COMUNE DI BUSSOLENGO. Manuale di gestione dei documenti e dei flussi documentali. conforme al D.P.C.M

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1 COMUNE DI BUSSOLENGO Manuale di gestione dei documenti e dei flussi documentali. conforme al D.P.C.M

2 INDICE Sezione I DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE Art. 1 Ambito di applicazione... pag. 5 Art. 2 Definizioni... pag. 5 Sezione II DISPOSIZIONI GENERALI Art. 3 Aree organizzative omogenee... pag. 8 Art. 4 Servizio per la tenuta del protocollo informatico,la gestione dei flussi documentali e degli archivi... pag. 8 Art. 5 Unicità del protocollo informatico... pag. 8 Art. 6 Eliminazione dei protocolli interni... pag. 9 Art. 7 Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti pag. 9 Sezione III FORMAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 8 Regole generali e contenuti minimi... pag. 10 Art. 9 Formazione dei documenti informatici... pag. 10 Sezione IV RICEZIONE DEI DOCUMENTI Art. 10 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo... pag. 11 Art. 11 Ricezione dei documenti informatici... pag. 11 Art. 12 Rilascio di ricevute attestanti la ricezionedi documenti su supporto cartaceo... pag. 12 Art. 13 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici pag. 12 Sezione V REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 14 Documenti soggetti a registrazione di protocollo... pag. 13 Art. 15 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo... pag. 13 Art. 16 Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo pag. 13 Art. 17 Registrazione di protocollo dei documenti informatici... pag. 14 Art. 18 Segnatura di protocollo... pag. 14 Art. 19 Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo in Art. 20 entrata... pag. 14 Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo in uscita... pag. 14 Art. 21 Segnatura di protocollo dei documenti informatici... pag. 15 Art. 22 Annullamento delle registrazioni di protocollo... pag. 15 Art. 23 Registro giornaliero di protocollo... pag. 16 Art. 24 Registro di emergenza... pag. 16 Art. 25 Differimento dei termini di registrazione... pag. 16 Art. 26 Documenti inerenti a gare d 'appalto... pag. 17 Art. 27 Corrispondenza personale o riservata... pag. 17 Art. 28 Documenti ricevuti con il sistema di gestione fax... pag. 17 Sezione VI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 29 Piano di conservazione dell'archivio... pag. 18 Art. 30 Modalità di esecuzione dell'operazione di classificazione dei documenti... pag. 18 Sezione VII ASSEGNAZIONE, RECAPITO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI Art. 31 Il processo di assegnazione dei documenti... pag. 19 Art. 32 Art. 33 Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto cartaceo... pag. 19 Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto informatico... pag. 19 Art. 34 Modifica delle assegnazioni... pag. 19 Art. 35 Assegnazione per conoscenza all Organo politico pag. 19 Sezione VIII SCANSIONE DEI DOCUMENTI Art. 36 Documenti soggetti a scansione ed uffici abilitati... pag. 21 2

3 Art. 37 Modalità di svolgimento del processo di scansione... pag. 21 Sezione IX FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 38 Formazione ed identificazione dei fascicoli... pag. 22 Sezione X SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI Art. 39 Spedizione dei documenti su supporto cartaceo... pag. 23 Art. 40 Spedizione dei documenti informatici... pag. 23 Sezione XI FASI DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI, SPEDITI E INTERNI Art. 41 Fasi di lavorazione dei documenti ricevuti... pag. 24 Art. 42 Fasi di lavorazione dei documenti cartacei da spedire... pag. 24 Art. 43 Fasi di lavorazione dei documenti elettronici da spedire... pag. 24 Art. 44 Fasi di lavorazione dei documenti interni... pag. 24 Sezione XII GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Art. 45 Comunicazioni ufficiali tra uffici utente... pag. 25 Sezione XIII GESTIONE DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI Art. 46 Avvio dei procedimenti amministrativi e registrazione dei loro stati di avanzamento... pag. 26 Sezione XIV ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 47 Tenuta e conservazione dei fascicoli dell'archivio corrente... pag. 27 Art. 48 Versamento dei fascicoli cartacei dall archivio corrente all archivio Art. 49 di deposito... pag. 27 Gestione dell'archivio di deposito, selezione periodica dei documenti e formazione dell'archivio storico dell'amministrazione pag. 27 Art. 50 Archiviazione e conservazione dei documenti informatici pag. 27 Sezione XV ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICO DEI DOCUMENTI Art. 51 Accesso da parte degli uffici... pag. 28 Sezione XVI PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA RELATIVO ALLA FORMAZIONE, GESTIONE, TRASMISSIONE, INTERSCAMBIO, ACCESSO E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI Art. 52 Documento Programmatico della sicurezza... pag. 29 Sezione XVIII FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI Art. 53 Procedure di gestione software... pag. 30 Sezione XIX NORME TRANSITORIE E FINALI Art. 54 Norma transitoria.... pag. 31 Art. 55 Adozione degli allegati.... pag. 31 Art. 56 Abrogazione.... pag. 31 ELENCO ALLEGATI... pag. 32 3

4 LA NORMATIVA - L. 15 marzo 1997, n. 59 Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della pubblica amministrazione e per la semplificazione amministrativa (art. 15, comma 2). - D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione Amministrativa. - D.P.C.M. 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al D.P.R. n. 428/98. - Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28 Art. 18, comma 2, del D.P.C.M. 31 ottobre Standard, modalità di trasmissione, formato e definizione dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati. - Deliberazione AIPA 13 dicembre 2001, n. 42 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. - D.P.R. 7 aprile 2003, n Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell'articolo 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10 (stralcio). - D.P.C.M Approvazione delle linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento Informatico dei procedimenti amministrativi. - Comunicato della Presidenza del Consiglio dei Ministri. Iniziative per favorire la realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali. Deliberazione n.11/2004 del Centro nazionale per l informatica nella pubblica amministrazione Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico a garantire la conformità dei documenti agli originali. - Decreto legislativo 11 febbraio 2005, n. 68. Regolamento recante disposizioni per l utilizzo della posta elettronica certificata. - Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Codice dell Amministrazione digitale. - Decreto 2 novembre 2005, M.I.T. Regole Tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata. 4

5 SEZIONE I - DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE Articolo 1 Ambito di applicazione 1 Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico. 2 Esso disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi dell Amministrazione Comunale di Bussolengo. Articolo 2 Definizioni a) per Amministrazione, si intende l Amministrazione Comunale di Bussolengo; b) per testo unico, il DPR 28 dicembre 2000, n 445, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa; c) per area organizzativa omogenea (A.O.O.), un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall Amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato; d) per unità organizzativa responsabile (U.O.R.) l unità che, in funzione all organizzazione interna dell Ente, può coincidere con uno o più servizi o uffici presenti nell Ente stesso; d) per ufficio utente, un ufficio dell A.O.O. che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti; e) per Servizio, il servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi; f) per documento amministrativo, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa; g) per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; h) per massimario di scarto, lo strumento archivistico che indica, per ciascuna partizione del titolario di classificazione, quali documenti debbono essere conservati in modo permanente e quali invece possono essere destinati al macero dopo un periodo di conservazione; i) per titolario di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell analisi delle competenze dell Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell attività svolta; j) per piano di conservazione di un archivio, il piano, integrato con il titolario di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali; k) per gestione dei documenti, l insieme delle attività finalizzate alla formazione, ricezione, registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall Amministrazione, nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato; l) per sistema di gestione informatica dei documenti, l insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dall Amministrazione per la gestione dei documenti; 5

6 m) per posta elettronica certificata (PEC), il sistema di posta elettronica rilasciato da un gestore iscritto nell Indice pubblico dei gestori di posta elettronica certificata tenuto dal CNIPA con il quale è fornita al mittente ed al destinatario, documentazione elettronica attestante l invio e la consegna di documenti informatici; n) per indirizzo di posta elettronica istituzionale, l indirizzo di posta elettronica certificata ufficiale dell Ente. Tale indirizzo è riportato nell Indice della Pubblica Amministrazione (IPA); o) per segnatura di protocollo, l apposizione o l associazione, all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni che consentono di identificare/individuare in modo inequivocabile il documento stesso; p) per archivio corrente, la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di istruttoria e di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente; q) per archivio di deposito, la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico; r) per archivio storico, il complesso di documenti relativi ad affari esauriti da oltre 40 anni e destinati, previe operazioni di scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione al pubblico; s) per archiviazione sostitutiva, il processo di memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti in formato elettronico univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all eventuale processo di conservazione; t) per conservazione digitale, il processo effettuato mediante strumenti e supporti informatici secondo le modalità previste dalle norme di legge; u) per firma elettronica, l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica ; v) per firma digitale, un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi simmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta, di verificare la provenienza e l'integrità di un documento; w) per firma elettronica avanzata, la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati siano stati successivamente modificati; x) per firma elettronica qualificata, la firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma; y) per impronta del documento informatico, una sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita, generata mediante l applicazione al documento di una funzione matematica di HASH che assicura l univocità del risultato, rispettando le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale dei documenti, dei documenti informatici ai sensi dell art. 3, comma 1, del DPR 513/97; z) per dispositivo per la creazione della firma, il programma informatico adeguatamente configurato (software) o l'apparato strumentale (hardware) usati per la creazione della firma elettronica; aa) per dispositivo sicuro per la creazione della firma, l'apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica,rispondente ai requisiti previsti dalle leggi vigenti; 6

7 bb) per dispositivo di verifica della firma, il programma informatico (software)adeguatamente configurato o l'apparato strumentale (hardware) usati per effettuare la verifica della firma elettronica; cc) per fascicolo, l unità di base indivisibile di un archivio che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo o ad un affare; dd) per fase transitoria, il periodo che intercorre tra la gestione documentale attuale del fascicolo e la gestione elettronica del fascicolo. In questa fase il fascicolo informatico è composto da documenti informatici e, quando previsto, dalla copia elettronica del documento cartaceo. ee) per DPS, il Documento Programmatico della Sicurezza in vigore presso l Ente. 7

8 SEZIONE II DISPOSIZIONI GENERALI Articolo 3 Aree organizzative omogenee Ai fini della gestione dei documenti l'amministrazione individua una sola area organizzativa omogenea denominata Comune di Bussolengo e composta dall'insieme di tutte le sue strutture. A tale area viene assegnato il codice identificativo combuss che è stato registrato presso l IPA. Articolo 4 Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi. 1 Nell'ambito dell'area organizzativa omogenea è istituito un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi. (assegnazione delle responsabilità al Servizio - allegato n. 1). 2 Al Servizio sono assegnati i seguenti compiti: a) attribuisce il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all inserimento e alla modifica delle informazioni; b) garantisce che le operazioni di registrazione, di segnatura di assegnazione di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente; c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo; d) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del testo unico e le attività di gestione dell archivio di cui agli articoli 67, 68 e 69 dello stesso testo unico; e) autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo; f) vigila sull osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale autorizzato. 3 Al Responsabile del Servizio compete il costante aggiornamento di tutti gli allegati al presente manuale. Articolo 5 Unicità del protocollo informatico 1 La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva. Essa si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 1 all inizio dell anno successivo. 2 Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche, così come previsto dalla normativa vigente. 3 Non è consentita l identificazione dei documenti mediante l assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro. 8

9 Articolo 6 Eliminazione dei protocolli interni Con l entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti sono eliminati tutti i sistemi di protocollazione interni alternativi al protocollo informatico. Articolo 7 Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti 1 Per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo che prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza. 2 Le abilitazioni all utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti, ovvero l identificazione degli uffici e del personale abilitati allo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, organizzazione ed archiviazione dei documenti, sono riportate nell allegato n.2. 9

10 SEZIONE III - FORMAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 8 Regole generali e contenuti minimi 1 I documenti dell Amministrazione sono di norma prodotti con sistemi informatici, ai sensi dell articolo 3 del D. L.vo 12 febbraio 1993, n. 39 e successive modificazioni e integrazioni. 2 Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti sono definite dalla dirigenza. I documenti devono essere obbligatoriamente formati su modelli standard predisposti, e devono contenere di norma le seguenti informazioni : stemma dell'amministrazione e denominazione; indicazione dell'ufficio che ha prodotto il documento; indirizzo completo con numero di telefono e fax; indirizzo di posta elettronica istituzionale; data completa; protocollo; classificazione; numero fascicolo; oggetto del documento; responsabile del procedimento quando previsto; sottoscrizione del Responsabile, o dei Responsabili; numero degli allegati, se presenti; sigla del dattilografo che redige l atto. In allegato i modelli di documento standard e revisioni (allegato n 3). Articolo 9 Formazione dei documenti informatici 1 La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con un processo di firma elettronica conforme alle normativa vigente. 2 Per la formazione dei documenti informatici per i quali non è prescritta la sottoscrizione, si utilizzano i servizi di riconoscimento, autenticazione e crittografia disponibili sulla rete informatica dell Amministrazione. 10

11 SEZIONE IV RICEZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 10 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo 1 I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all Amministrazione attraverso: a) il servizio postale tradizionale; b) la consegna tramite corriere o posta celere; c) la consegna diretta al protocollo generale o agli uffici; d) gli apparecchi telefax. 2 I documenti che transitano attraverso il servizio postale tradizionale sono ritirati, ogni giorno dalle ore 9.00 alle ore 10.00, presso l ufficio postale di Bussolengo a cura del Servizio. Il Servizio provvede all apertura delle buste e all estrazione dei documenti in esse contenuti. Non vengono aperti: a) i plichi indirizzati ad Amministratori funzionari o dipendenti ove siano contrassegnati da specifiche indicazioni quali riservato alla persona, personale, o simili ; b) i plichi sigillati o recanti la dicitura offerta di partecipazione a gare d appalto o procedure analoghe; relativamente a questi ultimi la segnatura è impressa direttamente sull esterno del plico, unitamente all ora di consegna se pervenuti nella giornata di scadenza dell offerta; c) i plichi indirizzati a destinatari non appartenenti all Amministrazione Comunale, che vengono restituiti al mittente. In caso di ricorsi, esposti, diffide, intimazioni, denunce, offerte, domande di partecipazione a concorsi o di altri documenti per i quali la data di spedizione assume specifica rilevanza giuridica, le buste vengono allegate ai documenti. 3 La registrazione al protocollo avviene di norma nella giornata stessa in cui il documento perviene all Ufficio Protocollo. 4 La distribuzione della corrispondenza cartacea viene di norma effettuata direttamente dal Servizio entro la giornata lavorativa successiva a quella di protocollazione. 5 I documenti consegnati direttamente agli uffici, se sono soggetti a registrazione di protocollo, vengono registrati direttamente dagli stessi, se abilitati alla protocollazione in arrivo, o sono fatti pervenire a cura del personale che li riceve, all Ufficio Protocollo. 6 I documenti ricevuti con apparecchi telefax, se sono soggetti a registrazione di protocollo, devono essere protocollati dagli uffici riceventi se abilitati o trasmessi all Ufficio Protocollo tramite posta elettronica, se ricevuti tramite fax in rete. Articolo 11 Ricezione dei documenti informatici 1 La ricezione dei documenti informatici indirizzati all Amministrazione avviene tramite una casella di posta elettronica istituzionale riservata a questa funzione. 2 L indirizzo della casella di posta elettronica istituzionale è: comune.bussolengo@cert.legalmail.it. 3 Il Responsabile del Servizio provvede a pubblicizzare l indirizzo postale elettronico istituzionale con ogni mezzo di comunicazione idoneo. 4 I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici sono da questi valutati e, se soggetti a registrazione di protocollo o ad altra forma di registrazione, vengono registrati direttamente dagli stessi, se abilitati alla protocollazione in arrivo o fatti pervenire tramite posta elettronica all Ufficio Protocollo a cura del personale che li riceve. 11

12 Articolo 12 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo Un documento cartaceo può essere consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata presso l Ufficio Protocollo o ad altro ufficio dell Amministrazione. L ufficio ricevente è autorizzato a fotocopiare il documento e ad apporre sulla copia il timbro dell Amministrazione con la data e l ora d arrivo e la sigla dell operatore, tale procedura costituisce attestazione dell avvenuta ricezione. Articolo 13 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici La comunicazione al mittente dell avvenuto recapito di documenti informatici è assicurata dal servizio di P.E.C. (posta elettronica certificata) utilizzata dall Amministrazione. 12

13 SEZIONE V - REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 14 Documenti soggetti a registrazione di protocollo I documenti in entrata e quelli in uscita, ad eccezione di quelli indicati al successivo articolo, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo. Articolo 15 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo 1 Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni, la corrispondenza interna che non ha, in modo diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque rilevanza amministrativa. 2 Sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione particolare dell Amministrazione elencati nell allegato n. 4. Articolo 16 Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo La registrazione è eseguita, per i dati obbligatori, in un unica operazione senza possibilità per l operatore di inserire le informazioni in più fasi successive. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati opzionali. I dati obbligatori sono: a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) classificazione archivistica; f) ufficio di competenza; g) copie per conoscenza; h) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili; I dati opzionali, registrabili anche in fasi successive, sono: a) data di arrivo; b) numero degli allegati; c) mezzo di ricezione o mezzo di spedizione; d) indicazione del livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato dal sistema 13

14 Articolo 17 Registrazione di protocollo dei documenti informatici 1 La registrazione di protocollo di un documento informatico è eseguita dopo che l operatore addetto ne ha verificato l autenticità, la provenienza e l integrità. Nel caso di documenti informatici in partenza, questa verifica è estesa alla validità amministrativa della firma. 2 Per i documenti informatici è prevista la registrazione delle stesse informazioni indicate per quelli su supporto cartaceo, con l aggiunta, tra i dati obbligatori, dell impronta del documento informatico, generata con la funzione di hash SHA-1 e registrata in forma non modificabile. 3 La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati. 4 Il calcolo dell impronta previsto nell operazione di registrazione di protocollo è effettuato per tutti i file allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto. Articolo 18 Segnatura di protocollo L operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all operazione di registrazione di protocollo. Articolo 19 Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo in entrata La segnatura di protocollo di un documento cartaceo è realizzata attraverso l apposizione su di esso di una etichetta o timbro dove sono riportate le seguenti informazioni: a) denominazione dell Amministrazione b) codice identificativo dell Amministrazione c) data di protocollo d) numero di protocollo e) indice di classificazione f) UOR destinatario (allegato n 5 schema del flusso) Articolo 20 Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo in uscita La segnatura di protocollo di un documento cartaceo in uscita è realizzata attraverso l apposizione su di esso delle seguenti informazioni: a) denominazione dell Amministrazione b) codice identificativo dell Amministrazione c) data di protocollo d) numero di protocollo e) indice di classificazione (allegato n 6 schema del flusso) 14

15 Articolo 21 Segnatura di protocollo dei documenti informatici 1 I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti, un unica volta nell ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell Extensible Markup Language (XML) e compatibile con il Document Type Definition (DTD) reso disponibile dagli Organi competenti. 2 Le informazioni minime incluse nella segnatura sono: a) denominazione dell Amministrazione b) codice identificativo dell Amministrazione c) data di protocollo d) numero di protocollo e) indice di classificazione f) oggetto del documento g) mittente h) destinatario o destinatari. 3 Nel caso di documenti informatici in partenza, si possono specificare opzionalmente anche le seguenti informazioni: a) UOR o ufficio destinatario b) identificazione degli allegati c) informazioni sul procedimento e sul trattamento. 4 La struttura ed i contenuti del file di segnatura di protocollo di un documento informatico sono conformi alle disposizioni tecniche impartite dall Autorità per l Informatica della Pubblica Amministrazione. Articolo 22 Annullamento delle registrazioni di protocollo 1 Le registrazioni di protocollo possono essere annullate su autorizzazione del Responsabile del Servizio. 2 Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nel sistema e sono evidenziate dallo stesso con un simbolo o una dicitura. 3 L operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è eseguita con le seguenti modalità: a) informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma non modificabile, l annullamento anche di una sola di esse determina l automatico e contestuale annullamento dell intera registrazione di protocollo; b) delle altre informazioni, registrate in forma non modificabile, l annullamento anche di un solo campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, ora e autore della modifica; così analogamente per lo stesso campo, od ogni altro, che dovesse poi risultare errato; c) le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate secondo le modalità previste dalla normativa vigente. 15

16 Articolo 23 Registro giornaliero di protocollo Il Servizio provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, quale documento elettronico sottoscritto digitalmente, costituito dall elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno. Il documento informatico del registro giornaliero di protocollo è conservato dal responsabile della sicurezza informatica. Articolo 24 Registro di emergenza 1 Il Servizio autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta che per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema informatico. L elenco delle unità di personale abilitate alla registrazione dei documenti su registri di emergenza è riportato nell allegato n. 1 (Assegnazione delle responsabilità al Servizio). 2 In condizioni di emergenza si applicano le seguenti modalità di registrazione e di recupero dei dati: a) sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonchè la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema informatico; b) qualora l impossibilità di utilizzare il sistema informatico si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione; c) per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate; d) la sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l identificazione univoca dei documenti registrati nell ambito del sistema documentario dell area organizzativa omogenea; e) le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema stesso. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. Articolo 25 Differimento dei termini di registrazione 1 Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata e comunque non oltre le quarantotto ore dal ricevimento degli atti. 2 Il Responsabile del Servizio può differire con apposito provvedimento la registrazione di protocollo dei documenti ricevuti, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario d arrivo. 16

17 Articolo 26 Documenti inerenti a gare d appalto 1 La corrispondenza riportante l indicazione offerta - gara d appalto o simili, o comunque dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma viene protocollata in arrivo con l apposizione della segnatura di protocollo unitamente all ora di ricezione e alla sigla del ricevente direttamente sulla busta, plico o simili e inviata all UOR competente. 2 Dopo l apertura delle buste sarà cura dell ufficio preposto che gestisce la gara d appalto riportare gli estremi di protocollo su tutti i documenti in esse contenuti. Articolo 27 Corrispondenza personale o riservata 1 La corrispondenza nominativamente intestata è regolarmente aperta dagli uffici incaricati della registrazione di protocollo dei documenti in arrivo. 2 La corrispondenza con la dicitura riservata o personale non è aperta e viene consegnata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo averne preso visione, se valuta che i documenti ricevuti non sono personali, è tenuto garantirne la registrazione di protocollo. Articolo 28 Documenti ricevuti con il sistema di gestione fax 1 I documenti ricevuti con il sistema di gestione FAX sono stampati e protocollati o, in alternativa, trattati come documento informatico e sono soggetti alla registrazione di protocollo. 2 Qualora pervengano all Amministrazione, successivamente, gli originali, ad essi sono attribuiti la stessa segnatura di protocollo. 17

18 SEZIONE VI - CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 29 Piano di conservazione dell archivio 1 Il piano di conservazione dell archivio, comprendente il titolario di classificazione ed il massimario di scarto, è riportato nell allegato n L aggiornamento del piano di classificazione compete esclusivamente al Responsabile del Servizio ed è assicurato, quando se ne presenta la necessità, osservando quanto disposto dalla normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi degli enti pubblici. 3 Dopo ogni modifica del titolario di classificazione, il Responsabile del Servizio provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche. Articolo 30 Modalità di esecuzione dell operazione di classificazione dei documenti 1 La classificazione è l operazione finalizzata all oganizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle competenze, alle funzioni e alle attività dell Amministrazione. Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione facente parte del piano di conservazione dell archivio. 2 Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere classificati. 18

19 SEZIONE VII - ASSEGNAZIONE, RECAPITO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI Articolo 31 Il processo di assegnazione dei documenti Per assegnazione di un documento si intende l operazione di individuazione dell ufficio cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo. Tale ufficio nel seguito sarà denominato UOR di competenza. Il processo di assegnazione dei documenti è successivo alle operazioni di protocollo e può coinvolgere più unità di smistamento, fino ad arrivare alla presa in carico definitiva da parte dello UOR. (Descrizione di flusso delle operazioni allegato n. 8) Articolo 32 Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto cartaceo I documenti ricevuti dall Amministrazione su supporto cartaceo, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo ed assegnazione, sono fatti pervenire in originale agli UOR di competenza, che al momento della ricezione, con una funzione del sistema informatico di gestione documentale, esegue l operazione di presa in carico. Articolo 33 Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto informatico 1 I documenti elettronici ricevuti dall Amministrazione per via telematica, attraverso la casella di posta elettronica, sono trasmessi al UOR di competenza, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo. 2 Lo UOR di competenza, al momento della ricezione dei documenti elettronici, con una funzione del sistema informatico di gestione documentale, esegue l operazione di presa in carico. Articolo 34 Modifica delle assegnazioni 1 Nel caso di un individuazione errata dello UOR di competenza, lo UOR che riceve il documento, provvede a restituire all Ufficio Protocollo, il quale provvederà ad individuare il nuovo UOR di competenza. 2 Il sistema di gestione documentale tiene traccia di tutti questi passaggi, memorizzando, per ciascuno di essi, l identificativo dell utente che effettua l operazione con la data e l ora di esecuzione. Articolo 35 Assegnazione per conoscenza all Organo politico 1 E compito e responsabilità del responsabile dello UOR di competenza trasmettere per conoscenza all organo politico Sindaco, Giunta, Consiglio, nonché ai singoli 19

20 assessori o consiglieri - il documento pervenuto che abbia rilevanza politica o la cui conoscenza possa essere utile ai fini dell espletamento del mandato. 2 Sarà cura dello stesso UOR rapportarsi con i componenti dei suddetti organi per definire preventivamente quali possano essere i documenti idonei a svolgere tale funzioni 20

21 SEZIONE VIII - SCANSIONE DEI DOCUMENTI Articolo 36 Documenti soggetti a scansione ed uffici abilitati 1 I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, devono di norma essere acquisiti in formato immagine mediante il processo di scansione. 2 Le tipologie dei documenti da digitalizzare con lo scanner, le modalità ed i tempi di esecuzione del processo di scansione e gli UOR abilitati a questa operazione, sono riportati nell allegato n. 9. Articolo 37 Modalità di svolgimento del processo di scansione 1 Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi: a) collegamento del documento alla rispettiva registrazione di protocollo; b) acquisizione della copia elettronica dei documenti in modo tale che ad ogni documento, anche composto da più pagine, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione; c) verifica della leggibilità, accessibilità e qualità del documento acquisito. 21

22 SEZIONE IX - FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 38 Formazione ed identificazione dei fascicoli 1 Tutti i documenti registrati nel sistema informatico di protocollo, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli. 2 La formazione di un nuovo fascicolo avviene con l operazione di apertura che comporta, come minimo, la registrazione delle seguenti informazioni: a) indice di classificazione b) numero del fascicolo c) oggetto del fascicolo d) data di apertura e) UOR coinvolti 22

23 SEZIONE X - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 39 Spedizione dei documenti su supporto cartaceo I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi all ufficio interno abilitato all operazione di spedizione dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione di protocollo e segnatura, classificazione e fascicolazione. Articolo 40 Spedizione dei documenti informatici 1 I documenti informatici da spedire su supporto elettronico sono trasmessi attraverso la casella di posta elettronica certificata istituzionale dell Ente. 2 Le modalità di composizione e scambio dei messaggi, il formato della codifica, le misure di sicurezza, sono conformi alla normativa vigente. 3 I documenti informatici sono trasmessi all indirizzo elettronico PEC dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica. 4 L operazione di spedizione di un documento informatico è eseguita dopo che sono state completate le operazioni di verifica della validità amministrativa della firma, registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione. 23

24 SEZIONE XI - FASI DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI, SPEDITI ED INTERNI Articolo 41 Fasi di lavorazione dei documenti ricevuti Le fasi di lavorazione dei documenti ricevuti dall Amministrazione, esattamente nell ordine in cui devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti: a) ricezione b) registrazione e segnatura di protocollo c) scansione ove possibile d) classificazione e) assegnazione, recapito e presa in carico f) fascicolazione Articolo 42 Fasi di lavorazione dei documenti cartacei da spedire Le fasi di lavorazione dei documenti spediti dall Amministrazione, sono elencate nei seguenti punti esattamente nell ordine in cui devono essere eseguite: a) produzione b) registrazione e segnatura di protocollo c) classificazione d) fascicolazione e) scansione ove possibile f) spedizione Articolo 43 Fasi di lavorazione documenti elettronici spediti Le fasi di lavorazione dei documenti spediti dall Amministrazione, sono elencate nei seguenti punti esattamente nell ordine in cui devono essere eseguite: a) produzione b) sottoscrizione elettronica (Tassonometria del documento allegato n. 10) c) registrazione e segnatura di protocollo d) classificazione e) fascicolazione f) spedizione per PEC Articolo 44 Fasi di lavorazione dei documenti interni Le fasi di lavorazione dei documenti prodotti e trasmessi internamente tra uffici dell Amministrazione e ammessi alla registrazione di protocollo, esattamente nell ordine in cui devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti: a) produzione b) registrazione e segnatura di protocollo c) classificazione d) fascicolazione 24

25 SEZIONE XII - GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Articolo 45 Comunicazioni ufficiali tra uffici utente Per comunicazione tra uffici si intende una comunicazione, con o senza documenti allegati, di natura giuridica probatoria, o comunque di rilevanza amministrativa. Questo genere di comunicazioni sono gestite da apposite funzioni del sistema di gestione documentale. 25

26 SEZIONE XIII - GESTIONE DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI Articolo 46 Avvio dei procedimenti amministrativi e registrazione dei loro stati di avanzamento 1 Il sistema di gestione documentale, come minimo, consente di registrare per ogni procedimento amministrativo avviato i seguenti dati: a) il Responsabile del procedimento; b) il termine di scadenza; c) l Istruttore incaricato. 2 L aggiornamento dello stato di avanzamento dei procedimenti amministrativi è seguito a cura dei rispettivi Responsabili. 26

27 SEZIONE XIV - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 47 Tenuta e conservazione dei fascicoli dell archivio corrente 1 I fascicoli cartacei dell archivio corrente sono conservati negli uffici utente di competenza e formati a cura dei Responsabili dei procedimenti amministrativi. 2 I fascicoli elettronici relativi all archivio corrente sono conservati a cura dei responsabili dei procedimenti amministrativi nel sistema di gestione documentale. Articolo 48 Versamento dei fascicoli cartacei dall archivio corrente all archivio di deposito 1 Periodicamente, gli uffici utente individuano i fascicoli relativi ad affari o procedimenti conclusi, o comunque non più necessari allo svolgimento delle attività correnti. 2 I fascicoli così individuati sono trasmessi al servizio archivistico. Il trasferimento deve essere effettuato rispettando l organizzazione che i fascicoli e le serie hanno nell archivio corrente. 3 Il Responsabile del Servizio cura la formazione e la conservazione di un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell archivio di deposito. Articolo 49 Gestione dell archivio di deposito, selezione periodica dei documenti e formazione dell archivio storico dell Amministrazione 1 La gestione dell archivio di deposito, la selezione periodica dei documenti (scarto archivistico), la formazione e gestione dell archivio storico dell Amministrazione avviene con le modalità descritte nel piano di conservazione dell archivio riportato nell allegato n Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento. 3 Si applicano in ogni caso, per l archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali. Articolo 50 Archiviazione e conservazione dei documenti informatici 1 L archiviazione e conservazione dei documenti in formato elettronico avviene con le tecnologie e le procedure previste dalla normativa vigente. 2 Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione ed organizzazione del fascicolo elettronico e saranno oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva. 27

28 SEZIONE XV ACCESSIBILITA AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICO DEI DOCUMENTI Articolo 51 Accesso da parte degli uffici 1 La riservatezza dei documenti è garantita dal sistema di gestione documentale e dal protocollo informatico, attraverso profili utente e password in conformità a quanto previsto dal DPS dell Ente. 2 Il livello di riservatezza ritenuto necessario, se diverso da quello standard è contestuale alla registrazione di protocollo. 3 In modo analogo, l ufficio che effettua l operazione di apertura di un nuovo fascicolo ne fissa anche il livello di riservatezza. 4 Sono da considerarsi riservati i documenti: a) legati a vicende di persone o a fatti privati particolari; b) dalla cui pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell azione amministrativa, secondo quanto previsto dalle norme che regolano la materia. 5 I livelli di riservatezza gestiti dal sistema, il livello standard applicato automaticamente e le relative abilitazioni all accesso alle informazioni documentali sono riportati nell allegato

29 SEZIONE XVI - PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA RELATIVO ALLA FORMAZIONE, GESTIONE, TRASMISSIONE, INTERSCAMBIO,ACCESSO E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI Articolo 52 Documento Programmatico della Sicurezza (DPS) 1. Per quanto attiene la sicurezza informatica si rinvia al DPS in vigore nell Ente. 29

30 SEZIONE XVII FUNZIONALITA DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI FASCICOLI ELETTRONICI Articolo 53 Procedure di gestione software 1. Le procedure software e gli strumenti hardware utilizzati per la gestione del Protocollo Informatico e quanto ad esso correlato, devono essere conformi a quanto previsto dalle normative vigenti. 30

31 SEZIONE XVIII - NORME TRANSITORIE E FINALI Articolo 54 Norma Transitoria 1. Le operazioni di formazione, ricezione, trasmissione, gestione ed archiviazione dei documenti informatici presuppongono la disponibilità di una dotazione tecnologica attualmente in fase di completamento per cui gli articoli n 9, 11, 17, 21, 40, 43, entreranno in vigore in un prossimo futuro con apposito provvedimento del responsabile del Servizio. 2. Le norme del presente manuale relative alla fascicolazione dei documenti, in particolare quelle contenute nella sez. IX, entreranno in vigore contestualmente all adozione del nuovo Titolario di classificazione che prevederà l archiviazione per fascicoli. Articolo 55 Adozione degli allegati 1. Gli allegati previsti dal presente manuale sono adottati e periodicamente aggiornati a cura del Responsabile del Servizio. Articolo 56 Abrogazione 1. Dalla data di esecutività della delibera di approvazione del presente manuale si intendono abrogate tutte le norme e le disposizioni in contrasto con lo stesso, in particolare quelle contenute nel Regolamento sulla Gestione dell Ufficio Protocollo approvato con deliberazione di G.C. n 100 in data 24 aprile

32 ELENCO ALLEGATI Allegato n. 1 Allegato n. 2 Allegato n. 3 Allegato n. 4 Allegato n. 5 Allegato n. 6 Allegato n. 7 Allegato n. 8 Allegato n. 9 Allegato n. 10 Allegato n. 11 Assegnazione delle responsabilità al Servizio. Personale abilitato allo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, organizzazione ed archiviazione dei documenti. Modelli di documento standard e revisioni. Documenti già soggetti a registrazione particolare dell Amministrazione Schema del flusso (documento cartaceo in entrata). Schema del flusso (documento cartaceo in uscita). Piano di conservazione dell archivio, comprendente il titolario di classificazione ed il massimario di scarto. Processo di assegnazione dei documenti, descrizione di flusso delle operazioni. Tipologie dei documenti da digitalizzare con lo scanner, le modalità ed i tempi di esecuzione del processo di scansione e gli UOR abilitati a questa operazione. Fasi di lavorazione dei documenti elettronici spediti (tassonometria del documento). Livelli di riservatezza e relative abilitazioni all accesso alle informazioni documentali. 32

33 Allegato n. 1 Assegnazione delle responsabilità. All interno del Servizio per la gestione dei flussi documentali, vengono individuate le seguenti responsabilità: Responsabile del Servizio: Dirigente dell Area Servizi Amministrativi Vicario del responsabile: Responsabile dell Ufficio Protocollo Al Responsabile del Servizio sono assegnati i compiti previsti nell articolo 4, comma 2 e comma 3 del presente manuale, inoltre spetta allo stesso o al suo vicario, l autorizzazione all uso del registro di emergenza (art. 24). All interno del Servizio per la gestione dei flussi documentali, il personale impiegato presso l ufficio Archivio/Protocollo/Notifiche è autorizzato alla modifica per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati, su richiesta dell ufficio interessato. Tali modifiche comportano la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, all ora e all autore della modifica; così analogamente per lo stesso campo, od ogni altro, che dovesse poi risultare errato; le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate secondo le modalità previste dalla normativa vigente. Le operazioni di annullamento, sono autorizzate esclusivamente dal Responsabile del Servizio o dal suo vicario.