GESTIONE DELLE NON CONFORMITA

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1 Pag. 1 di 6 INDICE 1. Scopo e campo di applicazione 2. Termini e definizioni 3. Legenda 4. Documenti di riferimento 5. Flusso delle modalità operative 6. Modalità operative aggiuntive 7. Descrizione delle revisioni Copia controllata n. 3 RQ DS 01/10/14 2 RQA DS 01/10/12 1 RQA DS 28/10/09 0 RQA DS 20/06/03 Rev. Sigla( ) Firma Sigla( ) Firma Redazione/Verifica Approvazione Data ( ) Sigla Funzione

2 Pag. 2 di 6 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura stabilisce le modalità, le prescrizioni e le responsabilità per le attività connesse alla tenuta sotto controllo delle non conformità dei servizi erogati dall I.I.S. G.Bonfantini. Tale procedura è applicata dal RQ e dalle altre funzioni dell Istituto coinvolte. 2. TERMINI E DEFINIZIONI Definizione Servizio Correzione Non conformità Richiesta di azione correttiva Richiesta di azione preventiva Descrizione Risultato di un processo. Azione adottata per eliminare una non conformità. Non ottemperanza ad un requisito. Richiesta di azione per eliminare la causa di una non conformità rilevata o altre situazioni indesiderabili rilevate. Richiesta di azione per eliminare la causa di una potenziale non conformità o di altre situazioni potenzialmente indesiderabili. 3. LEGENDA Sigla Definizione CDS COD DS DSGA FS ISO N/A NC RAC RAP RNC RQ RA RSPP SGQ STAFF VI Collaboratore del DS Coordinatore di Dipartimento Dirigente Scolastico Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi Funzione Strumentale International Standard Organization Non applicabile Non Conformità Richiesta di Azione Correttiva Richiesta di Azione Preventiva Rapporto di Non Conformità Responsabile Qualità Responsabile Accreditamento Responsabile del Servizio Protezione e Prevenzione Sistema di Gestione per la Qualità DS, VI, CDS, DSGA, RQ, RA, RSPP, COD, FS Vicario

3 Pag. 3 di 6 4. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO 4.1. Leggi/norme Norma ISO 9000: 2000 Norma ISO 9001: 2008 Norma ISO 9004: 2000 Sistema di Gestione per la qualità Fondamenti e terminologia Sistemi di Gestione per la qualità Requisiti Sistemi di Gestione per la qualità Linee guida per il miglioramento delle prestazioni Manuale Operativo Sinottico per l Accreditamento delle sedi operative di organismi che non hanno sedi accreditate nella Regione Piemonte 4.2. Procedure DOC-01 MAM-04 MAM-05 SER-03 Redazione, verifica, emissione e distribuzione delle Procedure, delle Istruzioni e dei moduli del Sistema di Gestione per la Qualità Gestione delle azioni correttive Gestione delle azioni preventive Approvvigionamento 4.3. Istruzioni Operative IO Modulistica Mod.13 Mod.14 Mod.15 Mod.16 Registro delle Non Conformità Rapporto di Non Conformità Richiesta di azione correttiva/preventiva (RAC/RAP) Registro delle RAC/RAP 4.5. Documenti tecnici N/A

4 Pag. 4 di 6 5. FLUSSO DELLE MODALITA OPERATIVE PROCESSO DI Fase Attività Responsabile Documenti prodotti o applicati Procedure e Istruzioni di riferimento 10 Rilevazione delle non conformità Tutte le Funzioni Rapporto di non conformità (Mod. 14); Registro delle NC (Mod. 13) RAC/RAP (Mod. 15) SER-03 IO Gestione delle azioni correttive DS; RQ MAM Archiviazione delle azioni correttive/preventive Approvazione e verifica dell efficacia delle risoluzioni adottate Analisi delle non conformità in sede di Riesame della Direzione per il miglioramento continuo del SGQ RQ DS; RQ DS; RQ; STAFF RAC/RAP (Mod. 15); Registro RAC/RAP (Mod. 16) RAC/RAP (Mod. 15) MAM-04 MAM-05

5 Pag. 5 di 6 6. MODALITA OPERATIVE AGGIUNTIVE 10 Si definisce non conformità (NC) uno scostamento, rispetto a prescrizioni specificate, nelle attività esecutive di erogazione del servizio all utente; allo stesso modo vengono anche definite le carenze nella documentazione tali da rendere inaccettabile o indeterminata la qualità delle attività che concorrono alla realizzazione del processo di erogazione del servizio. La rilevazione di NC può avvenire sia da parte del personale docente e/o ATA, che dalla Direzione che, se necessario, genera un azione correttiva. L I.I.S. conduce attività di verifica sulle forniture di prodotti/servizi secondo le modalità descritte nella procedura SER-03. Ogni prodotto/servizio risultato non conforme è identificato e, per quanto possibile, reso inaccessibile o inutilizzabile. Tutte le non conformità rilevate documentate sulla Richiesta di azione correttiva/preventiva (Mod. 15) e quindi registrate all interno dell apposito modulo (Mod. 13). 20 Per azione correttiva si intende l azione intrapresa per eliminare le carenze del Sistema di Gestione per la Qualità dell I.I.S., individuando e rimuovendo le cause che hanno generato frequenti NC dello stesso tipo o altre situazioni indesiderabili, per evitarne il ripetersi. 30 Nel caso di non conformità, il responsabile della funzione interessata redige ed emette la Richiesta di a- zione correttiva/preventiva (Mod. 15), concordando con il RQ le modalità di attuazione, e la trasmette al DS per l approvazione delle soluzioni proposte e per la successiva registrazione e archiviazione che avviene in collaborazione con il RQ. Sulla Richiesta di azione correttiva/preventiva vengono riportati: - la descrizione e l origine della non conformità - le probabili cause della non conformità e le relative proposte di risoluzione - la firma della Funzione che ha dato origine al rapporto stesso - la firma del DS per l approvazione delle risoluzioni adottate - la data di emissione del documento. Le Richieste di azione correttiva/preventiva sono identificate da un numero progressivo; esse vengono successivamente registrate sul Registro delle richieste di azione correttiva/preventiva (Mod. 16) e archiviate a cura di RQ. 40 Il DS approva la risoluzione della non conformità con firma e data sulla Richiesta di azione correttiva/preventiva, confermando la scelta effettuata. A distanza di tempo il DS valuta l efficacia dell azione intrapresa e in collaborazione con il RQ registra sulla Richiesta di azione correttiva/preventiva i risultati della verifica. Nell ipotesi di non conformità ricorrenti, il DS, in collaborazione con il RQ, provvede all analisi delle cause, sia organizzative che gestionali, che le hanno prodotte, per formulare un idonea richiesta di azioni correttive. 50 Periodicamente (almeno 1 volta all anno) le Non Conformità vengono analizzate in fase di Riesame da parte della Direzione per definire una nuova politica di miglioramento continuo nell attività di erogazione del servizio da parte dell I.I.S.

6 Pag. 6 di 6 7. DESCRIZIONE DELLE REVISIONI Revisione Descrizione Data 0 Prima emissione del documento 20/06/03 1 Aggiornamento della denominazione dell Istituto 28/10/09 2 Sostituzione della sigla FO con FS, aggiornamento delle procedure di riferimento DOC-01, SER-03, MAM-04, MAM-05 e dell IO-02 01/10/12 3 Sostituzione della funzione di Responsabile Qualità e Accreditamento con le due funzioni di Responsabile Qualità e di Responsabile Accreditamento 01/10/14