ESTRAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DAI FALDONI/CLASSIFICATORI,

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1 ESTRAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DAI FALDONI/CLASSIFICATORI, CARTELLINE/BUSTE FORATE, ECC. E CONTROLLO DI CONSISTENZA 1. Estrazione dei documenti da acquisire otticamente dagli involucri di conservazione 2. Ordinamento della documentazione per singola tipologia ed anno (es: Delibere di Giunta anno 2005 e Delibere di Consiglio 2005) in ordine progressivo numerico crescente 3. Segnalazione di eventuali documenti/numeri mancanti nella serie numerica progressiva per tipologia ed anno, mediante redazione di apposito prospetto/elenco cartaceo. RIMOZIONE PUNTI METALLICI, GRAFFETTE, SPIRALI, NASTRI ADESIVI, LISTELLI PLASTICI RILEGATOGLI, ECC.. 1. Da ciascun documento precedentemente ordinato dovranno essere rimossi punti metallici, spirali, nastri adesivi di giunzione, residui di colla, listelli plastici rilegafogli, e qualsiasi altro elemento che ostacoli il passaggio dei singoli fogli, crei attrito e/o possa danneggiare le lastre e/o altre parti meccaniche delle apparecchiature professionali di acquisizione ottica ALLINEAMENTO DEI FOGLI E PREDISPOSIZIONE PILE CARTACEE Formati A3/A4: 1. I fogli che compongono ciascun documento da scansionare, nel loro naturale ordine consecutivo, devono essere sistemati rivolti con il fronte verso il basso ed in modo che, i bordi iniziali siano allineati e centrati per consentire l'introduzione uniforme nello scanner 2. Impilare i fogli l uno sull altro ed allineare i bordi iniziali 3. I fogli A3 devono essere aperti ed allineati in modo che il lato corto coincida con il lato lungo dei fogli A4 (vedi esempio)

2 Esempio: Foglio A4 { EMBED Imaging.Document } { EMBED Imaging.Document } Foglio A3 Formati inferiori A4: Il bordo dei fogli di formato inferiore A4 vanno sistemati in con il bordo iniziale allineato centralmente ai fogli di formato superiore; vedi esempio 1 e 2: esempio: Foglio A4 Formato inferiore A4 { EMBED Imaging.Document } { EMBED Imaging.Document } Foglio A3

3 Esempio 2: Formati superiori A3: Eventuali fogli di formato superiore ad A3 (disegni, piantine, elaborati, ecc.) non vanno impilati, ma vanno messi a parte, in quanto acquisiti con speciali scanner, e su di essi va apposto nr. ed anno dell atto di estrazione, cui devono essere ricondotti. Le pile cartacee non devono superare i 500 fogli. Su ciascuna pila va anteposto un cartellino documentale indicante la tipologia documentale, anno di riferimento e da nr. a nr. di atto. Es: DELIBERE DI GIUNTA ANNO 2005 DA NR.1 A NR. 50 Volumi rilegati In caso di volumi rilegati, gli stessi andranno sciolti e i fogli rifilati per eliminare eventuali residui di colla, prima di procedere alle operazioni di normalizzazione

4 DISPIEGATURA, RADDRIZZAMENTO E SFOGLIO 1. Per evitare problemi di trasporto all'interno dello scanner, in fase di predisposizione all acquisizione dispiegare i fogli piegati e/o arrotolati ed allinearli lungo il bordo iniziale agli altri fogli. 2. Spianare i fogli con margini irregolari o arricciati o angoli piegati. Eventuali pagine strappate, vanno fotocopiate o ricongiunte 3. Per evitare problemi di doppio pescaggio o inceppamento scanner, procedere, dopo le operazioni di rimozione dei punti metallici o listelli plastici, allo sfoglio dei documenti onde creare camere d aria tra un foglio e l altro. INSERIMENTO DI FOGLI SEPARATORI (PATCHSHEET) TRA UN DOCUMENTO E L ALTRO 1. In fase di costituzione delle pile cartacee, tra ciascuna delibera e la successiva va inserito un apposito foglio separatore che servirà informaticamente ad individuare l inizio e la fine di ciascun atto. A tale scopo si allega apposito file in pdf da stampare in copie multiple. (patchsheet)

5 IMBALLAGGIO DELLE PILE CARTACEE 1. Le pile cartacee costituite (i cui eventuali fogli A3 interni vanno mantenuti dispiegati ed aperti) andranno fissate ed imballate singolarmente, in maniera da assicurare la non fuoriuscita e/o perdita di fogli interni. RESTITUZIONE DOCUMENTAZIONE ARCHIVIATA OTTICAMENTE 1. La documentazione archiviata otticamente verrà restituita in pile cartacee fissate ed imballate singolarmente, esattamente come risultanti all atto della ricezione, e senza ripinzatura degli atti originari. Tali pile, così come ricevute, sono distinte per tipologia di documento ed anno di riferimento, con indicazione degli stessi su apposito cartellino documentale anteposto su ciascuna pila. RISISTEMAZIONE 1. I fogli che compongo le pile cartacee, archiviate otticamente e restituite, andranno aggregati nel loro naturale ordine consecutivo fino alla ricomposizione del singolo atto originario 2. Una volta ricostituito ciascun atto va rimpinzato 3. Estrazione del foglio separatore (patchsheet) precedentemente inserito, tra un documento e l altro 4. Riposizionamento dei documenti aggregati e rimpinzati, nei faldoni/contenitori originari di estrazione, per tipologia di atto, serie numerica ed anno di riferimento.