Procedura di gestione delle registrazioni della qualità

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1 Procedura di gestio delle registrazioni della qualità EMESSA DA: VERIFICATA DA: APPROVATA DA: Direttore servizi gerali amministrativi della documentazio Dirigente scolastico PQ02 Gestio delle registrazioni della qualità

2 Indice 1. Scopo 2. Campo di applicazio 3. Definizioni e riferimenti 4. Responsabilità 5. Modalità operative 6. Documenti di riferimento 7. Registrazioni 8. Funzioni destinatarie 9. Storia delle revisioni 1. Scopo Scopo di questa procedura è definire i criteri per l identificazio, la, la raccolta, l, l accesso e la delle registrazioni del Sistema di Gestio per la Qualità. 2. Campo di applicazio Questa procedura si applica a tutte le attività consse con la fornitura dei servizi da parte dell Istituto. 3. Definizioni e riferimenti L. 675 del 31/12/1996 e successive integrazioni - Legge sulla privacy - L. 241 del 07/08/ Nuova norma in materia di procedimenti amministrativi e di diritto di accesso ai documenti amministrativi (legge sulla trasparenza) C. M. dell 11/04/1978 Nuovo titolario per gli archivi dell amministrazio scolastica periferica (norme sul protocollo) R.D. 653/25 e successive modifiche Regolamento sugli alunni, gli esami e le tasse gli istituti medi di istruzio 2

3 4. Responsabilità Dirigente scolastico Responsabili archivi della documentazio Autorizza l accesso agli archivi per uso dei documenti Gestiscono gli archivi secondo le modalità descritte lle istruzioni specifiche Aggiorna l elenco delle registrazioni 5. Modalità operative La successiva tabella chiarisce i criteri di: identificazio,, raccolta,, accesso,, delle registrazioni del Sistema di Gestio. La protezio dei documenti è garantita attraverso i criteri ed i luoghi di accesso ai documenti definiti lla successiva tabella. L'accesso ai documenti di archivio è possibile anche per le funzioni non identificate lla tabella, oppure per studenti e famiglie secondo le seguenti modalità: in presenza di un addetto per la sola consultazio; con l autorizzazio scritta del Dirigente scolastico per l'uso del. La protezio dei dati personali è garantita attraverso la conformità alle leggi pertinti, nonché attraverso l'accesso regolamentato ai documenti archiviati. L elenco delle registrazioni vie predisposto e aggiornato dal della Documentazio del Sistema. La responsabilità del controllo delle registrazioni avvie in accordo a quanto stabilito lle procedure di riferimento. Tali responsabili curano anche che l avvenga evitando danni e deterioramenti. In particolare l dei documenti avvie secondo le modalità previste dalle vigenti disposizioni legislative sugli archivi (C. M. dell 11 aprile 1978) 3

4 1 2 3 Riesame da parte del vertice dell organizzazio (5.6) Competenza, consapevolezza e addestramento (6.2.2) Pianificazio della realizzazio del servizio (7.1) 4 Riesame dei requisiti relativi al prodotto (7.2.2) Il è disponibile in Verbali di Riesame ( E ) Azioni di miglioramento ( E ) Stato di servizio Certificati abilitazioni Attestati partecipazio e cori e convegni CV europeo per docenti partecipanti a corsi FSE Nomi funzionali Piani di lavoro Calendario attività (C) Verbali CdC e di materia (C) Registri di classe Registri personali dei docenti Scheda servizio formativo POF ( C, E ) Programma annuale Schede di iscrizio alle classi Elenchi iscritti ( C, E ) Autorizzazioni visite elenchi iscritti su Monitorweb ( C, E ) risultati selezioni per corsi finanziati esternamente PQ05 Manuale della qualità PQ06 PQ12 P.O.F Programma annuale PQ09,, P.O.F., circolari ministeriali Cronologici Fascicolo personale docenti Per classe e per anno scolastico progetti POF Registri Registro circolari Fascicoli personali degli studenti suddivisi per classe in ordi alfabetico elenchi visite Addetti, collaboratori del, GA, addetti ai progetti finanziati Direzio, delegato e suoi docenti interessati, addetti segreteria, GA e suoi addetti segreteria, GA, addetti ai progetti finanziati presidenza segreteria, archivio, presidenza,, archivio Per tutta la durata del servizio 5 anni dopo l ultimo frequentato (solo su autorizzazio del CSA) 5 Elementi in ingresso alla progettazio e sviluppo (7.3.2) Scheda del servizio formativo Diario di progettazio Documentazio specifica per corsi finanziati P.O.F. Collaboratori del, segreteria amministrativa, GA, collaboratori del Ufficio GA, Vicepresidenza 6 Riesame della progettazio e sviluppo (7.3.4) Scheda del servizio formativo Diario di progettazio Documentazio specifica per corsi finanziati progetto, collaboratori del Vicepresidenza PQ02 Gestio delle registrazioni della qualità

5 7 Verifica della progettazio e sviluppo (7.3.5) Il è disponibile in Scheda del servizio Diario di progettazio progetto e suoi POF 8 Validazio della progettazio e sviluppo (7.3.6) Scheda del servizio formativo Diario di progettazio Risultati questionari ( C, E) Documentazio specifica per corsi finanziati progetto e suoi POF 9 Gestio delle modifiche della progettazio e sviluppo (7.3.7) 10 Qualifica fornitori Scheda del servizio formativo Diario di progettazio Documentazio specifica per corsi finanziati Albo dei fornitori ( C,E ) Scheda di valutazio dei fornitori ( C,E ) Questionari per i fornitori ( C,E ) Albo dei fornitori di docenza ( C,E ) Scheda di valutazio docenti ( C,E ) Curriculum vitae ( C) PQ 07 progetto ufficio tecnico, e suoi POF, GA Ufficio tecnico, ufficio 5

6 11 Processo di approvvigionamento (7.4.1) Richiesta di preventivo Piani comparativi Delibere CdI Proposta di acquisto Buono d ordi ai fornitori Ddt comprovanti il controllo di accettazio Verbale di collaudo Registro magazzino PQ08 registro ufficio tecnico, addetto al magazzino, GA, personale ufficio tecnico e addetto al magazzino Ufficio tecnico, 6 anni 6

7 Erogazio del servizio ( ) Identificazio e rintracciabilità (7.5.3) Proprietà dei clienti (7.5.4) 7 Il è disponibile in Progetto approvato e finanziato dall ente erogatore peren Verbali esami di Stato Verbali CdI Registri di classe Registri verbali CdI, Verifiche studenti CdD, CdC, 2 anni Coordinamento, collaboratori Piano di lavoro docenti materia; registro del, GA, 5 anni inventario, docenti (anno in Programmi svolti e relazioni Sala docenti, raccoglitori per corso), addetti 5 anni finali addetti segreteria archivio, ufficio piani di lavoro, segreteria Registro personale del, docenti,, segreterie, PQ12 programmi,, addetto docente addetto al biblioteca relazioni finali, biblioteca Registro inventario gerale magazzino verifiche studenti, Presidente di pagelle Commissio Verbali CdC plichi Esami di Stato Verbali coordinamento per materia Verbali CdD ( C, E ) pagelle scolastiche Illimitato relazioni finali viaggi d istruzio Domande d iscrizio Fascicoli personali degli studenti e suoi Anagrafe degli iscritti ( C, E ) suddivisi per Risultati scrutini ( C, E ) (alunni PQ09 classe, GA, Addetti Verbali CdC frequentanti), elenco gerale segreteria Registri di classe archivio alunni, elenchi Registri personali dei docenti alunni per classe Tasse scolastiche Quote di partecipazio ad iniziative scolastiche Comunicazioni alla Provincia PQ09 Fascicolo personale dello studente Fascicolo viaggi Cartella Provincia archivio protocollo, incaricati dal, GA, Ufficio tecnico (anno in corso), archivio del del del del del del del del del

8 Gestio dei dispositivi di monitoraggio e misurazio (7.6) Verifiche ispettive inter (8.2.2.) Monitoraggio e misurazio dei servizi (8.2.4) Gestio dei prodotti non conformi (8.3) 19 Azioni correttive (8.5.2) Il è disponibile in Revisioni questionari PQ09 Collaboratori Piani annuali di audit Piani di dettaglio di audit Verballi di audit Rapporto di nc Lista degli auditor qualificati Risultati dei Questionari di soddisfazio per le famiglie Risultati dei Questionari di soddisfazio per gli studenti esiti valutazio Invalsi; risultati delle verifiche; esiti finali Esami di Stato Registro di laboratorio Registrazio non conformità Registro non conformità servizi formativi Registro non conformità servizi amministrativi e di supporto Registrazio di reclami Registro dei reclami Scheda valutazio fornitori Scheda valutazio fornitori di docenza ( C, E ) Registro non conformità forniture (C, E) modulo azio correttiva verbali CdC verbali coordinamento per materia PQ03 PQ09 PQ12 PQ04 PQ07 PQ05 ; Registri docenti Registro di laboratorio Registro non conformità servizi formativi Registro non conformità servizi amministrativi e di supporto Registro dei reclami Registro non conformità forniture per le segnalazioni della documentazio Collaboratori Addetti di laboratorio, collaboratori del, GA,, ufficio tecnico collaboratori collaboratori audit, auditor, della documentazio addetti, GA, personale docente e non docente; per i reclami solo il registro è accessibile non solo al o suo delegato coordinatori di classe, coordinatori di materia Vicepresidenza Sala docenti; Laboratori (anno in corso),, ufficio del, ufficio del GA, ufficio tecnico Ufficio 5 anni ; del ;

9 20 Azioni preventive (8.5.3) Il è disponibile in verbali di riesame verbali CdC verbali coordinamento per materia PQ05 collaboratori coordinatori di classe, coordinatori di materia Ufficio del 6. Documenti di riferimento Istruzioni operative per la gestio dell archivio 7. Registrazioni Vedi Tabella 8. Funzioni destinatarie Vedi Tabella 9. Storia delle revisioni Rev. 1 del 19/11/ 03 di emissio Rev. 2 del 20/11/2011 modifica logo qualità 9