ECDL AM5 Access Advanced

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1 SANDRO GALLEA ECDL AM5 Access Advanced Guida alla prova d esame per la patente europea di informatica

2 Indice Premessa...pag. 9 AM5.1 Progettazione delle tabelle AM5.1.1 Campi, colonne...» 11 AM Applicare, modificare i tipi di dati quali testo, memo, collegamento ipertestuale, valuta, data e ora in un campo o colonna...» 11 AM Comprendere le conseguenze della modifica dei tipi di dati quali i formati testo, memo, collegamento ipertestuale, valuta, data e ora in un campo o colonna...» 11 AM Creare, modificare un controllo di selezione (lookup) in un campo o colonna...» 23 AM Creare, modificare una regola di validazione in un campo o colonna...» 23 AM Creare, modificare una maschera di input in un campo o colonna...» 23 AM Applicare, modificare i valori predefiniti di un campo o colonna...» 23 AM Impostare un campo o colonna ad inserimento obbligatorio..» 23 AM5.1.2 Relazioni/Join...» 38 AM Comprendere i fondamenti per la realizzazione di una relazione valida...» 38 AM Creare, modificare una relazione uno-a-uno, uno-a-molti tra tabelle...» 39 AM Comprendere e modificare una relazione molti-a-molti tra tabelle...» 44 AM Applicare join di tipo interno, esterno sinistro ed esterno destro...» 45 AM Collegare/mettere in relazione i dati durante la definizione delle query...» 45 AM Applicare e utilizzare l integrità referenziale...» 49 AM Applicare la cancellazione automatica dei record correlati..» 50

3 AM5.2 Progettazione delle query AM5.2.1 Tipi di query...» 52 AM Creare e utilizzare una query per aggiornare dati in una tabella...» 52 AM Creare e utilizzare una query per eliminare record da una tabella...» 54 AM Creare e utilizzare una query per salvare come tabella le informazioni estratte...» 56 AM Aggiungere record ad una tabella utilizzando una query...» 59 AM5.2.2 Formule nelle query...» 60 AM Raggruppare le informazioni in una query...» 62 AM Utilizzare in una query le funzioni: somma, conteggio, media, massimo e minimo...» 62 AM Utilizzare una query a campi incrociati...» 64 AM Utilizzare dei caratteri jolly in una query...» 71 AM Utilizzare espressioni aritmetiche e logiche in una query...» 71 AM5.2.3 Raffinamento di una query...» 73 AM Presentare duplicati...» 73 AM Presentare valori senza corrispondenze...» 77 AM Presentare l insieme di valori più alti o più bassi in una query..» 81 AM Consentire la definizione dei dati da ricercare attraverso un campo dati (query parametrica)...» 82 AM Raffinare query utilizzando Null e NOT...» 83 AM5.3 Progettazione di una maschera o form AM5.3.1 Controlli...» 85 AM Creare controlli associati e non associati...» 86 AM Creare, modificare una casella combinata, una casella di riepilogo, una casella di controllo, gruppi di opzioni...» 86 AM Creare controlli per espressioni aritmetiche o logiche in una maschera...» 99 AM Impostare l ordine sequenziale dei controlli di una maschera..» 101 AM Inserire dei campi dati all interno dell intestazione, del piè di pagina della prima pagina o di tutte le pagine di una maschera...» 102 AM5.3.2 Sottomaschere...» 104 AM Creare una sottomaschera e collegarla ad una maschera principale...» 104

4 AM Modificare la sottomaschera per cambiare i record visualizzati...» 111 AM5.4 Progettazione di un report AM5.4.1 Calcoli...» 112 AM Creare controlli di espressioni aritmetiche o logiche in un report...» 112 AM Effettuare calcoli di percentuale in un controllo di calcolo di un report...» 112 AM Utilizzare formule ed espressioni in un report somma, conteggio, media, massimo, minimo, concatenazione...» 112 AM Creare dei riassunti dinamici in un report...» 112 AM5.4.2 Presentazione...» 125 AM Inserire un campo dati all interno dell intestazione, del piè di pagina della prima pagina o di tutte le pagine di un report...» 125 AM Forzare interruzioni di pagina su gruppi all interno di report..» 128 AM5.5 Macro AM5.5.1 Registrazione e associazione...» 131 AM Registrare una semplice macro (ad esempio, chiudere una maschera)...» 131 AM Eseguire una macro...» 132 AM Associare/collegare una macro ad una maschera, ad un report o ad un controllo...» 132 AM5.6 Importazione, esportazione e collegamento di dati AM5.6.1 Gestione dati...» 135 AM Importare file di testo, fogli elettronici, file csv, dbase, Paradox in un database...» 135 AM Esportare dati in formati foglio elettronico, file txt, dbase e Paradox...» 140 AM Collegare dei dati esterni ad un database...» 141 Appendice Il generatore di espressioni...» 142

5 Premessa L AICA, Associazione Italiana per l Informatica ed il Calcolo Automatico, ha introdotto in Italia, per favorire un percorso di qualificazione riconosciuto nel mondo del lavoro, il sistema europeo di certificazione delle competenze nel settore delle tecnologie dell informazione (ICT, Information and Communication Tecnology). Tale sistema, che si caratterizza come lo standard di riferimento in quanto i criteri di valutazione sono gli stessi in tutti i Paesi, garantendo così la circolarità del titolo, prevede tra le altre, l attestazione delle competenze di base nell uso del personal computer, Patente ECDL Livello Base costituito da sette moduli: 1. Concetti di base della IT 2. Uso del computer Gestione dei file 3. Elaborazione testi 4. Foglio elettronico 5. Database 6. Presentazione 7. Reti informatiche Internet e la Patente ECDL Livello Avanzato costituita da quattro moduli: 1. Elaborazione testi 2. Foglio elettronico 3. Database 4. Presentazione. Questa certificazione attesta una competenza più approfondita di alcune aree dell ECDL di base. Ogni modulo è indipendente dagli altri e comporta una certificazione separata. Tipologia degli esami ECDL Avanzato Gli esami si svolgono al computer. Il tempo a disposizione per ogni singola prova è di 60 minuti. Il test consiste in un compito complessivo, come la preparazione di una brochure, un agenda o documenti simili, generati mediante un elaboratore di testi (ad esempio WORD). Ogni test è suddiviso in 20 esercizi, ad ogni esercizio sono assegnati 5 punti. Attualmente l esame si intende superato con un punteggio di 75/100.

6 Organizzazione del testo Il testo vuole essere uno strumento semplice, sintetico ma esauriente per preparare agli esami del terzo modulo dell ECDL avanzato (AM5 Access Avanzato), ed è stato sviluppato seguendo punto per punto il Syllabus 1.0 (scaricabile dal sito dell AICA in cui si legge: Il seguente documento è il Syllabus per il Modulo AM5, Database Livello avanzato, che fornisce le basi per il test pratico relativo a questo modulo. Il Syllabus relativo al Modulo AM5 si colloca al di sopra dei compiti pratici e delle conoscenze teoriche contenute nel Modulo 5 ECDL, Database, Syllabus Versione 4.0. L indicazione livello avanzato relativa al Modulo5 AM5 indica che il candidato deve già essere in possesso delle conoscenze date dal Modulo 5 ECDL, Syllabus Versione 4.0. Ed inoltre: Il Livello avanzato richiede che il candidato operi in modo efficace ad un livello di competenza superiore a quello di base e che sia in grado di utilizzare buona parte del potenziale di un applicazione di database. Il candidato dovrà essere in grado di impiegare il database per organizzare, estrarre,visualizzare e preparare rapporti sui dati usando quelli che possono essere considerati strumenti avanzati per la gestione dei dati. Il candidato dovrà comprendere i diversi modi in cui i dati possono essere messi in relazione tra loro e organizzati. Inoltre il candidato dovrà essere in grado di eseguire e registrare semplici macro, e importare, esportare e collegare i dati. Il volume è stato redatto, pertanto, considerando che il lettore sia già in possesso delle conoscenze relative al livello base del Modulo Database della Patente Europea del Computer, ed è stato sviluppato utilizzando Office Risulta comunque abbastanza semplice adattare quanto sarà trattato alla versione successiva Office XP.

7 AM5.1 Progettazione delle tabelle AM5.1.1 Campi, colonne AM Applicare, modificare i tipi di dati quali testo, memo, collegamento ipertestuale, valuta, data e ora in un campo o colonna AM Comprendere le conseguenze della modifica dei tipi di dati quali i formati testo, memo, collegamento ipertestuale, valuta, data e ora in un campo o colonna. Il campo in una tabella viene impostato in dipendenza del tipo di dato che esso dovrà contenere, delle operazioni che su questo dovranno essere effettuate, e delle sue dimensioni. I differenti tipi di dato sono: (figura 1) 1. Testo: in questo tipo di campo è possibile inserire testo (cognome, nome, città...), combinazione di testo e numeri (codice fiscale, indirizzi) e numeri (numero telefono, codice di avviamento postale); questi ultimi non potranno però essere soggetti a calcoli all interno del database. I campi dichiarati come Testo possono contenere al massimo 255 caratteri. 2. Memo: in questo tipo di campo è possibile inserire testo e numeri per un massimo di caratteri. 3. Numerico: in questo tipo di campo è possibile inserire numeri sui quali potranno essere eseguiti calcoli (costi, quantità, ecc.) con dimensioni 1, 2, 4, 8 byte. 4. Data/Ora: in questo tipo di campo è possibile inserire informazioni relative a date e/o ore con dimensioni massime di 8 byte. Access riconosce tutte le date comprese tra gli anni 100 e Valuta: in questo tipo di campo è possibile inserire numeri espressi sotto forma di valuta con dimensioni massime 8 byte. È possibile effettuare calcoli matematici. 6. Contatore: in questo tipo di campo, in genere uno in ogni tabella, viene inserito un numero progressivo o casuale, che identifica in modo univoco i record, con dimensioni massime di 4 byte (16 byte se la proprietà Dimensione campo è impostata a ID replica). 7. Sì/No: in questo tipo di campo è possibile inserire informazioni del tipo sì/no, vero/falso, On/Off come ad esempio le risposte a quesiti del tipo: Coniugato?, Ha pagato?... con dimensioni massime 1 byte. 8. Oggetto Ole: in questo tipo di campo è possibile effettuare il collegamento o l incorporamento ad un oggetto (Foglio di calcolo Microsoft Excel, documento Microsoft Word, file audio...) con dimensioni massime di 1 Gigabyte. 9. Collegamento ipertestuale: in questo tipo di campo è possibile inserire un collegamento ad un file esterno; il numero massimo di caratteri inseribile è