NOTE OPERATIVE del 05/05/2015

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1 PROTOCOLLO WIN: CONSERVAZIONE DEL REGISTRO GIORNALIERO NOTE OPERATIVE del 05/05/2015 SOMMARIO 1. Finalità Operazioni preliminari: Configurazione di Segreteria Digitale Accedere a Segreteria Digitale e inserire i dati identificativi dell'amministrazione Configurare il Registro di Protocollo Creare gli Uffici Creare gli Account (nominativi utente) Creare gli Assegnatari (utenti si Segreteria Digitale) Configurare il calendario scolastico (facoltativo) Configurazione dati conservazione Creazione del Registro di Protocollo giornaliero su Protocollo WIN Invio del Registro di Protocollo giornaliero in conservazione Finalità Il Registro di Protocollo giornaliero generato da programma ProtocolloWin può essere inviato in conservazione sostitutiva con l'apposta funzione della soluzione web Segreteria Digitale. Questa funzione risponde agli obblighi normativi per i quali le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a generare informaticamente il registro giornaliero di protocollo e a trasmetterlo entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione digitale, garantendone l immodificabilità del contenuto (D.P.C.M. del 03/12/2013 Regole Tecniche sul Protocollo Informatico).

2 2. Operazioni preliminari: Configurazione di Segreteria Digitale 2.1. Accedere a Segreteria Digitale e inserire i dati identificativi dell'amministrazione Accedere a segreteria Digitale (URL web.spaggiari.eu) ed effettuare la Login (inserire nome utente e password). Inserire i dati identificativi dell'amministrazione: - Codice univoco IPA (è il codice identificativo dell'amministrazione presso l'ipa), - AOO (è il codice identificativo dell'area organizzativa omogenea ). Si tratta dei dati che uniti al registro giornaliero consento la corretta conservazione dello stesso (secondo quanto indicato nelle Istruzioni per la produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo redatte dall'agid). Per inserire i dati, accedere al Menu Completo / Organizza / Organizzazione. La funzione è disponibile agli utenti con profilo di Gestore di segreteria, normalmente DS e DSGA. Cliccare in alto a destra su + Inserisci AOO. Se la AOO è censita nell'indice delle Pubbliche Amministrazioni ( spuntare la voce omonima.

3 2.2. Configurare il Registro di Protocollo Accedere al Menu Completo / Organizza / Registri (funzione disponibile al gestore di segreteria, normalmente DS o DSGA). Se non presente, inserire il Registro di Protocollo cliccando in alto a destra su + Inserisci. Valorizzare solo i campi con * Creare gli Uffici Accedere al Menu Completo / Organizza / Uffici. La funzione è disponibile agli utenti con profilo di Gestore di segreteria, normalmente DS e DSGA. Se non presenti, inserire i seguenti uffici cliccando in alto a destra su + Inserisci specificando sigla e descrizione dell'ufficio: DS Dirigente scolastico DSGA Direttore Servizi Generali Amministrativi eventualmente un altro ufficio, es. UP Ufficio Protocollo.

4 2.4. Creare gli Account (nominativi utente) Accedere al Menu Completo / Organizza / Gestione Account. La funzione è disponibile agli utenti con profilo di Gestore di segreteria, normalmente DS e DSGA. Verificare se il soggetto di interesse è già presente tra gli eventuali account precaricati, se non presente inserirlo cliccando in alto a destra su Account+. Appare un interfaccia costituita da tre schede: Anagrafica, Contatti, Ruoli. Compilare la scheda Anagrafica indicando obbligatoriamente cognome, nome e codice fiscale, sesso e selezionare il tipo di firma AUTOMATICA. Cliccare quindi sulla scheda Contatti; inserire almeno l indirizzo personale. Cliccare infine sulla scheda Ruoli, selezionare il ruolo dal menu a tendina e inserire una password composta da almeno 8 caratteri, contenente almeno un numero e una lettera maiuscola. Cliccare su Conferma. Il sistema registra i dati e assegna all'utente appena creato un codice identificativo, NOME UTENTE, che assieme alla PASSWORD compone le credenziali utente cioè la LOGIN di accesso a Segreteria Digitale. NOME UTENTE e PASSWORD vanno quindi comunicati all'utente. Per visualizzare il NOME UTENTE da comunicare all'utente, portarsi in alto sul campo Cerca e digitare cognome dell'utente appena creato e premere Conferma. Cliccare quindi sul pulsante Modifica. Il NOME UTENTE è disponibile sulla scheda Ruoli.

5 2.5. Creare gli Assegnatari (utenti di Segreteria Digitale) Accedere al Menu Completo / Organizza / Assegnatari. La funzione è disponibile agli utenti con profilo di Gestore di segreteria, normalmente DS e DSGA. Se non presenti, inserire i seguenti assegnatari, cliccando in alto a destra su + Inserisci: Dirigente scolastico, Direttore Servizi Generali Amministrativi, eventualmente un altro operatore della segreteria, es. il responsabile de protocollo. Digitare nel campo Assegnatario il nominativo dell'interessato. Se il nominativo è già presente tra gli account, Il sistema valorizza i campi Assegnatario e Codice fiscale. Se non è presente, operare come al paragrafo precedente. Assegnare il profilo Gestore di Segreteria, confermare premendo il pulsante Inserisci.

6 2.6. Configurare il calendario scolastico (facoltativo) Accedere al Menu Completo / Organizza / Calendario scolastico per impostare i giorni per i quali non inviare il registro in conservazione. Qui cliccare sul giorno interessato. Appare un'interfaccia in cui scegliere se quel giorno è un giorno di Scuola, Festivo o di Vacanza. Scegliere Festivo se in quel giorno non deve essere inviato in conservazione il Registro giornaliero Configurazione dati conservazione Accedere al menu Menu completo /I miei archivi / Archiviazione digitale a) Verificare che sia attivo lo spazio di conservazione. Accedere a Menu completo /I miei archivi / Archivi digitali e riscontrare che appaia l'ente conservatore (PARER o NAMIRIAL) e i relativi GB di spazio disponibili. b) Configurare lo spazio attivato. A tal fine, cliccare in alto a destra sul pulsante Configura. Cliccare sulla scheda Cliente. I dati richiesti appaiono precompilati, tranne che il nome del Responsabile della Conservazione (Legale Rappresentante dell'istituzione scolastica) da inserire manualmente. Una volta inserito, cliccare su Salva.

7 Cliccare quindi sulla scheda Registro giornaliero e di seguito sul pulsante Aggiungi registro. Selezionare quindi il Registro per l'invio in conservazione del registro generato con Protocollo WIN. NB:gli Istituti che hanno come conservatore il PARER devono specificare nel Codice Registro, il codice RPG (codice registro giornaliero concordato con il PARER). 3. Creazione del Registro di Protocollo giornaliero su Protocollo WIN Avviare Protocollo WIN. Accedere a Menu Registrazione / Registro giornaliero da conservare. Specificare la data di interesse (il sistema propone la data corrente). Premere OK per confermare. Specificare quindi la cartella dove salvare il file. Premere OK per confermare la creazione del file PDF del Registro giornaliero.

8 4. Invio del Registro di Protocollo giornaliero in conservazione Entrare in Segreteria Digitale. Accedere al Menu Completo / I miei archivi/ Archiviazione digitale. Cliccare in sinistra su giornaliero. alto a Registro Fare un doppio click sul giorno di interesse per caricare il file generato da Protocollo WIN. Premere su Sfoglia e selezionare il file pdf. Confermare premendo su Carica registro.