^ o O. a < S,C.A,R, SRL S. MARCO EVANGELISTA PROCEDURA DI GESTIONE, ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DOCUMENTI. PG02 Foglio 1 di 1 Rev.

Transcript

1 ^ o O S,C.A,R, SRL Foglio 1 di 1 Rev. 02 a < T3 ZJ o 03 CD a -I» o t/ì ZJ O Q 3 O < H Q 0) e: o w >

2 S.C.A.R, SRL Foglio 2 Rev di Parag n. DESCRIZiONE NOTE 0 Emissione Revisione generale Documenti di riferimento

3 DOCUiWENTI S.C.A,R. SRL Foglio 3 di Rev. 02 INDICE 1. SCOPO 4 2. DOCUEMNTI DI RIFERIMENTO 4 3. METODOLOGIA Emissione dei documenti MANUALE QUALITÀ' PROCEDURE GESTIONALI PROCEDURE TECNICHE, PROCEDURE DI TARATURA E METODI INTERNI DI PROVA MODULISTICA DI COMMESSA DI CARATTERE GENERALE DISTRIBUZIONE DEL SISTEMA QUALITÀ' DI COMMESSA DI CARATTERE GENERALE DI ORIGINE ESTERNA MODIFICHE Al DEL SISTEMA QUALITÀ' DI COMMESSA DI CARATTERE GENERALE DI ORIGINE ESTERNA, 6 4. ARCHIVIAZIONE DEL SISTEMA QUALITÀ' DI COMMESSA DI CARATTERE GENERALE DI ORIGINE ESTERNA 7 5. RESPONSABILITÀ' DEL SISTEMA QUALITÀ' DI COMMESSA DI CARATTERE GENERALE DI ORIGINE ESTERNA 9 6. MODULISTICA 9

4 S.C.A.R. SRL Foglio Rev. 4 di SCOPO Scopo della presente procedura è stabilire le modalità di la gestione e archiviazione dei documenti emessi e ricevuti dal laboratorio. 2. DOCUEIVINTI DI RIFERIMENTO I documenti di riferimento della presente procedura sono: - Norma UNI CEI EN ISO/IEC punto 4.3; - Documento SINAL DG-0007 punto 4.3; - Norma UNI EN ISO 9001 : 2000 punto METODOLOGIA 3.1 Emissione dei documenti Tutti i documenti emessi dal laboratorio, dopo la redazione, devono essere verificati e approvati. L' approvazione autorizza 1' emissione del MANUALE QUALITÀ' II Manuale Qualità (MQ) viene redatto dall' Assicuratore Qualità (AQ), verificato dal Direttore Tecnico (DT) e approvato dal Direttore Generale (DG).Ogn{ funzione responsabile appone la propria firma sul cartiglio generale di revisione PROCEDURE GESTIONALI Le procedure gestionali (PG) sono redatte dall' Assicuratore Qualità (AQ), verificate dal Direttore Tecnico (DT) e approvate dal Direttore Generale {DG).09ni funzione responsabile appone la propria firma sul cartiglio generale di revisione PROCEDURE DI PROVA, PROCEDURE DI TARATURA, ISTRUZIONI OPERATIVE E METODI INTERNI DI PROVA Le procedure dì prova (PP), le procedure di taratura (PT), le istruzioni operative (IO) e i metodi interni di prova (MIP) sono redatti da personale tecnico qualificato e vengono verificate e approvate dal DT. Ogni funzione responsabile appone la propria firma sul cartiglio generale di revisione MODULISTICA La modulistica viene redatta dall' Assicuratore Qualità (AQ), verificata dal Direttore Tecnico (DT) e approvata da! Direttore Generale (DG). Sulla modulistica non compaiono le firme delle funzioni responsabili DI COMMESSA I documenti di commessa (rapporti di prova) vengono redatti dall' Ufficio documentazione (UD) e verificati e approvati dal DT. Sui documenti di commessa compare solo ìa firma dei DT.

5 S,C,A,R. SRL Foglio 5 Rev.! DI CARATTERE GENERALE I documenti di carattere generale vengono redatti da UD, verificati dall' Amministrazione (AM) e approvati da DG. Sulla corrispondenza compare la firma per approvazione del DG, mentre sulle fatture non compare alcuna firma. 3.2 DISTRIBUZIONE DEL SISTEMA QUALITÀ' L' emissione dei documenti del S.Q. comporta la distribuzione degli stessi ai destinatari con r utilizzo dell' apposito modulo "Lista di Distribuzione" M ne! quale vengono riportate le seguenti informazioni: - nome del trasmesso, - n. del ; - data di revisione del ; - nominativo del destinatario; - data di spedizione; - data di conferma delia ricezione; - firma di AQ DI COMMESSA I documenti di commessa vengono distribuiti ai destinatari attraverso una lettera di trasmissione che viene firmata dal destinatario per accettazione e restituita al laboratorio a mano, a mezzo fax o a mezzo posta DI CARATTERE GENERALE I documenti di carattere generale vengono distribuiti ai destinatari attraverso una lettera di trasmissione che viene firmata dal destinatario per accettazione e restituita al laboratorio a mano, a mezzo fax o a mezzo posta DI ORIGINE ESTERNA I documenti di origine esterna vengono distribuiti ad eventuale personale interno attraverso il modulo "Lista di Distribuzione" M nel quale vengono riportate le seguenti informazioni: - nome del trasmesso, - n. del ; - data di revisione del ; - nominativo del destinatario; - data di spedizione; - data di conferma della ricezione; - Armadi AQ.

6 S.C.A.R, SRL Foglio 6 di 6 Rev, MODIFICHE Al DEL SISTEMA QUALITÀ' Le modifiche ai documenti del S.Q. vengono autorizzate dalla funzione che ha approvato la revisione precedente del. Le modifiche vengono evidenziate mediante r apposizione di una barra laterale in corrispondenza delle righe revisionate e vengono compilati i campi previsti dai cartìgli di revisione. In caso di revisione generale le barre non vengono apposte e nei cartigli generali di revisione viene riportata la dicitura "Revisione Generale". I documenti revisionati sono distribuiti così come descritto al punto II destinatario del revisionato è tenuto a restituire ad AQ o a distruggere la copia non più in vigore DI COMMESSA I documenti di commessa sono modificati secondo le modalità previste nella PG 14 "Redazione dei rapporti di prova" DI CARATTERE GENERALE I documenti dì carattere generale non subiscono modifiche in quanto un' anomalia comporta I' emissione di un nuovo DI ORIGINE ESTERNA Per modifica a un di origine esterna si intende un aggiornamento dello stesso. L'elenco aggiornato delle norme di riferimento viene garantito attraverso: Abbonamenti a riviste specializzate; Contatti con UNIGHIM; Contatti con I' ordine professionale dei chimici. 4. ARCHIVIAZIONE II laboratorio ha predisposto un archivio suddiviso nelle seguenti sezioni: " Archivio qualitativo (diviso nelle sezioni: qualità, sicurezza) Archivio tecnico (diviso nelle sezioni: fabbricati e impianti generali; impianti, macchinari e attrezzature) Archivio amministrativo (diviso nelle sezioni acquisti, vendite, banca e cassa, personale, collaboratori) Archivio protocollo (diviso nelle sezioni corrispondenza emessa e ricevuta) Archivio commerciale (diviso nella sezione acquisti - a sua volta distinto nelle sottosezioni: dossier di approvvigionamento, contratti continuativi, qualifica dei fornitori - e nella sezione marketing e vendite - a sua volta distinto nelle sottosezioni: materiale di pubblicità e comunicazione, elenco clienti, dossier offerte non realizzate) Archivio strategico ( pratiche di finanziamento agevolato) La predisposizione alla conservazione avviene annualmente, entro il mese di aprile successivo all'annualità di riferimento, trasferendo tutti i documenti dai raccoglitori a fogli mobili in scatole-archivio riportanti l'anno di riferimento. Tutti i documenti vengono conservati per un perìodo non inferiore a 10 anni.

7 S.C.A.R. SRL Foglio 7 Rev. 02 di DEL SISTEMA QUALITÀ' Tutta fa documentazione del S.Q., sia in forma aggiornata che in versioni superate, viene conservata sia come copia cari:acea che su supporto informatico. Le copie cartacee sono conservata nell'archivio del Responsabile Assicurazione Qualità (AQ) Le versioni informatiche sono salvate nel computer del Responsabile Qualità, nella cartella "Sistema Qualità", suddivisa a sua volta in sottocartelle, una per ogni tipologia di. I file relativi alle versioni superate sono consen/ati in una apposita cartella. Periodicamente il Responsabile Qualità effettua su floppy disk una copia di salvataggio della cartella "Sistema Qualità". All'atto di una revisione o dell'eliminazione di un del Laboratorio, il Responsabile Assicurazione Qualità (AQ) conserva una delle copie cartacee superate nel suo archivio nel raccoglitore "copie superate" e distrugge tutte le altre. Sulla copia superata in archivio è apposta la dicitura "copia superata". 4.2 DI COMMESSA I documenti di commessa vengono archiviati nel relativo Dossier di Commessa. I Dossier di Commessa in caso di clienti con i quali sono in corso dei contratti aperti o accordi quadri, vengono archiviati nella cartella del cliente; nel caso di clienti minori e occasionali i Dossier di Commessa sono archiviati in appositi raccoglitori organizzati in ordine alfabetico. 4.3 DI CARATTERE GENERALE I documenti di carattere generale vengono conservati nella relativa sezione dell' archivio così come descritto al punto DI ORIGINE ESTERNA I documenti di origine esterna vengono conservati in un apposito archivio in ordine cronologico. In questo archivio si trovano sia le norme e le leggi riguardanti T attività cogente del laboratorio sia le norme che riguardano la qualità.

8 S.CA.R. SRL Foglio 8 di 8 Rev. i RESPONSABILITÀ' 5.1 DEL SISTEMA QUALITÀ' DG DT AQ UD Redazione Redìge il Verifica Verifica la redazione del Approvazione Approva 1' emissione del Distribuzione Individua il destinatario de! Predispone la lista di distribuzione e distribuisce II Collabora con AQ alla distribuzione del Modifiche Approva le modifiche al Verifica la redazione del Redige il Conservazione Cura la conservazione dei documenti 5.2 DI COMMESSA DT AM UD Redazione Redige il Verifica Verifica ìa redazione del Approvazio ne Approva r emissione del Distribuzione Autorizza la distribuzione del Distribuisce il Redige la lettera di trasmissione Modifiche Approva se del caso le modifiche al Verifica la redazione de! Redige il Conservazione Cura la conservazione dei documenti

9 DI GESTIONE. S.C.A.R. SRL Foglio 9 di 9 Rev DI CARATTERE GENERALE DG AM UD Redazione Redige il Verifica Verifica la redazione del Approvazione Approva 1' emissione del Distribuzione Distribuisce il Redige la lettera di trasmissione Conservazione Cura la conservazione dei documenti 5.4 DI ORIGINE ESTERNA AQ Distribuzione Predispone la lista di distribuzione e distribuisce il Conservazione Cura la conservazione dei documenti 6. MODULISTICA M02 01 Lista di distribuzione