Introduzione al Protocollo informatico

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1 Introduzione al Protocollo informatico Milano - 28 gennaio 2004 Maurizio Piazza Consulente Ancitel Lombardia

2 Normativa di riferimento PRINCIPALI NORME FIRMA ELETTRONICA DPR 513/97 PROTOCOLLO INFORMATICO DPR 428/98 DPCM 31/10/2000 REGOLE TECNICHE PROTOCOLLO INFORMATICO DPR 445/2000 TESTO UNICO SULLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA e successive modifiche Circ. AIPA 28/2001 INTEROPERABILITA DEI SISTEMI DI PROTOCOLLO Del. AIPA 42/2001 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

3 Normativa di riferimento NORME E DIRETTIVE RECENTI Decreto legislativo 14/10/2003 LINEE GUIDA PER L ADOZIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E PER IL TRATTAMENTO INFORMATICO DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI Direttiva 27/11/2003 DIRETTIVA PER L IMPIEGO DELLA POSTA ELETTRONICA NELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

4 T.U. 445/2000 Documento informatico Trasmissione Presentazione istanze Protocollo informatico Firme elettroniche DPR 445/2000 Riproduzione e Conservazione Flussi documentali Gestione documentale Accessibilità

5 T.U. 445/2000 dal formato cartaceo al formato digitale

6 T.U. 445/2000 Articolo 6 Riproduzione e conservazione di documenti 1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la corrispondente riproduzione fotografica o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità agli originali Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, sia ai fini amministrativi che probatori, anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall'autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione. (L)

7 T.U. 445/2000 Il documento informatico DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; (Articolo 1 - Definizioni, comma c)

8 T.U. 445/2000 Articolo 8 (R) Documento informatico 1. Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente testo unico. Articolo 9 (R) Documenti informatici delle pubbliche amministrazioni 1. Gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

9 T.U. 445/2000 Sottoscrizione di documenti informatici Documento informatico Firma informatica

10 T.U. 445/2000 Articolo 25 (R) Firma di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni 1. In tutti i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni la firma autografa o la firma, comunque prevista, è sostituita dalla firma digitale, in conformità alle norme del presente testo unico. 2. L'uso della firma digitale integra e sostituisce ad ogni fine di legge l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque previsti.

11 T.U. 445/2000 Trasmissione dei documenti informatici Presentazione delle istanze

12 T.U. 445/2000 Articolo 14 (R) Trasmissione del documento informatico 1. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso all'indirizzo elettronico da questi dichiarato. Invio telematico di documenti informatici Casella di posta dichiarata

13 T.U. 445/2000 Articolo 38 (L-R) Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze 1. Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via telematica. (L) 2. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide: a) se sottoscritte mediante la firma digitale, basata su di un certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato, e generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura; b) ovvero quando l'autore e' identificato dal sistema informatico con l'uso della carta d'identita' elettronica o della carta nazionale dei servizi (L).

14 T.U. 445/2000 Invio telematico di documenti informatici sottoscritti con firma digitale secondo le modalità prescritte (certificato qualificato, certificatore accreditato, dispositivo di firma sicura) Presentazione istanze e dichiarazioni Casella di posta dichiarata Autenticazione (identificazione dell autore) tramite CIE,-CNS... Sistema informatico

15 Il protocollo informatico Il protocollo informatico

16 Il protocollo informatico Il protocollo come registro "... sostituzione dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici" (DPR 445/2000, art. 50, comma 2)... eliminazione dei diversi protocolli di settore, di reparto, multipli per l adozione di un unico protocollo (D.P.C.M. 31/10/2000, art.5, comma 2, lett. a)

17 Il protocollo informatico TU 445/ Articolo 50 (R) Attuazione dei sistemi 4. Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse. Protocollo informatico AOO

18 Il protocollo informatico AOO (Area Organizzativa Omogenea) Una AOO può essere definita come un insieme di unità organizzative dell Amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali. Una unità organizzativa associata ad una AOO è un utente dei servizi messi a disposizione dalla AOO stessa. Una AOO offre, in particolare, il servizio di protocollo dei documenti in entrata ed in uscita... Decreto 14/10/2003 UO Protocollo informatico AOO UO UO

19 Il protocollo informatico Registrazione obbligatoria "Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti all amministrazione e tutti i documenti informatici." (DPR 445/2000, art. 53, comma 5)

20 Il protocollo informatico Requisiti organizzativi Definizione della AOO Responsabile del servizio Piano di classificazione Titolario d archivio Manuale di gestione Conservazione registro Registro di emergenza Accesso al sistema Accreditamento AOO Interoperabilità Casella di posta istituzionale Indice PA CHECK LIST Supporto alla verifica e alla valutazione dei Sistemi di protocollo informatico e di gestione dei flussi documentali

21 Il protocollo informatico Funzionalità minime Le Amministrazioni devono garantire almeno la realizzazione del sistema di protocollo secondo i requisiti di operazioni ed informazioni, definite funzionalità minime, di cui agli articoli 53, 55 e 56 del D.P.R. 445/2000. Le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo... nonché quelle di classificazione costituiscono attività necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti...

22 Obiettivi, modularità e gradualità di realizzazione Realizzazione orientata alla gestione del registro Posta Fax Ufficio Protocollo Protocollazione distribuita? Protocollo Informatico Registrazione Segnatura Classificazione

23 Obiettivi, modularità e gradualità di realizzazione Linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi (Decreto del 14 ottobre 2003 )... il protocollo informatico si pone come il punto di avvio di un sistema amministrativo informatico nel quale l'informazione utilizzata è solo di tipo "digitale", valida in quanto tale, e l'informazione su supporti documentali cartacei viene "trasformata" in digitale. Protocollo informatico Sistema amministrativo informatico

24 Obiettivi, modularità e gradualità di realizzazione Gestione informatica dei documenti e dei flussi documentali Digitalizzazione di documenti cartacei Protocollo informatico Sistema amministrativo informatico Documenti informatici originali

25 Obiettivi, modularità e gradualità di realizzazione Realizzazione orientata alla gestione dei documenti Uff. Protocollo Protocollo Informatico Assegnazione Interoperabilità protocollo Registrazione Segnatura Classificazione Acquisizione repository Archiviazione ottica gestionale Gestione informatica dei documenti Archiviazione ottica sostitutiva

26 Obiettivi, modularità e gradualità di realizzazione Realizzazione orientata alla gestione dei procedimenti Uff. Protocollo Motore di workflow Protocollo Informatico Assegnazione Fascicolazione Trattamento (iter amministrativo) Interoperabilità protocollo Registrazione Segnatura Classificazione repository workflow cooperativo Gestione Informatica dei documenti Archiviazione ottica gestionale Archiviazione ottica sostitutiva

27 Il protocollo informatico Accessibilità Il D.P.R. 445/2000, con riferimento ai principi stabiliti dalla legge 241/1990, ha definito tre tipi di accesso ai dati, documenti ed informazioni del sistema informatico: a) l accesso al sistema da parte degli utenti appartenenti all Amministrazione (art.58 del D.P.R.445/2000); b) l accesso esterno al sistema da parte dei soggetti che esercitano il diritto di accesso ai documenti amministrativi (art.59 del D.P.R. 445/2000); c) l accesso al sistema di una pubblica amministrazione da parte di altre amministrazioni (art.60 del D.P.R. 445/2000). Per tutti i tipi di accesso le Amministrazioni dovranno definire le abilitazioni necessarie e le diverse modalità di interrogazione, selezione ed estrazione delle informazioni, a seconda del grado di riservatezza delle stesse e della tipologia di utenti, utilizzando firma digitale o certificati di autenticazione.

28 grazie dell attenzione