MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO
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- Liliana Mauri
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1 MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO (adottato ai sensi del 'art. 5 del D.P.C.M. 3/12/2013) Indice generale I PRINCIPI GENERALI... 4 Art. 1: Oggetto... 4 Art. 2: Definizioni... 4 Art. 3: Area Organizzativa Omogenea (AOO)... 4 Art. 4: Ufficio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi 4 Art. 5: Conservazione delle copie del registro informatico di protocollo... 5 Art. 6: Firma digitale qualificata. Abilitazione dei dipendenti... 5 Art. 7: Caselle di Posta elettronica... 5 Art. 8: Sistema di classificazione dei documenti II PROTOCOLLI DIVERSI DAL PROTOCOLLO INFORMATICO... 6 Art. 9: Protocolli diversi dal protocollo informatico... 6 III PIANO PER LA SICUREZZA INFORMATICA... 6 Art. 10: Piano per la sicurezza informatica... 6 IV MODALITA DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LA FORMAZIONE E LO SCAMBIO DI DOCUMENTI... 6 Art. 11: Principi generali... 6 Art. 12: Documento ricevuto dall Amministrazione... 7 Art. 13: Documento inviato dall Amministrazione... 7 Art. 14: Documento interno formale... 8 Art. 15: Documento interno informale... 8 V DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI... 8 Art. 16: Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta istituzionale... 8 Art. 17: Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili... 9 Art. 18: Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale... 9 Art. 19: Documenti cartacei ricevuti a mezzo posta convenzionale e tutela dei dati personali... 9 Art. 20: Errata ricezione di documenti digitali Art. 21: Errata ricezione di documenti cartacei Art. 22: Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici Art. 23: Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei Art. 24: Archiviazione dei documenti informatici Art. 25: Classificazione, assegnazione, fascicolazione e presa in carico dei documenti... 10
2 Art. 26: Verifica formale dei documenti da spedire Art. 27: Registrazioni di protocollo e segnatura dei documenti in partenza e interni Art. 28: Trasmissione di documenti informatici Art. 29: Spedizione di documenti cartacei a mezzo posta Art. 30: Ricezione e trasmissione di documenti cartacei a mezzo telefax Art. 31: Ricevute di trasmissione VI REGOLE DI ASSEGNAZIONE E SMISTAMENTO DEI DOCUMENTI RICEVUTI Art. 32: Regole generali Art. 33: Assegnazione e smistamento di documenti ricevuti in formato digitale Art. 34: Assegnazione e smistamento di documenti ricevuti in formato cartaceo VII U.O. RESPONSABILI DELLE ATTIVITA DI REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO, DI ORGANIZZAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI Art. 35: Ufficio Protocollo Art. 36: Servizio per la conservazione elettronica dei documenti VIII DOCUMENTI ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE O SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE Art. 37: Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo Art. 38: Documenti soggetti a registrazione particolare IX - SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE, FASCICOLAZIONE E ARCHIVIAZIONE Art. 39: Generalità Art. 40: Archiviazione dei documenti analogici Art. 41: Titolario di classificazione Art. 42: Sistema di Fascicolazione dei documenti Art. 43: Fascicolazione dei documenti Art. 44: Apertura e chiusura del fascicolo Art. 45: Modifica delle assegnazioni dei documenti ai fascicoli Art. 46: Repertorio dei fascicoli X MODALITA DI PRODUZIONE E CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO Art. 47: Unicità del protocollo informatico Art. 48: Registro giornaliero di protocollo Art. 49: Registrazioni di protocollo Art. 50: Elementi facoltativi delle registrazioni di protocollo Art. 51: Segnatura di protocollo dei documenti Art. 52: Annullamento delle registrazioni di protocollo Art. 53: Documenti con più destinatari Art. 54: Protocollazione di telegrammi Art. 55: Protocollazione di telefax Art. 56: Protocollazione di corrispondenza digitale già pervenute cartacea Art. 57: Corrispondenza relativa alle gare d appalto Art. 58: Corrispondenza pervenuta per posta raccomandata Art. 59: Protocolli urgenti Art. 60: Documenti anonimi o non firmati Art. 61: Corrispondenza personale o riservata... 22
3 Art. 62: Corrispondenza consegnata con ricevuta Art. 63: Integrazioni documentarie XI DESCRIZIONE FUNZIONALE ED OPERATIVA DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO Art. 64: Descrizione del sistema di protocollo informatico XII RILASCIO DELLE ABILITAZIONI DI ACCESSO ALLE INFORMAZIONI DOCUMENTALI Art. 65: Generalità Art. 66: Profili di accesso Art. 67: Rete delle comunicazioni di avvenuta protocollazione XIII MODALITA DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA Art. 68: Registro di emergenza Art. 69: Apertura del registro di emergenza Art. 70: Utilizzo del registro di emergenza Art. 71: Chiusura e recupero del registro di emergenza XIV - NORME GENERALI PER LA PRESENTAZIONE DI PRATICHE DEMATERIALIZZATE Art. 72: Modalità di invio telematico Art. 73: Procedure d emergenza Art. 74: Invii multipli e successivi Art. 75: Arrivi multipli e successivi Art. 76: Bolli, imposte e diritti XV NORME TRANSITORIE E FINALI Art. 77: Norma transitoria relativa alla irretroattività del titolario Art. 78: Pubblicità del presente manuale Art. 79: Entrata in vigore... 27
4 ALLEGATO A: definizioni ALLEGATO B: descrizione della AOO ALLEGATO C: elenco dei documenti esclusi dalla protocollazione ALLEGATO D: elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare ALLEGATO E: schema riassuntivo del piano di classificazione comunale ALLEGATO F: titolario di classificazione ALLEGATO G: linee guida per l organizzazione dei fascicoli e delle serie dei documenti ALLEGATO H: descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo informatico
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