L Operatore di protocollo

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1 L Operatore di protocollo 1

2 Obiettivo del corso Fornire agli Operatori di protocollo le informazioni necessarie ad esercitare le attività di: Registrazione Acquisizione Assegnazione Ricerca dei documenti di protocollo tramite il sistema Folium. 2

3 Programma Panoramica sul sistema Folium I Ruoli applicativi di base Rappresentazione del flusso di lavoro dei documenti Le attività protocollazione in ingresso e in uscita La registrazione e la segnatura dei documenti in ingresso e uscita L acquisizione della documentazione elettronica La protocollazione in Ingresso ed in Uscita dei documenti per posta elettronica certificata L assegnazione dei documenti L annullamento dei protocolli Le modalità di ricerca dei documenti su Registro 3

4 Il Servizio di protocollo informatico e gestione documentale nelle P.A. Il Legislatore definisce il Protocollo informatico come l insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti, ovvero tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali (DPR 445/2000). Il Protocollo informatico è un Servizio obbligatorio negli Enti pubblici già dal 1 gennaio 2004 (DPR 445/2000). 4

5 Che cos è l Area Organizzativa Omogenea L AOO è un insieme di Unità Organizzative dell Amministrazione che operano su tematiche omogenee e presentano analoghe esigenze di gestione della documentazione (Art.2, DPCM 31 ottobre 2000) AMMINISTRAZIONE AOO AOO AOO AOO AOO 5

6 I Ruoli applicativi di base Il sistema dispone di quattro Ruoli applicativi principali: Amministratore di Ente: per le attività di creazione delle Aree Organizzative Omogenee e di configurazione degli elementi trasversali a ciascuna di esse: Organigramma, anagrafiche Utenti, Ruoli applicativi, parametri generali di configurazione dell applicativo ecc. Amministratore di AOO: per le attività di gestione degli elementi costitutivi di ciascuna Area Organizzativa Omogenea: Uffici e Utenti dell AOO; Associazione dei Ruoli agli Utenti, Registri, Titolario di classificazione, Permessi di accesso ai fascicoli, Rubriche, ecc. Operatore di Protocollo: per le attività di acquisizione, assegnazione e ricerca dei documenti su Registro Generale di protocollo e su eventuali Registri specifici. Utente documentale: per le attività di gestione dei procedimenti amministrativi tramite fascicolazione elettronica. 6

7 Folium e il ciclo di vita dei documenti PROTOCOLLAZIONE Flusso in ingresso GESTIONE DOCUMENTALE Ricezione posta Protocollazione in ingresso Assegnazione protocollo Presa in carico (Classificazione) Fascicolazione REGISTRO PROTOCOLLO ARCHIVIO UFFICIO Fascicolazione Lavorazione pratica Invio posta Protocollazione in uscita Richiesta Protocolazione documento Produzione documenti Flusso in uscita 8

8 Le regole di visibilità: principi generali I diversi livelli di visibilità dei documenti si definiscono in base: agli attori coinvolti ed ai permessi applicativi di cui dispongono: Operatori di protocollo e Utenti documentali al contesto in cui si trova il documento: nel Registro nel Fascicolo le caratteristiche del documento 9

9 Il processo di protocollazione Le principali attività che competono all di protocollo sono: Registrazione di protocollo Segnatura: apposizione del timbro di protocollo sull Originale cartaceo Acquisizione del documento cartaceo o elettronico Classificazione Assegnazione all ufficio di competenza 10

10 Il processo di protocollazione: la Registrazione Le informazioni minime (nucleo minimo) per la registrazione di protocollo dei documenti ricevuti o spediti sono le seguenti: Mittente per i documenti ricevuti o Destinatario/i per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; Oggetto del documento. Classificazione del documento. Numero di protocollo generato automaticamente e registrato in forma non modificabile; Data di protocollo assegnata automaticamente e registrata in forma non modificabile; 11

11 Il processo di protocollazione: la Segnatura La segnatura di protocollo è l apposizione o l associazione al documento originale, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. La segnatura deve consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono: il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all articolo 57 D.P.R. 445/2000; la data di protocollo; l identificazione in forma sintetica dell amministrazione o dell area organizzativa. NB: L'operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo 12

12 Il processo di protocollazione: l Acquisizione E l operazione che consente di acquisire l immagine dei documenti registrati. Può avvenire tramite scansione del documento cartaceo o acquisizione da file elettronico. L acquisizione del documento potrà essere effettuata contestualmente all attività di registrazione o in un momento successivo. La corrispondenza tra immagine e documento originale è garantita dalla presenza su entrambi degli elementi di segnatura. 13

13 La Classificazione La classificazione è l operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle funzioni e alle competenze dell ente. E eseguita a partire dal Titolario di classificazione: un indice di voci organizzate in modo gerarchico (da quelle a carattere generale fino ad arrivare a quelle di carattere particolare), che rappresentano e descrivono tutte le funzioni e quindi tutte le possibili competenze di un ente o di una organizzazione. La classificazione è fondamentale in quanto consente di organizzare in maniera omogenea e coerente i documenti che si riferiscono ai medesimi affari o ai medesimi procedimenti amministrativi. 14

14 La Classificazione PIANO DI CLASSIFICAZIONE del Personale Domanda selezione 01 - AMMINISTRAZIONE 01 - Affari Istituzionali 01 - Statuti e regolamenti Affari Amministrativi RISORSE UMANE 01 - Reclutamento Risorse Umane 01 - Selezioni interne 02 - Contratto di lavoro dirigenziale 03 - Concorsi 04 - Trattamento economico RISORSE AMMINISTRATIVE E FINANZIARIE Fascicolo Selezione personale Giuseppe Verdi 15

15 Il flusso di protocollazione in Ingresso - doc. cartacei Operatore di protocollo Apposizione Segnatura con Stampante di etichette Ricezione Corrispondenza in Ingresso Protocollo: Compilazione dati di Profilo Archiviazione dell Originale Acquisizione Documento tramite Scanner Assegnazione elettronica alla Struttura competente 16

16 Il flusso di protocollazione in Ingresso - PEC Operatore di protocollo Ricezione nella casella PEC Istituzionale accessibile da Folium Protocollo: Compilazione dati di Profilo Assegnazione elettronica alla Struttura competente 17

17 Il flusso di protocollazione in Uscita - doc. cartacei Operatore di protocollo Ricezione Documento firmato Protocollo / Segreteria di Direzione: Compilazione dati di Profilo Apposizione Segnatura con Stampante di Etichette Invio del documento ai Destinatari Acquisizione del Documento tramite Scanner Archiviazione Assegnazione elettronica all Mittente 18

18 Il flusso di protocollazione in Uscita - PEC Operatore di protocollo Ricezione Documento digitale con firma Protocollo / Segreteria di Direzione: Compilazione dati di Profilo Invio del documento ai destinatari tramite PEC Assegnazione elettronica all Mittente 19

19 Le diverse modalità di Assegnazione di un documento L Assegnazione è l attività che consente di trasmettere il protocollo all /Utente competente per il trattamento amministrativo. Il documento ricevuto potrà quindi essere preso in carico e fascicolato dal rispettivo assegnatario, per lo svolgimento delle attività di competenza. Il Sistema prevede diverse modalità di Assegnazione: Assegnazione per competenza /Utente responsabile degli adempimenti amministrativi Assegnazione per conoscenza /Utente interessato alla consultazione del documento Assegnazione per smistamento /Utente preposto alla Assegnazione per Competenza e/o per Conoscenza del documento 20

20 Le diverse modalità di Assegnazione di un documento Assegnazione all interessato Consente di recapitare il documento al Responsabile dell (e ad eventuali altri Utenti da esso delegati), che procederà quindi ad una eventuale ri-assegnazione verso un proprio collaboratore. Assegnazione all Utente interessato Consente di recapitare il documento in via esclusiva all Utente interessato alla ricezione del documento. 21

21 Buon lavoro a tutti Grazie per l attenzione 22