Amministrazione digitale/e-government

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1 Amministrazione digitale/e-government Per e-government o amministrazione digitale si intende il processo di informatizzazione della pubblica amministrazione, che - unitamente ad azioni di cambiamento organizzativo - consente di trattare la documentazione e di gestire i procedimenti con sistemi digitali, grazie all uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (ICT), allo scopo di ottimizzare il lavoro degli enti e di offrire agli utenti (cittadini ed imprese) sia servizi più rapidi, che nuovi servizi, attraverso - ad esempio - i siti web delle amministrazioni interessate. (Wikipedia)

2 Sistemi documentali e sistemi informativi L informazione, grazie anche alla diffusione ed alla convergenza al digitale, e il sistema informativo degli enti è diventata senz altro una risorsa strategica indispensabile per costruire un amministrazione rinnovata nel rapporto con i cittadini e la società Il sistema documentario in quanto accumulo di informazione qualificata, fa parte del sistema informativo generale di un ente

3 Sistemi documentali e sistemi informativi Sistema informativo Sistema documentale

4 Trasparenza Semplificazione Efficacia Efficienza Tutela dei dati e della privacy Gestione documentale

5 La centralità dei sistemi documentali I sistemi documentali vanno considerati uno strumento cruciale per assicurare il miglioramento dell attività politicoamministrativa, della qualità dei servizi, della trasparenza dell azione pubblica e il contenimento dei costi di gestione delle istituzioni

6 Documento di Ateneo Il documento prodotto o acquisito dall amministrazione generale e dalle strutture didattiche, di ricerca e di servizio nello svolgimento della propria attività o nell esercizio delle proprie funzioni. A norma di legge, tutti i documenti dell Università degli Studi di Siena sono inalienabili. In quanto beni culturali fin dall origine, i singoli documenti e l archivio nel suo complesso sono sottoposti a particolari tutele e garanzie previste dalla legge. Ad esempio, non è possibile eliminare i documenti dai propri archivi se non esclusivamente attraverso una procedura di selezione legale dei documenti autorizzata dalla Soprintendenza archivistica per la Toscana

7 Il Manuale di gestione del protocollo informatico dell Amministrazione generale E il documento che descrive il sistema di gestione e conservazione dei documenti adottato dall Area Organizzativa Omogenea Amministrazione generale

8 I tre flussi Documenti in arrivo I documenti di rilevanza giuridico-probatoria, acquisiti dall Amministrazione centrale nell esercizio delle proprie funzioni e provenienti da un diverso soggetto pubblico o privato o da una diversa AOO dell Università degli Studi di Siena. Documenti in partenza I documenti di rilevanza giuridico-probatoria prodotti dalle UOR dell Amministrazione centrale nell esercizio delle proprie funzioni e indirizzati ad un diverso soggetto pubblico o privato o ad una diversa AOO dell Università degli Studi di Siena. Documenti scambiati tra UOR o interni Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra le diverse Unità Organizzative Responsabili (UOR) afferenti all Amministrazione generale individuata come Area Organizzativa Omogenea -

9 Le procedure MANUALE PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO DELL AMMINISTRAZIONE GENERALE DELL UNIVERSITA DEGLI STUDI DI SIENA (art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000)

10 Area organizzativa omogenea Amministrazione generale

11 Il modello organizzativo Protocollo in arrivo accentrato (tutta la corrispondenza arriva al servizio protocollo) Protocollo in partenza decentrato (ogni ufficio dell Amministrazione generale provvede a protocollare la propria corrispondenza in uscita)

12 Registrazione di protocollo Attività che permette di identificare in modo certo i documenti ricevuti o spediti su qualunque supporto di trasmissione da un soggetto produttore; ha una finalità giuridicoprobatoria ed è strumento di certificazione e di verifica dell autenticità dei documenti

13 Elementi obbligatori immodificabili Gli elementi obbligatori immodificabili servono ad attribuire ad un determinato documento data, forma e provenienza certa attraverso la registrazione di determinate informazioni rilevanti sul piano giuridico-probatorio. Tali elementi, pertanto, sono obbligatori e resi immodificabili dal sistema informatico. Essi sono: a) data di registrazione; b) numero di protocollo; c) corrispondente (mittente per il documento in arrivo, destinatario per il documento in partenza); d) oggetto; e) numero degli allegati; f) descrizione degli allegati.

14 Elementi obbligatori modificabili Gli elementi obbligatori modificabili sono tre: a) unità organizzativa responsabile del procedimento/affare (UOR); b) responsabile del procedimento amministrativo/affare (RPA); c) classificazione archivistica.

15 Il legame fra documento e organizzazione Documenti originano o sono originati da processi Ogni processo ha un responsabile Ogni documento deve essere indirizzato ad un responsabile o prodotto da un responsabile di processo Individuare i processi e i relativi responsabili significa poter assegnare correttamente i documenti Si crea quindi un legame inscindibile fra funzione, posizione e documento

16 . La gestione dell archivio corrente: gli strumenti In un sistema di gestione e tenuta dei documenti ciò che conta non è il documento in quanto tale, ma l insieme delle relazioni che quel documento ha con tutti gli altri (cioè con l intero archivio) e, più in particolare, con quelli che riguardano un medesimo affare o un medesimo procedimento amministrativo.

17 Gli strumenti Titolario per descrivere le macrofunzioni e le funzioni dell organizzazione Mappatura dei procedimenti per l individuazione dei flussi e dei responsabili

18 La gestione dell archivio corrente: gli strumenti Il titolario Con l entrata in vigore del protocollo unico è stato adottato un unico titolario di classificazione, così come previsto dallo standard Titulus 97. Il titolario, o piano di classificazione, è un sistema logico che suddivide i documenti secondo le funzioni proprie dell ente, permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi affari o a medesimi procedimenti amministrativi.

19 La gestione dell archivio corrente: gli strumenti Prontuario di classificazione e di smistamento (voci di indice) L Università degli Studi di Siena adotta come prontuario di smistamento (voci di indice)la mappatura dei procedimenti con l individuazione delle UOR e dei RPA dell amministrazione generale come allegata al Regolamento di attuazione della L. 241/90.

20 Titulus 97 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE DELL AMMINISTRAZIONE CENTRALE Titolo I. Amministrazione Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia Titolo III. Didattica, ricerca, programmazione e sviluppo Titolo IV. Attività giuridico-legale Titolo V. Studenti e laureati Titolo VI. Strutture didattiche, di ricerca e di servizio Titolo VII. Personale Titolo VIII. Finanza, contabilità e bilancio Titolo IX. Edilizia e territorio Titolo X. Patrimonio, economato e provveditorato Titolo XI. Oggetti diversi Workshop sulla gestione informatica degli archivi correnti degli Istituti musicali, Pescara, 12 settembre 2008

21 Titulus 97 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE DELL AMMINISTRAZIONE CENTRALE Titolo I. Amministrazione 1 Normativa e relativa attuazione 2 Statuto 3 Regolamenti 4 Stemma, gonfalone e sigillo 5 Sistema informativo, sicurezza della informazione e sistema informatico 6 Protezione dei dati personali 7Archivio 8 Informazioni, relazioni con il pubblico e accesso ai documenti 9 Strategie per il personale, organigramma e funzionigramma 10 Rapporti sindacali e contrattazione 11 Controllo di gestione e sistema qualità 12 Statistica e auditing 13 Elezioni e designazioni 14 Associazioni e attività culturali, sportive e ricreative 15 Editoria e attività informativo-promozionale 16 Onorificenze, cerimoniale e attività di rappresentanza 17 Politiche e interventi per le pari opportunità 18 Interventi di carattere politico, economico, sociale e umanitario Workshop sulla gestione informatica degli archivi correnti degli Istituti musicali, Pescara, 12 settembre 2008

22 Metodologia della mappatura Analisi della documentazione ufficiale (organigramma, regolamenti, atti amministrativi, etc.) Colloqui con responsabili di struttura Confronto fra la documentazione ufficiale e la pratica amministrativa Creazione di una griglia di descrizione Revisione delle griglie con i responsabili Revisione delle griglie con la direzione generale e successiva validazione

23 Mappatura dei procedimenti titolo descrizione titolo class e descrizion e classe procedimenti sigla ufficio nome persona ufficio 1 Amministrazione 6 Protezione dei dati personali Piano per la sicurezza informatica relativo ai documenti gestiti dal protocollo dell'amministrazione centrale DFDI Maffei Lucia Divisione Flussi documentali e informativi 1 Amministrazione 7 Archivio Protocollo dell'amministrazione centrale - Titolario di classificazione - Redazione, modifica e aggiornamento DFDI Maffei Lucia Divisione Flussi documentali e informativi 1 Amministrazione 7 Archivio Gestione protocollo informatico amministrazione centrale DFDI Maffei Lucia Divisione Flussi documentali e informativi 1 Amministrazione 7 Archivio Protocollo informatico - Attivazione e consulenza per le Aree organizzative omogenee DFDI Maffei Lucia Divisione Flussi documentali e informativi 1 Amministrazione 7 Archivio Protocollo informatico dell'amministrazione centrale - Manuale di gestione - Redazione, modifica e aggiornamento DFDI Maffei Lucia Divisione Flussi documentali e informativi

24 Segnatura di protocollo L apposizione o l associazione, all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso (DPR. 445/2000, art.1 c.1 lett. s).

25 Segnatura di protocollo in partenza Per la corrispondenza cartacea in partenza il numero di protocollo, completo di classificazione, viene segnato a mano e la data con il datario. Per i documenti informatici in partenza (trasmessi via posta elettronica) i dati sono contenuti in un file XML (trasmesso nell'ambito dello stesso messaggio)

26 Il protocollo differito Il protocollo differito consiste nel differimento della decorrenza giuridica dei termini di arrivo del documento rispetto alla data di registrazione, dichiarandone espressamente la data effettiva di arrivo e le motivazioni del ritardo

27 Annullamento della registrazione È consentito l annullamento di una registrazione di protocollo (in arrivo e in partenza)per motivate e verificate ragioni Solo il responsabile del servizio protocollo autorizza l annullamento di una registrazione di protocollo Ad esso vanno trasmesse le richieste scritte (anche per fax o per ) contenenti il numero di protocollo da annullare, i motivi dell annullamento e, se il documento è stato riprotocollato correttamente, l indicazione del nuovo numero di protocollo attribuito al documento.

28 Casistica Raccomandate Bandi di gara e preventivi Documenti in materia di contenzioso Lettere anonime Lettere prive di firma

29 Allegati Descrizione degli allegati Allegati che pervengono senza lettera di trasmissione

30 Documento informatico Garantire la immodificabilità (eliminare o rendere statici gli elementi dinamici e gli ausili alla redazione. I formati da preferire sono.pdf o.tiff oppure non proprietari come.odf,.txt.,xml. Garantire la provenienza (firma digitale o firma elettronica qualificata)

31 La La posta elettronica, così come oggi realizzata e utilizzata, non è in grado di offrire certezze circa l identità del mittente, di quando è avvenuto l invio, del fatto che ciò che è stato spedito sia arrivato integro al ricevente, nonché sulla effettiva ricezione

32 Posta elettronica certificata -PEC Nasce per offrire una valida e più efficace alternativa alla Raccomandata con avviso di ricevimento Va evidenziato che la PEC non garantisce l autenticità di ciò che è stato spedito; per ottenere questa garanzia i documenti spediti devono essere sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata.

33 Posta elettronica certificata -PEC Non è detto che dia garanzie sull identità del mittente (uso di caselle di terze persone, mancata identificazione certa del mittente al momento del rilascio) Attesa per le regole tecniche richieste al punto c-bis, comma 1 dell art. 65 del CAD

34 Documenti inviati per fax o per via telematica da cittadini l invio di documenti sottoscritti con firma digitale, il cui certificato è rilasciato da un certificatore accreditato; l invio di copie delle istanze e delle dichiarazioni sottoscritte, accompagnate dalla copia del documento di identità (art 38 comma 3 del dpr 445 del 2000).

35 Documenti inviati per fax o per via telematica da cittadini Tutti i documenti di cui e' prevista la sottoscrizione in ambiente tradizionale, devono pervenire firmati digitalmente. I documenti informatici privi di firma digitale saranno considerati non sottoscritti. Per la redazione dei documenti devono essere utilizzati formati statici e non direttamente modificabili, privi di macroistruzioni o codici eseguibili, preferibilmente pdf e tiff, oppure non proprietari come odf, txt, xml.

36 Documenti inviati per fax o per via telematica da cittadini L utilizzo della propria casella di posta certificata (PEC) per l invio dei documenti da parte del cittadino, di per sé, non costituisce elemento di validità del documento, fino a quando non saranno definite le regole tecniche relative al rilascio di credenziali di accesso, come previsto dall art. 65 del D.lgs. 82/2005.

37 Documenti inviati per fax o per via telematica da cittadini I documenti inviati telematicamente devono essere protocollati. Della registrazione a protocollo di documenti inviati telematicamente viene data notifica tramite al RPA e ai destinatari per conoscenza. Non viene inviata nessuna copia cartacea. L Università degli Studi di Siena ha, al momento, una casella di posta certificata rettore@pec.unisipec.it

38 Documenti trasmessi i per fax o via telematica tra pubbliche amministrazioni Sono valide le comunicazioni trasmesse se: sottoscritte con firma digitale e altro tipo di firma qualificata; sono dotate di segnatura di protocollo trasmesse attraverso caselle istituzionali di posta elettronica certificata (PEC). altri sistemi di accertamento della provenienza dovranno essere normati con relativo DPCM di regole tecniche non ancora emanato. L invio di un documento per fax è assimilato nella normativa all invio telematico e informatico.

39 Modalità semplificate di invio dei documenti all interno dell Ateneo Saranno considerati validi i documenti pervenuti anche: come copie per immagine di documenti analogici sottoscritti con firma autografa, provenienti da fax da indirizzi mail istituzionali o comunque rilasciati all interno del dominio unisi.it, di cui sia stata verificata l autenticità. Tali verifiche spettano al RPA che invia il documento per la protocollazione.

40 Flusso del documento in partenza La registrazione dei documenti in partenza è effettuata direttamente nell UOR dal RPA (o un collaboratore espressamente indicato), il quale ha anche la responsabilità delle operazioni di creazione e gestione del fascicolo relativo all affare o al procedimento amministrativo. I documenti vengono formati dal RPA, inviati al responsabile dell adozione dell atto e, dopo la firma, tornano alla UOR per la registrazione in partenza.

41 I Repertori e le serie archivistiche Con Disposizione del Direttore amministrativo n. 12 dell a.a 2010/2011 sono stati istituiti 1. ll repertorio dei decreti 2. il repertorio delle disposizioni amministrative 3. il repertorio delle circolari.

42 La situazione di partenza Due raccolte di Decreti Due raccolte di Disposizioni amministrative Nessuna raccolta di circolari Nessuna registrazione nel sistema di protocollazione

43 La normativa Art 2699 del Codice civile L'atto pubblico è il documento redatto, con le richieste formalità, da un notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato ad attribuirgli pubblica fede nel luogo dove l'atto è formato. Le richieste formalità sono: Intestazione che espliciti qual è l'autorità da cui proviene l'atto (es. Università degli Studi di Siena) Data topica (dove e quando l'atto si è formato) Registrazione di protocollo Divisione flussi documentali e informativi 10 gennaio 2011

44 La normativa Dpr 445/2000 art 53, comma 5 Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell amministrazione. Divisione flussi documentali e informativi 10 gennaio 2011

45 La registrazione Protocollo (arrivo, partenza e interni) Repertorio (documenti uguali per forma, diversi per contenuto)

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48 Divisione flussi documentali e informativi 10 gennaio 2011

49 Correzioni DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 7 comma 2 Il testo degli atti pubblici comunque redatti non deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni, acronimi, ed espressioni in lingua straniera, di uso comune. Qualora risulti necessario apportare variazioni al testo, si provvede in modo che la precedente stesura risulti leggibile.

50 Annullamento della registrazione Solo il responsabile del servizio protocollo autorizza l annullamento di una registrazione di protocollo. omissis L indicazione dell annullamento va anche apposta sul documento cartaceo a cura del servizio protocollo (se documento in arrivo) o del RPA (se documento in partenza, tra uffici o documenti repertoriati). Il documento annullato, fatto salvo il caso di restituzione ad altra persona fisica o giuridica per non afferenza a procedimenti amministrativi della AOO Amministrazione centrale, deve essere conservato nel fascicolo corrispondente. (Cap. 1.6 del Manuale di gestione). Nel caso di decreti, disposizioni amministrative o circolari, entrambi gli originali devono riportare il timbro annullato e devono essere conservati, rispettivamente, nella raccolta e nel fascicolo.

51 Annullamento del provvedimento Se il provvedimento già registrato riporta errori sostanziali, il Responsabile del procedimento può procedere alla redazione di un nuovo provvedimento che integra, coregge o annulla il precedente. Entrambi rimangono registrati ed entrano a far parte della collezione ufficiale.

52 Flusso di produzione del documento a firma Rettore UOR D.A. Rettore DFDI redazione visto data e firma modifica registrazione raccolta

53 Flusso di produzione del documento a firma Direttore amministrativo UOR D.A. DFDI redazione data e firma modifica registrazione raccolta