La gestione digitale dell iter di registrazione degli Atti Negoziali del CSI: Manuale Operativo

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1 Servizi per l e-government nell Università Federico II La gestione digitale dell iter di registrazione degli Atti Negoziali del CSI: Manuale Operativo Data ultima revisione: A cura del CSI - Area tecnica E-government egov@unina.it GUIDA-OPERATIVA REPERTORIO-ATTI-NEGOZIALI DEL C.S.I. PAGINA 1 DI 14

2 INDICE 1 PREMESSA Scopo del documento Le fasi salienti dell iter LA REGISTRAZIONE NEL REPERTORIO AN Come si accede alla procedura Creazione del Fascicolo Fascicolazione degli atti Registrazione nel Repertorio AN ALLEGATO GUIDA-OPERATIVA REPERTORIO-ATTI-NEGOZIALI DEL C.S.I. PAGINA 2 DI 14

3 1 Premessa 1.1 Scopo del documento Il presente documento costituisce una guida operativa per la gestione del flusso informatico di registrazione degli atti negoziali del CSI sottoscritti con firma digitale mediante l utilizzo del sistema documentale edocumento. 1.2 Le fasi salienti dell iter A valle della firma digitale degli Atti Negoziali sottoscritti dalle parti, la Segreteria Amministrava provvederà a registrare tali documenti informatici in appositi fascicoli elettronici preventivamente creati nell ambito del procedimento Acquisizione di beni e servizi informatici e telematici (collegato alla voce di titolazione XI.3) Inoltre, sempre nell ambito del sistema edocumento, la Segreteria Amministrativa procederà a registrare i predetti documenti nel sistema del Protocollo Informatico, con sigla di repertorio AN. Le operazioni da svolgere per la repertoriazione degli atti negoziali saranno quindi le seguenti : 1. Creazione e classificazione di un Fascicolo; 2. Inserimento dell atto negoziale nel Fascicolo; 3. Registrazione dell atto negoziale nel repertorio AN GUIDA-OPERATIVA REPERTORIO-ATTI-NEGOZIALI DEL C.S.I. PAGINA 3 DI 14

4 2 La registrazione nel repertorio AN 2.1 Come si accede alla procedura La procedura per la registrazione degli atti negoziali del CSI è eseguita nell ambito dell applicazione informatica del sistema documentale denominata E-Documento all indirizzo: Il dipendente, opportunamente abilitato alle funzionalità e alla visibilità sui dati sulla base di quanto riportato nel modulo di autorizzazione SICURDAT/B, accede al sistema immettendo le proprie credenziali di posta elettronica: Userid (account di poste elettronica unina) e password (quella utilizzata per accedere all area riservata ed alla posta elettronica unina). 2.2 Creazione del Fascicolo Per garantire una corretta ed efficiente gestione archivistica dei documenti che renda conto dei legami esistenti tra documento e documento è necessario aggregare i documenti in fascicoli. Dopo aver effettuato l accesso al sistema, viene visualizzata la scrivania di lavoro. corrispondente alla Segreteria Amministrativa del C.S.I. Nella parte centrale della pagina sono presenti le sezioni relative ai compiti da svolgere, ai fascicoli disponibili, e ai filtri di ricerca. GUIDA-OPERATIVA REPERTORIO-ATTI-NEGOZIALI DEL C.S.I. PAGINA 4 DI 14

5 Per generare un nuovo fascicolo è necessario accedere alla fuzionalità Area di Lavoro utilizzando il menù posto nella parte superiore della pagina iniziale e selezionare quindi la scheda Fascicoli. Agendo sul pulsante Aggiungi Fascicolo (disponibile solo per gli utenti con scrivania abilitata) è possibile generare un nuovo fascicolo. A tal fine nella maschera visualizzata sarà necessario valorizzare i seguenti campi: - Oggetto : oggetto del Fascicolo; - Descrizione : descrizione dello specifico procedimento amministrativo a cui si riferiscono i documenti contenuti nel fascicolo; - Procedimento Amministrativo : procedimento amministrativo a cui si riferiscono gli atti contenuti nel fascicolo. Tale voce deve essere selezionata a partire dall elenco dei procedimenti amministrativi catalogati. A tal fine, l utente può utilizzare il menù a tendina, che riporta le diverse voci del Titolario di classificazione, il procedimento Acquisizione di beni e servizi informatici e telematici collegato alla voce di titolazione XI.3, oppure può immettere nel campo Procedimento Amministrativo la denominazione del procedimento Acquisizione di beni e servizi informatici e telematici (il campo verrà completato in modo GUIDA-OPERATIVA REPERTORIO-ATTI-NEGOZIALI DEL C.S.I. PAGINA 5 DI 14

6 automatico, grazie alla funzione di ricerca incrementale che facilita la selezione della voce scelta). - Responsabile Procedimento : selezionando come responsabile del Procedimento l utente corrente o il Responsabile Amministrativo. GUIDA-OPERATIVA REPERTORIO-ATTI-NEGOZIALI DEL C.S.I. PAGINA 6 DI 14

7 Confermare quindi l operazione cliccando sul tasto Salva. Il sistema provvederà alla generazione del nuovo fascicolo. L elenco visualizzato conterrà quindi il nuovo fascicolo individuato dall oggetto, seguito dalla segnatura archivistica del fascicolo creato. Tale segnatura è strutturata nel modo seguente: Titolo.classe/anno creazione del fascicolo-progressivo numerico. Nel caso specifico, dunque, i fascicoli creati nel corso del 2014 saranno caratterizzati dalla seguente segnatura: XI.3/2014-nnnn. 2.3 Fascicolazione degli atti Nella maschera che riporta l elenco dei Fascicoli associati alla scrivania dell utente, cliccare sul link relativo al Fascicolo di interesse, quindi agire sul pulsante Aggiungi documenti per selezionare dal proprio PC il documento da caricare all interno del fascicolo. GUIDA-OPERATIVA REPERTORIO-ATTI-NEGOZIALI DEL C.S.I. PAGINA 7 DI 14

8 Selezionare quindi mediante l azione Seleziona i file il/i file da caricare, cliccare sul tasto Carica i file. GUIDA-OPERATIVA REPERTORIO-ATTI-NEGOZIALI DEL C.S.I. PAGINA 8 DI 14

9 A conclusione dell operazione di caricamento, confermare con il tasto OK. Il documento (o, nel caso di scelta multipla, i documenti) è quindi inserito all interno del Fascicolo selezionato. Si noti che gli atti da registrare nel repertorio AN dovranno essere sottoscritti con firma digitale. Pertanto è possibile inserire nel fascicolo l atto già firmato, con estensione pdf.p7m. A tal riguardo, si ritiene utile evidenziare che il sistema non consente il caricamento di file digitali non integri o il cui certificato di firma sia scaduto. In alternativa al caricamento del file firmato esternamente, il documento potrà essere caricato in formato pdf e, quindi, firmato anche all interno della procedura selezionando dal menù Azioni, posto in corrispondenza del documento, la funzione avanzata di Firma. GUIDA-OPERATIVA REPERTORIO-ATTI-NEGOZIALI DEL C.S.I. PAGINA 9 DI 14

10 In tal caso, la postazione di lavoro dovrà essere stata opportunamente configurata, così come riportato in allegato. 2.4 Registrazione nel Repertorio AN L accesso alla maschera di registrazione del repertorio AN avviene utilizzando il menù Azioni posto in corrispondenza del documento che si intende registrare.. In particolare, selezionando nell ambito delle azioni avanzate, il link Protocollo, il sistema apre la maschera di registrazione nella quale occorrerà inserire il flag sul campo Repertori e selezionare nel campo Tipo di Repertori la voce Atti negoziali. GUIDA-OPERATIVA REPERTORIO-ATTI-NEGOZIALI DEL C.S.I. PAGINA 10 DI 14

11 Si noti che il sistema valorizza automaticamente il flag Protocollo in uscita : si raccomanda di non modificare tale selezione. Il campo mittente e oggetto risultano precompilati dal sistema mentre i campi relativi alle note e al destinatario dovranno essere valorizzati. Il campo oggetto (valorizzato con il nome del file) potrà comunque essere modificato, a discrezione dell utente. Il campo destinatario potrà essere inserito agendo sul pulsante Aggiungi destinatario e selezionando la struttura Segreteria Amministrativa CSI dall elenco visualizzato. GUIDA-OPERATIVA REPERTORIO-ATTI-NEGOZIALI DEL C.S.I. PAGINA 11 DI 14

12 Dopo aver selezionato la struttura organizzativa Segreteria Amministrativa CSI, la scelta va confermata cliccando sul tasto OK. Il sistema riporterà nella maschera di registrazione l unità Organizzativa selezionata. E possibile inserire anche una nota di registrazione utilizzando l apposito campo, quindi terminare l operazione cliccando sul tasto Registra. Il sistema provvede alla registrazione di repertorio del GUIDA-OPERATIVA REPERTORIO-ATTI-NEGOZIALI DEL C.S.I. PAGINA 12 DI 14

13 documento e apre la pagina contenente tra l altro i dati di registrazione. Si noti che il documento dopo la registrazione cambia stato e assume quello di chiuso. Gli atti così repertoriati, potranno quindi essere presi in carico, visualizzati e timbrati con contrassegno crittografico anche dalle postazioni di protocollo della Segreteria Amministrativa attualmente abilitate. GUIDA-OPERATIVA REPERTORIO-ATTI-NEGOZIALI DEL C.S.I. PAGINA 13 DI 14

14 3 Allegato. Firmare digitalmente documenti nell ambito del sistema edocumento Per utilizzare il dispositivo UNINAKEY per sottoscrivere documenti nell ambito di applicazioni istituzionali (ad esempio: il Protocollo Informatico) mediante il sistema di firma digitale Confirma, è necessario: a) Verificare che il PC utilizzato per l apposizione della firma digitale e la registrazione di protocollo del documento rispetti i prerequisiti software (punto A). b) Installare il dispositivo di firma (funzionalità Import certificato ), seguendo le indicazioni contenute nella guida operativa per gli utenti Windows, reperibile all indirizzo A. Prerequisiti Software delle postazioni di protocollo utilizzate per la firma digitale Sistemi Operativi MS Windows XP Vista Seven (32 e 64 bit) Windows Java Sulla postazione deve essere installato JAVA, versione 1.6 o successive. SEGNALAZIONI AL C.S.I. Per richiedere assistenza tecnica sulla firma digitale, collegarsi a: INFORMAZIONI SULLA FIRMA DIGITALE Disponibili nella sezione Firma digitale del sito per l egovernment: GUIDA-OPERATIVA REPERTORIO-ATTI-NEGOZIALI DEL C.S.I. PAGINA 14 DI 14