OS1 Box Fatture Ciclo passivo Manuale operativo Rev.01

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1 I S OS1 ox Fatture Ciclo passivo Manuale operativo ev.01

2 applicazione OS1oxFattureAcq, consente di importare i file delle fatture passive nel formato XM. Sommario Accesso ad OS1oxFattureAcq... 3 Tabelle... 4 Aliquote Iva... 4 Pagamenti... 4 Fatture XM Modalità operative... 5 Monitor fatture XM... 5 icevute... 5 Acquisite... 7 Storico... 9 Preparazione fatture per esportazione Associazione fatture esportate egistrazione da prima nota contabile egistrazione da Fatture Fornitori egistrazione senza evasione Ddt egistrazione con evasione Ddt Pagina 2 di 16

3 Accesso ad OS1oxFattureAcq Accedere ad OS1 con un utente abilitato ad operare con OS1oxFattureAcq. Accedere ad OS1oxFatture tramite l apposito menù Acquisti->OS1oxfatture->ox Fatture ATTENZIONE: NOTA: all accesso a OS1oxFattureAcq il sistema verificherà automaticamente la presenza di aggiornamenti ed eseguirà la procedura di aggiornamento. sull icona presente sul desktop del computer. Avvio alternativo: per alcune versioni di OS1 l accesso ad OS1oxFattureAcq non è previsto da menù ma avverrà tramite avvio diretto cliccando Pagina 3 di 16

4 Tabelle e seguenti tabelle saranno da compilare la prima volta e aggiornare nel tempo. Aliquote Iva Associare le aliquote Iva di OS1, che non rientrano tra quelle imponibili, alla natura delle operazioni. Codice Iva: richiamare i codici Iva dall anagrafica di OS1. Norma: indicare la norma di riferimento relativa all aliquota Iva. Natura: indicare il codice natura AdE definito dall elenco presente nella tabella collegata. everse Charge: attivare il flag per i codici Iva relativi a documenti di vendita da registrare in everse Charge (es. la vendita di cellulari Art.17, co. 5). Pagamenti Associare le modalità di pagamento di OS1 alle modalità di pagamento precaricate previste. Pagamento: richiamare i codici Pagamento dall anagrafica di OS1. Modalità pagamento: indicare il codice pagamento AdE definito dall elenco presente nella tabella collegata. Pagina 4 di 16

5 Fatture XM Modalità operative Di seguito sono elencati i passaggi necessari a gestire i file XM delle fatture passive. Monitor fatture XM In OS1oxFattureAcq tramite il menù Monitor fatture XM è possibile gestire i documenti in arrivo. Accedere con il tasto Avvia. (Il tasto Consulta permette solo l utilizzo passivo dell interfaccia). Il Monitor si compone di 3 aree: icevute Acquisite Storico icevute area icevute permette di importare/acquisire tramite il tasto Importa i file XM delle fatture passive. Pagina 5 di 16

6 I tasti funzione: Importa: esegue l importazione delle fatture XM (ancora da importare) ricevute sul portale dell intermediario autorizzato in base alla selezione periodo impostata nel campo adiacente. Quest ultimo campo propone le seguenti opzioni: Ultima settimana Ultimi 15 giorni Ultimi 30 giorni Ultimi 60 giorni Ultimi 90 giorni Ultimi 6 mesi Ultimo anno Tutte le fatture Da file * * NOTA: dove necessario è possibile eseguire l importazione di file XM recuperandoli da file system selezionando la cartella di importazione. Fattura: Formato completo: genera l anteprima del documento con grafica formattata da foglio di stile. Formato ministeriale: genera l anteprima del documento nel formato grezzo XM. Allegati: permette l apertura di eventuali allegati presenti nel file XM. Notifica: permette la visualizzazione della notifica della fattura su cui siamo posizionati, se precedentemente importata. Controlla: viene ricercato il fornitore in OS1 con la partita Iva presente nel file XM, nel caso in cui siano presenti più fornitori con tale partita Iva viene automaticamente assegnato il primo fornitore trovato. Il controllo viene effettuato su tutti i documenti selezionati, se non ci sono documenti selezionati il controllo viene effettuato sul documento su cui siamo posizionati. Il controllo viene eseguito automaticamente già in fase di importazione. Acquisisci: questa fase può essere effettuata sul singolo rigo su cui siamo posizionati o su tutte le fatture selezionate tramite il doppio click sui singoli documenti o tramite il menù richiamabile con il tasto destro del mouse sulla griglia, con cui è possibile selezionare o deselezionare il singolo documento su cui siamo posizionati o tutti i documenti presenti a video. È possibile acquisire sia i documenti con fornitore assegnato che senza fornitore assegnato. Una volta acquisite, le fatture saranno visualizzate nel pannello Acquisite e non più nel pannello icevute. Esporta: permette l esportazione del file XM per tutti i documenti selezionati, se non ci sono documenti selezionati l esportazione viene effettuata sul documento su cui siamo posizionati. esportazione viene effettuata nella cartella XM presente nella Path Cartella esportazioni indicata in configurazione, se la cartella XM non è presente viene automaticamente creata. Pagina 6 di 16

7 ATTENZIONE: Associazione fornitore: il sistema evidenzia di colore rosso le righe dei documenti dove non è stato eseguito il collegamento all anagrafica fornitore. Procedere comunque con l acquisizione per poter successivamente eseguire la codifica e associazione del nuovo fornitore. Acquisite area Acquisite mostra l elenco dei documenti precedentemente acquisiti. Per le righe dove manca l associazione con il fornitore procedere con la codifica e relativa associazione. I tasti funzione: Fattura: Formato completo: genera l anteprima del documento con grafica formattata da foglio di stile. Formato ministeriale: genera l anteprima del documento nel formato grezzo XM. Allegati: permette l apertura di eventuali allegati presenti nel file XM. Notifica: permette la visualizzazione della notifica della fattura su cui siamo posizionati, se precedentemente importata. Fornitore: permette l associazione al codice fornitore come indicato di seguito: Nell area Acquisite selezionare la singola riga dove manca l associazione al fornitore e cliccare il tasto Fornitore. Verrà mostrata una maschera con i dati del fornitore letti dal file XM; cliccare sul tasto Inserisci per aggiungere automaticamente all anagrafica fornitori OS1. Verrà Pagina 7 di 16

8 attribuito automaticamente il nuovo codice fornitore per chi ha attiva la funzione di codifica automatica altrimenti verrà chiesto di definire il nuovo codice. Dopo aver codificato il nuovo fornitore procedere al collegamento con il relativo documento/i selezionando la riga e attraverso la maschera richiamabile con il tasto F9 selezionare l anagrafica del fornitore. Fattura : permette di accedere al programma di Manutenzione fatture acquisite (presente anche nel menù Servizi) in cui è possibile visualizzare il contenuto del file XM, in tale manutenzione sono visualizzati sia i dati di testa che i dati di rigo e i riepiloghi Iva e scadenze delle fatture, suddivisi in varie linguette. Chiudi: permette, nel caso in cui la fattura non debba essere importata in OS1, perché ad esempio inserita manualmente in OS1, di chiudere manualmente la fattura tramite il bottone ed associare il documento al movimento inserito in OS1 tramite il programma Associazione fatture esportate. ATTENZIONE: Chiudi: utilizzare la funzione solo esclusivamente nel caso in cui la fattura non debba essere importata in prima nota di OS1. In caso di errore si potrà comunque utilizzare la funzione iapri presente nell area Storico. Pagina 8 di 16

9 Storico area Storico all avvio mostra una maschera di filtro per poter selezionare i documenti XM chiusi da visualizzare. Pagina 9 di 16

10 Verranno visualizzati tutti i documenti chiusi manualmente tramite il bottone chiudi presente nell area Acquisite, importati in prima nota contabile e importati nelle fatture del ciclo passivo. Solo sui documenti chiusi manualmente è attivo il bottone iapri. Preparazione fatture per esportazione Questa funzione consente di effettuare la preparazione dei dati contabili e di completare gli eventuali dati mancanti per poter importare le fatture in prima nota contabile. operazione non è obbligatoria. Associazione fatture esportate a funzione permette di associare o annullare l assegnazione ai documenti acquisiti sul ox, in base al tipo operazione impostato nei parametri di selezione. Pagina 10 di 16

11 egistrazione da prima nota contabile Dalla maschera di prima nota contabile Contabilità->Prima nota contabile->gestione prima nota procedere al caricamento delle fatture passive con la funzione abituale F4 (carica), inserire la data di registrazione e la causale; successivamente selezionare il tasto per richiamare le fatture XM Acquisite nel Monitor Fatture XM. Selezionare con doppio click il documento da registrare e confermare con Si. Completare la registrazione contabile e salvare con F10. Pagina 11 di 16

12 egistrazione da Fatture Fornitori egistrazione senza evasione Ddt Dalla maschera delle Fatture Fornitori Acquisti->Fatturazione->Gestione fatture procedere al caricamento delle fatture con la funzione abituale F4 (carica), inserire il fornitore, la data, la causale e selezionare il tasto per richiamare le fatture XM Acquisite nel Monitor Fatture XM. Selezionare con doppio click il documento da registrare e confermare con Si. Pagina 12 di 16

13 egistrazione con evasione Ddt Dalla maschera delle Fatture Fornitori Acquisti->Fatturazione->Gestione fatture procedere al caricamento delle fatture con la funzione abituale F4 (carica), inserire il fornitore, la data, la causale e compilare i campi N. documento e Del. Procedere con l evasione dei Ddt. Posizionarsi sulla Tab ighe Documento e cliccare il tasto Fatt. XM per richiamare la maschera in cui riconciliare le righe documento. Pagina 13 di 16

14 Selezionare la fattura per accedere alla maschera per riconciliare le righe del documento. Selezionare la riga documento dalla griglia ighe fattura XM e abbinare con doppio click la riga corrispondente nella griglia ighe documento da assegnare. Cliccare il tasto Esegui per procedere. Pagina 14 di 16

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