Guida per la fatturazione elettronica Openbravo

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1 1 Guida per la fatturazione elettronica Openbravo Guida per la fatturazione elettronica Openbravo... 1 Introduzione Configurazione dell Organizzazione Configurazione del Business Partner Configurazione dei Metodi di pagamento Configurazione dei Termini di Pagamento Configurazione dei Tipi di Documento Configurazione delle Aliquote di imposta Configurazione prodotti particolari Configurazione del prodotto Sconto Configurazione del prodotto Bollo Configurazione del prodotto Spese accessorie Configurazione Ordine di vendita Completamento delle informazioni della fattura di vendita Creazione dello testata del file xml Operazione di rigenerazione di fatture elettroniche errate Tel

2 2 Introduzione Con il presente documento si intende illustrare in dettaglio il processo di fatturazione elettronica da compiere verso gli Enti di Pubblica Amministrazione in base alle disposizioni del Regolamento n.55/2013 (G.U. n. 118 del 22 maggio 2013), secondo cui la PA non potrà accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea e procedere al pagamento, anche parziale, sino all'invio del documento in forma elettronica. L output del processo consiste nella creazione della fattura elettronica, un documento in formato xml, sottoscritto con firma elettronica digitale o qualificata che contiene il codice identificativo univoco dell ufficio destinatario della fattura riportata nell Indice delle Pubbliche Amministrazioni, in base all art. nell'art. 21 del DPR n. 633/1972. Qualora si decida di richiedere il servizio aggiuntivo, tramite il sistema Openbravo, l Utente avrà la possibilità di inviare i file xml generati all Ente accreditato partner di Extra, che a sua volta veicolerà le fatture elettroniche alla Agenzia per le Entrate, quale gestore del Sistema di Interscambio, per la loro convalida. Si procede per tanto a descrivere le attività da compiere per giungere alla generazione del file xml. Tel

3 3 1.1 Configurazione dell Organizzazione Si procede al set up dell Organizzazione. Dal menù Applicazione, posizionarsi sul tab a cui si accede dal percorso Configurazione generale/organizzazione/organizzazione. Accedere al tab Informazioni Organizzazione dopo avere selezionato l organizzazione di interesse. E necessario impostare il Regime fiscale, selezionando uno dei valori presenti nel menù a tendina. Allo stesso modo si sceglie il valore relativo alla Situazione Societaria.. Infine si spunta il campo In liquidazione,, a seconda dello stato in cui si trova la società. Procedere poi con il salvataggio del set up. Figura 1: Set up dell Organizzazione. 1.2 Configurazione one del Business Partner Primo passo da compiere consiste nell inserimento a sistema di informazioni aggiuntive riguardanti il Business Partner, identificato nell Ente Pubblico destinatario della fattura. Si procede pertanto a posizionarsi all interno del tab Gestione Anagrafiche/Business Partner, a cui si accede dal menù Applicazione. Si selezioni il cliente di Pubblica Amministrazione. Ai fini del processo di adeguamento al sistema di fatturazione elettronica è richiesto all Utente di creare tanti nuovi Business Partner, quanti sono gli uffici con cui si intrattengono rapporti contrattuali, dal momento che ogni Ufficio è univocamente identificato da un Codice Ufficio Unico.

4 4 All interno del tab Electronic Invoicing/Fatturazione elettronica in basso in grassetto, occorre spuntare il campo Fatturazione Elettronica. Compare dunque il campo Codice destinatario fattura elettronica in cui occorre precisare il Codice Ufficio Unico che contraddistingue l Ente. Figura 2: Set up del Business Partner. Si sottolinea che affinché il Sistema di Interscambio delle Agenzia delle Entrate non rilevi un errore nella formulazione della fattura, è necessario inserire in questo campo il CODICE UFFICIO UNICO, che si trova all interno della scheda dati per i Servizi di Fatturazione Elettronica dell Ente di Pubblica Amministrazione presente sul sito (Il CODICE UFFICIO UNICO si distingue dal codice IPA, per identificare univocamente ciascun ufficio dell Ente Destinatario della fattura. Per la ricerca dell Ente all interno del sito web indicato precedentemente, si consiglia la ricerca avanzata per Codice fiscale, che è possibile trovare in Openbravo, in corrispondenza del campo Partita Iva.) Figura 3: Individuazione dell Ente destinatario della fattura e indicazione del tasto per accedere alla scheda Servizi Fatturazione azione Elettronica.

5 5 Figura 4: Individuazione del Codice Univoco ufficio da importare in Openbravo. Nel tab Indirizzo dopo aver selezionato la riga del Business Partner corrispondente all indirizzo di sede legale, spuntare il campo Sede Legale nel sotto tab Maggiori Informazioni. Procedere con il salvataggio.

6 6 Figura 5: Spunta richiesta per il campo indicato. 1.3 Configurazione dei Metodi di pagamento Dal menù Applicazioni accedere alla lista dei metodi di pagamento tramite il percorso Amministrazione, finanza e controllo/incassi e pagamenti/configurazione/metodo di pagamento. Configurare uno ad uno i metodi di pagamento utilizzati nelle transazioni con gli Enti Clienti di Pubblica Amministrazione. A fine di esempio, procederemo alla configurazione del metodo di pagamento bonifico : dopo avere spuntato il metodo bonifico dall elenco dei metodi di pagamento si apre la scheda di configurazione. Nel campo Modalità di pagamento indicare tramite il menù a tendina il mezzo di pagamento riportato nel campo Nome. Si termini l operazione salvando le configurazioni apportate.

7 7 Figura 6: Finestra di set up dei metodi di pagamento. 1.4 Configurazione dei Termini di Pagamento Ulteriore passaggio nel processo di configurazione è posizionarsi sulla scheda dei Termini di pagamento, seguendo il percorso Amministrazione, finanza e controllo/incassi e pagamenti/configurazione/termini di pagamento. E necessario configurare i termini di pagamento utilizzati verso i clienti Enti di Pubblica Amministrazione selezionando quelli di interesse dalla lista creata precedentemente. A fini dimostrativi, si desidera eseguire il set up del termine di pagamento 3060 GG FM DF. Figura 7: Elenco dei termini di pagamento.

8 8 Si imposta il campo Condizioni di Pagamento con il valore appropriato in relazione ai termini del pagamento, come mostrato in Figura 8. L operazione seguente è il salvataggio di quanto effettuato. Figura 8: Set up termini di pagamento. 1.5 Configurazione dei Tipi di Documento Successiva operazione propedeutica alla generazione dei file xml, è la configurazione dei tipi documento che l Utente è uso spedire al Cliente di P.A.. Procediamo dunque a svolgere il set up esempio della fattura di vendita. Dal tab Tipo Documento,, a cui si accede tramite il menù Amministrazione, finanza e controllo/contabilità/configurazione/tipo Documento, si selezioni Fattura cliente.

9 9 Figura 9: Selezione del tipo di documento di interesse. Nel campo Categoria documento fattura elettronica indicare l opportuna categoria in relazione al tipo documento considerato. Dopo aver controllato che siano spuntati i campi Attivo e Predefinito, si proceda al salvataggio. Figura 10: Specificazione della categoria a cui appartiene il documento. 1.6 Configurazione delle Aliquote di imposta Seguendo il percorso Amministrazione, finanza e controllo/contabilità/configurazione/aliquota di imposta, si giunge al tab di configurazione delle aliquote utilizzate per le transazioni. Nel caso di specie, si desidera indicare come set up di esempio la configurazione dell Iva 22 con Split Payment, regolamentata tramite il d.m , di attuazione dell art. 17-ter del d.p.r , in vigore dal giorno

10 10 Si seleziona dunque l aliquota padre per lo Split Payment, dalla lista delle aliquote di imposta. Figura 11: Selezione dell aliquota con Split Payment. Nel tab Electronic Invoicing/Fatturazione elettronica in basso, è necessario selezionare il valore S-Scissione dei pagamenti nel campo Esigibilità IVA. Nel campo Riferimento Normativo è facoltativo specificare il riferimento normativo, o, salvo qualora si precisi la Natura della Transazione nel campo omonimo. Infine controllare la presenza della spunta di Livello Sommario nel tab Maggiori Informazioni. A questo punto occorre salvare il set up inserito. Figura 12: Set up dell aliquota con Split Payment.

11 11 Figura 13: Controllo su campo Livello Sommario, identificativo dell aliquota padre. 1.7 Configurazione prodotti particolari Configurazione del prodotto Sconto Un attenzione particolare è rivolta ai casi in cui la transazione effettuata nei confronti del cliente Ente della Pubblica Amministrazione riguardi prodotti o servizi oggetto di sconti. Come noto all Utente, lo sconto in Openbravo è trattato come un prodotto. E tuttavia richiesta una configurazione ad hoc per questo tipo di prodotto. Dal menù Applicazione/Gestione anagrafiche/prodotto si seleziona il prodotto sconto, utilizzato per la vendita di beni o servizi al cliente di P.A. Una volta che si è entrati nella scheda dello sconto per cui effettuare il set up,, è necessario nel tab Electronic Invoicing/Fatturazione elettronica spuntare il campo Sconto e salvare le modifiche apportate.

12 12 Figura 14: Set up sconto Configurazione del prodotto Bollo Un attenzione particolare è rivolta ai casi in cui la transazione effettuata nei confronti del cliente Ente della Pubblica Amministrazione riguardi prodotti o servizi che richiedono bolli per la vendita. Come noto all Utente, questa voce di costo in Openbravo è trattato come un prodotto. E tuttavia richiesta una configurazione ad hoc per la fatturazione elettronica. Dal menù Applicazione/Gestione anagrafiche/prodotto si selezioni il prodotto bollo. Una volta che si è entrati nella scheda del prodotto bollo per cui effettuare il set up, è necessario nel tab Electronic Invoicing/Fatturazione elettronica spuntare il campo Bollo e salvare le modifiche apportate.

13 13 Figura 15: Set up bollo Configurazione del prodotto Spese accessorie Un attenzione particolare è rivolta ai casi in cui la transazione effettuata nei confronti del cliente Ente della Pubblica Amministrazione riguardi prodotti o servizi, la vendita dei quali richiede spese accessorie. Come noto all Utente, questa voce di costo in Openbravo è trattata al pari di un prodotto. E tuttavia richiesta una configurazione ulteriore ai fini della fatturazione elettronica. Dal menù Applicazione/Gestione anagrafiche/prodotto si seleziona il prodotto spesa accessoria. Una volta che si è entrati nella scheda del prodotto spesa accessoria per cui effettuare il set up,, è necessario nel tab Electronic Invoicing/Fatturazione elettronica spuntare il campo Spesa Accessoria e salvare le modifiche apportate.

14 14 Figura 16: Set up spesa accessoria. 1.8 Configurazione Ordine di vendita Affinché il file xml sia completo, in taluni casi è necessario inserire informazioni ulteriori nella testata dell Ordine di vendita legato alla fattura di cui si desidera creare il formato elettronico. Si intende riferirsi ai casi in cui è obbligatorio indicare i codici CIG (Codice identificativo gara) e CUP (Codice unico di progetto). (Si veda l art. 25 del DL 66/2014, convertito nella Legge 23 giugno 2014 n. 89, che stabilisce i casi in cui l indicazione di CIG e/o CUP è obbligatoria). In questo modo l ordine inserito a sistema, e dunque la fattura elettronica, saranno univocamente associati rispettivamente alla Gara o al Progetto, dichiarati nell ordine di acquisto del cliente di P.A. Pertanto si richiede di posizionarsi nell elenco degli ordini di vendita, raggiungibile tramite il percorso Applicazione/Ciclo Attivo/Transazioni/Ordine di vendita. Si selezioni l ordine di vendita di interesse e si proceda alla configurazione del tab Maggiori Informazioni. Nel campo Riferimento Ordine del Cliente si inserisca il numero ordine di acquisto del cliente; in assenza, il sistema inserisce l ordine di vendita interno corrispondente. Nel tab Spedizione si completano i campi CIG e CUP con gli omonimi valori. Si salvano le impostazioni cliccando sull icona di salvataggio.

15 15 Figura 17: Set up Riferimento Odv. Figura 18: Set up CIG- CUP. 1.9 Completamento delle informazioni della fattura di vendita L ultima attività richiesta per il processo o di creazione del file xml consiste nell inserimento dei dati richiesti nella fattura del cliente. Nel tab Applicazioni/Ciclo Attivo/Transazioni/Fattura(cliente) si seleziona tramite il filtro per Business Partner e successivamente per Numero Documento fattura, individuando il documento di interesse. Si procede con il set up della testata di fattura. Nel tab di testata Electronic Invoicing/Fatturazione elettronica è necessario spuntare il campo Art.73 (in riferimento all art. 73 DPR 633/72), qualora il documento venga emesso secondo modalità e termini stabiliti dal decreto che consente al cedente/prestatore di emettere nello stesso anno più documenti aventi stesso numero.

16 16 Dal menù a tendina del campo Fatturazione elettronica si deve selezionare lo stato Richiesta. Figura 19: Aggiornamento dello stato della fattura elettronica. Nel caso si desideri inviare fattura accompagnatoria, occorre spuntare Fattura Accompagnatoria.. Nella testata compaiono nuovi campi da compilare riguardanti la spedizione. Si inseriscono le informazioni ni di spedizione e si procede al salvataggio. Figura 20: Inserimento dei dati della fattura accompagnatoria.

17 Creazione dello testata del file xml Dal percorso Applicazioni/Ciclo attivo/transazioni/fatturazione PA, si raggiunge la finestra di visualizzazione di tutte le testate di fatture elettroniche create. Innanzitutto deve essere creata una nuova testata: si clicca dunque sul bottone di creazione di un nuovo record (il primo a sinistra della barra dei comandi in verde) e si accede al form da compilare. Si filtra il periodo in cui è stata inserita a sistema la fattura di vendita del cliente per cui si vuole creare la fattura elettronica. L operazione viene svolta filtrando il periodo di interesse tramite i campi Data inizio e Data Fine. Si consiglia di immettere un intervallo di tempo limitato per facilitare la ricerca della fattura o delle fatture che si vogliono inserire nel file. Si salvi la creazione della testata. Figura 21: Processo di creazione della testa della fattura elettronica. Una volta fatto ritorno alla finestra di visualizzazione del riepilogo delle testate, si seleziona la testa appena creata e si clicca sul bottone Filtra Fatture in alto a destra: il sistema mostra, nel tab Invoices/Fatture in basso, le fatture che sono state inserite a sistema nel periodo indicato icato nella testata selezionata.

18 18 Figura 22: Individuazione delle fatture di vendita di interesse. E possibile dunque selezionare la fattura particolare o il gruppo di fatture generate nel periodo di interesse per lo stesso Business Partner. Openbravo permette di creare in automatico un unico file xml contenente i dati delle fatture selezionate nel periodo indicato nella testata della fattura elettronica di riferimento. Qualora tuttavia si desideri scegliere solo alcune delle fatture create nel periodo, è necessario eliminare tutte le altre dalla lista del tab Invoices/Fatture.. Quest ultima operazione si compie spuntando il quadratino associato alla fattura e cliccando il bottone di eliminazione. Figura 23: Cancellazione dei record non di interesse per la fattura elettronica.

19 19 Nel caso non si spunti alcuna fattura, il sistema raccoglie e inserisce nella fattura elettronica le informazioni rilevanti di tutti i documenti visibili nel tab della lista Invoices/Fatture. Successiva operazione consiste nel cliccare sul bottone Genera fattura elettronica in alto a sinistra. Figura 24: Generazione fattura elettronica. Dopo aver cliccato il bottone, appare una finestra pop up di creazione del file in allegato alla testata della fattura elettronica: chiudere la finestra pop up e tornare alla scheda della testata della fattura elettronica in questione, dopo averla selezionata dalla lista delle testate. Nel tab Allegati della scheda di dettaglio della testata della fattura elettrica, è visualizzato il documento xml allegato. Il comando [scarica] permette di scaricare il file.

20 20 Figura 25: Operazione di download del file xml Operazione di rigenerazione di fatture elettroniche errate Si può verificare la necessità di dovere ricreare il file xml. Ciò può dipendere da errori di digitazione e di scelta dei documenti, o qualora il Sistema di Interscambio rilevi scorrettezze formali. Per rigenerare il file occorre innanzitutto posizionarsi nella finestra di riepilogo delle testate di fattura elettronica ed eliminare quella associata al file in questione. La successiva operazione da compiere consiste nell entrare nella testata della fattura di vendita, che si desidera sia oggetto della fattura elettronica, e correggere il valore del campo Fatturazione elettronica del tab Electronic Invoicing/Fatturazione elettronica. Nel momento in cui si è generato il file xml che ora si è intenzionati a ricreare, lo stato delle fatture di vendita, contenuto nel campo appena menzionato, si è aggiornato in Effettuata : occorre perciò ripristinare lo stato a Richiesta. Salvare i cambiamenti apportati con il bottone di salvataggio modifiche della barra dei comandi in verde.

21 21 Figura 26: Aggiornamento dello stato della fattura di vendita da ripristinare in Richiesta. IMPORTANTE: Si ricorda che nel momento in cui viene creata la nuova testata di fattura elettronica, il campo Progressivo, in cui è indicato il numero documento della testata di fattura, si auto incrementa (in accordo con i principi di redazione del documento xml che prescrivono che il numero documento del file da inviare non debba essere lo stesso di un file precedentemente inviato). Il campo Progressivo può tuttavia venire modificato anche tramite inserimento manuale. Si ritiene opportuno indicare un ulteriore modalità per effettuare l operazione di rigenerazione del file. E possibile infatti emettere un nuovo allegato in formato elettronico senza necessariamente eliminare la testata della fattura. Dopo aver selezionato la testata contenente il file che si intende correggere, si proceda a modificare il valore del campo Progressivo manualmente. Si ricorda che il numero progressivo deve essere modificato inserendo ndo la cifra successiva a quella già presente. In questo modo il file xml creato risulta associato ad un numero documento diverso e progressivo. Una volta modificato il valore del campo Progressivo, si clicca sul bottone a destra Genera fattura elettronica, per completare l operazione e creare l allegato. Con questa seconda procedura si ha il vantaggio di conservare la storia dei file xml creati, relativamente ad una o più fatture di vendita legate alla testata. E possibile visualizzare i file nel tab Allegati.

22 22 Figura 27: Aggiornamento del numero documento Progressivo e visualizzazione dello storico dei file. Si lascia all Utente la possibilità di scegliere il metodo ritenuto più conveniente, circa il trattamento e la conservazione dei file non corretti e delle testate ad essi associate. Note Per ulteriori informazioni in merito alla fatturazione elettronica, il sito di riferimento è