Valutazione e Controllo Fornitori

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1 PROCEDURA PGSA 02 Valutazione e Controllo Rev. Data Oggetto Redatto da Approvato da 01 30/09/212 Prima emissione Resp. RSGSA Direzione Copia controllata n ( Questa copia è controllata, registrata e soggetta ad aggiornamento) Copia non controllata ( Questa copia NON è controllata e registrata, ha carattere esclusivamente informativo e non è soggetta ad aggiornamento)

2 1. Scopo Scopo di questa procedura è definire e documentare le attività di valutazione dei sulla base della loro capacità di soddisfare i requisiti relativi alla fornitura, inclusi i requisiti relativi al Sistema Qualità e alla Responsabilità Sociale. 2. Campo di applicazione La seguente procedura stabilisce le modalità con le quali l azienda deve fornire ragionevole evidenza che i requisiti della norma SA 8000 siano rispettati dai fornitori e dai subfornitori. Tutta la gestione dei fornitori analoga a quella già esistente nell ambito del sistema di gestione per la qualità. Tutte le procedure di approvvigionamento, di selezione e qualifica fornitori, le specifiche di acquisto, le modalità di controllo dei prodotti/servizi e di controllo dei fornitori stessi, sono aggiornate in conformità ai requisiti di cui ai par.9.6, 9.7 e 9.8 della SA Riferimenti Norma UNI EN ISO 9001:2008 par Norma SA 8000 Par Controllo dei fornitori 4. Responsabilità La responsabilità per le attività descritte nella presente procedura sono assegnate al Responsabile Amministrativo e al RSGSA, con la collaborazione dei soggetti coinvolti nel processo di acquisto. 5. Definizioni Q Fornitore Qualificato: Fornitore che soddisfa i requisiti di qualità stabiliti da La Luminosa. 2

3 NQ OSS Fornitore Non Qualificato: Fornitore che non soddisfa i requisiti di qualità stabiliti da La Luminosa e, dunque, inadeguato a fornire sufficienti garanzie per intraprendere o continuare i rapporti commerciali. Fornitore in Osservazione: Fornitore dal quale si possono effettuare acquisti, ma sottoposto a valutazione per l'eventuale assegnazione della qualifica. 6. Generalità La Direzione ha stabilito che gli acquisti di quei beni e servizi che hanno particolare rilevanza sulla Qualità del servizio erogato ai clienti avvengano sempre previa selezione e valutazione dei fornitori in ordine ai requisiti che essi sono in grado di soddisfare. Il sistema di valutazione e sorveglianza dei fornitori permette a La Luminosa di tenere costantemente sotto controllo il modo di operare dei propri fornitori, in modo che gli acquisti non abbiano a generare ripercussioni negative sui servizi erogati. 6.1Valutazione dei La valutazione ed il monitoraggio dei fornitori avviene nel seguente modo: 1) annualmente viene predisposto un elenco dei fornitori qualificati; 2) la direzione valuta i fornitori sulla base dei seguenti criteri: ACCETTABILE: il fornitore che risponde adeguatamente ai criteri stabiliti dalla norma SA 8000 desunti sulla base di: dichiarazioni di rispetto dei requisiti indicati nella norma SA800, questionari sull applicazione dei punti indicati al capitolo 4 della norma, visite ispettive da parte del Responsabile SA8000, certificazione SA 8000; CRITICO: il fornitore che, utilizzando tutti gli strumenti di valutazione richiamati al punto precedente, non garantisce l adeguamento alla norma SA8000. In particolare un fornitore diventa critico quando non dichiara di rispettare i requisiti, non restituisce, nonostante i solleciti i questionari, non autorizza visite di terza parte presso la propria sede o i propri cantieri. ELIMINATO: il fornitore che per diversi motivi viene eliminato dalla lista dei fornitori qualificati. Particolare attenzione verrà posta per la valutazione, sulla catena di fornitura utilizzata dal 3

4 fornitore al fine di verificare anche i subfornitori, con particolare riguardo al controllo dei luoghi di provenienza. Le azioni da intraprendere, da parte del responsabile aziendale per la SA8000, per la qualifica dei fornitori sono le seguenti: 1. Viene inviata una lettera informativa ed un questionario da restituire, sui requisiti della SA 8000, sulla disponibilità a farsi verificare ed una dichiarazione di accettazione dei requisiti della SA 8000; 2. Una volta restituito, il questionario viene analizzato e si provvede ad effettuare una valutazione del fornitore sulla base del rispetto dei requisiti SA8000; successivamente si provvede a: nel caso in cui tutti i requisiti sono rispettati il fornitore viene qualificato e viene iscritto nell elenco dei fornitori qualificati; Nel caso in cui uno o piñ requisiti risultano essere non rispettato si provvede a: 1. Pianificare e concordare una verifica ispettiva presso il fornitore; 2. effettuare la verifica presso la sede operativa del fornitore; 3. definire e concordare con il fornitore le azioni correttive necessarie per stabilire una conformità sostanziale allo standard SA8000; 4. concordare una visita successiva per verificare l efficacia delle azioni correttive stabilite. 6.2 Sorveglianza periodica La Luminosa tiene sotto controllo, nel tempo, le prestazioni di tutti i fornitori facendo attenzione - in particolare - alle eventuali Non Conformità addebitabili al fornitore. A tale scopo, il Responsabile Amministrativo aggiorna la sezione Valutazione" della Scheda Fornitore (DR_08-SchFor) al verificarsi di ogni cambiamento di stato (da Q a NQ e viceversa) e, comunque, ogni 12 mesi. Il Responsabile Amministrativo può inviare al fornitore formale comunicazione sulla valutazione effettuata. Nei casi di Non Conformità addebitabili al fornitore, il Responsabile Amministrativo solleva al fornitore stesso una contestazione formale, esortandolo a non ripetere i comportamenti che hanno generato le Non Conformità. 7. Riferimenti a documenti del Sistema Qualità Documento in output Lettera Informativa Tempistica Entro 6 mesi 4

5 Questionario Piano dei Controlli dei fornitori Entro 12 mesi Entro 24 mesi 5