMATIC. E possibile in qualsiasi momento acquistare da SoftWorks2000 i codici di attivazione per i moduli aggiuntivi non acquistati inizialmente. Se non si inserisce il codice di attivazione, DOCUMATIC o il modulo software aggiuntivo è avviato in modalità dimostrativa. In questa modalità non si possono archiviare e gestire più di 100 documenti ed il modulo software è valutabile per un periodo di 45 giorni. Alla scadenza del periodo di valutazione non è più possibile avviare DOCUMATIC o il modulo software aggiuntivo. E comunque possibile inserire il codice di attivazione avviando il programma ATTIVAZIONE MODULI AGGIUNTIVI (premere il pulsante START sulla barra delle applicazioni di Microsoft Windows > TUTTI I PROGRAMMI > DOCUMATIC > ATTIVAZIONE MODULI AGGIUNTIVI). Inserendo il codice di attivazione si potrà continuare con il lavoro senza perdere i dati eventualmente inseriti durante il periodo di valutazione. I moduli software aggiuntivi di DOCUMATIC sono i seguenti: DOCUMATIC ACQUIRE DOCUMATIC ACTIVE DOCUMENTS DOCUMATIC BARCODE DOCUMATIC DATA ENTRY DOCUMATIC FIRMA DIGITALE DOCUMATIC IMPORTER DOCUMATIC INDEXER DOCUMATIC OCR DOCUMATIC PRINT & SAVE DOCUMATIC READER DOCUMATIC SAVER DOCUMATIC SCAN DOCUMATIC SEND&RECEIVE Manuale utente - 10

11 manutenzione dell installazione di documatic DOCUMATIC SPOOL DOCUMATIC VIEW Nella figura successiva è mostrata la finestra del programma ATTIVAZIONE MODULI AGGIUNTIVI REINSTALLAZIONE DI DOCUMATIC Per reinstallare DOCUMATIC nel computer seguire le seguenti istruzioni: 1. Premere il pulsante START sulla barra delle applicazioni di Microsoft Windows > PANNELLO DI CONTROLLO. E mostrata la finestra 2. Fare doppio click sull icona INSTALLAZIONE APPLICAZIONI. E mostrata la finestra INSTALLAZIONE APPLICAZIONI Manuale utente - 11

12 manutenzione dell installazione di documatic 3. Individuare la voce DOCUMATIC e premere CAMBIA. E mostrata la finestra 4. Premere AVANTI. E mostrata la finestra Manuale utente - 12

13 manutenzione dell installazione di documatic 5. Selezionare RIPRISTINA per reinstallare il software oppure RIMUOVI per rimuoverlo dal computer. Premere AVANTI. 1. Nel caso si sia scelto RIPRISTINA, è mostrata la finestra 2. Premere INSTALLA Una finestra mostra il progresso dell installazione Manuale utente - 13

14 manutenzione dell installazione di documatic 3. Al termine dell installazione una finestra di dialogo avvisa che l installazione è stata completata con successo 4. Premere FINE e, poi, chiudere la finestra INSTALLAZIONE APPLICAZIONI. 1. Nel caso si sia scelto RIMUOVI, è mostrata la finestra 2. Premere RIMUOVI. E mostrata la finestra Manuale utente - 14

15 manutenzione dell installazione di documatic 3. Al termine dell operazione è mostrata la finestra 4. Premere FINE e, poi, chiudere la finestra INSTALLAZIONE APPLICAZIONI. Se l archivio di DOCUMATIC si trova nella stessa directory di installazione, prima di reinstallare il software, si consiglia di eseguire il backup di questa directory, perchè l archivio predefinito è sovrascritto con uno vuoto ad ogni reinstallazione di DOCUMATIC. Creare l archivio di DOCUMATIC in una directory diversa, preferibilmente nel server di rete, da quella di installazione per evitarne la sovrascrittura in seguito ad un'eventuale reinstallazione. RIMOZIONE DI DOCUMATIC Per rimuovere DOCUMATIC dal computer seguire le seguenti istruzioni: 1. Come punto 1 del paragrafo precedente. 2. Come punto 2 del paragrafo precedente. 3. Individuare la voce DOCUMATIC e premere RIMUOVI. Una finestra di dialogo chiede conferma per la rimozione Manuale utente - 15

16 manutenzione dell installazione di documatic 4. Premere SI per confermare l operazione oppure NO per rinunciare. Al termine dell operazione la voce DOCUMATIC è rimossa dalla lista dei programmi installati. 5. Chiudere la finestra INSTALLAZIONE APPLICAZIONI. INSTALLAZIONE DEGLI AGGIORNAMENTI Per l installazione degli aggiornamenti del software, avviare SERVICEPACK.EXE nella directory SERVICEPACK (se questa è presente nel disco di installazione di DOCUMATIC) e seguire le istruzioni sullo schermo. Estrarre il file nella directory degli aggiornamenti piuttosto che nella directory di installazione del software. Modificare il percorso di estrazione in quello della directory degli aggiornamenti di DOCUMATIC (se l'archivio utenti è \\SERVER\DOCUMATIC\ la directory degli aggiornamenti è \\SERVER\DOCUMATIC\UPDATE\). Così facendo tutte le postazioni si aggiorneranno automaticamente all'avvio di DOCUMATIC. INSTALLAZIONE DELLA STAMPANTE VIRTUALE Per l installazione del driver per la stampante virtuale (fornito con il modulo DOCUMATIC PRINT&SAVE), avviare SETUP.EXE nella directory VPRT (se questa è presente nel disco di installazione di DOCUMATIC). Per la configurazione della stampante virtuale fare riferimento al documento INSTALL.PDF presente nella directory VPRT. Il codice di attivazione si trova nel file di testo CODE.TXT nella directory VPRT. ALTRE INFORMAZIONI SULL USO DI DOCUMATIC Per altre informazioni sull uso di DOCUMATIC consultare il manuale utente aprendo il file MANUALE.PDF che si trova nel disco di installazione di DOCUMATIC. Per consultare il manuale utente di DOCUMATIC senza dover inserire ogni volta il disco di installazione copiare il file D:\MANUALE.PDF in una cartella o sul desktop di Microsoft Windows. IL SERVIZIO SUPPORTO TECNICO CLIENTI Per garantire ai propri clienti il miglior utilizzo possibile dei prodotti acquistati, Soft Works 2000 mette a disposizione il Servizio Supporto Tecnico Clienti ( support@softworks2000.com). Nel caso sorgessero problemi durante l utilizzo di un prodotto Soft Works 2000 si consiglia di consultare, prima, questo manuale e il manuale utente e, se non si é trovata alcuna soluzione, contattare il Servizio Supporto Tecnico Clienti. Manuale utente - 16

17 indice INDICE INTRODUZIONE... 3 Convenzioni... 3 Requisiti di sistema... 3 INSTALLAZIONE DI DOCUMATIC... 4 Installazione monoutente (VERSIONI STANDARD E PROFESSIONAL)... 4 Installazione in rete (VERSIONI NETWORK E ENTERPRISE)... 6 Lato server (VERSIONE NETWORK)... 6 Lato server (VERSIONE ENTERPRISE)... 6 Lato client... 6 Installazione del service pack... 7 La chiave di protezione del software... 7 AVVIO E CHIUSURA DI DOCUMATIC... 9 Avvio di documatic... 9 Chiusura di documatic... 9 MANUTENZIONE DELL INSTALLAZIONE DI DOCUMATIC I codici di attivazione Reinstallazione di DOCUMATIC Rimozione di DOCUMATIC Installazione degli aggiornamenti Installazione della stampante virtuale Altre informazioni sull uso di DOCUMATIC Il Servizio Supporto Tecnico Clienti INDICE Manuale utente - 17