Capitolo 4 SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ

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1 Pagina 1 di 14 Capitolo 4 SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ 4.1 REQUISITI GENERALI IDENTIFICAZIONE DEI PROCESSI PROCESSI IN OUTSOURCING 4.2 REQUISITI RELATIVI ALLA DOCUMENTAZIONE GENERALITA MANUALE DELLA QUALITA TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI DOCUMENTI TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI 4.3- ALLEGATO DESCRIZIONE DELLE MODIFICHE In questo capitolo si fa riferimento alle seguenti procedure: PS Controllo dei documenti e dei dati PS Gestione dei documenti di registrazione della Qualità aprile 2011 Rev. Data Descrizione revisione Redatto Verificato Approvato

2 Pagina 2 di REQUISITI GENERALI Il Laboratorio Prove Materiali (LPM) dell ITIS Magistri Cumacini ha definito, documentato ed attuato il proprio Sistema Gestione per la Qualità in accordo con i requisiti prescritti dalla norma UNI ISO 9001:2008 Requisiti, integrata con la norma EN 17025:2005, punti 4 e 5 (vedi tabella di conversione allegata). Tale sistema viene costantemente tenuto aggiornato per migliorarne l efficacia e per adeguarlo ai cambiamenti delle normative cogenti e delle aspettative dei clienti del Laboratorio. Per questo il Sistema di Gestione Qualità (SGQ) dell LPM : Individua le aspettative implicite ed esplicite del cliente; Determina i processi necessari per il Sistema Gestione Qualità; Stabilisce la sequenza e le interazioni tra i processi; Stabilisce i criteri ed i metodi necessari per garantire l efficace funzionamento e il controllo dei processi realizzati all interno del Laboratorio. Stabilisce le modalità per la disposizione delle risorse e delle informazioni necessarie per supportare il funzionamento e il monitoraggio dei processi; Attua le azioni necessarie per conseguire i risultati pianificati ed il miglioramento continuo dei processi.

3 Pagina 3 di IDENTIFICAZIONE DEI PROCESSI I processi identificati nel SGQ del LPM, possono distinguersi in : Principali, che forniscono valore aggiunto all organizzazione Di supporto, necessari per la realizzazione dei processi principali, ma che non forniscono direttamente valore aggiunto Di miglioramento, che favoriscono il miglioramento continuo del SGQ I Processi Principali identificati e descritti nella documentazione del SGQ sono i seguenti : Gestione Commerciale (Cap 7.2) Comunicazione con il cliente (Cap 7.2.3) Erogazione del servizio (Cap 7.5) I processi di Supporto identificati e descritti nella documentazione del SGQ sono : Gestione documentazione (Cap 4.2) Approvvigionamenti (Cap 7.4) Gestione risorse umane (Cap 6.2) Gestione infrastrutture (Cap 6.3) Gestione sicurezza (Cap 6.4) I processi di Miglioramento identificati e descritti nella documentazione del SGQ sono: Riesame della Direzione (Cap 5.6) Soddisfazione del cliente (Cap 8.2.1) Controllo NC (Cap 8.3) Verifiche (Cap 8.2.2) Miglioramento continuo (Cap 8.5) Nel seguente grafico sono riportate le interazioni tra i suddetti processi

4 REQUISITI DEL CLIENTE SODDISFAZIONE DEL CLIENTE MANUALE QUALITÀ Pagina 4 di 14 MIGLIORAMENTO CONTINUO RIESAME DELLA DIREZIONE GESTIONE NC MISURAZIONI ANALISI MIGLIORAMENT0 VERIFICHE ISPETTIVE MONITORAGGIO SODDISFAZIONE PROCESSI DI MIGLIORAMENTO GESTIONE DOCUMENTAZIONE CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI APPROVVIGION AMENTI GESTIONE RISORSE UMANE GESTIONE INFRASTRUTTUR E SICUREZZA Processi in outsourcing PROCESSI DI SUPPORTO

5 Pagina 5 di 14 Non sussistono processi erogati in tale modalità, sia per la politica interna sia per le indicazioni normative contenute nella C.M. 7617dell 8 settembre REQUISITI RELATIVI ALLA DOCUMENTAZIONE GENERALITÀ Per descrivere il proprio Sistema di Gestione per la Qualità il LPM ha elaborato e diffuso una serie di documenti che sono di seguito descritti in funzione del loro grado di definizione e del loro livello di divulgazione. POLITICA QUALITÀ MANUALE QUALITÀ MANSIONARI E ORGANIGRAMMI PROCEDURE GESTIONALI PROCEDURE DI SISTEMA PROCEDURE OPERATIVE METODI DI PROVA PIANI QUALITÀ IL MANUALE é stato realizzato seguendo lo schema della normativa UNI EN ISO 9001:2008 integrato con la norma EN 17025:2005, allo scopo di descrivere struttura organizzativa, processi, risorse e responsabilità per la gestione della qualità. IL MANUALE, pur descrivendo chiaramente responsabilità e compiti, evita i dettagli operativi sulle attività che sono viceversa oggetto di Procedure Gestionali, Procedure di Sistema, Procedure Operative, Metodi di Prova, Mansionari e di altri documenti applicativi. LE PROCEDURE GESTIONALI definiscono modalità di gestione e le responsabilità specifiche per le principali attività del Laboratorio, in particolare per quelle necessarie alla gestione della qualità. LE PROCEDURE DI STEMA definiscono le modalità operative per la gestione del SGQ del LPM. Tale documentazione è obbligatoria in riferimento alla norma UNI EN ISO 9001:2008. LE PROCEDURE OPERATIVE definiscono le modalità operative per la conduzione di attività di carattere tecnico che se svolte in modo non corretto possono compromettere il servizio di prova. Fanno parte di questa tipologia di documenti le Procedure di Taratura e le Procedure di Manutenzione. I METODI DI PROVA definiscono le modalità operative per la conduzione di prove. Nei casi in cui l esecuzione della prova è definita attraverso Leggi, Regolamenti o Normative Tecniche, questi documenti costituiscono la guida e il supporto alla PO.

6 Pagina 6 di 14 PIANI QUALITÀ sono in genere utilizzati per descrivere e gestire attività nuove o che, per specifiche esigenze del cliente non possono essere gestite come descritto dal MANUALE e PROCEDURE. I MANSIONARI descrivono la distribuzione di compiti, responsabilità e autorità sulla struttura organizzativa interna. Contenuto e modalità di gestione della documentazione del sistema qualità sono descritti in PO la documentazione del sistema qualità è redatta a cura del RGQ e verificata e approvata dal DS.

7 Pagina 7 di MANUALE DELLA QUALITA La redazione del Manuale della Qualità -MQ- spetta al Responsabile Gestione Qualità, che ha il compito di distribuirne copia alle funzioni ed ai destinatari indicati nella lista di distribuzione (copie ufficiali) e di tenerlo aggiornato in modo che rifletta la situazione reale dell Istituto, tenendo conto delle varianti organizzative avvenute. La verifica e l approvazione sono di competenza, rispettivamente, del Direttore del Laboratorio e del DS. La gestione di questo documento è definita in dettaglio nella procedura PS La pianificazione della qualità del Laboratorio viene globalmente garantita attraverso l emissione di documentazione operativa specifica per ogni attività, come descritta da MANUALE e da PROCEDURE. La pianificazione dell attività di prova è documentata in particolare attraverso le PROCEDURE OPERATIVE, I METODI DI PROVA E LA NORMATIVA DI RIFERIMENTO. Le PO, parte fondamentale del Sistema Qualità, sono conservate ciascuna in un fascicolo. Nello stesso sono raccolte le Norme di riferimento e la Modulistica occorrente per l effettuazione della prova.. A corredo delle macchine di prova è stato realizzato per ognuna, un raccoglitore contenente le istruzioni tecniche necessarie all uso e alla manutenzione della medesima. Nel caso in cui le risorse e la documentazione a disposizione del Laboratorio non risultino adeguate alle esigenze della singola attività, prima dell avvio della stessa il DIR in collaborazione con le funzioni tecniche definisce e attua gli adeguamenti e aggiornamenti necessari.

8 Pagina 8 di TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI DOCUMENTI Il controllo sulle attività di emissione, distribuzione, archiviazione e di modifica di documenti e dati permette di garantire l utilizzo solo di documenti verificati, approvati e aggiornati. Il controllo della documentazione é in particolare applicato alle seguenti le tipologie di documenti: Documenti del sistema qualità; Politica Qualità; Manuale Qualità; Mansionari e Organigrammi; Procedure Gestionali; Metodi di Prova; Procedure Operative; Modulistica; Piani Qualità; Normativa tecnica, leggi e regolamenti; documenti contrattuali ; documenti per la gestione delle risorse documenti di registrazione della qualità. La gestione della documentazione del sistema qualità è definita e descritta in PS La gestione della documentazione e dei dati relativi alle attività è descritta nelle sezioni seguenti. a) EMISSIONE Il controllo sull'emissione si basa principalmente sulle attività di redazione, verifica e approvazione dei singoli documenti. La redazione consiste nell elaborazione del testo e del contenuto del documento ed é affidata alle funzioni del LPM con il criterio della competenza sull'argomento. Per tutte le tipologie di documenti sono stabiliti i contenuti minimi e i criteri di compilazione. La verifica consiste in una valutazione globale di adeguatezza del documento attraverso il controllo della correttezza, della completezza e dell applicabilità del documento. La verifica è affidata alle funzioni del LPM con il criterio della competenza per tipologia di documento e viene documentata con la firma della copia originale del documento.

9 Pagina 9 di 14 L approvazione consiste nell'autorizzazione all'applicazione del contenuto del documento; è affidata alle funzioni del LPM con il criterio di competenza sulla tipologia di documento e con quello della responsabilità sulle attività coinvolte. L approvazione della documentazione viene documentata con la firma della copia originale del documento. Il controllo dello stato di revisione della documentazione del sistema é garantito attraverso gli INDICI GENERALI, disponibili per ogni tipologia di documento, che riportano almeno i seguenti dati: stato di revisione; descrizione dell aggiornamento. Modalità di avviso aggiornamento (asterisco e barratura laterale per la parte testuale, incremento della numerazione dell edizione per il completo rifacimento, incremento della numerazione per la versione per limitati cambiamenti). Gli INDICI GENERALI sono in particolare disponibili per: Manuale Qualità; Mansionari e Organigrammi; Procedure Gestionali; Procedure di Sistema; Procedure Operative; Metodi di Prova; Normativa; Modulistica. Lo stato di revisione della normativa viene tenuto sotto controllo attraverso un archivio che viene aggiornato all'arrivo di ciascuna norma e viene verificato almeno una volta all'anno sulla base dei cataloghi degli enti di certificazione. b) DISTRIBUZIONE Vengono distribuite fotocopie dell originale firmato; ogni distribuzione viene registrata con l identificazione del destinatario e con la data di consegna. La distribuzione interna dei documenti del sistema qualità è sempre CONTROLLATA; ciò significa che in caso di aggiornamento, la funzione responsabile della distribuzione garantisce il ritiro della copia obsoleta e la distribuzione della nuova versione. Le copie obsolete ritirate vengono distrutte.

10 Pagina 10 di 14 La distribuzione esterna dei documenti del sistema qualità deve essere autorizzata dalla Direzione Generale e può avvenire sia in forma CONTROLLATA che in forma NON CONTROLLATA. In questo secondo caso non è garantito l'inoltro automatico delle revisioni in caso di aggiornamento e le copie di documenti distribuite in questo modo sono identificate in prima pagina con la dicitura DISTRIBUZIONE NON CONTROLLATA. c) ARCHIVIAZIONE L archivio di riferimento é costituito dalla raccolta della copia originale su carta che riporta le firme per redazione, verifica e approvazione. L'archiviazione delle copie originali in stato di validità viene effettuata separatamente dalle copie originali obsolete. Il periodo minimo di archiviazione delle copie originali dei documenti del sistema, é di 30 anni a partire dalla data in cui il documento é diventato obsoleto in quanto sostituito da una nuova versione o eliminato. Il periodo minimo di archiviazione per le registrazione é definito in 5 anni. d) NORME L'aggiornamento della normativa di riferimento per la qualità e la sicurezza viene controllato con cadenza almeno annuale dal RGQ attraverso cataloghi o altre pubblicazioni degli enti di normazione. La raccolta di normative, leggi e regolamenti é gestita e archiviata presso il LPM a cura del DIR e dello Sperimentatore (SP); lo stato di revisione della normativa è descritto dall'indice GENERALE DELLA NORMATIVA.

11 Pagina 11 di TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI I documenti necessari a dimostrare il conseguimento della qualità richiesta e a verificare l efficace funzionamento del Sistema Gestione Qualità sono identificati ed elencati nella procedura PS 4.2.4, che descrive appunto la gestione dei documenti di registrazione della qualità. Tali registrazioni comprendono: rapporti dei riesami del Sistema Gestione Qualità da parte della Direzione (5.6.1); registrazioni dell aggiornamento e della formazione del personale (6.2.1); registrazioni necessarie a fornire fiducia sulla conformità dei processi (7.1) risultati dei riesami dei requisiti (7.2.2); documentazione relativa alla scelta e valutazione dei fornitori (7.4.1); registrazioni relative alla rintracciabilità (7.5.3); registrazioni relative alla preservazione della proprietà del cliente (7.5.4); documentazione relativa alle verifiche ispettive interne (8.2.2); tutti i monitoraggi e le misurazioni (8.2.3); relazione annuale del Dirigente Scolastico al Consiglio di Istituto (8.2.4); moduli di trattamento delle non conformità e dei reclami (8.3.1); moduli di trattamento delle azioni correttive (8.5.2); moduli di trattamento delle azioni preventive.(8.5.3). Nella suddetta procedura sono specificate le modalità di registrazione e di archiviazione, nonché i tempi di conservazione di tali documenti. Poiché le registrazioni sono finalizzate a fornire evidenza dello stato dei processi, tramite apposite attività di controllo, esse sono congruenti con tali finalità, vale a dire contengono le necessarie informazioni ed evidenziano l effettivo avvenuto svolgimento di tali attività. I documenti vengono conservati in forma originale o riprodotti con qualsiasi sistema affidabile (fotocopie, supporti magnetici) purché si rispettino le norme di sicurezza conosciute. Durante le verifiche ispettive interne si dovrà verificare lo stato di conservazione dei documenti inerenti la qualità. I documenti di registrazione della qualità sono conservati per un periodo di 1-3 anni dalla data di prima compilazione, in rispondenza a quanto previsto dalla PS 4.2.4, salvo diversa indicazione nelle Procedure di Sistema o diverse disposizioni di legge. La documentazione di registrazione della qualità è costituita dai documenti necessari a dare evidenza della conformità delle lavorazioni effettuate. Nel sistema qualità del LPM vengono in particolare considerate registrazioni della qualità i documenti descritti nella tabella che segue.

12 Sistema qualità e risorse Controlli di prove Contrattuale MANUALE QUALITÀ Pagina 12 di 14 TIPO DI REGISTRAZIONE DOCUMENTO REGISTRAZIONE FUNZIONE DI ARCHIVIO (RIFERIMENTO) MINIMO DI CONSERVAZIONE (ANNI) RAPPORTO QUALIFICA FORNITORI RUT + RQS 5 SCHEDA FORNITORI RUT + RQS 5 (***) ELENCO FORNITORI QUALIFICATI RUT + RQS 5 BUONO D'ORDINE RUT 30 OFFERTE DI FORNITORI ACCETTATE RUT 30 LISTINO RAM 5 PROSPETTI COMPARATIVI RUT 30 CAPITOLATI DI APPALTO RUT 30 (***) CERTIFICATO DI PROVA SP + RAM 30 RAPPORTO DI PROVA SP + RAM 30 RICHIESTA DI PROVA RAM 30 FOGLIO DI LAVORO RAM 30 VERBALE DI ACCETTAZIONE BIANCO CLIENTE VERBALE DI ACCETTAZIONE VERDE RAM 30 VERBALE DI ACCETTAZIONE GIALLO SP 30 REGISTRO DELLE PROVE SP 30 RIESAME DELLA DIREZIONE DG / DIR 30 ORGANIGRAMMA DEL PERSONALE RAM 30 MANUALE QUALITÀ RQS 5 (***) PIANI DELLA QUALITÀ RQS / DIR 30 (***) PROCEDURE GESTIONALI RQS 5 (***) PROCEDURE OPERATIVE RQS 5 (***) METODI DI PROVA DIR 5 (***) ISTRUZIONI OPERATIVE RQS 30 (***) ISTRUZIONI DI SICUREZZA RQS 30 (***) SCHEDE DEL PERSONALE RAM 30 (****) SCHEDE CORSO RQS / DIR 5 SCHEDE PIANIFICAZIONE CORSO RQS / DIR 5 REGISTRO DIDATTICO RQS / DIR 30 SCHEDE APPARECCHIATURA SP 30 (**) ELENCO APPARECCHIATURE SP 30 REGISTRAZIONE DISTRIBUZIONE DOCUMENTI RQS 5 RAPPORTO NON CONFORMITÀ E AZIONI CORRETTIVE RQS 5 REGISTRO NON CONFORMITA PROVE SP 30 REGISTRO NON CONFORMITA SISTEMA QUALITA RQS 30 RECLAMI RQS 5 REGISTRO RECLAMI RQS 30 RAPPORTO DI AZIONE CORRETTIVA E PREVENTIVA RQS 5 REGISTRO DELLE AZIONI CORRETTIVE E RQS PREVENTIVE 30

13 Sistema qualità e risorse MANUALE QUALITÀ Pagina 13 di 14 TIPO DI REGISTRAZIONE DOCUMENTO REGISTRAZIONE ARCHIVIO FUNZIONE DI (RIFERIMENTO) MINIMO DI CONSERVAZIONE (ANNI) RAPPORTO DI MANUTENZIONE SP 30 RAPPORTO DI TARATURA RAM + SP 30 SCHEDA INTERVENTI SP 30 REGISTRO VISITATORI DIR 30 RAPPORTO ANALISI SODDISFAZIONE RQS 5 CLIENTE PIANO DI VERIFICHE INTERNE RQS 5 PIANO DI VERIFICHE FORNITORI RQS 5 RAPPORTO DI VERIFICA ISPETTIVA RQS 5 Note: (*) eventuali DEROGHE sono archiviate in allegato alle registrazioni delle attività di cui sono oggetto (**) oltre la data di fine utilizzo (***) oltre la data di eliminazione del documento/versione di riferimento (****) oltre la data di fine rapporto

14 Pagina 14 di ALLEGATO DESCRIZIONE DELLE MODIFICHE DATA REV. PR PAR DESCRIZIONE HOLD DESCRIZIONE NEW