P R O T O C O L L O I N F O R M A T I C O M A N U A L E D I G E S T I O N E D E I D O C U M E N T I A / 1 1 / ( A

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1 ART A Agenzia Regionale Toscana per le Erogazioni in Agricoltura PROTOCOLLO INFORMATICO MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI Approvato con decreto n. 126 del 25/11/2015 (Allegato A) 1

2 SOMMARIO SEZIONE I - AMBITO DI APPLICAZIONE... 4 Articolo 1 Ambito di applicazione... 4 SEZIONE II - DISPOSIZIONI GENERALI... 4 Articolo 2 Aree organizzative omogenee... 4 Articolo 3 Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi... 4 Articolo 4 Unicità del protocollo informatico... 5 Articolo 5 Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti... 5 SEZIONE III - PRODUZIONE DEI DOCUMENTI... 5 Articolo 6 Regole generali e contenuti minimi... 5 SEZIONE IV - RICEZIONE DEI DOCUMENTI... 5 Articolo 7 Ricezione dei documenti... 5 Articolo 8 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo... 6 SEZIONE V - REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI... 6 Articolo 9 Documenti soggetti a registrazione di protocollo... 6 Articolo 10 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo... 6 Articolo 11 Registrazione e segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo... 6 Articolo 12 Registrazione e segnatura di protocollo dei messaggi di PEC... 7 Articolo 13 Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo... 7 Articolo 14 Annullamento delle registrazioni di protocollo... 8 Articolo 15 Registro di protocollo, orario protocollo e adempimenti di fine anno... 8 Articolo 16 Registro giornaliero informatico di protocollo... 8 Articolo 17 Registro di emergenza... 9 Articolo 18 Differimento dei termini di registrazione... 9 Articolo 19 Documenti inerenti a gare d appalto... 9 Articolo 20 Corrispondenza personale o riservata... 9 Articolo 21 Protocolli riservati Articolo 22 Documenti ricevuti via fax e poi in originale su supporto cartaceo e fax telematici Articolo 23 Modalità di trattamento di determinate tipologie di documenti SEZIONE VI - CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 24 Piano di conservazione dell archivio e titolario di classificazione Articolo 25 Modalità di esecuzione dell operazione di classificazione dei documenti SEZIONE VII - ASSEGNAZIONE, RECAPITO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI Articolo 26 Il processo di assegnazione dei documenti Articolo 27 Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto cartaceo Articolo 28 Modifica delle assegnazioni SEZIONE VIII - FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 29 Formazione ed identificazione dei fascicoli SEZIONE IX - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 30 Spedizione dei documenti su supporto cartaceo SEZIONE X - FASI DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI, SPEDITI ED INTERNI. 13 Articolo 31 Fasi di lavorazione dei documenti ricevuti Articolo 32 Flusso di lavorazione dei documenti spediti Articolo 33 Flusso di lavorazione dei documenti interni SEZIONE XI - GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Articolo 34 Comunicazioni ufficiali tra uffici utente SEZIONE XII - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI Articolo 35 Tenuta e conservazione dei fascicoli dell archivio corrente Articolo 36 Versamento dei fascicoli nell archivio di deposito

3 Articolo 37 Gestione dell archivio di deposito, selezione periodica dei documenti e formazione dell archivio storico dell Amministrazione SEZIONE XIII - ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI Articolo 38 Accesso da parte degli uffici utente SEZIONE XIV - FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI ALLEGATO N 1 - ELENCO DELLE AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE ALLEGATO N 2 - ABILITAZIONI ALL UTILIZZO DELLE FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI Predisposizione dei documenti in partenza Assegnazione dei documenti Registrazione di protocollo dei documenti in arrivo e partenza Presa in carico dei documenti Fascicolazione dei documenti relativi all archivio corrente e all archivio di deposito Protocollazione dei documenti nel registro di emergenza Consultazione della banca dati documentale ALLEGATO N 3 - PIANO DI CONSERVAZIONE DELL ARCHIVIO Conservazione e custodia dei documenti d archivio ALLEGATO N 4 LIVELLI DI RISERVATEZZA E LOGICHE DI PROTEZIONE DEI DATI E DEI DOCUMENTI ALLEGATO N 5 - DEFINIZIONI ALLEGATO N 6 MODALITA DI PRESA IN CARICO E RICHIESTE PRATICHE IN ARCHIVIO ALLEGATO N 7 ORGANIGRAMMA ALLEGATO N 8 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE ALLEGATO N 9 ORDINE DI SERVIZIO N. 2 DEL 8 FEBBRAIO 2010 FAX SERVER modalità di protocollazione ALLEGATO N 10 TRASFERIMENTO FASCICOLI IN ARCHIVIO ALLEGATO N 11 MODALITA DI RICERCA NELL ARCHIVIO INFORMATICO DEI FASCICOLI E DELLE PRATICHE ALLEGATO N 12 ORDINE DI SERVIZIO N. 11 DEL 17 MAGGIO 2010 PROTOCOLLAZIONE IN USCITA DISPOSIZIONI ALLEGATO N 13 ORDINE DI SERVIZIO N. 2 DEL 2 NOVEMBRE 2015 SOTTOSCRIZIONE IN MODALITA DIGITALE DEL REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO

4 SEZIONE I - AMBITO DI APPLICAZIONE Articolo 1 Ambito di applicazione 1. Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico. 2. Esso disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi di A.R.T..A. SEZIONE II - DISPOSIZIONI GENERALI Articolo 2 Aree organizzative omogenee 1. Per la gestione dei documenti, l Amministrazione ha istituito un unica area organizzativa omogenea. (vedi allegato n. 1) Articolo 3 Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi 1. Nell ambito dell unica area organizzativa omogenea è istituito un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell art. 61, comma 1, del testo unico e successive modifiche ed integrazioni. 2. Al Servizio e più in particolare al Responsabile del Protocollo, sono assegnati i compiti di cui all articolo 61, comma 3, del testo unico che li esercita con l ausilio del responsabile dell attività protocollo e archivio con specifica responsabilità per la ricezione e protocollazione della documentazione e precisamente: a) attribuisce il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all inserimento e alla modifica delle informazioni; b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente; c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo; d) conserva le copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati; e) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del testo unico e le attività di gestione dell archivio di cui agli articoli 67, 68 e 69 dello stesso testo unico; f) autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo; g) vigila sull osservanza delle disposizioni del presente manuale da parte del personale autorizzato e degli incaricati. Il backup dei dati relativi al protocollo su supporto informatico viene conservato in luoghi sicuri e differenti ed è affidato al servizio Sistemi e Sicurezza Informatica; 4

5 Articolo 4 Unicità del protocollo informatico 1. La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva. Essa si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal n all inizio dell anno successivo. 2. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche, ai sensi dell articolo 57 del testo unico. Esso è un numero ordinale. Qualora il numero sia composto da cifre inferiore a sette il numero ordinale progressivo si ottiene anteponendo al numero specificato nella segnatura, una successione di simboli zero. 3. Non è consentita l identificazione dei documenti mediante l assegnazione manuale di numeri di protocollo già attribuiti ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro. Articolo 5 Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti 1. Per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo che prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici utente, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza. 2. Le abilitazioni all utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti, ovvero l identificazione degli uffici utente e del personale abilitati allo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, organizzazione ed archiviazione dei documenti, sono riportate nell allegato n 2. SEZIONE III - PRODUZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 6 Regole generali e contenuti minimi 1. I documenti dell Amministrazione sono di norma prodotti con sistemi informatici, ai sensi dell articolo 3 del D. L.vo 12 febbraio 1993, n. 39 e successive modificazioni e integrazioni. 2. Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti informatici sono definite secondo la normativa vigente recante le regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni. SEZIONE IV - RICEZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 7 Ricezione dei documenti 1. I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all Amministrazione attraverso: - il servizio postale; - la consegna diretta agli uffici utente; - gli apparecchi telefax. - strumenti di posta elettronica. 2. I documenti che transitano attraverso il Servizio postale vengono ricevuti quotidianamente dal personale dell ufficio Protocollo. 5

6 3. I documenti consegnati a mano agli uffici utente, se sono soggetti a registrazione di protocollo, sono fatti pervenire, a cura del personale che li riceve e nell arco della stessa giornata, all ufficio protocollo. 4. I documenti ricevuti con apparecchi telefax o tramite il servizio di posta elettronica, se sono soggetti a registrazione di protocollo, in assenza di un sistema informatico che ne consente l acquisizione in formato elettronico, sono trattati come quelli consegnati direttamente agli uffici utente. Gli atti pervenuti a mezzo telefax sono protocollati, ma non l originale che pervenga successivamente via posta all Ufficio Protocollo. In tal caso sull originale dovrà essere apposto il numero e la data di arrivo del documento già trasmesso. Articolo 8 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo 1. Qualora un documento cartaceo sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta consegna, l ufficio che lo riceve è autorizzato a fotocopiare il documento e ad apporre sull originale e sulla copia il timbro dell Amministrazione con la data di ricezione. 2. In alternativa, l ufficio che riceve il documento, se abilitato, esegue la registrazione di protocollo in arrivo e rilascia la fotocopia del documento con gli estremi della segnatura. SEZIONE V - REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 9 Documenti soggetti a registrazione di protocollo 1. I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli prodotti dagli uffici utente, ad eccezione di quelli indicati al successivo articolo, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo secondo la normativa di legge. Articolo 10 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo 1. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni, i ringraziamenti, le comunicazioni di corsi, la corrispondenza interna che non ha, in modo diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque rilevanza amministrativa e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell amministrazione (richieste ferie, richieste permessi, richieste rimborso spese e missioni, ecc ). 2. Le di norma non sono protocollate, salva la richiesta esplicita del responsabile del servizio competente per materia. 3. Gli scritti anonimi non sono protocollati, salva la richiesta esplicita del soggetto destinatario. Articolo 11 Registrazione e segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo 1. Per ogni documento su supporto cartaceo, ricevuto o spedito dall Amministrazione, è effettuata una registrazione di protocollo. 2. Tale registrazione è eseguita in un unica operazione, senza possibilità per l operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell articolo 53, comma 3, del testo unico. 3. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati accessori. 4. I dati obbligatori sono : a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; esso è 6

7 costituito da almeno sette cifre numeriche come meglio specificato al precedente art. 4. b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) l indice di classificazione del documento e la fascicolazione f) utente di competenza (cui il documento è assegnato o che ha prodotto il documento). 5. Sono accessori gli elementi che assicurano una migliore utilizzazione dei documenti sotto il profilo giuridico, gestionale ed archivistico. Essi sono: a) data e numero di protocollo mittente del documento ricevuto, se disponibile; b) luogo di provenienza, o di destinazione, del documento; c) numero degli allegati; d) descrizione sintetica degli allegati; e) mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione;tipo di documento. 6. L operazione di segnatura di protocollo mediante apposizione del numero e data è effettuata contemporaneamente all operazione di registrazione di protocollo. Articolo 12 Registrazione e segnatura di protocollo dei messaggi di PEC 1. Il personale del Protocollo abilitato dell accesso, la consultazione e l utilizzo delle mail ricevute attraverso la casella di posta elettronica certificata istituzionale, avrà cura di esaminare con frequenza giornaliera ed effettuare la registrazione di protocollo di ogni singola PEC ricevuta, entro i termini di legge, al fine di garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti. In fase di registrazione di protocollo dopo aver inserito i dati obbligatori selezioneranno nel campo tipo spedizione l opzione certificata (Posta Esterna) quindi allegheranno a ciascuna registrazione il relativo file in formato.zip, contenente al suo interno un altro file con estensione eml comprensivo di tutti gli allegati, al fine di garantire attraverso la registrazione sul protocollo informatico e la produzione del registro giornaliero di cui ai successivo artt. 15 e 16, l associazione degli elementi della segnatura con il documento informatico stesso. 2. Il personale della Segreteria di Direzione incaricato dell accesso, la consultazione, l utilizzo e l assegnazione delle mail ricevute nella casella di posta elettronica certificata istituzionale, avrà cura di consultare con frequenza giornaliera tale casella per effettuare la corretta organizzazione e manutenzione delle PEC in essa contenute. Provvederà altresì ad accedere alla procedura informatica di protocollo per effettuare l assegnazione ad uno o più responsabili di tutte le registrazioni effettuate dal personale di cui al precedente comma 1 del presente articolo. Articolo 13 Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo 1. L operazione di segnatura di protocollo dei documenti in arrivo è effettuata in due fasi: a. la prima fase avviene mediante apposizione del timbro di ricezione al momento della ricezione stessa; b. la seconda fase avviene con l apposizione del timbro di registrazione del protocollo contemporaneamente alla registrazione. 2. L operazione di segnatura di protocollo dei documenti in uscita avviene con la semplice apposizione della data e numero di protocollo del documento. 3. La segnatura relativa alla ricezione di cui al precedente punto 1 lett. a., avviene con l apposizione della data ed eventualmente e se il caso dell ora di ricezione nell apposito timbro da parte degli operatori dell ufficio protocollo; 4. La segnatura di protocollo di un documento cartaceo di cui al precedente punto 1 lett. b., è realizzata attraverso l apposizione sullo stesso del timbro di protocollo sul quale sono riportate le 7

8 seguenti informazioni: c. denominazione dell Amministrazione; d. data e numero di protocollo del documento; e. descrizione di eventuali allegati. Articolo 14 Annullamento delle registrazioni di protocollo 1. La registrazione degli elementi immodificabili del protocollo non può di norma essere né variata né integrata né cancellata ma soltanto annullata con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e con autorizzazione del Responsabile del Protocollo a seguito di motivata richiesta scritta o per iniziativa dello stesso responsabile o del Direttore di A.R.T..A. 2. L'annullamento anche di un solo campo delle altre informazioni registrate in forma immodificabile, necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati delle altre informazioni, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, l'ora e all'autore della modifica. La modificazione dei campi diversi dal mittente e/o dall oggetto non comporta l intero annullamento. 3. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate solo dal Direttore di A.R.T..A., dal Responsabile del Protocollo o da altro soggetto dagli stessi delegato. 4. Le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema. Il sistema, durante la fase di annullamento, registra le motivazioni dell annullamento. 5. Le richieste di annullamento dei numeri di protocollo, devono pervenire in forma scritta al responsabile dell attività protocollo e archivio con specifica responsabilità per la ricezione e protocollazione della documentazione, che provvede ad annotarle nell apposito registro Registro provvedimenti di annullamento protocolli prodotto in formato elettronico. Le richieste di annullamento sono autorizzate dal Responsabile del Protocollo o da altro soggetto delegato dallo stesso mediante apposizione di firma digitale da effettuare prima dell operazione di annullamento della registrazione informatica del protocollo. 6. Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni della registrazione. Articolo 15 Registro di protocollo, orario protocollo e adempimenti di fine anno 1. Il responsabile dell attività protocollo e archivio con specifica responsabilità per la ricezione e protocollazione della documentazione provvede, se necessario con l ausilio del personale del Protocollo, alla produzione del registro giornaliero di protocollo in formato elettronico.pdf costituito da un estratto significativo delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno. 2. Spetta al Direttore di Artea fissare l orario di apertura e chiusura giornaliera del protocollo. A fine anno, dopo l ultima registrazione, il responsabile dell attività protocollo e archivio con specifica responsabilità per la ricezione e protocollazione della documentazione chiude il protocollo dell anno in corso e il primo giorno lavorativo di ciascun anno apre il protocollo dell anno nuovo. Articolo 16 Registro giornaliero informatico di protocollo 1. La produzione del registro giornaliero di protocollo in formato.pdf di cui al precedente art. 15 comma 1, deve essere effettuata entro la giornata lavorativa successiva, provvedendo altresì ad apporre allo stesso firma digitale da parte del Responsabile del Protocollo o da altro soggetto dallo stesso delegato, al fine di garantirne l immodificabilità del contenuto. 8

9 Articolo 17 Registro di emergenza 1. Per la tenuta del protocollo si provvede allo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema. 2. Il personale abilitato alla registrazione dei documenti su registri di emergenza è quello assegnato al responsabile dell attività protocollo e archivio con specifica responsabilità per la ricezione e protocollazione della documentazione. 3. In condizioni di emergenza si applicano le modalità di registrazione e di recupero dei dati descritti nell articolo 63 del testo unico, e precisamente: Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema. A ciascun documento registrato in emergenza è attribuito il numero di protocollo risultante dal registro di emergenza e, durante la fase di ripristino, ai documenti è attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate. Il primo documento protocollato manualmente acquisisce il numero di protocollo successivo all ultimo generato automaticamente. La numerazione del protocollo riprende al ripristino delle funzionalità del sistema, dal numero successivo all ultimo registrato manualmente. Durante la fase di ripristino, le informazioni relative a ciascun documento registrato in emergenza sono inserite nel sistema informatico ordinario, con il protocollo attribuito manualmente. Articolo 18 Differimento dei termini di registrazione 1. Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate di norma entro i termini previsti dal testo unico sul protocollo informatico (D.P.R. 28 dicembre 2000, 445 e successive modifiche ed integrazioni). 2. L assegnazione del numero di protocollo per i documenti consegnati a mano dall interessato, di norma non avviene contestualmente, salva la richiesta motivata dell interessato. 3. Le buste sono conservate solo quando devono essere allegate al documento a comprova della data di spedizione dello stesso (concorsi e gare) Articolo 19 Documenti inerenti a gare d appalto 1. La corrispondenza riportante l indicazione offerta - gara d appalto o simili, o comunque dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma viene protocollata in arrivo con l apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili, e inviata all ufficio utente interessato. 2. Dopo l apertura delle buste sarà cura dell ufficio utente che gestisce la gara d appalto riportare gli estremi di protocollo su tutti i documenti in esse contenuti. Articolo 20 Corrispondenza personale o riservata 1. La corrispondenza nominativamente intestata è regolarmente aperta dagli uffici incaricati della 9

10 registrazione di protocollo dei documenti in arrivo. 2. La corrispondenza con la dicitura riservata o personale non è aperta e viene consegnata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo averne preso visione, se valuta i documenti ricevuti non di carattere personale, è tenuto a trasmetterli all ufficio protocollo al fine della protocollazione. Articolo 21 Protocolli riservati 1. In caso di atti riservati, il protocollo dovrà essere predisposto come documento cartaceo al fine di non consentire la visione informatica dello stesso. Articolo 22 Documenti ricevuti via fax e poi in originale su supporto cartaceo e fax telematici 1. I documenti ricevuti via fax possono essere registrati al protocollo, salvo diversa richiesta da parte del responsabile della struttura a cui gli stessi afferiscono. 2. Qualora pervengano all Amministrazione, successivamente per posta, gli originali, ad essi sono attribuiti lo stesso numero e la stessa data di protocollo assegnati ai relativi fax. 3. Per i fax ricevuti in via telematica vedere allegato n. 9. Articolo 23 Modalità di trattamento di determinate tipologie di documenti 1. Le istanze e/o dichiarazioni predisposte nel sistema anagrafe di A.R.T..A. vengono di norma protocollate con procedura automatizzata nel protocollo informatico. Il soggetto che riceve le istanze produce a sistema una lista ed assegna alle istanze della lista la data di ricezione del momento. Una procedura batch, che è portata in esecuzione giornalmente in orari prestabiliti, protocolla le domande ricevute per le quali è valorizzata la data di ricezione. I responsabili delle strutture interessate devono comunicare ai responsabili dell attività protocollo e archivio con specifica responsabilità per la ricezione e protocollazione della documentazione e dell Anagrafe e Sviluppo Sistemi di Gestione e Controllo, per ciascuna tipologia di domanda interessata alla protocollazione automatizzata le seguenti informazioni: Denominazione del fascicolo nel titolario di classificazione che dovrà contenerle; Eventuale argomento codificato; Assegnatario del documento; Codice identificativo della domanda/dichiarazione (ID) 2. I documenti anonimi e i documenti non firmati non sono di norma protocollati, salvo esplicita richiesta del soggetto destinatario. 3. I documenti di competenza di altre Amministrazioni non sono protocollati. il documento con l annotazione Pervenuta erroneamente, deve essere rimandato al mittente. Se il documento viene erroneamente protocollato, il numero di protocollo deve essere annullato e il documento deve essere rimandato al mittente. 4. I documenti, secondo le disposizioni di cui all art. 55 del D.Lgs. 490/99 e successive modifiche ed integrazioni, sono beni inalienabili. 10

11 SEZIONE VI - CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 24 Piano di conservazione dell archivio e titolario di classificazione 1. Il piano di conservazione dell archivio, comprendente il titolario di classificazione, è quello specificato nell allegato 3 del presente manuale. 2. L aggiornamento del piano di classificazione compete esclusivamente al responsabile dell attività protocollo e archivio con specifica responsabilità per la ricezione e protocollazione della documentazione in accordo con il Direttore e i dirigenti di ciascuna struttura ed è assicurato, quando se ne presenta la necessità, osservando quanto disposto dalla normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi degli enti pubblici. 3. Dopo ogni modifica del titolario di classificazione, il responsabile dell attività protocollo e archivio con specifica responsabilità per la ricezione e protocollazione della documentazione provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche. Articolo 25 Modalità di esecuzione dell operazione di classificazione dei documenti 1. La classificazione è l operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle competenze, alle funzioni e alle attività dell Amministrazione. Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione facente parte del piano di conservazione dell archivio. 2. Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere classificati. 3. Abilitati all utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatico dei documenti e alle operazioni di classificazione è il personale assegnato al responsabile dell attività protocollo e archivio con specifica responsabilità per la ricezione e protocollazione della documentazione. SEZIONE VII - ASSEGNAZIONE, RECAPITO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI Articolo 26 Il processo di assegnazione dei documenti 1. Per assegnazione di un documento si intende l operazione di individuazione dell ufficio utente cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo. Tale ufficio nel seguito sarà denominato ufficio utente di competenza 2. L assegnazione di un documento ad un Ufficio, è fatta tenuto conto dell oggetto del documento stesso. Articolo 27 Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto cartaceo 1. I documenti ricevuti dall Amministrazione su supporto cartaceo, anche se acquisiti in formato immagine con l ausilio di scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo ed assegnazione sono, ad eccezione di alcune tipologie documentali stabilite di volta in volta dai responsabili delle strutture e fatti pervenire in originale agli uffici utente di competenza, conservati in originale dall ufficio protocollo. 2. Gli uffici utente di competenza, al momento della ricezione dei documenti cartacei, con una funzione del sistema informatico, eseguono l operazione di ricezione originale cartaceo che determina la data effettiva d ingresso dei documenti in queste strutture. 11

12 Articolo 28 Modifica delle assegnazioni 1. Nel caso di un assegnazione errata, la persona che riceve il documento a titolo di assegnatario, provvede a restituire il documento stesso erroneamente assegnato, utilizzando l apposita funzione prevista nella procedura di protocollazione informatica ed avendo cura di informare tempestivamente la Segreteria di Direzione tramite mail interna. Il personale della Segreteria di Direzione provvederà ad eseguire di nuovo l assegnazione correttamente. 2. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti i passaggi di cui al comma 1. SEZIONE VIII - FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 29 Formazione ed identificazione dei fascicoli 1. Tutti i documenti registrati nel sistema informatizzato e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli. 2. La formazione di un nuovo fascicolo, a cura dell ufficio Protocollo, avviene con l operazione di apertura che comporta, al minimo, la registrazione delle seguenti informazioni: numero del fascicolo; numero e data di protocollo del primo documento contenuto (più vecchio nel tempo); l operazione di chiusura del fascicolo comporta la registrazione delle seguenti informazioni: numero e data di protocollo dell ultimo documento contenuto (più recente nel tempo); 3. Gli uffici utente abilitati all operazione di fascicolazione dei documenti sono elencati nell allegato n. 2. SEZIONE IX - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 30 Spedizione dei documenti su supporto cartaceo 1. I documenti da spedire su supporto cartaceo sono imbustati a cura degli uffici utente e trasmessi in busta chiusa all ufficio protocollo per la spedizione, con allegata una copia per la scannerizzazione; 2. Nel caso di spedizioni per raccomandata con o senza ricevuta di ritorno, posta celere, o altro mezzo ad eccezione delle tipologie indicate al successivo punto 5 del presente articolo, che richieda una qualche documentazione da allegare alla busta, la relativa modulistica viene compilata a cura degli uffici utente. 3. La copia del documento di ritorno è allegata alla copia cartacea del relativo protocollo conservata a cura dell Ufficio Protocollo. 4. La posta in partenza deve pervenire all Ufficio Protocollo entro e non oltre le ore 18 del giorno antecedente per essere spedita la mattina del giorno lavorativo successivo. Il personale dell'ufficio protocollo provvede a recapitare all'ufficio postale la posta in partenza. 5. Le operazioni di spedizione di documenti a mezzo poste online, , fax e corriere, sono di competenza dei rispettivi uffici utente. 12

13 SEZIONE X - FASI DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI, SPEDITI ED INTERNI Articolo 31 Fasi di lavorazione dei documenti ricevuti 1. Le fasi della gestione dei documenti ricevuti dall Amministrazione, esattamente nell ordine in cui devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti: a) ricezione e apposizione timbro b) registrazione e segnatura di protocollo c) classificazione e fascicolazione d) unione documento scannerizzato e) assegnazione Articolo 32 Flusso di lavorazione dei documenti spediti 1. Le fasi della gestione dei documenti spediti da un area organizzativa omogenea, esattamente nell ordine in cui devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti: a) produzione b) registrazione e segnatura di protocollo c) classificazione d) fascicolazione e) unione documento f) spedizione Articolo 33 Flusso di lavorazione dei documenti interni 1. Le fasi della gestione dei documenti prodotti dagli uffici utente e ammessi alla registrazione di protocollo, esattamente nell ordine in cui devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti: a) produzione b) registrazione e segnatura di protocollo c) classificazione d) fascicolazione e) unione documento SEZIONE XI - GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Articolo 34 Comunicazioni ufficiali tra uffici utente 1. Per comunicazione ufficiale tra uffici utente s intende una comunicazione, con o senza documenti allegati, di natura giuridica probatoria, o comunque di rilevanza amministrativa. 2. La prassi utilizzata per le comunicazioni di cui al punto 1 è l uso della protocollazione elettronica nella funzione protocollo tra uffici. 13

14 SEZIONE XII - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI Articolo 35 Tenuta e conservazione dei fascicoli dell archivio corrente 1. I documenti cartacei di cui all art. 27 pervenuti in originale agli uffici utente di competenza, devono essere inseriti in raccoglitori intestati secondo la classifica prevista nel titolario di classificazione (all. 8) e formati a cura dei Responsabili dei procedimenti amministrativi. I documenti contenuti all interno devono essere archiviati progressivamente in base alla data e al numero di protocollo e conservati negli uffici utente di competenza. 2. Ciascun Ufficio utente provvede all aggiornamento, fino a conclusione dell iter dei suddetti fascicoli e ne è responsabile. Articolo 36 Versamento dei fascicoli nell archivio di deposito 1. In caso di carenza di spazi per lo stoccaggio dei documenti presso la sede di ART A, gli uffici utente individuano i fascicoli relativi ad affari o procedimenti conclusi, o comunque non più necessari allo svolgimento delle attività correnti. 2. I fascicoli così individuati sono trasmessi all archivio di deposito secondo le modalità stabilite nell allegato n. 6 mediante consegna al responsabile dell attività protocollo e archivio con specifica responsabilità per la ricezione e protocollazione della documentazione, che ne curerà il relativo trasferimento. 3. Il responsabile dell attività protocollo e archivio con specifica responsabilità per la ricezione e protocollazione della documentazione cura la formazione e la conservazione di un elenco dei fascicoli trasferiti nell archivio di deposito. Articolo 37 Gestione dell archivio di deposito, selezione periodica dei documenti e formazione dell archivio storico dell Amministrazione 1. La gestione dell archivio di deposito, la selezione periodica dei documenti, la formazione e gestione dell archivio storico dell Amministrazione avviene con le modalità descritte nel piano di conservazione dell archivio di cui all allegato 3 e Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento. La consultazione avviene con le seguenti modalità: - Consultazione degli atti dell'archivio corrente e dell'archivio di deposito e storico da parte del personale dell'ente. I dipendenti che hanno necessità di consultare fascicoli o pratiche dell'archivio corrente o dell'archivio di deposito si devono rivolgere al responsabile dell attività protocollo e archivio con specifica responsabilità per la ricezione e protocollazione della documentazione : le modalità di richiesta e i termini di consegna del materiale sono indicati nell allegato n. 6. L'estrazione di fascicoli o pratiche dall'archivio corrente o da quello di deposito comporta la compilazione di una scheda in duplice copia che riporta il nome e la firma del richiedente, la data di effettuazione del prelievo e la documentazione richiesta. Una copia della scheda è trattenuta dal responsabile dell attività protocollo e archivio con specifica responsabilità per la ricezione e protocollazione della documentazione e un altra dal richiedente. Sul fascicolo prelevato bisogna apporre l'indicazione della pratica in cui è inserito. Al momento della restituzione del fascicolo, sulle copie delle suddette schede verrà apposta la data di restituzione e la firma di un incaricato dell Ufficio Protocollo e Archivio. Accesso agli atti dell'archivio corrente e dell'archivio di deposito Per l'accesso agli atti dell'archivio corrente e dell'archivio di deposito e storico si richiamano le norme della legge 7 agosto 1990 n. 241, sue modifiche e integrazioni. 14

15 Tutela della privacy Le richiesta di accesso ai documenti amministrativi sono soddisfatte nel rispetto del D.Lgs 196/2003 e successive modificazioni e integrazioni. In particolare non saranno comunicati quei dati personali di soggetti terzi che non abbiano diretta rilevanza per soddisfare la richiesta di accesso. 3. Si applicano in ogni caso, per l archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali. SEZIONE XIII - ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI Articolo 38 Accesso da parte degli uffici utente 1. La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l uso di profili utente e password. SEZIONE XIV - FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI La procedura applicativa del protocollo informatico utilizzato dall Amministrazione, è conforme a tutti i requisiti prescritti dal D.P.R. 445/2000 e successive modificazioni e integrazioni. 15

16 ALLEGATO N 1 - ELENCO DELLE AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE Area Organizzativa omogenea unica, denominazione dell area: AOO ARTEA codice ipa: arte_048 la denominazione del Servizio istituito nell ambito dell area: PROTOCOLLO; 16

17 ALLEGATO N 2 - ABILITAZIONI ALL UTILIZZO DELLE FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI Predisposizione dei documenti in partenza Abilitati: tutto il personale dipendente di A.R.T..A. Assegnazione dei documenti Abilitati: personale assegnato alla Segreteria di Direzione e personale assegnato al Protocollo e Archivio Registrazione di protocollo dei documenti in arrivo e partenza Abilitati: personale assegnato al Protocollo e Archivio. Presa in carico dei documenti Responsabili dei Settori e delle Posizioni Organizzative nominati con decreto del Direttore di Artea. Fascicolazione dei documenti relativi all archivio corrente e all archivio di deposito Abilitati: personale assegnato al Protocollo Archivio. Protocollazione dei documenti nel registro di emergenza Abilitati: personale assegnato al Protocollo Archivio. Consultazione della banca dati documentale. Direttore Responsabile del Protocollo Segreteria di Direzione Responsabile dell attività protocollo e archivio con specifica responsabilità per la ricezione e protocollazione della documentazione e personale del Protocollo Responsabile Internal Audit e personale Internal Audit Tutto il restante personale dipendente. consultazione globale consultazione globale consultazione globale consultazione globale consultazione globale consultazione documentale relativa alla sola struttura di appartenenza. 17

18 ALLEGATO N 3 - PIANO DI CONSERVAZIONE DELL ARCHIVIO Conservazione e custodia dei documenti d archivio I documenti sono tenuti in modo ordinato, distinti nei fascicoli numerati progressivamente man mano che si costituiscono. Gli atti dell'archivio di deposito e dell'archivio storico sono conservati in ambienti allo scopo destinati e sempre chiusi a chiave. Il locale deve essere dotato di impianto di allarme il cui codice d accesso è conosciuto oltre che dal responsabile Sistemi e Sicurezza Informatica, e dal Direttore di Artea, anche dal responsabile dell attività protocollo e archivio con specifica responsabilità per la ricezione e protocollazione della documentazione e dal responsabile della Manutenzione Sedi. Le chiavi sono tenute dal responsabile della Sistemi e Sicurezza Informatica dal Direttore di Artea, dal responsabile dell attività protocollo e archivio con specifica responsabilità per la ricezione e protocollazione della documentazione, dal responsabile della Manutenzione Sedi e dalla Segreteria di Direzione. L Agenzia destina all'archivio una sede idonea che garantisca la conservazione degli atti. Sede, attrezzature ed impianti devono rispettare le norme di sicurezza. Il responsabile dell archivio - protocollo provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relative a procedimenti conclusi nell'archivio di deposito. Il trasferimento di fascicolo e serie documentarie deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell'archivio corrente. Il responsabile deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell'archivio di deposito. Nel caso di passaggio dei fascicoli dalla sede di un archivio ad un altra sede si dovrà attestare l avvenuto passaggio con lettera protocollata di cui si allega facsimile. (allegato n. 10) 18

19 ALLEGATO N 4 LIVELLI DI RISERVATEZZA E LOGICHE DI PROTEZIONE DEI DATI E DEI DOCUMENTI In ordine ai livelli di riservatezza e alla protezione dei dati e dei documenti di fa rinvio al DPR 28 dicembre 2000, n 445 e successive modifiche ed integrazioni. 19

20 ALLEGATO N 5 - DEFINIZIONI 1. Ai fini del presente manuale s intende: a) per Amministrazione, l Agenzia A.R.T..A.; b) per testo unico, il DPR 28 dicembre 2000, n 445, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa; c) per area organizzativa omogenea, un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall Amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato; d) per ufficio utente, un ufficio dell area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti; e) per gestione dei documenti, l insieme delle attività finalizzate alla formazione, ricezione, registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall Amministrazione, nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato; f) per sistema di gestione informatica dei documenti, l insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dall Amministrazione per la gestione dei documenti; g) per segnatura di protocollo, l apposizione o l associazione, all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni che consentono di identificare/individuare in modo inequivocabile il documento stesso; h) per archivio corrente, la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di istruttoria e di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente ; i) per archivio di deposito, la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico ; j) per archivio storico, il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previe operazioni di scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione al pubblico k) per titolario di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell analisi delle competenze dell Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell attività svolta ; l) per piano di conservazione dell archivio, il piano, integrato con il titolario di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali; m) per fascicolo, l unità di base indivisibile di un archivio che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo o ad un affare; n) per supporto informatico, il mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti digitali mediante l impiego della tecnologia informatica (quali, ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici, DVD, nastri, bobine ecc.); 20

21 ALLEGATO N 6 MODALITA DI PRESA IN CARICO E RICHIESTE PRATICHE IN ARCHIVIO (vedi allegato n. 6) 21

22 ALLEGATO N 7 ORGANIGRAMMA (Si fa riferimento all organigramma vigente riportato sul sito istituzionale di Artea) 22

23 ALLEGATO N 8 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE (vedi allegato n. 8) 23

24 ALLEGATO N 9 ORDINE DI SERVIZIO N. 2 DEL 8 FEBBRAIO 2010 FAX SERVER modalità di protocollazione (vedi allegato n. 9) 24

25 ALLEGATO N 10 TRASFERIMENTO FASCICOLI IN ARCHIVIO (vedi allegato n. 10) 25

26 ALLEGATO N 11 MODALITA DI RICERCA NELL ARCHIVIO INFORMATICO DEI FASCICOLI E DELLE PRATICHE (vedi allegato n. 11) 26

27 ALLEGATO N 12 ORDINE DI SERVIZIO N. 11 DEL 17 MAGGIO 2010 PROTOCOLLAZIONE IN USCITA DISPOSIZIONI. (vedi allegato n. 12) 27

28 ALLEGATO N 13 ORDINE DI SERVIZIO N. 2 DEL 2 NOVEMBRE 2015 SOTTOSCRIZIONE IN MODALITA DIGITALE DEL REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO (vedi allegato n. 13) 28

29 Allegato n. 6 ART A Agenzia Regionale Toscana Erogazioni Agricoltura (L.R. 19 novembre 1999, n. 60) ORDINE DI SERVIZIO N. 49 DEL 3 DICEMBRE 2004 Oggetto: Archivio modalità di presa in carico delle pratiche in archivio. IL SOTTOSCRITTO Vista la L.R. 19 novembre 1999, n. 60 relativamente alle competenze del Direttore dell'agenzia; Considerato che si rende necessario provvedere all archiviazione del materiale cartaceo di questa Agenzia DISPONE Di procedere all archiviazione del materiale cartaceo come specificato nell allegato al presente Ordine di Servizio. IL DIRETTORE Dr. Giuseppe Cortese ARTEA - Via San Donato, 42/ FIRENZE tel. 055/ fax 055/ info@artea.toscana.it Partita Iva e Codice Fiscale

30 Allegato all Ordine di Servizio n. 49 del 3 dicembre 2004 Definizioni: MODALITA DI PRESA IN CARICO DELLE PRATICHE IN ARCHIVIO Fascicolo: E un raccoglitore chiuso su tutti i lati al cui interno vengono raccolti documenti, domande o dichiarazioni da conservare in archivio (domande e dichiarazioni non facenti parte di un decreto di liquidazione contributi). Contenitore-Pratica: E il raccoglitore chiuso su tutti i lati (secondo gli standard acquisiti dalla U.D. Contabilità generale, provveditorato, economato) all interno del quale inserire uno o più fascicoli, di seguito indicato più brevemente pratica. Ogni struttura proponente dovrà organizzare l archiviazione dei propri fascicoli seguendo la procedura sotto indicata: 1. Ciascun fascicolo, all interno della stessa pratica, deve essere numerato progressivamente dal n. 1 al n Per ciascun fascicolo dovrà inoltre essere individuato un solo Codice Classificazione rilevabile tra quelli elencati nel titolario di classificazione di seguito allegato e disponibile in rete all indirizzo: \\R:\Direzione\SVILUPPO ORGANIZZATIVO\Pubblico\New\protocollo\MANUALE\Allegato8TitolarioClassificazione.xls 3. Compilare la Scheda archiviazione pratica Mod. A1 allegata e disponibile in rete all indirizzo: \\R:\Direzione\SVILUPPO ORGANIZZATIVO\Pubblico\New\Pratiche Archivio\SchedaArchiviazionePratiche.doc riportando le seguenti informazioni: a. Descrizione sintetica della pratica; b. Cognome e nome di chi consegna la pratica; c. Data di consegna della scheda all ufficio protocollo; d. Struttura di appartenenza; e. Numero progressivo del fascicolo (vedi punto 1); f. Descrizione del contenuto di ogni fascicolo; g. Codice di Classificazione (vedi punto 2) 4. Consegnare la Scheda archiviazione pratica debitamente compilata all ufficio protocollo, che provvederà all inserimento dei dati nella procedura informatica di archiviazione. Conclusa l operazione di inserimento, l US suddetta consegnerà alla struttura la Scheda stampata con tutti i dati dichiarati e con il numero attribuito alla pratica; 5. Incollare copia della Scheda con il numero attribuito alla pratica, di cui al punto 4, sul contenitore-pratica; 6. Consegnare il contenitore-pratica all ufficio protocollo che provvederà a collocarlo in archivio e a rilasciare ricevuta di presa in carico. ARTEA - Via San Donato, 42/ FIRENZE tel. 055/ fax 055/ info@artea.toscana.it Partita Iva e Codice Fiscale

31 ART A Agenzia Regionale Toscana Erogazioni Agricoltura RICHIESTA FASCICOLI PRATICHE IN ARCHIVIO Richiesta n. /2015 STRUTTURA RICHIEDENTE MOTIVAZIONE DEL RITIRO DEI FASCICOLI: Pratica num. FASCICOLI RICHIESTI: Fasc. n. - Descrizione - Nominativo - Centro Servizi (CAA) - Id Ritirato da: (Cognome e nome di chi ritira la pratica) Firenze, (firma per esteso del richiedente)

32 ART A Agenzia Regionale Toscana Erogazioni Agricoltura RICHIESTA FASCICOLI IN ARCHIVIO RICH. N. /2015 STRUTTURA RICHIEDENTE Motivazione del ritiro dei fascicoli: Prog. Rich. Num. Decr. Data Decreto Nominativo Domanda Sede Arm. Rip. Prog. Arch. Ritirato da: AUTORIZZAZIONE AL RITIRO DEI FASCICOLI Firenze, (Firma per esteso del richiedente) 1 di 2

33 ART A Mod. A1 Scheda archiviazione pratica (1) DESCRIZIONE SINTETICA DELLA PRATICA: CONSEGNATA DA: IL (Cognome e nome) STRUTTURA: CONTENUTO DELLA PRATICA CONSEGNATA Fascicolo N (2) Descrizione contenuto fascicolo Ultimo periodo utile per calcolo decorrenza termini di conservazione fascicolo (ANNO) Cod. Classificazione (3) (1) Compilare una scheda di archiviazione (composta se necessario da più fogli) per ciascuna pratica (scatola) consegnata; (2) Numerare progressivamente in modo univoco i fascicoli (a partire dal n. 1) all interno di ciascuna pratica; (3) Inserire un solo codice classificazione per ciascun fascicolo della pratica rilevabile dal Titolario di Classificazione allegato e disponibile aggiornato in rete facendo click sul link sotto specificato: Titolario di classificazione

34 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE Allegato n. 8 Descrizione Classifica Descrizione Cartella Descrizione Fascicolo Codice classificazione ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI FORNITORI COMUNICAZIONI 1 ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI GARE CONTRATTI REGIONALI 2 ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI GARE GARE PUBBLICHE 3 ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI GARE TRACCIBILITA' FINANZIARIA 231 ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI GARE TRATTATIVE PRIVATE 4 ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI MINISTERO DEL TESORO ACQUISTI 5 ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI SPESE IN ECONOMIA FORMAZIONE/SEMINARI 6 ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI SPESE IN ECONOMIA SPESE IN ECONOMIA 179 AGEA AGEA AGEA 7 AIUTI DI STATO E REGIONALI AIUTI DI STATO E REGIONALI AIUTI DI STATO E REGIONALI COMUNICAZIONI 158 AIUTI DI STATO E REGIONALI AIUTI DI STATO E REGIONALI BLUE TONGUE 8 AIUTI DI STATO E REGIONALI AIUTI DI STATO E REGIONALI FLOROVIVAISMO 9 AIUTI DI STATO E REGIONALI AIUTI DI STATO E REGIONALI FONDO DI GARANZIA GIOVANI PROFESSIONISTI L.R. 73/ AIUTI DI STATO E REGIONALI AIUTI DI STATO E REGIONALI FONDO DI GARANZIA LAVORATORI ATIPICI 180 AIUTI DI STATO E REGIONALI AIUTI DI STATO E REGIONALI FONDO DI GARANZIA PER IL DIRITTO ALLO STUDIO 233 AIUTI DI STATO E REGIONALI AIUTI DI STATO E REGIONALI INTERVENTI A FAVORE DI IMPRESE PER IL SOSTEGNO ALL'OCCUPAZIONE 234 AIUTI DI STATO E REGIONALI AIUTI DI STATO E REGIONALI ISMEA - RIORDINO FONDIARIO 10 AIUTI DI STATO E REGIONALI AIUTI DI STATO E REGIONALI L.R. 21/ IMPRENDITORIA GIOVANILE 235 AIUTI DI STATO E REGIONALI AIUTI DI STATO E REGIONALI L.R. 25/99 AGRIQUALITà 159 AIUTI DI STATO E REGIONALI AIUTI DI STATO E REGIONALI L.R. 34/01 - SERVIZIO DI SVILUPPO AGRICOLO 12 AIUTI DI STATO E REGIONALI AIUTI DI STATO E REGIONALI L.R. 39/00 LEGGE FORESTALE 15 AIUTI DI STATO E REGIONALI AIUTI DI STATO E REGIONALI L.R. 49/97 - AGRICOLTURA BIOLOGICA 13 AIUTI DI STATO E REGIONALI AIUTI DI STATO E REGIONALI L.R. 66/05 - PESCA E ACQUACOLTURA 14 AIUTI DI STATO E REGIONALI AIUTI DI STATO E REGIONALI L.R. 7/02-8/03-26/04 - BSE 11 AIUTI DI STATO E REGIONALI AIUTI DI STATO E REGIONALI L.R. 70/05 - ENERGIA AREE RURALI 16 AIUTI DI STATO E REGIONALI AIUTI DI STATO E REGIONALI PIANO DI SVILUPPO ZOOTECNICO REGIONALE 17 AIUTI DI STATO E REGIONALI AIUTI DI STATO E REGIONALI SOSTEGNO AL REDDITO ART. 6 TER E QUATER L.R. 69/08 MODIFICATA DA L.R. 12/09 E L.R. 16/02/2010 N ALTRI ENTI PUBBLICI NAZIONALI ALTRI AGENZIA DELLE ENTRATE 18 ALTRI ENTI PUBBLICI NAZIONALI ALTRI ALTRI 237 ALTRI ENTI PUBBLICI NAZIONALI ALTRI CARABINIERI MIPAF 19 ALTRI ENTI PUBBLICI NAZIONALI ALTRI GUARDIA DI FINANZA 20 ALTRI ENTI PUBBLICI NAZIONALI INAIL INAIL 21 ALTRI ENTI PUBBLICI NAZIONALI INPDAP INPDAP COMUNICAZIONI 22 ALTRI ENTI PUBBLICI NAZIONALI INPS INPS COMUNICAZIONI 23 ALTRI ENTI SOGGETTI ALTRI ALTRI ORGANISMI PAGATORI 24 ALTRI ENTI SOGGETTI ALTRI EQUITALIA 238 ALTRI ENTI SOGGETTI ALTRI ORGANISMO DI CERTIFICAZIONE 25 ALTRI ENTI SOGGETTI ALTRI SINDACATI 26 ALTRI ENTI SOGGETTI ALTRI VARI 27 ALTRI ENTI SOGGETTI CENTRI DI SERVIZIO CONVENZIONATI L.R. 11/ COMUNICAZIONI 28 ALTRI ENTI SOGGETTI CENTRI DI SERVIZIO CONVENZIONATI VARIE 29 ALTRI ENTI SOGGETTI COLLEGIO DEI REVISORI COLLEGIO DEI REVISORI 30 ALTRI ENTI SOGGETTI COMITATO TECNICO COMITATO TECNICO 31 ANAGRAFE REGIONALE DELLE AZIENDE AGRICOLE ANAGRAFE REGIONALE DELLE AZIENDE AGRICOLE ANAGRAFE REGIONALE DELLE AZIENDE AGRICOLE 239 BANCHE ALTRE BANCHE ALTRE BANCHE 32 BANCHE BANCA ITALIA BANCA ITALIA 33 BANCHE ISTITUTO TESORIERE COMUNICAZIONI 34 BANCHE ISTITUTO TESORIERE FUNZIONAMENTO 35 BANCHE ISTITUTO TESORIERE ORGANISMO PAGATORE 36 CONDIZIONALITÀ CONDIZIONALITÀ CONDIZIONALITÀ 214 CONFLITTO DI INTERESSI CONFLITTO DI INTERESSI CONFLITTO DI INTERESSI 37 CONTROLLO INTERNO CONTROLLO INTERNO CONTROLLO INTERNO 38 CONVENZIONI CONVENZIONI CONVENZIONI 39 CONVENZIONI CONVENZIONI RELAZIONI SOGGETTI CONVENZIONATI 40 DECRETI DECRETI ARTEA DECRETI ARTEA 149 DECRETI DECRETI ORGANISMO PAGATORE DECRETI ORGANISMO PAGATORE 148 DETERMINE ED ELENCHI DETERMINE ED ELENCHI GRADUATORIE 160 DETERMINE ED ELENCHI DETERMINE ED ELENCHI LIQUIDAZIONI 161 DETERMINE ED ELENCHI DETERMINE ED ELENCHI VARIE 162 DICHIARAZIONE UNICA AZIENDALE DICHIARAZIONE UNICA AZIENDALE DICHIARAZIONE UNICA AZIENDALE 163 DICHIARAZIONE UNICA AZIENDALE DICHIARAZIONE UNICA AZIENDALE IMPRENDITORE AGRICOLO PROFESSIONALE 164 ENTI PUBBLICI REGIONALI AGENZIE REGIONALI COMUNICAZIONI VARIE 41 Pagina 1 di 5

35 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE Allegato n. 8 Descrizione Classifica Descrizione Cartella Descrizione Fascicolo Codice classificazione ENTI PUBBLICI REGIONALI ENTI LOCALI ALTRE REGIONI (ESCLUSO REG. TOSCANA) 42 ENTI PUBBLICI REGIONALI ENTI LOCALI AZIENDE SANITARIE 240 ENTI PUBBLICI REGIONALI ENTI LOCALI COMUNI 43 ENTI PUBBLICI REGIONALI ENTI LOCALI COMUNITA MONTANE 44 ENTI PUBBLICI REGIONALI ENTI LOCALI PROVINCE 45 FATTURAZIONE ELETTRONICA FATTURAZIONE ELETTRONICA COMUNICAZIONI 241 FATTURAZIONE ELETTRONICA FATTURAZIONE ELETTRONICA FATTURE EMESSE 242 FATTURAZIONE ELETTRONICA FATTURAZIONE ELETTRONICA FATTURE RICEVUTE 243 FEP FEP MISURA FEP FEP MISURA FEP FEP MISURA FEP FEP MISURA FEP FEP MISURA FEP FEP MISURA FEP FEP MISURA FEP FEP MISURA FEP FEP MISURA FEP FEP MISURA FEP FEP MISURA FEP FEP MISURA FEP FEP VARIE 219 FONDI STRUTTURALI POR CREO POR CREO 220 IRREGOLARITA' IRREGOLARITA' IRREGOLARITA' 252 LEADER PLUS LEADER PLUS LEADER PLUS 46 MANDATI MANDATI MANDATI 150 MINISTERO DELLA ECONOMIA E DELLE FINANZE MINISTERO DELLA ECONOMIA E DELLE FINANZE COMUNICAZIONI 48 MIPAF MIPAF MIPAF - MIN. POLITICHE AGRICOLE E FORESTALI 47 MISURE ECCEZIONALI DI SOSTEGNO DEL MERCATO AVICOLO MISURE ECCEZIONALI DI SOSTEGNO DEL MERCATO AVICOLO AVIARIA 165 ORGANISMO PAGATORE CONTABILIZZAZIONE RENDICONTAZIONI ANNUALI 221 ORGANISMO PAGATORE CONTABILIZZAZIONE RENDICONTAZIONI PERIODICHE 222 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO OCM AIUTI AI SUCCHI DI UVA 49 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO OCM AIUTI ALLA DISTILLAZIONE 50 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO OCM ALTRI AIUTI AL BURRO 155 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO OCM AMMASSO BURRO 51 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO OCM AMMASSO FORMAGGI 52 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO OCM AMMASSO PRIVATO CARNI SUINE 166 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO OCM ARRICCHIMENTO VINI E MOSTI 53 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO OCM MAGAZZINAGGIO VINI E MOSTI 54 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO OCM MIELE 55 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO OCM OLIO (MATERIE GRASSE) 56 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO OCM ORTOFRUTTA 57 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO OCM PROMOZIONE LATTE SCUOLE 152 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO OCM TABACCO 58 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO RIFORMA PAC DIRITTI AIUTO REG. 1782/03 59 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO SEMINATIVI FORAGGI ESSICCATI 60 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO SEMINATIVI PAC SEMINATIVI 61 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO SEMINATIVI REGOLAMENTO 1272/88 62 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO SEMINATIVI SEMENTI CERTIFICATE 156 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO SETTORE BIETICOLO - SACCARIFERO (STRUTTURALI) SETTORE BIETICOLO - SACCARIFERO (STRUTTURALI) 253 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO VIGNETI RISTRUTTURAZIONE E RICONVERSIONE VIGNETI 63 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO VIGNETI VIGNETI INVESTIMENTI 254 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO ZOOTECNIA OCM BOVINI MASCHI E VACCHE NUTRICI 64 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO ZOOTECNIA OCM MACELLAZIONE 65 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO ZOOTECNIA OCM OVICAPRINI 66 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO ZOOTECNIA PRODOTTI LATTIERO CASEARI REG. CE 1782/03 67 ORGANIZZAZIONI COMUNI DI MERCATO ZOOTECNIA ZOOTECNIA REG. 1254/99 68 PAGAMENTI PAGAMENTI ENTRATE 69 PAR PAR FONDO AREE SOTTOUTILIZZATE 255 PAR PAR PAR 256 PERSONALE CONCORSI CONCORSI 70 PERSONALE DIPENDENTI ATTIVITA EXTRA IMPIEGO 71 PERSONALE DIPENDENTI COMANDATI 72 Pagina 2 di 5

36 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE Allegato n. 8 Descrizione Classifica Descrizione Cartella Descrizione Fascicolo Codice classificazione PERSONALE DIPENDENTI COMUNICAZIONI PERSONALE ARTEA 73 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA AFFARI GENERALI, CONTABILIZZAZIONE E CONTROLLI AZIENDALI INTEGRATI (PROTODIR) 225 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA AIUTI DIRETTI ED ALTRI INTERVENTI DI MERCATO E PROMOZIONALII 167 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA ANAGRAFE E SVIL. SIST. INT. DI GEST. E CONTR. (EX SIST. INF.) 84 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA APPLICATIVI INFORMATICI 74 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA CONTROLLI OGGETTIVI E ATTIVITà CONVENZIONATE 168 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA CONTROLLO TECNICO E VERIFICA DELLE ATTIVITA DELEGATE 75 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA DIREZIONE 76 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA FONDI STRUTTURALI E ATTUAZIONE PROGRAMMI REG.LI IN MATERIA DI SVILUPPO ECONOMICO 224 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA GESTIONE SISTEMI INFORMATICI E FINANZIARI ED ESECUZIONE PAGAMENTI 169 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA P.O. CONTROLLI AZIENDALI INTEGRATI E VERIFICHE IMPEGNI 226 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA P.O. INTERNAL AUDIT 174 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA P.O. RAGIONERIA 227 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA P.O. SEGRETERIA DI DIREZIONE 229 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA P.O. SICUREZZA INFORMATICA E FUNZIONAMENTO DELL'AGENZIA 228 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA P.O. SUPPORTO GESTIONALE E REVISIONE CONTABILE 176 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA PRODUZIONI AGRICOLE SPECIALIZZATE E PROGRAMMI SPECIALI 77 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA SERVIZI GENERALI 78 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA SOSTEGNO ALLO SVILUPPO RURALE E INTERVENTI STRUTTURALI 170 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA STRUTTURA AMMINISTRATIVA 79 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA STRUTTURA BILANCIO CONTABILIZZAZIONE E RENDICONTI 80 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA STRUTTURA DI CONTROLLO INTERNO 81 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA STRUTTURA DI SUPPORTO GIURIDICO E CONTABILE 82 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA STRUTTURA GESTIONE CONTABILE 83 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA STRUTTURA TECNICA E DI AUTORIZZAZIONE 85 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA STRUTTURE AGRICOLE E PRODUZIONI AGRO ZOOTECNICHE 86 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA U.D. CONTABILITà 171 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA U.D. ESECUZIONE DEI PAGAMENTI 172 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA U.D. GESTIONE OPERATIVA E FINANZIARIA DELL'AGENZIA 173 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA U.D. ORGANIZZAZIONE 175 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA U.D. SUPPORTO GIURIDICO AMMINISTRATIVO 177 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA U.D. SUPPORTO STATISTICO VALUTATIVO 178 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA U.O. AFFARI GENERALI 87 PERSONALE ORGANIZZAZIONE INTERNA U.O. STRUTTURA TECNICA 88 PERSONALE VARIE ASSUNZIONI 89 PERSONALE VARIE ATTESTAZIONI DI SERVIZIO 90 PERSONALE VARIE BARBARA CANTINI 91 PERSONALE VARIE CURRICULUM VITAE 92 PERSONALE VARIE D.LGS. 626/94-81/08 93 PERSONALE VARIE FORMAZIONE 94 PERSONALE VARIE MOBILITA' 230 PERSONALE VARIE RSU 95 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE MISURA 1 - INVESTIMENTI NELLE AZIENDE AGRICOLE 96 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE MISURA 2 - INSEDIAMENTO GIOVANI AGRICOLTORI 97 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE MISURA 3 - FORMAZIONE 98 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE MISURA 4 - PREPENSIONAMENTO 99 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE MISURA 6 - MISURE AGOAMBIENTALI 100 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE MISURA 7 - MIGLIORAMENTO TRASFORMAZIONE E COMMERCIALIZZAZIONE 101 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE MISURA IMBOSCHIMENTO SUP. AGRICOLE 102 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE MISURA ALTRE MISURE FORESTALI 103 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE MISURA RICOST. POTENZIALE AGRIC. DANNEGGIATO DA DISASTRI NATURALI 104 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE MISURA COMMERC. DI PRODOTTI AGRICOLI DI QULITA 105 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE MISURA SERV. ESSENZIALI PER L'ECONOMIA E LA POPOLAZ. RURALE 106 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE MISURA AGRITURISMO 107 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE MISURA GESTIONE DELLE RISORSE IDRICHE IN AGRICOLTURA 108 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE MISURA SVILUPPO E MIGLIORAMENTO INFRASTRUTTURE RURALI 109 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE MISURA INCENTIVAZIONE ATT.TURISTICHE ED ARTIGIANALI 110 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE MONITORAGGIO PSR 213 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA Pagina 3 di 5

37 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE Allegato n. 8 Descrizione Classifica Descrizione Cartella Descrizione Fascicolo Codice classificazione PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA Pagina 4 di 5

38 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE Allegato n. 8 Descrizione Classifica Descrizione Cartella Descrizione Fascicolo Codice classificazione PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE PSR MISURA PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE REGOLAMENTO 1257/1999 (PSR ) 111 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE REGOLAMENTO 1305/2013 (PSR ) 259 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE REGOLAMENTO 1698/2005 (PSR ) 212 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE REGOLAMENTO 2078/ PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE REGOLAMENTO 2079/92 - PREPENSIONAMENTO VECCHIO REGIME 113 PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE REGOLAMENTO 2080/ PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE REGOLAMENTO 2328/ PIANO DI SVILUPPO RURALE PIANO DI SVILUPPO RURALE VARIE 116 POLIZZE FIDEIUSSORIE POLIZZE FIDEIUSSORIE POLIZZE FIDEIUSSORIE 117 POSTA ERRONEAMENTE INVIATA AD ARTEA POSTA ERRONEAMENTE INVIATA AD ARTEA POSTA ERRONEAMENTE INVIATA AD ARTEA 118 PROTOCOLLO INFORMATICO PROTOCOLLO INFORMATICO ARCHIVIAZIONE PRATICHE 154 PUBBLICAZIONI PUBBLICAZIONI PUBBLICAZIONI 151 RECUPERI E CONTENZIOSO RECUPERI E CONTENZIOSO ATTIVITA GIURIDICHE 119 RECUPERI E CONTENZIOSO RECUPERI E CONTENZIOSO CONTENZIOSO 120 RECUPERI E CONTENZIOSO RECUPERI E CONTENZIOSO RECUPERI 121 REGIME DI PAGAMENTO UNICO REGIME DI PAGAMENTO UNICO ANOMALIE DU 300 REGIME DI PAGAMENTO UNICO REGIME DI PAGAMENTO UNICO REGIME DI PAGAMENTO UNICO (REG. 1307/2013) 301 REGIME DI PAGAMENTO UNICO REGIME DI PAGAMENTO UNICO REGIME DI PAGAMENTO UNICO (REG. 1782/2003, REG. 73/2009) 210 REGIONE TOSCANA BURT BOLLETTINO UFFICIALE REGIONE TOSCANA (BURT) 122 REGIONE TOSCANA STRUTTURE REGIONALI COMUNICAZIONI VARIE 123 REGISTRO DEI CONTROLLI REGISTRO DEI CONTROLLI REGCONTR 124 RICHIESTA ACCESSO ATTI RICHIESTA ACCESSO ATTI RICHIESTA ACCESSO ATTI 299 SANZIONI ORGANISMI DI CONTROLLO SANZIONI ORGANISMI DI CONTROLLO SANZIONI DEGLI ORGANISMI DI CONTROLLO 125 SANZIONI ORGANISMI DI CONTROLLO SANZIONI ORGANISMI DI CONTROLLO SANZIONI VERSO ORGANISMI DI CONTROLLO REG. CEE 2092/ SFOP SFOP MISURA SFOP SFOP MISURA SFOP SFOP MISURA SFOP SFOP MISURA SFOP SFOP MISURA SFOP SFOP MISURA SFOP SFOP MISURA SFOP SFOP MISURA SFOP SFOP MISURA SFOP SFOP MISURA SFOP SFOP VARIE 137 SISTEMA INTEGRATO DI GESTIONE E CONTROLLO (SIGC) ANAGRAFE DI ARTEA ACCESSO S.I. ARTEA 138 SISTEMA INTEGRATO DI GESTIONE E CONTROLLO (SIGC) ANAGRAFE DI ARTEA COMUNICAZIONI PER ANAGRAFE ARTEA 139 SISTEMA INTEGRATO DI GESTIONE E CONTROLLO (SIGC) ANAGRAFE DI ARTEA FASCICOLO AZIENDALE DI ARTEA 157 SISTEMA INTEGRATO DI GESTIONE E CONTROLLO (SIGC) POTENZIALE VITIVINICOLO REG. CEE DICHIARAZIONE DI GIACENZA VINO E/O MOSTI 140 SISTEMA INTEGRATO DI GESTIONE E CONTROLLO (SIGC) POTENZIALE VITIVINICOLO REG. CEE DICHIARAZIONE RACCOLTA E PRODUZIONE UVE E PRODOTTI VINICOLI 141 SISTEMA INTEGRATO DI GESTIONE E CONTROLLO (SIGC) POTENZIALE VITIVINICOLO REG. CEE REGOLAMENTO 1493/ SISTEMA INTEGRATO DI GESTIONE E CONTROLLO (SIGC) PROGRAMMA DEI CONTROLLI OCM MIELE - CONTROLLI 302 SISTEMA INTEGRATO DI GESTIONE E CONTROLLO (SIGC) PROGRAMMA DEI CONTROLLI PIANO DI SVILUPPO RURALE - CONTROLLI 143 SISTEMA INTEGRATO DI GESTIONE E CONTROLLO (SIGC) PROGRAMMA DEI CONTROLLI REG. 1493/99 - CONTROLLI 144 SISTEMA INTEGRATO DI GESTIONE E CONTROLLO (SIGC) PROGRAMMA DEI CONTROLLI SFOP - CONTROLLI 145 SISTEMA INTEGRATO DI GESTIONE E CONTROLLO (SIGC) PROGRAMMA DEI CONTROLLI VARIE - CONTROLLI 211 SISTEMA INTEGRATO DI GESTIONE E CONTROLLO (SIGC) PROGRAMMA DEI CONTROLLI ZOOTECNIA - CONTROLLI 223 SISTEMA INTEGRATO DI GESTIONE E CONTROLLO (SIGC) SISTEMI INFORMATIVI TERRITORIALI SISTEMA INFORMATIVO TERRITORIALE 146 UNIONE EUROPEA UNIONE EUROPEA UNIONE EUROPEA 147 Pagina 5 di 5

39 Allegato n. 9 ART A Agenzia Regionale Toscana Erogazioni Agricoltura (L.R. 19 novembre 1999, n. 60) ORDINE DI SERVIZIO N. 2 DEL 8 FEBBRAIO 2010 Oggetto: FAX SERVER modalità di protocollazione. IL SOTTOSCRITTO Vista la L.R. 19 novembre 1999, n. 60 relativamente alle competenze del Direttore dell'agenzia; Dato atto che ai fini di uno snellimento dell iter di protocollazione della posta ricevuta per fax è stato deciso di utilizzare lo strumento del FAX Server per ciascun Servizio con proprio numero telefonico, a cui i soggetti esterni, su indicazione dei dirigenti responsabili, invieranno i fax; Considerato che attualmente qualsiasi documento in arrivo viene scannerizzato dopo aver apposto il timbro con data e numero di protocollazione e archiviato in forma cartacea Valutato dunque opportuno trattare i fax telematici diversamente da quelli cartacei per i motivi di snellimento di cui trattasi DISPONE che per la protocollazione dei fax telematici si procederà come segue: il fax Server invierà il documento alla casella di posta elettronica specifica di ciascuna struttura e contestualmente in quella appositamente creata per l ufficio Protocollo; il documento inviato con questa modalità, al pari di quello cartaceo, riceverà un numero di protocollo informatico nell attuale software di protocollazione Tabula; non si provvederà più alla stampa e all archiviazione fisica del fax telematico e pertanto non verrà più apposto sullo stesso il timbro di protocollo con numero e data; il fax telematico sarà, quindi, presente in Tabula nel formato (.doc,.pdf,.tif, etc.) con cui è stato inviato. IL DIRETTORE Dr. Giuseppe Cortese ARTEA - Via San Donato, 42/ FIRENZE tel. 055/ fax 055/ segreteria@artea.toscana.it Partita Iva e Codice Fiscale

40 ART A Agenzia Regionale Toscana Erogazioni Agricoltura (L.R. 19 novembre 1999, n. 60) Allegato n. 10 Prot. Data, OGGETTO: Trasferimento fascicoli dall archivio di. all archivio di... Al Direttore di Artea e, p.c. Al Controllo Interno Con la presente si attesta il trasferimento delle pratiche conservate nei locali adibiti ad uso archivio in.. nei nuovi locali ad uso archivio situati in.. Le pratiche rilevabili nel campo Indirizzo di provenienza dell elenco allegato (allegato A ) sono state trasferite nelle giornate del Si unisce pertanto alla presente l allegato A attestante l elenco completo delle pratiche traferite. Il Dirigente (firma) ARTEA - Via San Donato, 42/ FIRENZE tel. 055/ fax 055/ infopsr@artea.toscana.it Partita Iva e Codice Fiscale

41 MODALITA' DI RICERCA NELL'ARCHIVIO INFORMATICO DEI FASCICOLI E DELLE PRATICHE Solo domande PSR con decreto di pagamento del saldo: effetture la ricerca nel database "archivio" (collegamento a archivio). Unica eccezione le dichiarazioni di raccolta uve e produzione vini con ID 302 archiviate con decreto fittizio 184 del 21/10/2004 e ricercabili sempre nel database "archivio". Tutte le tipologie diverse da quelle sopra: effettuare la ricerca nel database "pratiche" (collegamento a pratiche) con le modalità sotto specificate. Allegato n. 11 SEZIONE DESCRIZIONE DELLE PIU' COMUNI MODALITÀ DI RICERCA DEI FASCICOLI NELLE PRATICHE (SCATOLE) Le modalità di ricerca dei fascioli nelle pratiche in archivio sono diverse secondo la tipologia di fascicoli da trovare: 1 Per tutti i fascicoli domanda ID (IdTipoDomanda) ed una parte degli ID è possibile effettuare la "Ricerca elementi nelle pratiche" dal pannello comandi principale per Codice Fiscale, Nominativo e Numero Domanda come descritto nelle sezioni 1a, 1b, 1c: 1a 1b 1c 1d Ricerca per Codice Fiscale: dal pannello comandi principale scegliere l'opzione "Ricerca elementi nelle pratiche" e nella maschera successiva cliccare su "Cerca elementi nelle pratiche per Cod Fisc." inserire nel menù a tendina il codice fiscale del beneficiario. Cliccando una volta sul pulsante Apri maschera Tabulare, nel campo denominazione appare il nominativo, cliccare di nuovo sul pulsante Apri maschera tabulare, nella successiva schermata "Elenco elementi pratica" individuare il record col numero di domanda ricercato, cliccare sull'ultimo pulsante a dx ed individuare il numero di pratica ed il numero fascicolo in cui è archiviata la domanda da cercare e proseguire dalla sezione 1d Ricerca per Nominativo: dal pannello comandi principale scegliere l'opzione "Ricerca elementi nelle pratiche" e nella maschera successiva cliccare su "Cerca elementi nelle pratiche per Nominativo" inserire nel campo beneficiario del 2 metodo di ricerca il nominativo anteponendo, frapponendo (se composto da più parole) e postponendo allo stesso il carattere * per avere la certezza di individuare qualsiasi denominazione nella quale è presente il nominativo cercato. Cliccare sul pulsante Apri scheda beneficiari, nella successiva schermata "Elenco elementi pratica" individuare il record col numero di domanda ricercata, cliccare sull'ultimo pulsante a dx ed individuare il numero di pratica ed il numero fascicolo in cui è archiviata la domanda da cercare e proseguire dalla sezione 1d Ricerca per numero domanda: dal pannello comandi principale scegliere l'opzione "Ricerca elementi nelle pratiche" e nella maschera successiva cliccare su "Cerca elementi nelle pratiche per Numero Domanda" inserire nel menù a tendina il numero domanda. Cliccando una volta sul pulsante Apri maschera Tabulare, nel campo denominazione appare il nominativo, cliccare di nuovo sul pulsante Apri maschera tabulare, nella successiva schermata "Elenco elementi pratica" individuare il record col numero di domanda ricercata, cliccare sull'ultimo pulsante a dx ed individuare il numero di pratica ed il numero fascicolo in cui è archiviata la domanda da cercare e proseguire dalla sezione 1d Individuata la pratica ed il fascicolo, è possibile capire la posizione in archivio facendo una "Ricerche/Modifica pratiche", dal pannello comandi principale e nella successiva schermata eseguire la "Ricerca/Modifica per pratica" inserendo il numero di pratica da ricercare e cliccando sul tasto con la lente di ingrandimento. Nella sezione colorata in arancione della nuova maschera sono riportati gli estremi per la localizzazione della pratica: Sede, Armadio e Ripiano. Per le suddette tipologie è consigliabile eseguire uno dei tipi di ricerca sopra descritti in quanto più agevoli. Pag. 1 di 4

42 Allegato n. 11 MODALITA' DI RICERCA NELL'ARCHIVIO INFORMATICO DEI FASCICOLI E DELLE PRATICHE 2 Per tutte le altre tipologie è necessario effettuare modalità di ricerca alternative a quelle precedentemente riportate e di seguito esposte nelle sezioni 2a, 2b, 2c, 2d: 2a Ricerca per prot. Artea, Centro Servizi, Descrizione: dal pannello comandi principale scegliere l'opzione "Ricerche/modifica pratiche" e nella maschera successiva cliccare su "Ricerca per prot. Artea, Centro Servizi, Descrizione". Se il fascicolo da trovare è una domanda, inserire l'id della stessa nel campo descrizione attenendosi, per quest'ultimo, alle Regole di scrittura della parola chiave di ricerca riportate più avanti. E' altresì necessario identificare il Centro servizi che ha consegnato la domanda e sceglierlo nel corrispondente menù a tendina. Cliccare poi sul tasto "Ricerca "Or" su prot. e "And" su Centro Servizi + Descrizione". Nella maschera che si presenta prendere nota dei vari "Num. Prot. Artea" e "Data Prot. Artea" elencati e controllare la scannerizzazione dei corrispondenti numeri di protocollo in Tabula per individuare in quale è presente la domanda cercata. Stabiliti gli estremi del protocollo (numero e data) in cui è presente la domanda ricercata, prendere nota del numero di pratica e del numero di fascicolo in cui è archiviata la domanda. Facendo click sul pulsante "Apri pratica", nella sezione colorata in arancione della nuova maschera sono riportati gli estremi per la localizzazione della pratica: Sede, Armadio e Ripiano. 2b Ricerca per Numero di Protocollo o Centro Servizi o Descrizione: dal pannello comandi principale scegliere l'opzione "Ricerche/modifica pratiche" e nella maschera successiva cliccare su "Ricerca per prot. Artea, Centro Servizi, Descrizione". Inserire come alternative uno dei tre dati conosciuti: o il numero di protocollo attribuito in Tabula alla lettera di accompagnamento delle domande presentate, o il Centro Servizi che ha lavorato le domande o la Descrizione attenendosi, per quest'ultimo, alle Regole di scrittura della parola chiave di ricerca riportate più avanti, cliccare poi sul tasto "Ricerca "Or" su tutti e tre i campi" individuata la pratica, facendo click sul pulsante "Apri pratica", nella sezione colorata in arancione della nuova maschera sono riportati gli estremi per la localizzazione della pratica: Sede, Armadio e Ripiano. 2c Ricerca pratiche per struttura: dal pannello comandi principale scegliere l'opzione "Ricerche/modifica pratiche" e nella maschera successiva cliccare su "Ricerca pratiche per struttura". Dal menù a tendina scegliere la Struttura che ha presentato il fascicolo richiesto e fare click sul pulsante con la maschera. Nella videata successiva individuare, il numero di pratica e fare click sull'ultimo pulsante a destra per individuare anche il fascicolo che interessa e continuare come specificato al punto 1d. 2d Ricerca pratiche per classifica nel titolario: dal pannello comandi principale scegliere l'opzione "Ricerche/modifica pratiche" e nella maschera successiva cliccare su "Ricerca pratiche per classifica nel titolario". Dal menù a tendina scegliere la Classifica nelle quale si presume sia stato classificato il fascicolo richiesto e fare click sul pulsante con la lente di ingrandimento. Nella maschera successiva individuare il numero di pratica e il fascicolo che interessa e continuare come specificato al punto 1d. Pag. 2 di 4

43 Allegato n. 11 MODALITA' DI RICERCA NELL'ARCHIVIO INFORMATICO DEI FASCICOLI E DELLE PRATICHE 3 Regola di scrittura della parola chiave di ricerca *1000* *1000*3000* *1010* *1020* *1379* *1500* *1501* *1502* *1502*1503*1504*1505* *1502*1504* *1502*1504*1505* *1503* *1503*1504* *1504* *1505* *1509* *1511* *1512* *1513* *1513*1514* *1514* *179* *179*193* *179*196* *193* *196* *2078* *2080*2078* *25* *26* *3000* *3005* *3006* *302* *302*303*304* *3020* *3020*3030* *303*304 *3030* *3303* *34* *34*sfop* *378* *379* *381*382* *384*385* *4020* *4020*4030* *4030* *49* *5020* *6000* *6303* *7/02*8/03*25/03* *850* *anagrafiche* *apicoltura* Pag. 3 di 4

44 Allegato n. 11 MODALITA' DI RICERCA NELL'ARCHIVIO INFORMATICO DEI FASCICOLI E DELLE PRATICHE *attestati* *buon*fine* *condizionalit* *convenzioni* *corrispondenza* *decret* *decret*orig* *decret*recupero* *distinte* *entrate* *estrazione* *foraggi* *graduatorie* *istruttoria* *loco* *mandati* *mosti* *pagament* *polizze* *proposte*decret* *protocoll* *psr* *psr*1* *psr*6* *psr*8* *psr*9* *riviste* *sfop* *sospesi* *uve* *verifica* *vigneti* *visure* *viticolo* 4 Modalità di ritiro dei fascicoli nella pratica (scatola): trovata la pratica (scatola) individuare il fascicolo occorrente e mettere al posto della domanda ritirata un post-it con il nominativo corrispondente, al fine di agevolare l'individuazione della posizione per il successivo riposizionamento nella scatola. 5 Modalità di consegna dei fascicoli al richiedente: compilare in tutte le sue parti il modulo richiesta pratiche ed attribuire al file il nome: RichNN_AAAA_Nominativo.doc dove NN è il numero progressivo della richiesta, AAAA è l'anno della richiesta e Nominativo è il Cognome del richiedente. Successivamente salvarlo nella directory: \\Artea-fsdc\Artea\Direzione\SVILUPPO ORGANIZZATIVO\Pubblico\archivio\Richieste pratiche anno XXXX. Pag. 4 di 4

45 Allegato n. 12 1

46 A seguito disposizioni del Direttore di Artea, vi comunico che dalla data indicata nell ordine di servizio, chi predispone in Tabula un PROTOCOLLO IN USCITA dovrà attribuire autonomamente il numero di protocollo e legare allo stesso il corrispondente file firmato ESCLUSIVAMENTE con firma digitale (.P7M) completo di numero e data di protocollo, senza portare il documento cartaceo all ufficio Protocollo per la successiva scannerizzazione. Anche nel caso di predisposizione di un PROTOCOLLO TRA UFFICI il file allegato dovrà essere firmato digitalmente (.P7M). NOTA BENE: è possibile allegare al protocollo in uscita esclusivamente 1 file, quindi se si presenta la necessità di allegare più di un file allo stesso protocollo è necessario predisporre un unico documento che comprenda tutti i file da allegare. 2

47 vi illustro le modalità da seguire dopo la conclusione del documento in predisposizione, cioè dopo aver fatto click sull icona concludi predisposizione in Tabula (attuale fase conclusiva da parte dell utente della predisposizione di un documento in uscita). 1) Continuate facendo click sull icona raffigurante il timbro evidenziato dalla freccia. 3

48 2) Se durante la predisposizione del documento, non avete provveduto ad inserire l RPA (Responsabile del procedimento amministrativo) dovete inserirlo in questo momento facendo click sull icona raffigurante il mezzo busto sotto evidenziata. Nel caso in cui abbiate già provveduto ad attribuire l RPA, potete passare direttamente al punto 4) altrimenti proseguite dal punto 3). 4

49 3) Selezionate l RPA facendo click sul cerchio a sinistra del nome e confermare la scelta con Seleziona. 5

50 4) Fate click sull icona raffigurante il dischetto per assegnare definitivamente il numero di protocollo, verrà eseguito un refresh automatico della pagina.. 6

51 ..dopodiché potrete vedere (in rosso) il numero e la data di protocollo attribuiti al documento.. 7

52 5) Apponete numero e data di protocollo assegnati da Tabula al vostro documento predisposto in precedenza, firmatelo digitalmente e importate il file (.p7m) che avete salvato, seguendo la procedura di seguito specificata. 6) Per importare il file fate click sull icona sotto raffigurata 8

53 7) Fate click su sfoglia 9

54 8) Scegliete il file.p7m nella cartella dove lo avete precedentemente salvato e fate click su Apri. Si invita a porre particolare attenzione nell allegare il file giusto al fine di evitare un annullamento del protocollo in caso venga allegato un file errato. 10

55 9) Fate click sull icona sotto riportata per confermare il caricamento del file. 11

56 10) Aspettate il refresh della pagina, dopodiché Tabula si posizionerà automaticamente sul profilo iniziale del documento. Il testo importato potrà essere visualizzato facendo click sul tasto evidenziato dalla freccia. 12