GUIDA PER LA CREAZIONE DI INFORMATIVA PRIVACY, CONSENSO INFORMATIVO E REGISTRO TRATTAMENTO DATI TRAMITE LA SERVICE1 (vers. 3.

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1 GUIDA PER LA CREAZIONE DI INFORMATIVA PRIVACY, CONSENSO INFORMATIVO E REGISTRO TRATTAMENTO DATI TRAMITE LA SERVICE1 (vers o superiore) 1

2 vers 1.0 INDICE Creazione Informativa Privacy e Modulo Consenso trattamento Dati pag. 4 Il Registro di Trattamento, come iniziare pag. 9 Creazione del Registro di Trattamento con Procedura Automatica pag. 12 Creazione del Registro di Trattamento con Procedura Manuale pag. 16 Esempi di alcune finalità per la creazione del Registro di Trattamento con Procedura Manuale pag. 18 Conservazione del Registro pag

3 Terminata la creazione del Registro Trattamento Dati si dovrà dare data certa all elaborato, come consigliato dal CNF. Tale attività sarà possibile solo se si ha precedentemente attivato la conservazione digitale. 3

4 CREAZIONE INFORMATIVA PRIVACY E MODULO CONSENSO TRATTAMENTO DEI DATI TRAMITE SERVICE 1 Per creare ed utilizzare il l Informativa Privacy ed il Modulo per il Consenso del Trattamento dei Dati direttamente dalla Service1, bisogna disporre della versione 3.02 o superiore. Aprire Service1 e verificare in basso a destra il numero della versione in uso. In caso di versioni precedenti alla 3.02 è possibile scaricare il nuovo aggiornamento seguendo l apposita guida. 1) Aprire Service1 e selezionare ANAGRAFICHE PARTI Versione Service1 attualmente in uso 4

5 2) Selezionare l anagrafica interessata con un click. L anagrafica viene generata tramite il bottone Nuovo, durante la creazione del Fascicolo, durante l importazione del Fascicolo e nella creazione della Notifica. 3) Selezionare il tab PRIVACY 5

6 4) Cliccare l icona GENERA 5) 5) Selezionare i Dati di Studio 6

7 6) Sarà generata l Informativa Privacy ed il modulo per il consenso al trattamento dei dati. Cliccare OK 7) Si aprirà Acrobat Reader con l Informativa Privacy. In caso di mancata apertura di Acrobat Reader contattare il proprio tecnico di studio. Procedere con: a) Stampa dell Informativa Privacy; b) Firma cartacea del cliente intestatario dell Informativa Privacy; c) In alternativa è possibile firmare l Informativa Privacy digitalmente tramite Firma Digitale del cliente. 7

8 8) Tornare nella Service1, cliccare Allega ed allegare il Modulo Privacy firmato dal cliente. Se il Modulo Privacy è stato precedentemente stampato, andrà prima acquisto tramite scansione 9) Il Modulo Privacy sarà archiviato nella Service1. Nel caso il Modulo Privacy abbia una certa valenza/importanza, è possibile conservarlo a norma di legge. 8

9 CREAZIONE DEL REGISTRO DEI TRATTAMENTI TRAMITE SERVICE 1 Per creare, modificare e gestire il Registro Trattamento direttamente dalla Service1, bisogna disporre della versione 3.02 o superiore. Aprire Service1 e verificare in basso a destra il numero della versione in uso. In caso di versioni precedenti alla 3.02 è possibile scaricare il nuovo aggiornamento seguendo l apposita guida. 1) Aprire Service1 e cliccare Impostazioni Versione Service1 attualmente in uso 9

10 2) Cliccare Dati di Fatturazione Vengono richiesti i dati di fatturazione del Titolare del Trattamento. In caso del campo vuoto, cliccare Nuovo e compilare i campi richiesti CLICCARE NUOVO IN CASO DI MANCANZA DI DATI 3) In Dati di Fatturazione selezionare l INTESTATARIO che rappresenterà il Titolare del Trattamento. 10

11 Cliccare il tasto Crea per creare il Registro del Trattamento. 4) Scegli se creare il Registro di Trattamento attraverso la procedura Automatica oppure scegliendo la procedura Manuale. 11

12 Nelle pagine successive verrà spiegato come creare un Registro di Trattamento attraverso le due procedure. CREAZIONE DEL REGISTRO DI TRATTAMENTO CON PROCEDURA AUTOMATICA Selezionando la Procedura Automatica Service1 ti guiderà nella creazione del Registro di trattamento chiedendoti soltanto di aggiungere, se esistenti, Responsabili Esterni (es. Commercialista, Consulente del lavoro, Fornitore di Gestionali di studio, ecc..) e incaricati interni allo studio (es. segreteria, tirocinanti, praticanti ecc..) La Procedura Automatica genera un Registro di Trattamento standardizzato (le finalità saranno spiegate nelle pagine successive), nel quale è possibile modificare 12

13 solo i Responsabili di Trattamento e gli Incaricati e non le finalità di utilizzo del dato. Per creare un Registro di Trattamento PERSONALIZZATO, con la possibilità di gestire le Finalità, i Responsabili e gli Incaricati, utilizzare la Procedura Manuale. PROCEDURA AUTOMATICA Leggere il testo iniziale! Inizia cliccando il tasto AVANTI. LA DOMANDA DA PORSI E : Chi, tra il personale interno e/o esterno (ditte, tecnici, software web/cloud, ecc..) possono vedere/trattare i dati dello studio. 13

14 Per i dati dello studio riguardanti: Amministrazione del Personale Per questa finalità di trattamento di dati (Amministrazione del Personale) dovremmo individuare eventuali Responsabili di Trattamento (Commercialista, Consulente del lavoro, software web/cloud che contengono dati del tuo personale, ecc..) e Incaricati interni (Segretaria, Praticante ecc..) che gestiscono dati sensibili riguardanti dipendenti, collaboratori, praticanti, tirocinanti (es. Anagrafiche, Dati Bancari, Indirizzi ecc..) Tendenzialmente per Responsabile del Trattamento si intendono ditte o professionisti esterni e per Incaricati si intende personale interno all azienda. NB: tra i soggetti che possono vedere/trattare i dati, si considerano anche eventuali software in cloud o via web. In questo caso indicare il nome della ditta. Per i dati dello studio riguardanti: Gestione del Contenzioso (dati fascicolo) Per questa finalità di trattamento di dati (Gestione del contenzioso) dovremmo individuare eventuali Responsabili di Trattamento (Software di deposito non installati nel tuo pc ma di utilizzo tramite web o cloud, che contengono dati sensibili, ecc..) e Incaricati interni (Tirocinante, Praticante, Collega avvocato collaboratore, ecc..) che gestiscono dati sensibili forniti da clienti o recuperati da banche dati / uffici giudiziari (es. Anagrafiche, Casellario Giudiziale, Dati Economici, ecc..) Tendenzialmente per Responsabile del Trattamento si intendono ditte o professionisti esterni e per Incaricati si intende personale interno all azienda. NB: tra i soggetti che possono vedere/trattare i dati, si considerano anche eventuali software in cloud o via web. In questo caso indicare il nome della ditta. Per i dati dello studio riguardanti: Gestione Clienti Per questa finalità di trattamento di dati (Gestione Clienti) dovremmo individuare eventuali Responsabili di Trattamento (Gestionali di studio web/cloud che contengono dati sensibili dei clienti, Commercialista in caso di invio dei dati di clienti per fini fiscali, Corrieri per le spedizioni, ecc..) e Incaricati interni (Segretaria, Praticante ecc..) che gestiscono dati sensibili dei clienti (es. Anagrafiche, Indirizzi, Dati Bancari, Dati di Fatturazione, ecc..) 14

15 Tendenzialmente per Responsabile del Trattamento si intendono ditte o professionisti esterni e per Incaricati si intende personale interno all azienda. NB: tra i soggetti che possono vedere/trattare i dati, si considerano anche eventuali software in cloud o via web. In questo caso indicare il nome della ditta. Per i dati dello studio riguardanti: Gestione Fornitori Per questa finalità di trattamento di dati (Gestione Fornitori) dovremmo individuare eventuali Responsabili di Trattamento (Gestionali di studio web/cloud che contengono dati sensibili dei fornitori, Commercialista, ecc..) e Incaricati interni (Segretaria, Praticante ecc..) che gestiscono dati sensibili di fornitori (es. Anagrafiche, Indirizzi, Dati Bancari, Dati di Fatturazione, ecc..) Tendenzialmente per Responsabile del Trattamento si intendono ditte o professionisti esterni e per Incaricati si intende personale interno all azienda. NB: tra i soggetti che possono vedere/trattare i dati, si considerano anche eventuali software in cloud o via web. In questo caso indicare il nome della ditta. Per i dati dello studio riguardanti: Contabilità Per questa finalità di trattamento di dati (Contabilità) dovremmo individuare eventuali Responsabili di Trattamento (Software di deposito web/cloud che contengono dati sensibili, ecc..) e Incaricati interni (Segretaria, Praticante ecc..) che gestiscono dati sensibili di contabilità (es. Dati Bancari, Dati di Fatturazione, ecc..) Tendenzialmente per Responsabile del Trattamento si intendono ditte o professionisti esterni e per Incaricati si intende personale interno all azienda. NB: tra i soggetti che possono vedere/trattare i dati, si considerano anche eventuali software in cloud o via web. In questo caso indicare il nome della ditta. Per i dati dello studio riguardanti: Mailing List Per questa finalità di trattamento di dati (Mailing List) dovremmo individuare eventuali Responsabili di Trattamento (Aziende del settore che effettuano mailing 15

16 list, Software in cloud/web per l invio di mail, ecc..) e Incaricati interni (Segretaria, Praticante ecc..) che gestiscono dati sensibili per l invio di Mailing List (es. Anagrafiche, Indirizzi , Indirizzi PEC, ecc..) Tendenzialmente per Responsabile del Trattamento si intendono ditte o professionisti esterni e per Incaricati si intende personale interno all azienda. NB: tra i soggetti che possono vedere/trattare i dati, si considerano anche eventuali software in cloud o via web. In questo caso indicare il nome della ditta. CREAZIONE DEL REGISTRO DI TRATTAMENTO CON PROCEDURA MANUALE Selezionando la Procedura Manuale Service1 ti guiderà alla creazione del Registro di Trattamento. Con questa procedura potrai aggiungere le varie Finalità della tua attività, inserire i Dati trattati, le Categorie dei Dati, i Destinatari, le Misure di Sicurezza, il periodo di Cancellazione e l eventuale Trasferimento extra UE dei dati. Con la Procedura Manuale è possibile, apportare qualsiasi tipo di modifica al Registro di Trattamento. (aggiungere Finalità, aggiungere/modificare Responsabili ecc..) Cosa sono le Finalità del Trattamento? Le Finalità sono TUTTE quelle attività della tua azienda (Mailing List, Buste Paga, Amministrazione del Personale, ecc..), dove vengono trattati dati sensibili (Nome, Cognome, CF, Sesso, Dati Bancari, ecc..) di individui interni o esterni alla tua azienda (Clienti, Fornitori, Dipendenti ecc..) 16

17 5) Nella Procedura Manuale per la creazione del Registro del Trattamento verranno richiesti i seguenti campi: a) Finalità Indicare le Finalità per questo trattamento. Le Finalità sono tutte le attività della tua azienda, dove vengono trattati dati sensibili, di individui interni o esterni. (es. Amministrazione del Personale, Gestione del Personale, Mailing List ecc..) b) Responsabili/Incaricati (Facoltativo) Indicare se per questa finalità sono presenti Responsabili del Trattamento ed eventuali Incaricati c) Interessati Indicare quali sono gli interessati del Trattamento (es. per quanto riguarda l Amministrazione del Personale gli interessati saranno i Dipendenti) d) Dati Trattati Indicare quali sono i dati trattati per questa finalità (es. per la finalità Amministrazione del Personale verranno trattati i Dati Personali di Identificazione, Dati di Identificazione elettronica ecc.. ) e) Destinatari Indicare chi sono i Destinatari a cui i dati sono o verranno comunicati. f) Sicurezza Indicare le misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati di questa finalità. g) Aziende Estere Indicare se i dati saranno inviati/salvati ad Aziende fuori UE (Anche il salvataggio di dati in server cloud come Google Drive, Dropbox ecc..) h) Cancellazione Indicare la permanenza dei dati prima della cancellazione (es. Dati fiscali devono essere conservati per 10 anni) 17

18 ESEMPIO DI ALCUNE FINALITA PER LA CREAZIONE DEL REGISTRO TRATTAMENTO DI UNO STUDIO LEGALE: ESEMPIO 1 In questa Finalità esistono due Responsabili di Trattamento: il commercialista e la banca, in quanto entrambi gestiranno i dati dei dipendenti. Responsabile : Commercialista Mario Rossi Incaricati : Teresa Bianchi (Segreteria) Finalità : Amministrazione del Personale Interessati: Dipendenti Dati Trattati: Dati personali di identificazione, Dati di identificazione finanziaria Destinatari : Datore di lavoro, Imprese private, banche e compagnie assicurative, previdenza sociale Sicurezza : 1C Accesso controllato, 1 D Armadi chiusi, 1F Policy Aziendale, 2A Autenticazione, 2C Cifratura Dati, 2E - Firewall Trasferimento : No Cancellazione : 10 anni Responsabile: Intesa San Paolo Finalità: Amministrazione del Personale Interessati: Dipendenti Dati Trattati: Dati personali di identificazione, Dati di identificazione finanziaria Destinatari: Datore di lavoro, Imprese private, banche e compagnie assicurative, previdenza sociale Sicurezza: 1C Accesso controllato, 1D Armadi chiusi, 1F Policy Aziendale, 2A Autenticazione, 2C Cifratura Dati, 2E- Firewall Trasferimento: No Cancellazione: 10 anni ESEMPIO 2 Finalità: Gestione Clienti Interessati: Clienti Dati Trattati: Dati di identificazione finanziaria, Pagamenti, Dati personali di identificazione Destinatari: Fornitori di servizi amministrativi e contabili Sicurezza: 1D- Armadi chiusi, 2A Autenticazione, 2C Cifratura dei dati, 2E- Firewall 18

19 Trasferimento: No Cancellazione: 10 anni 19

20 6) Completata la procedura cliccando FINE, l elenco delle Finalità verrà popolato con i dati inseriti. 20

21 7) Da pannello, è possibile Salvare il Trattamento oppure: a) Aggiungere altre Finalità b) Stampare Registro c) Stampare lettera di incarico entrando nel tab Incaricati 21

22 8) Salvato il trattamento è possibile visualizzare il Registro di Trattamento cliccando Visualizza. 9) Selezionando una Revisione del Trattamento è possibile Visualizzarla 10) Per modificare il Registro di Trattamento: 22

23 a) Cliccare Visualizza b) Scorre alla fine della schermata 23

24 c) Cliccare Modifica oppure Aggiungi Finalità 24

25 CONSERVARE DIGITALMENTE IL REGISTRO DI TRATTAMENTO 1) Cliccare visualizza 2) Stampare il Registro per generare un file PDF 25

26 3) Firmarlo e fare l upload in conservazione a) Selezionare Conservazione b) Selezionare Conservazione Documenti 26

27 c) Cliccare Conserva Documento e procedere con l upload del Registro Firmato 27

28 ATTENZIONE!!! Cliccando il tasto CREA, con Registro di Trattamento precedentemente creato, verrà generato un nuovo Registro di Trattamento, scartando il precedente creato! 28