MOTIVO DELLA DIFFUSIONE NOTA OPERATIVA

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2 MOTIVO DELLA DIFFUSIONE Nuova emissione Sostituisce la procedura del :... NOTA OPERATIVA Questa diffusione sostituisce ed annulla eventuali edizioni precedenti che devono essere considerate superate e quindi non più utilizzabili. RIEPILOGO MODIFICHE AL DOCUMENTO Ediz. Rev.: Data Descrizione delle modifiche al documento /03/2009 Riemissione per adeguamento alla ISO 9001:2008-Maggiore chiarezza nell identificazione dei processi e della loro interazione;definizione modalità di controllo outsourcing /11/2011 Maggiore chiarezza nell identificazione dei processi e della loro interazione Il presente documento è composto da n 9 pagine valide. ATTENZIONE! Il presente documento è di proprietà del CONSORZIO GRUPPO GRECO e non può essere comunicato a terzi o riprodotto senza specifica autorizzazione da parte della Direzione aziendale. PR Revisione:00 Pagina 2 di 9

3 PREMESSA Il riesame del contratto è un processo che inizia con i primi contatti con il cliente attraverso: la richiesta del capitolato d appalto o, con l emissione della sola Offerta in mancanza di un capitolato del cliente, e termina con l evasione del contrattoordine. Questa procedura fornisce i contenuti che il CONSORZIO GRUPPO GRECO deve attuare per assicurarsi che i requisiti tecnici ed economici previsti nel capitolatoofferta siano stati recepiti ed analizzati e vi sia, da parte dell impresa, la capacità di soddisfarli con un vantaggio economico. Questa tipo di Organizzazione, oltre ad operare autonomamente nella ricerca di nuovi clienti, agisce quale Consorzio partecipando a gare d appalto in rappresentanza delle imprese consorziate. In tal caso il riesame del contratto avviene a cura del Consorzio, ed il CONSORZIO GRUPPO GRECO partecipa nel ruolo di tutor all elaborazione del Piano di Programmazione del Servizio e quindi all analisi dei costi. Il titolo riesame del contratto di questa procedura è fuorviante, in quanto la procedura va applicata non solo al riesame di un contratto già stipulato, ma soprattutto alla prima stesura del contratto, includendo : esame capitolato + offerta + contratto + modifiche al contratto. I soggetti richiamati nel contesto del documento sono responsabili della corretta applicazione e del relativo rispetto delle indicazioni e prescrizioni contenute nella presente procedura. PR Revisione:00 Pagina 3 di 9

4 Al Responsabile Gestione Qualità (R.G.Q.) è affidato l aggiornamento dei contenuti della presente procedura. Eventuali conflittualità che dovessero sorgere tra le prescrizioni di questo documento e l operatività dell azienda sarà risolta dal Presidente della società o suo delegato. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Ai fini della redazione della presente Procedura sono state applicate le indicazioni e le definizioni riportate nei seguenti documenti: Norma ISO 10999:2002, linee guida per la documentazione dei sistemi di gestione per la Qualita ISO/TR Norma UNI EN ISO 9001, edizione 2008, sistemi di gestione per la Qualità, Requisiti. Norma UNI EN ISO 9004, edizione Dicembre 2000, sistemi di gestione per la Qualità, per le Linee Guida per l applicazione della predetta norma e il miglioramento delle prestazioni. Norma UNI EN ISO 9000, edizione 2005, sistemi di gestione per la Qualità per la terminologia e le definizioni. Manuale della Qualità del CONSORZIO GRUPPO GRECO, Ediz. 01. PR Revisione:00 Pagina 4 di 9

5 Diagramma di flusso delle attività Individuazione del bando di concorso e reperimento della documentazione Richiesta del cliente Valutazione dell appalto No Conclusione No Valutazione della commessa Si Formulazione Offerta Si Riesame dell Offerta No Modifica Offerta Si Invio Offerta Aggiudicazione della gara d appalto o della richiesta del cliente Contratto Riesame del contratto No Si Firma del contratto Fine PR Revisione:00 Pagina 5 di 9

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7 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE. Scopo della presente procedura è definire le modalità di progettazione delle offerte di Servizi che il Gruppo Greco presenta al Mercato. Consideriamo soggette a questa procedura le offerte economiche presentate a tutti i Clienti del Gruppo. 2. INPUT DEL PROCESSO Nuove opportunità di sviluppo segnalate all Ufficio Tecnico Gestionale (UTG) dell Area Operation dalla funzione Sviluppo Commerciale (SC) o dal Resp. di Cantiere (RDC), nel caso in cui l opportunità di sviluppo interessi un Cliente presso cui è già presente un contratto. Stiamo in questo caso parlando di modifica e/o di ampliamento di servizi che stiamo già erogando e/o nuovi servizi per Clienti già consolidati: in questo caso RDC passa direttamene a UTG l input del processo, nel caso di cambiamenti poco rilevanti e cioè inferiori a ,00 annui, altrimenti lo stesso viene consegnato da RDC a SC che, successivamente, se lo ritiene opportuno, lo gira a UTG. 3. FASI DEL PROCESSO 3.1. Analisi prerequisiti: Nel solo caso di gare d appalto la Progettazione Offerte (PO), supportata da UTG, sulla base dell opportunità ricevuta, valuta i requisiti legali e tecnico finanziari necessari per la partecipazione. In caso di non rispondenza ai requisiti UTG comunica l impossibilità a partecipare a SC Sulla pratica si deve riportare la dicitura Annullata in data e procedere alla sua archiviazione Analisi del capitolato di servizio o di appalto PO, con il supporto dell Ufficio Tecnico (UT) e/o di RDC, valuta le esigenze di servizio riportate dal capitolato. PR Revisione:00 Pagina 7 di 9

8 3.3. Sopralluogo: PO, con il supporto dell Ufficio Tecnico (UT) ed eventualmente dell ufficio Qualità (QUA), nonché di tecnico esterno specialista per le attrezzature, effettua sopralluogo nei siti oggetti del capitolato per valutare la corrispondenza con il capitolato nonché rilevare eventuali migliorie da inserire nell offerta Predisposizione della documentazione di offerta PO, con il supporto di UTG, QUA ed eventualmente di tecnico esterno specialista per le attrezzature, predispone tutta la documentazione necessaria per l offerta. Tale documentazione, per tutte le gare di appalto e per tutte le offerte superiori ai ,00 annui, viene discussa con il resp. Area Operation e successivamente presentata a SC Validazione dell offerta SC procede a verificare: -la coerenza dell offerta con i requisiti del Cliente -la coerenza della valutazione economica Nel caso di conformità sottoscrive l offerta e la presenta al Cliente, altrimenti rimanda a UTG per eventuali correzioni. 4. OUTPUT DEL PROCESSO Nuova offerta. PR Revisione:00 Pagina 8 di 9

9 5. MATRICE DELLE RESPONSABILITA Legenda della Matrice PRES/SC PO UTG UT QUA RDC PRESIDENTE/SVILUPPO COMMERCIALE PROGETTAZIONE OFFERTE UFFICIO TECNICO GESTIONALE UFFICIO TECNICO UFFICIO QUALITA RESPONSABILE DI CANTIERE PR Revisione:00 Pagina 9 di 9