VADEMECUM DELLO STUDENTE ERASMUS

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1 VADEMECUM DELLO STUDENTE ERASMUS CONTATTIERASMUS UFFICIO ERASMUS DI FACOLTÀ TEL: 06/ COORDINATORE ERASMUS DI FACOLTA Prof.ssa Carla Jodice TEL: 06/ UFFICIO ERASMUS D ATENEO DOTT. GIANFRANCO TARQUINI DOTT.SSA NICOLETTA SPARANO TEL: 06/

2 indice 1. COMEDIVENTARESTUDENTEERASMUS; 2. BENIFICIACQUIITICONLABORSADISTUDIOERASMUS; 3. FASIDELL ESPERIENZAERASMUS(partenza,soggiorno,rientro); 4. CORSIDILINGUA; 5. SERVIZI; 6. PREPARARSIPERLAPARTENZA; 7. REGISTRARSIALL UNIVERSITA STRANIERA; 8. PERPROLUNGAREILPROPRIOSOGGIORNOERASMUS; 9. RIENTRO; 10. FORMALIZZAREIRISULTATIDELL ESPERIENZAERASMUS; 11. GLOSSARIO; 12. INDIRIZZIUTILI; 13. PAGINEWEB; 14. CARTADELLOSTUDENTEERASMUS;

3 1 Diventare studente Erasmus Si diventa studenti Erasmus attraverso una serie di passaggi formali che si concludono con la firma del contratto per l assegnazione della borsa di studio. 1.1 Il contratto Erasmus Una volta che hai accettato una borsa alla riunione di assegnazione, sei tenuto a firmare il contratto Erasmus, dove verrà precisata la destinazione, la durata della borsa di studio e il periodo in cui si svolgerà il soggiorno La durata della borsa di studio Il periodo di studio Erasmus ha durata variabile: da un minimo di 3 a un massimo di 12 mesi. Ogni sede universitaria ha una durata massima che può variare sulla base di quanto stabilito nell accordo bilaterale La data di partenza e la data di rientro La data della partenza e la data del rientro vengono concordate tenendo in considerazione esigenze didattiche ed esigenze logistiche. Per stabilire il periodo del soggiorno Erasmus ti consigliamo di controllare il calendario accademico dell università di destinazione consultando il suo sito Internet. 2 Riferimenti in Italia e all estero Durante l esperienza Erasmus puoi contare su solidi punti di riferimento: L Ufficio Erasmus di Facoltà, che ti assiste negli aspetti amministrativi prima della partenza, dopo il rientro, ma anche a distanza, durante il soggiorno Erasmus; Il responsabile Erasmus, il docente coordinatore del tuo corso di studi responsabile degli aspetti didattici della borsa Erasmus che sarà impegnato con te soprattutto per la definizione del tuo piano di studi; L Ufficio Erasmus estero, l Ufficio dell università ospitante che si occupa delle relazioni internazionali, al quale puoi fare riferimento per informazioni e pratiche amministrative durante e prima del tuo soggiorno Erasmus.

4 2.5 Altri contributi economici Oltre al contributo economico mensile che ti è stato assegnato con la borsa Erasmus, puoi avvalerti di ulteriori contributi erogato dall ente per il diritto allo studio (ADISU Regione Lazio). Per avere informazioni in merito, ti suggeriamo visitare il sito web: 3 Che cosa fare adesso? In questa sezione troverai le scadenze e gli obblighi che non devi assolutamente dimenticare, oltre che ad una serie di consigli pratici per il viaggio e per il soggiorno. 3.1 Non perdere di vista la carriera scolastica Anche se sei all estero, non dimenticare di curare la tua posizione per quanto riguarda la tua carriera scolastica all Università di Tor Vergata Mantenere l iscrizione al Politecnico di Torino Per mantenere l iscrizione al Politecnico devi adempiere a tutti gli obblighi previsti, cioè pagare le tasse entro le scadenze previste. Attenzione: come studente Erasmus hai l esenzione dalle tasse dell università ospitante, non l esenzione dalle tasse dell Università di Tor Vergata Assicurarsi il riconoscimento del periodo di studio Erasmus Il tuo soggiorno Erasmus ti viene riconosciuto come periodo di studio soltanto se ti farai rilasciare dall università ospitante un attestato che certifica la tua permanenza e riporta prove ed esami sostenuti all estero (vedi più avanti la sezione Formalizzare i risultati dell esperienza Erasmus ). 3.2 Prepararsi per la partenza I primi contatti con l università di destinazione Per avere notizie sull università nella quale andrai a studiare, puoi cominciare col dare un occhiata al suo sito web (soprattutto alla sezione incoming, cioè a quella di accoglienza degli studenti in arrivo). Alcune università inviano il pacchetto informativo direttamente a casa degli studenti. È possibile inoltre che tu debba compilare alcuni moduli richiesti dall università estera: trovi questi moduli o direttamente al tuo arrivo all università estera, o insieme all eventuale materiale informativo che l università estera ti ha inviato a casa Il Learning agreement Prima di iniziare il periodo di studio presso l università straniera, devi concordare il programma di studio con il docente coordinatore che è il tuo responsabile Erasmus, e quindi compilare un modulo che si chiama Learning agreement. Questo documento, firmato da te e dal responsabile Erasmus e poi approvato dall università ospitante, ti garantisce il riconoscimento dell attività svolta all estero.

5 3.3 Registrarsi all università straniera Quando arrivi all università di destinazione, la prima cosa che devi fare è presentarti presso l Ufficio Erasmus per la registrazione. Dopo la registrazione sei equiparato agli studenti locali e avrai quindi i loro medesimi diritti e doveri. Dovrai inoltre far compilare all Ufficio Erasmus dell università ospitante la sezione relativa all arrivo del certificato di registrazione e soggiorno (Allegato A). Quest ultimo dovrà essere inviato via fax all ufficio erasmus d ateneo. Ti consigliamo pertanto, per avere conferma di avvenuta ricezione del suddetto modulo, di contattare l Ufficio Erasmus d ateneo. 3.4 Per prolungare il tuo soggiorno Erasmus Se l esperienza Erasmus è così soddisfacente che desideri prolungarla, puoi chiedere di estendere il periodo che ti è stato assegnato. Ricorda però che il periodo Erasmus può durare al massimo 12 mesi consecutivi, che devono obbligatoriamente concludersi entro il 30 settembre Inoltre, se ottieni l autorizzazione a prolungare la permanenza all estero non è detto che ti vengano assegnati altri contributi economici: il prolungamento potrebbe essere interamente a tuo carico se non vi fossero fondi disponibili. Per chiedere il prolungamento devi fare le seguenti cose: Informare il tutor accademico estero della tua intenzione di prolungare la permanenza; Compilare l apposito modulo, disponibile sia sul sito della facoltà di Scienze alla sezione Bacheca Erasmus, che al sito L Ufficio Erasmus di Facoltà si occuperà di contattare il responsabile Erasmus del tuo corso di studio per ottenere così l autorizzazione scritta al prolungamento. Quindi, se non ci sono problemi, ti comunicherà l avvenuta autorizzazione. 3.5 Il rientro Prima di lasciare la tua sede all estero per tornare all Università di Tor Vergata, devi sbrigare alcune formalità Far compilare il certificato di registrazione e soggiorno Prima di rientrare in Italia devi far compilare all Ufficio Erasmus estero il certificato di registrazione e soggiorno, nella parte relativa alla partenza. In alternativa al modulo prestampato, se l Ufficio dell università straniera preferisce, puoi farti rilasciare un attestato su carta intestata, timbrata, datata e firmata, dal quale risulti il periodo complessivo del tuo soggiorno, compreso l eventuale periodo di prolungamento (se questo è stato approvato). Ti consigliamo di controllare sempre che scrivano esattamente la data di inizio e di fine soggiorno poiché è in base a tale dichiarazione che ti verrà erogato il saldo della borsa Erasmus Compilazione dei moduli Per ottenere il saldo del contributo economico che ti spetta devi compilare e consegnare all Ufficio Erasmus d Ateneo il certificato di registrazione e soggiorno, insieme alla Relazione Finale. Entrambi i documenti vanno firmati in originale.

6 Attenzione: Il Learning agreement firmato dal responsabile Erasmus deve essere consegnato seguendo le scadenze stabilite da ogni università ospitante I documenti da portare con sé Qui di seguito trovi l elenco dei documenti necessari per il viaggio e il soggiorno all estero. Documento di riconoscimento Se vai in un Paese dell Unione Europea, è sufficiente che porti con te la carta d'identità (naturalmente non scaduta). Carta Sanitaria Europea La Carta Sanitaria Europea è un documento che permette a chi viaggia all'interno dell'europa di beneficiare più facilmente delle cure sanitarie. La carta è entrata in vigore l 1 giugno 2004 e i paesi che riconoscono e accettano la carta attualmente sono Belgio, Francia, Lussemburgo, Spagna, Germania, Grecia, Irlanda, Svezia, Danimarca, Finlandia, Norvegia, Estonia e Slovenia. Recapito del responsabile Erasmus Durante la tua permanenza all estero puoi avere la necessità di contattare il tuo responsabile Erasmus per questioni legate alla didattica (per esempio per variare il Learning agreement, per avere informazioni sugli esami da sostenere, per ottenere riconoscimenti, per ottenere autorizzazioni per eventuali prolungamenti, ecc.) Non solo studio Durante il tuo soggiorno Erasmus devi anche provvedere ad organizzarti la vita fuori dall università, cercando un posto dove abitare, una soluzione per i pasti, ecc. Le informazioni su questi aspetti di contorno vanno oltre gli obiettivi di questa guida. Tuttavia possiamo darti qualche consiglio di tipo generale (consulta anche la sezione Viaggiare in Europa sul sito dell Unione Europea Viaggiare Normalmente la borsa di studio Erasmus non comprende agevolazioni per i trasferimenti da e verso l università ospitante. Puoi comunque informarti presso le agenzie di viaggio (ferroviarie, aeree, ecc.) per conoscere gli eventuali sconti riservati agli studenti e le modalità per ottenerli. Un altra fonte di informazione sono i questionari compilati dagli studenti che in passato hanno trascorso il periodo Erasmus presso la stessa sede da te scelta. Per avere i contatti di questi ultimi puoi recarti all Ufficio Erasmus di Facoltà.

7 Abitare Le possibilità di alloggio sono varie, e dipendono dai Paesi e dalle università di destinazione. Se sei alla ricerca di una soluzione abitativa, ti può essere utile consultare i siti web delle università ospitanti. Ti consigliamo comunque di contattare l'università che ti ospiterà per sapere se ci sono opportunità particolari per l alloggio. Se l università che ti ospita ha la possibilità di trovarti una sistemazione e se la sistemazione proposta è di tuo interesse, dovrai compilare un modulo e spedirlo all università entro la scadenza indicata. Il modulo per la richiesta di alloggio può essere scaricato dal sito dell università ospitante, oppure ti viene inviato a casa. Mangiare Normalmente gli studenti Erasmus hanno diritto alla mensa presso le strutture convenzionate, al pari degli studenti residenti. Per avere maggior informazioni, puoi contattare l Ufficio ERASMUS dell università ospitante. Tessere studenti Esistono molte tessere studenti (o carte studenti) emesse da diversi enti. Alcune di queste sono riconosciute a livello internazionale e offrono servizi e agevolazioni interessanti. Puoi trovare informazioni presso un agenzia che si occupa di turismo studentesco, o consultando una guida turistica Per saperne di più Quando si deve affrontare una nuova esperienza, oltre alle informazioni ufficiali è sempre utile e interessante farsi raccontare le cose da chi ne ha avuto esperienza diretta. Nel tuo caso, puoi sentire gli studenti che hanno vissuto l esperienza Erasmus negli anni passati. Il primo passo può essere quello di consultare le relazioni finali che hanno compilato al termine del soggiorno all estero, per arrivare poi a un contatto diretto (l Ufficio Erasmus di Facoltà ti può fornire gli indirizzi sia degli studenti attualmente all estero sia di quelli da poco rientrati). Puoi anche chiedere se in Facoltà c è qualche studente straniero Erasmus proveniente dall università in cui andrai. Potrai in questo modo chiedere consigli sul periodo di partenza migliore (I o II semestre), sui corsi da scegliere, sull organizzazione del viaggio, sui documenti necessari, ecc. Altra possibilità è quella di esplorare il forum Locomitiva. Quest ultima è la comunità virtuale degli studenti Erasmus: un vero e proprio luogo di incontro tra studenti che hanno già vissuto questa esperienza e chi si accinge a farla. L indirizzo del sito è

8 4. Corsi di lingua Con l esperienza Erasmus hai la possibilità di migliorare la tua competenza in una lingua straniera o di imparare una lingua ex novo. Questo può avvenire anche grazie anche a corsi di lingua. Sia il nostro ateneo che l università ospitante organizzano corsi di lingua dedicati agli studenti Erasmus. I corsi di lingua offerti dal nostro ateneo sono obbligatori e si tengono generalmente nelle ultime due settimane del mese di luglio. I corsi tenuti dall università ospitante devono essere specificati nel modulo da inviare all università che hai ricevuto. Intensive Language Courses (EILC), Erasmus Intensive Language Courses Gli EILC (Erasmus Intensive Language Courses) sono corsi nati con l obiettivo di diffondere le lingue europee meno insegnate e parlate. Questi corsi possono essere tenuti in un ateneo diverso da quello in cui si svolge il soggiorno Erasmus, ma comunque nel medesimo Paese. I Paesi che organizzano EILC sono i seguenti: Belgio (Comunità Fiamminga), Bulgaria, Cipro, Repubblica Ceca, Danimarca, Estonia, Finlandia, Grecia, Ungheria, Islanda, Lettonia, Lituania, Malta, Paesi Bassi, Norvegia, Polonia, Portogallo, Romania, Slovacchia, Slovenia, Svezia, Turchia. I corsi hanno una durata che varia dalle due alle quattro settimane, e si svolgono normalmente in due diverse sessioni: una estiva destinata agli studenti in partenza nel I semestre e una invernale per gli studenti in partenza nel II semestre. La preparazione linguistica dovrebbe infatti avvenire prima dell'inizio dei corsi universitari previsti per il periodo Erasmus. Per partecipare agli EILC occorre compilare una domanda. Per avere maggiori informazioni sulla domanda da presentare puoi consultare il sito Internet dell Unione Europea ( o chiedere informazioni direttamente all Ufficio Erasmus d Ateneo. 2.3 Servizi È possibile che l università ospitante ti riservi alcuni servizi come la mensa o la sistemazione presso gli studentati. Per avere maggiori informazioni ti consigliamo di consultare il sito web dell università ospitante ed eventualmente contattare l Ufficio Erasmus della stessa.

9 3.6 Formalizzare i risultati dell esperienza Erasmus Quando rientri in Italia è fondamentale che ti assicuri il riconoscimento della tua attività svolta all estero. Se sei già in possesso di un attestato che certifica il superamento delle prove sostenute all estero, ricordati di consegnarlo all Ufficio Erasmus di Facoltà trattenendoti una fotocopia. Inoltre prendi contatto con il responsabile Erasmus del tuo corso di studi per la conversione e la registrazione degli esami. 4 I moduli da compilare 4.1 Learning agreement Il Learning agreement illustra il programma di studi da svolgere all estero. È in pratica un piano di studi, che va concordato con il proprio responsabile Erasmus del tuo corso di studi e deve essere poi approvato dal tutor estero. Ciò costituisce la garanzia formale del riconoscimento nella carriera del Politecnico delle attività svolte dallo studente all estero. Qualsiasi variazione del Learning agremeent (per esempio in caso di prolungamento del periodo di studi all estero) va sempre concordata con questi due responsabili. A chi e quando si consegna: il Learning Agreement va consegnato all Ufficio Erasmus di Facoltà prima dell inizio dell ERASMUS, rispettando le date di scadenze indicate nei siti di ciascuna università ospitante. Come si compila In sintesi si tratta di stabilire delle corrispondenze tra un certo numero di insegnamenti del tuo piano di studi alla facoltà di Tor Vergata e gli insegnamenti che dovrai seguire all estero. Pertanto va firmato sia da te sia dal tutore ERASMUS del tuo corso di studio. Certificato di registrazione e soggiorno (Allegato A) Tale certificato certifica che sei stato presso l università straniera a svolgere un certo periodo di studi. Questo documento è indispensabile per il riconoscimento formale dei tuoi studi all estero e per ottenere il saldo della borsa Erasmus. A chi e quando si consegna Il modulo va compilato dall Ufficio ERASMUS dell università che ti ha ospitato, sia al tuo arrivo che alla tua partenza. Successivamente dovrà essere consegnato in originale all Ufficio Erasmus d Ateneo (Rettorato).

10 5 Indirizzi utili Ufficio Erasmus di Facoltà Facoltà di Scienze Laura Calconi Via della Ricerca Scientifica, 1 Tel: Fax: Orario: lunedì mercoledì venerdì Ufficio Erasmus d Ateneo Edificio Rettorato Dott. Gianfranco Tarquini Dott.ssa Nicoletta Sparano Via Orazio Raimondo, 18 Tel: Fax: Orario: lunedì, mercoledì, venerdì: 9 12, Pagine web Bandi di concorso Università Partner Erasmus Intensive Language Courses (Unione Europea) LLP/Erasmus (Unione Europea): Viaggiare in Europa 2005 (Unione Europea):

11 6. Glossario Certificato di registrazione e soggiorno (allegato A): documento che certifica il periodo di effettiva permanenza presso l università ospitante. Va compilato alla fine del periodo dall Ufficio Erasmus estero. Contratto Erasmus: il contratto che viene stipulato tra il vincitore della borsa di studio Erasmus e l Università di Roma Tor Vergata per fissare tutte le condizioni del soggiorno studio all estero. ECTS (European Credit Transfer System): sistema europeo di trasferimento dei crediti applicato per garantire omogeneità di valutazione degli studenti in mobilità. La valutazione corretta dei crediti è garantita da accordi tra l istituzione di partenza, quella ospitante e lo studente in mobilità. ADISU (Azienda per il Diritto allo Studio Universitario): ente che promuove servizi e iniziative per studenti italiani e stranieri, in particolar modo per quelli capaci e meritevoli e privi di mezzi economici. EILC (Erasmus Intensive Language Courses): corsi intensivi per l apprendimento delle lingue meno diffuse, organizzati secondo un programma della Commissione Europea per gli studenti Erasmus. I corsi si svolgono nel Paese in cui ci si reca a studiare, prima dell inizio del periodo Erasmus. Learning agreement: piano di studi per il proprio periodo Erasmus, da concordare con il proprio responsabile Erasmus. Periodo Erasmus: periodo di studi da svolgere all estero, calcolato in base al calendario didattico dell università ospitante. La durata e la data di inizio e fine periodo sono fissati nel Contratto Erasmus. Responsabile Erasmus: docente del coordinatore Erasmus responsabile dell organizzazione didattica del soggiorno Erasmus per un dato corso di studi. Tra le altre cose, il responsabile Erasmus deve approvare il Learning Agreement. Tutor accademico estero: persona a cui fare riferimento per le questioni didattiche all estero. Viene solitamente assegnato a ogni studente al momento della sua registrazione presso l università ospitante. Ufficio ERASMUS estero: l Ufficio dell università estera che si occupa delle relazioni internazionali. Assiste gli studenti per gli aspetti amministrativi durante il loro periodo Erasmus. La carta dello studente Erasmus La Carta dello studente Erasmus è un breve documento, emesso dalla Commissione Europea, che descrive i punti fondamentali della condizione di studente Erasmus. Lo stesso documento, tradotto nelle varie lingue, viene consegnato nei diversi paesi europei a tutti gli studenti Erasmus in partenza. Ti conviene leggere attentamente la Carta, perché di fatto è un promemoria che ti presenta in maniera chiara e sintetica i tuoi diritti di studente Erasmus (ad esempio ti ricorda che il valore degli studi che compi all estero deve essere riconosciuto, e che tali studi non prevedono spese di iscrizioni aggiuntive), e i tuoi doveri verso l università di partenza e verso quella che ti ospita

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