Esercitazione. Excel: le macro. C.1 Registrazione di macro

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1 Esercitazione Excel: le macro C.1 Registrazione di macro Se una serie di operazioni viene eseguita frequentemente, è possibile creare una macro che esegua automaticamente tali operazioni quando viene richiamata. Una macro è un insieme di azioni e ogni azione è un operazione predefinita. Per creare una macro basta registrare le operazioni desiderate man mano che vengono eseguite, attivando il Registratore macro. Per attivare quest ultimo, si deve scegliere Macro dal menu Strumenti e poi Registra nuova macro ; è possibile assegnare un nome alla macro e digitare una descrizione nella finestra di dialogo Registra macro. Tutte le operazioni eseguite successivamente vengono registrate nella macro. Per porre fine al processo di registrazione si può scegliere Macro dal menu Strumenti e poi Interrompi registrazione. Per mandare in esecuzione una macro esistente bisogna scegliere Macro dal menu Strumenti, selezionare il nome della macro desiderata e poi selezionare il pulsante Esegui. È possibile inoltre visualizzare direttamente la finestra Macro mediante il tasto di scelta rapida ALT+F8. Durante la registrazione di una macro viene registrata l esatta posizione delle celle selezionate; vengono cioè utilizzati riferimenti assoluti per le celle. È anche possibile utilizzare i riferimenti relativi per le celle stesse. C.2 Memorizzazione e modifica di macro Le macro sono in realtà routine Visual Basic che vengono create automaticamente durante la registrazione delle macro stesse. Le macro vengono di solito scritte in un foglio modulo della cartella di lavoro; per visualizzare una macro basta selezionare il foglio modulo su cui è scritta la macro. Si possono memorizzare le macro anche in una cartella di lavoro diversa o nella cartella di lavoro personale. La cartella in cui memorizzare le macro può essere scelta mentre si attiva il Registratore macro, selezionandola nel campo relativo alla voce Memorizza macro in della finestra di dialogo Registra macro. Per modificare una macro è possibile selezionare il foglio modulo che la contiene e modificare direttamente il codice Visual Basic. Si può visualizzare all interno di una finestra la macro da modificare scegliendo Macro dal menu Strumenti, selezionando la macro desiderata e poi il pulsante Modifica. C.3 Prima esercitazione: creazione di una macro Supponiamo di dover effettuare un bilancio familiare in relazione alle entrate ed alle uscite dell anno Per avere una visione più chiara del bilancio si considerino le entrate e le uscite per ogni mese dell anno. Inoltre per ogni foglio elettronico si vuole che siano presenti i soli dati relativi a tre mesi. Di conseguenza si devono costruire 4 fogli in modo tale da ottenere il bilancio di un anno. A causa dell avvento della moneta unica, i valori dovranno essere espressi in euro e non più in lire. Il primo foglio dovrà avere la seguente forma: 1

2 2 Gennaio 100,0 70,6 3 Febbraio 200,7 100,8 4 Marzo 212, 80,7 Fig. C.1 Foglio 1 Come è possibile osservare dalla figura C.1, il foglio 1 contiene i dati relativi ai primi tre mesi dell anno. In corrispondenza della cella C6 bisogna inserire il totale delle entrate, quindi occorre utilizzare la funzione SOMMA(). Lo stesso discorso vale per la cella D6, dove dovrà essere visualizzato il totale delle uscite nei primi tre mesi dell anno. Attenzione però: i dati numerici inseriti in corrispondenza delle celle C2, C3, C4 per le entrate e D2, D3, D4 per le uscite, devono essere espressi in euro! Inoltre il valore totale che verrà visualizzato in corrispondenza delle celle C6 e D6 dovrà essere in grassetto. Come si può notare sono molteplici le operazioni da effettuare sul foglio 1, ma sono le medesime da eseguire sui restanti 3 fogli. Di conseguenza devono essere ripetute le stesse azioni su fogli differenti: in questo caso risulta utile creare una macro. Riportare sul foglio 1 i valori come rappresentato in figura C.1; selezionare dal menu principale la voce Strumenti, Macro e quindi Registra nuova macro. Verrà visualizzata la finestra Registra macro. In corrispondenza di quest ultima è possibile settare il nome della macro nel campo sottostante alla voce Nome macro. Per l esecuzione della macro è inoltre possibile stabilire una combinazione di tasti CTRL+ tasto a piacere. Come è possibile constatare dalla finestra Registra macro, nel campo relativo alla descrizione è presente la data di registrazione della macro e l autore. Supponendo di voler memorizzare la macro nella cartella di lavoro corrente e di lasciare invariata la descrizione predefinita: 1. inserire il nome da dare alla macro, ad esempio bilancio 2. come scelta rapida da tastiera selezionare la combinazione CTRL+b. Fare clic su Ok. A questo punto tutte le operazioni eseguite sul foglio 1 vengono registrate nella macro denominata bilancio. La procedura da seguire è la seguente: 1. selezionare la cella C6 ed inserire la funzione SOMMA(C2:C4) 2. copiare il contenuto della cella C6 in D6 3. selezionare contemporaneamente le caselle C2, C3, C4 e D2, D3, D4 4. fare clic sul comando B che formatta il testo in grassetto. dal menu principale scegliere la voce Formato, quindi Celle. Si aprirà la finestra Formato celle 6. da quest ultima selezionare Valuta in corrispondenza del campo relativo alla voce Categoria 7. settare a 2 il numero di cifre decimali e scegliere l euro come valuta. Fare clic su Ok. 8. portarsi con il cursore in corrispondenza della cella B1. 9. occorre ora interrompere la registrazione; selezionare dal menu Strumenti, Macro, quindi Interrompi registrazione A questo punto è stata creata una macro che permette di eseguire delle somme, di formattare del testo in grassetto e di rappresentare alcuni dati nella valuta desiderata, cioè l euro. 2

3 Restano ora da costruire altri tre fogli relativi alla situazione dei restanti mesi. Essi sono mostrati nelle figure C.2, C.3, C.4. 2 Aprile 1600,0 80,6 3 Maggio 2807,7 1990,8 4 Giugno 2204, 1390,7 Fig. C.2 Foglio 2 2 Luglio 1600,0 119,6 3 Agosto 244,7 249,8 4 Settembre 2204, 768,7 Fig. C.3 Foglio 3 2 Ottobre 1908,0 409,6 3 Novembre 244,7 986,8 4 Dicembre 408, 3990,7 Fig. C.4 Foglio 4 Se si hanno a disposizione solamente tre fogli, inserire il quarto con la solita procedura, cioè: 1. dal menu scegliere Inserisci 2. selezionare foglio di lavoro Infine denominare il foglio 1 come 1 Trim, il foglio 2 come 2 Trim, il foglio 3 come 3 Trim, il foglio 4 come 4 Trim. C.4 Seconda esercitazione: esecuzione di una macro Una volta creata una macro bisogna mandarla in esecuzione quando se ne ha la necessità. Nel nostro esempio abbiamo i dati dei fogli 2 Trim, 3 Trim e 4 Trim che devono essere completati. In altre parole bisogna eseguire le medesime operazioni svolte per il foglio 1 Trim. Selezionare il foglio 2 Trim e procedere come segue: 1. scegliere la voce Strumenti, quindi Macro. Si apre la finestra Macro 2. da quest ultima selezionare la macro denominata bilancio 3. fare clic sul pulsante Esegui 3

4 Seguendo questa procedura viene completato il foglio denominato 2 Trim. Esso assumerà la forma di figura C.. 2 Aprile 1.600,0 80,6 3 Maggio 2.807, ,8 4 Giugno 2.204, 1.390, , ,2 Fig. C. Foglio relativo al secondo trimestre Si ripeta il medesimo procedimento per i restanti due fogli. C. Terza esercitazione: modifica di una macro Si supponga di voler modificare delle macro già create. Nel nostro caso consideriamo la macro denominata bilancio e vediamo come sia possibile variare alcune delle sue azioni. Come affermato in precedenza, una macro è una routine Visual Basic creata automaticamente durante la registrazione della macro stessa. Per visualizzarla si deve: 1. selezionare Strumenti, quindi Macro. Si aprirà la finestra Macro. 2. selezionare la macro denominata bilancio e fare clic sul pulsante Modifica Si aprirà la finestra di codice Visual Basic che descrive il codice della macro chiamata bilancio. Più specificatamente si avrà: Sub bilancio() bilancio Macro Macro registrata il 22/06/2002 da Paolo Rossi Scelta rapida da tastiera: CTRL+b Range("C6").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-4]C:R[-1]C)" Range("D6").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-4]C:R[-1]C)" Range("C2:D6").Select Selection.Font.Bold = True Selection.NumberFormat = "[$ -2] #,##0.00" Range("A1").Select End Sub Si tratta di un segmento di codice Visual Basic che rappresenta la routine associata alla macro. Come si può osservare nella parte iniziale c è il nome della routine e successivamente una descrizione relativa alla macro. Se volessimo ad esempio avere come ultima operazione l attivazione della cella A6, al posto della A1, dovremmo modificare la penultima istruzione del codice. Più precisamente: 4

5 Range("A6").Select Si salvano le modifiche effettuate al codice e si chiude la relativa finestra. Si seleziona uno qualunque dei quattro fogli e si manda in esecuzione la macro da tastiera mediante la combinazione CTRL+b. In quest ultimo caso la cella attiva, al termine dell esecuzione della macro, sarà proprio la A6. C.6 Quarta esercitazione: variazione del tasto di scelta rapida Supponiamo di voler modificare la combinazione di tasti per la scelta rapida da tastiera. Più specificatamente si vuol passare dalla combinazione CTRL+b, alla combinazione CTRL+l. Per far questo occorre: 1. aprire la finestra Macro premendo ALT+F8 2. selezionare la macro bilancio e fare clic sul pulsante opzioni. Si aprirà la finestra Opzioni macro 3. nel campo relativo al carattere da combinare con il CTRL digitare l. 4. fare clic su Ok. Chiudere la finestra Macro La macro bilancio entrerà in esecuzione allorquando si digiterà la combinazione CTRL+l. Un buon esercizio è quello di considerare altre combinazioni e di visualizzare le modifiche nella macro.