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1 REGEL SERVIZI PER LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI SEGRETERIA REGEL è un offerta senza asterischi, per una trasparenza senza confronti SEGRETERIA CONSERVAZIONE DOCUMENTI ARCHIVIAZIONE ACQUISIZIONE DATI SITO WEB PORTALE INFO-DOCUMENTALE PUBBLICAZIONE DOCUMENTI AMMINISTRAZIONE TRASPARENTE ALBO ONLINE - ANAC karon srl i veri partner per la vostra scuola CATALOGO

2 2 SEGRETERIA REGEL Il completo controllo dei flussi documentali: la soluzione innovativa ed efficiente di Regel REGEL SEGRETERIA è la soluzione semplice, innovativa ed efficiente per la gestione del flusso dei documenti e delle informazioni, in un unica piattaforma totalmente integrata. REGEL Segreteria Digitale permette di protocollare direttamente le mail, di firmare digitalmente in modo massivo i documenti, di gestire le pratiche e i fascicoli elettronici. Il sistema permette inoltre di inviare in conservazione i documenti protocollati. MULTIDEVICE Sistema di gestione di documenti di ultima generazione utilizzabile indistintamente su tutti i dispositivi (PC, Tablet, Smartphone, etc.). PROTOCOLLO RISERVATO Il Dirigente Scolastico e/o il DSGA possono accedere al Protocollo riservato, firmare, consultare e gestire i documenti presenti. LIBRO FIRMA I documenti e gli atti sono firmati digitalmente, anche in modo massivo. Il sistema di firma digitale è integrato nel software. RICERCA Ricerca con un click dati, note, numero protocollo, data protocollo ecc. di tutti gli atti e documenti. PRATICHE - WORKFLOW Il modo migliore per organizzare e smistare il lavoro ai colleghi. TITOLARIO Imposta il titolario di classificazione e associa ogni registrazione a una o più anagrafiche. PERMESSI UTENTI L amministratore o il responsabile del Protocollo gestiscono gli utenti e definiscono per questi ruoli e permessi di lettura, scrittura e modifica dei documenti del protocollo. CATALOGO Archivia documenti che non hanno la necessità di essere protocollati, grazie alla funzione Catalogo. POSTA Direttamente in REGEL gestisci le caselle di posta, in automatico protocolla gli allegati e le . FASCICOLI Consulta e gestisci l archivio digitale con l aspetto di quello tradizionale, ma è più pratico e più veloce usare i fascicoli elettronici. ANAGRAFICA Inserisci o importa automaticamente da altri software o dai registri elettronici REGEL le anagrafiche di alunni, docenti, genitori, ecc. COLLABORAZIONE Scambia i fascicoli con i colleghi senza duplicarli, richiedi firme e prendi visione delle notifiche. REGISTRI PROTOCOLLO L invio in conservazione del registro giornaliero di protocollo è automatico. ARCHIVI Gli archivi di Regel hanno spazio ILLIMITATO. I documenti archiviati, sono indicizzati e classificati per tipologie con la garanzia di una totale riservatezza, accessibilità e sicurezza.

3 REGEL Regel Protocollo informatico è il motore di tutta la gestione documentale SEGRETERIA 2 REGEL è il servizio che consente, al personale di segreteria, la protocollazione dei documenti in entrata e in uscita. Attraverso questo strumento è possibile gestire l intero iter di un protocollo in ottemperanza a quanto definito dalla normativa vigente. Le particolarità di REGEL Protocollo informatico: REGISTRAZIONE Registra i documenti in ingresso, in uscita e interni anche grazie a rapidi automatismi. CLASSIFICAZIONE Classifica secondo le voci di titolario. Il titolario può essere configurato dalla scuola, secondo le proprie esigenze. VISUALIZZAZIONE Visualizza e inoltra la segnatura (generata automaticamente) che identifica univocamente il protocollo. FASCICOLATURA Fascicola i documenti per anagrafica o per processo. Il documento può essere salvato all interno di più fascicoli. ORGANIZZAZIONE Coordinare l organizzazione: organigramma, profili, ruoli, uffici, gestione dello scarto (deposito). RICERCA Ricercare in base a tutti i tipi di informazione e ai metadati registrati nel protocollo del documento. INVIARE AL DESTINATARIO Invio dei documenti e degli atti protocollati ai relativi destinatari, con allegata la segnatura di protocollo. PREDISPOSIZIONE ANAGRAFICA Anagrafe delle persone fisiche e giuridiche. GESTIONE REGISTRI Gestisce i Registri: il registro giornaliero di protocollo e il registro annuale di protocollo.

4 2 SEGRETERIA REGEL Firmare i documenti in digitale non è mai stato così semplice, grazie a Regel Firmare digitalmente un documento consente di scambiare in rete i file con piena validità legale. Possono dotarsi di firma digitale tutte le persone fisiche: cittadini, amministratori e dipendenti di società e pubbliche amministrazioni. Le soluzioni integrate di REGEL permettono di creare documenti, di gestirli e di firmarli digitalmente conferendo ad essi valore legale oltre ad attestarne con certezza l integrità, l autenticità, la non ripudiabilità. Le soluzioni di firma digitale remota di REGEL sono: OTP con DISPLAY è un dispositivo dotato di chip e schermo LCD che genera una password con validità limitata nel tempo (pochi secondi) utilizzabile esclusivamente per un unica sessione. OTP MOBILE è la soluzione di firma remota che permette di generare il codice sicurezza OTP senza l utilizzo di alcun dispositivo aggiuntivo, ma semplicemente utilizzando il proprio Smartphone.

5 REGEL La scuola può conservare negli anni tutti i documenti digitali senza doversi preoccupare dello spazio! CONSERVAZIONE E ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI 4 Conservare in modo sostitutivo significa sostituire i documenti cartacei, che per legge si è tenuti a preservare, con l equivalente documento informatico. La Conservazione Digitale è l archiviazione dei documenti creati e gestiti con strumenti informatici. Di seguito due soluzioni di conservazione digitale e sostitutiva che le scuole possono attivare con Regel: SERVIZIO ILLIMITATO Conservazione sostitutiva e digitale dell anno scolastico o anno solare. Archiviazione, Consultazione e conservazione a norma di legge per 10 anni. Agli Istituti Scolastici garantiamo la conservazione di tutti gli atti e documenti gestiti durante tutto l anno scolastico o anno solare. Gli Istituti sanno quanto pagano e non devono preoccuparsi di acquistare continuativamente GIGA di spazio. CONSERVAZIONE SPAZIO 2 GB Spazio Conservazione 2 GB di documenti/ anno. I documenti archiviati sono conservati per 10 anni. La scuola scegliendo una delle soluzioni sopra elencate, può attivare il servizio di CONSERVAZIONE dei documenti con spazio di 2 GB oppure con spazio illimitato. In entrambi i servizi, i documenti archiviati sono conservati per 10 anni. Il rispetto e la correttezza prima di tutto! CONSERVAZIONE CON IL PARACADUTE Le scuole che hanno attivato la conservazione dei documenti con il SERVIZIO 2 GB, nel caso in cui lo spazio venga utilizzato completamente, possono passare direttamente al SERVIZIO ILLIMITATO, senza preoccuparsi di acquistare continuativamente GIGA di spazio, ma pagando solo la differenza tra i due servizi e non il costo pieno.

6 Regel - La Scuola Digitale è un progetto di: Karon srl via Giacomo Matteotti, 1 Prato Sesia (NO) tel comunicazione@regel.it SEGRETERIA SEGRETERIA DIDATTICA REGISTRO ELETTRONICO SCUOLA TRASPARENTE karon srl i veri partner per la vostra scuola