Riorganizzazione dei processi lavorativi e di ottimizzazione delle risorse degli Uffici Giudiziari della Regione Molise

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1 Riorganizzazione dei processi lavorativi e di ottimizzazione delle risorse degli Uffici Giudiziari della Regione Molise Progettazione di un archivio informatizzato per la gestione documentale digitale Procura Generale della Repubblica di Campobasso Gennaio 2013

2 Indice I. Premessa I. Obiettivo del documento II. Archivio Informatizzato 1

3 Premessa Obiettivo del documento Il presente documento costituisce uno strumento elaborato dal gruppo di lavoro del progetto Riorganizzazione dei processi lavorativi e ottimizzazione delle risorse degli Uffici Giudiziari della Regione Molise a supporto della progettazione ed organizzazione di un archivio informatizzato e sistematizzato per la gestione documentale digitale presso la Segreteria della Procura Generale della Repubblica. L archivio informatizzato è stato creato per rispondere all esigenza di sistematizzare la gestione documentale digitale degli atti amministrativi e ridurre conseguentemente la movimentazione di documenti ed atti cartacei tra i locali dell Ufficio. I benefici che derivano dall implementazione dell archivio sono molteplici e riguardano in particolare: - eliminazione delle duplicazioni di attività; - agevolazione nella rintracciabilità dei documenti e nello scambio di informazioni; - aumento della sicurezza in termini di riservatezza e riduzione del rischio di smarrimento; - compressione dei tempi di risposta agli utenti e dell impatto delle loro richieste. Il protocollo oggetto di tale documento mira a dotare l Ufficio di una metodologia condivisa per la gestione di tale archivio, illustrando nel dettaglio: - i criteri di catalogazione; - le modalità operative di acquisizione digitale dei documenti. 2

4 Indice I. Premessa II. Archivio informatizzato I. Criteri di catalogazione II. Modalità di acquisizione digitale dei documenti 3

5 Archivio Informatizzato Criteri di catalogazione Di seguito vengono esposte le regole che dovranno essere seguite per la gestione dell archivio informatizzato: in particolare vengono illustrati l organizzazione delle cartelle, l alberatura dell archivio e le indicazioni di massima per la nomenclatura dei file da inserire. Struttura dell archivio (organizzazione delle cartelle e relativa alberatura) La struttura ad albero è stata definita sulla base della struttura funzionale dell Ufficio, in modo da organizzare in maniera omogenea e coerente i documenti che si riferiscono ai medesimi affari o ai medesimi procedimenti amministrativi. L archivio è strutturato su livelli distinti, come mostra il seguente esempio: PRIMO LIVELLO SECONDO LIVELLO TERZO LIVELLO FILE Il numero di livelli è strettamente correlato alla complessità dell argomento oggetto dalla cartella e al grado di dettaglio che si vuole raggiungere. Al fine di evitare una eccessiva frammentazione delle informazioni all interno dell archivio, si consiglia di non adottare più di quattro livelli di dettaglio. 4

6 Archivio Informatizzato Criteri di catalogazione Indice dell archivio Per agevolare la navigabilità all interno dell archivio, è stato inoltre predisposto un indice che descrive la struttura dell archivio e l articolazione delle cartelle su più livelli. Si tratta di un indice in formato excel che potrà essere modificato e integrato con facilità dal responsabile dell archivio. Il livello di dettaglio dell indice deve essere massimo: l indice infatti garantisce non solo la completa visione della struttura dell archivio ma anche l accesso diretto ai file digitali, attraverso collegamenti ipertestuali creati appositamente (rappresentati in blu nella figura sottostante). Di seguito si riporta una figura esemplificativa dell indice dell archivio: 5

7 Archivio Informatizzato Criteri di catalogazione Nomenclatura dei file I file devono essere corredati da una serie di informazioni utili alla loro univoca ed immediata identificazione. I documenti, infatti, verranno salvati e nominati seguendo un criterio che permette di riconoscere immediatamente la tipologia di argomento trattato e la data di riferimento del documento. Gli attributi redazionali utilizzati per l identificazione dei documenti sono i seguenti: nome file_data_ numero versione Es. lettera del Procuratore Generale_ _v3.doc La scelta del campo nome file deve essere effettuata affinché rappresenti univocamente il documento. Il campo data indica la data di creazione del documento elettronico. Potrà essere utilizzato il formato gg.mm.aa (es ) Il campo numero versione è opzionale e deve essere inserito qualora si tratti di un documento di cui sono state create delle versioni diverse. 6

8 Archivio Informatizzato Modalità di acquisizione digitale dei documenti Le modalità di acquisizione digitale dei documenti è rappresentata dal seguente flusso, che definisce graficamente il percorso di digitalizzazione ed archiviazione dei documenti. Scannerizzazione documento Sorgente esterna dei documenti NO Documento elettronico? SI Sorgente interna dei documenti Il percorso di digitalizzazione rappresenta un elemento imprescindibile per la creazione e gestione dell archivio informatizzato. Come mostra il percorso a lato, i documenti in possesso della Procura Generale dovranno essere trasformati in formato digitale qualora non lo siano, attraverso l utilizzo di strumenti di scansione (scanner digitali in dotazione dell ufficio). Assegnazione nome e smistamento Archiviazione Il documento elettronico sarà poi nominato e classificato secondo le regole di nomenclatura precedentemente indicate e collocato nella cartella di appartenenza. Aggiornamento indice L ultimo passaggio da effettuare è aggiornare l indice inserendo il collegamento ipertestuale del file al fine di garantire l aggiornamento dell archivio e la rapida consultazione dello stesso. 7