Manuale di gestione del protocollo informatico1

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1 Allegato B alla determinazione organizzativa n. 95/2016 Aggiornamento del Manuale di gestione del protocollo informatico e revisione dei suoi allegati PROVINCIA DI VERONA Manuale di gestione del protocollo informatico1 approvato con deliberazione di giunta provinciale n. 327 del 30 dicembre 2003 con allegati aggiornati al 6 maggio 2004 aggiornato con deliberazione di giunta provinciale n.108 del 4 giugno 2009 con allegati aggiornati con determinazione organizzativa 31 luglio 2013, n. 165 aggiornato con deliberazione di giunta provinciale n. 149 del 8 agosto 2013 aggiornato e allegati modificati con determinazione organizzativa n. 170 del 6 novembre 2015 aggiornato e allegati modificati con determinazione organizzativa n. 95 del 25 luglio Cfr. articolo 5 del D.P.C.M. 13 dicembre 2013: Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

2 Indice...1 PROVINCIA DI VERONA...1 SEZIONE I...8 DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE...8 Articolo Ambito di applicazione e allegati...8 Articolo Definizioni...8 SEZIONE II...8 DISPOSIZIONI GENERALI...8 Articolo Area organizzativa omogenea...8 Articolo Servizio gestione informatizzata dei flussi documentali...8 Articolo Compiti del responsabile del servizio...9 Articolo Unicità del protocollo informatico...9 Articolo Soppressione dei sistemi di protocollazione e dei protocolli di settore...9 Articolo Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti...9 SEZIONE III...9 TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI...9 Articolo Distinzione dei documenti...9 Articolo Documenti interni...10 SEZIONE IV...10 RICEZIONE DEI DOCUMENTI...10 Articolo Ricezione dei documenti su supporto cartaceo...10 Articolo Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo...10 Articolo Ricezione dei documenti informatici...10 Articolo Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici...11 SEZIONE V...11 REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI...11 Articolo Documenti soggetti a registrazione di protocollo...11 Articolo Documenti non soggetti a registrazione di protocollo...11 Articolo Documenti privi di firma o anonimi...11 Articolo

3 Registrazione riservata di protocollo...11 SEZIONE VI...11 DEFINIZIONE DEI FLUSSI DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI...11 Articolo Flusso delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti ricevuti...11 Articolo Flusso delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti spediti...11 Articolo Flusso delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti interni...12 SEZIONE VII REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO...12 Articolo Articolo Registrazione di protocollo dei documenti informatici...12 Articolo Segnatura di protocollo...12 Articolo Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo...13 Articolo Regole per la scansione ottica dei documenti cartacei...13 Articolo Segnatura di protocollo dei documenti informatici...13 Articolo Annullamento delle registrazioni di protocollo...13 Articolo Predisposizione del registro giornaliero di protocollo...14 Articolo Conservazione del registro giornaliero di protocollo...14 Articolo Registro di emergenza...14 Articolo Differimento dei termini di registrazione...15 Articolo Documenti inerenti a gare d appalto...15 Articolo Corrispondenza personale o riservata...15 Articolo Documenti ricevuti prima via fax o PEC e poi in originale su supporto cartaceo...15 SEZIONE VIII...15 IL SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI...15 Articolo Sistema di classificazione dei documenti...15 SEZIONE IX...16 ASSEGNAZIONE E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI...16 Articolo Assegnazione dei documenti...16 SEZIONE X...16 GESTIONE DEI FASCICOLI DEI DOCUMENTI...16 Articolo Formazione, identificazione e gestione dei fascicoli

4 SEZIONE XI...16 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI...16 Articolo Spedizione dei documenti su supporto cartaceo...16 Articolo Spedizione dei documenti informatici...16 SEZIONE XII...17 GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI...17 Articolo Gestione dei flussi documentali...17 SEZIONE XIII...17 TENUTA, CONSERVAZIONE E ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI...17 Articolo Piano di conservazione degli archivi provinciali...17 Articolo Versamento dei documenti cartacei nell archivio di deposito...17 Articolo Gestione dell archivio di deposito, selezione periodica dei documenti e formazione dell archivio storico della Provincia...17 Articolo Archiviazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei...17 Articolo Conservazione digitale...17 Articolo Accesso da parte degli utenti...17 Articolo Accesso da parte di utenti esterni alla Provincia...18 Articolo Accesso da parte di altre pubbliche amministrazioni...18 SEZIONE XVI...18 PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA...18 Articolo Il sistema di sicurezza informatica...18 ALLEGATI ALLEGATO N 1 MODELLO ORGANIZZATIVO: AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA E REGOLE GENERALI PER LA FORMAZIONE DEI DOCUMENTI...21 ALLEGATO N ELENCO DEI REGISTRI DI PROTOCOLLO DI SETTORE SOPPRESSI...22 ALLEGATO N ABILITAZIONI ALL UTILIZZO DELLE FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI...23 ALLEGATO N REGISTRAZIONE DI DOCUMENTI INTERNI...24 ALLEGATO N DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO...25 ALLEGATO N

5 REGISTRAZIONE DI DOCUMENTI PRIVI DI FIRMA O ANONIMI...26 ALLEGATO N DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE RISERVATA...27 ALLEGATO IL REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO...29 ALLEGATO N 8 A...31 FLUSSO DELLE OPERAZIONI DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI CARTACEI RICEVUTI...31 ALLEGATO N 8 B...32 FLUSSO DELLE OPERAZIONI DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI DIGITALI RICEVUTI...32 Errata ricezione di documenti informatici...32 ALLEGATO N 9 A...34 FLUSSO DELLE OPERAZIONI DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI CARTACEI SPEDITI...34 ALLEGATO N 9 B...35 FLUSSO DELLE OPERAZIONI DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI DIGITALI SPEDITI...35 ALLEGATO N ACQUISIZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI...36 ALLEGATO N PIANO DI CONSERVAZIONE...37 ALLEGATO N REGOLE PER L ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI...38 ALLEGATO PIANO DI SICUREZZA...39 ALLEGATO SCHEDA TECNICA SULLE...44 FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

6 SEZIONE I DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE Articolo 1 Ambito di applicazione e allegati 1. Il presente manuale di gestione dei documenti disciplina le attività di registrazione, classificazione, gestione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi della Provincia di Verona. 2. Il manuale è composto, oltre che dal presente articolato, dai seguenti allegati, che disciplinano gli aspetti gestionali e tecnici del processo di gestione documentale: 1 Modello organizzativo: area organizzativa omogenea e regole generali per la formazione dei documenti ; 2 Elenco dei registri di protocollo di settore soppressi ; 3 Abilitazioni all'utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti; 4 Registrazione di documenti interni ; 5 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo ; 6 Registrazioni di documenti privi di firma o anonimi ; 7 Documenti soggetti a registrazione riservata ; 8 Il registro giornaliero di protocollo 8 A Flusso delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti cartacei ricevuti ; 8 B Flusso delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti digitali ricevuti ; 9 A Flusso delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti cartacei spediti ; 9 B Flusso delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti digitali spediti ; 10 Acquisizione digitale dei documenti 11 Piano di conservazione ; 12 Regole per l'assegnazione dei documenti 13 Piano della sicurezza 14 Scheda tecnica sulle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti. 3. Il dirigente competente approva gli allegati, può introdurne di ulteriori, purché di contenuto tecnico o gestionale, e provvede a revisioni di forma e meri aggiornamenti dell'articolato stesso. Articolo 2 Definizioni 1. Ai fini del presente manuale, per quanto riguarda le definizioni si fa riferimento all'allegato 1 DPCM Glossario/Definizioni SEZIONE II DISPOSIZIONI GENERALI Articolo 3 Area organizzativa omogenea 1. Per la gestione unica e coordinata dei documenti, la Provincia opera come unica area organizzativa omogenea, come indicato nell allegato n. 1 al presente manuale. 2. Nell allegato di cui al comma 1 sono riportati il codice identificativo e l insieme degli uffici dell'ente, con la loro articolazione gerarchica. Articolo 4 Servizio gestione informatizzata dei flussi documentali 1. Per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi è stato istituito il prescritto servizio. 6

7 2. Al servizio è preposto un responsabile, nominato con le modalità previste dal regolamento sull ordinamento degli uffici e dei servizi della Provincia, unitamente al dipendente chiamato a sostituirlo in caso di assenza, impedimento o urgenza. Articolo 5 Compiti del responsabile del servizio 1. Il responsabile del servizio gestione informatizzata dei flussi documentali svolge, fra l altro i seguenti compiti: a) attribuisce il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all inserimento e alla modifica delle informazioni; b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente; c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo; d) conserva le copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati su supporto informatico, in luoghi sicuri e differenti; e) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del testo unico e le attività di gestione dell archivio di cui agli articoli 67, 68 e 69 dello stesso testo unico; f) autorizza con apposito provvedimento le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo; g) vigila sull osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati. 1. Il responsabile del servizio cura la verifica degli allegati al presente manuale e l'eventuale aggiornamento, con periodicità almeno annuale. Articolo 6 Unicità del protocollo informatico 1. Nella Provincia la numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva. Essa si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal numero 1, all inizio dell anno successivo. 2. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche. Articolo 7 Soppressione dei sistemi di protocollazione e dei protocolli di settore 1. Non sono consentiti sistemi di registrazione di documenti alternativi al protocollo informatico e a quelli indicati nell'allegato 4 al presente manuale. 2. Nell allegato n. 2 è riportato l elenco dei protocolli di settore che sono stati soppressi a seguito dell'introduzione del protocollo informatico, con l indicazione delle misure organizzative e tecniche adottate per l eventuale recupero dei dati pregressi. 7

8 Articolo 7 bis Istituzione dei registri degli atti 1. A partire dal 12 agosto 2016 sono istituiti i seguenti registri informatici per la registrazione e conservazione dei provvedimenti informatici della Provincia di Verona: I. registro delle ordinanze; II. registro dei decreti; III. registro delle deliberazioni del Presidente; IV. registro delle deliberazioni del Consiglio provinciale; V. registro delle deliberazioni dell'assemblea dei Sindaci; VI. registro delle determinazioni dirigenziali 2. I registri saranno accessibili mediante il sistema di protocollo al fine di garantirne la conservazione a norma di legge. Eventuali rettifiche o annullamenti dei provvedimenti digitali che si rendessero necessari per meri errori materiali, seguiranno le regole e le prassi in uso per le rettifiche o annullamenti delle registrazioni a protocollo dei documenti. Articolo 8 Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti Abrogato SEZIONE III TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI Articolo 9 Distinzione dei documenti 1. Nell'ambito del processo di gestione documentale, i documenti amministrativi, in termini operativi, sono così definiti: a. documenti ricevuti: sono i documenti che hanno rilevanza giuridico probatoria, acquisiti dalla Provincia nell esercizio delle proprie funzioni; b. documenti spediti: sono i documenti che hanno rilevanza giuridico probatoria, prodotti dalla Provincia nell esercizio delle proprie funzioni; c. documenti interni: sono i documenti scambiati tra gli uffici della Provincia. 2. I documenti amministrativi, come oggetto di scambio, in termini tecnologici sono classificabili in: informatico analogico. 3. La Provincia forma gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni del Codice dell'amministrazione digitale e delle relative regole tecniche. 4. Fermo restando quanto previsto dal comma 3, la redazione di documenti originali in formato analogico, nonché la copia di documenti informatici su supporto cartaceo è consentita, salve norme speciali di legge, solo ove risulti necessaria e comunque nel rispetto del principio dell'economicità. Articolo 10 Documenti interni 1. Non sono soggetti a registrazione di protocollo i documenti interni che hanno mero contenuto informativo o che danno il resoconto di attività svolte dagli uffici, quali, a titolo esemplificativo, memorie informali, appunti, brevi annotazioni, verbali di riunioni di lavoro o dei gruppi di lavoro. 2. I documenti interni che non rientrano nella fattispecie del comma 1 sono soggetti a registrazione con modalità interna, secondo quanto disposto nell'allegato n. 4 al presente manuale. 8

9 SEZIONE IV RICEZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 11 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo 1. I documenti su supporto cartaceo possono pervenire alla Provincia attraverso: il servizio postale; la consegna diretta agli uffici da parte degli utenti; la trasmissione telefax. 2. I documenti trasmessi attraverso il servizio postale ordinario sono ritirati dalla Provincia a mezzo di personale o operatori autorizzati e consegnati direttamente alle sedi dei servizi in indirizzo o al servizio gestione informatizzata dei flussi documentali se non è specificato chiaramente la sede dell ufficio di destinazione. 3. I documenti consegnati a mano agli uffici, se sono soggetti a registrazione di protocollo, sono fatti pervenire, a cura del personale che li riceve e nell arco della stessa giornata, ai competenti uffici abilitati alla registrazione di protocollo. 4. I documenti ricevuti con apparecchi telefax, se sono soggetti a registrazione di protocollo sono trattati come quelli consegnati direttamente agli uffici. 5. I documenti cartacei indirizzati a soggetti diversi e pervenuti alla Provincia sono restituiti al mittente. Qualora la busta contenente la documentazione sia stata aperta, il personale addetto al ritiro della corrispondenza ne cura la trasmissione al mittente ovvero all'amministrazione in indirizzo apponendo la seguente nota sul plico Pervenuta ed aperta per errore. 6. I documenti pervenuti su supporto cartaceo acquisiti al protocollo e assegnati all'ufficio destinatario che non sono di competenza provinciale, sono restituiti al mittente e/o inoltrati all'eventuale amministrazione competente a cura dell'ufficio assegnatario. Articolo 12 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo 1. Qualora un documento cartaceo sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta consegna, l ufficio che riceve il documento, se abilitato, esegue la registrazione di protocollo in arrivo e rilascia la fotocopia del documento con gli estremi della segnatura. Articolo 13 Ricezione dei documenti informatici I documenti informatici possono pervenire alla Provincia con le seguenti modalità: a) a mezzo della casella di posta elettronica certificata istituzionale e/o di settore, secondo l'organizzazione interna; b) a mezzo della casella di posta elettronica istituzionale convenzionale non certificata; c) su supporto rimovibile quale, ad esempio, cd rom, dvd, pen drive, consegnato direttamente agli uffici da parte degli utenti o inviato tramite il servizio postale. 2. Gli indirizzi di posta elettronica istituzionale sono riportati nell allegato n Il responsabile del servizio provvede a pubblicizzare l indirizzo di posta elettronica istituzionale con ogni mezzo di comunicazione e a trasmetterlo agli organi competenti. 4. L ufficio che riceve direttamente documenti informatici, soggetti alla registrazione di protocollo, a mezzo della casella di posta elettronica istituzionale convenzionale non certificata, chiede al mittente, con un messaggio di posta elettronica in risposta, la ritrasmissione degli stessi al suddetto indirizzo di posta elettronica certificata istituzionale. In via residuale, qualora il mittente non provveda entro 48 ore dalla richiesta ovvero il responsabile del procedimento attesti la rilevanza, ai fini procedimentali, della documentazione pervenuta, lo stesso inoltra la mail originaria all'indirizzo di posta elettronica certificata istituzionale generale chiedendone l'acquisizione al registro generale di protocollo. 9

10 5. L operazione di ricezione dei documenti informatici avviene con modalità conformi alle regole tecniche. Essa comprende anche i processi di verifica dell autenticità, della provenienza e dell integrità dei documenti stessi. 6. I documenti informatici su supporto rimovibile quale, ad esempio, cd rom, dvd, pen drive, consegnato direttamente agli uffici da parte degli utenti o inviato tramite il servizio postale non garantiscono standard tecnologici e formali di riferimento. Il responsabile del procedimento che li riceve si riserva la facoltà di acquisire e gestire tutti quei documenti informatici che riesce a decodificare e interpretare con le tecnologie a propria disposizione, dandone informazione in sede di protocollazione. Superati i controlli e gli adempimenti del caso, i documenti vengono registrati al protocollo e inserito nel flusso di lavorazione. 7. Nel caso in cui pervengano sulla casella di posta elettronica certificata istituzionale generale o settoriale documenti che non sono indirizzati alla Provincia, l operatore di protocollo rispedisce il messaggio al mittente, utilizzando l'apposita funzione messa a disposizione dal sistema di protocollo informatico, riportando, nel messaggio accompagnatorio, la seguente dicitura Messaggio pervenuto per errore - non di competenza di questa Amministrazione. 8. Nel caso in cui pervengano alla casella di posta elettronica istituzionale convenzionale non certificata documenti che non sono indirizzati alla Provincia, l'ufficio destinatario rispedisce il messaggio al mittente, utilizzando l'apposita funzione messa a disposizione dal sistema, riportando, nel messaggio accompagnatorio, la seguente dicitura Messaggio pervenuto per errore - non di competenza di questa Amministrazione. 9. Nel caso in cui siano protocollati documenti erroneamente trasmessi alla Provincia, l'ufficio assegnatario del documento provvede alla restituzione della documentazione al mittente originario e all'inoltro della stessa all'aoo. Articolo 14 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici 1. Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittente dell avvenuto recapito è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dalla Provincia. 2. Il sistema di protocollazione informatica dei documenti, in conformità alle disposizioni vigenti, provvede alla formazione e all'invio al mittente delle prescritte ricevute. SEZIONE V REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 15 Documenti soggetti a registrazione di protocollo 1. I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli di cui al precedente articolo 10, comma 2, sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati. Articolo 16 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Abrogato Articolo 17 Documenti privi di firma o anonimi Abrogato Articolo 18 Registrazione riservata di protocollo Abrogato 10

11 SEZIONE VI DEFINIZIONE DEI FLUSSI DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 19 Flusso delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti ricevuti 1. Le fasi della gestione dei documenti ricevuti dalla Provincia, sono descritte nei diagrammi di flusso di cui agli allegati n. 8-A, relativamente ai documenti cartacei, e n. 8-B, relativamente ai documenti digitali, al presente manuale. Articolo 20 Flusso delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti spediti 1. Le fasi della gestione dei documenti spediti dalla Provincia sono descritte nei diagrammi di flusso di cui agli allegati n. 9-B al presente manuale. Articolo 21 Flusso delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti interni 1. Le fasi della gestione dei documenti spediti dalla Provincia sono descritte nei diagrammi di flusso di cui agli allegati n. 9-B al presente manuale. SEZIONE VII REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO Articolo 22 Modalità di registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo Per ogni documento su supporto cartaceo, ricevuto dalla Provincia, è effettuata una registrazione di protocollo. 2. Tale registrazione è eseguita in un unica operazione, senza possibilità per l operatore di inserire le informazioni in più fasi successive. 3. Ciascuna registrazione di protocollo contiene i seguenti dati: a. numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b. data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c. mittente per i documenti ricevuti registrati in forma non modificabile; d. oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e. data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f. data di arrivo, se disponibile; g. luogo di provenienza del documento, se disponibile; h. numero degli allegati, se disponibili; i. descrizione sintetica degli allegati, se disponibili; j. estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione, se disponibile; k. mezzo di ricezione se disponibile; l. ufficio di competenza, se disponibile; m. copie per conoscenza, se disponibili; n. tipo di documento, se disponibile. Articolo 23 Registrazione di protocollo dei documenti informatici 1. La registrazione di protocollo di un documento informatico è eseguita dopo la verifica dell autenticità, 11

12 della provenienza e dell integrità. Nel caso di documenti informatici spediti, questa verifica è estesa alla validità amministrativa della firma. 2. I dati di registrazione di protocollo per i documenti informatici sono registrati dal sistema con le stesse informazioni indicate per quelli su supporto cartaceo con l aggiunta dell impronta del documento informatico. 3. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati. 4. Il calcolo dell impronta previsto nell operazione di registrazione di protocollo è effettuato per tutti i file allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto. Articolo 24 Segnatura di protocollo 1. L operazione di segnatura di protocollo è effettuata contestualmente all operazione di registrazione di protocollo. E apposta in forma permanente non modificabile sul documento e deve individuare ciascun documento in modo inequivocabile. 2. Non è consentita l identificazione dei documenti mediante l assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro. 3. Non è consentito l utilizzo del medesimo numero di protocollo per il documento di risposta. Articolo 25 Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo 1. La segnatura di protocollo di un documento cartaceo è realizzata attraverso l apposizione su di esso di un timbro o etichetta di protocollo sul quale sono riportate le seguenti informazioni: a) denominazione Provincia di Verona; b) codice identificativo della Provincia; c) codice identificativo del registro; d) data di protocollo; e) progressivo di protocollo; f) codice a barre. Articolo 26 Regole per la scansione ottica dei documenti cartacei 1. La scansione ottica dei documenti cartacei (acquisizione digitale) è effettuata contestualmente alle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, con le modalità indicate nell allegato n.10 punto 2 del presente manuale. 2. Se non è possibile la scansione ottica contestuale alle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, si applicano le modalità di scansione differite di cui all allegato n. 10 punto 3 del presente manuale. Articolo 27 Segnatura di protocollo dei documenti informatici 1. I dati relativi alla segnatura di protocollo di un documento trasmesso da una area organizzativa omogenea sono associati al documento stesso e contenuti, nel messaggio, in un file, conforme alle specifiche dell Extensible Markup Language (XML), compatibile con un file XML Schema e/o DTD (Document Type Definition), definito e aggiornato periodicamente dalle autorità competenti. 2. Le informazioni minime incluse nella segnatura sono le seguenti: a) codice identificativo della Provincia b) data di protocollo; c) numero di protocollo; 12

13 d) classificazione; e) oggetto del documento; f) mittente; g) destinatario o destinatari. 3. Nel caso di documenti informatici spediti, si possono specificare anche le seguenti informazioni: a) persona o ufficio del soggetto destinatario; b) identificazione degli allegati; c) informazioni sul procedimento e sul trattamento. Articolo 28 Annullamento delle registrazioni di protocollo 1. Le informazioni non modificabili di cui all art. 22, comma 3, dalla lettera a) alla lettera d), e l impronta del documento informatico di cui all art. 23, comma 2, sono annullabili dal responsabile del servizio gestione informatizzata dei flussi documentali, con apposito provvedimento che indica i motivi che rendono necessario l annullamento. 2. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema con un simbolo o una dicitura. 3. L operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è eseguita con le seguenti modalità: a) fra le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma non modificabile, l annullamento anche di una sola di esse determina l automatico e contestuale annullamento dell intera registrazione di protocollo; b) delle altre informazioni, registrate in forma non modificabile, l annullamento anche di un solo campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, l ora e all autore della modifica; così analogamente per lo stesso campo, od ogni altro, che dovesse poi risultare errato; c) le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate nella base dei dati ed è consentita la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all identificativo dell operatore ed agli estremi del provvedimento di autorizzazione. Articolo 29 Predisposizione del registro giornaliero di protocollo 1. Il responsabile del servizio provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno, così come descritto all'allegato n. 8 al presente manuale. Articolo 30 Conservazione del registro giornaliero di protocollo 1. Al fine di garantire l'immodificabilità del contenuto, il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, con le modalità contenute nell'allegato n. 8 al presente manuale. Articolo 31 Registro di emergenza 1. Il responsabile del servizio autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema. 2. I dipendenti abilitati alla registrazione dei documenti su registri di emergenza sono indicati nell elenco 13

14 allegato n. 4 al presente manuale. 3. In condizioni di emergenza si applicano le seguenti modalità di registrazione e di recupero dei dati: a) sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema; b) qualora l impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile del servizio può autorizzare l uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione; c) per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate; d) la sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l identificazione univoca dei documenti registrati nell ambito del sistema documentario dell area organizzativa omogenea; e) le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. Articolo 32 Differimento dei termini di registrazione 1. Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata e comunque non oltre le quarantotto ore dal ricevimento degli atti. 2. Eccezionalmente, il responsabile del servizio può differire con apposito provvedimento la registrazione di protocollo dei documenti ricevuti, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario d arrivo. Articolo 33 Documenti inerenti a gare d appalto 1. La corrispondenza riportante l indicazione offerta - gara d appalto o simili, o comunque dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non deve essere aperta. Tale corrispondenza è protocollata in arrivo con l apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili, ed è inviata alla struttura responsabile del procedimento. 2. La struttura responsabile del procedimento, concluse le operazioni di gara da parte della commissione, riporta gli estremi di protocollo contenuti sulla busta, plico o simili, e provvede, ove possibile, alla scansione ottica dei documenti da utilizzare nelle successive fasi del procedimento. Articolo 34 Corrispondenza personale o riservata 1. La corrispondenza nominativamente intestata è regolarmente aperta dagli uffici incaricati della registrazione di protocollo dei documenti ricevuti, salvo quanto previsto al comma La corrispondenza nominativamente intestata, con l aggiunta nella busta della dicitura riservata o personale, non è aperta ed è consegnata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo averne preso visione, se i documenti ricevuti non sono personali, è tenuto a trasmetterli all ufficio abilitato alla registrazione di protocollo. Articolo 35 Documenti ricevuti prima via fax o PEC e poi in originale su supporto cartaceo 1. I documenti ricevuti via fax o PEC sono registrati al protocollo. 14

15 SEZIONE VIII IL SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 36 Sistema di classificazione dei documenti 1. Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico devono essere classificati, indipendentemente dalle modalità di trasmissione (documenti ricevuti, spediti, interni) e dal supporto sul quale sono formati. 2. La classificazione è l operazione per l organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico. 3. Il sistema di classificazione si avvale del piano di classificazione (o titolario) riportato nell allegato n. 11. SEZIONE IX ASSEGNAZIONE E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI Articolo 37 Assegnazione dei documenti 1. Per l assegnazione di un documento si intende l operazione di individuazione della struttura responsabile del procedimento e di quella a cui il documento deve essere inviato per conoscenza. 2. Le regole per l assegnazione, la presa in carico o il rifiuto all assegnazione, nonché per la modifica delle assegnazioni sono indicate nell allegato n. 12 al presente manuale. SEZIONE X GESTIONE DEI FASCICOLI DEI DOCUMENTI Articolo 38 Formazione, identificazione e gestione dei fascicoli 1. Tutti i documenti registrati nel protocollo o in altri registri tenuti dalla Provincia, indipendentemente dal supporto sul quale sono stati formati originariamente, sono riuniti in fascicoli informatici, denominati secondo le regole definite nell'allegato n. 11 al presente manuale. 2. La struttura responsabile del procedimento cura la formazione dei fascicoli. 3. abrogato 4. I documenti cartacei di cui non è possibile la scansione ottica sono trasmessi, in originale, alla struttura responsabile del procedimento che ne cura la gestione fino alla chiusura del relativo procedimento. Detti documenti sono oggetto di acquisizione digitale differita ai sensi dell'allegato n. 9, paragrafo n. 3 del presente manuale. SEZIONE XI SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 39 Spedizione della copia analogica di documenti amministrativi informatici su supporto cartaceo 1. I documenti amministrativi informatici, compresi gli allegati, sono spediti, come copia analogica di documento digitale, solo ed esclusivamente nell'ipotesi residuale in cui la trasmissione a mezzo della casella di posta elettronica certificata non sia possibile. In tali casi, il documento amministrativo informatico nonché dei relativi allegati sono registrati al protocollo e la copia analogica è trasmessa agli uffici abilitati alle operazioni di spedizione. 2. Nel caso di spedizioni per raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere, corriere o altro mezzo che richieda una qualche documentazione da allegare alla busta, la relativa modulistica viene compilata a cura degli uffici mittenti avendo cura di indicare il numero di protocollo cui si riferisce il plico. 15

16 Articolo 40 Spedizione dei documenti amministrativi informatici 1. Per la spedizione dei documenti amministrativi informatici, la Provincia si avvale di un servizio di posta elettronica certificata conforme alle regole tecniche vigenti. 2. I documenti informatici sono trasmessi all indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica. 3. L operazione di spedizione di un documento informatico è eseguita dopo che sono state completate le operazioni di verifica della validità amministrativa della firma, registrazione di protocollo, segnatura di protocollo e classificazione. SEZIONE XII GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Articolo 41 Gestione dei flussi documentali 1. Le regole per la gestione dei flussi documentali sono stabilite negli allegati al presente manuale. SEZIONE XIII TENUTA, CONSERVAZIONE E ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 42 Piano di conservazione degli archivi provinciali 1. I documenti di archivio sono conservati secondo quanto definito nel piano di conservazione, allegato sotto il n. 11 al presente manuale. Articolo 43 Versamento dei documenti cartacei nell archivio di deposito abrogato Articolo 44 Gestione dell archivio di deposito, selezione periodica dei documenti e formazione dell archivio storico della Provincia abrogato SEZIONE XIV ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI abrogato Articolo 45 Archiviazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei abrogato Articolo 46 Conservazione digitale abrogato SEZIONE XV ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI Articolo 47 Accesso da parte degli utenti 1. La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema 16

17 attraverso l uso di profili utente e password. 2. L operatore che effettua la registrazione di protocollo di un documento inserisce preventivamente il livello di riservatezza ritenuto necessario, se diverso da quello standard applicato automaticamente dal sistema, sulla base di quanto stabilito nell'allegato n. 7 al presente manuale. 3. In modo analogo, l ufficio che effettua l operazione di apertura di un nuovo fascicolo informatico ne fissa anche il livello di riservatezza. 4. abrogato 5. I livelli di riservatezza gestiti dal sistema, il livello standard applicato automaticamente, le relative abilitazioni all accesso alle informazioni documentali, nonché le linee guida in materia di trattamento dati sono riportate nel presente manuale. Articolo 48 Accesso da parte di utenti esterni alla Provincia 1. L accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di utenti esterni alla Provincia è realizzato mediante l impiego di sistemi di riconoscimento ed autenticazione basati sull assegnazione di login e password. 2. Agli utenti riconosciuti ed abilitati alla consultazione sono rese disponibili tutte le informazioni necessarie e sufficienti all esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi. Articolo 49 Accesso da parte di altre pubbliche amministrazioni 1. L accesso al sistema di gestione informatica dei documenti della Provincia da parte di altre pubbliche amministrazioni è realizzato applicando le norme ed i criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni. 2. In questi casi, sono rese disponibili le seguenti informazioni: a) il numero e la data di protocollo, ottenuti attraverso l indicazione congiunta dell oggetto, della data di spedizione, del mittente, del destinatario; b) il numero e la data di protocollo del documento ricevuto, ottenuti attraverso il numero e data di protocollo attribuiti dalla Provincia al documento spedito. SEZIONE XVI PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA Articolo 50 Il sistema di sicurezza informatica 1. Il sistema di sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso e conservazione dei documenti informatici è regolato dal relativo documento, riportato nell allegato n. 14 al presente Manuale. 17

18 Allegati 18

19 ALLEGATO N 1 MODELLO ORGANIZZATIVO: AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA E REGOLE GENERALI PER LA FORMAZIONE DEI DOCUMENTI Il modello organizzativo E stata istituita con regolamento provinciale sull ordinamento degli uffici e servizi un unica area organizzativa omogenea, denominata Provincia di Verona, così identificata: a) codice identificativo dell area: p_vr ; b) indirizzi di posta elettronica istituzionale generali e settoriali dell area c) gli uffici e gli utenti che compongono l AOO Provincia di Verona, con la loro articolazione gerarchica, sono pubblicati nell'apposita sezione dedicata alla trasparenza presente sul portale provinciale; d) denominazione del servizio come servizio gestione informatizzata dei flussi documentali e trattamento dati. Il responsabile del servizio e il suo sostituto possono essere incaricati dal dirigente della struttura con apposito atto organizzativo. Il modello organizzativo adottato per la protocollazione è, allo stato, decentrato sia in ingresso che in uscita. La Provincia di Verona, nell'ambito degli adempimenti previsti, si è accreditata presso l'indice delle pubbliche amministrazioni (IPA), tenuto e reso pubblico dalla medesima fornendo le informazioni che individuano l'amministrazione e l'articolazione della sua struttura. Il codice identificativo dell'amministrazione è stato generato e attribuito autonomamente dall'amministrazione. La Provincia comunica tempestivamente all'ipa ogni successiva modifica delle proprie credenziali di riferimento, dell'organizzazione e dei dati correlati, nonché la data a partire dalla quale saranno operative le eventuali modifiche apportate, in modo da garantire l'affidabilità delle informazioni disponibili sul sopracitato indice. Regole generali per la formazione dei documenti I documenti dell'amministrazione sono prodotti con sistemi informatici come previsto dalla vigente normativa. Ogni documento formato per essere inoltrato formalmente all'esterno o all'interno: deve trattare un unico argomento, indicato in maniera sintetica ma esaustiva dall'autore nello spazio riservato all'oggetto; deve essere identificato univocamente da un solo numero di protocollo, può fare riferimento a più fascicoli. Le firme necessarie alla redazione e perfezione sotto il profilo giuridico del documento in partenza devono essere apposte prima della sua protocollazione. II documento deve consentire l'identificazione, oltre che della Provincia di Verona mittente, almeno anche delle seguenti informazioni: la struttura responsabile del procedimento che ha prodotto il documento; dirigente responsabile della stessa; indirizzo completo dell'amministrazione e della struttura, comprensivo delle casella di posta elettronica certificata istituzionale di riferimento il codice fiscale dell'amministrazione; sito web dell'amministrazione. La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle disposizioni dettate dalla normativa vigente. I documenti informatici prodotti dall'aoo, indipendentemente dal software utilizzato per la loro redazione, prima della sottoscrizione con firma digitale sono convertiti in uno dei formati standard 19

20 previsti dalla normativa vigente in materia di archiviazione al fine di garantirne l'immodificabilità. Ai fini della formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici sono scelti formati che garantiscono la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici nel loro ciclo di vita. I formati adottati sono elencati nell'allegato n. 14 al presente manuale. Per lo scambio di documenti informatici all'interno ed all'esterno dell'aoo sono utilizzati strumenti informatici, al fine di garantire l'interoperabilità tra pubbliche amministrazioni. Gli strumenti informatici di scambio garantiscono i requisiti minimi di sicurezza, di cui al presente manuale. 20

21 ALLEGATO N 2 ELENCO DEI REGISTRI DI PROTOCOLLO DI SETTORE SOPPRESSI (art. 7 del manuale di gestione) Sono eliminati i registri di protocollo di settore dei seguenti settori provinciali: a. caccia e pesca; b. ecologia; c. beni ambientali urbanistica e gestione del territorio; d. turismo; e. trasporti eccezionali. I registri di protocollo di settore soppressi sono stati riversati nell'attuale sistema di protocollo informatico e sono in esso conservati e consultabili dagli operatori. 21

22 ALLEGATO N 3 ABILITAZIONI ALL UTILIZZO DELLE FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI (art. 8 del manuale di gestione) 1. Il sistema di gestione informatica dei documenti consente lo svolgimento delle funzioni di gestione in base ai ruoli assegnati. 2. Il responsabile del servizio di gestione informatizzata dei flussi documentali cura la formazione e l'aggiornamento dell'elenco dei soggetti abilitati alla gestione informatica dei documenti, con l'indicazione dei rispettivi ruoli e dei permessi di accesso. La gestione di suddetto elenco avviene mediante la specifica funzionalità dell'applicativo Folium. 3. Ai fini del sistema di gestione del protocollo informatico, sono utilizzate le seguenti denominazioni: a) utente: è il soggetto destinatario o mittente della documentazione gestita mediante Folium. Sono utenti, in linea generale tutti i dipendenti della Provincia, tutti gli amministratori provinciali e tutti coloro che collaborano con l Ente a seguito di preciso incarico professionale conferito in via continuativa. b) operatore di protocollo: è il soggetto incaricato delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita. c) operatore di protocollo avanzato: è il soggetto incaricato delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti in ingresso e in uscita. L'operatore di protocollo avanzato ha la responsabilità dell'attività di protocollazione all'interno di ciascun servizio ed è il riferimento per gli operatori di protocollo per quanto concerne le attività di classificazione ed assegnazione. d) responsabile: è il soggetto, indicato dal dirigente del settore/servizio, che accede, in consultazione, all'intero registro ufficiale di protocollo. 4. Le abilitazioni allo svolgimento delle operazioni di gestione in base ai ruoli assegnati sono: a) la registrazione di protocollo dei documenti ricevuti è affidata agli operatori di protocollo e ai protocollatori avanzati; b) la registrazione di protocollo dei documenti spediti è affidata agli operatori di protocollo e ai protocollatori avanzati e ai responsabili; c) la classificazione dei documenti è affidata agli operatori di protocollo e ai protocollatori avanzati e ai responsabili; d) l assegnazione e la presa in carico dei documenti sono affidate agli operatori di protocollo, ai protocollatori avanzati e al responsabile, o qualora non sia individuato, al dirigente che, con la presa in carico, assegna a sé o ad altro dipendente la responsabilità del procedimento; e) la fascicolazione dei documenti è affidata agli utenti e ai responsabili; f) la protocollazione dei documenti nel registro di emergenza è affidata ai protocollatori avanzati del servizio gestione informatizzata dei flussi documentali; g) la consultazione della banca dati documentale è disponibile agli utenti registrati sul sistema sulla base di appositi permessi attribuiti dal responsabile del servizio gestione informatizzata dei flussi documentali. 22

23 ALLEGATO N 4 REGISTRAZIONE DI DOCUMENTI INTERNI (art. 10 del manuale di gestione) I documenti interni alla Provincia di Verona di preminente carattere giuridico-probatorio, redatti dal personale nell esercizio delle proprie funzioni al fine di documentare fatti inerenti all attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative, o qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, vengono registrati sul Registro ufficiale, seguendo le indicazioni operative del responsabile del sistema di protocollo informatico. 23

24 ALLEGATO N 5 DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO (art. 1 del manuale di gestione) Non sono soggetti a registrazione di protocollo le seguenti tipologie di documenti in linea generale: i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione; le note di ricezione delle circolari e di altre disposizioni; i materiali statistici; gli atti preparatori interni di carattere informativo; i giornali, le riviste, i libri; i materiali pubblicitari; gli inviti a manifestazioni, convegni ed eventi comunque denominati; le lettere di accompagnamento di fatture; i documenti di trasporto; gli avvisi di pagamento; i documenti interni (memorie informali, appunti, brevi annotazioni, verbali di riunioni di lavoro o di gruppo di lavoro, relazioni meramente interne) di cui all articolo 10, comma 1, del presente manuale; i documenti privi di firma di cui non è possibile individuare l autore, ad eccezione di quelli che contengono atti di competenza dell autorità giudiziaria di cui all'allegato 6; i documenti relativi all avvio dei corsi di apprendistato gestiti dal settore politiche attive per il lavoro. Non sono soggetti a registrazione di protocollo, inoltre, i documenti che devono essere iscritti in appositi registri della Provincia, e precisamente: le deliberazioni degli organi dell'ente; le determinazioni dirigenziali; le determinazioni organizzative dei dirigenti; i decreti; le ordinanze; le richieste di notificazione di atti giudiziari per conto della Procura della Repubblica di Verona e le relative notifiche effettuate. Non sono, altresì, soggetti a registrazione di protocollo i seguenti documenti del settore politiche per il lavoro gestiti da appositi software regionali, tra cui : le richieste, variazioni, rettifiche, integrazioni pratiche di comunicazioni obbligatorie dei datori di lavoro anche in riferimento a lavoratori disallineati; la trasmissione delle pratiche di comunicazioni obbligatorie dei datori di lavoro di competenza di altri CPI; le comunicazioni obbligatorie dei datori di lavoro: assunzioni, cessazioni e trasformazioni del rapporto di lavoro, comprese quelle relative ai lavoratori inscritti nelle liste del collocamento mirato e relative richieste di variazioni, rettifiche, integrazioni e certificazioni (legge n. 407/90 e legge n. 223/91); i prospetti informativi (legge n. 68/99). 24

25 ALLEGATO N 6 REGISTRAZIONE DI DOCUMENTI PRIVI DI FIRMA O ANONIMI (art. 1 del manuale di gestione) Le lettere prive di firma, che contengano fatti di competenza dell autorità giudiziaria o che, comunque, possano consentire l'esercizio di diritti da parte dei soggetti menzionati, vanno protocollate. La funzione notarile del protocollo, ovvero la registrazione, è, infatti, quella di attestare data e provenienza certa di un documento senza interferire su di esso. In fase di registrazione può essere apposta la dicitura documento non sottoscritto. Sarà poi compito del responsabile del procedimento, ai sensi della l. 241/90, valutare, caso per caso ai fini della sua efficacia riguardo ad un affare o un determinato procedimento amministrativo, cioè se la lettera priva di firma debba ritenersi valida o meno. 25

26 ALLEGATO N 7 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE RISERVATA (art. 1 del manuale di gestione) 1. Il sistema per la gestione del protocollo informatico prevede diversi ruoli e profili di accesso finalizzati a garantire adeguata regolamentazione e tracciabilità relativamente all'accesso alle informazioni registrate. A tale riguardo, la Provincia di Verona ha stabilito puntuali misure organizzative con l'obiettivo di garantire il corretto trattamento dei dati anche mediante la regolamentazione dei livelli e modalità di accesso ai documenti registrati, ed in particolare: potrà essere individuato, per ciascun settore o servizio in caso di assenza di settore, un solo operatore di protocollo avanzato, abilitato alla registrazione riservata, e un suo sostituto; al ruolo Operatore di protocollo avanzato, già abilitato alla protocollazione riservata, non può essere attribuito anche il permesso di lettura dell'intero registro; al ruolo Responsabile ufficio, già abilitato alla lettura dell'intero registro, non può essere attribuito il permesso di protocollazione riservata. Il protocollo riservato è utilizzato dal responsabile del servizio gestione informatizzata dei flussi documentali e, su autorizzazione di questi, dai responsabili dell attività di protocollazione dei singoli settori attraverso il ruolo Operatore di protocollo avanzato. La registrazione di protocollo riservata avviene con annotazione della dicitura riservata sul registro Sono soggetti a registrazione riservata i seguenti documenti: a. le attestazioni relative allo stato di salute; b. documenti legati a procedure disciplinari a carico del personale dipendente o a fatti privati particolari (es. casellario giudiziale); c. documenti dalla cui pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell attività amministrativa; d. tutti i documenti considerati riservati secondo il regolamento dell accesso ai documenti, di seguito indicati: e. rapporti informativi sul personale dipendente della Provincia; f. documenti agli atti della segreteria particolare del Presidente della Provincia che possano riguardare la riservatezza di persone, gruppi e imprese; g. documenti di carattere politico e di indirizzo di competenza che, se resi di pubblico dominio, potrebbero ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati. La registrazione di protocollo riservata avviene come segue: compilazione del profilo del documento spunta del campo riservato ; apposizione della segnatura sull'originale cartaceo mediante etichettatrice o timbro elettronico; acquisizione ottica del documento cartaceo mediante scanner. 2. La conservazione dei documenti analogici riservati avviene con le seguenti modalità: il documento riservato deve essere conservato in busta chiusa, su cui è apposta la dicitura documento riservato e il timbro o l'etichetta con il numero del protocollo; i certificati medici sono conservati presso il servizio che ha eseguito la protocollazione e raccolti, in ordine progressivo numerico, all'interno di un apposito faldone contenete esclusivamente i certificati medici. I faldoni per la conservazione dei certificati medici riportano sul dorso: il nome del servizio/settore; l'anno di riferimento; certificati medici; n. di protocollo da. a L'accesso al documento riservato viene garantito da particolari procedure del sistema di protocollo informatico in uso. Sono inoltre previsti livelli di accesso differenziati in base ai diversi gradi di riservatezza attribuiti ai documenti e ai fascicoli, secondo un ordine crescente a partire dal grado minimo Non classificato, e aumentando con i livelli Classificato, Ristretto, Segreto, fino al massimo livello di riservatezza, Top Secret, permettendone l accesso solo agli Utenti di pari livello o con un livello di riservatezza più elevato. In generale, agli utenti viene assegnato di default il livello standard di grado minimo non classificato. 26

27 Gli altri livelli sono utilizzati, oltre che per la gestione caso per caso, anche sulla base delle linee guida adottate dall'ente in materia di tutela della riservatezza dei dati registrati sul protocollo informatico, per attribuire permessi riservati di accesso in base alle diverse tipologie documentali, prevedendo, in linea generale il livelli ristretto per le qualifiche dirigenziali, mentre il livello Top secret è riservato esclusivamente alle strutture di vertice dell'ente. L'eventuale necessità di modifica del livello di riservatezza al documento ovvero di applicazione del massimo livello di riservatezza consentito, mediante la funzione Dati sensibili, deve essere preventivamente comunicata al responsabile del trattamento dati. 27

28 ALLEGATO 8 IL REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO (articolo 29) Il registro di protocollo è un documento informatico prodotto e redatto secondo le modalità previste dalla vigente normativa. Il registro di protocollo è generato in via automatica attraverso l estrazione dal sistema documentale di un insieme di dati, secondo una struttura predeterminata, trasferita in forma statica in un sistema di conservazione. La sottoscrizione del registro giornaliero è effettuata con firma digitale dal responsabile del protocollo informatico, o da suo delegato. Tale registro è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente. Il registro giornaliero di protocollo ricomprende le informazioni minime richieste dall articolo 53, comma 1, del DPR 445/2000 e dalla Circolare n. 60/2013. In particolare, la registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito memorizza le seguenti informazioni: a. il numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema; b. la data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c. il mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti; d. l oggetto del documento; e. la data e il protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f. l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica; g. indicazione del registro nell ambito del quale è stata effettuata la registrazione. Il registro giornaliero di protocollo contiene in modo ordinato e progressivo, l elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno, secondo le regole sulla formazione dei registri e repertori informatici sono contenute nell articolo 14 del DPCM 13 novembre Nella fase di formazione del registro giornaliero è garantita la staticità del documento informatico contenente le registrazioni effettuate nell arco dello stesso giorno. Secondo quanto disposto dalle regole tecniche, la staticità di un documento informatico è rappresentata dalla capacità dello stesso di garantire l assenza di tutti gli elementi dinamici, quali macroistruzioni, riferimenti esterni o codici eseguibili, e l assenza delle informazioni di ausilio alla redazione, quali annotazioni, revisioni, segnalibri, gestite dal prodotto software utilizzato per la redazione. E' garantita inoltre la sua immodificabilità e integrità nel tempo. L articolo 3, del DPCM 13 novembre 2014, al comma 6, stabilisce che nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1, lettera d), come nel caso di specie, le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate con la produzione di un estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel Sistema di Conservazione. Il documento informatico Registro giornaliero di protocollo, come sopra generato, possiede prescritte le caratteristiche di : staticità; immodificabilità, ovvero la caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto durante l intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso; integrità, ovvero l insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato. La scelta dei formati idonei alla conservazione del Registro giornaliero di protocollo è strumentale a che il documento assuma le caratteristiche di immodificabilità e di staticità sopra richiamate. 28

29 La Provincia di Verona, ai fini della formazione, gestione e conservazione del registro giornaliero di protocollo, sceglie I formati che possano garantire anche la leggibilità del Registro giornaliero di protocollo nel suo ciclo di vita. I suddetti formati sono contenuti nell'allegato n. 14 del presente manuale. I metadati da associare al Registro giornaliero di protocollo, comprensivi dei metadati minimi individuati per tutte le tipologie documentali, sono: identificativo univoco e persistente; data di chiusura (data di creazione del registro) soggetto produttore (Operatore che ha prodotto il Registro - Nome, Cognome, Codice fiscale; qualora il registro è generato automaticamente dal sistema informatico, il nome dell operatore può essere sostituito dall indicazione della denominazione di tale sistema) soggetto produttore (Operatore che ha prodotto il Registro - Nome, Cognome, Codice fiscale) destinatario (Nome, Cognome, Codice fiscale se disponibile) impronta del documento informatico codice identificativo dell'amministrazione (codice IPA) denominazione dell amministrazione codice identificativo dell'area organizzativa omogenea responsabile (Responsabile della gestione documentale o Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico - Nome, Cognome, Codice fiscale) oggetto (descrizione della tipologia di registro; ad es. Registro giornaliero di protocollo, Registro giornaliero delle modifiche di protocollo, ecc.) codice identificativo del registro numero progressivo del registro anno numero della prima registrazione effettuata sul registro numero dell ultima registrazione effettuata sul registro data della prima registrazione effettuata sul registro data dell ultima registrazione effettuata sul registro. Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l immodificabilità del contenuto. L esito dell'operazione di versamento è puntualmente verificato dal Conservatore e comunicato al Produttore tramite il rapporto di versamento automaticamente generato dal Sistema di Conservazione. Il rapporto di versamento, ex articolo 9 del DPCM 3 dicembre 2013 in materia di conservazione, deve essere univocamente identificato e contenere un riferimento temporale ed una o più impronte calcolate sull intero contenuto del pacchetto di versamento. Il rapporto riporta l accettazione o il rifiuto del pacchetto in questione, in caso di esito negativo il Conservatore dovrà indicare quali anomalie si sono verificate. 29

30 ALLEGATO N 8 A FLUSSO DELLE OPERAZIONI DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI CARTACEI RICEVUTI (artt. 19 e 21 del manuale di gestione) Il flusso delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti cartacei ricevuti è quello indicato nel seguente prospetto: 30

31 ALLEGATO N 8 B FLUSSO DELLE OPERAZIONI DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI DIGITALI RICEVUTI (artt. 19 e 21 del manuale di gestione) Il flusso delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti digitali ricevuti è quello indicato nel seguente prospetto: Errata ricezione di documenti informatici 1. Nel caso in cui pervengano sulla casella di posta elettronica certificata istituzionale dell'aoo messaggi dal cui contenuto si rileva che sono stati erroneamente ricevuti, l'operatore, se in grado di individuare l'ente destinatario competente, provvede a trasmettere al destinatario, tramite il sistema di protocollo informatico, il messaggio originale ricevuto inoltrandolo per conoscenza anche al mittente. 2. Diversamente, qualora non sia possibile desumere il destinatario, l'operatore rispedisce, tramite il sistema di protocollo informatico, il messaggio al mittente segnalandone la non competenza. 31