Registro giornaliero di protocollo

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1 Ufficio Segreteria Registro giornaliero di protocollo Creazione e invio in conservazione Note pratiche versione PI

2 Quando il testo è utile La presente Nota pratica intende offrire un supporto operativo per la creazione e l invio in conservazione del registro giornaliero di protocollo. A chi è utile Il testo è utile agli operatori comunali abilitati all utilizzo del Protocollo Informatico, incaricati di elaborare e trasmettere il registro giornaliero di protocollo. Cosa contiene La sezione Cosa si deve fare riassume i diversi iter di lavoro che devono effettuare i Comuni che hanno scelto come ente conservatore Credemtel Spa o Unimatica i quali possono usufruire di automatismi sia per la creazione che per l invio del registro e i Comuni che hanno enti conservatori differenti, i quali possono impostare l invio automatico del registro, ma devono provvedere manualmente all invio in conservazione. Nella sezione Note operative sono illustrate nel dettaglio le operazioni da effettuare per la creazione automatica del registro e per l invio in conservazione, sia automatico che manuale. Nella sezione Allegati sono state incluse ulteriori istruzioni, relative alla configurazione dell ente conservatore per il Protocollo Informatico e per la creazione manuale del registro, da eseguire in caso di necessità. Nel documento sono contrassegnati da un icona riconoscibile i contenuti che riguardano: Cosa si deve fare Obiettivo da raggiungere: organizzazione del lavoro che deve fare l operatore Note operative Come raggiungere l obiettivo con l applicativo Halley Attenzione Informazione a cui prestare attenzione Stampe Stampe prodotte dall applicativo Allegati Documenti utili per approfondire aspetti trattati nelle sezioni del manuale Buon lavoro da HALLEY Informatica 2

3 INDICE COSA SI DEVE FARE...4 NOTE OPERATIVE Impostazioni per la creazione automatica del registro giornaliero Dalla procedura PI Protocollo Informatico Dalla procedura HH Ambiente Invio in conservazione del registro giornaliero Impostazioni per l invio automatico Invio manuale del registro giornaliero Consultazione registro giornaliero... Errore. Il segnalibro non è definito. ALLEGATI...17 Allegato 1: Creazione manuale del registro giornaliero di protocollo

4 COSA SI DEVE FARE Le Pubbliche Amministrazioni sono obbligate a trasmettere il registro giornaliero di protocollo ai fini di una corretta registrazione di ogni documento ricevuto o spedito dall Ente. Il registro è, a tutti gli effetti, un documento informatico e, come tale, deve possedere le caratteristiche di staticità, immodificabilità e integrità e deve essere conservato a norma di legge, secondo le regole tecniche della conservazione digitale. Per ogni documento in entrata e/o in uscita, oltre alle registrazioni di protocollo eseguite nell ambito della giornata, il registro deve contenere anche gli eventuali annullamenti o modifiche effettuate nella giornata, riferiti a registrazioni dei giorni precedenti e deve essere trasmesso al Sistema di Conservazione entro la giornata lavorativa successiva a quella della sua produzione, garantendone l immodificabilità del contenuto. La conservazione digitale del registro può essere svolta all interno della struttura organizzativa dell Ente, oppure con affidamento, totale o parziale, a conservatori accreditati dall AgID. L applicativo PI Protocollo Informatico (dalla versione ) consente a tutti gli Enti di impostare la creazione automatica del registro giornaliero di protocollo, in modo che l operatore non debba più svolgere alcuna operazione supplementare a quella delle impostazioni. Per quanto riguarda l invio in conservazione, invece, i Comuni che hanno configurato l ente conservatore per la procedura del Protocollo Informatico devono seguire iter diversi a seconda se hanno scelto come conservatore: Credemtel Spa o Unimatica e che nel contratto hanno previsto l apposizione della firma remota per il registro giornaliero: possono impostare l invio in conservazione in maniera totalmente automatica senza dover svolgere alcuna operazione supplementare a quella delle impostazioni; enti diversi da Credemtel Spa o Unimatica o che, pur avendo Credemtel Spa o Unimatica, NON hanno previsto nel contratto la firma remota del registro giornaliero: NON possono usufruire dell automatismo di invio, ma devono firmare digitalmente il registro di protocollo, porlo in conservazione e, infine, inviarlo manualmente. I Comuni che, invece, NON hanno configurato l ente conservatore per la procedura del Protocollo Informatico devono firmare digitalmente il registro, esportarlo e salvarlo nel proprio pc e, infine, inviarlo in conservazione seguendo le indicazioni del proprio ente conservatore. (Per sapere come configurare l ente conservatore per la procedura PI Protocollo Informatico, consultare l Allegato 1 al presente documento). 4

5 Nella successiva sezione Note operative sono, pertanto, spiegate nel dettaglio le seguenti fasi di lavoro: impostazioni per la creazione automatica del registro giornaliero: tale fase di lavoro è comune a tutti gli Enti che dispongono della versione (e superiori) del Protocollo Informatico. Le impostazioni devono essere effettuate sia dalla procedura PI Protocollo Informatico che dalla procedura HH Ambiente; invio in conservazione: tale fase prevede tre iter diversi di lavoro: o impostazioni per l invio automatico: SOLO per i Comuni che hanno configurato per la procedura PI l ente conservatore Credemtel Spa o Unimatica e che nel contratto hanno previsto l apposizione della firma remota del registro; o invio manuale del registro: per i Comuni che hanno configurato per la procedura PI enti conservatori diversi da Credemtel Spa o Unimatica e per coloro che, pur avendo Credemtel Spa o Unimatica, NON hanno previsto nel contratto l apposizione della firma remota del registro); o invio ad ente conservatore che non è stato configurato per la procedura PI Protocollo Informatico. Solamente nel caso in cui l automatismo della creazione, per una qualche ragione, non si sia attivato (es. a causa dello spegnimento dei server), l operatore dovrà creare manualmente il registro giornaliero di protocollo (riportiamo le istruzioni per la creazione manuale del registro giornaliero nell Allegato 2 al presente documento). 5

6 NOTE OPERATIVE 1. Impostazioni per la creazione automatica del registro giornaliero Tutti gli Enti possono utilizzare le impostazioni per la creazione automatica del registro giornaliero. Impostando la creazione automatica, non si dovrà più provvedere alla creazione giornaliera del registro. 1.1 Dalla procedura PI Protocollo Informatico Per impostare i dati relativi alla creazione automatica del registro giornaliero di protocollo, procedere come segue: accedere alla funzione Impostazioni / Dati generali AOO; selezionare con doppio clic l Area Omogenea di interesse; cliccare il bottone Impostazioni. Si apre la seguente maschera: cliccare Modifica ; se si desidera mantenere la lista dei protocolli su un unica pagina del registro, inserire la spunta nella casella mantieni protocolli in blocchi. 6

7 Compilare i seguenti campi obbligatori: modalità di stampa referenti : scegliere dal menu a tendina tra: o Diversi : in caso di protocolli con più anagrafiche, consente di visualizzare nel registro la dicitura diversi ; o Mittenti / Destinatari : in caso di protocolli con più anagrafiche, consente di visualizzare nel registro tutti i mittenti/destinatari del protocollo; tipologia registro : scegliere dal menu a tendina tra: o Analitica : per impostare una stampa analitica del registro, ossia completa di tutti i dati e dettagliata; o Sintetica : per impostare una stampa sintetica del registro, ossia completa ma priva di alcune informazioni; STAMPA ANALITICA Per ogni protocollo sono riportate le seguenti informazioni: numero di protocollo; data di registrazione; tipo di protocollo (arrivo/partenza/interno); operatore che ha inserito il protocollo; ora di inserimento del protocollo; data di arrivo del documento; data del documento; numero del protocollo mittente; data del protocollo mittente; tipo di spedizione; mittente/destinatario; indirizzo del mittente/destinatario; oggetto; codici classificazione; protocollo di riscontro; Uffici del protocollo; numero dell eventuale fascicolo collegato; presenza di eventuali variazioni; presenza di eventuali note; presenza di eventuali allegati; se il protocollo è stato registrato in emergenza; stato del protocollo. STAMPA SINTETICA Per ogni protocollo sono riportate le seguenti informazioni: numero di protocollo; data di registrazione; tipo di protocollo (arrivo/partenza/interno); data di arrivo; codici classificazione; mittente/destinatario; oggetto; Uffici del protocollo. 7

8 numerazione pagine del registro : scegliere dal menu a tendina tra: o Parti da 1 : la numerazione delle pagine del registro ripartirà ogni giorno da 1; o Paginazione progressiva : la numerazione delle pagine dei vari registri giornalieri sarà progressiva. Al termine delle operazioni, cliccare Salva. 1.2 Dalla procedura HH Ambiente Per impostare i dati relativi alla creazione del registro giornaliero di protocollo, procedere come segue: accedere alla funzione Impostazione sistema / Processi / Agenda; Si apre la seguente maschera: selezionare con doppio clic il processo Registro giornaliero ; 8

9 Se il processo Registro giornaliero non è presente nell elenco dei processi da avviare, è necessario aggiungerlo. Procedere come segue: cliccare il bottone Aggiunta ; nel campo Processo cliccare la lente di ricerca e selezionare Registro giornaliero ; impostare i giorni e l orario di avvio del processo; cliccare Salva. Si apre la seguente maschera: 9

10 cliccare Modifica ; se presente, togliere la spunta dalla casella sospeso ; modificare i giorni e gli orari di avvio del processo di creazione giornaliera del registro, secondo le proprie esigenze. Consigliamo di impostare la creazione automatica del registro per tutti i giorni della settimana. Ricordiamo, tuttavia, che se i server dell Ente dovessero essere spenti il sabato e/o la domenica, l automatismo di creazione del registro non si attiverà e sarà, quindi, necessario, per quei giorni, creare manualmente il registro (le istruzioni per la creazione manuale del registro sono descritte nell Allegato 1 al presente documento). cliccare Salva. 10

11 2. Invio in conservazione del registro giornaliero Nei successivi paragrafi sono spiegati nel dettaglio i tre diversi iter di lavoro per: Comuni che hanno configurato per la procedura PI l ente conservatore Credemtel Spa o Unimatica e che nel contratto hanno previsto l apposizione della firma remota del registro; Comuni che hanno configurato per la procedura PI enti conservatori diversi da Credemtel Spa o Unimatica e coloro che, pur avendo Credemtel Spa o Unimatica, NON hanno previsto nel contratto l apposizione della firma remota del registro); Comuni che non hanno configurato per la procedura PI Protocollo Informatico l ente conservatore. 2.1 Impostazioni per l invio automatico L invio automatico del registro giornaliero può essere impostato solo dai Comuni che hanno configurato per la procedura PI l ente conservatore Credemtel Spa o Unimatica e che nel contratto hanno inclusa l apposizione della firma remota per il registro giornaliero. Dalla procedura PI Protocollo Informatico Per impostare i dati relativi all invio automatico del registro giornaliero di protocollo, procedere come segue: accedere alla funzione Impostazioni / Dati generali AOO; selezionare con doppio clic l Area Omogenea di interesse; cliccare il bottone Impostazioni. Si apre la seguente maschera: 11

12 cliccare Modifica ; inserire la spunta nella casella invio automatico in conservazione del registro ; cliccare Salva. Dalla procedura HH Ambiente Per impostare i dati relativi all invio automatico del registro giornaliero di protocollo, procedere come segue: accedere alla funzione Impostazione sistema / Processi / Agenda; Si apre la seguente maschera: selezionare con doppio clic il processo Invio documenti al conservatore ; Si apre la seguente maschera: cliccare Modifica ; togliere la spunta dalla casella sospeso ; modificare i giorni e gli orari di avvio del processo di spedizione automatica del registro, secondo le proprie esigenze. 12

13 Consigliamo di impostare l invio automatico del registro in orari in cui il server è più sgombro dalle attività quotidiane oppure in orari in cui non sono programmati i backup e/o lo spegnimento dei server. Quando i server dell Ente sono spenti, infatti, l automatismo di invio del registro non si attiva ed è, quindi, necessario, per i giorni in cui la spedizione automatica non si è attivata, inviare manualmente il registro (le istruzioni per l invio manuale del registro sono descritte nel successivo paragrafo). cliccare Salva. 2.2 Invio manuale del registro giornaliero Devono effettuare l invio manuale del registro giornaliero: - i Comuni che pur avendo configurato per PI Protocollo Informatico Credemtel Spa o Unimatica NON hanno previsto nel contratto la firma remota del registro; - i Comuni che hanno configurato per PI Protocollo Informatico enti conservatori diversi da Credemtel Spa o Unimatica. Procedere come segue: accedere alla funzione Consultazione registro giornaliero. Solo gli operatori che hanno il profilo di Responsabile o Gestore protocollo possono accedere alla funzione di consultazione del registro giornaliero. Si visualizza l elenco dei registri giornalieri di protocollo: entrare nel dettaglio del registro di interesse con doppio clic. 13

14 Si apre la seguente maschera: Per classificare il registro e/o inserire eventuali annotazioni (operazioni facoltative): cliccare Modifica ; compilare i campi di interesse; cliccare Salva. Il registro, prima di essere inviato all ente conservatore, deve essere firmato digitalmente e posto in conservazione. PER FIRMARE IL REGISTRO: cliccare Firma ; selezionare con la spunta verde la firma DA CERTIFICATORE ; procedere con le abituali operazioni di firma con il proprio dispositivo di firma; automaticamente il documento assume l estensione.p7m (cioè il formato di un documento firmato digitalmente) ed è pronto per essere posto in conservazione. PER PORRE IN CONSERVAZIONE IL REGISTRO: cliccare Poni in conservazione ; automaticamente il documento assume lo stato di documento Da inviare. PER INVIARE IL REGISTRO ALL ENTE CONSERVATORE: cliccare Conservazione digitale a norma ; Si visualizza la seguente maschera: nella sezione Stato documenti cliccare Da inviare ; selezionare il documento da inviare; 14

15 cliccare il bottone Invio documenti. Qualora le operazioni di invio non siano effettuate quotidianamente e ci siano, pertanto, più registri da trasmettere all ente conservatore, procedere nel seguente modo: accedere alla procedura HH Ambiente; accedere alla funzione Documenti / Conservazione digitale a norma. Si visualizza la seguente maschera: nella sezione Stato documenti cliccare Da inviare ; selezionare i documenti da inviare; cliccare il bottone Invio documenti. 2.3 Enti che non hanno ente conservatore configurato per PI Protocollo Informatico Per inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo, i Comuni che non hanno configurato l ente conservatore in PI Protocollo Informatico, devono seguire tale iter di lavoro: accedere alla funzione Consultazione registro giornaliero. Solo gli operatori che hanno il profilo di Responsabile o Gestore protocollo possono accedere alla funzione di consultazione del registro giornaliero. Si visualizza l elenco dei registri giornalieri di protocollo: entrare nel dettaglio del registro di interesse con doppio clic. 15

16 Si apre la seguente maschera: Il registro, prima di essere inviato all ente conservatore, deve essere firmato digitalmente ed esportato nel proprio pc. PER FIRMARE IL REGISTRO: cliccare Firma ; selezionare con la spunta verde la firma DA CERTIFICATORE ; procedere con le abituali operazioni di firma con il proprio dispositivo di firma; automaticamente il documento assume l estensione.p7m (cioè il formato di un documento firmato digitalmente) ed è pronto per essere esportato. PER ESPORTARE IL REGISTRO cliccare Esporta ; salvare il file nel percorso desiderato. 16

17 ALLEGATI Allegato 1: Configurazione dell ente conservatore in PI Protocollo Informatico Per configurare l ente conservatore all interno dell applicativo PI Protocollo Informatico, procedere come segue: accedere alla procedura HH Ambiente; Per operare nella procedura HH Ambiente, è necessario essere abilitati con profilo da Responsabile. accedere alla funzione Documenti / Configurazione conservazione. Si apre la seguente maschera: cliccare Modifica ; cliccare la lente di ricerca in corrispondenza del campo Denominazione ente conservatore e selezionare con doppio clic il proprio ente conservatore (le opzioni disponibili sono Credemtel, Credemtel Spa, Unimatica, Parer e Altro conservatore ); dopo la selezione dell ente conservatore, i seguenti campi si valorizzano in automatico: o url webservice conservazione ; o url webservice riscontro esiti ; o url webservice esiti pregresso; valorizzare i campi rimanenti con le informazioni fornite dal proprio ente conservatore; cliccare Salva. 17

18 Allegato 2: Creazione manuale del registro giornaliero di protocollo Per creare manualmente il registro giornaliero di protocollo, procedere come segue: accedere alla funzione Protocollo / Stampe / Mod. B Registro protocollo. Si visualizza la seguente maschera: cliccare Crea registro giornaliero. Si visualizza la seguente maschera: nel campo Data registro è proposta di default la data del giorno, ma è possibile modificarla; nel campo Pagina inizio stampa è proposto di default il numero di pagina successivo all ultimo stampato. Se, però, si vuole, ogni giorno, far ripartire da 1 la numerazione di pagina del registro, indicare 1 ; inserire la spunta in: o Stampa mittenti/destinatari : se, in caso di protocolli con più anagrafiche, si vogliono visualizzare nel registro tutti i mittenti/destinatari del protocollo; oppure o Stampa DIVERSI : se, in caso di protocolli con più anagrafiche, si vuole visualizzare nel registro la dicitura diversi ; se si desidera mantenere la lista dei protocolli su un unica pagina del registro, inserire la spunta nella casella Mantieni protocolli in blocchi ; selezionare la tipologia di stampa del registro, cliccando i bottoni: o Sintetica : per impostare una stampa sintetica del registro, ossia completa ma priva di alcune informazioni; oppure o Analitica : per impostare una stampa analitica del registro, ossia completa di tutti i dati e dettagliata; cliccare Salva. 18