2. LA COMPILAZIONE DEL MODELLO (RP) RIEPILOGO

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1 2. LA COMPILAZIONE DEL MODELLO (RP) RIEPILOGO 1. Funzioni e finalità del modello La Pratica presentata al Registro imprese, sarà generalmente costituita, oltre che dal file di dati, anche da documenti allegati, come: atti, certificati, autorizzazioni, comunicazioni ed altro. Nel caso di presentazione informatica della Pratica, gli allegati, secondo certi criteri, saranno contenuti in files distinti da quello dei dati e saranno i cosiddetti File-Pratica. La stessa distinta di presentazione, inoltre, sarà contenuta in un apposito file, sia che venga prodotta all origine con modalità informatica (in formato.pdf), sia che, a partire dal cartaceo venga, via scanner, trasformata in un file di tipo.tiff. ( File-Distinta ) In sostanza, la Pratica informatica sarà sempre composta dai seguenti file: a) un file dati Fedra; b) un file distinta (che comprende la visura a quadri e il modello firme), in formato PDF; c) altri eventuali allegati (atti, documenti, licenze, autorizzazioni, ecc.) da gestire attraverso il modello (RP) Riepilogo. Per la presenza di più oggetti (files) costituenti globalmente la Pratica da presentare al Registro imprese, sorge pertanto la necessità di avere un oggetto all interno della Pratica, che elenchi e riassuma le informazioni contenute in tutti gli altri files costituenti la Pratica. Dalle informazioni in esso contenute si potrà: a) avere una visione sintetica del tipo di Pratica e dei suoi elementi costituenti; b) gestire ed elaborare in modo integrale la pratica informatica per il Registro imprese, dalla fase di preparazione a quella di protocollazione e caricamento, senza incorrere in problemi di perdita di documenti allegati sotto forma di files. A questo oggetto viene assegnato il nome generico di Modello (RP) RIEPILOGO. Ovviamente non si tratta di un modello reale, con corrispondenza cartacea per il Registro imprese, bensì di un modello virtuale, analogamente al modello Note, atto a contenere una serie di informazioni in modalità omogenea a quella degli altri modelli della pratica. Si tratta di una sorta di cartellina elettronica nella quale si raccoglie tutta la pratica nel suo insieme: modelli, distinte di firme, atti, allegati, ecc. Il modello RP, dunque, non è altro che un riepilogo dei documenti costituenti la pratica. Esso e costituito da un unico riquadro ripetibile più volte ( occorrenza ) almeno una per ogni allegato costituente la pratica e va utilizzato Parte Terza Cap. 2 - Preparazione pratica telematica Marzo Pag. 1/7

2 esclusivamente nel caso in cui alla pratica deve essere allegato un documento (atto, verbale, licenza, lettera di incarico, comunicazione, ecc.). La compilazione di tale modello è necessaria per poter procedere all applicazione della firma digitale e all invio telematico delle pratiche e degli atti al Registro delle imprese. Il modello RP viene sempre e in ogni caso proposto in automatico, dopo i modelli costituenti la pratica (Vedi: Figura n. 1). Esso va compilato solo nel caso di preparazione di una pratica per l invio telematico, alla quale deve essere allegato un documento (es. atto, licenza, autorizzazione, ecc.). Dunque, nel caso di preparazione di una pratica per il deposito su supporto informatico, il modello (RP) RIEPILOGO non dovrà essere mai compilato in quanto il programma lo gestisce in automatico. Parte Terza Cap. 2 - Preparazione pratica telematica Marzo Pag. 2/7

3 2. La compilazione del modello RP (Figura n. 1) Agendo con il mouse all interno del quadrattino che compare prima modello (RP) Riepilogo comparirà la maschera che segue (Vedi: Figura n. 2). Parte Terza Cap. 2 - Preparazione pratica telematica Marzo Pag. 3/7

4 (Figura n. 2) 2.1. I primi due file Come si può notare il programma propone in automatico due occorrenze: una del tipo U3T (File dati Fedra) e una del tipo DIS (File distinta Fedra). il FILE DATI FEDRA (File U3T) Si tratta di un file di lavoro che contiene le informazioni inserite nei singoli modelli; è, in altre parole, il contenuto della visura a quadri. E un file che non dovrà essere firmato; a conferma, nella colonna Da firmare è inserito un NO. la FILE DISTINTA FEDRA (DIS- File U3R) In presenza di firme autografe, il file riepiloga i modelli e gli eventuali atti e documenti che formano la pratica, la visura a quadri e il modello firme. La distinta, nel caso di soggetti non in possesso del dispositivo di firma digitale, dovrà essere sottoscritta in modo autografo e successivamente scannerizzata, insieme ai documenti di riconoscimento dei firmatari, trasformata in formato TIFF e firmata digitalmente dal soggetto titolare della smart-card. Dunque, questo file dovrà essere firmato; a conferma, nella colonna Da firmare è inserito un SI e, se non ancora firmato, nella colonna Firmato comparirà un NO. Parte Terza Cap. 2 - Preparazione pratica telematica Marzo Pag. 4/7

5 In presenza di tutte firme digitali, il modello firme non verrà prodotto, il sistema provvederà alla generazione automatica della distinta con la sola visura a quadri in formato PDF per l acquisizione delle firme digitali. La casella Allegato per cui si prevede l apposizione di una firma digitale (che compare solo nel caso la pratica da compilare sia relativa ad una società) dovrà essere selezionata, in caso di allegazione di file per cui è prevista la firma digitale, dall utente stesso, se non già indicata automaticamente dal software. In caso d allegazione di un file già firmato, tale campo verrà vistato in automatico dall applicazione (Vedi: Figura n. 2). L opzione di richiesta della firma digitale per il file viene visualizzata con un SI nella colonna da firmare della griglia (Vedi: Figura n. 2). La segnalazione sarà utilizzata dall applicazione in fase di scarico della pratica per controllare che tutti i files allegati, riportanti tale informazione, siano stati effettivamente firmati. In caso contrario, nella finestra di Gestione files costituenti la pratica verrà dato l avvertimento grafico di pratica non pronta, rappresentato da un semaforo rosso Gli ulteriori file Nel caso si debbano allegare ulteriori documenti si dovrà cliccare sul bottone Aggiungi e comparirà la maschera che segue (Vedi: Figura n. 3). (Figura n. 3) Parte Terza Cap. 2 - Preparazione pratica telematica Marzo Pag. 5/7

6 Dopo i due file proposti da programma si aprirà una ulteriore riga bianca, la quale dovrà contenere l allegato che si andrà ad aggiungere alla pratica. A questo punto si dovrà agire sul bottone Sfoglia e andare a reperire il file che si intende allegare, il quale dovrà essere in uno dei formati ammessi (PDF, TIFF o TXT). La procedura va ripetuta per ogni atto o documento che si deve allegare alla pratica. Alla fine di ogni operazione, per salvare i dati inseriti, si dovrà cliccare sul bottone Applica I riquadri da compilare Aggiunto il file dovranno essere inserite anche le indicazioni che ne qualificano la tipologia dell allegato, il valore d atto assunto, le pagine che lo compongono e l eventuale struttura del prospetto. Nome file allegato Viene raggiunto attraverso il tasto Sfoglia. Deve avere una delle estensioni ammesse. Cod. Tipo Documento Questo codice è raggiungibile aprendo la tendina. Si dovrà selezionare il codice appropriato al tipo di atto o documento che si deve inviare per via telematica. Descrizione La riga viene compilata automaticamente dal sistema. Codice atto Va inserito unicamente nel caso in cui si tratti di vero e proprio atto. Negli altri casi il riquadro non va compilato. Pagina Iniziale - Pagina Finale Si dovrà riportare sempre la prima e l ultima pagina dell atto o documento che si allega. Data Documento Va riportata la data dell atto o documento che si trasmette. Compilati tutti i riquadri richiesti, comparirà la maschera che segue (Vedi: Figura n. 4). Parte Terza Cap. 2 - Preparazione pratica telematica Marzo Pag. 6/7

7 (Figura n. 4) 2.4. La firma sugli allegati Tutti i file dalla distinta Fedra in poi (Vedi: Figura n. 4) devono essere firmati digitalmente da parte di un legale rappresentante in possesso di smart card. La firma digitale sugli allegati alla pratica può essere apposta prima della compilazione della modulistica Fedra o successivamente dopo lo scarico della pratica, prima della spedizione al Registro delle imprese. I file che devono essere ancora firmati digitalmente da un legale rappresentante riporteranno nel riquadro da firmare la parola SI, in caso contrario comparirà la parola NO. Per i file che dovranno firmati digitalmente in una fase successiva dovrà essere apposto il flag prima della frase riportata in colore rosso Allegato per cui si prevede l apposizione della firma digitale (Vedi: Figura n. 4). I file firmati digitalmente assumeranno l ulteriore estensione.p7m. Per la procedura da seguire per la firma degli allegati, si rimanda alla Parte Prima, Capitolo 6. Parte Terza Cap. 2 - Preparazione pratica telematica Marzo Pag. 7/7