Procedura GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

Transcript

1 Pag. 1 di 6 Procedura GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE INDICE 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. DEFINIZIONI 4. CONTROLLO DELLA DOCUMENTAZIONE 5. ELENCO DEI DOCUMENTI E DEI DATI 6. MODIFICHE AI DOCUMENTI 7. ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE 8. MODULISTICA APPLICABILE REV DATA MOTIVAZIONE Verifica Approvazione 04 15/10/13 Cambio intestazione UD (firma RSQ) DS 03 12/ 12/12 Inserimento documenti su supporto elettronico

2 Pag. 2 di 6 1. SCOPO Scopo della presente Procedura è quello di definire le modalità con cui l IS Einaudi-Scarpa controlla i documenti attinenti al Sistema Qualità, al fine di garantire che la documentazione diffusa ed utilizzata sia disponibile e sempre aggiornata. Vengono descritte le modalità operative per tenere sotto controllo la documentazione (redazione, verifica, approvazione, archiviazione, distribuzione), i criteri di codifica dei documenti e di gestione delle modifiche. Rientra in tale procedura anche la gestione dei documenti di origine esterna, dei documenti di origine interna, dei documenti di registrazione di sistema qualità. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente Procedura si applica a: - la documentazione descrittiva del SQ: MQ, procedure, istruzioni, schede di lavoro; - la documentazione interna relativa ai servizi di Istruzione e Formazione Scolastica; - documentazione di origine esterna; - documenti di registrazione della qualità. 3. DEFINIZIONI 3.1. Documenti della Qualità Sono i documenti che assicurano il conseguimento della qualità ed un efficace funzionamento di SQ. Rientrano in tale categoria sia i documenti descrittivi di SQ che i documenti interni relativi ai servizi di formazione. Documentazione descrittiva del SQ: - Manuale della Qualità - Procedure - Istruzioni - Lista di distribuzione del MQ - Lista di distribuzione delle Procedure Documentazione interna: - POF (Piano dell Offerta Formativa) - PA (Programma Annuale) - Regolamenti: di Istituto e dei Laboratori - Progettazione e Programmazione: Docenti, Dipartimenti, CdC - Conferme d'ordine - Lettere di incarico - Elenco dei docenti, dei tutori autorizzati - Elenco personale ATA e funzioni svolte - Elenco Docenti per ordine alfabetico e per appartenenza ai Dipartimenti e ai CdC - Elenco Docenti Coordinatori di Classe, Coordinatori di Dipartimento, Coordinatori di Commissioni, Responsabili di Progetto - Elenco Docenti Commissioni di Esame - Elenco genitori

3 Pag. 3 di 6 - Elenco alunni suddivisi per indirizzo e per classe - Elenco rappresentanti genitori e studenti eletti nei CdC - Elenco circolari Documenti di origine esterna I documenti di origine esterna sono quei documenti attinenti al Sistema Qualità, quali norme relative ai Sistemi. RSQ mantiene aggiornato un elenco di tali documenti confrontandosi periodicamente con il Punto UNI di Treviso Tecnologia per l aggiornamento della normativa sui sistemi qualità. La normativa cogente è aggiornata quotidianamente mediante il collegamento intranet al sito del MIUR nazionale e regionale L elenco di tutte le disposizioni legislative cogenti per la scuola viene garantito dalla visitazione dei siti (per le leggi) e per i provvedimenti dai quali sono messe in evidenza le norme necessarie all istituto per la conduzione dei suoi processi. L assistente amministrativa si collega giornalmente con i siti sopraindicati, scarica l indice dei nuovi documenti e li sottopone al DS e al DSGA per una scelta mirata, onde provvedere al protocollo e alla distribuzione presso gli uffici e ai responsabili di riferimento Documenti di registrazione della Qualità I documenti di registrazione della Qualità dimostrano la conformità ai requisiti specificati, l efficace applicazione del SQ e consentono le necessarie elaborazioni statistiche. Permettono, inoltre, di dare evidenza del livello di qualità raggiunto nelle attività formative: - Verbali dei riesami del SQ da parte della direzione - Verbali: CD, CdI, CdC, Dipartimenti, Commissioni di lavoro, - Scheda progettazione - Elenchi fornitori - Moduli di iscrizione, elenchi iscritti, - Formazione classi - Elenco allievi per esame di stato - Verbali Scrutini - Questionari di valutazione e sintesi - Comunicazioni di NC e registrazione delle NC - Azioni Correttive e Preventive - Piano delle VI interne, notifica e rapporti di VI - Fascicolo personale interno - Documentazione stage - Elenchi dei documenti, lista di distribuzione del MQ - Prove, test di verifica apprendimento

4 Pag. 4 di 6 4. CONTROLLO DELLA DOCUMENTAZIONE 4.1 Preparazione, verifica e approvazione della documentazione della Qualità L emissione della documentazione del sistema qualità passa attraverso le fasi di redazione, verifica ed approvazione. VERIFICA: attesta sia la correttezza tecnica del documento rispetto ai dati e ai requisiti di riferimento, sia la congruenza con la norma di riferimento ed il SQ; APPROVAZIONE: conferma la coerenza dei contenuti con le politiche e gli obiettivi aziendali e dispone l applicazione del documento. Al termine di ogni fase viene apposta una firma che attesta l esecuzione delle attività previste per la verifica e l approvazione. 4.2 Distribuzione La Lista di distribuzione del MQ ha lo scopo di indicare i destinatari del Manuale della Qualità, che posseggono il MQ in copia controllata. RSQ ha la responsabilità di aggiornare la lista di distribuzione, indicando il destinatario e il numero della copia controllata distribuita, di raccogliere la firma del destinatario per accettazione e la data di ricevimento. Le procedure, le istruzioni e i piani della qualità vengono distribuite alle Funzioni/Persone dal RSQ, il quale garantisce che tutti gli utilizzatori dispongano dei documenti di cui necessitino nell ultima revisione Documentazione su supporto elettronico La documentazione del SGQA è disponibile nel server dell istituto i documenti sono disponibili in formato PDF o in formato office in funzione dell uso a cui è destinato. La distribuzione alle sole figure interessate è garantita da password che sono comunicate agli utilizzatori dal RSQ. L amministrazione è responsabile di garantire il periodico salvataggio di tutta la documentazione tramite server o su appositi dischi per i computer remoti. Per tutti i formati dove non è possibile una adeguata protezione, è disponibile una copia cartacea, trattata come sopra. 4.3 Identificazione dei documenti Sezioni del MQ, Moduli e Procedure Il sistema utilizzato dall IS Einaudi-Scarpa per l'identificazione delle sezioni che compongono il MQ, di tutti i moduli siano essi allegati alle sezioni o alle procedure e delle procedure è un codice alfanumerico del tipo VZZKK in cui: V è una lettera che indica la tipologia del documento e può essere uguale a: S Sezione del MQ M Modulo P Procedura I Istruzione

5 Pag. 5 di 6 ZZ KK è un gruppo di due lettere usate come acronimo per identificare il particolare documento è un gruppo di due cifre che indicano l'indice di revisione del documento. L'elenco delle codifiche di ogni sezione che compone il MQ si può vedere nella Sezione 00 - Indice del MQ. L'intero Manuale della Qualità composto di tutte le sezioni nell'ultima revisione considerata è identificato con la codifica MYY, dove YY indica l'indice della revisione del manuale stesso. Quando il modulo è completo dei dati relativi ad una certa attività aziendale esso viene richiamato con il codice del modulo vuoto aggiungendo gli elementi che identificano il suo contenuto Struttura standard della documentazione Manuale della Qualità, procedure, istruzioni La prima pagina delle sezioni del MQ, delle procedure e delle istruzioni riporta: - logo d Istituto - titolo del documento - indice - codifica e revisione - numero di pagine del documento - storia delle revisioni, descrizione delle motivazioni delle revisioni e data dell ultima revisione - firme di verifica e approvazione del documento La pagine successive riportano: - logo d Istituto - codice del documento e revisione - numero di pagina del documento Il contenuto delle sezioni del MQ generalmente comprende: scopo della sezione Per ciascun requisito che si intende soddisfare: generalità, responsabilità, obiettivi e indicatori, procedure di riferimento eventuale modulistica applicabile. Il contenuto delle procedure e delle istruzioni generalmente comprende: scopo campo di applicazione responsabilità modalità operative eventuale modulistica applicabile

6 Pag. 6 di 6 5. ELENCO DEI DOCUMENTI E DEI DATI L'Elenco generale di tutti i documenti e dei dati è costituito dalla somma dei documenti contenuti nei moduli: "Matrice Documentazione d Istituto", "Matrice Documenti di registrazione della Qualità". Fa parte integrante della documentazione di origine esterna l elenco delle leggi e della normativa in materia di organizzazione scolastica disponibile presso il sito del MIUR. 6. MODIFICHE AI DOCUMENTI Tutte le modifiche ai documenti contenuti nei "Documenti di registrazione della Qualità" devono essere verificate, approvate, archiviate dalle stesse funzioni che hanno effettuato le stesse attività nella prima edizione, e assoggettano il documento a revisione, salvo il caso di modifiche all'aspetto grafico. Le ultime modifiche apportate sono indicate, all'interno del documento, con una barra laterale a fianco della modifica stessa. La emissione di una nuova revisione della documentazione è registrata nei moduli Matrice Documentazione d Istituto e "Matrice Documenti di Registrazione della Qualità", nella colonna codifica/revisione. Il documento revisionato viene trasmesso a tutti i possessori in forma controllata dal RSQ, che ritira l'edizione precedente. 7. ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE Ogni attività formativa prevede l'archiviazione cartacea dei dati in appositi raccoglitori contenenti tutti i documenti relativi all'attività stessa. Le responsabilità di archiviazione dei vari documenti sono d seguito descritte: Il Manuale della Qualità, le Procedure, i Moduli e le Istruzioni vengono conservati in duplice copia, a cura del RSQ, anche su supporto elettronico, da conservare per almeno 3 anni. Tutti i documenti contenuti nella Documentazione d Istituto e Documenti di registrazione della Qualità, ad eccezione del Manuale della Qualità, delle procedure, delle istruzioni e dei moduli, devono essere conservati come indicato in MDI e MDR. Gli altri documenti e le registrazioni devono essere conservati per 3 (tre) anni, salvo disposizioni legislative. Nei casi previsti le registrazioni della qualità saranno messe a disposizione dei soggetti richiedenti. I documenti superati sono archiviati da RSQ, con la dicitura "Superato" per una durata di almeno 6 mesi. 8. MODULISTICA APPLICABILE Matrice Documentazione d Istituto Matrice Documenti di registrazione della Qualità Lista di distribuzione del MQ MDIkk MDRkk MLDkk