PROCEDURA PR.04/01. Controllo dei documenti e dei dati e registrazioni della qualità STATO DI REVISIONE. Verificato da

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1 PROCEDURA PR.04/01 Controllo dei documenti e dei dati e registrazioni STATO DI REVISIONE REVISIONE NUMERO DATA 0 15/07/ /12/03 Emesso da RAQ Fabio Matteucci Fabio Matteucci Verificato da Rappresentante della direzione Vincenzo Stanco Vincenzo Stanco Approvato da AU Ovidio Morgantini Ovidio Morgantini DESCRIZIONE AGGIORNAMENTI Prima Edizione Modificato

2 PR.04/01 2 di 14 INDICE 0 INTRODUZIONE 0.1 Scopo 0.2 Applicabilità 0.3 Riferimenti 0.4 Responsabilità 1 GENERALITÀ 2 DOCUMENTI DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ 2.1 Manuale della Qualità 2.2 Procedure 2.3 Istruzioni 2.4 Moduli 3 DOCUMENTI TECNICI E GESTIONALI 3.1 Gestione dei documenti e dei dati originati nell Organizzazione 3.2 Gestione dei documenti e dei dati provenienti dall esterno 4 MODIFICHE AI DOCUMENTI INTERNI 5 AGGIORNAMENTO DEI DOCUMENTI ESTERNI 6 REGISTRAZIONI

3 0.0 INTRODUZIONE PR.04/01 3 di Scopo Questa procedura descrive i criteri per la compilazione, l identificazione, la verifica, l'approvazione, il reperimento, la protezione, l aggiornamento, la distribuzione, l'archiviazione, la modifica e l eliminazione dei documenti e dei dati attinenti le attività rilevanti ai fini dei servizi (documenti di origine interne ed esterna e registrazioni ). 0.2 Applicabilità Quanto descritto in questa procedura si applica ai documenti ed ai dati, originati nell Organizzazione e/o provenienti e/o destinati all esterno (Enti, Fornitori etc.), attinenti tutte le attività rilevanti ai fini della Qualità. In particolare si applica ai: documenti del Sistema di Gestione per la Qualità; documenti tecnici. La presente procedura si applica, inoltre, a tutti i documenti di registrazione indicati nella Mappa delle Registrazioni della Qualità. 0.3 Riferimenti - MdQ 4.2 Controllo della documentazione e dei dati - MP Elenco Generale della Modulistica - MP Distribuzione del Manuale della Qualità - MP Distribuzione Documenti - MP Elenco dei Documenti - All. 4 al MdQ Elenco Documenti del Sistema di Gestione per la Qualità - All. 5 al MdQ Mappa delle Registrazioni della Qualità

4 PR.04/01 4 di Responsabilità Matrice delle responsabilità relativa al ATTIVITA FUNZIONI Emissione e revisione della presente procedura Emissione dei documenti del Sistema di gestione per la Qualità Gestione dei documenti del Sistema di gestione per la Qualità Gestione documenti esterni Modifica dei documenti del Sistema di Gestione per la Qualità Gestione documenti superati Aggiornamento dei documenti esterni Distribuzione dei documenti Compilazione registrazioni Archiviazione registrazioni Gestione delle registrazioni Back up dei dati aziendali AU Rappresentante della Direzione RAQ A V R R = Responsabile; C = Collabora; V = Verifica; A = Approva. * ciascuno per le proprie competenze COM DT Tecnico Amministrativo A V R* R* R* R* R R R* A V R R* R* R* C R R R* R R* R R* R* R* R R R

5 PR.04/01 5 di GENERALITÀ La nostra Organizzazione tiene sotto controllo i documenti, originati all interno o provenienti da Enti esterni (norme, certificati, etc.), ed i dati ivi riportati, attinenti il Sistema di Gestione per la Qualità aziendale e tutte le attività rilevanti ai fini dei servizi. Tali documenti, sono classificati in: 1. Documenti del Sistema di Gestione per la Qualità, 2. Documenti tecnici e gestionali (interni/esterni). I documenti del Sistema di Gestione per la Qualità sono di origine interna, mentre quelli tecnici e gestionali possono essere sia di origine interna che di origine esterna. I paragrafi successivi descrivono le regole relative a: Compilazione, Verifica, Approvazione, Distribuzione, Archiviazione, Modifica, Reperimento, Distribuzione, Archiviazione, Aggiornamento, dei documenti di origine interna (documenti del Sistema di Gestione per la Qualità o documenti tecnici e gestionali di origine interna) dei documenti di origine esterna (documenti tecnici e gestionali di origine esterna) La compilazione di un documento consiste nella sua concezione e preparazione sulla base delle informazioni disponibili (dati, requisiti, normative e regolamenti) e delle procedure applicabili. Nella fase di compilazione si deve procedere anche alla sua identificazione. Il reperimento di un documento consiste nell acquisizione all esterno dell Organizzazione. La verifica di un documento consiste: nell'accertarne la correttezza e la congruenza con le richieste specifiche; nel riscontrare ed attestare l'avvenuto rispetto delle procedure e dei requisiti di riferimento. L approvazione di un documento consiste nel riesaminare le soluzioni introdotte alla luce delle motivazioni che hanno portato alla sua compilazione o modifica. I documenti si considerano emessi ed entrano in vigore solo dopo l approvazione, salvo diversa indicazione scritta. La distribuzione di un documento consiste nel trasmetterlo ai destinatari interessati (Funzioni Aziendali e/o Aziende/Enti esterni) e può avvenire in maniera controllata oppure non controllata. La distribuzione avviene sia in forma cartacea che in forma elettronica. In quest ultimo caso l Organizzazione si avvale della rete interna o dell area riservata presente nel sito internet, oppure predispone appositi cd-rom. L archiviazione di un documento consiste nella sua conservazione per un tempo stabilito dalle norme aziendali o di legge. La modifica di un documento consiste nell apportare cambiamenti, anche solo formali, al documento stesso.

6 PR.04/01 6 di 14 L aggiornamento di un documento consiste nel reperimento all esterno dell Organizzazione dell edizione aggiornata dello stesso documento. 2.0 DOCUMENTI DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ I documenti del Sistema di Gestione per la Qualità sono: il Manuale della Qualità; le Procedure; le Istruzioni; i Moduli. La gestione del Manuale della Qualità, delle Procedure e delle Istruzioni deve essere condotta secondo le regole descritte di seguito in questo paragrafo. In particolare tutti gli originali del Manuale della Qualità e delle Procedure e delle Istruzioni devono essere conservati dal RAQ. La distribuzione (controllata o non controllata) è regolamentata come descritto di seguito. Per quanto riguarda il Manuale della Qualità, le copie non controllate sono destinate ad Enti e persone fisiche per le quali la nostra Organizzazione individua l'interesse e la convenienza per la diffusione del documento. Le copie controllate devono essere: distribuite mediante, cd-rom, lettera o comunicazione di trasmissione. Ad ogni modalità di distribuzione si deve dare evidenza che il destinatario abbia preso conoscenza dell avvenuta consegna mediante sigla sul MP Distribuzione del Manuale della Qualità oppure di notifica. Di queste ultime deve rimanere copia presso il RAQ che deve provvedere alla conservazione. destinate all'ente di Certificazione, ai responsabili delle Funzioni Aziendali ed agli Enti pubblici, per i quali il Manuale della Qualità costituisce parte integrante della documentazione contrattuale. Le copie distribuite, siano esse controllate o meno, devono essere registrate sul MP Distribuzione del Manuale della Qualità, riportando la Funzione Aziendale o l Ente esterno, lo specifico nominativo del Destinatario, la data di consegna, la data di ultima revisione, le modalità di consegna (cd-rom, rete interna, area riservata sito internet) e l individuazione se la copia è controllata o meno. Le copie esterne controllate devono essere restituite alla nostra Organizzazione su semplice richiesta scritta del AU. Le copie restituite devono essere consegnate al RAQ. Tali copie possono essere distrutte oppure conservate in archivio (come copie non controllate ). In ogni caso il RAQ deve depennare dal modulo di registrazione della distribuzione le copie restituite. Le Procedure e le Istruzioni devono essere consegnate esclusivamente ai Responsabili, alle risorse assegnate alle funzioni aziendali ed al personale dell Organizzazione, che le utilizzano per le loro attività. Il RAQ deve decidere circa la distribuzione delle Procedure ed Istruzioni. Comunque, a ciascun Responsabile delle funzioni aziendali, devono essere consegnate almeno quelle di propria pertinenza. La lista di distribuzione, con la data di consegna, il nominativo di coloro che hanno ricevuto le Procedure e le Istruzioni, l indicazione delle Procedure ed Istruzioni loro consegnate e le modalità di consegna (cd-rom, copia cartacea, rete interna, area riservata sito internet) è riportata sul MP Distribuzione Documenti. Tale modulo, una volta compilato, deve essere conservato dal RAQ congiuntamente alla documentazione che certifichi l avvenuta presa di conoscenza da parte del destinatario ( di notifica oppure sigla sul modulo di distribuzione).

7 PR.04/01 7 di 14 Per la loro natura le Procedure e le Istruzioni devono essere distribuite internamente solo in copie controllate. Le Procedure e le Istruzioni possono essere distribuite esternamente (in forma non controllata) soltanto nei seguenti casi: - distribuzione a consulenti esterni per lo svolgimento di Verifiche Ispettive Interne alla nostra Organizzazione (deve essere distribuita esternamente soltanto la PR.08/01); - distribuzione a fornitori di servizi di consulenza per lo svolgimento di servizi per conto della nostra Organizzazione (devono essere distribuite esternamente soltanto le procedure ed istruzioni strettamente necessarie per lo svolgimento delle attività connesse alla fornitura); - distribuzioni autorizzate dal AU. Rientrano fra i documenti del Sistema di Gestione per la Qualità anche quelli utilizzati al fine di registrare e dare evidenza di dati attinenti la qualità, sia di Sistema, sia dei servizi. Essi sono chiaramente individuati nel documento Mappa delle Registrazioni della Qualità. 2.1 Manuale della Qualità Il Manuale della Qualità è il documento aziendale che contiene la descrizione del Sistema di Gestione per la Qualità. Esso è suddiviso in sezioni che corrispondono a quelli della norma applicata. Nell intestazione di ciascuna pagina del Manuale della Qualità sono riportati: la dicitura Manuale della Qualità, il riferimento alla sezione del Manuale il codice e la data della revisione: il codice della revisione ha la forma Ed. x / Rev. y dove x è il numero dell edizione (1 per la prima), e y è il numero della revisione (0 per la prima emissione). il numero sequenziale della pagina con riferimento alla sezione del Manuale di cui fa parte ed il numero totale di pagine, il nome dell'organizzazione. Il Manuale della Qualità è emesso dal RAQ, ma alla sua redazione partecipano tutte le funzioni aziendali coinvolte nelle attività di volta in volta trattate. Il Rappresentante della Direzione è responsabile della verifica del MdQ. L approvazione del MdQ spetta sempre al AU. Il Manuale della Qualità deve essere firmato in corrispondenza di: a) cartiglio in seconda pagina del MdQ (Sez. 0 del MdQ); b) foglio di approvazione in terza pagina del MdQ (Sez. 0 del MdQ). Le fasi di compilazione, verifica ed approvazione del Manuale della Qualità devono essere documentate dall'apposizione delle firme dei Responsabili delle varie fasi. 2.2 Procedure Le Procedure sono i documenti organizzativi del Sistema di Gestione per la Qualità, che definiscono responsabilità e regole operative relative ai processi ed alle attività aziendali, che hanno influenza diretta od indiretta sulla qualità del servizio. Le Procedure sono individuate e codificate mediante i dati riportati nell intestazione, che sono: il nome dell'azienda, la dicitura, il codice di revisione:

8 PR.04/01 8 di 14 il codice della revisione ha la forma ExRy dove x è il numero dell edizione (1 per la prima), e y è il numero della revisione (0 per la prima emissione); la data dell ultima revisione, il titolo della procedura, il codice della procedura: Esso ha la forma PR.xx/yy. La prima parte individua il capitolo del Manuale cui si riferisce la. La seconda parte è il numero progressivo della con riferimento al capitolo trattato. Per esempio la PR.08/01 fa riferimento al capitolo 8.0 del Manuale della Qualità ed è la prima definita dalla nostra Organizzazione con riferimento al punto 8.0 della UNI EN ISO 9001; il numero sequenziale della pagina ed il numero totale di pagine della in questione. Per ciascuna procedura sono presenti le seguenti parti: introduzione, che comprende le seguenti parti: - scopo, - applicabilità, - riferimenti, - responsabilità, - diagramma di flusso (eventuale); descrizione delle modalità operative. Le singole procedure devono essere emesse dalle funzioni aziendali interessate, verificate per conformità alla Norma UNI EN ISO 9001 dal Rappresentante della Direzione, ed approvate dal AU. Le Procedure devono essere firmate in corrispondenza dei cartigli al piè di pagina sulla prima pagina. Le fasi di compilazione, verifica ed approvazione delle Procedure devono essere documentate dall'apposizione delle firme dei Responsabili delle varie fasi. 2.3 Istruzioni Le Istruzioni servono a fornire i necessari approfondimenti in merito alle regole attuative di tipo strettamente operativo, a descrivere l utilizzo di strumenti o apparecchiature, a descrivere l utilizzo di documenti, o a descrivere alcuni processi gestionali. Esse devono essere individuate e codificate come le Procedure mediante i dati riportati nell intestazione, con le seguenti varianti: la dicitura Istruzione, il titolo dell Istruzione, con esplicito riferimento ai contenuti, il codice dell Istruzione: Esso ha la forma IS.xx/yy. La prima parte individua il capitolo del Manuale cui si riferisce l Istruzione. La seconda parte è il numero progressivo dell Istruzione con riferimento al capitolo trattato. Per esempio l Istruzione IS.08/01 fa riferimento al capitolo 8.0 del Manuale della Qualità ed è la prima Istruzione definita dalla nostra Organizzazione con riferimento al punto 8.0 della UNI EN ISO 9001; Ciascuna Istruzione deve essere preparata dal Personale della funzione aziendale interessata, verificata dal Rappresentante della Direzione ed approvata dal AU.

9 PR.04/01 9 di 14 Le Istruzioni devono essere firmate in corrispondenza dei cartigli al piè di pagina sulla prima pagina. Le fasi di compilazione, verifica ed approvazione delle Istruzioni devono essere documentate dall'apposizione delle firme dei Responsabili delle varie fasi. 2.4 Moduli La modulistica prestampata ha la funzione di standardizzare la compilazione di documenti tecnici o registrazioni. La modulistica deve essere emessa dalla funzione aziendale cui interessa standardizzare la stesura dei documenti operativi di propria pertinenza. Prima di elaborare un nuovo modulo, deve essere attentamente valutato il suo uso riguardo ai requisiti che tale documento deve soddisfare. Per evitare perdite di tempo, duplicazioni e/o ridondanze, deve preliminarmente essere verificato se esiste già: un modulo idoneo per lo scopo, in commercio; altra modulistica aziendale, che assolva in parte alle funzioni per cui il nuovo modulo dovrebbe essere utilizzato. Nel primo caso si potrà fare ricorso a tale modulistica, mentre nel secondo sarà sufficiente integrare i moduli già esistenti. A seconda dei casi (nuovo modulo da commercio, ovvero da realizzare nell Organizzazione od infine da modificare), si deve procedere come di seguito descritto. 1. La funzione aziendale interessata all emissione di un nuovo modulo deve effettuare la verifica preliminare già descritta. Se trova un modulo idoneo da commercio, deve acquistarne una copia. Se non trova un modulo idoneo da commercio (con riferimento ai cataloghi delle Aziende specializzate) deve provvedere alla definizione e realizzazione (od aggiornamento, in caso di modifica di modulo già esistente) del formato. Se opportuno, deve approntare le istruzioni per il corretto uso e compilazione. 2. In tutti i casi deve sottoporre il modulo al Rappresentante della Direzione, il quale lo deve verificare, con riferimento alla Norma UNI EN ISO 9001, per accertare: la completezza dei dati, la loro rispondenza ai requisiti, la congruenza delle responsabilità per la compilazione, la verifica e l approvazione. Per i moduli aziendali, il Rappresentante della Direzione suggerisce, se opportuno, modifiche e/o correzioni. 3. Una volta verificato il modulo, il RAQ lo deve sottoporre all approvazione di AU, il quale a sua volta suggerisce, se opportuno, modifiche e/o correzioni. 4. Il RAQ lo deve quindi codificare (solo per i moduli di nuova emissione realizzati nell Organizzazione). Il codice deve avere: - la forma MP. xxxx.yy se il modulo si riferisce ad una procedura (PR); - la forma MI. xxxx.yy se il modulo si riferisce ad una istruzione (IS). La prima parte xxxx individua il numero di codifica della procedura o istruzione cui si riferisce il modulo.

10 PR.04/01 10 di 14 La seconda parte yy è il numero progressivo del modulo con riferimento alla procedura o istruzione trattata. Per esempio il modulo MP rappresenta il secondo modulo (02) della procedura 07/03 definita dalla nostra Organizzazione con riferimento al punto 7.0 della UNI EN ISO 9001; 5. Inoltre deve attribuire ai moduli sia nuovi sia revisionati realizzati internamente l indicazione del numero (0 per la prima emissione) e della data di ultima revisione. 6. Tutti i moduli devono essere registrati dal RAQ nell Elenco Generale della Modulistica (MP ), riportando: il codice del modulo (eventualmente quello attribuito dal Produttore), il titolo o denominazione, data dell ultima revisione, numero ultima revisione. L Elenco Generale della modulistica deve riportare le firme dei responsabili di emissione, verifica ed approvazione dei moduli. A fronte di una nuova revisione deve essere aggiornato l Elenco Generale della Modulistica. I moduli originali vengono conservati, a cura del RAQ nel raccoglitore Moduli del Sistema di Gestione per la Qualità, dal quale ciascuna funzione aziendale, interessata alla compilazione dei documenti operativi, produce le copie necessarie. Il RAQ è responsabile anche della conservazione cartacea: dell Elenco Generale della Modulistica, che deve rendere disponibile agli interessati, di tutti i moduli revisionati o annullati e conservati nell archivio storico, sui quali deve riportare rispettivamente la dicitura: SUPERATO o ANNULLATO. Gli allegati a MdQ, PR, IS, sono identificati con lo stesso criterio di identificazione dei moduli. 3.0 DOCUMENTI TECNICI E GESTIONALI I documenti tecnici e gestionali sono tutti quei documenti di carattere tecnico o gestionale che, pur rientrando nel Sistema di Gestione per la Qualità, non sono considerati documenti del Sistema di Gestione per la Qualità. Tali documenti possono essere: - Originati nell Organizzazione, - Provenienti dall esterno. 3.1 Gestione dei Documenti e dei Dati Originati nell Organizzazione La funzione aziendale emittente deve redigere il documento, utilizzando, se esiste, il relativo modulo. Deve indicare il codice e la data di revisione (si deve utilizzare lo stesso criterio di utilizzato per le Procedure) e deve: trasmetterlo in copia alle funzioni aziendali verificatrici affinché ciascuna possa verificare la parte di competenza del documento. trasmettere il documento finale, completo delle eventuali varianti proposte dalle funzioni verificatrici, al Responsabile dell approvazione; trasmettere il documento approvato a RAQ che lo registra nell Elenco dei Documenti (MP ), riportando: il numero progressivo,

11 PR.04/01 11 di 14 il codice del documento, se esistente, ovvero altri dati od elementi atti ad identificare univocamente il documento, il titolo del documento, il numero e data di revisione. Il RAQ deve distribuire il documento in copia ed archiviarne l originale. La distribuzione può avvenire in maniera non controllata oppure in maniera controllata, e a tale scopo, deve essere utilizzato il MP Distribuzione Documenti. I documenti si considerano emessi ed entrano in vigore solo dopo l approvazione, salvo diversa indicazione scritta. 3.2 Gestione dei Documenti e dei Dati Provenienti dall Esterno La documentazione proveniente dall esterno è gestita da: Responsabili di funzione se riguarda Leggi, Regolamenti o documenti similari contenenti requisiti cogenti, oppure con contenuto tecnico; RAQ se riguarda norme di Sistema di Gestione per la Qualità, documenti provenienti dall Ente di Certificazione o altri documenti. RAQ deve registrare i documenti esterni (Leggi, Regolamenti, o documenti similari contenenti requisiti cogenti con contenuto tecnico) nell' Elenco dei Documenti (MP ). I Responsabili di funzione al ricevimento dei documenti devono: verificarne il contenuto; distribuirli agli interessati; Tutta la documentazione originale proveniente dall esterno deve essere disponibile per la consultazione. In caso di necessità, la persona interessata può farne un duplicato fotostatico da utilizzare come copia di lavoro. In caso di distribuzione deve essere utilizzato il MP Gli altri documenti provenienti dall esterno, pur non avendo una stretta correlazione con il nostro Sistema di Gestione per la Qualità sono comunque verificati ed archiviati. Tali altri documenti possono essere: Riviste specializzate; Pubblicazioni specifiche; Informativa varia di settore; Ecc. 4.0 MODIFICHE AI DOCUMENTI INTERNI I documenti operativi (di Sistema di Gestione per la Qualità, tecnici e gestionali originati nell Organizzazione) revisionati devono essere gestiti con le stesse regole previste per quelli di prima emissione. La revisione, la verifica e l'approvazione devono essere condotte dalle stesse funzioni aziendali coinvolte nella prima emissione. La revisione di un documento non ne comporta necessariamente la riedizione: ciò significa che il documento deve essere modificato solo per la parte da variare, senza la necessità di riscriverlo completamente. Se necessario si deve indicare nel documento stesso, e/o negli eventuali relativi allegati, la natura delle variazioni apportate. Le parti modificate od introdotte come nuove sono evidenziate da una linea verticale lungo il bordo del documento al fine di renderle maggiormente identificabili. Le parti superate devono essere eliminate, in alternativa possono essere barrate.

12 PR.04/01 12 di 14 Il numero di revisione deve essere aggiornato. Nel caso di un documento che abbia subìto un numero rilevante di modifiche (revisioni), ovvero quando la sua leggibilità o la sua comprensione diviene carente, e in ogni caso a richiesta del RAQ, la funzione aziendale emittente deve provvedere alla riedizione del documento, in accordo con il Responsabile dell'approvazione. Esso deve incorporare organicamente tutte le modifiche precedenti. L indice di revisione deve essere azzerato ed il numero di edizione deve essere aggiornato. Il RAQ deve: aggiornare l Elenco Documenti del Sistema di Gestione per la Qualità (All. 4 al MdQ) nel caso di documenti del Sistema di Gestione per la Qualità; aggiornare l Elenco dei Documenti (MP ) nel caso di documenti tecnici e gestionali originati nell Organizzazione; trasmettere la revisione ai destinatari delle versioni precedenti; archiviare la copia da conservare in archivio. Le funzioni aziendali destinatarie, al ricevimento dei documenti nuovi, devono riconsegnare al RAQ quelli superati in modo da rimanere in possesso esclusivamente delle ultime revisioni. Per i documenti di origine interna si applicano inoltre i criteri specifici descritti di seguito: - qualora la copia sia stata consegnata su formato cartaceo il RAQ provvede alla distribuzione del documento revisionato (mediante il modulo MP Distribuzione Documenti.) e al ritiro di quello superato tenendone uno in archivio con la dicitura SUPERATO. - per le copie distribuite tramite area riservata del sito internet o rete interna il RAQ provvede a che si aggiornino i file ed il sito internet e a comunicare per iscritto ai destinatari l avvenuta revisione. La registrazione della suddetta comunicazione avviene tramite l utilizzo del modulo MP Distribuzione Documenti. - per le copie distribuite tramite cd il RAQ deve provvedere all aggiornamento dei contenuti del cd-rom e alla registrazione dell avvenuta distribuzione tramite il modulo MP Distribuzione documenti. Le copie controllate eventualmente trasmesse ai clienti o a fornitori sono aggiornate solo fino al termine della prestazione. Le copie non controllate non devono essere aggiornate: esse sono trasmesse solo per informazione e non sono utilizzabili ai fini operativi. Le parti del Sistema di Gestione per la Qualità possono essere aggiornate nei seguenti casi: non conformità del Sistema di Gestione per la Qualità; necessità di completamento ed integrazione derivanti da lacune o da esigenze di specificazione e chiarimento; variazioni della struttura ed organizzazione aziendale; mutamento degli obiettivi. L'unità minima di revisione è: Manuale della Qualità (gli allegati seguono revisione autonoma); la procedura e l istruzione per le Procedure e le Istruzioni. 5.0 AGGIORNAMENTO DEI DOCUMENTI ESTERNI I documenti di origine esterna che riportano requisiti cogenti devono essere mantenuti aggiornati. Tale aggiornamento viene garantito attraverso iscrizione ad apposito sito internet ( e ad associazioni di categoria.

13 PR.04/01 13 di 14 RAQ, in collaborazione con i responsabili di funzione, devono valutare gli aggiornamenti e le informazioni segnalati dai servizi, e se li ritengono interessanti devono: provvedere a reperire e a conservare i documenti in oggetto; aggiornare l Elenco dei Documenti (MP ), e se necessario devono provvedere: alla loro distribuzione, ad organizzare sessioni di addestramento, a valutare, in collaborazione con AU, l impatto sull organizzazione del lavoro, ed eventualmente richiedere una Azione Preventiva (PR.08/03), a valutare l impatto sul Sistema di Gestione per la Qualità, ed eventualmente richiedere una Azione Preventiva (PR.08/03). Tutta la documentazione originale proveniente dall esterno deve essere disponibile per la consultazione. In caso di necessità, la persona interessata può farne un duplicato fotostatico da utilizzare come copia di lavoro. 6.0 REGISTRAZIONI La nostra Organizzazione gestisce le Registrazioni della Qualità consistenti in documenti che danno l evidenza oggettiva del rispetto dei requisiti e dell efficace applicazione del Sistema Qualità. Le specifiche modalità per l accesso, l archiviazione, l aggiornamento, la conservazione e l eliminazione, sono descritte nel documento Mappa delle Registrazioni della Qualità. Le Registrazioni della Qualità vengono compilate in modo chiaro e leggibile e complete di tutte le informazioni e le firme previste, inoltre, vengono archiviate e conservate in maniera efficiente, tale cioè da facilitarne la rintracciabilità. Tali registrazioni sono conservate sia in forma cartacea che informatica. Le Registrazioni della Qualità gestite dalla nostra Organizzazione sono quelle individuate nel documento Mappa delle Registrazioni della Qualità. La conservazione viene assicurata per un tempo sufficiente (e documentato per iscritto) ed avviene utilizzando metodi adeguati e condizioni ambientali idonee, tali cioè da impedire deterioramenti danni o smarrimenti. L archiviazione delle registrazioni informatiche relative allo sviluppo dei progetti software avviene mediante il prodotto Source Safe. Gli archivi sono suddivisi in cartelle nominate per tipologia di progetto a cui si accede tramite utenza e password personalizzata dagli utenti stessi ed autorizzata per l ingresso negli archivi da DT. Allo scopo di garantire la salvaguardia dei dati contenuti in tali archivi viene effettuato giornalmente il salvataggio dei dati sul Server. Le registrazioni vengono effettuate su cinque cassette nominate con i giorni della settimana (Lun., Mart., Merc.,.) e sulle quali per ogni giorno della settimana corrispondente viene effettuato il salvataggio dei dati. Ogni due settimane, inoltre, DT salva i dati contenuti nell ultima cassetta registrata su una cassetta distinta che viene archiviata nella cassaforte ignifuga.