Conservazione sostitutiva

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1 Cosa è? Conservazione sostitutiva Quando si parla di conservazione sostitutiva, la prima domanda che sorge è che cosa viene ad essere sostituito? La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che conferisce valore legale nel tempo ad un documento informatico. Questa procedura permette di equiparare la validità di un documento informatico a quella dell originale, anche se trattasi di riproduzione informatica di un documento cartaceo. L applicazione più spesso utilizzata di conservazione sostitutiva riguarda quei documenti che necessitano, per motivi pratici o di legge, di essere conservati per lungo tempo come ad esempio le fatture, i documenti di trasporto, i libri giornali, i registri, le dichiarazioni fiscali, i libri unici del lavoro, etc. I vantaggi per imprese e pubblica amministrazione sono evidenti: riduzione costi di stampa, stoccaggio e archiviazione di documenti legali senza ingombri di spazio e costi per il materiale di stampa, senza contare l abbattimento dei tempi per la ricerca e la consultazione di tali documenti. Cosa si può conservare? Di seguito elenchiamo alcune tipologie di documento per le quali è possibile procedere alla conservazione sostitutiva. Libro unico del lavoro Registro emergenza iva Unico persone fisiche Modello 770 ordinario Fatture emesse Bollettario Unico società persone Modello certificazione CU Fatture ricevute Registro prima nota Unico società capitale Modello F23 Note di variazione in aumento Registro unico iva Unico enti non commerciali Modello F24 Note di variazione in diminuzione Registro riepilogativo iva Irap persone fisiche Modelli allegati dichiarazione redditi modello unico Documento di trasporto Registro sezionale iva acquisiti Irap società persone Modelli annotazione separata intra UE Scontrino Registro acquisti intra UE non commerciali Irap società capitale Ricevuta presentazione modelli dichiarazione Ricevuta fiscale Registro trasferimenti intra UE Unico enti non commerciali ed Altri documenti equiparati Bolla Registro Dichiarazione d intenti Irap amministrazioni ed enti Documenti di trasporto passivi Fatture Emesse pubblici Libro giornale Registro Dichiarazioni d intenti Modello 730 Documenti doganali emessi Ricevute Libro inventari Registro omaggi Modello consolidato nazionale e Contratti attivi mondiale Libro mastro Libro soci Modello iva Messaggi fattura elettronica PA Registro cronologico Libro obbligazioni Modello iva vr richiesta rimborso Contratti passivi credito iva Libro cespiti Libro adunanze delibere Modello iva 26 lp2006 prospetto Bilanci assemblee liquidazioni periodiche Registro irpef Libro Adunanze Delibere Modello iva 74 bis Giornale e schede di magazzino Consiglio d amministrazione Registro fatture acquisto Libro adunanze delibere collegio Comunicazione annuale dati iva Dichiarazioni sindacale Registro fatture emesse Libro adunanze delibere comitato Modello richiesta rimborso credito Notifiche SDI esecutivo iva trimestrale Registro fatture in sospeso Libro adunanze delibere assemblee azionisti Modello dati contenuti dichiarazione intento ricevute Registro corrispettivi Altri registri Modello 770 semplificato Tel Fax [email protected] - 1

2 Come funziona? Conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva è regolamentata dalla legge e richiede di seguire alcuni passi formali (processo automatizzabile, una volta definito), passi riassumibili essenzialmente in 6 procedure imprescindibili per la conservazione sostitutiva: 01 Creazione Documento Il documento da sottoporre ad archiviazione sostitutiva può essere tanto cartaceo quanto elettronico, ovvero già nativo in formato digitale. Nel primo caso è necessaria la digitalizzazione per trasformarlo in un documento informatico. 02 La firma digitale Al documento, per avere valore ed essere poi conservato, deve venire apposta una firma elettronica qualificata. 03 L indicizzazione Al documento in formato elettronico viene associato un sottoinsieme di dati (o chiavi di ricerca-attributi) che consentono di indicizzare il singolo documento e di effettuare agilmente successive ricerche nell archivio. 04 Pacchetto di versamento Il Responsabile della Conservazione (RdC) prende in carico i documenti prodotti creando un pacchetto di versamento (ovvero un insieme di documenti della stessa tipologia) e archivia i documenti in un sistema di conservazione a norma. Viene definito sistema di conservazione un sistema che, dalla presa in carico fino all eventuale scarto, assicura la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati, tramite l adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. 05 Pacchetto di archiviazione Il RdC avvia il processo di conservazione digitale e genera un pacchetto di archiviazione, sottoscritto con propria firma digitale o firma elettronica qualificata, secondo le specifiche tecniche contenute nell Allegato IV del DPCM 3 dicembre 2013 e secondo le modalità riportate nel Manuale della Conservazione. 06 Pacchetto di distribuzione L ultima fase, che compete sempre al RdC, è la produzione del pacchetto di distribuzione, sempre sottoscritto con propria firma digitale o firma elettronica qualificata, per la visualizzazione, l esibizione e ogni altra forma di utilizzo dei documenti informatici conservati a norma. Tel Fax [email protected] - 2

3 Esempio di conservazione sostitutiva delle fatture d acquisto in 01 Creazione Documento Attraverso la gestione documentale (elemento indispensabile per passare alla conservazione sostitutiva) è possibile archiviare i documenti con diverse metodologie (acquisizione diretta da file o da scanner / acquisizione massiva con barcode). Il documento è automaticamente classificato con diversi attributi che ne consentiranno l indicizzazione. 02 La firma digitale Successivamente sarà possibile richiamare i documenti per procedere alla firma digitale con strumenti esterni ad UNO. La procedura consente in modo semplice di selezionare i documenti e farne una copia in una cartella d appoggio al fine di procedere con la firma digitale. Tel Fax [email protected] - 3

4 03 L indicizzazione I documenti firmati sono poi collegati all opportuna classe documentale collegata alla conservazione sostitutiva. 04 Pacchetto di versamento I documenti firmati ed indicizzati sono pronti per essere inseriti in un Pacchetto di versamento Tel Fax [email protected] - 4

5 05 Pacchetto di archiviazione Una volta creato il pacchetto di versamento, gli step successivi (verifica dei versamenti e creazione del pacchetto di archiviazione) sono gestiti in automatico dal programma esterno al quale siamo collegati tramite il nostro connettore. Da sarà possibile, aggiornando lo stato del versamento, verificare lo stato dello stesso. 06 Pacchetto di distribuzione Nel programma esterno è possibile interrogare i versamenti inviati e richiedere eventuali pacchetti di distribuzione. Tel Fax [email protected] - 5