FLUSSO DEI DOCUMENTI CARTACEI RICEVUTI (ciclo di lavorazione del documento cartaceo)

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1 Flusso dei documenti cartacei ricevuti Tabella n. 1/A SORGENTE ESTERNA DEL DOCUMENTO CARTACEO: Servizio Postale Pubblico e Privato Consegna a mano Fax Telegramma FLUSSO DEI DOCUMENTI CARTACEI RICEVUTI (ciclo di lavorazione del documento cartaceo) Consegna giornaliera della corrispondenza all Ufficio Protocollo/UOP Destinatario corretto? Apposizione del timbro DESTINATARIO ERRATO e restituzione al Servizio Postale integro? Apposizione del timbro BUSTA PERVENUTA N INTEGRA Apertura della busta, apposizione timbro datario di arrivo (c.d. Pervenuto ) ed esame del contenuto (valutazione documento) Smistamento all UOR/UU competente E da protocollare?, (ma va gestito) meramente informativo? Protocollo particolare (Repertoriazione per DDG, fatture, contratti, ecc.) Classificazione di 1 livello riservato? Indicazione del livello di riservatezza concordato con il RdP competente e del tempo del differimento di accesso Rilascio ricevuta all interessato (solo a richiesta) Registrazione di protocollo informatico e Segnatura (timbro o etichetta) Aggiornato a gennaio 2016 pag. 1 di 14

2 Flusso dei documenti cartacei ricevuti Tabella n. 1/A Scansione del documento (pdf/a) per acquisizione al sistema di gestione documentale (BD) e inserimento nella registrazione di protocollo Assegnazione elettronica del documento all UOR/UU competente (con notifica automatica) e contestuale smistamento documento nel casellario interno ARPAV Restituzione all Ufficio Protocollo o UOP per nuova assegnazione (riassegnazione) UOR/UU competente? (Verifica corretta assegnazione) Presa in carico. Il Dirigente di UOR individua il RdP cui consegnare il documento Classificazione definitiva di dettaglio (integrazione/correzione) Esiste già un fascicolo? Il RdP crea il nuovo fascicolo Inserimento del documento nel fascicolo di competenza Gestione pratica Chiusura del fascicolo Archiviazione e conservazione Aggiornato a gennaio 2016 pag. 2 di 14

3 Flusso dei documenti cartacei ricevuti: attività, punti snodali e soggetti coinvolti Tabella n. 1/B Soggetto esterno all ARPAV Servizio Gestione Documentale (Ufficio Protocollo/UOP) UOR RdP in arrivo Va protocollato? Protocollazione: Registrazione e Segnatura L assegnazione è corretta? (ma va gestito) Scansione (se doc. cartaceo); creazione automatica file Segnatura.xml (se doc. informatico) meramente informativo? Classificazione Assegnazione Individuazione RdP Iter del procedimento/affare e fascicolazione Smistamento Gestione pratica Chiusura fascicolo archiviazione Conservazione nell archivio corrente Aggiornato a gennaio 2016 pag. 3 di 14

4 Flusso dei documenti informatici ricevuti Tabella n. 2/A FLUSSO DEI DOCUMENTI INFORMATICI IN ARRIVO (ciclo di lavorazione del documento informatico) SORGENTE ESTERNA DEL DOCUMENTO INFORMATICO: P.E.O P.E.C. Supporto digitale removibile Fax server Scarico giornaliero dei msg pervenuti nelle caselle P.E.C. direttamente sulla scrivania virtuale dell Ufficio Protocollo/UOP Destinatario corretto? Invio msg P.E.O./P.E.C. di restituzione al mittente con dicitura DESTINATARIO ERRATO (Valutazione Documenti) E da protocollare? Inoltro tramite P.E.O. all UOR/UU competente Classificazione di 1 livello riservato? Indicazione del livello di riservatezza concordato con il RdP competente e del tempo del differimento di accesso Rilascio automatico della ricevuta da parte del sistema PEC Registrazione di protocollo e inserimento documento e allegati nel BD (associazione alla registrazione) Assegnazione elettronica del documento all UOR/UU competente con contestuale invio del relativo msg di notifica e smistamento elettronico del documento Aggiornato a gennaio 2016 pag. 4 di 14

5 Flusso dei documenti informatici ricevuti Tabella n. 2/A UOR/UU competente? Restituzione all Ufficio protocollo o UOP per nuova assegnazione Presa in carico Il Dirigente di UOR assegna il documento al RdP dal medesimo individuato Esiste già un fascicolo? il RdP crea il nuovo fascicolo Classificazione definitiva del documento ed inserimento nel fascicolo di competenza Gestione pratica Chiusura del fascicolo Archiviazione e conservazione Aggiornato a gennaio 2016 pag. 5 di 14

6 Flusso dei documenti informatici ricevuti: attività, punti snodali e soggetti coinvolti Tabella n. 2/B Soggetto esterno all ARPAV Servizio Gestione Documentale (Ufficio Protocollo/UOP) UOR RdP in arrivo Va protocollato? Protocollazione: Registrazione e Segnatura L assegnazione è corretta? (ma va gestito) Scansione (se doc. cartaceo); creazione automatica file Segnatura.xml (se doc. informatico) meramente informativo? Classificazione Assegnazione Individuazione RdP Iter del procedimento/affare e fascicolazione Smistamento Gestione pratica Chiusura fascicolo archiviazione Conservazione nell archivio corrente Aggiornato a gennaio 2016 pag. 6 di 14

7 Flusso dei documenti cartacei/informatici spediti Tabella n. 3/A FLUSSO DEI DOCUMENTI CARTACEI/INFORMATICI IN PARTENZA (ciclo di lavorazione del documento cartaceo/informatico in uscita) Attribuzione procedimento / affare Produzione interna del documento (pref. con SW open source) Restituzione per regolarizzazione Conversione del documento in uno dei formati immodificabili (pdf/a) Generazione della firma digitale Si ha la firma digitale? Stampa su carta del file e sottoscrizione con firma autografa Trasmissione alla UOP per la spedizione Il documento è formalmente corretto? Indicazione del livello di riservatezza concordato con il RdP competente e del tempo del differimento di accesso Protocollo Riservato? Va protocollato? (ma va comunque gestito): Classificazione e invio al destinatario Classificazione di 1 livello digitale? Segnatura Creazione automatica il file Segnatura xml Scansione del documento (pdf/a) per acquisizione Aggiornato e inserimento a gennaio assieme 2016 agli allegati nella al sistema di gestione documentale (BD) e pag. 7 di 14 registrazione del protocollo inserimento nella registrazione di protocollo

8 Flusso dei documenti cartacei/informatici spediti Tabella n. 3/A Invio tramite P.E.C. Spedizione tramite canali tradizionali (Servizio Postale, consegna a mano, ecc.) Invio alla UOR/UU della ricevuta della raccomandata A/R per suo inserimento nel relativo fascicolo Inserimento automatico della ricevuta di consegna nella registrazione del documento spedito Gestione pratica chiusura fascicolo Archiviazione e conservazione Aggiornato a gennaio 2016 pag. 8 di 14

9 Flusso dei documenti cartacei/informatici spediti Tabella n. 3/B Aggiornato a gennaio 2016 pag. 9 di 14

10 Flusso dei documenti interni tra U.O.R. della medesima A.O.O. Tabella n. 4/A FLUSSO DEI DOCUMENTI INTERNI TRA UOR DELLA MEDESIMA A.O.O. Attribuzione procedimento / affare Produzione interna del documento (di regola informatico) Invio alla UOP per la spedizione Superata la verifica? UOP verifica la presenza di: mittente/destinatario sottoscrizione digitale/autografa allegati Va protocollato? Classificazione e invio alla UOR destinataria Registrazione, segnatura e classificazione Acquisizione del documento al Sistema di Gest. Doc. tramite scansione e inserimento nella registrazione di protocollo digitale? Smistamento all UOR/UU destinataria competente tramite casellario interno Invio elettronico tramite applicativo alla UOR destinataria Presa in carico e individuazione del RdP titolare pratica Classificazione definitiva, gestione pratica e fascicolazione Archiviazione e Aggiornato a gennaio 2016 conservazione pag. 10 di 14

11 Flusso dei documenti interni tra U.O.R. della medesima A.O.O.: attività, punti snodali e soggetti coinvolti Tabella n. 4/B UOR 1 RdP UOR 1 UOR 2 (stessa AOO) RdP UOR 2 Servizio Gestione Documentale (Ufficio Protocollo/UOP) Attribuzione procedimento o affare Creazione nuovo documento Va protocollato? Individuazione RdP Classificazione definitiva, fascicolazione Protocollazione, classificazione, segnatura Scansione (se doc. cartaceo) e inserimento nella registrazione (sia doc. cartaceo che informatico) originale Classificazione e invio Invio via P.E.O./P.E.C. o rimessa diretta all UOR per la spedizione tradizionale Gestione pratica Chiusura fascicolo Minuta (solo per doc. cartaceo) Gestione pratica fascicolazione Archiviazione e conservazione Aggiornato a gennaio 2016 pag. 11 di 14

12 Ciclo di lavorazione di una posta elettronica certificata (P.E.C.) ricevuta Tabella n. 5 Aggiornato a gennaio 2016 pag. 12 di 14

13 Ciclo di lavorazione di una posta elettronica certificata (P.E.C.) ricevuta Tabella n. 5 Aggiornato a gennaio 2016 pag. 13 di 14

14 Ciclo di lavorazione di una posta elettronica ordinaria (P.E.O.) ricevuta Tabella n. 6 Aggiornato a gennaio 2016 pag. 14 di 14