Gestione contabile Sommario

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1 Gestione contabile Sommario Movimentazioni tipiche dei Cespiti...2 Caricamento facilitato dei Cespiti esistenti...2 Caricamento cespiti da modello...4 Acquisto di un Cespite...6 Casi particolari...9 Vendita/Eliminazione di un Cespite...11 Casi particolari...13 Ammortamento...13 Casi particolari...15 Contabilizzazione dei movimenti...16 Chiusura di periodo...17 Stampe Ufficiali...18 Interrogazione e modifica dei movimenti...21 Cancellazione movimenti...22 Stampe di controllo

2 Movimentazioni tipiche dei Cespiti Caricamento facilitato dei Cespiti esistenti L Utente che utilizza per la prima volta la procedura Cespiti di ViaLibera Gestione Contabile ha la necessità di inserire nel programma i dati anagrafici e i dati relativi all ammortamento dei cespiti gestiti fino a quel momento con registri manuali o con un altra procedura software. All interno della procedura Cespiti è disponibile la funzione Caricamento facilitato dei cespiti esistenti che consente di inserire velocemente i dati progressivi dei cespiti, generando in automatico il movimento di acquisto del cespite e il progressivo del fondo ammortamento e del residuo da ammortizzare. La funzione si attiva dalla voce di menu Movimenti ed è costituita da una serie di schede che guidano l Utente nell inserimento dei dati necessari alla procedura. All interno della procedura guidata devono essere inseriti: - i dati anagrafici del cespite - i dati che riguardano l acquisto - le informazioni relative all ammortamento - i dati riguardanti il fondo progressivo di ammortamento Al termine della procedura guidata, il programma: crea l anagrafica del cespite genera un movimento di acquisto del cespite genera un movimento di ammortamento Dopo aver eseguito il caricamento dei cespiti esistenti l Utente può utilizzare in modo completo tutte le funzioni presenti nella procedura Cespiti. All apertura della maschera il programma chiede di inserire la data di inizio 2

3 di utilizzo della Procedura Cespiti con Gestione Contabile; tale data (meno un giorno) è utilizzata per registrare il fondo ammortamento progressivo. Di seguito si fornisce un esempio pratico di utilizzo del caricamento facilitato. Si ipotizzi di voler iniziare ad utilizzare la procedura cespiti di ViaLibera Gestione Contabile a partire dal 01/01/2002 e di voler caricare un fabbricato acquistato il 15/03/1990 per euro ,00 e ammortizzato al 31/12/2001 per euro ,00. Si consiglia di inserire tutti i dati pregressi in Euro effettuando preventivamente la conversione manuale di tali dati in Euro. L utente deve: 1) creare l esercizio 01/01/ /12/1990, se non presente nella tabella esercizi cespiti, (per dettagli consultare il paragrafo Gestione degli esercizi cespiti ) 2) indicare nei parametri della procedura cespiti (sezione Date ) la data inizio procedura: 01/01/ ) aprire la maschera di caricamento facilitato dei cespiti ed indicare: a) nel passo 2 la categoria, i l codice e la descrizione del cespite ed eventuali altri dati anagrafici aggiuntivi b) nel passo 3 i dati relativi all acquisto c) completare nel passo 4 le informazioni relative alle aliquote di 3

4 ammortamento da utilizzare e ai conti necessari per le operazioni di contabilizzazione degli ammortamenti d) nel passo 5 indicare come fondo ammortamento progressivo euro ,00 evidenziando nel campo Quota ammortamenti dedotti, in caso di totale deducibilità degli ammortamenti, euro ,00 e) nel passo 6 indicare se il cespite rientra nel calcolo degli studi o dei parametri. Premendo il tasto Fine il programma provvederà a creare l anagrafica relativa al fabbricato caricato, registrare il movimento di acquisto e il movimento relativo al fondo ammortamento progressivo; a questo punto è possibile inserire le operazioni operate sul cespite per l anno 2001 e seguenti. Caricamento cespiti da modello In alternativa al Caricamento facilitato dei cespiti nel menù Movimenti è disponibile anche la funzione Caricamento cespiti da modello. Attraverso la funzione è possibile importare contemporaneamente le anagrafiche di più cespiti attraverso un file di esempio predisposto in formato Excel. L utente può caricare velocemente le informazioni relative all acquisto e al fondo ammortamento pregresso, indicando i dati anagrafici, i dati di acquisto e i parametri necessari al calcolo dei futuri ammortamenti. Si consiglia di impostare preventivamente in Anagrafiche Tabelle Categorie Cespiti le categorie e le aliquote di ammortamento civilistico e fiscale in modo da indicare nel file di caricamento solo percentuali diverse da quelle impostate per le singole categorie. I dati relativi agli studi di settore/parametri così come alcune informazioni aggiuntive devono essere integrate e/o modificate direttamente nell anagrafica del singolo cespite. La procedura si sviluppa come percorso guidato composto da 3 passi. Al passo 2 di 3 è possibile scegliere se si desidera importare le anagrafiche da file di esempio in formato XLS oppure da un file in formato TXT o CSV. Per effettuare l importazione delle anagrafiche partendo dall esempio Excel è necessario premere il pulsante Apri file esempio e compilare il modello proposto dal programma con i dati da importare. La prima riga del foglio di Excel riporta i dati anagrafici dell azienda cui si riferisce, mentre la seconda riga presenta le intestazioni dei campi da compilare: il colore rosso identifica i campi obbligatori, il verde quelli facoltativi ed il bianco quelli di commento, questi ultimi non importati dalla procedura. I campi di intestazione hanno associate delle note che forniscono i dettagli del formato e della lunghezza massima del campo. Di ausilio alla compilazione è evidenziata in colore giallo una prima riga di esempio. Dopo aver compilato chiudere salvando il file. 4

5 I file in formato TXT o CSV sono file di tipo testo modificabili con l applicazione Blocco Note di Windows. Ogni riga del file rappresenta un cespite da inserire. Il formato TXT differisce da quello CSV per il carattere utilizzato per separare i campi di ciascuna riga: nei TXT il carattere separatore è il TAB (tabulatore) mentre in CSV è il ; (punto e virgola). Se è stato utilizzato uno di questi formati l Utente deve selezionare nella sezione Carattere separatore : - l opzione TAB se si sta importando un file in formato TXT; - l opzione Altro simbolo, inserendo nel campo a fianco ; (punto e virgola), se si sta importando un file in formato CSV. Al passo 3 di 3 vengono caricati i cespiti in formato griglia come illustrato nella figura. Le righe dei cespiti possono assumere diversi colori: Righe verdi per i dati relativi ad un cespite correttamente inserito; Righe gialle per i dati relativi ad un cespite con segnalazioni non bloccanti ai fini del caricamento; Righe rosse per i dati relativi ad un cespite con errori che non consentono il caricamento; Righe marrone chiaro per le righe selezionate. Nell ultima colonna Messaggio viene visualizzata la descrizione di eventuali errori e/o anomalie nel caricamento in modo da tornare allo passo 2 per correggere i dati mancanti o non conformi. Ricordiamo che per ogni cespite deve essere creato l esercizio di acquisto e l esercizio del fondo ammortamento progressivo, procedura che può essere attivata in questo passo mediante il pulsante Crea Eser.. 5

6 Con il pulsante Stampa è invece possibile eseguire la stampa di tutte le eventuali segnalazioni della colonna Messaggio. Terminato l inserimento con il pulsante Fine vengono automaticamente caricate le schede dei cespiti che non hanno segnalazioni rosse di errore. Acquisto di un Cespite La registrazione di un acquisto può avvenire: dalla prima nota di Gestione Contabile dall interno della procedura Cespiti Caricamento dei Cespiti dalla Contabilità 1. Dalla maschera di inserimento di prima nota selezionare la causale contabile FCE caratterizzata dalla presenza dell opzione per i l trattamento dei cespiti (opzione Cespiti nella sezione Procedure correlate relativa alla riga di costo). 2. Indicare nella riga di costo della registrazione un conto Immobilizzazioni del Piano dei Conti correlato con la procedura Cespiti, per i l quale è stata selezionata l opzione Cespiti nella sezione Opzioni presente nei dati anagrafici del conto. 3. Al momento del salvataggio il programma propone la maschera di acquisto della procedura Cespiti nella quale sono proposti in automatico gli estremi del documento di origine, la nota all operazione e l importo del costo storico. L Utente deve creare l anagrafica del Cespite (premere il tasto Lente in corrispondenza del codice Cespite e premere il tasto Nuovo ). 6

7 I dati obbligatori da inserire nell anagrafica sono: Categoria Codice Descrizione Dati acquisto Dati inizio ammortamento Aliquote di ammortamento 7

8 Se l azienda è soggetta agli studi di settore o ai parametri è necessario indicarlo nell apposita sezione, segnando nei dati generali i l titolo di possesso del cespite. 4. Confermare i dati inseriti nella maschera di acquisto Il programma si predispone per un nuovo inserimento qualora con la stessa fattura siano stati acquistati più cespiti. Alla chiusura della maschera di Acquisto cespiti i l programma registra la fattura di acquisto in prima nota e allo stesso tempo genera il movimento di acquisto nella procedura Cespiti. Caricamento dell acquisto dalla procedura Cespiti Qualora l Utente avesse la necessità di caricare il Cespite in un momento diverso dalla registrazione della fattura di acquisto può: 1. Attivare la maschera dell acquisto dalla voce di menu Movimenti. 2. Individuare la categoria 3. Creare l anagrafica del cespite (premere il tasto Lente accanto al campo Codice e selezionare Nuovo ) 4. Confermare l operazione. I l programma provvederà a registrare nella procedura cespiti l acquisto effettuato generando i l relativo movimento. 8

9 Casi particolari Acquisto di un cespite con limite e percentuale di deducibilità (autovettura) Per effettuare l acquisto di un cespite con un limite e una percentuale di deducibilità come un autovettura è necessario compilare anche i campi Limite di deducibilità e % di deducibilità presenti nell anagrafica del cespite. Nel caso di un auto del costo di ,00 euro è necessario specificare nell anagrafica i campi Limite di deducibilità per ,99 euro e % di deducibilità pari al 40%. Nella maschera di acquisto del cespite è necessario specificare i l costo integrale di ,00 euro. 9

10 Acquisto di un cespite con percentuale di deducibilità (telefono cellulare) Per registrare l acquisto di un cespite con percentuale di deducibilità come ad esempio un telefono cellulare del costo di 413,00 euro è necessario inserire in anagrafica nel campo % di deducibilità 80%. In fase di inserimento del movimento di acquisto è necessario specificare il costo integrale di 413,00 euro. 10

11 Vendita/Eliminazione di un Cespite È possibile registrare l operazione di vendita/eliminazione del cespite: inserendo in Gestione Contabile la relativa fattura di vendita direttamente dalla procedura Cespiti. Caricamento della vendita/eliminazione dalla contabilità 1. Dalla maschera di inserimento di prima nota selezionare la causale contabile FVC, caratterizzata dalla presenza nel dettaglio della riga 3 dell opzione per il trattamento dei cespiti (opzione Cespiti nella sezione Procedure correlate ) 2. Nella riga 3 della registrazione selezionare un conto del Piano dei Conti correlato alla procedura Cespiti per il quale è stata selezionata l opzione Cespiti nella sezione Opzioni presente nei dati anagrafici del conto. 3. Al momento del salvataggio della fattura di vendita i l programma propone in automatico la maschera della procedura Cespiti relativa alla vendita / eliminazione. 4. Inserire la categoria e il codice del cespite 5. Premere il tasto OK per attivare la funzione 11

12 6. L Utente può scegliere se effettuare subito la contabilizzazione dei movimenti legati alla vendita (utilizzo del fondo di ammortamento e minusvalenza/plusvalenza) oppure in un momento successivo mediante la funzione Contabilizzazione movimenti presenti nel menu Movimenti. Caricamento della vendita/eliminazione dalla procedura Cespiti Nel caso di registrazione del movimento di vendita/eliminazione dalla procedura Cespiti è necessario attivare la funzione dal menu Movimenti - Vendita/Eliminazione Cespiti. Nella maschera l Utente deve indicare: categoria e codice del cespite data dell operazione gli estremi del documento di vendita la nota breve l importo della vendita La causale cespite riferita alla vendita è suggerita dal programma. 12

13 Casi particolari Vendita parziale di un cespite Nella maschera relativa alla vendita l Utente deve selezionare l opzione Vendita parziale e inserire i l costo della parte venduta (campo Costo parte venduta ). L efficacia fiscale di tale operazione opera a partire dal secondo esercizio di imposta successivo. Inoltre per i beni rivalutati e venduti prima del secondo periodo di imposta successivo è necessario considerare sempre i valori fiscalmente rilevanti (che risultano nel periodo transitorio più bassi rispetto a quelli civilistici in quanto non influenzati ancora dalla rivalutazione). Al fine di effettuare i calcoli sulla base del valore fiscalmente rilevante nel periodo transitorio è necessario selezionare nella maschera di vendita l opzione Vendita beni rivalutati. Ammortamento Si ricorda che la L.244/2007 ha abrogato la possibilità di eseguire ammortamenti anticipati ed accelerati a soli fini fiscali a partire dall esercizio Per calcolare l ammortamento ordinario (ed eventualmente anticipato fino al 2007) e anticipato dei cespiti inseriti l Utente deve utilizzare la funzione attivabile dalla voce di menu Movimenti - Ammortamento Cespiti. 13

14 Per attivare la funzione è necessario: - individuare i Cespiti interessati dall ammortamento in base al codice, alla categoria e ad un intervallo di date di inizio ammortamento. Se non si seleziona nulla sono elaborati tutti i Cespiti che hanno selezionata l opzione Ammortamento automatico in anagrafica ed hanno la Data inizio ammortamento, definita nell anagrafica del Cespite, compresa nel periodo elaborato. - impostare la data di registrazione dell operazione, il numero di mesi di competenza dell ammortamento e il tipo documento delle registrazioni che saranno generate (ZZ/anno/numero anche non progressivo) - le Causali Cespiti di ammortamento ordinario e anticipato fino all esercizio 2007) sono suggerite dal programma - selezionare la tipologia di elaborazione per consentire la gestione del doppio binario civilistico e fiscale (fino all esercizio 2007). Premendo i l tasto OK il programma genera in automatico i movimenti di ammortamento per i cespiti selezionati. Prima di eseguire l ammortamento l Utente ha a disposizione la funzione Simulazione degli ammortamenti (voce di menu Utilità ). Essa consente di calcolare in anticipo le quote di ammortamento che verrebbero determinate in funzione dell applicazione dei diversi criteri di calcolo, attraverso la produzione di una stampa di controllo. 14

15 Casi particolari Ammortamento diretto Per gestire correttamente la casistica occorre creare una specifica causale cespite (ad esempio codice AMD AMMORTAMENTO DIRETTO) che decrementi il costo originario e il residuo da ammortizzare. La struttura della causale in Dati Generali e Movimentazione Civilistica assume la seguente configurazione: 15

16 - la configurazione ai fini della movimentazione fiscale non è trattata in quanto le condizioni di deducibilità del cespite sono valutazioni del professionista. - ricordiamo che nel caso di utilizzo del metodo degli ammortamenti diretti le contabilizzazioni in prima nota dalla procedura cespiti devono essere gestite manualmente. Contabilizzazione dei movimenti Il programma di contabilizzazione Movimenti Cespiti consente di registrare in Prima Nota le scritture contabili corrispondenti ai movimenti registrati nella Procedura Cespiti (ad esempio le Registrazioni relative gli ammortamenti di fine anno). La funzione si attiva dalla voce di menu Movimenti. 16

17 Per eseguire la contabilizzazione è necessario indicare nella maschera le seguenti informazioni: - la tipologia di movimento da contabilizzare (ad esempio movimenti di ammortamento) - nel caso di contabilizzazione di movimenti di ammortamento la tipologia di elaborazione (sintetica o dettagliata) - l eventuale intervallo di movimenti da contabilizzare in base alla categoria, al codice, alla causale e alla data - i dati relativi alle scritture contabili di Prima Nota che saranno generate in automatico dal programma. Premendo i l tasto OK i movimenti individuati sono contabilizzati. Chiusura di periodo La funzione di Chiusura Periodo Cespiti in Gestione Contabile ha lo scopo principale di definire un blocco e di impedire che siano inseriti o modificati (o cancellati) Movimenti Cespiti aventi data antecedente a quella di chiusura. La funzione si attiva dalla voce di menu Chiusura del periodo. Il programma suggerisce la data di chiusura cespiti ma essa può essere modificata dall Utente. La funzione si attiva premendo il tasto OK. La chiusura di un periodo è necessaria per procedere alla stampa definitiva del Registro Cespiti. 17

18 Stampe Ufficiali Il programma consente di stampare il Registro Cespiti in tre diverse modalità: - per schede - per movimenti - in forma riepilogata Le stampe si attivano dalla voce di menu Stampe Ufficiali. Nella maschera è necessario indicare le seguenti informazioni: - i l tipo di elaborazione (provvisoria o definitiva) - i l periodo di stampa - i l tipo di visualizzazione (civilistica o fiscale) Premendo il tasto OK il programma elabora la stampa. Di seguito sono riportate le caratteristiche più importanti delle stampe ufficiali presenti nella procedura Cespiti. Stampa del Registro Cespiti per Schede La stampa del Registro Cespiti per schede riporta tutti i movimenti effettuati per i Cespiti dalla data di creazione dell azienda fino alla data di stampa del registro. Se si effettua la stampa fiscale (opzione Fiscale ) vengono indicati i dati fiscali relativi alla quota deducibile/tassabile e alla quota indeducibile/ non tassabile. È possibile effettuare la stampa solo in formato grafico. 18

19 Stampa del Registro Cespiti per Movimenti La stampa del Registro Cespiti per movimenti riporta tutti i movimenti effettuati per i Cespiti nell intervallo di date specificato. Fanno eccezione i movimenti di acquisto che vengono inclusi nella stampa dalla creazione dell azienda fino alla vendita totale del cespite. Selezionando la stampa fiscale con dettagli (opzione Fiscale sezione Tipo visualizzazione e Si in sezione Dettagli fiscali ) essa riporta i dati fiscali con la quota deducibile/tassabile e indeducibile/ non tassabile. È disponibile sia la stampa grafica sia quella ad aghi. 19

20 Stampa del Registro Cespiti Riepilogata La stampa riporta i movimenti effettuati nel periodo selezionato ordinati secondo la logica del bilancio. Per le immobilizzazioni e i relativi fondi di ammortamento sono individuati il riporto dell esercizio precedente, il decremento e incremento dell esercizio corrente al fine di ottenere il saldo di bilancio dell esercizio corrente. Nella stampa viene, inoltre, riportato il residuo da ammortizzare dell esercizio precedente e quello dell esercizio corrente. La stampa è disponibile solo in formato grafico. 20

21 Interrogazione e modifica dei movimenti Il programma di interrogazione e modifica movimenti Cespiti di ViaLibera Gestione Contabile consente di visualizzare i movimenti relativi ai Cespiti e di interrogare nel dettaglio ogni singolo movimento selezionato al fine di effettuare modifiche su di esso od una cancellazione dello stesso. La maschera di interrogazione si attiva dal menu Movimenti. L Utente può fare una selezione dei movimenti cespiti per categoria, codice, data operazione, causale, tipo documento di riferimento. Per attivare la funzione è necessario cliccare il tasto Ricerca. Se non si seleziona alcun parametro di ricerca il programma visualizza i movimenti Cespiti presenti nell archivio. Un doppio click del mouse su uno dei Movimenti visualizzati consente di interrogare il Movimento selezionato nel dettaglio ed effettuare eventuali modifiche, oppure la sua cancellazione dall archivio. 21

22 Cancellazione movimenti La funzione si attiva dalla voce di menu Movimenti. L Utente può definire un insieme di dati su cui eseguire l operazione effettuando una selezione per data operazione, e/o categoria, e/o codice Cespite, e/o causale Cespite. Premendo i l tasto OK si attiva la funzione. Ogni cancellazione effettuata automaticamente da questo programma sulla Movimentazione relativa ai Cespiti consente l immediato aggiornamento delle 22

23 schede Anagrafiche Cespiti relative, con l eliminazione automatica delle schede cancellate da parte dell Utente. Stampe di controllo Nel programma sono presenti le seguenti stampe di controllo che consentono di verificare i dati inseriti: stampa dei movimenti cespiti stampa schede cespiti Stampa dei movimenti cespiti La stampa si attiva dal menu Stampe - Stampe di controllo e consente di visualizzare sinteticamente i Movimenti relativi a ciascun Cespite. È possibile personalizzare la stampa selezionando un intervallo di categorie Cespiti, di codici Cespiti, di date operazione e di causali Cespiti. L Utente può scegliere se eseguire una stampa dettagliata oppure sintetica ordinata per causale Cespite, per esercizio o per categoria Cespiti. 23

24 Stampa schede cespiti La stampa si attiva dal menu Stampe - Stampe di controllo e consente di consultare l effetto prodotto da ciascun Movimento sul Cespite tramite la stampa di una scheda per ciascun Cespite. È possibile limitare la stampa ad un intervallo di categorie Cespiti, di codici, di date di acquisto. Nella stampa possono essere riportati tutti i Cespiti, oppure quelli relativi ad uno Stato Cespite. L Utente può scegliere di riportare nella stampa i dati Civilistici, selezionare i Cespiti da stampare sulla base della loro presenza o meno sul Registro Cespiti ed includere - o meno - i Cespiti per i quali non sia richiesta in Anagrafica il calcolo automatico degli ammortamenti. Costi deducibili delle autovetture La stampa si attiva dal menu Stampe Stampe di Controllo e consente di evidenziare l eventuale quota fiscalmente disponibile del fringe benefit dopo aver determinato gli ammortamenti. Per ogni cespite per il quale è stato compilato il campo Fringe benefit viene riportata la differenza tra fringe 24

25 benefit e importo deducibile di tutti gli ammortamenti fiscali calcolati nell anno. Eventuali differenze negative (ammortamenti superiori al fringe benefit) vengono evidenziati con l asterisco. E possibile personalizzare la stampa selezionando un intervallo di date, di categorie Cespiti e di codici Cespiti. La stampa si attiva selezionando la stampante dal menu a tendina associato al campo Stampante. E possibile scegliere se eseguire direttamente la stampa o visualizzare l anteprima di stampa selezionando la relativa opzione presente nella sezione Destinazione della stampa. 25