MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

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1 Allegato n 1 della Deliberazione n 473 del MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Pagina 1 di 33

2 Sommario 1. DISPOSIZIONI GENERALI Introduzione Ambito di applicazione ARTICOLAZIONE E ORGANIZZAZIONE DELLE STRUTTURE Area Organizzativa Omogenea (AOO) Responsabilità della gestione dei flussi documentali e degli archivi Articolazione dell Azienda Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi MODELLO OPERATIVO ADOTTATO PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi Formato dei documenti informatici Sottoscrizione dei documenti informatici Marcatura temporale dei documenti informatici Documenti cartacei: originali e copie Documenti informatici: originali e copie Tutela della riservatezza RICEZIONE DEI DOCUMENTI Ricezione dei documenti su supporto cartaceo Pagina 2 di 33

3 5.2 Ricezione dei documenti informatici Ricevute attestanti la ricezione dei documenti Orari di apertura al pubblico dell Ufficio Protocollo SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI Spedizione dei documenti cartacei Spedizione dei documenti informatici REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI Documenti ricevuti, spediti, interni Documenti soggetti a registrazione di protocollo Documenti non soggetti a protocollazione Registrazione di protocollo La segnatura di protocollo Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo Differimento dei termini di registrazione Il Registro di Protocollo Registro di Emergenza DOCUMENTAZIONE SOGGETTA A REGISTRAZIONE PARTICOLARE Lettere anonime e documenti non firmati Documenti di competenza di altre Amministrazioni o di altri soggetti Buste Di Gara Documenti pervenuti a mezzo fax Documenti con più destinatari Allegati Pagina 3 di 33

4 8.7 Documenti originali plurimi o in copia per conoscenza Trasmissioni telematiche Documentazione sanitaria finalizzata all erogazione di specifici servizi Documentazione gestionale interna Visto di Arrivo Registrazione "a Fronte" PREDISPOSIZIONE ED ADOZIONE DI DETERMINAZIONI Le Determinazioni Dirigenziali Le Deliberazioni del Direttore Generale POSTA ELETTRONICA Posta Elettronica: Documentazione in Arrivo Posta Elettronica: Documentazione in Uscita ASSEGNAZIONE E CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI Assegnazione Modifica delle assegnazioni Classificazione dei documenti FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Formazione e identificazione dei Fascicoli CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Struttura dell archivio Piano di conservazione Trasferimenti delle unità archivistiche nell Archivio di deposito Selezione e scarto dei documenti Pagina 4 di 33

5 13.5 Trasferimento dei fascicoli nell Archivio storico PIANO DELLA SICUREZZA Obiettivi del Piano di Sicurezza Generalità Formazione dei Documenti Informatici Aspetti di Sicurezza Gestione dei Documenti Informatici: il Sistema di Gestione Documentale Openwork Accesso al Sistema Documentale DISPOSIZIONI FINALI Approvazione, integrazioni, modifiche ed aggiornamenti del Manuale Pubblicazione del Manuale Pagina 5 di 33

6 1. DISPOSIZIONI GENERALI 1.1 Introduzione Il presente Manuale disciplina la modalità organizzative legate alla gestione di una parte dei Flussi Documentali Amministrativi, in riferimento a quanto previsto dal D.P.R. 445/2000 e s.m.i., dal D.Lgs. 82/2005 e s.m.i., dalla Legge 69/2009 e s.m.i. e dal DPCM 3 dicembre 2013, Regole tecniche per il Protocollo Informatico. In riferimento alla normativa sopracitata il Manuale prevede di: normalizzare gli aspetti della gestione e tenuta dei documenti; definire l iter di lavorazione dei documenti e delle linee strategiche legate al workflow management (cioè al sistema di flusso di lavoro e delle procedure ad esso collegate) definite in relazione alle specificità organizzative, funzionali, strutturali e di servizio dell amministrazione. In un sistema organizzativo documentale moderno il Protocollo deve diventare una risorsa strategica per il buon andamento dei Procedimenti Amministrativi e non può essere concepito solo come un dispensatore di numeri sequenziali. Gli obiettivi da raggiungere sono l interoperabilità, la trasparenza ed il controllo dell azione amministrativa attraverso i documenti che ogni Ufficio produce durante lo svolgimento della propria attività o l esercizio delle proprie funzioni. Il Manuale descrive le fasi operative per la gestione del Registro di Protocollo Generale Informatizzato e di parte dei Flussi Documentali Amministrativi. Il Manuale è quindi rivolto a tutti i Responsabili di UOC/Uffici come strumento di lavoro per la gestione dei documenti e di tutti gli atti connessi ai Procedimenti Amministrativi. Il presente Manuale viene redatto secondo lo schema proposto dall Autorità per l Informatica nella Pubblica Amministrazione, attualmente denominata Agenzia per l Italia digitale. 1.2 Ambito di applicazione Il presente manuale di gestione dei flussi documentali è redatto ai sensi dell art. 5 del DPCM 3 dicembre 2013, recante le Regole tecniche per il Protocollo Informatico, e descrive il sistema di ricezione, formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti dell Azienda Ospedaliera G. Salvini (d ora in poi Azienda). Pagina 6 di 33

7 2. ARTICOLAZIONE E ORGANIZZAZIONE DELLE STRUTTURE 2.1 Area Organizzativa Omogenea (AOO) Il Testo Unico delle disposizioni in materia di Documentazione Amministrativa (DPR 445 del 28 dicembre 2000 e s.m.i.) art. 50, c. 4, dispone che ciascuna Amministrazione individui "nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi Aree Organizzative Omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse". L Azienda gestisce un unico Protocollo Generale per i documenti in arrivo ed in partenza. L Azienda viene considerata come unica Area Organizzativa Omogenea composta dall insieme di tutte le Strutture. 2.2 Responsabilità della gestione dei flussi documentali e degli archivi L Azienda, nella figura del suo Legale Rappresentante e dei Dirigenti Responsabili delle Strutture, secondo le competenze degli stessi, è pienamente responsabile della gestione dei documenti, dalla fase della loro formazione e quella della loro conservazione e dell accesso agli archivi correnti, anche nel caso in cui le modalità di gestione dovesse comportare l esternalizzazione di determinati servizi. Ogni azione amministrativa comporta la produzione, tenuta e conservazione di documentazione archivistica: il Dirigente preposto alla Struttura è pertanto Responsabile della gestione documentaria in conformità alle disposizioni del presente regolamento. 2.3 Articolazione dell Azienda Ai sensi e nei termini di cui all organigramma contenuto nel Piano Organizzativo Aziendale vigente l Azienda si articola in: 4 Presidi Ospedalieri 21 sedi territoriali 1 Direzione Generale 1 Direzione Amministrativa 1 Direzione Sanitaria 3 Direzioni Mediche di Presidio 7 Dipartimenti Sanitari 1 Dipartimento Amministrativo Pagina 7 di 33

8 Unità Operative Semplici e Complesse. 2.4 Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi Nell ambito dell AOO, ai sensi del comma 1, art. 61 del DPR 445/2000 e s.m.i., è stata istituita un apposita struttura denominata Gestione Documentale, con competenze in materia di gestione dell intera documentazione archivistica dell Azienda, ai fini della sua corretta registrazione, classificazione, conservazione, selezione e ordinamento. Al Responsabile della Struttura, nominato con Deliberazione del Direttore Generale n. 442 del 25 luglio 2013, sono affidati i compiti di cui all art. 61 comma 3 del DPR 445/200 e dell art. 4 del DPCM 3 dicembre Il Responsabile provvede, quindi a: predisporre lo schema di Manuale di gestione; attribuire i livelli di autorizzazione di accesso al Protocollo Informatico: individua gli utenti e attribuisce loro un livello di autorizzazione all'uso di funzioni della procedura, secondo gli uffici di appartenenza, distinguendo quelli abilitati all'inserimento, modifica e aggiunta di informazioni; garantire il rispetto delle disposizioni della normativa nelle operazioni di registrazione di Protocollo; garantire la corretta produzione e conservazione del Registro giornaliero di Protocollo; curare il ripristino della funzionalità del sistema nel più breve tempo possibile in caso di guasti o anomalie in collaborazione con l UOC SII; organizzare le attività di registrazione di Protocollo e di gestione dei Documenti e dei Flussi Documentali; autorizzare eventuali operazioni di annullamento e/o modifica di registrazioni di Protocollo; indica le modalità tecniche ed operative per la gestione e la tenuta dei documenti; definire ed assicurare criteri uniformi di trattamento del documento informatico e, in particolare, di classificazione ed archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree organizzative omogenee. Il Responsabile della suddetta Struttura, inoltre: coordina e verifica l attuazione ed il rispetto delle procedure adottate nella gestione della documentazione corrente e per il versamento all Archivio di deposito; sovrintende alle procedure di selezione e scarto dei documenti d Archivio di deposito promuove e coordina, in collaborazione con l UOC SII, le attività di dematerializzazione all interno dell Azienda; opera d intesa con il Responsabile della Conservazione (RdC) dei documenti digitali nominato con Deliberazione del Direttore Generale n. 343 del 14 aprile 2010, ai sensi dell art. 44 del Codice dell Amministrazione Digitale D. Lgs. 82/2005 e ss.mm. e ii. Pagina 8 di 33

9 3. MODELLO OPERATIVO ADOTTATO PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo di tipo decentrato che prevede la partecipazione di diverse Unità di protocollazione e Uffici utente. Il sistema di gestione documentale prevede livelli di accesso differenziati per quanto riguarda l inserimento, la ricerca e la modifica di dati. Ad ogni utente è associato un profilo utente che ne identifica la Struttura di appartenenza, il nominativo e il livello di accesso a cui è abilitato. 4. FORMAZIONE DEI DOCUMENTI 4.1 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi Le modalità di formazione dei documenti ed i loro elementi minimi sono determinati dalla Direzione Aziendale. Il contenuto minimo di ciascun documento deve comunque garantire la presenza dei seguenti elementi: indicazione e logo aziendale indirizzo e recapiti della Struttura/Ufficio mittente modalità di trasmissione classificazione e fascicolazione numero di protocollo destinatario oggetto testo presenza di eventuali allegati data e luogo Sottoscrizione autografa o digitale del Responsabile del procedimento Indicazione del Responsabile del procedimento e dell incaricato all istruttoria logo del SiReg 4.2 Formato dei documenti informatici I documenti informatici prodotto dall Azienda, indipendentemente dal software utilizzato vengono generati e/o convertiti in formati standard (es. pdf, p7m ecc.) previsti dalla normativa vigente in Pagina 9 di 33

10 materia di conservazione, al fine di garantire la loro interoperabilità durante le fasi di accesso e conservazione, nonché l integrità e l immutabilità nel tempo. Le modalità di formazione dei documenti ed i loro elementi minimi sono determinati dalla Direzione Aziendale. Il contenuto minimo di ciascun documento è stato definito nel paragrafo precedente. In caso di documenti sottoscritti con firma digitale, l Azienda ha adottato una frase standard da apporre in calce allo stesso Documento firmato digitalmente in data xxx dal medico/responsabile xxx; l'originale digitale è conservato nel sistema di Conservazione Legale Sostitutiva dell'azienda Ospedaliera. 4.3 Sottoscrizione dei documenti informatici La sottoscrizione dei documenti digitali è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alla normativa vigente. Al tal fine l Azienda si avvale dei servizi di firma digitale offerti dal progetto CRS - SISS di Regione Lombardia. Vengono firmati digitalmente tutti i documenti sanitari (verbali di pronto soccorso, referti di laboratorio, radiologia, lettere di dimissione ecc.) e parte della documentazione amministrativa (Deliberazioni del Direttore Generale, Determinazioni Dirigenziali ecc.) 4.4 Marcatura temporale dei documenti informatici Dalla metà del 2010 presso l Azienda è attivo il sistema di Conservazione digitale (CLS), in cui converge, al momento, esclusivamente la documentazione sanitaria. Prima dell arrivo in CLS, tutta la documentazione firmata digitalmente contenuta nel Repository aziendale viene marcata temporalmente automaticamente dal sistema. Sono in fase di sviluppo le integrazioni con i sistemi di produzione e gestione della documentazione amministrativa. 4.5 Documenti cartacei: originali e copie Per ogni documento cartaceo destinato ad essere spedito vengono redatti tanti esemplari quanti sono i destinatari. L originale è quello spedito al destinatario. L originale rappresenta la redazione definitiva, perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali. Esso è unico, salvo i casi in cui è previsto un originale multiplo (contratti, convenzioni ecc.). Il documento originale presenta la firma autografa ed è conservato nel fascicolo del procedimento al quale si riferisce o nell apposita serie documentaria. Qualora si renda necessario, per ragioni amministrative, si possono produrre copie Pagina 10 di 33

11 di un medesimo documento. Le copie trasmesse per ragioni amministrative ad altre strutture organizzative sono conservate per tutto il tempo necessario allo svolgimento del procedimento cui il documento si riferisce e quindi eliminate secondo le norme previste dal Massimario di scarto. Ai sensi dell art. 23-ter c.3 del CAD, le copie informatiche di documenti analogici e le copie per immagine su supporto informatico di documento analogici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato( omissis ) mediante l utilizzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata ( omissis ). 4.6 Documenti informatici: originali e copie Gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici, comunque detenuti dall azienda, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi supporti, duplicati e copie, nei termini e negli usi previsti dalla normativa. Le copie, sia cartacee che digitali, di documenti informatici, nonché i duplicati informatici, hanno la stessa efficacia probatoria dell originale da cui sono tratte, quando la loro conformità all originale non è espressamente disconosciuta. 4.7 Tutela della riservatezza I documenti, le banche di dati, il protocollo e gli altri registri, sono prodotti in modo da tutelare la riservatezza dei dati personali, sensibili e giudiziari secondo la normativa vigente. In relazione alla protezione dei dati personali trattati al proprio interno l amministrazione dichiara di aver ottemperato a quanto previsto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, con particolare riferimento: al principio di necessità nel trattamento dei dati; al diritto di accesso ai dati personali da parte dell interessato; alle modalità del trattamento e ai requisiti dei dati; all informativa fornita agli interessati e al relativo consenso quando dovuto; alla nomina degli incaricati del trattamento, per gruppo o individualmente; alle misure minime di sicurezza. Pagina 11 di 33

12 5. RICEZIONE DEI DOCUMENTI 5.1 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo La corrispondenza che, con qualsiasi mezzo e su qualunque supporto (servizio postale, telegrafo, fax, consegna diretta da parte dei soggetti interessati, ecc..), pervenga indirizzata genericamente alla Azienda Ospedaliera, al Direttore Generale, al Direttore Amministrativo, al Direttore Sanitario (anche solo per conoscenza), al Responsabile dell UOC Sviluppo e Amministrazione del Personale, è recepita, di norma, dall Ufficio Protocollo Generale, qualunque sia l indirizzo indicato. Fa eccezione al recapito centralizzato, la corrispondenza indirizzata esclusivamente ai Responsabili delle Unità Organizzative cui è attribuita la funzione di protocollazione, come il Settore Previdenza, il Settore Stipendi e l'ufficio dei Procedimenti Disciplinari. La posta pervenuta all Ufficio Protocollo viene aperta tutta ed attentamente vagliata per lo smistamento alle Strutture competenti. Si precisa, pertanto, che non è consentito il recapito di documentazione a carattere personale all indirizzo di posta aziendale e ove pervenuta sarà soggetta alle attività di protocollazione. In caso di raccomandate indirizzate al Personale sanitario, gli operatori dell Ufficio Protocollo provvedono ad inviare una al destinatario con l invito a presentarsi presso l Ufficio per ritirare la documentazione. Le offerte per gare d appalto, licitazioni, trattative private e via dicendo, devono possedere l indicazione sulla busta della natura del contenuto della lettera, affinchè gli operatori dell Ufficio Protocollo possano individuarle e farle pervenire chiuse, con la dovuta tempestività, ai Servizi interessati. Nei suddetti casi, l etichetta di protocollazione va apposta direttamente sulla busta (che viene scansionata) il giorno stesso in cui la si riceve, con carattere di priorità. Il documento ricevuto a mezzo fax deve essere fotoriprodotto, qualora il supporto cartaceo non fornisca garanzie per una corretta e duratura conservazione e successivamente acquisito per via ordinaria a cura del Responsabile del Procedimento, il quale, una volta acquisito il documento originale, provvede alla distruzione del documento ricevuto via fax. Ogni documento deve essere individuato da un solo numero di Protocollo, indipendentemente dal supporto e dal mezzo di trasmissione. 5.2 Ricezione dei documenti informatici I documenti informatici pervengono all AOO sia attraverso trasmissione su supporto ottico rimovibile (es. Cd- Rom, DVD, ecc), sia anche tramite posta elettronica, tradizionale e/o certificata. I messaggi di Posta elettronica, sia istituzionale che certificata, ricevuti dall esterno, su indirizzi di posta elettronica aziendali, devono essere protocollati (ai sensi del comma 5, art. 53 del DPR 445/2000 Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti Pagina 12 di 33

13 dall'amministrazione e tutti i documenti informatici omissis ), quindi inoltrati all Ufficio Protocollo aziendale all indirizzo protocollo.generale@aogarbagnate.lombardia.it, pubblicato anche sul sito Internet Aziendale. In caso di ricezione della medesima da parte di più soggetti aziendali afferenti a differenti UOC/Settori il ricevente è identificato nel primo indirizzo indicato nell ; nel caso, invece, di soggetti afferenti alla medesima UOC/Settore, l indicazione del destinatario viene definita in base all organizzazione dei singoli uffici. Per quanto riguarda le modalità di gestione delle caselle di Posta Elettronica Certificata (PEC) si rimanda al successivo paragrafo Ricevute attestanti la ricezione dei documenti La ricevuta della consegna di un documento cartaceo è costituita dalla fotocopia del primo foglio del documento stesso, con un timbro attestante il giorno della consegna. Per la corrispondenza consegnata da corrieri la ricevuta di consegna può essere rilasciata o tramite firma grafomentrica o tramite timbratura della bolla con il datario e sigla dell operatore di Protocollo. Nel caso di ricezione di documenti informatici, la notifica al mittente è assicurata dal sistema. 5.4 Orari di apertura al pubblico dell Ufficio Protocollo L Ufficio Protocollo Generale d Azienda è aperto all utenza, sia interna che esterna, dal lunedì al venerdì secondo il seguente orario: e SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI 6.1 Spedizione dei documenti cartacei La trasmissione della corrispondenza in partenza viene effettuata sia da parte dell Ufficio Protocollo Generale per quanto riguarda la corrispondenza a firma del Direttore Generale, del Direttore Amministrativo, del Direttore Sanitario e tutta la corrispondenza delle Strutture non abilitate alla Protocollazione decentrata, sia da parte degli Strutture abilitate alla protocollazione in uscita. I documenti da spedire devono essere completi di firma autografa, classificazione e indicazione del fascicolo di riferimento, nonché di tutti gli elementi previsti dalla normativa sul procedimento amministrativo. Pagina 13 di 33

14 Le corrispondenza viene imbustata a cura degli Uffici produttori, i quali si occupano anche della compilazione delle cosiddette pezze di accompagnamento (raccomandate, posta celere ecc). Tale documentazione, una volta corredata da protocollazione tramite il sistema di protocollazione informatico aziendale, viene recapitata all Ufficio Protocollo per le operazioni di affrancatura e spedizione. La posta in partenza viene consegnata quotidianamente all Ufficio Protocollo Generale per il tramite dei commessi aziendali, durante le loro attività di giro della posta. Gli operatori della squadra commessi, si occupano del ritiro e della consegna della posta presso tutte le Strutture/Uffici aziendali, sia amministrativi che sanitari. La posta esterna viene suddivisa per tipologia (raccomandate, posta prioritaria ecc) e successivamente affrancata e spedita tramite il servizio postale. I corrispondenti destinatari dell Azienda sono descritti in appositi elenchi dell applicativo informatico, la cosiddetta anagrafica. 6.2 Spedizione dei documenti informatici L Azienda utilizza un Sistema di protocollazione decentrato in uscita al quale sono abilitate tutte le Strutture. Allo stato attuale, tuttavia, le comunicazioni inviate all esterno tramite posta elettronica tradizionale non vengono protocollate. Le strutture provvedono solitamente a protocollare, nell apposita sezione del Sistema di Protocollazione informatico nuovo protocollo in uscita decentrato, l eventuale nota da allegare al messaggio di posta elettronica. Diverso è il caso dei messaggi di Posta Elettronica Certificata, per i quali il processo di protocollazione è sempre compiuto sia dall Ufficio Protocollo Generale che dall Ufficio Concorsi. 7. REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI 7.1 Documenti ricevuti, spediti, interni In relazione alle modalità di produzione, ricezione o acquisizione al patrimonio documentale dell Azienda, i documenti si distinguono in: Documenti ricevuti: tutti i documenti ricevuti dall A.O. nell espletamento della propria attività, proveniente da soggetti esterni all Azienda. Sono da considerare soggetti esterni all Azienda anche i dipendenti, qualora inoltrino documentazione di carattere personale o comunque non direttamente connessa all espletamento delle loro funzioni. Documenti spediti: tutti i documenti prodotto dall A.O. nell espletamento della propria attività e destinati, per competenza, a soggetti esterni all Azienda. Documenti interni: documenti prodotti, mantenuti e destinati, per competenza ad altre Strutture interne all Azienda. Pagina 14 di 33

15 7.2 Documenti soggetti a registrazione di protocollo Sono soggetti a registrazione di protocollo tutti i documenti prodotti e ricevuti dell Azienda, sia analogici che digitali, ad eccezione di quelli indicati di seguito. 7.3 Documenti non soggetti a protocollazione Sono escluse dalla protocollazione le seguenti tipologie di documenti: ai sensi del comma 5, art. 4 del D.P.R. 428/98: Gazzette ufficiale, bollettini ufficiali, notiziari della Pubblica Amministrazione; Note di ricezione di circolari e altre disposizioni; Materiali statistici; Atti preparatori interni; Giornali e riviste, libri, opuscoli depliant, materiali pubblicitari; Inviti a manifestazioni; Tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell amministrazione. Nello specifico sono stati sottratti a registrazione particolare dall amministrazione: Richiesta ferie (salvo quelle del Responsabile di Struttura ove vi sia l indicazione del sostituto); Certificati di malattia; Variazione sedi ed anagrafe ditte fornitrici; Vaglia postali; Assegni; Convocazioni ad incontri o riunioni e corsi di formazione interni (salvo che si svolgano in sede regionale); Pubblicità conoscitiva di convegni; Pubblicità in generale; Listini prezzi. 7.4 Registrazione di protocollo La registrazione di protocollo di un documento è eseguita dopo la verifica dell autenticità, integrità e provenienza. La registrazione dei documenti ricevuti, spediti e interni viene gestita dal Sistema di Protocollo Informatico Openwork. I metadati di ciascuna registrazione di protocollo sono di seguito indicati: Pagina 15 di 33

16 Numero di protocollo, assegnato automaticamente dal sistema alla conclusione delle attività di compilazione e in forma non modificabile Data di registrazione, assegnata in automatico dal sistema e in forma non modificabile Classificazione Supporto Mittente/destinatario Ufficio di competenza Indicazione del Responsabile di procedimento e di altre persone autorizzate ad accedere al documento Eventuali annotazioni Allegati A valle della compilazione dei campi obbligatori e opzionali, il sistema genera in automatico il numero progressivo, che rappresenta il numero di protocollo attribuito al documento. Il numero di protocollo è un numero ordinale costituito da almeno da sette cifre numeriche. L insieme dei numeri progressivi costituisce il registro di Protocollo, che si configura come atto pubblico di fede privilegiata. 7.5 La segnatura di protocollo La segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo. La procedura del Protocollo Informatico è collegata automaticamente ad un sistema di segnatura che permette la stampa del barcode di segnatura per la corrispondenza in arrivo. Per i documenti analogici in partenza la segnatura può essere apposta tramite timbro o indicata, sempre in alto a sinistra, sotto la data, mediante testo inserito nel documento, ovvero manualmente. I dati contenuti nella segnatura di protocollo sono di seguito indicati: Identificazione dell Azienda Numero di protocollo Data di protocollazione Classificazione 7.6 Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo Le registrazioni di protocollo possono essere annullate o modificate con una specifica funzione del Sistema di protocollazione informatica e con autorizzazione del Responsabile della SS Gestione Documentale, a cui afferisce l Ufficio Protocollo aziendale, a seguito di motivata richiesta scritta o per iniziativa delle stesso Responsabile. Pagina 16 di 33

17 Le operazioni di annullamento sono eseguite ai sensi dell art. 54 del DPR 445/2000 e dell art. 8 del DPCM 3 dicembre Le registrazioni annullate e le informazioni modificate rimangono memorizzate nel sistema e conservano permanentemente la data, l ora e l autore dell operazione. Solo in Responsabile dell Ufficio Protocollo e eventuali delegati sono autorizzati ad annullare i numeri di protocollo. 7.7 Differimento dei termini di registrazione Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti, per i quali è immediatamente individuabile il Responsabile di Procedimento, vengono effettuate in giornata da parte degli addetti dell Ufficio Protocollo. Per la documentazione per la quale tale attività viene eseguita dalla Direzione Aziendale la registrazione di protocollo, viene comunque effettuata in giornata, ma la conclusione dell attività avviene in un secondo momento, ovvero dopo l invio dei documenti alla Direzione Generale per la presa visione e lo smistamento. La Direzione Aziendale per il tramite del Responsabile dell UOC AA.GG.LL. nomina il Responsabile del Procedimento. Si rimanda pertanto all apposita procedura della SS gestione Documentale denominata Giroposta Direttori (PRG. Gestione Documentale 01 rev. 00). 7.8 Il Registro di Protocollo Il Registro Generale di Protocollo è un atto pubblico che fa fede della tempestività e dell'effettiva ricezione e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti. È un registro annuale che si apre il 1 gennaio e si chiude il 31 dicembre. L AOO prevede l utilizzo di un unico Registro di Protocollo, gestito dall Ufficio Protocollo. Il Registro è generato automaticamente dal sistema che assegna a ciascun documento registrato il numero e la data di protocollazione. La numerazione è unica e progressiva, senza distinzioni fra i tre tipi di documenti. Entro il mese di gennaio di ogni anno, il Responsabile dell Ufficio Protocollo provvede al controllo della stampa del Registro di Protocollo dell'anno precedente e al salvataggio dello stesso ai sensi della normativa in materia di Sicurezza. I registri cartacei antecedenti all istituzione del sistema di protocollazione informatico sono conservati presso la Società di ousourcing, mentre le stampe pdf dei registri antecedenti all attuale sistema di protocollazione sono memorizzati sul server aziendale. Ai sensi dell art. 7, comma 5 del DPCM 3 dicembre 2013, il Registro di Protocollo giornaliero deve essere trasmesso, entro la giornata lavorativa successiva al Sistema di Conservazione digitale. Pagina 17 di 33

18 L Azienda, in attesa di attivare l integrazione tra repository amministrativo e CLS, provvede, per il tramite degli operatori dell Ufficio Protocollo, alla generazione del Registro giornaliero di Protocollo in forma di file pdf, e all archiviazione di quest ultimo in un apposita cartella creata ad hoc sul repository del Sistema Documentale. 7.9 Registro di Emergenza Il Responsabile dell Ufficio Protocollo deve assicurare che, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica, le operazioni di protocollazione vengano svolte manualmente su un Registro di Emergenza. All interno di tale Registro, conservato a cura del Responsabile dell Ufficio Protocollo, sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema. L uso del Registro di Emergenza è autorizzato dal Responsabile dell Ufficio Protocollo, che vi appone la firma ogni qualvolta si verifichi l interruzione. Per ogni giornata di registrazione manuale è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. La Protocollazione di Emergenza va effettuata esclusivamente presso l'ufficio Protocollo. Il Registro di Emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Ogni documento è individuato dal numero assegnato nel Registro di Emergenza, da 1 ad n, preceduto dalla sigla RE:, ad es. RE , RE etc. Una volta ripristinata la piena funzionalità del sistema, il Responsabile dell Ufficio Protocollo provvede alla chiusura del Registro di Emergenza, annotando su di esso il numero delle registrazioni effettuate e la data e ora di chiusura. Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente sono reinserite nel sistema informatico all atto della sua riattivazione da parte degli addetti dell Ufficio Protocollo Generale. Tale registrazione viene effettuata in un apposita sezione del sistema denominata Nuovo Protocollo in entrata/uscita/interno da RE. Sino al completo inserimento è inibito agli altri utenti di procedere a nuove protocollazioni. Ad ogni registrazione recuperata, con l apposita funzione, dal Registro di Emergenza sarà attribuito il nuovo numero di Protocollo, seguendo la numerazione del sistema informatico ordinario del Protocollo Generale. A tale registrazione saranno aggiunti negli appositi campi anche il numero del Protocollo e la data di registrazione nel Registro di Emergenza. I documenti annotati nel Registro di Emergenza e trasferiti nel Protocollo Generale recheranno, pertanto, due numeri: uno del Protocollo di Emergenza e uno del Protocollo Generale. Il Registro cartaceo di Emergenza, se utilizzato nel corso dell'anno, andrà allegato alla copia cartacea annuale del Protocollo Informatico. In caso di non utilizzo, la copia cartacea annuale del Protocollo Informatico ne recherà nota. Pagina 18 di 33

19 8. DOCUMENTAZIONE SOGGETTA A REGISTRAZIONE PARTICOLARE 8.1 Lettere anonime e documenti non firmati Le lettere anonime non sono registrate all interno del Registro di Protocollo, ma semplicemente inoltrate, nel caso in cui contengano informazioni o dati di interesse per l Amministrazione, alle Strutture di competenza, le quali valutano l opportunità di dare seguito a queste comunicazioni ed individuano le eventuali procedure da sviluppare. I documenti ricevuti non firmati, per i quali è invece prescritta la sottoscrizione, non sono registrati nel Registro di Protocollo Generale, ma inoltrati agli uffici di competenza i quali individuano le procedure da seguire per risolvere tali situazioni. 8.2 Documenti di competenza di altre Amministrazioni o di altri soggetti Qualora pervenga un documento di competenza di un altra amministrazione o destinato ad altra persona fisica o giuridica, lo stesso viene trasmesso a chi di competenza, con un numero di protocollo utilizzato per la trasmissione. In caso di destinatario non sia individuabile il documento viene restituito al mittente. Qualora il documento venga erroneamente protocollato, la registrazione viene annullata. 8.3 Buste Di Gara La corrispondenza riportante l'indicazione "offerta", "gara d'appalto" o simili o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara, non viene aperta ma viene protocollata in arrivo con l'apposizione del numero di Protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta (plico o simili). Aperta la busta (plico o simili), il Responsabile del Procedimento provvede a riportare il numero di Protocollo e la data di registrazione già assegnati al documento, conservando la busta (plico o simili) come allegato. Per rendere più efficienti le procedure di gara, i Responsabili dei Servizi provvedono a comunicare al Servizio Protocollo l'indizione e la scadenza di gare. Pagina 19 di 33

20 8.4 Documenti pervenuti a mezzo fax Il documento ricevuto a mezzo fax deve essere fotoriprodotto, qualora il supporto cartaceo non fornisca garanzie per una corretta e duratura conservazione e successivamente acquisito per via ordinaria a cura del Responsabile del Procedimento, il quale, una volta acquisito il documento originale, provvede alla distruzione del documento ricevuto via fax ed all inoltro dello stesso all Ufficio Protocollo per le regolari attività di protocollazione. 8.5 Documenti con più destinatari I documenti che presentano più destinatari vengono registrati con un solo numero di protocollo. Nei protocolli in uscita o interni, considerato che il sistema di protocollazione non prevede la possibilità di indirizzare un documento a più persone, si provvede ad inserire il primo destinatario in indirizzo e gli altri destinatari nella cosiddetta lista di distribuzione, in modo tale da rendere visibile e gestibili il documento a tutti i destinatari. 8.6 Allegati Gli allegati devono pervenire all Ufficio Protocollo Generale, unitamente ai documenti cui si riferiscono. L indicazione dell avvenuta registrazione di protocollo è presente solo sul documento. 8.7 Documenti originali plurimi o in copia per conoscenza Ai documenti originali plurimi, o copie dello stesso documento, si attribuirà un unico numero di protocollo e successivamente originali e copie si assegneranno ai singoli destinatari. 8.8 Trasmissioni telematiche Gli invii telematici sostituiscono integralmente gli invii cartacei della documentazione. I flussi informativi che vengono trasmessi dall Azienda, con immissione diretta dei dati sul server dell Ente destinatario, non sono essere tracciati nel sistema di gestione documentale. Le attività di protocollazione tramite il Sistema di Protocollo Informatico vengono svolte esclusivamente per i flussi a persone fisiche e/o Sicietà/Aziende esterne. L Azienda conserva, per esigenze lavorative, i report degli invii, in apposite cartelle create ad hoc sui server aziendali. Pagina 20 di 33

21 Tali dati vengono inviati, nel rispetto delle procedure indicate per singola tipologia di trasmissione, tramite linee di comunicazione sicure, riservate e ad identificazione univoca. 8.9 Documentazione sanitaria finalizzata all erogazione di specifici servizi La documentazione sanitaria (impegnative, referti, ricette ecc.) presentata dall utenza o rilasciata dall Azienda al fine dell erogazione diretta di servizi, di forniture e di certificazioni sanitarie, non viene protocollata, in quanto registrata in appositi software gestionali, messi a disposizione nell ambito del SISS Documentazione gestionale interna I documenti gestionali interni (cedolini, ferie, permessi, cud, CV ecc.) presentati dai dipendenti, non vengono protocollati, in quanto registrati nell apposito portale aziendale myaliseo. L eventuale documentazione cartacea viene conservata in fascicoli specifici gestionali o nel fascicolo del dipendente Visto di Arrivo Sulla corrispondenza recapitata a mano dai soggetti interessati o pervenuta via telefax, oltre il termine di apertura dell'ufficio Protocollo, ciascun Ufficio ricevente provvede ad apporre visto con data, sarà cura del Responsabile della Struttura inviare il giorno successivo il documento all Ufficio Protocollo per la protocollazione Registrazione "a Fronte" Ogni documento è individuato da un unico numero di Protocollo. Non è pertanto consentita la cosiddetta registrazione "a fronte", cioè l'utilizzo di un unico numero di Protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza, neppure se il procedimento si esaurisce con la risposta e neppure se la registrazione avviene nel medesimo giorno lavorativo. Pagina 21 di 33

22 9. PREDISPOSIZIONE ED ADOZIONE DI DETERMINAZIONI 9.1 Le Determinazioni Dirigenziali Le Determinazioni Dirigenziali sono redatte e sottoscritte digitalmente dai Responsabili delle Strutture aziendali. Tali provvedimenti vengono gestiti tramite il Sistema di gestione documentale aziendale, secondo le modalità di seguito indicate. Il Responsabile di UOC crea una Determinazione Dirigenziale al di fuori del Sistema di gestione documentale. Terminata l attività di redazione del provvedimento, il Responsabile provvede all apposizione della firma digitale del documento ed all inserimento dello stesso all intermo dell apposito modulo del Sistema di gestione documentale aziendale, Determine. Tale attività prevede la compilazione di alcuni campi obbligatori e l inserimento sia del provvedimento sottoscritto con firma digitale, sia di eventuali altri documenti a corredo. A valle delle suddette attività, il Sistema provvede alla numerazione dei suddetti provvedimenti, assegnando ad ogni Determinazione un numero sequenziale seguendo la numerazione propria del Registro Generale delle Determinazioni Dirigenziali. La Struttura proponente, inoltre, provvede all inserimento delle Determinazioni nell apposito fascicolo di competenza. Nel caso in cui gli oneri di spesa siano da imputarsi a finanziamenti di natura vincolata, le relative Determinazioni vengono trasmesse preventivamente all UOC Economico Finanziaria. Ai sensi dell art. 23, D. Lgs. 33/2013 l Azienda Ospedaliera provvede alla pubblicazione dell elenco delle Determinazioni Dirigenziali nell apposita sezione Amministrazione Trasparente Provvedimenti Determinazioni. Il processo è stato automatizzato attraverso l integrazione con il sistema di reportistica Infoview, datawharehouse aziendale, il quale semestralmente genera un report excel, contenente determinazioni e deliberazioni, e procede all invio automatico di una e- mail all UOC Marketing e Comunicazione, che ne cura pubblicazione sul sito internet aziendale. L elenco delle determinazioni dirigenziali viene altresì pubblicato mensilmente e per una durata di 22 giorni, sul sito internet aziendale all indirizzo nell apposita sezione albo online, presente nella home page del suddetto sito. 9.2 Le Deliberazioni del Direttore Generale Il flusso delle Deliberazioni del Direttore Generale è stato completamente dematerializzato, i provvedimenti, infatti, vengono gestiti completamente in formato elettronico dal Sistema di gestione documentale e sottoscritti con firma digitale. Si rimanda ad apposita e successiva procedura la puntuale descrizione del flusso in argomento. Pagina 22 di 33

23 10. POSTA ELETTRONICA 10.1 Posta Elettronica: Documentazione in Arrivo La posta elettronica può essere utilizzata per l invio di comunicazioni e per l invio di documenti, sia all interno dell Azienda, sia nei rapporti con i cittadini ed altri soggetti privati, nonché con altre Pubbliche Amministrazioni (Capo IV CAD). I messaggi di Posta elettronica, sia istituzionale che certificata, ricevuti dall esterno, su indirizzi di posta elettronica aziendali, devono essere protocollati (ai sensi del comma 5, art. 53 del DPR 445/2000 Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici omissis ), quindi inoltrati all Ufficio Protocollo aziendale all indirizzo protocollo.generale@aogarbagnate.lombardia.it, pubblicato anche sul sito Internet Aziendale. In caso di ricezione della medesima da parte di più soggetti aziendali afferenti a differenti UOC/Uffici il ricevente è identificato nel primo indirizzo indicato nell ; nel caso, invece, di soggetti afferenti alla medesima UOC/Uffici, l indicazione del destinatario viene definita in base all organizzazione dei singoli uffici. Ai sensi dell art. 47, comma 3 del CAD, le comunicazione tra l Azienda e i dipendenti, nonché tra le varie Strutture aziendali, avvengono di norma mediante l utilizzo della casella di posta elettronica istituzionale nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali. Le comunicazioni formali e trasmissione via posta elettronica di documenti, il cui contenuto impegna l Azienda verso terzi, avvengono tramite posta elettronica istituzionale o certificata. I documenti, se originali informatici, vengono sottoscritti con firma digitale, se cartacei, una volta effettuata la protocollazione, vengono riprodotti in digitale ed inoltrati al destinatario. Le rappresentazioni digitali di documenti originali cartacei vengono inviate prevalentemente nei seguenti formati: TIFF PDF JPEG L Azienda Ospedaliera utilizza un Sistema di protocollazione decentrato in uscita al quale sono abilitate tutte le Strutture. Allo stato attuale, tuttavia, le comunicazioni inviate all esterno tramite posta elettronica tradizionale non vengono protocollate. Le strutture provvedono solitamente a protocollare, nell apposita sezione del Sistema di Protocollazione informatico nuovo protocollo in uscita decentrato, l eventuale nota da allegare al messaggio di posta elettronica. Per quanto riguarda la Posta Elettronica Certificata (PEC), invece, presso l Azienda Ospedaliera esistono al momento due caselle PEC, pubblicate sull Indice della Pubbliche Amministrazioni: 1. protocollo.generale@pec.aogarbagnate.lombardia.it: servizio PEC utilizzato esclusivamente dall ufficio Protocollo Generale per le gestione di tutta la corrispondenza aziendale via PEC; Pagina 23 di 33

24 2. servizio PEC utilizzato esclusivamente dall Ufficio Concorsi per la gestione della corrispondenza aziendale limitatamente ai concorsi banditi dall azienda. Entrambe le caselle sono state configurate per l integrazione con il Protocollo informatico aziendale e sono collegate all unico registro di Protocollo informatizzato d Azienda. Le operazioni di protocollazione della posta elettronica, certificata e non, vengono eseguite sul sistema documentale Openwork mediante un componente applicativo chiamato Openwork Bridge, che si integra con la posta elettronica (Microsoft Office Outlook 2007) ed Openwork e consente la protocollazione automatizzata in entrata ed in uscita delle comunicazioni aziendali Posta Elettronica: Documentazione in Uscita Nel caso in cui una Struttura o un Servizio (diverso dall Ufficio Concorsi) abbia la necessità di inviare un messaggio di posta elettronica tramite PEC, l iter previsto è il seguente: il Responsabile del Procedimento redige il documento in formato digitale (es. Word); in caso di apposizione della firma digitale, il suddetto Responsabile, provvede all apposizione della firma stessa e quindi alla creazione del file.p7m. Completato ed eventualmente firmato il documento, il Responsabile del Procedimento provvede alla protocollazione dell atto nell apposita sezione del Sistema documentale aziendale nuovo protocollo in uscita decentrato. Terminate le attività di protocollazione, il Responsabile, o suo delegato, invia una all Ufficio Protocollo Generale aziendale inserendo nell oggetto la seguente dicitura: PEC prot.gen. N. xxxxx/aaaa oggetto dove xxxxx è il numero di protocollo generale assegnato dal sistema, aaaa è l anno in corso e oggetto è lo stesso oggetto indicato nel documento e nel Protocollo Generale. Nel corpo del messaggio deve essere indicato l indirizzo di PEC del destinatario. Ricevuto il messaggio, l operatore dell Ufficio Protocollo provvede, tramite la casella di Posta Elettronica Certificata, all inoltro dell al destinatario indicato nel messaggio di provenienza apponendo gli estremi della protocollazione (generati dall utente del Servizio). Gli operatori, quindi, provvedono all invio del messaggio. Successivamente all invio, gli operatori ricevono la comunicazione di ritorno certificato di avvenuta consegna che, viene gestito in autonomia dagli operatori dell Ufficio Concorsi, mentre viene inoltrato al Responsabile del Procedimento da parte degli operatori dell Ufficio Protocollo Generale. Le ricevute di norma non devono essere stampate, salvo i casi in cui debbano essere allegate all eventuale pratica cartacea ai fini documentali. Pagina 24 di 33

25 11. ASSEGNAZIONE E CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI 11.1 Assegnazione L assegnazione dei documenti in arrivo può avvenire in due diverse modalità, come già precedentemente indicato al paragrafo Modifica delle assegnazioni Nel caso di assegnazione errata di un documento, la Struttura ricevente, trasmette il documento all Ufficio Protocollo, il quale provvederà alla corretta assegnazione ed alla modifica, previo rifiuto da parte della Struttura che ha erroneamente ricevuto il documento, delle informazioni inserite nel sistema di protocollazione informatica. Il sistema tiene traccia di tutte le attività effettuate durante il processo Classificazione dei documenti Tutti i documenti ricevuti o prodotti, indipendentemente dal supporto, sono classificati in base al titolario di classificazione emanato con Decreto del Direttore Generale Salute di Regione Lombardia n del 3 marzo La documentazione in arrivo viene classificata dalla Struttura Responsabile del Procedimento, mentre la documentazione in partenza, dalla Struttura produttrice. In caso di mancata classificazione di un documento, il sistema di gestione documentale, non permette la corretta chiusura delle attività. Esse infatti rimangono pendenti a carico della Struttura di competenza. 12. FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI 12.1 Formazione e identificazione dei Fascicoli Tutti i documenti, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono riuniti in fascicoli. L apertura dei fascicoli è effettuata direttamente dalla Struttura produttrice e Responsabile del Procedimento. I fascicoli contengono le seguenti informazioni: Classificazione Data di apertura Numero fascicolo Pagina 25 di 33

26 Oggetto Struttura Responsabile Responsabile Descrizione del fascicolo Addetti all elaborazione Il sistema di protocollazione provvede ad aggiornare automaticamente ad aggiornare il repertorio dei fascicoli. In presenza di un documento da inserire in un fascicolo si stabilisce se collocarlo nell ambito di un procedimento in corso oppure se dare avvio ad un nuovo procedimento. Se il documento deve essere inserito in un fascicolo già aperto, dopo la protocollazione e classificazione, viene correttamente inserito nel fascicolo di competenza da parte degli addetti della Struttura Responsabile del procedimento. Se, invece, il documento da l avvio ad un nuovo procedimento, i suddetti operatori, provvedono all apertura di un nuovo fascicolo, secondo le modalità di cui sopra. 13. CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI 13.1 Struttura dell archivio In relazione alle diverse fasi di organizzazione e di lavorazione dei documenti l archivio dovrebbe essere distinto in: Archivio corrente: (insieme dei documenti correnti) insieme organico del patrimonio documentale demaniale e culturale prodotto, acquisito e conservato dall A.O. dell Azienda nell'esercizio delle sue funzioni e necessari allo svolgimento dell attività corrente; Archivio di deposito: (insieme dei documenti semi-attivi) il complesso del patrimonio documentale demaniale e culturale prodotto o acquisito dall'azienda e ancora utili per finalità amministrative e giuridiche ma non più necessari allo svolgimento delle attività correnti; Archivio storico: è il patrimonio documentale demaniale e culturale, cioè l'insieme dei documenti storici e di interesse storico - culturale. La normativa vigente stabilisce che siano considerati di interesse storico gli archivi appartenenti a enti in cui siano conservati documenti, cioè l'insieme organico di atti e pratiche esauriti da oltre quarant'anni. Gli inventari degli Archivi storici, costituiti dai documenti relativi ad affari esauriti da oltre quarant'anni, hanno una funzione tecnica ai fini della conservazione e della consultazione, pertanto strumento indispensabile. Pagina 26 di 33