COMUNE DI RUFFANO. Provincia di Lecce MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE. Approvato con Deliberazione di Giunta Comunale n 138 del 12/10/2015

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1 COMUNE DI RUFFANO Provincia di Lecce MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE Approvato con Deliberazione di Giunta Comunale n 138 del 12/10/2015 Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 1

2 SOMMARIO PREMESSA... 5 SEZIONE 1 - ARTICOLAZIONE E ORGANIZZAZIONE DELLE STRUTTURE Area Organizzativa Omogenea Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi Unicità del protocollo informatico Modello operativo adottato per la gestione dei documenti... 8 SEZIONE 2 - FORMAZIONE DEI DOCUMENTI Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi Formato dei documenti informatici Sottoscrizione dei documenti informatici Gestione dei documenti cartacei Copie e duplicati SEZIONE 3 - RICEZIONE DEI DOCUMENTI Documenti in entrata Ricezione dei documenti su supporto cartaceo Documenti analogici ricevuti tramite il servizio postale Documenti analogici presentati direttamente allo sportello del protocollo generale Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea Ricezione dei documenti informatici Ricezione della posta elettronica ordinaria Ricezione e gestione dei messaggi di posta elettronica certificata Ricevute attestanti la ricezione dei documenti SEZIONE 4 - REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO E SEGNATURA DI DOCUMENTI Documenti soggetti a registrazione di protocollo Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti Registrazione dei documenti interni Segnatura di protocollo Segnatura dei documenti analogici Elementi della segnatura Segnatura dei documenti informatici Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo Differimento dei termini di protocollazione Registro di protocollo Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 2

3 4.11 Registro giornaliero e annuale di protocollo Registro di emergenza SEZIONE 5 - DOCUMENTAZIONE PARTICOLARE Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo Documentazione di gare d'appalto in busta chiusa e sigillata e gare telematiche Atti di polizia giudiziaria Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell Ente Lettere anonime e documenti non firmati Corrispondenza in involti con dicitura riservata, personale Documenti ricevuti e inviati via fax Documenti arrivati senza lettera di accompagnamento Corrispondenza con più destinatari e documenti originali plurimi Allegati Documenti pervenuti per errore al Comune di Ruffano Documenti smistati e assegnati erroneamente Oggetti plurimi Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale Servizio SUAP SEZIONE 6 - ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI Assegnazione Modifica delle assegnazioni Consegna dei documenti cartacei Consegna dei documenti informatici SEZIONE 7 - CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Classificazione dei documenti Formazione e identificazione dei fascicoli Processo di formazione dei fascicoli Modifica delle assegnazioni dei fascicoli Sperimentazione del fascicolo informatico SEZIONE 8 - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI DESTINATI ALL ESTERNO Spedizione dei documenti informatici Spedizione dei documenti cartacei Spedizioni con destinatari multipli SEZIONE 9 - GESTIONE DEI FLUSSI DI DOCUMENTI COSIDDETTI INTERNI Comunicazioni informali Scambio di documenti o di fascicoli fra gli uffici Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 3

4 SEZIONE 10 - SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO Documenti soggetti a scansione Processo di scansione e certificazione di conformità SEZIONE 11 - ACCESSO Accessibilità al sistema di gestione e livelli di riservatezza Accesso esterno Accesso, fruibilità e condivisione dei dati con altre pubbliche amministrazioni Accesso dei consiglieri comunali SEZIONE 12 - SICUREZZA Sicurezza del sistema di gestione documentale SEZIONE 13 - DISPOSIZIONI FINALI ALL. 1 AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA ALL. 2 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE E DI FASCICOLAZIONE DEGLI ATTI ALL. 3 DOCUMENTAZIONE SOGGETTA A REGISTRAZIONE PARTICOLARE ALL. 4 ELENCO CASELLE PEC DELL ENTE ALL. 5 ELENCO CASELLE DI POSTA ELETTRONICA ORDINARIA Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 4

5 PREMESSA Il presente Manuale è il documento che descrive il sistema di gestione dei documenti del Comune di Ruffano, anche ai fini della conservazione, e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e dei fascicoli, in ottemperanza a quanto previsto dal DPCM 3 dicembre 2013 (recante Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 ). In particolare, il Manuale disciplina: le modalità informatiche di formazione degli originali dei documenti dell Ente e la loro gestione; la migrazione dei flussi cartacei verso quelli digitali; le modalità di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno titolo o interesse. Il Manuale di gestione è stato predisposto con una duplice finalità: da un lato disciplinare il sistema di gestione documentale dell Ente e, dall altro, rappresentare le funzionalità disponibili per tutti gli utenti, interni ed esterni, che interagiscono con l amministrazione comunale di Ruffano. Il Manuale è destinato alla più ampia diffusione e conoscenza, innanzitutto interna, mirando a fornire istruzioni esaustive per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti. Pertanto, esso non si rivolge solo agli operatori di protocollo, ma, in generale, a tutti i dipendenti ed anche ai soggetti esterni che si relazionano con l Ente. Stante la sua natura di documento operativo interno ma anche da rendere pubblico all esterno, esso assolve il duplice ruolo di strumento di supporto per i processi operativi e decisionali interni e di documento pubblico funzionale al perseguimento del principio di trasparenza dell azione amministrativa. A tal fine, così come previsto dall art. 5, comma 3, del DPCM 3 dicembre 2013, il Manuale è altresì pubblicato nella Sezione Amministrazione Trasparente del sito del Comune di Ruffano alla Voce Altri Contenuti > Manuale di gestione documentale. Il Manuale, nella sua attuale formulazione, è stato approvato - su proposta del Responsabile per la gestione documentale - dalla Giunta Comunale di Ruffano con Delibera n. 138 del 12/10/2015. Il presente Manuale sarà aggiornato a seguito di: a) modifiche alla normativa di riferimento; b) introduzione di nuove prassi tendenti a migliorare l azione amministrativa in termini di efficacia, efficienza e trasparenza; c) modifiche alla dotazione hardware e software in uso presso l amministrazione comunale. Riferimenti normativi Ai fini del presente Manuale si intende per: CAD: il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell Amministrazione Digitale. Legge sul procedimento: la legge 7 agosto 1990, n. 241 Legge sul procedimento amministrativo. Codice Privacy: il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali. Legge sull accessibilità: la legge 9 gennaio 2004, n. 4 Disposizioni per favorire l accesso dei disabili agli strumenti informatici. Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 5

6 Decreto Trasparenza: il decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33 Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione delle informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni. Testo Unico: il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. Regole tecniche per il protocollo: il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, recante Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82. Regole tecniche per la conservazione: il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, recante Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 ; Regole tecniche per il documento informatico: il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014, recante Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23 -bis, 23 -ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del Si riportano, di seguito, gli acronimi e i termini utilizzati più frequentemente: AOO: Area Organizzativa Omogenea, quale insieme di funzioni e di strutture che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell articolo 50, comma 4, del Testo Unico. Delegati: personale del Comune incaricato formalmente dal RGD per l espletamento di funzioni previste dal presente Manuale. Ente: Amministrazione comunale di Ruffano. MdG: Manuale di Gestione Documentale PEC: Posta Elettronica Certificata. PEO: Posta Elettronica Ordinaria. RdP: Responsabile del Procedimento - il dipendente che assume su di sé la responsabilità dell esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi a un procedimento. RGD: Responsabile della gestione documentale, ovvero della tenuta del Protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali, nonché degli archivi. UO: ai sensi della normativa di riferimento, corrisponde alla Unità Organizzativa Responsabile e di Riferimento vale a dire un insieme di uffici o un ufficio che, per tipologia di mandato istituzionale e di competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione unitarie e coordinate. Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 6

7 SEZIONE 1 - ARTICOLAZIONE E ORGANIZZAZIONE DELLE STRUTTURE 1.1 Area Organizzativa Omogenea Dal punto di vista normativo ed archivistico, un Area organizzativa omogenea (AOO) può essere definita come un insieme di risorse umane e strumentali dotate di propri organi di governo e gestione per adempiere a determinate funzioni. Di conseguenza, un AOO usufruisce in modo omogeneo e coordinato di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali Ai fini del presente documento, è individuata un unica Area Organizzativa Omogenea denominata Comune di Ruffano, per assicurare una gestione ottimale e funzionale dei diversi flussi esistenti. Per la descrizione completa si rimanda all Allegato Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi Nell ambito dell Area Organizzativa Omogenea, ai sensi dell articolo 61, comma 1, del D.P.R. 445/2000, è istituito il Servizio per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi. Il Servizio, ai sensi dell articolo 61, comma 3, del citato D.P.R. 445/2000 ha competenza sulla gestione dell intera documentazione archivistica dell Amministrazione, ai fini della sua corretta registrazione, classificazione, conservazione, selezione e ordinamento. Ai sensi del D.Lgs. 22 gennaio 2004 n. 42 e del D.P.R. 445/2000, il Comune individua nell'archivio una funzione essenziale per garantire la certezza, la semplificazione e la trasparenza dell agire amministrativo, il reperimento di informazioni affidabili sotto il profilo giuridico, la tutela della memoria storica del Comune e il diritto di tutti i cittadini all accesso all'informazione, alla formazione ed allo sviluppo della conoscenza. L Archivio e i singoli documenti del Comune sono beni culturali, che obbediscono pertanto alle disposizioni legislative di cui all art. 2 e all art. 10, comma 2, del D.Lgs. n. 42/2004. L Archivio, pur nella distinzione delle fasi di vita dei documenti e della loro valenza giuridica e storica, è da ritenersi logicamente unico e funzionalmente integrato. Il responsabile per la gestione documentale è stato individuato nella figura della Sig.ra Loredana Daniele, Responsabile del I Settore Comunale Affari Generali e Personale. A norma dell art. 4 Regole tecniche per il protocollo, al RDG spetta il compito di: a) predisporre lo schema del MDG e i necessari aggiornamenti; b) proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche per l eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal testo unico; c) predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all interscambio, all accesso, alla conservazione dei documenti informatici nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste nel disciplinare tecnico pubblicato in allegato B del decreto legislativo del 30 giugno 2003, n. 196 e successive modificazioni; d) curare la formazione del personale in materia di gestione documentale e rendere disponibile tutta la documentazione relativa all uso dell hardware e software in uso all Ente (es. manuali d uso). Rientra nella discrezionalità del RDG nominare uno o più delegati, purché questi siano in possesso di requisiti professionali e tecnici necessari allo svolgimento della mansione loro affidata. Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 7

8 Di tale facoltà il RDG si potrà avvalere nominando i seguenti delegati: I. delegato per la tenuta del protocollo informatico I compiti del delegato per la tenuta del protocollo informatico sono: garantire il rispetto delle disposizioni normative e delle procedure durante le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo; autorizzare le operazioni di annullamento della registrazione di protocollo; garantire la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo; aprire e chiudere il registro di protocollazione di emergenza; verificare periodicamente la corretta applicazione delle disposizioni inerenti la protocollazione. II. delegato per la gestione dei flussi documentali I compiti del delegato per la gestione dei flussi documentali sono: garantire il funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso ai documenti, amministrativi e non, e le attività di gestione degli archivi; abilitare gli addetti dell Ente all utilizzo del protocollo informatico e definire per ciascuno di essi il tipo di funzioni disponibili (ad esempio consultazione, registrazione, modifica, etc.); curare la redazione e l aggiornamento del Titolario e del Piano di fascicolazione; individuare, d intesa con le UO, le procedure di trasferimento delle unità archivistiche relative a procedimenti amministrativi e attività conclusi, curando la redazione degli elenchi di versamento e di consistenza, nonché degli altri strumenti archivistici; curare le procedure di scarto e di riordino della documentazione, con l ausilio di specifiche professionalità in materia archivistica; permettere l esercizio del diritto di accesso, ponendo attenzione alla tutela dei dati personali e sensibili. 1.3 Unicità del protocollo informatico Nell ambito dell Area Organizzativa Omogenea la numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva, senza distinzione fra i tre i tipi di documenti ( ricevuti, spediti e interni ); tuttavia a norma dell articolo 53, comma 5, del DPR 445/2000 sono possibili registrazioni particolari. Essa si chiude al 31 dicembre di ciascun anno solare e ricomincia all inizio dell anno successivo. Ciascun documento viene identificato mediante l assegnazione di un unico numero di protocollo composto da almeno sette cifre numeriche e non è consentita l attribuzione del medesimo numero ad altri documenti, per quanto strettamente correlati tra loro. 1.4 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo parzialmente decentrato, che prevede la partecipazione attiva di più uffici ed utenti abilitati a svolgere soltanto le operazioni di loro competenza. Il rilascio e la revoca delle abilitazioni sono autorizzati dal Responsabile della gestione documentale o suo delegato. Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 8

9 La configurazione delle abilitazioni è operativamente eseguita a cura del fornitore dei software gestionali. Il sistema di protocollazione del Comune di Ruffano si avvale, attualmente, del software Halley Protocollo Informatico fornito da Svic Srl, fatte salve eventuali successive variazioni, ed è organizzato in modo da garantire: a) la sicurezza e l integrità dei dati; b) la corretta e puntuale registrazione dei documenti in entrata e in uscita; c) l identificazione e il rapido reperimento delle informazioni riguardanti il procedimento ed il relativo responsabile. Il sistema fornisce altresì informazioni statistiche sull attività dell ufficio che vengono annualmente raccolte ed analizzate dal RDG. Il personale dell amministrazione comunale, ai fini delle attività di cui al presente Manuale, utilizza anche i seguenti strumenti: a) Firma digitale: i dirigenti e i funzionari dell amministrazione comunale sono stati dotati di dispositivi di firma digitale forniti da certificatori accreditati; b) Firma elettronica: tutti i soggetti abilitati all utilizzo del servizio di protocollo informatico sono dotati di credenziali che - ai sensi della normativa vigente - possono essere qualificati come firma elettronica avanzata, idonea a conferire validità giuridica ad ogni attività compiuta all interno del sistema di gestione documentale c) PEC: l amministrazione comunale utilizza la PEC quale strumento preferenziale di comunicazione, dal momento che tale strumento consente di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili a terzi, ad ogni effetto di legge. La casella PEC istituzionale è la seguente: segreteria.comune.ruffano@pec.rupar.puglia.it. Sono attive, inoltre, PEC c.d. funzionali, dedicate a specifiche funzioni dell Ente. In presenza di comprovate specifiche esigenze operative possono essere rilasciate nuove caselle funzionali dedicate. L elenco completo delle PEC è riportato in Allegato 4. d) PEO: l Ente utilizza la posta elettronica ordinaria per tutte le comunicazioni che non richiedano una ricevuta d invio e di consegna. L'elenco completo dei dipendenti dell amministrazione comunale dotati di indirizzi di posta elettronica ordinaria è riportato in Allegato 5. SEZIONE 2 - FORMAZIONE DEI DOCUMENTI 2.1 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi. Il Comune di Ruffano forma gli originali dei propri atti e documenti come originali informatici, in ottemperanza dell art. 40, comma 1 del CAD. Le risorse strumentali e le procedure utilizzate per la formazione dei documenti informatici garantiscono: l identificabilità del soggetto che ha formato il documento nell ambito dell AOO; la sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, con firma digitale; l idoneità dei documenti ad essere gestiti mediante strumenti informatici e ad essere registrati mediante il protocollo informatico; l accesso ai documenti informatici tramite sistemi informativi automatizzati; la leggibilità dei documenti nel tempo. Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 9

10 I documenti dell AOO sono prodotti con l ausilio di applicativi di videoscrittura o text editor che possiedono i requisiti di leggibilità, interscambiabilità, non alterabilità, immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. Gli originali devono inoltre riportare, ove disponibili, le seguenti informazioni: logo e denominazione completa dell amministrazione; indicazione dell UO mittente; data del documento; dati del destinatario o dei destinatari (recapito di posta elettronica certificata o ordinaria, recapito fisico); numero di riferimento a un procedimento/fascicolo; oggetto del documento; testo del documento; numero e descrizione degli eventuali allegati; dati dell Ente (indirizzo completo, numeri di telefono, indirizzi PEC e PEO a cui indirizzare risposta); numero di pagine. Sono incaricati della verifica della presenza delle seguenti informazioni: a) il personale coinvolto nella redazione del documento; b) il personale addetto alle funzioni di protocollo; c) il RDG e i suoi delegati. 2.2 Formato dei documenti informatici Le tipologie di formato principali adottate e gestite nel sistema dell Ente sono: Testi/documenti : PDF, PDF/A, DOC, DOCX, RTF Documenti con firma digitale : PDF/A, PDF, P7M Calcolo : XLS, XLSX Immagini : JPG Suoni : MP3, Video : MPG, MPEG, AVI, Archiviazione e Compressione : ZIP, EML, SMTP/MIME Dati strutturati : CSV, XML (con relativi file interpretativi) Disegno tecnico: DWG In particolare, laddove possibile, per la creazione e formazione dei documenti si usano i formati DOCX, DOC, PDF, RTF. Nell ambito dei formati dei file trattati non sono ammessi, o sono rimossi, codici integrati quali le cd. macro o cifrature dei contenuti, soprattutto per le finalità di conservazione digitale. I documenti predisposti dall amministrazione comunale dovranno altresì essere redatti nel rispetto della normativa in materia di accessibilità (Legge n. 4/2004) secondo modelli predisposti da ciascun Ufficio ed approvati dal RDG. 2.3 Sottoscrizione dei documenti informatici Per attribuire in modo certo la paternità del documento e la sua integrità i documenti in uscita vengono sottoscritti con la firma digitale. Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 10

11 Per l espletamento delle attività istituzionali e per quelle connesse all attuazione delle norme di gestione del protocollo informatico, l amministrazione fornisce la firma digitale ai soggetti da essa delegati a rappresentarla. 2.4 Gestione dei documenti cartacei In ottemperanza alle disposizioni del CAD, l amministrazione gestisce i documenti analogici solo laddove risulti indispensabile nei rapporti con i soggetti privati che non siano in possesso di un domicilio digitale. 2.5 Copie e duplicati Al fine di assicurare una corretta gestione dei documenti, anche analogici, pervenuti all Ente e di comunicare con i privati che non abbiano ancora un domicilio digitale, gli uffici possono creare: a) copie informatiche di originali analogici: consistenti nella scansione di ogni singola unità documentale pervenuta in via analogica. Il documento così acquisito dovrà essere certificato conforme all originale con dichiarazione sottoscritta dal RDG o da suo delegato. b) copie analogiche di originali informatici: stampa dei documenti informatici da inviare ai cittadini sprovvisti di domicilio digitale con l indicazione del nominativo del soggetto che ha formato il documento, ai sensi dell art. 3, d. lgs. n. 39/1993. c) duplicati informatici: prodotti mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione, o su un sistema diverso, contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine. SEZIONE 3 - RICEZIONE DEI DOCUMENTI 3.1 Documenti in entrata La ricezione dei documenti in entrata e il rispettivo smistamento è a cura dell Ufficio Protocollo. Tutti i documenti pervenuti al Comune di Ruffano devono essere protocollati, registrati, segnati, classificati e smistati alla UOR di competenza entro le due giornate lavorative successive a quella di arrivo, ad accezione di eventi particolari che ne ritardino la protocollazione. 3.2 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all Area Organizzativa Omogenea dell Amministrazione attraverso una delle seguenti modalità: a) il servizio postale; b) la consegna diretta all Ufficio Protocollo/archivio; c) gli apparecchi fax. I documenti pervenuti all Amministrazione, ad eccezione di quelli non soggetti a registrazione di protocollo, vengono consegnati al Protocollo per la rispettiva registrazione. Quelli pervenuti via fax e via PEC sono soggetti alle stesse regole di registrazione degli altri documenti cartacei. 3.3 Documenti analogici ricevuti tramite il servizio postale I documenti analogici ricevuti tramite il servizio postale pervengono all Ufficio Protocollo entro l orario di apertura dello stesso di ogni giorno lavorativo. Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 11

12 L Ufficio Protocollo provvede all apertura della corrispondenza, tranne quella esclusa da tale procedura (procedure per l aggiudicazione di servizi e appalti, atti di polizia giudiziaria, buste recanti la dicitura riservata, personale che verranno trattati come descritto in SEZIONE 5 di questo manuale nell ambito della Documentazione particolare), separa la corrispondenza esclusa dalla registrazione a protocollo e provvede alla registrazione, segnatura, classificazione e smistamento dei singoli documenti dando priorità a quelli individuabili come urgenti. Le buste dei documenti pervenuti (assicurate, raccomandate) sono consegnate agli uffici destinatari insieme ai documenti. Il destinatario della corrispondenza prende atto tramite il protocollo informatico che gli sono stati smistati o assegnati per competenza o per conoscenza dei documenti. Una volta pervenuto nella UOR il documento analogico viene assegnato al RPA individuato dal Responsabile della UOR stessa, in base all organizzazione interna da esso definita. L Ufficio Protocollo provvede a consegnare la corrispondenza di competenza a ciascuna UOR nel rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati personali. 3.4 Documenti analogici presentati direttamente allo sportello del protocollo generale I documenti presentati direttamente allo sportello dell Ufficio Protocollo durante l orario di apertura al pubblico opportunamente pubblicizzato sono registrati, segnati, classificati e smistati alle UOR di competenza entro le due giornate lavorative successive a quella di ricezione, fatto salvo il caso di eventi particolari che ne ritardano la protocollazione. 3.5 Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea L Ufficio Protocollo è aperto al pubblico negli orari fissati con provvedimento dell Amministrazione comunale e pubblicati sul portale del Comune all indirizzo internet I Settori e Servizi comunali si uniformano a tali orari, sia per le richieste di registrazione di documenti, sia per la comunicazione dell orario di ricezione di buste, domande di concorso o altra documentazione. 3.6 Ricezione dei documenti informatici La corrispondenza in ingresso può essere acquisita dalla AOO con diversi mezzi e modalità in base alla tecnologia di trasporto utilizzata dal mittente. Un documento informatico può essere recapitato: a mezzo posta elettronica ordinaria o certificata; su supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, pen-drive, consegnato direttamente all ufficio o inviato per posta convenzionale o corriere. 3.7 Ricezione della posta elettronica ordinaria Nel caso di ricezione di messaggi all indirizzo di posta elettronica ordinaria degli uffici dell Ente, è onere del Responsabile del procedimento individuare, in base al contenuto, i messaggi rilevanti per l Ente, da inoltrare per la protocollazione alla casella PEC istituzionale segreteria.comune.ruffano@pec.rupar.puglia.it 3.8 Ricezione e gestione dei messaggi di posta elettronica certificata Quando i documenti informatici pervengono all indirizzo istituzionale di posta elettronica certificata, gli addetti al protocollo procedono alla registrazione. Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 12

13 Il personale addetto accede regolarmente, almeno ogni 3 ore, alla casella per verificare la ricezione di eventuali nuovi messaggi. L accesso alla casella PEC può essere effettuato con frequenza maggiore in caso di particolari circostanze (es. nei giorni antecedenti alla scadenza del termine per la presentazione di domande di partecipazione a bandi o avvisi, nel caso di scadenze fiscali, ecc.). In ogni caso il RDG e i suoi delegati rispondono che la casella istituzionale non raggiunga mai i limiti di capienza indicati dal fornitore della stessa. Nel caso in cui venga recapitato per errore una comunicazione non di competenza dell amministrazione comunale, l addetto al protocollo trasmette al mittente un messaggio contenente l avviso di errata trasmissione. Oltre alla casella di posta elettronica certificata istituzionale, sono state attivate ulteriori caselle PEC (v. Allegato 4). I messaggi ricevuti a tali indirizzi pervengono automaticamente agli operatori del protocollo che provvedono a completare le operazioni di protocollazione e assegnazione alla UO competente. 3.9 Ricevute attestanti la ricezione dei documenti La ricevuta della consegna di un documento cartaceo, laddove richiesta, è costituita dalla fotocopia, prodotta dall interessato, del primo foglio del documento stesso, con un timbro che attesti il giorno della consegna. Per la corrispondenza consegnata da vettori postali viene timbrata la modulistica del vettore con timbro datario e firma dell addetto ricevente. Nel caso di ricezione dei documenti informatici, per esempio PEC, la notifica al mittente dell'avvenuto ricevimento è assicurata dal sistema elettronico. SEZIONE 4 - REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO E SEGNATURA DI DOCUMENTI 4.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo Tutti i documenti prodotti e ricevuti dal Comune di Ruffano, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, ad eccezione di quelli indicati nell Allegato 3, sono registrati al protocollo. 4.2 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti La registrazione di protocollo identifica il documento, acquisito o prodotto dalla AOO, attraverso la memorizzazione delle informazioni indicate dagli artt. 50 e 53 del D.P.R. 445/2000 e ai sensi dell art. 44 del D.Lgs. 82/2005: numero di protocollo del documento, generato automaticamente dal sistema all interno di un unica progressione numerica, in ordine cronologico, che si avvia dal 1 g data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; classificazione; mittente/i per i documenti ricevuti, destinatario/i per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; numero e descrizione degli eventuali allegati, registrati in forma non modificabile; Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 13

14 data, numero di protocollo e modalità di trasmissione del documento ricevuto, se disponibili; indicazione degli eventuali riferimenti ad altri documenti; acquisizione del file contenente il documento informatico o la copia informatica del documento analogico, compresi gli eventuali allegati, registrati in forma non alterabile e collegati automaticamente, senza possibilità di modificazione, ai dati sopraindicati. 4.3 Registrazione dei documenti interni Lo scambio tra gli uffici di documenti di rilevanza amministrativa giuridico-probatoria, sono protocollati con modalità Interna sul Registro Ufficiale e vengono sottoposti allo stesso trattamento dei documenti ricevuti dall esterno (protocollazione, classificazione, assegnazione, fascicolazione). La registrazione dei documenti interni è a cura degli uffici che producono il documento stesso. Non sono soggette a protocollazione le comunicazioni e o autorizzazioni concernenti permessi, ferie, congedi e similari, o altre comunicazioni interne se gestite attraverso sistemi informatici che ne garantiscano la tracciabilità a norma di legge. 4.4 Segnatura di protocollo La segnatura di protocollo è l apposizione o l associazione all originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo per consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile (art. 55 del DPR 445/2000). La segnatura di protocollo apposta o associata al documento è effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo. 4.5 Segnatura dei documenti analogici La segnatura di protocollo viene posta, di norma, sul primo foglio del documento analogico mediante un etichetta prodotta dal software in uso. 4.6 Elementi della segnatura I requisiti necessariamente presenti sul timbro/etichetta di protocollo sono: a) identificazione dell'area Organizzativa Omogenea; b) data di protocollo; c) numero di protocollo; d) indice di classificazione. Qualora la segnatura di protocollo riguardi documentazione la cui presentazione è soggetta a termini di scadenza (domande di concorso, bandi/avvisi pubblici, selezioni, appalti, ecc.), sulle buste consegnate brevi manu, in aggiunta alla segnatura viene specificato l orario di consegna; la specifica oraria viene pertanto a contrassegnare l orario di consegna allo sportello e, nel caso di consegna oltre il limite orario stabilito, evidenzia la documentazione pervenuta oltre la prevista scadenza. 4.7 Segnatura dei documenti informatici Il software appone automaticamente la segnatura al documento informatico, riportando gli stessi elementi previsti per la segnatura del documento analogico. Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 14

15 4.8 Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo Il software di gestione del protocollo informatico consente, attraverso specifiche funzioni, di annullare o modificare le registrazioni di protocollo. L annullamento può essere effettuato unicamente dall Ufficio Protocollo previa autorizzazione da parte del RGD o suo delegato. Le autorizzazioni verranno richieste e rilasciate all interno del sistema di comunicazione presente nel software gestionale Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema con apposita dicitura ANNULLATO. Il sistema durante la fase di annullamento registra gli estremi del provvedimento autorizzativo Su documenti cartacei è apposto un timbro che riporta gli estremi dell autorizzazione all annullamento. Non è possibile, in nessun caso, annullare il numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni di registrazione o mantenere il numero di protocollo associandolo ad altre. Per modifica si intende la rettifica di elementi erroneamente inseriti nella registrazione di protocollo. Tale funzione, se non comporta richiesta di autorizzazione dal sistema, è resa disponibile ai protocollisti decentrati per l intervento su precedenti proprie protocollazioni viziate. Il report contenente le modifiche e gli annullamenti di protocolli sono estraibili direttamente dal gestionale e di ogni movimentazione e assicurata la tracciabilità. 4.9 Differimento dei termini di protocollazione La registrazione della documentazione pervenuta avviene entro le due giornate lavorative successive a quella di arrivo. Il Responsabile della gestione documentale può autorizzare la registrazione in tempi successivi, fissando un limite di tempo entro il quale i documenti devono essere protocollati e, in caso di scadenze predeterminate, conferendo valore - attraverso un verbale o altro documento che diano atto della causa del rinvio (es. sciopero, assenza del personale per motivi eccezionali, ecc.) - al timbro datario apposto sui documenti di cui si è differita la registrazione al protocollo. Ai fini giuridici i termini decorrono dalla data di ricezione riportata sul documento analogico tramite un apposito timbro; il sistema informatico mantiene traccia del ricevimento dei documenti Registro di protocollo Il Registro di protocollo è atto pubblico di fede privilegiata che certifica l effettivo ricevimento e l effettiva spedizione di un documento ad una data certa, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti. Tale registro è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente Registro giornaliero e annuale di protocollo Ai sensi dell art.7, comma 5, del DPCM 3 dicembre 2013, il RDG o suo delegato, entro la giornata lavorativa successiva, produce il registro giornaliero di protocollo del giorno precedente, lo sottoscrive digitalmente e lo trasmette al Responsabile della conservazione dei documenti informatici dell Ente per il successivo inoltro al sistema di conservazione accreditato. Nelle more della piena applicazione delle disposizioni sulla conservazione della nomina del responsabile della conservazione, la conservazione del pacchetto di versamenti del registro giornaliero di protocollo, non appena lo stesso sarà reso disponibile dal produttore del software Halley, avverrà sulla base Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 15

16 delle procedure di sicurezza definite e attuate dal personale interno in collaborazione con il fornitore del software gestionale e dell Amministratore di sistema. All inizio di ogni anno, si provveder a trasmettere al sistema di conservazione le registrazioni del protocollo dell anno precedente Registro di emergenza tratti da una sequenza del tutto distinta da quella del protocollo ufficiale, in base ad apposito registro annuale. cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura di registrazione, per il tempo necessario alla gestione dei procedimenti e fino al ripristino delle funzionalità del registro di protocollo. Sul registro di emergenza devono essere riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonché la data e l ora di ripristino delle funzionalità del sistema, gli estremi di autorizzazione ed eventuali annotazioni. registrare sul registro generale di protocollo i relativi protocolli di emergenza. Ogni registrazione del registro di emergenza avrà un nuovo numero di protocollo e la numerazione proseguirà dall ultimo numero risultante al momento dell interruzione. Il numero del registro di emergenza e la data saranno associati al numero di protocollo unico. In questo caso il documento sarà registrato con due numeri diversi; l efficacia giuridico-probatoria sarà garantita dal numero di registro di emergenza mentre il numero di protocollo unico garantirà l unicità del flusso documentale e la gestione archivistica del documento con la relativa classificazione e fascicolazione. SEZIONE 5 - DOCUMENTAZIONE PARTICOLARE 5.1 Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo Sono esclusi dalla registrazione di protocollo generale e sono soggetti a registrazione particolare le tipologie di documenti riportati nell Allegato 3, punto 2. Tale tipo di registrazione consente comunque di eseguire su tali documenti tutte le operazioni previste nell ambito della gestione dei documenti, in particolare la classificazione, la fascicolazione, la repertoriazione. Questi documenti costituiscono comunque delle serie di interesse archivistico, ciascuna delle quali deve essere corredata da un repertorio contenente le seguenti informazioni: dati identificativi di ciascun atto (persona fisica o giuridica che adotta il documento, data di adozione, oggetto); numero di repertorio, un numero progressivo; dati di classificazione e di fascicolazione. Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 16

17 5.2 Documentazione di gare d'appalto in busta chiusa e sigillata e gare telematiche. Le offerte di gare d appalto o altra documentazione da consegnarsi all ente in busta chiusa sono registrate al protocollo in busta chiusa; la registrazione deve essere effettuata sulla base degli elementi rilevabili sulla busta o involto; la segnatura deve essere apposta sulla busta o sull involto chiuso, insieme all orario di consegna; la specifica oraria viene pertanto a contrassegnare l orario di consegna allo sportello e, nel caso di consegna oltre il limite orario stabilito, evidenzia la documentazione pervenuta oltre la prevista scadenza. Dopo l apertura delle buste, sarà cura dell ufficio che gestisce la gara d appalto, riportare gli estremi del protocollo su tutti i documenti in esse contenuti, provvedendo all acquisizione digitale degli atti e delle relative buste. Per motivi organizzativi, tutti gli uffici sono tenuti ad informare preventivamente il Responsabile dell Ufficio Protocollo circa l inizio e la scadenza di concorsi, gare e bandi di ogni genere. Per la documentazione delle gare telematiche, l Amministrazione si avvale delle procedure di gara gestite mediante il mercato elettronico Consip (ME.PA.) o altre piattaforme (specificare) 5.3 Atti di polizia giudiziaria Le buste contenenti atti di polizia giudiziaria vengono inoltrate chiuse all ufficio di Polizia Municipale, che provvederà all acquisizione al sistema di protocollo dei documenti ivi contenuti. 5.4 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell Ente La posta indirizzata nominalmente al personale dell'ente è regolarmente aperta e registrata al protocollo, fatta eccezione se sulla busta è riportata la dicitura "personale" o "riservata". In questo caso la busta sarà trasmessa chiusa al destinatario. 5.5 Lettere anonime e documenti non firmati Le lettere anonime vengono immediatamente trasmesse al Responsabile per la prevenzione della corruzione; se quest ultimo ritiene che contengano dati o informazioni di qualche interesse dell amministrazione provvede a disporne la registrazione al protocollo generale e l eventuale assegnazione al Sindaco e agli uffici competenti pe le ulteriori determinazioni. La registrazione al protocollo avverrà in modalità riservata, con l indicazione di anonimo nel mittente e di documento anonimo nell oggetto. I documenti in cui vi è l indicazione del mittente ma manca la sottoscrizione vengono protocollati e viene annotato nelle informazioni DOCUMENTO NON SOTTOSCRITTO. Relativamente ai documenti sopra descritti, spetta all ufficio di competenza, e in particolare al RPA, valutare la loro validità ed idoneità a produrre effetti e trattarli di conseguenza. 5.6 Corrispondenza in involti con dicitura riservata, personale. La corrispondenza recante la dicitura RISERVATA o PERSONALE viene consegnata in busta chiusa al destinatario. Il destinatario, se reputa che i documenti ricevuti debbano essere, comunque, protocollati, provvede a trasmetterli all Ufficio Protocollo per la registrazione, comunicando il livello di riservatezza che ritiene necessario, se diverso da quello standard applicato autonomamente dal sistema. Il livello di riservatezza applicato ad un fascicolo è acquisito automaticamente da tutti i documenti che vi confluiscono, se a questi è stato assegnato un livello di riservatezza minore od uguale. I documenti che invece hanno un livello di riservatezza superiore lo mantengono. Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 17

18 5.7 Documenti ricevuti e inviati via fax Sulla base della normativa vigente, la corrispondenza fra pubbliche amministrazioni deve avvenire, di norma, tramite l uso della posta elettronica certificata. Pertanto, di norma, non si fa uso del fax. In caso di necessità di utilizzo del fax, si procede come descritto di seguito. Tutti i documenti ricevuti e inviati via fax sono registrati al protocollo. ARRIVO: qualora successivamente al fax arrivasse anche l'originale del documento, a questo sarà attribuito lo stesso numero di protocollo, con apposizione del timbro di segnatura che riporta le seguenti informazioni: Già pervenuto via fax, numero di protocollo e data. PARTENZA: di norma, al fax non segue mai l'originale; qualora però l'originale sia spedito successivamente all invio a mezzo fax, sul documento deve essere indicata la dicitura Già inviato via fax, stesso numero di protocollo assegnato al fax e data. Il timbro di segnatura di protocollo va posto sul documento (lettera) e non sulla copertina di trasmissione del fax, qualora utilizzata. Il modello di trasmissione e l originale del documento spedito via fax devono essere inseriti nel fascicolo. Qualora le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, che pervengono via fax, non siano accompagnate da fotocopia del documento di identità del sottoscrittore, sarà cura del Responsabile del procedimento provvedere alla verifica dell identità del medesimo al fine di regolarizzare l istanza o la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. 5.8 Documenti arrivati senza lettera di accompagnamento I documenti devono di norma essere presentati all Ufficio Protocollo con lettera di accompagnamento sulla quale viene apposta la segnatura. Nel caso di documenti in arrivo dall esterno privi di lettera di accompagnamento, qualora sia comunque identificabile l ufficio di destinazione e siano rilevabili i dati necessari per la protocollazione, si procede alla regolare registrazione di protocollo e all inoltro all ufficio destinatario. In caso di presentazione direttamente allo sportello del Protocollo, gli addetti al ricevimento della corrispondenza e alle registrazioni di protocollo inviteranno il consegnatario del documento alla compilazione di apposito modulo in cui verrà indicato l ufficio o la persona a cui inoltrare tale atto. 5.9 Corrispondenza con più destinatari e documenti originali plurimi Tutte le comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo. Nel caso di posta in partenza i destinatari sono descritti in elenchi associati alla minuta del documento e alla registrazione di protocollo si procede secondo le modalità previste dal manuale operativo del software e da quanto espresso nel successivo articolo 8.3. Anche ai documenti originali plurimi, o in copia per conoscenza, si darà un unico numero di protocollo e, successivamente, gli stessi saranno assegnati ai singoli destinatari Allegati Tutti gli allegati vengono trasmessi con i documenti a cui afferiscono all ufficio destinatario. Su ogni allegato viene riportata automaticamente, dalla procedura di protocollo, la segnatura Documenti pervenuti per errore al Comune di Ruffano Qualora pervengano all ente documenti di competenza di altre amministrazioni, l ufficio ricevente provvederà ad inviare al mittente un messaggio contenente l avviso di errata trasmissione. Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 18

19 Nel caso di documento pervenuto a mezzo PEC, lo stesso sarà eliminato dopo dieci giorni solari Documenti smistati e assegnati erroneamente I documenti smistati e assegnati erroneamente devono ritornare all Ufficio Protocollo ove possibile con l indicazione del nuovo assegnatario. L ufficio provvederà il più velocemente possibile alla riassegnazione Oggetti plurimi Qualora un documento in entrata presenti più oggetti, relativi a procedimenti diversi, si procede a registrare il documento con unico numero di protocollo ed assegnarlo ai diversi Settori e/o Servizi competenti per la rispettiva fascicolazione. L originale, se cartaceo, viene inviato al destinatario indicato nel documento oppure, nel caso di destinatari plurimi, al primo in indirizzo Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale Nel caso di produzione in serie di documenti base che abbiano destinatari multipli e parti minime variabili di contenuto (quali la diversità di importi, date, ecc.), devono essere compilati gli elenchi dei destinatari e delle parti variabili dei documenti base ad essi riferiti. Gli elenchi devono essere conservati insieme al documento base nel fascicolo. Il documento base deve essere firmato con firma elettronica/digitale. Sui documenti inviati ai destinatari deve essere obbligatoriamente riportata l indicazione del Responsabile del procedimento o del sottoscrittore, preceduto dall abbreviazione F.to e dalla seguente dicitura: L originale del documento è conservato presso l ufficio comunale cui compete il relativo procedimento. La firma autografa/digitale è sostituita dall indicazione del nome a norma dell art. 3, comma 2, del D.Lgs. 39/ Servizio SUAP Per la gestione dei documenti dello Sportello Unico per le Attività Produttive è istituita la casella di posta elettronica certificata suap.comune.ruffano@pec.rupar.puglia.it, che viene gestita secondo le modalità previste per la ricezione delle PEC di cui al punto 3.8. SEZIONE 6 - ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI 6.1 Assegnazione amministrativo ad un soggetto fisico e alla trasmissione (attraverso la apposita funzione prevista dal software in uso) del materiale documentario oggetto di lavorazione. Tale attività è preceduta dallo smistamento, ossia dall operazione di invio di un documento protocollato e segnato all Ufficio competente. Effettuato lo smistamento e l assegnazione, il responsabile del procedimento provvede alla presa in carico del documento allo stesso assegnato. per competenza. a della gestione del procedimento a cui il documento si riferisce e prende in carico il documento. I termini per la definizione del procedimento amministrativo che prende avvio dal documento, decorrono comunque dalla data di protocollazione. Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 19

20 Il sistema di gestione informatica dei documenti memorizza tutti i passaggi, conservando, per ciascuno di essi, l identificativo dell utente che effettua l operazione, la data e l ora di esecuzione. La traccia risultante definisce, ai fini normativi e regolamentari, i t Lo smistamento iniziale eseguito dal Protocollo recapita ai responsabili di ciascuna UO, attraverso funzioni specifiche del sistema di protocollo informatico, i documenti indirizzati alla UO medesima. Quest ultimi, dopo averne preso visione, provvedono ad accettarli e ad assegnarli ai propri RPA. 6.2 Modifica delle assegnazioni Nel caso di assegnazione errata, l UO che riceve il documento comunica l errore al Il sistema di gestione informatica del protocollo tiene traccia di tutti i passaggi memorizzando l identificativo dell utente che effettua l operazione con la data e l ora di esecuzione. 6.3 Consegna dei documenti cartacei Nel caso di ricezione di documenti cartacei, gli addetti al protocollo verificano innanzitutto la completezza della documentazione (es. corretto destinatario, presenza sottoscrizione autografa) e procedono alla scansione e alla verifica della rispondenza del documento digitalizzato (copia informatica del documento analogico) all originale cartaceo. Successivamente gli addetti procedono alla protocollazione, alla segnatura e all assegnazione dei documenti, indicando nel campo Annotazioni della scheda documentale eventuali rilievi/osservazioni sulle verifiche effettuate. successivo par i informatici all originale (si rimanda a quanto indicato nel 6.4 Consegna dei documenti informatici di posta elettronica istituzionale riservate alla protocollazione. L operazione di smistamento dei documenti ai rispettivi destinatari avviene per mezzo del sistema di comunicazione interna integrato nel software di gestione del protocollo. SEZIONE 7 - CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI 7.1 Classificazione dei documenti Tutti i documenti ricevuti o prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono classificati in base al titolario allegato. La classificazione dei documenti interni o in partenza è effettuata dagli uffici produttori. I dati di classificazione sono riportati su tutti i documenti. 7.2 Formazione e identificazione dei fascicoli Tutti i documenti, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono riuniti in fascicoli. L'apertura di un nuovo fascicolo è effettuata dai responsabili di procedimento dei settori interessati. La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l'operazione di apertura Comune di Ruffano Manuale di gestione documentale 20